導(dǎo)語：高校人事檔案信息化困境與出路一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

2020年6月20日，《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）由中華人民共和國第十三屆全國人民代表大會常務(wù)委員會第十九次會議表決通過，并于2021年1月1日起正式實施。新修訂的《檔案法》在內(nèi)容上更加充實，在制度設(shè)計上更加完善，更能體現(xiàn)新時代背景下國家對檔案管理工作的新要求。新修訂的《檔案法》為高校檔案事業(yè)的發(fā)展指明了新的方向，也帶來了新的發(fā)展機遇和挑戰(zhàn)。

1法制建設(shè)背景下高校人事檔案信息化的意義

2014年中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中指出要把檔案信息化納入信息化建設(shè)整體規(guī)劃。2020年6月，新修訂的《檔案法》第一條明確規(guī)定要提高檔案信息化建設(shè)水平，推進國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化，為中國特色社會主義事業(yè)服務(wù)。[1]檔案管理信息化就是要積極推進檔案資源存量數(shù)字化、增量電子□巨敏蓮化、利用網(wǎng)絡(luò)化，努力創(chuàng)新檔案管理模式，優(yōu)化檔案管理流程，不斷提升人事檔案管理現(xiàn)代化水平。高校人事檔案信息化順應(yīng)經(jīng)濟社會信息化發(fā)展的潮流，是檔案信息化社會發(fā)展的必然趨勢，是高校信息化管理水平的重要體現(xiàn)，是實現(xiàn)現(xiàn)代高校人才與崗位相匹配的重要手段，是檔案得以長久保存體現(xiàn)其真實性、完整性的有效途徑，是促進高校組織人事管理工作創(chuàng)新發(fā)展的有力舉措，必將為高校的“雙一流”建設(shè)和學(xué)校的長遠發(fā)展貢獻重要力量。

2當(dāng)前高校人事檔案信息化面臨的困境

近年來，隨著中辦、國辦《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》和中共中央辦公廳《干部人事檔案工作條例》等諸多文件的出臺以及高校信息化建設(shè)的整體推進，高校人事檔案信息化工作取得了一部分的成績，但與當(dāng)前社會信息化發(fā)展對檔案工作的要求仍存在較大的差距。

2.1高校檔案管理人員觀念落后信息化意識薄弱

一方面，我國部分高校檔案業(yè)務(wù)人員在思想上對檔案信息化的認識不高。業(yè)務(wù)人員通常采用傳統(tǒng)的手工模式，進行查檔閱檔、審檔歸檔、提供利用等，主觀上不易接受新事物、新挑戰(zhàn)，不愿采用新手段、新技術(shù)。另一方面，高校管理者對檔案信息化的重視程度不夠。長期以來，高校普遍認為教學(xué)、科研、學(xué)生管理等是高校發(fā)展的重頭戲，檔案管理常常處于高校的邊緣地帶，沒有充分認識人事檔案信息化對高校發(fā)展的重要作用，導(dǎo)致檔案管理所需的硬件設(shè)施設(shè)備不達標(biāo)，檔案管理人員配備不足。在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代背景下，這種落后的管理理念已經(jīng)成為高校人事檔案信息化發(fā)展的一大障礙。

2.2高校檔案管理體制機制落后信息化基礎(chǔ)薄弱

一是在管理體制上，高校人事檔案管理大致歸口為三個部門：檔案館、人事處和組織部，有些高校人事檔案是由單一部門管理，有些則是多部門混合式管理，但都存在分段式、分散式的管理模式。高校的人事檔案和人事信息大多數(shù)是分離狀態(tài)，在管理上也存在差異化的分工，屬于不同的職能部門。[2]因此，造成人事檔案和人事信息的不一致，難以形成統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理和共享，給檔案的利用和檔案材料的更新歸檔造成一定程度的困難，從而影響人事檔案信息化基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的采集。二是各個管理部門通常都有自己的信息平臺處理數(shù)據(jù)和信息，在管理上較為松散，OA系統(tǒng)、組織人事系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)等采用部門內(nèi)部信息收集方法，在與人事檔案管理信息系統(tǒng)對接方面存在一定差異，組織人事信息往往是一段時期集中采集、更新和維護，人事檔案材料歸檔也隨之滯后。在“大人事檔案管理”理念下，難以形成有效合力，未能進行頂層設(shè)計、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和統(tǒng)一規(guī)劃。在實際操作中，高校人事檔案管理很難實現(xiàn)及時歸檔和更新，臨時性任務(wù)多，系統(tǒng)性不夠，從而導(dǎo)致人事檔案信息化工作開展困難。

