導(dǎo)語：探索基于精細(xì)化管控思想的問題管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要:針對(duì)某大型網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)開發(fā)過程中出現(xiàn)大量問題,影響項(xiàng)目進(jìn)度的情況,以精細(xì)化管理的思想來設(shè)計(jì)出一套問題管理系統(tǒng),對(duì)問題進(jìn)行記錄,分配,核查,評(píng)定,驗(yàn)收等,大大減少了管理中的混亂情況,實(shí)現(xiàn)了計(jì)劃管理,時(shí)間管理,績效管理,流程管理,成本管理,發(fā)展管理等全面的管理系統(tǒng)。

關(guān)鍵詞:精細(xì)化管理;問題管理系統(tǒng);管理信息系統(tǒng)

1系統(tǒng)開發(fā)背景

某公司是屬于異地辦公形式,銷售客戶部分在北京,技術(shù)部在桂林分公司,協(xié)作進(jìn)行一個(gè)大型的綜合性網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的開發(fā),該平臺(tái)在開發(fā)過程中有個(gè)比較特殊的情況是,所有需求都是總公司逐步設(shè)計(jì)完善出來的,一邊開發(fā)一邊修改的過程,所以整個(gè)開發(fā)過程,需要北京公司的市場和規(guī)劃人員和桂林的技術(shù)開發(fā)人員密切的高頻率的交流,同時(shí),因?yàn)樵擁?xiàng)目是個(gè)很龐大的門戶網(wǎng)站,包含幾十個(gè)子網(wǎng)站和獨(dú)立的小系統(tǒng),在研發(fā)過程中,舊的問題還沒有解決的時(shí)候,又出現(xiàn)了新的問題,新的問題在解決的過程中又出現(xiàn)更新的問題。盡管公司從各個(gè)方面進(jìn)行了強(qiáng)化管理,但由于龐大的系統(tǒng)和有限的人力,總是不能很好的解決。

對(duì)此筆者通過精細(xì)化管理的思想來設(shè)計(jì)一套適用于當(dāng)前這種情況的問題管理系統(tǒng)。隨著在開發(fā)應(yīng)用完善的過程中,筆者發(fā)現(xiàn)該系統(tǒng)大大的減少了問題管理中的各種不足和低效率的情況,提升了項(xiàng)目開發(fā)速度,同時(shí)對(duì)于精細(xì)化管理思想的細(xì)致應(yīng)用,使得該系統(tǒng)逐步拓展成為一個(gè)頗具規(guī)模的大型IT公司應(yīng)用的大型平臺(tái)。

2基本設(shè)計(jì)需求和開發(fā)步驟

北京實(shí)創(chuàng)信通公司自從其2007年成立以來,就接受總公司委托,一直致力于面向上地信息產(chǎn)業(yè)基地和創(chuàng)新園等幾個(gè)高科技園區(qū)的綜合產(chǎn)業(yè)服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)。由于該公司采取市場部在北京,技術(shù)部在廣西桂林分公司,兩邊協(xié)同開發(fā)的模式,因而在市場和技術(shù)以及技術(shù)開發(fā)本身對(duì)需求的實(shí)現(xiàn)程度等多個(gè)方面出現(xiàn)問題,尤其是大型平臺(tái)的開發(fā)過程中,出現(xiàn)了各類問題,數(shù)量和種類繁多,因此,公司很有必要設(shè)計(jì)并開發(fā)一套專門針對(duì)此問題及任務(wù)管理的系統(tǒng),利用信息化管理的手段嘗試解決這個(gè)問題。

該系統(tǒng)的開發(fā)和設(shè)計(jì)經(jīng)歷了4個(gè)步驟,第一,分析實(shí)創(chuàng)公司當(dāng)前項(xiàng)目開發(fā)過程中對(duì)于各類問題處理的方法和措施以及其他相應(yīng)問題,第二,針對(duì)現(xiàn)狀設(shè)計(jì)問題管理系統(tǒng)的需求分析。第三,設(shè)計(jì)問題管理系統(tǒng)的具體功能和表現(xiàn)形式。第四,根據(jù)具體應(yīng)用情況設(shè)計(jì)相應(yīng)的參數(shù)指標(biāo)和內(nèi)部績效管理體系。

