導(dǎo)語：高校檔案信息化建設(shè)進(jìn)程分析一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

［摘要］在5G時代下，高校檔案管理已經(jīng)跟不上高等教育迅猛發(fā)展的步伐，從“收、藏、用”角度來分析高校檔案的管理現(xiàn)狀，針對檔案收集的面廣點(diǎn)多、館（室）藏資料數(shù)字化進(jìn)程緩慢、注重“帶回去，藏起來”等現(xiàn)象，在高校檔案管理信息化意識有所提高下，集合互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等從如何“收”好檔案、“藏”好檔案、“利用”好檔案三個方面著手，展開檔案信息化的相關(guān)系列舉措。

［關(guān)鍵詞］高校檔案；“收、藏、用”；檔案信息化

一、引言

2019年的十三屆全國人大二次會議中，總理指出：“繁榮文藝創(chuàng)作、發(fā)展新聞出版、廣播影視和檔案等事業(yè)”。國際檔案理事會（ICA）號召，通過數(shù)字技術(shù)提升檔案利用的契機(jī)，為數(shù)字時代的社會做出更為有力的貢獻(xiàn)。5G時代來臨，各行各業(yè)進(jìn)入信息化時代的步伐加快，基于“大數(shù)據(jù)”“信息化”“互聯(lián)網(wǎng)＋”等方面的研究也層出不窮。書墨飄香，悠閑自得的品書已成為一種過往，人們獲得信息的方式已從書本內(nèi)慢慢地去翻閱查找，轉(zhuǎn)變?yōu)橄胫朗裁淳汀氨仨殹薄榜R上”從各種搜索引擎盡數(shù)獲得。檔案工作也需要適應(yīng)新時代的潮流，傳統(tǒng)的檔案管理模式需要注入新鮮的血液，才能保持活力，充滿干勁。高校檔案管理工作的主要客體是教學(xué)、科研、學(xué)生管理等產(chǎn)生的檔案信息，這些檔案信息構(gòu)成了學(xué)校的“資源中心”。近年來，隨著信息化技術(shù)在各行各業(yè)的廣泛利用，高校檔案管理的信息化意識有所提高。江蘇食品藥品職業(yè)技術(shù)學(xué)院建校60年，在校慶籌備工作中，本人結(jié)合校史編寫、老檔案尤其是珍貴資料的整理、校園文化宣傳、資料收集中遇到的難題等各方面，認(rèn)真思考在高校的創(chuàng)新創(chuàng)優(yōu)建設(shè)中，如何使檔案工作別樹一幟，探索檔案工作的問題所在和信息化建設(shè)措施。

