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[摘要]“一帶一路”國際經(jīng)濟(jì)合作倡議力求通過多邊機(jī)制實(shí)現(xiàn)中國與沿線國家的貿(mào)易合作伙伴關(guān)系，促進(jìn)國際貿(mào)易發(fā)展。作為國際貿(mào)易活動(dòng)中主要的交流和溝通媒介，外貿(mào)函電發(fā)揮著重要作用。本文從近年來傳統(tǒng)貿(mào)易方式轉(zhuǎn)變?yōu)榭缇畴娚痰膶?shí)際情況出發(fā)，探尋外貿(mào)函電的簡明、合作、禮貌原則在跨境電商中的作用，提出外貿(mào)人員撰寫函電必須堅(jiān)持以客戶為中心，注重函電行文排版，重視跨文化背景差異。

[關(guān)鍵詞]外貿(mào)函電；寫作原則；以客戶為中心

1跨境電商在函電溝通交流方面的轉(zhuǎn)變

1.1發(fā)盤與詢盤的改變

傳統(tǒng)的發(fā)盤和詢盤必須盡可能詳盡，而跨境電商平臺可以將商品規(guī)格、圖片、價(jià)格、支付方式以更直觀的方式呈現(xiàn)給顧客，因此相較傳統(tǒng)外貿(mào)交易，跨境電商的詢盤環(huán)節(jié)被弱化。企業(yè)應(yīng)更重視還盤的函電回復(fù)，讓顧客能夠更為方便而快捷地下單。

1.2售后服務(wù)的改變

跨境電商售后服務(wù)涉及的范圍比傳統(tǒng)貿(mào)易方式更為廣泛，傳統(tǒng)貿(mào)易方式的售后僅僅涉及退貨或換貨，跨境電商則多了尋求獲得好評，即review和feedback。好評可以大大增強(qiáng)企業(yè)信譽(yù)，提高商品吸引力。應(yīng)當(dāng)注意的是企業(yè)尋求好評反饋一定是在不違反平臺規(guī)定和消費(fèi)者真實(shí)意愿的前提下進(jìn)行的，因此，這也對售后函電的寫作提出了更高要求。以下是尋求售后好評的一則例文：DearFriend，Wereceivednoticethatthe***wassignedatyouraddress.Pleasefeelfreetocontactusifyouneedanyhelp!Wouldyoupleaseconfirmtheorderstatusandleaveafeedbackforus.Expectyour5starforusifyouaresatisfied.Thankyousomuch!這是一則常見的索要5星好評的外貿(mào)函電。這種函電一定要簡潔清楚地表達(dá)要求和目的。在跨境電商實(shí)務(wù)中，相關(guān)人員會(huì)面臨各種各樣函電的發(fā)送，無論何種方式、何種內(nèi)容的函電都會(huì)受到寫作原則的影響和制約。

2外貿(mào)函電寫作原則

2.1簡明原則

隨著經(jīng)濟(jì)節(jié)奏的加快，外貿(mào)英語函電應(yīng)開門見山、就事論事，因此函電語言必須精煉，內(nèi)容應(yīng)涵蓋主題，同時(shí)函電篇幅不宜過長，過長的篇幅將降低交易對方交流的欲望。例如，在外貿(mào)合同磋商完畢后，我方為了盡快備貨，催促對方開立信用證，在函電開頭就應(yīng)該直接表明“截至目前我方仍然沒有收到信用證”，即“WewouldliketoremindyouthatthedeliverydateisapproachingandwehavenotyetreceivedthecoveringL/C”。函電開頭就應(yīng)明確指出文章主旨，函電寫作應(yīng)做到行文簡潔、敘事清楚、表達(dá)準(zhǔn)確。函電發(fā)出方如果希望對方修改之前開立的信用證，應(yīng)首先對對方及時(shí)開立信用證表示感謝，即“WehavereceivedyourL/Cwiththanks”；然后再闡明需要修改信用證的需求及原因，即“butweregrettosaythattherearesomepointsthatshouldbechanged,theyareasfollows...”；最后應(yīng)再次向?qū)Ψ街轮x并表明希望盡快收到修改后的信用證。可見，簡明原則是外貿(mào)函電寫作的首要原則。

2.2合作原則

外貿(mào)函電本質(zhì)上是一種交際方式，是買賣雙方間交際過程的書面化表達(dá)，交際和溝通在現(xiàn)實(shí)生活中總是有意或無意地遵守某一條原則，這條原則就是合作原則。合作原則可以促使雙方之間通力配合，更高質(zhì)量地完成交際任務(wù)。數(shù)量因素、關(guān)聯(lián)因素和質(zhì)量因素是合作原則的三大要素。數(shù)量因素規(guī)定了雙方之間在交流合作過程中傳遞的信息量，在溝通交流過程中，會(huì)話雙方傳遞的信息量應(yīng)滿足且不超過交際所需的信息量，否則會(huì)造成交際主旨的弱化。關(guān)聯(lián)因素規(guī)定雙方在交際過程中傳遞的信息之間不能獨(dú)立存在，必須有一定關(guān)聯(lián)性。質(zhì)量因素是合作原則成功履行的基礎(chǔ)，質(zhì)量因素要求信息傳遞的誠實(shí)性，即不能傳播虛假信息。

