導(dǎo)語：高校檔案信息化建設(shè)的研究一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：文章結(jié)合同濟(jì)大學(xué)檔案館的實(shí)際情況，從檔案資源數(shù)字化、管理過程智能化、檔案服務(wù)信息化三方面，提出高校檔案信息化建設(shè)的必要性，并對其進(jìn)行探討和分析，闡述了高校信息化建設(shè)的基本思路和具體辦法。

關(guān)鍵詞：高校信息化；檔案資源數(shù)字化；管理過程智能化；檔案服務(wù)信息化

2014年9月，國家檔案局局長楊冬權(quán)就指出：“在今天這樣的信息化時(shí)代，檔案決不僅是‘故紙堆’，而是寶貴的信息。檔案部門也決不僅是保管重地，而是檔案信息管理與的重要職能部門。檔案工作者要有現(xiàn)代的眼光和思維，牢固樹立信息化是檔案事業(yè)發(fā)展的必由之路的思想，以檔案信息化推動(dòng)檔案管理工作的現(xiàn)代化?！备咝n案工作有著自身發(fā)展的特點(diǎn)，高校內(nèi)擁有各類專業(yè)背景人才，在信息化技術(shù)和創(chuàng)新服務(wù)理念方面有著得天獨(dú)厚的優(yōu)勢，更容易做到與時(shí)俱進(jìn)。

一、高校檔案信息化建設(shè)的必要性

高校檔案承載著“記載校史校情，傳承大學(xué)精神”的重要使命，同時(shí)也是維護(hù)學(xué)校和師生根本利益的重要依據(jù)。隨著高校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，高校館藏檔案案卷數(shù)也在逐年增加，同時(shí)，隨著國家的發(fā)展和社會(huì)的需求，每年各類人才流動(dòng)、戶籍變更、留學(xué)、移民的人數(shù)也在逐年攀升[1]34。以同濟(jì)大學(xué)檔案館為例，館里保存著建校一百多年的檔案27萬余卷，案卷每年以2萬余卷遞增，每年前來檔案館辦理各類檔案證明的達(dá)8000余人次，然而檔案館的工作人員不增反減，人均工作量不斷增長，勢必會(huì)在每年的畢業(yè)季等一些特殊時(shí)段形成業(yè)務(wù)量堆積的現(xiàn)象。針對這些問題，大力推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)工作已經(jīng)成為亟待解決的問題。

二、高校檔案信息化建設(shè)的基本思路探索和應(yīng)用

高校檔案信息化建設(shè)是提高檔案工作水平的重要途徑，它的建設(shè)是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程。根據(jù)高校檔案的具體情況，歸納總結(jié)為三方面，即檔案資源數(shù)字化、管理過程智能化、檔案服務(wù)信息化。