二、高校檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案收集的“網(wǎng)”疏而不全在信息大爆炸的時代，高校各部門辦公業(yè)務(wù)變廣、模式也在不斷的創(chuàng)新，檔案收集的范圍變大，格式多樣，呈海量狀態(tài)。部分檔案管理者還固守老思想、老傳統(tǒng)的工作思路，使得高校檔案館（室）收集檔案多數(shù)時候依然處于被動接收的狀態(tài)，檔案形成部門提交什么，檔案館（室）就收什么，也出現(xiàn)了兩種可能：一種是，一份行政發(fā)文涉及多個部門利用，各部門沒有篩選全部都上交，導(dǎo)致檔案資料收集重復(fù)而增加館藏負(fù)擔(dān)；另一種可能，收集過程中存在檔案員不能認(rèn)真審視所收檔案內(nèi)容、馬虎應(yīng)付交差等現(xiàn)象，使檔案上交不齊甚至遺漏重要資料。此外，隨著無紙化、綠色辦公的推進(jìn)，各檔案形成部門電子檔案增多，存儲的格式多樣，雙套制的管理模式也增加了檔案員的工作量，電子檔案的讀取、轉(zhuǎn)化，需要專業(yè)的軟件安裝，使得檔案員必須要掌握檔案專業(yè)以外的知識才能順利開展工作。（二）檔案館（室）藏資料數(shù)字化進(jìn)程緩慢全國各高校先后開展檔案數(shù)字化工作，對檔案材料進(jìn)行規(guī)范的分類整理，并配置相應(yīng)辦公設(shè)備，規(guī)劃檔案庫房等。以江蘇為例，通過參與檔案室評星級活動，各高校查找檔案管理存在問題，制定并完善整改措施，推動了檔案工作的數(shù)字化進(jìn)程，起到一定程度的“以評促建”效果。但縱觀高校各項(xiàng)工作，檔案管理仍有滯后性，如設(shè)備老化、人員配備、資金、場地限制等因素，這些或多或少制約檔案數(shù)字化的發(fā)展。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，部分高校檔案館（室）還普遍存在“一多三少”的問題：紙質(zhì)檔案存儲多、珍貴檔案少、實(shí)物檔案少、特色檔案少。就目前而言，檔案電子化的進(jìn)程緩慢，珍貴、特色檔案有待挖掘，實(shí)物檔案因?yàn)楣芾砗捅４鎲栴}，也是少之又少。數(shù)字化進(jìn)程緩慢受諸多因素的影響，檔案形成部門的不重視、人才配置少、經(jīng)費(fèi)不足等因素都導(dǎo)致檔案數(shù)字化的不暢通。（三）檔案利用仍存在“帶回去，藏起來”現(xiàn)象縱觀全國高校，有百年校史的不在少數(shù)，多數(shù)短則距今也有六七十年的歷史。檔案管理依然存在“重藏輕用”現(xiàn)象，歲月積累的珍貴老檔案或許還靜靜地躺在庫房的某個角落，它們記錄了一個高校的歷史變革、榮辱興衰，是一種文化信仰。過去檔案者把大量的精力花費(fèi)在如何保護(hù)檔案方面，從紙張耐久性、存儲方式、檔案盒酸堿度等方面研究如何“藏”好檔案，而如何激活庫存檔案、提高利用度方面卻創(chuàng)新度不高，把檔案管理與新技術(shù)、新媒體相結(jié)合的文獻(xiàn)少之又少。（四）高校檔案管理整體上信息化意識覺醒雖然新形勢下檔案管理現(xiàn)狀存在許多問題，但管理者們也在積極地去解決、試行中。從知網(wǎng)來看，研究高校檔案“信息化建設(shè)”的文章2017年—2019年各約有277、328、384篇，從此數(shù)據(jù)側(cè)面說明越來越多的檔案管理者意識到傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)跟不上社會日益多樣化發(fā)展的腳步。例如朱紅茹以南京交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例發(fā)表的《大數(shù)據(jù)視域下高職院校檔案信息化管理研究》一文闡述了信息化建設(shè)必須“提升高職院校檔案信息化建設(shè)水平，必須強(qiáng)化人員培訓(xùn)，不斷完善監(jiān)管制度，推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)?！彪S著在線服務(wù)的普及，大數(shù)據(jù)下的“淘寶”、美團(tuán)、攜程等APP服務(wù)，顛覆了傳統(tǒng)的衣食住行模式。高校檔案者們也在探索一種新的管理模式，從收、藏、用等全方位進(jìn)行優(yōu)化改革，而信息化是建立新模式的夯實(shí)基礎(chǔ)。

三、我校檔案管理現(xiàn)狀

自改革開放以來，學(xué)校合并的風(fēng)潮一直盛行，直到1999年高校擴(kuò)招后達(dá)到高峰。我校也不例外，其前身是由兩所中專院校組成，分別是淮陰食品工業(yè)學(xué)校和淮陰專區(qū)供銷商業(yè)學(xué)校。前者成立于1961年7月，有著以工科為主、文理兼有的辦學(xué)特色；后者成立于1964年11月，是一所財經(jīng)類為主、兼顧理科的國家級重點(diǎn)中專。兩所學(xué)校于2002年合并為江蘇食品職業(yè)技術(shù)學(xué)院。目前，檔案室收藏檔案以“卷”保存的有一萬一千余卷，以“件”保存約一萬四千件，其中“老食品”“老供銷”檔案數(shù)量約占四分之一，庫存紙質(zhì)檔案至今未實(shí)現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)，合并前的兩所老學(xué)校檔案各自保存各自利用，沒有形成資源交融、共享局面，且老檔案挖掘少、利用少，偶爾查詢也是手工查找。“一多三少”現(xiàn)象依然嚴(yán)重，信息化建設(shè)落后。