利用內(nèi)部管理系統(tǒng)以科技驅(qū)動(dòng)型實(shí)現(xiàn)成本管理的發(fā)展步驟:

第一步:問題管理。

包括問題的提出,備案,問題的分配,問題的確認(rèn),問題的限時(shí)解決,問題的評(píng)論和交流,問題解決結(jié)果的提交,問題的驗(yàn)收,驗(yàn)收失敗的流轉(zhuǎn),問題類型的統(tǒng)計(jì),解決問題花費(fèi)的時(shí)間,責(zé)任人完成情況評(píng)價(jià)等功能。可以實(shí)現(xiàn)對(duì)于公司所有問題的精細(xì)化管理

第二步:計(jì)劃管理。

包括計(jì)劃的制定,整合、修改、流轉(zhuǎn)、批注到確認(rèn)和,分配,確認(rèn),自動(dòng)統(tǒng)計(jì)和總結(jié)全程在線流程,可以大大節(jié)省計(jì)劃階段的耗費(fèi)時(shí)間,節(jié)約成本

第三步:流程管理。

包括對(duì)項(xiàng)目實(shí)施流程的多元化定制以及流程固化,對(duì)于控制點(diǎn)的驗(yàn)收和對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度把控等功能,可以避免對(duì)于流程的執(zhí)行經(jīng)常出現(xiàn)問題的情況等

第四步:成本管理。

包括公司日?qǐng)?bào),周、日工作時(shí)間統(tǒng)計(jì)查詢,周、日成本自動(dòng)核算查詢,項(xiàng)目日成本核算查詢,項(xiàng)目成本自動(dòng)預(yù)警,項(xiàng)目成本效益自動(dòng)計(jì)算查詢,項(xiàng)目成本多維度查詢,個(gè)人任務(wù)成本查詢,公司周度月度成本報(bào)表自動(dòng)生成等功能,可以全盤清晰化掌握公司的全部環(huán)節(jié)的成本。

第五步:績效管理。

包括個(gè)人詳細(xì)工作及耗費(fèi)時(shí)間列表,請(qǐng)假管理,會(huì)議管理,身份管理(專職,兼職,臨時(shí)等),個(gè)人超時(shí)任務(wù)及提前完成任務(wù)自動(dòng)統(tǒng)計(jì),個(gè)人績效分自動(dòng)統(tǒng)計(jì)等功能,可以清晰有依據(jù)的評(píng)估出員工的價(jià)值度以便真正在保證公司效益的基礎(chǔ)上,根據(jù)個(gè)人所產(chǎn)生的價(jià)值落實(shí)對(duì)個(gè)人的激勵(lì),產(chǎn)生促進(jìn)作用。

第六步:發(fā)展管理。

建立起完善的項(xiàng)目效率庫,記錄公司已有項(xiàng)目所有步驟和功能環(huán)節(jié)所耗費(fèi)的時(shí)間和完成人員以及相關(guān)技術(shù)水平,根據(jù)設(shè)置的百分比值,自動(dòng)估算同類項(xiàng)目應(yīng)該提高的效率和完成時(shí)間等,可以使得公司發(fā)展按預(yù)定的軌道進(jìn)行,實(shí)現(xiàn)自筆者激勵(lì)功能。

3問題管理系統(tǒng)的初步參數(shù)和流程設(shè)計(jì)

3.1任務(wù)管理的流程是

提出任務(wù)——確認(rèn)任務(wù)等級(jí)和緊急程度——分配給主管——主管分配給技術(shù)員——確認(rèn)任務(wù)以及具體完成時(shí)間——完成任務(wù)的過程或者階段性報(bào)告——完成任務(wù)并申請(qǐng)主管驗(yàn)收——主管驗(yàn)收成功則提交總監(jiān)驗(yàn)收——主管驗(yàn)收失敗或者提交了修改意見則任務(wù)返回未完成狀態(tài)(要對(duì)任務(wù)完成情況進(jìn)行評(píng)定,如任務(wù)失敗還是需要完善)——繼續(xù)完成并提交驗(yàn)收申請(qǐng)——主管驗(yàn)收成功提交總監(jiān)驗(yàn)收——總監(jiān)自己驗(yàn)收或者委托某人驗(yàn)收并進(jìn)行評(píng)定——驗(yàn)收完成后正式交付任務(wù)——任務(wù)歸檔。