2.3禮貌原則

禮貌原則需要貫穿于函電的所有組成部分。例如在稱呼部分，在不知道對方明確性別時(shí)，之前的函電稱呼默認(rèn)為DearSirs，但近年來隨著女權(quán)運(yùn)動(dòng)的發(fā)展，函電禮貌原則也在稱呼上有所改變，默認(rèn)稱呼變?yōu)镈earSirsorMadams。在信件往來幾次之后，函電發(fā)出方會(huì)對對方的性別有所認(rèn)知，因此，下一次稱呼可以是具體的“Ms.”或者“Mr.”。函電正文則更加凸顯禮貌原則的重要性。正文由篇首、中間和結(jié)尾三部分組成，篇首部分一般會(huì)直接闡明函電目的。在尋求建立業(yè)務(wù)關(guān)系時(shí)，函電正文通常會(huì)采取三種積極的禮貌策略，首先是對方興趣，其次是肯定對方實(shí)力，最后表達(dá)尋求合作的意愿。一封運(yùn)用禮貌原則的函電如下：FromtheE-mailthatwasreceivedyesterdayweknowthatyourfirmisofgoodstandingandreliabilityin***.Weunderstandthatyouareparticularlyinterestedin***.Weareconfidentthatwewillbeabletogiveyou***.函電結(jié)尾部分可以運(yùn)用提供介紹資料和表達(dá)合作樂觀這兩種禮貌策略。

3外貿(mào)函電在跨境電商中的作用

外貿(mào)函電是買賣雙方有效溝通、達(dá)成交易的基礎(chǔ)。同時(shí)函電還兼顧效率高、經(jīng)濟(jì)性強(qiáng)等優(yōu)勢，在國際貿(mào)易實(shí)際操作中一旦出現(xiàn)貿(mào)易糾紛，外貿(mào)函電也可作為糾紛解決和仲裁的依據(jù)。外貿(mào)函電在國際貿(mào)易中的作用主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

3.1開拓貿(mào)易客戶，尋找新的合作伙伴

在傳統(tǒng)貿(mào)易方式下，開發(fā)新貿(mào)易客戶的成本相對很高，信息不對稱和傳遞效率低下是導(dǎo)致成本增加的兩個(gè)主要因素。隨著跨境電商的發(fā)展和信息技術(shù)的普及，信息的傳遞開始不受時(shí)間和空間的約束，工作效率從而得以大大提升。

3.2提高貿(mào)易效率，降低貿(mào)易成本

信息技術(shù)方面的制約使得很長一段時(shí)間內(nèi)國內(nèi)貿(mào)易量遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過國際貿(mào)易量，其實(shí)質(zhì)是由國際貿(mào)易溝通成本高導(dǎo)致的?？缇畴娚痰目焖侔l(fā)展和外貿(mào)函電的推廣使用極大降低了外貿(mào)業(yè)務(wù)成本，節(jié)約了外貿(mào)合同磋商時(shí)間。

3.3促進(jìn)對外貿(mào)易絕對量增加

近年來，跨區(qū)域溝通成為一件簡單而迅速的事。外貿(mào)英語函電作為一種標(biāo)準(zhǔn)的通訊方式，不僅有利于大型企業(yè)交易合同的磋商和訂立，也有利于提高小型企業(yè)開拓市場的能力和水平，從而從客觀上促進(jìn)對外貿(mào)易規(guī)模和絕對數(shù)量的增加，加大國際貿(mào)易發(fā)展的深度和廣度，增加國際市場份額。

4從業(yè)人員撰寫外貿(mào)函電要求

為了讓外貿(mào)從業(yè)人員更好地運(yùn)用外貿(mào)函電為跨境電商服務(wù)，相關(guān)人員必須熟練了解國際貿(mào)易交易流程，熟練運(yùn)用國際貿(mào)易術(shù)語，精確把握相關(guān)外貿(mào)軟件的使用，這種要求在無形中也促使外貿(mào)英語函電和國際貿(mào)易交易實(shí)現(xiàn)深入融合。