四、實(shí)施檔案信息化相關(guān)舉措

（一）“收”好檔案在信息大爆炸的時代，高校各職能部門、教學(xué)單位的工作內(nèi)容較之以前大幅增多，使得檔案收集的“點(diǎn)”多、“面”廣，這無疑增加了檔案收集的工作量與難度。針對檔案收集工作，可采取以下三點(diǎn)措施：1．強(qiáng)化檔案收集管理的重要性收好檔案需要各職能部門和二級單位的配合。一是思想上要重視。在慶祝中國共產(chǎn)黨成立95周年大會上提出“四個自信”，其中之一的文化自信自然囊括了檔案文化，各高校管理者要時刻提醒師生重視檔案收集工作，通過廣泛宣傳，讓師生意識到自己是檔案文化的直接或間接參與者，檔案收集管理不僅僅是檔案員的工作，每個師生都有責(zé)任配合檔案收集管理工作，并保證檔案信息的完整性與真實(shí)性。二是行動上要重視。目前不少高校中除了綜合檔案館（室）配備專職檔案員以外，其他部門都是兼職檔案員，人員流動很大，去年是張三收集，今年又換成李四，后年又不知道是誰，不固定性使得工作開展緩慢、不能透徹領(lǐng)會工作的重點(diǎn)，重復(fù)培訓(xùn)降低工作效率。檔案收集管理有一定的專業(yè)性，檔案形成部門應(yīng)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，從專業(yè)、年齡、人數(shù)等因素考慮，安排專業(yè)、固定的檔案員。2．健全檔案管理體制，提升業(yè)務(wù)能力“沒有規(guī)矩，不成方圓”。有制度可依，工作才能規(guī)范開展，綜合檔案館（室）需要制定規(guī)范、合理的檔案收集制度。日常工作中嚴(yán)格把關(guān)出、入庫的檔案資料及人員信息，做好工作臺賬；制定考核細(xì)則，定期對檔案收集工作進(jìn)行考核等。同時，加強(qiáng)對兼職檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容不僅包括檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，還應(yīng)定期開展計算機(jī)技術(shù)方面的提升學(xué)習(xí)、信息化技術(shù)手段的運(yùn)用等活動，提升檔案員個人素質(zhì)能力，培養(yǎng)綜合性人才隊伍。此外，專職檔案管理者也要加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，充分運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、區(qū)域鏈技術(shù)等新領(lǐng)域開展工作創(chuàng)新，熟練歸檔流程，提升業(yè)務(wù)素養(yǎng)，全方位樹立服務(wù)意識。3．充分利用互聯(lián)網(wǎng)工具檔案收集中要避免形式主義。從2014年浙江省的“互聯(lián)網(wǎng)＋政務(wù)服務(wù)”試點(diǎn)運(yùn)行，辦公形成的電子文件逐年增加，這也符合國內(nèi)外數(shù)字轉(zhuǎn)型的趨勢。面對海量的電子檔案，歸檔過程中要充分利用互聯(lián)網(wǎng)工具，優(yōu)化工作流程，微信、QQ、釘釘?shù)绒k公軟件，使業(yè)務(wù)溝通不再受時間、空間的限制，避免不必要的集中會面；網(wǎng)盤、云盤等大容量的存儲空間方便各部門存儲，避免U盤拷貝時出現(xiàn)漏拷、刪除、中毒等問題；在線文檔可多人同時操作共享等等這些互聯(lián)網(wǎng)工具都起到減負(fù)作用，同時提高工作效率。（二）“藏”好檔案《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中提出：“檔案工作要樹立綠色發(fā)展理念，全面加強(qiáng)各項(xiàng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，推動綠色環(huán)保型檔案庫建設(shè)”。