導(dǎo)語：高校人事檔案信息化困境與出路一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

2020年6月20日，《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）由中華人民共和國第十三屆全國人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第十九次會(huì)議表決通過，并于2021年1月1日起正式實(shí)施。新修訂的《檔案法》在內(nèi)容上更加充實(shí)，在制度設(shè)計(jì)上更加完善，更能體現(xiàn)新時(shí)代背景下國家對(duì)檔案管理工作的新要求。新修訂的《檔案法》為高校檔案事業(yè)的發(fā)展指明了新的方向，也帶來了新的發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

1法制建設(shè)背景下高校人事檔案信息化的意義

2014年中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》中指出要把檔案信息化納入信息化建設(shè)整體規(guī)劃。2020年6月，新修訂的《檔案法》第一條明確規(guī)定要提高檔案信息化建設(shè)水平，推進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化，為中國特色社會(huì)主義事業(yè)服務(wù)。[1]檔案管理信息化就是要積極推進(jìn)檔案資源存量數(shù)字化、增量電子□巨敏蓮化、利用網(wǎng)絡(luò)化，努力創(chuàng)新檔案管理模式，優(yōu)化檔案管理流程，不斷提升人事檔案管理現(xiàn)代化水平。高校人事檔案信息化順應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)信息化發(fā)展的潮流，是檔案信息化社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，是高校信息化管理水平的重要體現(xiàn)，是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代高校人才與崗位相匹配的重要手段，是檔案得以長久保存體現(xiàn)其真實(shí)性、完整性的有效途徑，是促進(jìn)高校組織人事管理工作創(chuàng)新發(fā)展的有力舉措，必將為高校的“雙一流”建設(shè)和學(xué)校的長遠(yuǎn)發(fā)展貢獻(xiàn)重要力量。

2當(dāng)前高校人事檔案信息化面臨的困境

近年來，隨著中辦、國辦《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》和中共中央辦公廳《干部人事檔案工作條例》等諸多文件的出臺(tái)以及高校信息化建設(shè)的整體推進(jìn)，高校人事檔案信息化工作取得了一部分的成績，但與當(dāng)前社會(huì)信息化發(fā)展對(duì)檔案工作的要求仍存在較大的差距。

2.1高校檔案管理人員觀念落后信息化意識(shí)薄弱

一方面，我國部分高校檔案業(yè)務(wù)人員在思想上對(duì)檔案信息化的認(rèn)識(shí)不高。業(yè)務(wù)人員通常采用傳統(tǒng)的手工模式，進(jìn)行查檔閱檔、審檔歸檔、提供利用等，主觀上不易接受新事物、新挑戰(zhàn)，不愿采用新手段、新技術(shù)。另一方面，高校管理者對(duì)檔案信息化的重視程度不夠。長期以來，高校普遍認(rèn)為教學(xué)、科研、學(xué)生管理等是高校發(fā)展的重頭戲，檔案管理常常處于高校的邊緣地帶，沒有充分認(rèn)識(shí)人事檔案信息化對(duì)高校發(fā)展的重要作用，導(dǎo)致檔案管理所需的硬件設(shè)施設(shè)備不達(dá)標(biāo)，檔案管理人員配備不足。在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，這種落后的管理理念已經(jīng)成為高校人事檔案信息化發(fā)展的一大障礙。

2.2高校檔案管理體制機(jī)制落后信息化基礎(chǔ)薄弱

一是在管理體制上，高校人事檔案管理大致歸口為三個(gè)部門：檔案館、人事處和組織部，有些高校人事檔案是由單一部門管理，有些則是多部門混合式管理，但都存在分段式、分散式的管理模式。高校的人事檔案和人事信息大多數(shù)是分離狀態(tài)，在管理上也存在差異化的分工，屬于不同的職能部門。[2]因此，造成人事檔案和人事信息的不一致，難以形成統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理和共享，給檔案的利用和檔案材料的更新歸檔造成一定程度的困難，從而影響人事檔案信息化基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的采集。二是各個(gè)管理部門通常都有自己的信息平臺(tái)處理數(shù)據(jù)和信息，在管理上較為松散，OA系統(tǒng)、組織人事系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)等采用部門內(nèi)部信息收集方法，在與人事檔案管理信息系統(tǒng)對(duì)接方面存在一定差異，組織人事信息往往是一段時(shí)期集中采集、更新和維護(hù)，人事檔案材料歸檔也隨之滯后。在“大人事檔案管理”理念下，難以形成有效合力，未能進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和統(tǒng)一規(guī)劃。在實(shí)際操作中，高校人事檔案管理很難實(shí)現(xiàn)及時(shí)歸檔和更新，臨時(shí)性任務(wù)多，系統(tǒng)性不夠，從而導(dǎo)致人事檔案信息化工作開展困難。