1.檔案資源數(shù)字化。主要指直接歸檔的數(shù)字檔案和對館藏各種載體檔案的進(jìn)行數(shù)字化加工工作。（1）數(shù)字檔案的歸檔。數(shù)字檔案也可稱為“電子檔案”。電子文件是指依托計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代化辦公條件和設(shè)備，存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體的文件，而具有查考利用價(jià)值并應(yīng)當(dāng)歸檔保存的電子文件就被稱為數(shù)字檔案，它必須依賴電子設(shè)備進(jìn)行閱讀和處理。在高校檔案形成過程中，會(huì)產(chǎn)生很多的數(shù)字檔案，比如電子公文(俗稱OA文件)就屬于此類檔案。電子公文是指通過學(xué)校協(xié)同辦公系統(tǒng)處理公文后形成的具有規(guī)范格式的電子數(shù)據(jù)，對學(xué)校和社會(huì)具有相當(dāng)重要的保存價(jià)值。同濟(jì)大學(xué)在進(jìn)行電子公文歸檔的實(shí)際應(yīng)用中，創(chuàng)新提出在檔號編制規(guī)則中增加部門代碼，使同一部門的檔案相對集中，便于查找和利用。整個(gè)歸檔過程依舊采用電子數(shù)據(jù)和紙質(zhì)檔案“雙套制”歸檔模式，即在協(xié)同辦公系統(tǒng)中將電子公文數(shù)據(jù)通過接口傳輸至檔案管理系統(tǒng)自動(dòng)歸檔，同時(shí)還須將已辦結(jié)的電子公文制成紙質(zhì)公文，與電子公文一同歸檔，電子公文與紙質(zhì)公文互為鏡像，實(shí)現(xiàn)了文檔一體化。(2)館藏檔案數(shù)字化加工。長期以來，檔案館所存放的檔案大多是紙質(zhì)檔案，檔案利用也都是采用手工翻閱紙質(zhì)檔案來進(jìn)行。而如今信息時(shí)代的數(shù)字信息管理模式，已開始深刻地影響著檔案管理全過程。為了能迅速、方便、準(zhǔn)確地提供檔案利用，共享可公開的檔案信息資源，更好地滿足社會(huì)各界對檔案利用的需求，就必須進(jìn)行檔案的數(shù)字化加工工作，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為存儲在磁盤、光盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本，真正實(shí)現(xiàn)對館藏檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理。同濟(jì)大學(xué)的館藏檔案數(shù)字化加工采用數(shù)字化外包的方式進(jìn)行。項(xiàng)目實(shí)施前，檔案館工作人員需要對檔案的種類、數(shù)量、案卷質(zhì)量以及檔案的整理方法、著錄方法、檔號編制方法等進(jìn)行詳細(xì)了解，制訂出一系列操作規(guī)范和規(guī)章制度，選擇綜合實(shí)力雄厚、擁有一定資質(zhì)的檔案數(shù)字化加工專業(yè)公司作為承包方。項(xiàng)目實(shí)施過程中，針對“調(diào)卷→整理→掃描→還卷→質(zhì)檢→著錄→總檢→掛接→備份”等流程及加工環(huán)境，對照國家檔案局《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》逐條檢查，全面管理。

2.管理過程智能化。主要包括部門立卷網(wǎng)絡(luò)化、庫房環(huán)境自動(dòng)化和檔案管理智能化三大方面。（1）部門立卷網(wǎng)絡(luò)化。部門立卷是指由檔案材料的形成部門在檔案管理部門的指導(dǎo)下，具體完成檔案從收集、整理、組卷、錄入管理系統(tǒng)、著錄目錄到系統(tǒng)，并定期移交歸檔的全部工作。立卷工作可分為平時(shí)立卷（預(yù)立卷）和年終立卷，兩者是相輔相成的。預(yù)立卷為年終立卷打下了基礎(chǔ)，年終立卷又可以檢驗(yàn)預(yù)立卷，以便根據(jù)工作的變化及時(shí)調(diào)整類目，為新的一年編制立卷類目提供根據(jù)。同濟(jì)大學(xué)檔案館使用的管理系統(tǒng)采用瀏覽器/服務(wù)器結(jié)構(gòu)，部門檔案員只要有一臺聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)就可以登錄到系統(tǒng)中，使用系統(tǒng)的各種功能進(jìn)行操作，檔案館工作人員可以同步實(shí)時(shí)監(jiān)督部門檔案員的立卷過程，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)指出和修改，降低了歸檔的錯(cuò)誤率。