3.2任務(wù)管理的狀態(tài)有

狀態(tài)有:提交任務(wù)——任務(wù)性質(zhì)確定——第一次分配任務(wù)(總監(jiān))——第二次分配任務(wù)(主管)——確認(rèn)任務(wù)(包含完成時(shí)間)——進(jìn)行任務(wù)并階段性匯報(bào)(通過現(xiàn)在的日志或者跟帖實(shí)現(xiàn))——申請(qǐng)主管驗(yàn)收——主管驗(yàn)收并提修改意見——確認(rèn)修改意見(包含完成時(shí)間)——進(jìn)行修改并階段性匯報(bào)——再次申請(qǐng)主管驗(yàn)收——循環(huán)該過程——主管驗(yàn)收成功并評(píng)定改任務(wù)完成情況以及提交總監(jiān)驗(yàn)收——總監(jiān)驗(yàn)收或委托某人驗(yàn)收——提交修改意見并分配給主管——主管二次分配給技術(shù)員——技術(shù)員確認(rèn)修改意見并上報(bào)修改時(shí)間——循環(huán)該過程——總監(jiān)或總監(jiān)委托人驗(yàn)收成功——總監(jiān)簽字提交交付——任務(wù)日志評(píng)價(jià)。

3.3任務(wù)變更的情況

第一次提交任務(wù)——走任務(wù)流程——任務(wù)出現(xiàn)變更或者需求變更——在原有任務(wù)下進(jìn)行跟帖——該變更任務(wù)由總監(jiān)進(jìn)行第一次分配到主管——主管第二次分配到技術(shù)人員——技術(shù)人員確認(rèn)需求并上報(bào)時(shí)間——該新確認(rèn)時(shí)間自動(dòng)更新原任務(wù)完成時(shí)間(但不刪除原先提交的預(yù)期時(shí)間)——進(jìn)行任務(wù)并階段性報(bào)告(通過日志)——提交主管驗(yàn)收——走任務(wù)管理流程。

任務(wù)變更的簡單的說,就是在原先的問題的那個(gè)帖子下,再加一個(gè)跟帖,并以這個(gè)跟帖作為重新任務(wù)分配的的任務(wù)。

3.4問題管理的流程

問題管理的有些區(qū)別,就是多了一兩個(gè)環(huán)節(jié)主要是:

①提出問題(可以寫重要性和緊急狀態(tài),但是不是確定狀態(tài))——②問題的分類和重要性的確定(由總監(jiān)確認(rèn),如該問題是屬于無效問題還是有效問題,還是暫緩解決問題,以及該問題的重要性)——③問題的第一次分配給主管——④主管對(duì)該問題的第二次分配給技術(shù)員——⑤技術(shù)員確認(rèn)該任務(wù)以及完成時(shí)間——走任務(wù)管理流程——主管驗(yàn)收——總監(jiān)驗(yàn)收——問題提出人驗(yàn)收——總監(jiān)對(duì)該問題的歸檔和分類(如個(gè)人責(zé)任問題,還是非責(zé)任問題)——問題終結(jié)——記錄該問題整個(gè)流程——將該問題記錄到責(zé)任人的個(gè)人文檔。

3.5時(shí)間管理

就是對(duì)于完成時(shí)間,由責(zé)任人或者主管提交的時(shí)間,假如筆者覺得不合適的話,可以進(jìn)行修改,修改后,再交給主管以及責(zé)任人進(jìn)行確認(rèn)。

3.6涉及到的管理

①任務(wù)管理;②問題管理;③時(shí)間管理;④問題的性質(zhì)管理;⑤任務(wù)的過程管理;⑥任務(wù)的交付管理;⑦問題和任務(wù)的歸檔管理。