2.3檔案管理投入力度不足，信息化支持不夠

在高?！半p一流”建設(shè)和信息化建設(shè)整體推進(jìn)過程中，檔案信息化得到了一定范圍和一定程度上的發(fā)展，但與現(xiàn)代化的檔案信息管理對(duì)高校人事檔案信息化水平的要求還存在較大的差距。在實(shí)際工作中，高校對(duì)檔案管理信息化工作開展的投入不高，檔案信息化所需的硬件設(shè)施設(shè)備陳舊，檔案軟件系統(tǒng)開發(fā)不足，資金缺乏。高校人事檔案還存在信息化標(biāo)準(zhǔn)程度不高，信息化規(guī)模不夠等問題，從而導(dǎo)致高校人事檔案信息化的開發(fā)和利用相對(duì)滯后。

2.4檔案管理人員素質(zhì)不高，信息化人才匱乏

很多高校對(duì)人事檔案信息化缺乏充分的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致人事檔案人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn)也相對(duì)薄弱。檔案管理人員通常重視收集和保管，容易忽略檔案信息資源的開發(fā)和利用。檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)相對(duì)不高，尤其是檔案信息化專業(yè)人才嚴(yán)重匱乏，導(dǎo)致當(dāng)前的檔案管理人員很難與信息時(shí)代的檔案管理利用需求相適應(yīng)。

3法制建設(shè)背景下高校人事檔案信息化的實(shí)現(xiàn)路徑

近年來，我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展日新月異。特別是網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)快速發(fā)展，電子政務(wù)、無紙化辦公、越來越普遍。信息化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化程度的不斷提高，深刻影響和改變了檔案工作的內(nèi)容、方法和手段。檔案工作正在經(jīng)歷一個(gè)從接收保管紙質(zhì)檔案到接收保管電子檔案、從管檔案實(shí)體到管檔案數(shù)據(jù)、從手工操作到信息化智能化操作、從檔案資源分散利用到聯(lián)網(wǎng)共享的變革過程。檔案部門必須順勢(shì)而為，加快推進(jìn)檔案工作轉(zhuǎn)型升級(jí)，逐步實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化。[3]高校檔案工作是高校信息化工作的重要組成部分，迫切需要樹立危機(jī)意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案工作的挑戰(zhàn)，立足傳統(tǒng)業(yè)務(wù)優(yōu)勢(shì)和創(chuàng)新發(fā)展需求，探索適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的檔案管理新模式。在檔案管理部門和檔案信息數(shù)據(jù)管理部門之間建立有效的協(xié)調(diào)溝通機(jī)制，將檔案部門納入高校信息化建設(shè)的頂層設(shè)計(jì)當(dāng)中，逐步推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)工作，提升高校檔案管理和用戶服務(wù)的水平和能力。

3.1加強(qiáng)思想建設(shè)，促進(jìn)管理理念提升

新修訂的《檔案法》第六條規(guī)定：國家采取措施，加強(qiáng)檔案宣傳教育，增強(qiáng)全社會(huì)檔案意識(shí)。高校檔案管理人員，要加強(qiáng)自身思想建設(shè)，提高對(duì)人事檔案管理的重視程度，大力宣傳檔案知識(shí)，扎實(shí)推進(jìn)高校檔案信息化基礎(chǔ)工作的開展。高校管理層面應(yīng)高瞻遠(yuǎn)矚，統(tǒng)一思想，頂層設(shè)計(jì)，形成全校上下重視人事檔案的良好氛圍?？傊?，高校檔案管理人員要更新觀念，提高站位，牢固樹立“檔案姓黨”意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)人事檔案信息化工作的重要性，為高校人事檔案信息化工作的逐步開展提供重要的思想保障。

3.2加強(qiáng)制度建設(shè)，強(qiáng)化合作協(xié)調(diào)機(jī)制

新修訂的《檔案法》第三十六條規(guī)定：機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互銜接。高校檔案管理部門和組織人事部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)合作、協(xié)同發(fā)展、健全共建共享機(jī)制，積極推進(jìn)人事檔案信息化工作。在實(shí)際工作過程中，檔案管理人員還要有創(chuàng)新精神，在管理手段、管理內(nèi)容、管理細(xì)節(jié)、管理制度和信息安全等方面不斷創(chuàng)新，積極發(fā)揮檔案信息化在管理利用、選人用人、績效考核等方面的積極作用。各部門之間應(yīng)當(dāng)通力合作、凝聚共識(shí)，促進(jìn)信息共建共享，為人事檔案信息化建設(shè)工作提供堅(jiān)強(qiáng)的機(jī)制保障。