3.庫房環(huán)境自動(dòng)化。檔案庫房是永久保管檔案的基地，加強(qiáng)檔案庫房管理是保護(hù)檔案的重要途徑。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，通過智能設(shè)備和信息技術(shù)進(jìn)行交互和控制，克服了傳統(tǒng)庫房管理存在的弊端，減少了人工工作量，提高了管理效率。同濟(jì)大學(xué)檔案館在庫房環(huán)境自動(dòng)化建設(shè)中，先后在庫房中更新安裝了紅外視頻監(jiān)控系統(tǒng)、門禁———照明聯(lián)動(dòng)控制系統(tǒng)、溫濕度自動(dòng)控制系統(tǒng)、空氣凈化系統(tǒng)、七氟丙烷自動(dòng)滅火系統(tǒng)，以及變頻控制電梯設(shè)備等。其中紅外視頻監(jiān)控系統(tǒng)通過在庫房內(nèi)安裝雙頭紅外攝像頭對庫房進(jìn)行24小時(shí)全面無死角、不間斷圖像監(jiān)控。庫房管理人員可以通過回放，調(diào)取任意時(shí)間段的庫房監(jiān)控錄像[2]51。門禁———照明聯(lián)動(dòng)控制系統(tǒng)，一改傳統(tǒng)的鐵鎖把門模式，通過門禁管理系統(tǒng)根據(jù)不同的時(shí)間段和工作需要，針對每一個(gè)庫房房門對不同的人員進(jìn)行授權(quán)，做到了庫房管理權(quán)限精細(xì)化。每一個(gè)進(jìn)出庫房的人必須刷卡才能打開門禁進(jìn)入庫房。通過刷卡，系統(tǒng)自動(dòng)記錄每個(gè)工作人員的出入信息，有力保證了庫房的安全。溫濕度自動(dòng)控制系統(tǒng)和空氣凈化系統(tǒng)，在庫房營造了一個(gè)恒溫恒濕的檔案保護(hù)環(huán)境，最大限度延長檔案壽命。當(dāng)庫房溫度不在14℃—24℃之間，空調(diào)就會(huì)自動(dòng)開啟；相對濕度如果超出45%—60％，除濕機(jī)就會(huì)自動(dòng)開始運(yùn)作，進(jìn)行除濕工作。空氣凈化系統(tǒng)定期自動(dòng)開啟，有效提高全封閉的庫房空氣清潔度。同濟(jì)大學(xué)檔案館歷來就是學(xué)校的重點(diǎn)安全保護(hù)單位。因受到檔案館庫房層高的限制，庫房安裝采用了造價(jià)相對較高的七氟丙烷氣體滅火系統(tǒng)。七氟丙烷是無色、無味、不導(dǎo)電、無二次污染的氣體，具有清潔、低毒、電絕緣性好等特點(diǎn)，是一種滅火效率高的潔凈氣體滅火劑。如果庫房層高能滿足排設(shè)管道的高度，可安裝具有造價(jià)低、性能穩(wěn)定、安全性高等優(yōu)點(diǎn)的高壓細(xì)水霧滅火裝置。（3）檔案管理智能化。一個(gè)功能無比強(qiáng)大的檔案管理系統(tǒng)是檔案信息化的核心。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的廣泛運(yùn)用，檔案管理軟件日臻成熟完善。各個(gè)立卷部門，依托計(jì)算機(jī)和局域網(wǎng)進(jìn)行登錄系統(tǒng)，對檔案案卷進(jìn)行案卷和文件的著錄、修改、刪除、檢索、統(tǒng)計(jì)匯總、打印案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄，一次錄入多次輸出，將原來案卷的檢索功能交給高效的計(jì)算機(jī)，提高檢索率和利用率。同濟(jì)大學(xué)檔案管理系統(tǒng)基于TCP/IP（網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)協(xié)議）協(xié)議，系統(tǒng)用戶不受地域限制，不需要安裝客戶端軟件就可操作。該系統(tǒng)不僅可以進(jìn)行全文自動(dòng)著錄與標(biāo)引、全文管理與全文檢索，還可以對圖像、錄音等多媒體檔案，通過網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程上傳至系統(tǒng)，并可以對各類檔案信息資料進(jìn)行靈活統(tǒng)計(jì)。檔案的存放離不開密集架。同濟(jì)大學(xué)在新置智能電動(dòng)密集架的時(shí)候，要求可通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)時(shí)檢測密集架的各種狀態(tài)，并進(jìn)行操作控制，同時(shí)要求做到密集架管理控制系統(tǒng)與計(jì)算機(jī)智能連接，通過網(wǎng)絡(luò)，在電腦上直接對密集架進(jìn)行操作，實(shí)現(xiàn)檔案密集架的智能化管理。

