導(dǎo)語：高校檔案信息化建設(shè)思考與探討一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

高校檔案信息化，是以先進(jìn)的信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)為手段，以高校檔案中的文字、圖像、錄音等資源為對(duì)象，將高校檔案的儲(chǔ)存形式、采用的管理方法和形式，以及傳遞途徑等，變成一種更易于保存、管理和傳遞形式。簡(jiǎn)單來說，高校檔案信息化就是讓高校傳統(tǒng)的檔案管理過程信息化。在信息時(shí)代高速發(fā)展的今天，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算已經(jīng)成為一種科技發(fā)展的趨勢(shì)，高校檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化，有利于檔案信息資源的整合、管理和開發(fā)，更有利于實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享和充分利用。高校檔案信息化建設(shè)需要一個(gè)較長(zhǎng)的過程，不僅需要先進(jìn)的信息技術(shù)的支撐，信息資源的大力開發(fā)和利用，而且也需要信息服務(wù)的不斷發(fā)展，這些都是高校檔案信息化建設(shè)工作中面臨的挑戰(zhàn)。

1高校檔案信息化建設(shè)是時(shí)展的必然選擇

1.1高校檔案實(shí)行信息化建設(shè)的重要性。首先，高校檔案實(shí)行信息化，在很大程度上可以減少檔案的日常整理程序的復(fù)雜性，使檔案檢索更快速和準(zhǔn)確。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理和檢索不同，信息化的管理程序，一是能夠?qū)崿F(xiàn)快速檢索檔案，二是能夠自動(dòng)化歸類儲(chǔ)存檔案，這不僅減少工作人員檢索、尋找檔案時(shí)間，提高工作效率，而且井然有序的管理流程，能夠使檔案管理員有更多的時(shí)間和精力提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。其次，高校檔案實(shí)行信息化，有利于檔案信息資源的保存和共享。傳統(tǒng)檔案信息多以紙質(zhì)載體存在，而信息化建設(shè)是將傳統(tǒng)的不同載體的各種檔案利用信息技術(shù)進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，將轉(zhuǎn)換后的信息儲(chǔ)存在信息容量大、傳遞快、空間占用小的硬盤或網(wǎng)絡(luò)空間，通過計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檢索和查閱，這樣更有利于檔案管理者查找和翻閱，也避免了對(duì)同一檔案反復(fù)查閱造成的原始檔案材料磨損和毀壞。此外，隨著信息化時(shí)代的到來，高校數(shù)字化校園建設(shè)的進(jìn)程也在不斷加快，高校各部門的信息管理系統(tǒng)也都在逐漸地開發(fā)和完善。高校檔案實(shí)行信息化建設(shè)，有利于各種信息資源的整合和利用，更好地實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。最后，高校檔案實(shí)行信息化，有利于紙質(zhì)資源的節(jié)約。傳統(tǒng)的檔案多以紙質(zhì)載體儲(chǔ)存，而紙質(zhì)檔案在利用和借閱形式上主要依賴復(fù)印件的形式，這在一定程度上造成了紙張和紙質(zhì)資源的浪費(fèi)。檔案實(shí)行信息化建設(shè)后，紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化成電子檔案信息儲(chǔ)存在電腦中，檔案借閱人員只需要獲得借閱證明便可以實(shí)現(xiàn)相關(guān)檔案的下載和傳輸，甚至可以不受地域的限制，在某種程度上提高了相關(guān)人員的工作和辦事效率。1.2高校檔案實(shí)行信息化建設(shè)的必然性。一是信息化的高校檔案管理是時(shí)展和社會(huì)進(jìn)步的必然趨勢(shì)。當(dāng)今時(shí)代，隨著科技日新月異的飛速發(fā)展，社會(huì)在不斷進(jìn)步，檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)成為一個(gè)新的趨勢(shì)和潮流，是時(shí)展的必然結(jié)果。作為檔案群體重要支流的高校檔案也需要看準(zhǔn)時(shí)勢(shì)，緊跟時(shí)代步伐，加入到信息化建設(shè)的大家庭，必須努力推進(jìn)自身的信息化和數(shù)字化建設(shè)。二是高校各項(xiàng)事業(yè)信息化建設(shè)的需要。由于各方面的原因，目前我國(guó)高校在檔案信息化建設(shè)方面的發(fā)展存在不足，無法滿足高校信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)需要?？茖W(xué)技術(shù)日益發(fā)展，高校的各項(xiàng)事業(yè)也都開始借助科技手段和服務(wù)方式的改變來不斷完善各部門的職能，信息化建設(shè)逐漸成為高校改善工作的趨勢(shì)，高校各管理部門在信息化建設(shè)背景下都轉(zhuǎn)變了原來的工作方式，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行高效率的辦公。由此看來，高校檔案信息化建設(shè)不但可以保證高校的檔案管理工作在質(zhì)量和效率上有顯著的提高，而且這也順應(yīng)了時(shí)展的需求，極大地推動(dòng)了高校各項(xiàng)事業(yè)信息化的建設(shè)。

