導語：大數(shù)據(jù)時代下檔案信息化建設研究一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：大數(shù)據(jù)時代，高校檔案工作面臨新形勢，檔案工作呈現(xiàn)出數(shù)據(jù)總量大、服務質(zhì)量好、技能要求高的特點。高校檔案信息化建設應從三個方面著手：遵循規(guī)范，完善制度建設；引進人才，組建專業(yè)隊伍；宏觀規(guī)劃，整合數(shù)字資源。

關鍵詞：大數(shù)據(jù)；高校檔案；檔案信息化

大數(shù)據(jù)，或稱巨量資料，是信息時代的產(chǎn)物，呈現(xiàn)出大量（Volume）、高速（Velocity）、多樣（Variety）、價值密度（Value）、真實性（Veracity）五大特點。大數(shù)據(jù)時代，信息呈井噴式增長，檔案大數(shù)據(jù)概念產(chǎn)生，檔案行業(yè)面臨新的機遇和挑戰(zhàn)，檔案工作需要逐步完成轉型以適應信息時代的發(fā)展。高校檔案全面、真實記錄了學校在發(fā)展過程中的各種活動，是學校決策的重要依據(jù)，面對新的發(fā)展形勢和需求，如何充分利用大數(shù)據(jù)技術來實現(xiàn)檔案的高效管理，最大程度發(fā)揮檔案的價值為全體師生提供優(yōu)質(zhì)服務是高校檔案工作者需要思考的重要問題。

1大數(shù)據(jù)時代背景下高校檔案工作特點分析

大數(shù)據(jù)時代，信息資源呈現(xiàn)出5V特點。高校檔案管理工作也隨之呈現(xiàn)出新的特點。1.1數(shù)據(jù)總量大。當前，高等教育面臨重大發(fā)展機遇，本科院?！半p一流”、職業(yè)院?！半p高計劃”建設如火如荼。為提升信息化建設水平，各大高校積極建設智慧校園。智慧校園采用大數(shù)據(jù)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)等新型技術為核心技術，整合校內(nèi)各數(shù)據(jù)資源，建設數(shù)據(jù)中心，完善基礎設施、構建數(shù)字資源體系。隨著智慧校園建設進程的推進，高校各業(yè)務系統(tǒng)得到整合升級，檔案數(shù)字資源總量大幅度增加。可以預見的是，隨著高校信息化建設的逐步推進，檔案數(shù)據(jù)總量將持續(xù)增加。1.2服務質(zhì)量好。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，檔案的檢索主要依靠人工檢索，檔案利用主要以到館利用為主，檔案檢索的效率不高，檢索成本相對較高。大數(shù)據(jù)時代，檔案線上利用成為主要方式，通過在線傳輸，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的異地利用。此外，隨著檔案自助查詢機的投入使用，檔案自助也成為可能。譬如，2017年，燕山大學啟用“檔案遠程利用服務系統(tǒng)”、自助查詢打印一體機，學生可以通過該系統(tǒng)在線申請辦理成績證明和學歷學位認證等業(yè)務；還可以憑借個人身份證在一體機上自助打印四六級成績、成績單等證明材料。系統(tǒng)和一體機的投入使用，一方面大大提升了高校檔案利用的效率和質(zhì)量，也在一定程度上緩解了高校檔案業(yè)務人員不足的壓力。1.3技能要求高。信息技術的發(fā)展對信息技能的要求愈發(fā)嚴格，大數(shù)據(jù)、云計算、區(qū)塊鏈等新型技術的出現(xiàn)，給檔案工作帶來了挑戰(zhàn)，檔案業(yè)務人員需要不斷地學習汲取新的知識，掌握新的技能才能適應不斷變化的時代和崗位需求。從生命周期的角度來看，大數(shù)據(jù)包括大數(shù)據(jù)采集、大數(shù)據(jù)預處理、大數(shù)據(jù)存儲及大數(shù)據(jù)分析四大核心技能，掌握基礎的數(shù)據(jù)技能成為適應大數(shù)據(jù)時展的必然趨勢。總體而言，大數(shù)據(jù)時代對檔案業(yè)務人員的技能要求更高。