2.3檔案管理投入力度不足，信息化支持不夠

在高校“雙一流”建設(shè)和信息化建設(shè)整體推進過程中，檔案信息化得到了一定范圍和一定程度上的發(fā)展，但與現(xiàn)代化的檔案信息管理對高校人事檔案信息化水平的要求還存在較大的差距。在實際工作中，高校對檔案管理信息化工作開展的投入不高，檔案信息化所需的硬件設(shè)施設(shè)備陳舊，檔案軟件系統(tǒng)開發(fā)不足，資金缺乏。高校人事檔案還存在信息化標(biāo)準(zhǔn)程度不高，信息化規(guī)模不夠等問題，從而導(dǎo)致高校人事檔案信息化的開發(fā)和利用相對滯后。

2.4檔案管理人員素質(zhì)不高，信息化人才匱乏

很多高校對人事檔案信息化缺乏充分的認識，導(dǎo)致人事檔案人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn)也相對薄弱。檔案管理人員通常重視收集和保管，容易忽略檔案信息資源的開發(fā)和利用。檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)相對不高，尤其是檔案信息化專業(yè)人才嚴重匱乏，導(dǎo)致當(dāng)前的檔案管理人員很難與信息時代的檔案管理利用需求相適應(yīng)。

3法制建設(shè)背景下高校人事檔案信息化的實現(xiàn)路徑

近年來，我國經(jīng)濟社會發(fā)展日新月異。特別是網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)快速發(fā)展，電子政務(wù)、無紙化辦公、越來越普遍。信息化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化程度的不斷提高，深刻影響和改變了檔案工作的內(nèi)容、方法和手段。檔案工作正在經(jīng)歷一個從接收保管紙質(zhì)檔案到接收保管電子檔案、從管檔案實體到管檔案數(shù)據(jù)、從手工操作到信息化智能化操作、從檔案資源分散利用到聯(lián)網(wǎng)共享的變革過程。檔案部門必須順勢而為，加快推進檔案工作轉(zhuǎn)型升級，逐步實現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化。[3]高校檔案工作是高校信息化工作的重要組成部分，迫切需要樹立危機意識，充分認識大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案工作的挑戰(zhàn)，立足傳統(tǒng)業(yè)務(wù)優(yōu)勢和創(chuàng)新發(fā)展需求，探索適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的檔案管理新模式。在檔案管理部門和檔案信息數(shù)據(jù)管理部門之間建立有效的協(xié)調(diào)溝通機制，將檔案部門納入高校信息化建設(shè)的頂層設(shè)計當(dāng)中，逐步推進人事檔案信息化建設(shè)工作，提升高校檔案管理和用戶服務(wù)的水平和能力。

3.1加強思想建設(shè)，促進管理理念提升

新修訂的《檔案法》第六條規(guī)定：國家采取措施，加強檔案宣傳教育，增強全社會檔案意識。高校檔案管理人員，要加強自身思想建設(shè)，提高對人事檔案管理的重視程度，大力宣傳檔案知識，扎實推進高校檔案信息化基礎(chǔ)工作的開展。高校管理層面應(yīng)高瞻遠矚，統(tǒng)一思想，頂層設(shè)計，形成全校上下重視人事檔案的良好氛圍?？傊咝n案管理人員要更新觀念，提高站位，牢固樹立“檔案姓黨”意識，充分認識人事檔案信息化工作的重要性，為高校人事檔案信息化工作的逐步開展提供重要的思想保障。

3.2加強制度建設(shè)，強化合作協(xié)調(diào)機制

新修訂的《檔案法》第三十六條規(guī)定：機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)積極推進電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互銜接。高校檔案管理部門和組織人事部門應(yīng)當(dāng)加強合作、協(xié)同發(fā)展、健全共建共享機制，積極推進人事檔案信息化工作。在實際工作過程中，檔案管理人員還要有創(chuàng)新精神，在管理手段、管理內(nèi)容、管理細節(jié)、管理制度和信息安全等方面不斷創(chuàng)新，積極發(fā)揮檔案信息化在管理利用、選人用人、績效考核等方面的積極作用。各部門之間應(yīng)當(dāng)通力合作、凝聚共識，促進信息共建共享，為人事檔案信息化建設(shè)工作提供堅強的機制保障。