檔案的保存從技術(shù)、場地、形式上都在進(jìn)行新的創(chuàng)新。1．?dāng)?shù)字化檔案室建設(shè)建設(shè)數(shù)字化檔案室，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型、數(shù)字化升級和數(shù)字化換代，是將我國建成檔案管理強(qiáng)國的一項(xiàng)迫切任務(wù)和重要內(nèi)容。巧婦難為無米之炊，數(shù)字化檔案室的前提是辦公設(shè)備齊全，而快速掃描設(shè)備、打印復(fù)印一體機(jī)、自動裝訂機(jī)等自動化設(shè)備都為檔案工作帶來便捷；隨著數(shù)字化進(jìn)程的推進(jìn)，檔案館（室）中保存的不僅是紙質(zhì)檔案，還有大量的電子檔案，這些電子檔案分門別類被存在光盤、磁盤、優(yōu)盤等電子存儲設(shè)備中，而電子設(shè)備的保存要求更高，不僅受溫度、濕度的影響，還會受電子設(shè)備的質(zhì)量、磁場、熱源等影響，為了保證電子檔案的完整性、正確性，故采取對電子檔案多檢查、多備份，配備防磁柜等措施。2．庫房環(huán)境智能檢測在建校時間長、老檔案存放多的庫房中，封閉性的環(huán)境容易產(chǎn)生多種真菌、放射性元素氡、低濃度氮氧化物以及甲醛等，工作環(huán)境對人體會產(chǎn)生一定的危害。目前我校庫房中配置了空調(diào)、空氣凈化機(jī)、溫濕度感應(yīng)裝置等來保障檔案的存儲條件，庫房環(huán)境質(zhì)量需要人工進(jìn)入感知，我們可以利用物聯(lián)網(wǎng)技在辦公區(qū)域?qū)崟r地對庫房進(jìn)行溫度調(diào)節(jié)、空氣質(zhì)量、濕度等監(jiān)控，監(jiān)控系統(tǒng)可以是pc機(jī)客戶端也可以是APP手機(jī)端，操作方便，不受時間、空間的限制，工作期間可以在辦公區(qū)域?qū)旆窟M(jìn)行溫度調(diào)節(jié)、空氣質(zhì)量、濕度等檢測，保障檔案人員的身體健康，寒暑假等非工作時間也可以實(shí)時監(jiān)控并優(yōu)化庫房環(huán)境，提高了檔案的保存壽命。3．維護(hù)網(wǎng)站安全性互聯(lián)網(wǎng)下的信息化給辦公帶來便捷，也存在弊端。隨著線上服務(wù)進(jìn)入“高質(zhì)量”發(fā)展時代，高校檔案的網(wǎng)絡(luò)維護(hù)也需重視起來，絕不允許出現(xiàn)篡改、刪除等現(xiàn)象。某高校曾經(jīng)發(fā)生過官方微博被盜號，發(fā)表不雅言論，給學(xué)校聲譽(yù)帶來負(fù)面的影響。維護(hù)網(wǎng)站安全的措施有：首先檔案存儲要使用專用的檔案軟件系統(tǒng)，我校目前使用的是南大之星，該系統(tǒng)穩(wěn)定性較好，有專業(yè)人員進(jìn)行問題解答和網(wǎng)絡(luò)維護(hù)，安全性得到保障。其次，檔案網(wǎng)站都是鏈接在校網(wǎng)頁上，高?，F(xiàn)教中心部門需完善校園基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)，建設(shè)智慧校園中心，實(shí)現(xiàn)對動力環(huán)境安全監(jiān)控和設(shè)備耗能的實(shí)時監(jiān)控；同時拓展存儲容量、提高網(wǎng)絡(luò)速度，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)對網(wǎng)站信息進(jìn)行整合，確保提供高速、安全、穩(wěn)定的網(wǎng)站瀏覽服務(wù)。（三）“用”好檔案充分發(fā)揮檔案優(yōu)勢。