3.3加強(qiáng)人才建設(shè)，提升檔案服務(wù)水平

新修訂的《檔案法》第十一條規(guī)定：國家加強(qiáng)檔案工作人才培養(yǎng)和隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案管理的方式正在逐步從管理檔案實(shí)體向管理檔案信息轉(zhuǎn)變，檔案人員在數(shù)據(jù)的收集處理和信息分析以及系統(tǒng)管理等方面的基本技能還存在欠缺，不能適應(yīng)信息時(shí)代對(duì)檔案人員的專業(yè)素質(zhì)需求。當(dāng)然，檔案外包服務(wù)在一定程度上為檔案信息化提供了可能性，但從長遠(yuǎn)發(fā)展和信息安全角度考慮，組建具備較高政治素養(yǎng)和專業(yè)技術(shù)能力的檔案管理人才是關(guān)鍵所在。高校應(yīng)當(dāng)不斷加強(qiáng)檔案管理人才培養(yǎng)、優(yōu)化檔案人才隊(duì)伍、提高檔案人員政治素養(yǎng)、加強(qiáng)人事檔案管理人員的繼續(xù)教育，積極組織并定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，尤其是檔案信息化及新媒體技術(shù)等業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，為人事檔案信息化建設(shè)工作提供強(qiáng)有力的人才支撐。

3.4加強(qiáng)資金支持，保障信息化工作開展

新修訂的《檔案法》第十九條規(guī)定：檔案館要按照國家有關(guān)規(guī)定配置適宜檔案保存的庫房和必要的設(shè)施、設(shè)備，確保檔案的安全；采用先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。目前，高校檔案管理有兩種模式，一種是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，另一種是電子檔案，而以紙質(zhì)檔案為主。檔案管理的設(shè)施設(shè)備相對(duì)陳舊，紙質(zhì)檔案沒有進(jìn)行有效的數(shù)字化，信息化數(shù)據(jù)庫的建設(shè)也無法滿足當(dāng)前高校的實(shí)際需求。高校要加大對(duì)人事檔案信息化的資金投入，適時(shí)采購信息化所必須的設(shè)施設(shè)備和軟件管理系統(tǒng)。一方面保證現(xiàn)有紙質(zhì)檔案的存貯條件，另一方面在保障信息安全的前提下，盡可能地將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，變“死”的紙質(zhì)資源檔案庫為“活”的信息庫。新修訂的《檔案法》第三十七條規(guī)定：電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。人事檔案信息化有利于檔案憑證作用的充分發(fā)揮，能夠創(chuàng)新服務(wù)形式和手段，可以極大地提高工作效率，切實(shí)提升為民服務(wù)的能力水平。總之，高校應(yīng)當(dāng)加大投入，為人事檔案信息化的開展積極創(chuàng)造條件，提供必需的資金支持。實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)表明，我國高校人事檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)是大數(shù)據(jù)時(shí)代人力資源管理科學(xué)化的重要表現(xiàn)，也是促進(jìn)教職工管理由傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)、智能、便利管理模式轉(zhuǎn)變的重要模式。[5]高校人事檔案信息化有利于人事檔案長久保存，有利于人事檔案數(shù)據(jù)信息資源整合、有利于為人民提供更高品質(zhì)的服務(wù)、有利于高校人才管理工作的創(chuàng)新發(fā)展、有利于人事檔案的規(guī)范化科學(xué)化管理。指出：“大數(shù)據(jù)發(fā)展日新月異，我們應(yīng)該審時(shí)度勢(shì)、精心謀劃、超前布局、力爭(zhēng)主動(dòng)……”高校人事檔案管理應(yīng)當(dāng)夯實(shí)基礎(chǔ)，深化檔案業(yè)務(wù)規(guī)范化、科學(xué)化建設(shè)，推動(dòng)檔案管理向信息化的轉(zhuǎn)化升級(jí)。高校人事檔案信息化工作刻不容緩，應(yīng)因勢(shì)而動(dòng)、順勢(shì)而為、主動(dòng)出擊，積極融入學(xué)校信息化整體部署，發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用,服務(wù)高校的中心工作，服務(wù)高校的長遠(yuǎn)發(fā)展，從而為經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展貢獻(xiàn)檔案的重要力量。

作者：巨敏蓮