導(dǎo)語：企業(yè)檔案管理質(zhì)量體系研究一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：本文圍繞企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、管理規(guī)范的現(xiàn)狀及問題進(jìn)行調(diào)查、分析、研究，以期找到提高企業(yè)檔案管理水平及利用效率效果的方式方法，并使檔案的價(jià)值得到充分的發(fā)揮。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；質(zhì)量體系；管理標(biāo)準(zhǔn)

近年來，企業(yè)檔案越來越受到企業(yè)各層管理者的重視，管理好企業(yè)檔案對(duì)提高企業(yè)的服務(wù)效率、經(jīng)濟(jì)效益、競爭力、社會(huì)地位等大有益處。在企業(yè)檔案實(shí)際工作中，存在很多問題，企業(yè)檔案工作開展難度大、進(jìn)展緩慢、效率低下。針對(duì)這些問題，筆者認(rèn)為，企業(yè)檔案管理應(yīng)遵守一定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，并納入企業(yè)管理的整體標(biāo)準(zhǔn)體系中，與其他標(biāo)準(zhǔn)體系相互協(xié)調(diào)配合，共同為企業(yè)服務(wù)。

1企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的現(xiàn)狀及問題

1.1企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范現(xiàn)狀。企業(yè)檔案管理的行業(yè)規(guī)范有《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》《企業(yè)檔案工作規(guī)范》《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》等。《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》（國檔發(fā)〔1991〕20號(hào)）是國家檔案局1991年的規(guī)范性文件，并于2011年1月28日經(jīng)國家檔案局局務(wù)會(huì)議審議，屬于繼續(xù)有效的規(guī)范性文件。此規(guī)則的為深化企業(yè)檔案業(yè)務(wù)管理，提高現(xiàn)代化科學(xué)管理水平，促進(jìn)企業(yè)檔案工作的整體建設(shè)，更好地服務(wù)于企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營管理和技術(shù)進(jìn)步。2002年9月，《企業(yè)檔案管理規(guī)定》由國家檔案局、國家經(jīng)委、國家計(jì)委聯(lián)合頒布實(shí)施，該規(guī)定是根據(jù)國務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)企業(yè)管理和改善檔案工作的要求，為進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)檔案工作，更好地為企業(yè)提高經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)制定的?！镀髽I(yè)檔案管理規(guī)定》的制定，在規(guī)范企業(yè)檔案工作，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門和檔案人員提供指導(dǎo)，保證企業(yè)檔案工作正常、有序、規(guī)范開展的同時(shí)，為檔案行政管理部門提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)依據(jù)，也符合國家標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)提出的將企業(yè)建設(shè)成為標(biāo)準(zhǔn)化的主體的要求。2009年11月，國家檔案局《企業(yè)檔案工作規(guī)范》，《企業(yè)檔案工作規(guī)范》對(duì)企業(yè)檔案的管理原則、管理人員及組織、管理的制度要求作了具體規(guī)定，給出了企業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作、檔案信息化建設(shè)、檔案工作設(shè)施設(shè)備配置等方面的方法與技術(shù)指南。隨著企業(yè)檔案管理的自主性增強(qiáng)，企業(yè)形式的多樣化發(fā)展以及整個(gè)社會(huì)信息化的快速發(fā)展，為根據(jù)企業(yè)情況及時(shí)調(diào)整檔案工作規(guī)范，2013年2月，國家檔案局第10號(hào)令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》施行。對(duì)企業(yè)文件材料，特別是管理類文件材料的歸檔范圍和保管期限作出了明確規(guī)定，具有很強(qiáng)的指導(dǎo)性和可操作性，為企業(yè)提高檔案管理水平提供了標(biāo)準(zhǔn)。1.2企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的問題分析。目前，各企業(yè)雖然部分或全部根據(jù)以上標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范進(jìn)行檔案管理，但仍存在一些問題，問題包括以下幾點(diǎn)：1.2.1缺乏按標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范進(jìn)行管理的意識(shí)。因?qū)n案的重視不夠，檔案按標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范管理的意識(shí)不強(qiáng)、檔案質(zhì)量管理意識(shí)不夠完善，檔案管理人員能力欠缺，思想受到局限，使檔案質(zhì)量管理流于形式，不能起到改進(jìn)檔案質(zhì)量的作用。1.2.2強(qiáng)制性差，任意性強(qiáng)。部分標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范性文件中采用的是推薦性標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)制性差，任意性強(qiáng)。如《企業(yè)檔案管理規(guī)定》十九條：“直接責(zé)任者，依法進(jìn)行處理”，沒有明確的處理細(xì)則，應(yīng)有的懲罰措施不明確，在執(zhí)行時(shí)，該規(guī)定的執(zhí)行力度就被弱化或者被采取隨意的態(tài)度進(jìn)行處理，增加了主觀性和可操作的空間。應(yīng)在檔案質(zhì)量管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，增加強(qiáng)制性規(guī)定，如規(guī)定“任何人不得拒絕歸檔”等。標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的任意性規(guī)定會(huì)使條款無所適從，降低了條款的可執(zhí)行性。1.2.3更新慢，動(dòng)態(tài)性差。當(dāng)前經(jīng)濟(jì)環(huán)境、信息更新迅速、瞬息萬變，隨著企業(yè)的發(fā)展，機(jī)構(gòu)、職能發(fā)展，企業(yè)檔案收集的內(nèi)容、范圍都在不斷地深化、擴(kuò)展。構(gòu)成企業(yè)管理資源的人力、財(cái)力資源、物質(zhì)資源等的檔案信息在企業(yè)內(nèi)部相關(guān)機(jī)構(gòu)中產(chǎn)生，而標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的制定有一定周期，等其完善出臺(tái)可能已經(jīng)產(chǎn)生了新的檔案類別和檔案內(nèi)容，與檔案標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范不一致。且檔案標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范性文件更新慢，不能很好地滿足企業(yè)日新月異的變化需求，導(dǎo)致遵從性差。