4.1堅(jiān)持以客戶為中心

外貿(mào)函電貫穿于跨境電商實(shí)務(wù)全過程，成為買賣雙方溝通交流的紐帶。我方外貿(mào)人員不能以自我為中心，要站在對方立場，遣詞造句應(yīng)以客戶為中心。在詢盤過程中想獲得賣方低價(jià)時(shí)，買房可以明確說明己方購買數(shù)量會(huì)相對較多，如“Pleasequoteusyourlowestprices.Shouldyourprice***,weintendtoplacealargeorderwithyou”。這種明確帶數(shù)量加持的詢盤方式有助于買方表明真誠的合作愿望，即在希望獲取報(bào)低價(jià)的同時(shí)也依然兼顧對方利益。在還盤過程中，賣方如果想和買方達(dá)成最終交易，更要尊重對方立場，函電行文應(yīng)站在對方角度，如“Youwillgetspecialordersfor***.Wecanensureimmediatedispatchfromourstock”。該函電以you為主語，更加突顯“顧客至上”的理念，體現(xiàn)了以對方為中心的表達(dá)方式。函電第二句意思為“（如你方訂貨，）我方將確保快速交貨”，這種表達(dá)在一定程度上能打消對方的不信任感，同時(shí)也表明自身企業(yè)的實(shí)力。這種以客戶為中心的函電能很容易建立起雙方間友好溝通的氛圍，為后續(xù)外貿(mào)業(yè)務(wù)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

4.2注重函電行文排版

對跨境電商而言，成功的函電一定要具有較強(qiáng)的易讀性，這種易讀性既體現(xiàn)在前面所說的以客戶為中心，讓對方從整體上感覺溝通氛圍和諧，也體現(xiàn)在函電行文排版的視覺效果。為此相關(guān)從業(yè)人員可以從三方面著手：首先，行文篇幅一定不能太長，每一部分圍繞一個(gè)關(guān)注點(diǎn)展開。其次，段落內(nèi)容不能冗余，行文要長短句交替，太長的句子容易使閱讀者失去耐心，太多短句則無法清楚講明一件具體事件。最后，排版布局要科學(xué)，當(dāng)單純的語言文字無法講明一件事情時(shí)，函電寫作者要善于運(yùn)用圖表。例如：Dear***,Wewouldliketoknowyouropinionaboutmyquotation.Owingtotheincreaseofdemand,youwillprobablymakeapromptorder.Ifwearerightinthinkingthis,wouldyoucaretoplaceyourordernow?Wecanensureprovidingimmediatedispatchfromourstock.Wetrustthatourexperienceindoingthisproductandreliablequalitywillentitleustowinyourconfidence.Expectingyourkindreply.Regards!該函電是對買方的一個(gè)還盤，從排版角度來看，該函電注重“一事一段”，全文簡潔明了，可閱讀性強(qiáng)，遣詞造句兼顧上文所說的以顧客為中心，全文長短句交替使用，表明了和對方達(dá)成實(shí)際交易的誠心和期許。

4.3重視跨文化交流，了解客戶不同文化習(xí)慣

跨境電商業(yè)務(wù)范圍涵蓋全球，不同國家之間風(fēng)土人情、宗教信仰等存在差異，外貿(mào)人員的實(shí)務(wù)操作不能脫離客戶文化背景而進(jìn)行。例如，中國文化講究螺旋形的委婉派做法，中文函電會(huì)首先從側(cè)面烘托文章主旨，在文末點(diǎn)明主題，烘托主體部分的著墨相對較多，形成頭大而尾小的行文結(jié)構(gòu)。英式思維則體現(xiàn)為直線型結(jié)構(gòu)，英語函電會(huì)直接在句首點(diǎn)明主題，同時(shí)在文章尾部再次重復(fù)主旨思想，行文結(jié)構(gòu)呈現(xiàn)“總—分—總”的特征。因此，外貿(mào)從業(yè)人員必須要認(rèn)識到這種思維差異，并培養(yǎng)自身英式思維?？傊?，函電溝通一定要遵循“入鄉(xiāng)隨俗”的原則，以實(shí)現(xiàn)來自不同文化背景的企業(yè)的和諧共處，促進(jìn)外貿(mào)業(yè)務(wù)有效開展。

5結(jié)語

近年來在國家“走出去”和“引進(jìn)來”戰(zhàn)略影響下，我國對外貿(mào)易穩(wěn)步增長，進(jìn)出口額逐年增加。截至2019年底，我國已成為世界第一大貨物貿(mào)易進(jìn)出口國，貨物貿(mào)易和服務(wù)貿(mào)易總進(jìn)出口額居于世界第二位。外貿(mào)函電作為跨境電商溝通交流的主要手段，發(fā)揮了日益重要的作用。外貿(mào)函電的撰寫必須遵循英語寫作原則，以顧客為中心，注重行文排版，從而盡可能消除跨文化差異帶來的負(fù)面影響。在國際貿(mào)易實(shí)務(wù)中，合格的外貿(mào)函電為線上外貿(mào)業(yè)務(wù)的拓展提供了重要的保障。

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作者：宋晨晨