導(dǎo)語(yǔ)：文件管理辦法一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

1．目的和適用范圍

1.1目的

為確保與體系（包括質(zhì)量管理體系和環(huán)境管理體系，以下同）相關(guān)文件的可靠性及有效性，使對(duì)體系有效運(yùn)行起重要作用的各個(gè)場(chǎng)所，均能得到相應(yīng)文件的有效版本，防止使用失效或作廢的文件，以保證體系有效運(yùn)行。

1.2適用范圍

本管理辦法適用于公司各部門(mén)使用的、與體系有關(guān)的文件，并包括有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和需方提供的圖樣等外來(lái)文件。

2．管理職責(zé)

2.1總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)對(duì)上級(jí)和外部一般性文件的收、轉(zhuǎn)、發(fā)和統(tǒng)一歸檔，并負(fù)責(zé)組織、編制、更改和管理公司一般性文件。

2.2體系認(rèn)證辦公室負(fù)責(zé)有關(guān)體系文件的收、轉(zhuǎn)、發(fā)和統(tǒng)一歸檔，并負(fù)責(zé)組織、編制、更改和管理公司的體系文件。

2.3受控文件的文件管理員負(fù)責(zé)《文件更改通知單》的存檔，并依照《文件更改通知單》，對(duì)更改過(guò)的文件使用的有效性負(fù)責(zé)。

2.4采購(gòu)計(jì)劃、合同及合同評(píng)審等文件，由各部門(mén)歸口管理。

3．文件的審批

3.1公司管理性文件由總經(jīng)理審批。

3.2公司技術(shù)性文件由主管領(lǐng)導(dǎo)審批。

3.3采購(gòu)計(jì)劃、合同及合同評(píng)審等文件由公司主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)審批。

3.4新編制的文件和修訂/更改后的文件均應(yīng)以發(fā)文登記表的形式，明確文件的發(fā)放范圍和數(shù)量，并交相應(yīng)文件審批人審批，此書(shū)面材料一并作為有關(guān)資料與受控文件一起存檔。

3.5受控文件（時(shí)效性文件及有特殊格式的除外）應(yīng)以適當(dāng)方式標(biāo)注文件歸口管理部門(mén)、文件主要起草人、文件審批人、文件日期、文件實(shí)施日期等。

4．文件發(fā)放

公司下發(fā)的文件，由文件管理部門(mén)與文件起草部門(mén)協(xié)商確定發(fā)放范圍，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后（受控文件標(biāo)出受控號(hào)），由文件歸口管理部門(mén)發(fā)放，文件接受人須在發(fā)文登記表中簽收。其中，受控文件的發(fā)放范圍不得隨意更改，增發(fā)時(shí)，須按原發(fā)放程序辦理。

5．文件的修訂/更改

5.1由于實(shí)際情況發(fā)生變化或由于其他原因需要對(duì)正在執(zhí)行的文件的內(nèi)容做修訂更改時(shí)，原則上要求由文件原起草部門(mén)負(fù)責(zé)修訂/更改。受控文件修訂/更改前，應(yīng)填寫(xiě)《文件更改通知單》，提出文件更改理由、更改內(nèi)容等，經(jīng)原審批人審批后，由此文件的修訂更改部門(mén)實(shí)施更改，并將《文件更改通知單》（打印件）交文件歸口管理部門(mén)存檔。如文件原審批人調(diào)出或其他原因而無(wú)法審批時(shí)，由公司總經(jīng)理指定的審批人審批，并提供有關(guān)資料。

5.2文件更改，若需指定其他人員會(huì)簽或?qū)徟鷷r(shí)，應(yīng)提供會(huì)簽或?qū)徟挠嘘P(guān)資料。

5.3文件的更改可能對(duì)程序、體系或其他單位構(gòu)成影響時(shí)，由更改單位負(fù)責(zé)采取協(xié)調(diào)措施，商定實(shí)施、更改的合適時(shí)間，并由有關(guān)部門(mén)對(duì)受影響的其他文件作相應(yīng)的修改。

5.4文件有較大更改或更改超過(guò)5次以上者或視情況確定換版。

6．管理

6.1文件從起草、審核、淺批到印發(fā)、存檔，應(yīng)遵從本文件規(guī)定，上級(jí)來(lái)文的轉(zhuǎn)發(fā)須填寫(xiě)發(fā)文記錄。

6.2文件管理人員負(fù)責(zé)將上級(jí)來(lái)文及時(shí)交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員傳閱。

6.3非受控文件的管理：由業(yè)務(wù)主管部門(mén)負(fù)責(zé)登記下發(fā)。

7．文件的收、轉(zhuǎn)、發(fā)

7.1集團(tuán)公司的受控文件，由體系認(rèn)證辦公室登記后存檔或轉(zhuǎn)發(fā)。

7.2公司起草的受控文件，由起草或修訂/更改部門(mén)做好文件標(biāo)示，連同批準(zhǔn)的有關(guān)資料一同交文件發(fā)放人員；文件發(fā)放人員按發(fā)放數(shù)量復(fù)印，填寫(xiě)發(fā)文登記表，按文件發(fā)放范圍和數(shù)量下發(fā)，并將原文原件連同相關(guān)資料存檔。

7.3當(dāng)受控文件需要進(jìn)行轉(zhuǎn)移時(shí)，應(yīng)首先將文件送交發(fā)問(wèn)單位，由文件歸口管理部門(mén)登記后再轉(zhuǎn)發(fā)，不可私自轉(zhuǎn)發(fā)。

8．文件損壞/丟失

受控文件在有效期內(nèi)丟失或損壞，應(yīng)由丟失或損壞文件的部門(mén)人員向文件歸口管理部門(mén)提出更換/補(bǔ)發(fā)；對(duì)于丟失文件，文件歸口管理部門(mén)在原發(fā)文登記表中所丟失文件的備注欄內(nèi)注明“丟失”和丟失日期，并補(bǔ)發(fā)該文件，登記新的受控號(hào)；對(duì)于損壞文件，在補(bǔ)發(fā)該文件的同時(shí)應(yīng)銷(xiāo)毀就舊文件，補(bǔ)發(fā)文件受控號(hào)不變，不再重新登記。

9．文件的作廢

作廢的文件應(yīng)及時(shí)收回并銷(xiāo)毀，時(shí)效性受控文件不再收回和銷(xiāo)毀，逾期自行作廢。對(duì)有必要存檔或?yàn)榉e累知識(shí)而保留的作廢文件須有作廢標(biāo)記，以免誤用。

10．文件的領(lǐng)取及保存

領(lǐng)取時(shí)，須在發(fā)文登記表上簽名，文件領(lǐng)取人應(yīng)對(duì)所持有的文件妥善保管，不得丟失、損毀。

11．記錄保管

非時(shí)效性（非）受控文件的發(fā)文登記表，在文件作廢后仍需保存3年。時(shí)效性（非）受控文件發(fā)文登記表在文件作廢后仍需保存1年。

附加說(shuō)明：

本文件歸口單位：

本文件起草人：本文件批準(zhǔn)人：

本文件日期：本文件實(shí)施日期：