2企業(yè)檔案管理質(zhì)量體系建設(shè)的必要性和意義

企業(yè)檔案質(zhì)量體系是以檔案管理的質(zhì)量為中心、以滿足利用群體的需求為目的，綜合利用各種質(zhì)量控制方法，持續(xù)提高、改進(jìn)檔案信息來源質(zhì)量、管理質(zhì)量、服務(wù)質(zhì)量的系統(tǒng)。將檔案質(zhì)量體系作為一個(gè)系統(tǒng)，系統(tǒng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)取決于每個(gè)環(huán)節(jié)職能的完成情況和各環(huán)節(jié)之間的協(xié)調(diào)配合。因此，必須對(duì)企業(yè)檔案全過程進(jìn)行計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)，控制檔案實(shí)體質(zhì)量與檔案工作各環(huán)節(jié)質(zhì)量的關(guān)系。檔案的實(shí)體質(zhì)量是檔案工作各環(huán)節(jié)質(zhì)量的前提和保證，檔案工作各環(huán)節(jié)質(zhì)量是實(shí)體質(zhì)量的綜合反映和必然要求。檔案工作過程中的每一個(gè)環(huán)節(jié)的質(zhì)量都要靠檔案專兼職工作人員去實(shí)現(xiàn)，檔案專兼職工作人員的素質(zhì)、質(zhì)量是質(zhì)量體系建設(shè)的基本保證。2.1企業(yè)檔案管理質(zhì)量體系有助于提高檔案管理水平。企業(yè)檔案管理質(zhì)量體系是對(duì)文件從形成、歸檔、整理、保管、利用、銷毀或永久保存的全過程進(jìn)行嚴(yán)格質(zhì)量控制，使檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)都有章可循、有規(guī)可依，從而彌補(bǔ)了以往檔案工作中的薄弱環(huán)節(jié)，保證檔案工作的有效性和連續(xù)性。企業(yè)檔案管理質(zhì)量體系的建設(shè)要求領(lǐng)導(dǎo)重視，全員參與，這樣可使每一位檔案工作人員樹立起檔案質(zhì)量意識(shí)?？赏ㄟ^多項(xiàng)措施如講座、培訓(xùn)、繼續(xù)教育等方式來提高工作人員素質(zhì)?；跇?biāo)準(zhǔn)的檔案質(zhì)量管理體系注重檔案人員業(yè)務(wù)能力、創(chuàng)新能力、服務(wù)水平的培養(yǎng)和提高。2.2企業(yè)檔案管理質(zhì)量體系是企業(yè)發(fā)展的要求。隨著人們對(duì)檔案信息資源的依賴性日益增強(qiáng)，對(duì)檔案質(zhì)量的要求也越來越高。因此，提高檔案質(zhì)量及檔案管理質(zhì)量成了當(dāng)務(wù)之急。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)讓檔案工作滲透到企業(yè)業(yè)務(wù)工作中，健全了檔案管理制度，擴(kuò)大了檔案管理的隊(duì)伍，確保了業(yè)務(wù)檔案的完整及準(zhǔn)確。企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)也是企業(yè)管理建設(shè)的重要內(nèi)容。建立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，及時(shí)了解企業(yè)檔案材料的價(jià)值狀態(tài)、自然壽命和保管狀態(tài)不僅對(duì)搞好企業(yè)檔案管理，開發(fā)檔案信息資源有積極的作用，同時(shí)對(duì)全面加強(qiáng)企業(yè)綜合管理，推進(jìn)企業(yè)建設(shè)，促使科研成果轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力產(chǎn)生積極的影響。因此，企業(yè)為了保證工作效率，應(yīng)該建立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系。2.3企業(yè)檔案管理質(zhì)量體系是全面質(zhì)量管理的內(nèi)涵之義。全面質(zhì)量管理是指以質(zhì)量為中心，以全員參與為基礎(chǔ)，目的是通過讓顧客滿意和本組織所有成員及社會(huì)受益而達(dá)到長期成功的一種管理途徑。檔案管理是企業(yè)管理中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，按照企業(yè)全面質(zhì)量管理的思想，以及質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)的要求，企業(yè)的檔案管理應(yīng)當(dāng)也必然要納入企業(yè)的質(zhì)量管理體系當(dāng)中。企業(yè)檔案部門推行全面質(zhì)量管理的主要途徑就是實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)，按照該系列標(biāo)準(zhǔn)的要求建立并實(shí)施檔案質(zhì)量管理體系。