2目前高校檔案信息化建設(shè)存在的不足

2.1高校檔案信息化資源相對(duì)分散，技術(shù)對(duì)接困難。高校信息化建設(shè)的深入發(fā)展，促成學(xué)校各部門都采用了各自的辦公信息系統(tǒng)，如學(xué)校教務(wù)處的學(xué)籍管理系統(tǒng)、成績(jī)管理系統(tǒng)、科研管理部門的科研管理系統(tǒng)等，各系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)都可以直接轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案被檔案管理系統(tǒng)接收。但是，目前許多學(xué)校由于缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃，采用的各種軟件不一致，因此沒有統(tǒng)一的信息資源管理平臺(tái)，致使其他信息系統(tǒng)和檔案信息系統(tǒng)對(duì)接困難，造成資源信息無法共享的局面，加大了檢索成本和難度。2.2高校檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)缺乏，管理制度和法律不完善。高校檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)要求相對(duì)復(fù)雜，加上信息技術(shù)還在快速的發(fā)展中，這就造成信息化建設(shè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)體系相對(duì)滯后，難以做到在信息化建設(shè)中既滿足現(xiàn)在的技術(shù)，又能為將來信息技術(shù)發(fā)展留下余地的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。而且，高校檔案管理的相關(guān)制度和法律法規(guī)還不夠健全，管理制度和工作模式在實(shí)際中也難以適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理工作的要求。例如，由于缺乏詳細(xì)、具體的歸檔管理制度，許多部門的歸檔工作具有很大的隨意性；電子文件的憑證作用、簽名的認(rèn)定、開放信息的適用范疇等問題，都需要相關(guān)的法律法規(guī)來規(guī)范。2.3高校檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施滯后，人員業(yè)務(wù)能力不足?；A(chǔ)設(shè)施和相關(guān)人員是高校檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)，是信息化建設(shè)順利進(jìn)行的重要保障。檔案信息化建設(shè)不僅離不開先進(jìn)的設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、掃描儀、校園局域網(wǎng)、信息處理軟件和系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)庫等硬件設(shè)施，也離不開擅長(zhǎng)、并能夠熟練操作計(jì)算機(jī)、應(yīng)用軟件和數(shù)據(jù)庫等的技術(shù)型人才。但是，目前我國(guó)許多高校設(shè)施配置嚴(yán)重不到位，只有幾臺(tái)計(jì)算機(jī)，而硬件方面配備較好的高校，也往往是因?yàn)槿鄙賹ｉT信息化方面的人才，在實(shí)際工作中使設(shè)備不能得到充分的利用，造成了極大地資源浪費(fèi)。