大膽創(chuàng)新，篩選出檔案信息內(nèi)容合適的、利用頻率高的、利用人數(shù)廣泛的，與互聯(lián)網(wǎng)、區(qū)域鏈技術(shù)相結(jié)合，為用戶提供優(yōu)質(zhì)、便捷、高效的檔案利用服務(wù)。1．建立電子檔案分級管理系統(tǒng)建立電子檔案分級管理系統(tǒng)，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對不同類別的檔案查閱量進(jìn)行統(tǒng)計，分門別類，使查閱者按需查找，提高查閱效率。總的可以分為公開類與非公開兩大類，公開類包括校史文化展現(xiàn)、名人名事、檔案知識宣傳類等資料。非公開中包括了本校教職工和學(xué)生可以查閱的個人信息等，設(shè)置為一級（普通級）；其次包括了會議紀(jì)要、行政發(fā)文、上級來文等，設(shè)置為二級（中級）；絕密文件設(shè)置為三級（絕密）管理。公開類的檔案直接鏈接在校網(wǎng)站上即可，屬于對外開放型；非公開類中的一級資料可以對接OA系統(tǒng)，教師和學(xué)生憑借自己的工號和學(xué)號進(jìn)OA系統(tǒng)查閱即可；對于非公開中的二級（中級）管理文件，查閱者首先進(jìn)行線上申請，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)電子批復(fù)同意后，再由系統(tǒng)隨機(jī)生成密碼方可進(jìn)入查閱，而對于重要的機(jī)密文件（三級）視各校情況而定，是否能進(jìn)行網(wǎng)上查閱。2．對用戶設(shè)定分類通道為方便用戶查閱，對查閱群體進(jìn)行個性化通道設(shè)置，主要分為教師群體、學(xué)生（畢業(yè)生）群體、其他用戶等三類。經(jīng)調(diào)查，教師查閱的范圍主要有在職個人信息、部門常規(guī)性文件、因申報科研項(xiàng)目需提供單位法人證書等，學(xué)生主要查詢對象為學(xué)籍、驗(yàn)印名冊、畢業(yè)證書信息情況等，而其他用戶則能查閱網(wǎng)站上所有的對外開放資料。對用戶群體進(jìn)行分類，也是對電子檔案信息進(jìn)行分類，提高查閱效率，為維護(hù)了檔案的安全性。3．運(yùn)用新媒體，傳播校園文化新媒體的使用，為宣傳校園文化帶來多種途徑。在全國學(xué)生上網(wǎng)課期間，我校在網(wǎng)絡(luò)上“火”了一把，“雪山頂上找信號的女孩”分別被現(xiàn)代快報、人民日報、新浪、抖音等多個融媒體報道，人民日報單條閱讀量達(dá)100萬，也是抖音上持續(xù)多天的熱搜，這個事件從側(cè)面也反映了新媒體傳播的快速性。隨著微信、微博、小程序的廣泛應(yīng)用，檔案故事、檔案文化可以在公眾號上推送學(xué)校名人簡介、教學(xué)名師、校園大事記等，通過朋友圈等社交媒體轉(zhuǎn)發(fā)閱讀提高知名度，塑造校園名片；宣傳部門制作的快閃、抖音等短視頻的運(yùn)用，努力把檔案利用好、宣揚(yáng)校園文化。中華五千年文明是靠著歷史檔案一步一步傳承下來的。高校文化亦是如此，通過查看校史、大事記、年鑒等，可以了解一個學(xué)校的辦學(xué)宗旨、發(fā)展歷程，可以為校管理者提供治理決策，為教師提供教學(xué)、科研經(jīng)驗(yàn)等。

五、小結(jié)

檔案信息資源的開發(fā)和利用是體現(xiàn)檔案事業(yè)意義的重要方面，是文化自信的重要組成部分。目前，高校檔案信息化的措施在不斷地推進(jìn)和完善階段，2020年受的影響，各省高校實(shí)行“停課不停教、停課不停學(xué)”，線上辦公、電子文件流轉(zhuǎn)力度加大；從新形勢的需求來看，檔案信息化發(fā)展是必需的，而且還有很長的路要走。

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作者:章芳芳 單位:江蘇食品藥品職業(yè)技術(shù)學(xué)院