3企業(yè)檔案管理質(zhì)量體系的建設(shè)

3.1以利用者的滿意度為目標(biāo)。利用者如同“顧客”，顧客是接受產(chǎn)品和服務(wù)的對(duì)象，顧客即是上帝。在檔案管理中如是。因此，檔案質(zhì)量管理應(yīng)以利用者的滿意為目標(biāo)，通過調(diào)查、研究檔案用戶群體的整體及個(gè)性需求及期望，整體需求如：檔案的真實(shí)性、可用性等，個(gè)性需求如利用檔案的內(nèi)容需求等。確保檔案質(zhì)量體系的建設(shè)能直接體現(xiàn)用戶群體的需求，滿足用戶的期望。確保利用者的需求與期望在整個(gè)檔案質(zhì)量管理體系中得到溝通，使檔案工作人員能及時(shí)了解利用者需求的內(nèi)容、細(xì)節(jié)和變化，并采取措施以滿足利用者的需求。3.2運(yùn)用系統(tǒng)的管理方法。將相互關(guān)聯(lián)的過程作為系統(tǒng)加以確認(rèn)、理解和管理，有助于提高組織目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的效果和效率。在檔案質(zhì)量管理過程中采用系統(tǒng)方法，就是將檔案從形成到銷毀的整個(gè)過程作為一個(gè)系統(tǒng)，對(duì)組成檔案管理系統(tǒng)的各個(gè)過程加以分析、確認(rèn)、管理、控制，從而達(dá)到檔案高質(zhì)量管理的目標(biāo)。檔案部門應(yīng)運(yùn)用系統(tǒng)的管理方法，采取積極措施建立檔案質(zhì)量管理體系。分析、控制、協(xié)調(diào)檔案質(zhì)量管理體系各過程的運(yùn)行，并進(jìn)行各階段的測(cè)量和評(píng)價(jià)，根據(jù)測(cè)量和評(píng)價(jià)結(jié)果來持續(xù)改進(jìn)檔案質(zhì)量管理體系。3.3注重過程管理。過程管理是以目的為導(dǎo)向，將檔案形成及管理過程中所有相關(guān)的資源和活動(dòng)進(jìn)行管理。檔案形成即管理過程一般包括：（1）檔案管理的基礎(chǔ)：如人員結(jié)構(gòu)、管理方法、設(shè)施、環(huán)境等。（2）檔案的形成者、形成單位的職責(zé)和權(quán)限；（3）檔案歸檔過程順序；（4）檔案管理運(yùn)行的有效準(zhǔn)則和方法。（5）檔案工作內(nèi)外部活動(dòng)的接口等。

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作者:劉江霞 劉蓓 單位:中國人民大學(xué)