4功能模塊設(shè)計(jì)

該系統(tǒng)功能模塊的設(shè)計(jì)是從以前以文檔處理和工作流為主的管理方式,發(fā)展成為以知識(shí)的共享和交流,強(qiáng)調(diào)協(xié)作和團(tuán)隊(duì)精神的協(xié)同化的辦公和服務(wù),以問題和任務(wù)(計(jì)劃)管理為主要應(yīng)用的功能。創(chuàng)建一個(gè)共同使用的辦公平臺(tái)和集成的辦公環(huán)境,使所有的辦公人員都在同一個(gè)桌面環(huán)境下一起工作,擺脫時(shí)間和地域的限制,實(shí)現(xiàn)電子化協(xié)同工作與知識(shí)管理。具體來說,在長期實(shí)踐過程中,逐步完善修改,確定出以下幾個(gè)方面的功能的構(gòu)造設(shè)計(jì)。

5問題管理系統(tǒng)應(yīng)用條件及初始步驟

該系統(tǒng)是專門針對(duì)IT企業(yè)進(jìn)行設(shè)計(jì)的,其需要的一個(gè)必要條件就是每個(gè)員工都有自己的電腦,而且在工作期間一直處在開機(jī)狀態(tài),這樣才能保持系統(tǒng)一直處在激活狀態(tài),并對(duì)員工的相關(guān)工作進(jìn)行精細(xì)化的把握和控制。下面是該系統(tǒng)初次使用的基本流程和注意事項(xiàng)。

(1)該系統(tǒng)默認(rèn)保存帳號(hào)密碼,登錄一次后,下次使用時(shí)候不用重新登錄,建議大家作為自己電腦的主頁,若是在外面電腦上使用的時(shí)候,則每次用完必須退出登錄。

(2)每次打開頁面后,最上方顯示的是兩個(gè)欄目是“筆者未確認(rèn)的任務(wù)”和“筆者未完成的任務(wù)”。

(3)提出問題(任何人):就平臺(tái)以及管理管理,經(jīng)營上出現(xiàn)的任何問題,注意提問題的時(shí)候標(biāo)明期望解決時(shí)間,同時(shí)最好上傳問題截圖圖片。

(4)分配問題解決任務(wù)(總經(jīng)理、副總經(jīng)理或技術(shù)總監(jiān)直接分配或委托部門主管分配):分配問題之前和責(zé)任人協(xié)商好大致的時(shí)間,分配的時(shí)候直接到具體的責(zé)任人,協(xié)助人以及完成時(shí)間。若有必要,需要對(duì)問題做一些分析說明。

(5)確認(rèn)任務(wù)(任務(wù)責(zé)任人和實(shí)施人):任務(wù)責(zé)任人到系統(tǒng)確認(rèn)自己的任務(wù)已經(jīng)接收。

(6)完成任務(wù)(任務(wù)責(zé)任人和實(shí)施人):接收到該任務(wù)的所有人都完成任務(wù)并提交任務(wù)完成,由任務(wù)責(zé)任人提交驗(yàn)收申請(qǐng)。

(7)第一次驗(yàn)收(任務(wù)分配人):由分配該任務(wù)的總經(jīng)理,副總經(jīng)理或技術(shù)總監(jiān)等委托部門主管進(jìn)行驗(yàn)收,驗(yàn)收合格后提交。驗(yàn)收失敗后進(jìn)入“驗(yàn)收失敗問題”,驗(yàn)收成功后進(jìn)入第二次驗(yàn)收流程。

(8)第二次驗(yàn)收(問題提交人):由問題提交人員對(duì)問題解決的情況進(jìn)行驗(yàn)收,驗(yàn)收失敗后進(jìn)入“驗(yàn)收失敗問題”,驗(yàn)收成功后進(jìn)入已經(jīng)解決問題,問題結(jié)束。

(9)問題解決的過程情況匯報(bào)可以通過“寫日志”來記錄。

(10)對(duì)安排的某個(gè)任務(wù)要發(fā)表自己的看法,可以用發(fā)表跟帖的方式進(jìn)行。

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