3.3加強人才建設(shè)，提升檔案服務(wù)水平

新修訂的《檔案法》第十一條規(guī)定：國家加強檔案工作人才培養(yǎng)和隊伍建設(shè)，提高檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案管理的方式正在逐步從管理檔案實體向管理檔案信息轉(zhuǎn)變，檔案人員在數(shù)據(jù)的收集處理和信息分析以及系統(tǒng)管理等方面的基本技能還存在欠缺，不能適應(yīng)信息時代對檔案人員的專業(yè)素質(zhì)需求。當(dāng)然，檔案外包服務(wù)在一定程度上為檔案信息化提供了可能性，但從長遠發(fā)展和信息安全角度考慮，組建具備較高政治素養(yǎng)和專業(yè)技術(shù)能力的檔案管理人才是關(guān)鍵所在。高校應(yīng)當(dāng)不斷加強檔案管理人才培養(yǎng)、優(yōu)化檔案人才隊伍、提高檔案人員政治素養(yǎng)、加強人事檔案管理人員的繼續(xù)教育，積極組織并定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，尤其是檔案信息化及新媒體技術(shù)等業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)，為人事檔案信息化建設(shè)工作提供強有力的人才支撐。

3.4加強資金支持，保障信息化工作開展

新修訂的《檔案法》第十九條規(guī)定：檔案館要按照國家有關(guān)規(guī)定配置適宜檔案保存的庫房和必要的設(shè)施、設(shè)備，確保檔案的安全；采用先進技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。目前，高校檔案管理有兩種模式，一種是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，另一種是電子檔案，而以紙質(zhì)檔案為主。檔案管理的設(shè)施設(shè)備相對陳舊，紙質(zhì)檔案沒有進行有效的數(shù)字化，信息化數(shù)據(jù)庫的建設(shè)也無法滿足當(dāng)前高校的實際需求。高校要加大對人事檔案信息化的資金投入，適時采購信息化所必須的設(shè)施設(shè)備和軟件管理系統(tǒng)。一方面保證現(xiàn)有紙質(zhì)檔案的存貯條件，另一方面在保障信息安全的前提下，盡可能地將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，變“死”的紙質(zhì)資源檔案庫為“活”的信息庫。新修訂的《檔案法》第三十七條規(guī)定：電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。人事檔案信息化有利于檔案憑證作用的充分發(fā)揮，能夠創(chuàng)新服務(wù)形式和手段，可以極大地提高工作效率，切實提升為民服務(wù)的能力水平?？傊咝?yīng)當(dāng)加大投入，為人事檔案信息化的開展積極創(chuàng)造條件，提供必需的資金支持。實踐經(jīng)驗表明，我國高校人事檔案管理進行信息化建設(shè)是大數(shù)據(jù)時代人力資源管理科學(xué)化的重要表現(xiàn)，也是促進教職工管理由傳統(tǒng)經(jīng)驗管理向科學(xué)、智能、便利管理模式轉(zhuǎn)變的重要模式。[5]高校人事檔案信息化有利于人事檔案長久保存，有利于人事檔案數(shù)據(jù)信息資源整合、有利于為人民提供更高品質(zhì)的服務(wù)、有利于高校人才管理工作的創(chuàng)新發(fā)展、有利于人事檔案的規(guī)范化科學(xué)化管理。指出：“大數(shù)據(jù)發(fā)展日新月異，我們應(yīng)該審時度勢、精心謀劃、超前布局、力爭主動……”高校人事檔案管理應(yīng)當(dāng)夯實基礎(chǔ)，深化檔案業(yè)務(wù)規(guī)范化、科學(xué)化建設(shè)，推動檔案管理向信息化的轉(zhuǎn)化升級。高校人事檔案信息化工作刻不容緩，應(yīng)因勢而動、順勢而為、主動出擊，積極融入學(xué)校信息化整體部署，發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用,服務(wù)高校的中心工作，服務(wù)高校的長遠發(fā)展，從而為經(jīng)濟社會的發(fā)展貢獻檔案的重要力量。

作者：巨敏蓮