4.檔案服務(wù)信息化。目前主要是指在線提供檔案信息和遠(yuǎn)程辦理檔案證明兩部分。（1）在線提供檔案信息。信息技術(shù)的發(fā)展，使互聯(lián)網(wǎng)逐漸成為人們?nèi)粘Ｉ畹囊徊糠郑诟咝Ｔ跀?shù)字校園大環(huán)境下，上網(wǎng)用戶越來越多，在線提供檔案信息，不僅可以為廣大檔案利用者提供便利，同時(shí)也能更好地提高了檔案利用的效率。同濟(jì)大學(xué)檔案館通過檔案系統(tǒng)開放數(shù)字化檔案資源。需要在線查閱學(xué)校檔案信息者必須是通過學(xué)校統(tǒng)一身份認(rèn)證平臺認(rèn)證的部門或個(gè)人，檔案查閱者首先向檔案館提出查詢申請，并簽訂《同濟(jì)大學(xué)檔案電子信息查詢安全協(xié)議》，經(jīng)審核通過后，系統(tǒng)管理員根據(jù)查閱者的工號開設(shè)查詢賬戶，根據(jù)不同級別、不同權(quán)限予以授權(quán)。授權(quán)后，查閱者即可在線查閱相關(guān)檔案信息。（2）遠(yuǎn)程辦理檔案證明。遠(yuǎn)程服務(wù)又稱RAS服務(wù),是指讓用戶可在局域網(wǎng)以外的地方用自己的電腦去訪問位于局域網(wǎng)絡(luò)中信息資源的技術(shù)，它被認(rèn)為是“以人為本”的服務(wù)?；诜?wù)對象的需求這一外因，和提高工作效率這一內(nèi)因，同濟(jì)大學(xué)檔案館于2013年11月正式開通網(wǎng)上“檔案服務(wù)利用系統(tǒng)”，此系統(tǒng)為國內(nèi)高校首例[3]。同濟(jì)大學(xué)“檔案服務(wù)利用系統(tǒng)”，突破了身份認(rèn)證和財(cái)務(wù)收費(fèi)兩大瓶頸難題，通過前后臺的網(wǎng)上互動(dòng)，將電子商務(wù)的理念應(yīng)用到檔案的服務(wù)利用過程中，為檔案利用者提供一站式遠(yuǎn)程在線服務(wù)。用戶可根據(jù)需要隨時(shí)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行注冊、登錄、申請辦理相關(guān)的檔案業(yè)務(wù)，通過檔案館人員后臺審核后，用戶可用網(wǎng)銀、支付寶等相關(guān)渠道支付所需費(fèi)用，并根據(jù)需要選擇快遞或至檔案館窗口自取已制作完成的檔案證明文件。此系統(tǒng)徹底打破時(shí)間和空間的限制，避免了利用者奔波之苦，真正做到了全天候的檔案服務(wù)，使“被動(dòng)服務(wù)”演變?yōu)椤爸鲃?dòng)服務(wù)”。系統(tǒng)開通至2015年4月，已由最初的13項(xiàng)出證業(yè)務(wù)增加到21項(xiàng)，匯總數(shù)據(jù)顯示，受理業(yè)務(wù)人數(shù)和數(shù)量快速增長，并持續(xù)保持在較高水平上。高校檔案信息化建設(shè)作為一個(gè)新鮮事物，在實(shí)施中可能還會(huì)有一些意想不到的困難和問題出現(xiàn)，伴隨著檔案信息化建設(shè)的深入，以及對檔案服務(wù)方式創(chuàng)新的不斷探索，高校檔案工作也一定會(huì)隨著信息技術(shù)的發(fā)展而不斷改進(jìn)和提高，更好地為社會(huì)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]尚紅偉.高校檔案服務(wù)實(shí)行網(wǎng)絡(luò)預(yù)約登記管理系統(tǒng)探索[J].蘭臺世界,2013（4）.

[2]辛煒.檔案庫房安全保護(hù)管理[J].同煤科技，2013（12）.

[3]孫潔，朱大章.對高校檔案遠(yuǎn)程服務(wù)的幾點(diǎn)思考[J].上海市檔案學(xué)會(huì)高校檔案專業(yè)委員會(huì)2013年年會(huì)論文，2013.

作者:周瑋 單位:同濟(jì)大學(xué)檔案館