3高校檔案信息化建設(shè)的策略

3.1規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)技術(shù)對(duì)接。首先，規(guī)范不同信息化資源系統(tǒng)建設(shè)、信息化管理和信息化成果利用的標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案資源信息能夠及時(shí)、有效的傳遞，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享；統(tǒng)一、有效的規(guī)范管理，可以推動(dòng)工作的積極開展，將建設(shè)責(zé)任具體落實(shí)到個(gè)人，有利于避免職責(zé)混亂。其次，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化與檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)對(duì)接，這是高校檔案信息資源整合、實(shí)現(xiàn)文檔一體化的重要過程。它從紙質(zhì)的文字和檔案工作的全局出發(fā)，實(shí)現(xiàn)從紙質(zhì)文件的制發(fā)到歸檔的全程管理，在同一個(gè)管理系統(tǒng)中，采用相同的工作制度、方法和程序，將現(xiàn)行文的產(chǎn)生、歸檔的過程收入到一個(gè)管理系統(tǒng)，而不是將文件管理和檔案管理界限分明的劃開，形成獨(dú)立管理系統(tǒng)。這樣能夠有效減少重復(fù)勞動(dòng)，從而提高文檔管理效率，完成各系統(tǒng)的對(duì)接，檔案資源的信息化建設(shè)。3.2完善相關(guān)制度和法律。制度和法律是有效開展管理工作的重要依據(jù)，完善的信息化建設(shè)制度和相關(guān)法律，不僅能夠促進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)工作的開展，而且可以對(duì)檔案管理工作起到規(guī)范的作用。首先，嚴(yán)格保密制度，防止信息被惡意泄露。網(wǎng)絡(luò)、科技時(shí)代，信息的傳播速度快、路徑多，在信息化發(fā)展過程中，檔案信息經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)整理和傳遞，如果對(duì)檔案信息的保密制度忽視，很容易造成信息泄露，給學(xué)?；?qū)W生個(gè)人造成重大損失，產(chǎn)生不良影響。其次，完善信息數(shù)據(jù)安全制度。每一份檔案信息數(shù)據(jù)，對(duì)其數(shù)字化存儲(chǔ)采取多重備份的方法，運(yùn)用密鑰實(shí)施更加嚴(yán)格的權(quán)限管理，保證信息數(shù)據(jù)的安全。最后，制定相關(guān)的法律法規(guī)，用法律手段約束檔案信息化過程中會(huì)出現(xiàn)的不良行為和矛盾，對(duì)惡意破壞保密制度、泄露信息的人進(jìn)行處罰。3.3加大基礎(chǔ)設(shè)施投入，提升人員業(yè)務(wù)能力。第一，加大對(duì)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施的投入。先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)必不可少的物質(zhì)條件，高校檔案信息化需要完善的硬件設(shè)施建設(shè)，除了計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等，還需要檔案數(shù)據(jù)儲(chǔ)存器、相關(guān)的系統(tǒng)軟件數(shù)、碼照相機(jī)、攝像機(jī)、圖文掃描儀等設(shè)備，檔案數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存、開發(fā)和利用，應(yīng)該突出軟件的科學(xué)性和實(shí)用性的特點(diǎn)，應(yīng)具備刻錄、處理、檢索等服務(wù)功能。第二，除了基礎(chǔ)設(shè)施外，高校檔案信息化建設(shè)還有賴于綜合素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的檔案管理人才。檔案工作人員不僅要掌握傳統(tǒng)的管理知識(shí)和技能，還要學(xué)會(huì)應(yīng)用計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫應(yīng)用等專業(yè)知識(shí)。因此，要加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的培訓(xùn)，提升其專業(yè)知識(shí)。此外，高校還可以引進(jìn)檔案管理和計(jì)算機(jī)專業(yè)的人才，建立良性的納新機(jī)制，從而實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化建設(shè)的快速發(fā)展。

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作者:張文雅 單位:周口師范學(xué)院校長(zhǎng)辦公室