2大數(shù)據(jù)時代背景下，高校檔案信息化建設探析

當前，檔案信息化建設已經(jīng)成為時展的重要趨勢。2020年新修訂的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）整體增加“檔案信息化建設”章節(jié)，對今后檔案行業(yè)信息化建設進行了宏觀規(guī)劃。高校檔案數(shù)據(jù)總量大、類型豐富，是開展教學科研工作的重要參考依據(jù)，逐步推進高校檔案信息建設成為學校事業(yè)發(fā)展的長足規(guī)劃。2.1遵循規(guī)范，完善制度建設。檔案信息化建設是一項系統(tǒng)工程，高校檔案信息化建設涉及全校各個業(yè)務部門，涉及范圍廣且操作難度大，為確保高校檔案信息化建設的有序推進，需要學校從制度層面提供保障。學校應參照相關的管理規(guī)范，進一步完善檔案管理制度。目前，從法律層面來看，《檔案法》是開展檔案工作的首要文件，在第五章“檔案信息化建設”章節(jié)中對各級各類檔案機構檔案信息化建設做出了具體要求，高校在開展信息化建設時首先應滿足《檔案法》的基本要求，如積極采購檔案信息系統(tǒng)，完成檔案信息系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)和各業(yè)務系統(tǒng)的相互銜接。從高校這一特定主體來看，《高等學校檔案管理辦法》是高校開展檔案業(yè)務工作的重要依據(jù)，該辦法中明確提出要將學校檔案工作納入整體發(fā)展規(guī)劃，促進檔案信息化建設與其他工作同步發(fā)展。此外，針對檔案信息化建設還有系列標準，如《電子公文歸檔暫行管理辦法》《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》《檔案信息系統(tǒng)安全保護基本要求》等，上述文件和標準都是指導檔案信息化建設的重要標準。基于此，高校在進行檔案信息化建設規(guī)劃時，要遵循相關的法律法規(guī)及標準規(guī)范并結合高校檔案工作實際有序開展。建立一套切實可行的檔案管理制度。首先，宏觀層面出臺學校檔案管理辦法，如鄭州大學為加強學校檔案工作，在參照相關標準的前提下，立足學校實際，出臺了《鄭州大學檔案管理辦法》，對檔案各個具體工作做出了明確規(guī)定。此外，要圍繞檔案管理辦法出臺系列子制度，要求具有較強的可操作性。如《立卷部門歸檔范圍和保管期限》《檔案庫房管理制度》《檔案利用制度》《檔案人員保密制度》《檔案信息化規(guī)劃》等。深入檔案管理的各個環(huán)節(jié)，以制度為保障確保檔案具體環(huán)節(jié)工作開展的規(guī)范性。2.2引進人才，組建專業(yè)隊伍。前文已經(jīng)提到，大數(shù)據(jù)時代對檔案業(yè)務人員提出了新的要求，組建專業(yè)的檔案隊伍已經(jīng)成為應對新時代挑戰(zhàn)的必然要求。當前，檔案高等教育發(fā)展迅速，從縱向上形成了“本科———碩士——博士”的教育格局，橫向上形成了專業(yè)碩士與學術碩士并行的格局，可以說，為高校檔案事業(yè)儲備了高層次人才。高校需從人才引進和人才繼續(xù)教育兩個環(huán)節(jié)著手，進一步優(yōu)化人才隊伍結構。一方面，在人才引進環(huán)節(jié)。高校檔案業(yè)務人員一般分為檔案館專職人員和各二級機構兼職人員，對于檔案專職人員在引進環(huán)節(jié)應明確人才的專業(yè)和能力要求，引進檔案類專業(yè)人才。而對于各二級機構的兼職人員，則盡可能選擇具有一定檔案知識背景的人員，這樣才能使高校檔案隊伍具有專業(yè)性。檔案館規(guī)模較大的高校還應考慮人才隊伍的專業(yè)結構，引進部分具有計算機專業(yè)背景的專業(yè)人才助力學校檔案信息化建設。另一方面，在人才培養(yǎng)環(huán)節(jié)。時代的發(fā)展和崗位需求的改變，檔案業(yè)務人員需通過繼續(xù)教育來不斷充實、更新自身知識，通過參與行業(yè)領域的前沿講座、專業(yè)課程學習等來掌握行業(yè)的發(fā)展動態(tài)。而針對高校檔案工作者，應注重三類知識和技能的培養(yǎng)，一是檔案專業(yè)知識。如當前熱門的區(qū)塊鏈技術，如何將該技術與高校檔案管理有機結合值得探究。二是高校業(yè)務知識。高校業(yè)務多，流程多，檔案工作者需全面掌握各項業(yè)務的基本流程和要求，以確保檔案管理的規(guī)范性和有序性。三是信息技術能力。除常規(guī)辦公軟件的使用，還需具備一定的信息處理能力，掌握必要的云計算技術和大數(shù)據(jù)技術。2.3宏觀規(guī)劃，整合數(shù)字資源。高校檔案信息化建設是一項系統(tǒng)工程，需循序漸進，為做好此項工作，首先要進行整體規(guī)劃，逐步整合檔案數(shù)字資源，具體而言，可以從以下幾個方面著手：一是實現(xiàn)存量數(shù)字化。傳統(tǒng)檔案管理階段，檔案以紙質(zhì)檔案為主，電子文件相對較少，各高校積存了大量的紙質(zhì)檔案。2016年，《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中提出要全面推進檔案資源存量數(shù)字化，各大高校積極響應開展檔案數(shù)字化工作，但仍有部分高校尚未開展或工作進展較慢，高校應從學校紙質(zhì)檔案總量出發(fā)制定數(shù)字化的規(guī)劃，逐步推進此項工作。一般而言，可以采取檔案業(yè)務外包的形式，通過項目招標將檔案數(shù)字化工程委托第三方，提高數(shù)字化建設的效率。二是實現(xiàn)增量電子化。當前，高校建立了多個業(yè)務系統(tǒng)，如OA辦公系統(tǒng)、教務管理系統(tǒng)、學籍管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)及資產(chǎn)管理系統(tǒng)，等等。學校的諸多業(yè)務均為線上辦理，這在很大程度上提升了各項工作的效率，由此產(chǎn)生大量的電子文件。

檔案機構應結合學校檔案工作實際購買或自行開發(fā)符合工作需求的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與學校各業(yè)務系統(tǒng)的有效對接，實現(xiàn)檔案信息的自動化搜索、自動查詢等功能。三是利用網(wǎng)絡。檔案信息化管理階段，線上利用將成為主要方式，為實現(xiàn)檔案信息資源利用的網(wǎng)絡化，需加強檔案網(wǎng)站建設，積極開發(fā)檔案遠程利用服務系統(tǒng)并配備自助查詢打印一體機，讓學生能夠通過系統(tǒng)實現(xiàn)相關業(yè)務的在線辦理。此外，可以利用校園卡或身份證在自助查詢一體機上自助打印相關材料。

參考文獻：

［1］關于啟用“檔案遠程利用服務系統(tǒng)”及自助查詢打印一體機的通知［EB/OL］.［2020-10-28］.

［2］大數(shù)據(jù)方面核心技術有哪些？［EB/OL］.［2020-10-28］.

作者:田璐 單位:思克萊德大學