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1建設(shè)任務(wù)繁重,人員專業(yè)化程度不高

在檔案信息化建設(shè)過程中,首先要對現(xiàn)存檔案進行數(shù)據(jù)化處理,通過縮微、掃描等手段,將照片、音像、文書、書籍等轉(zhuǎn)換成電子文件。然后根據(jù)檔案管理規(guī)范,便于檢索利用,對其歸類,并根據(jù)電子信息技術(shù)的進步,更新軟件,設(shè)置防火墻,進行數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)加密等防范措施。信息化時代需要檔案管理人員具備較高的綜合素質(zhì)及專業(yè)能力,檔案管理員需熟練使用計算機同時又精通檔案業(yè)務(wù)知識。但在目前高校重視教學、科研的情況下,學校很少會把檔案管理視為重點,去培育優(yōu)秀的檔案管理人員,人才的匱乏已成為制約高校檔案信息化建設(shè)的瓶頸。

2對策及措施

2.1加快信息化建設(shè)規(guī)章制度的制定及推行檔案信息化建設(shè)能否正常發(fā)揮其功能離不開檔案管理部門規(guī)章制度的建立。制定出符合檔案信息化運行的具體措施和辦法,明確檔案信息化建設(shè)的任務(wù)和重點,指導(dǎo)高校檔案管理規(guī)范的建設(shè)、運行、管理及維護工作,使高校檔案信息化建設(shè)有規(guī)可守,有章可循,保障高校檔案信息化建設(shè)朝著制度化、標準化和規(guī)范化的方向發(fā)展。檔案信息化建設(shè)的制度一般包括:保密制度、查閱利用制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度、操作管理制度、以及具體工作人員的崗位目標責任制等。各項規(guī)章制度隨著工作實踐不斷完善,以保證檔案規(guī)章制度的權(quán)威性。

2.2增加資金投入,加強軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施高校檔案業(yè)務(wù)要正常運行需要配置計算機、網(wǎng)絡(luò)軟硬件、復(fù)印機及掃描儀等設(shè)備,這是一項投入大,累積長、見效晚的工作。爭取領(lǐng)導(dǎo)重視和支持,加大資金投入力度,是實現(xiàn)、加速檔案信息化建設(shè)的基本保證。首先,教育主管部門要依法增加高校教育經(jīng)費投入,使高校有可靠的資金投入檔案信息化建設(shè)中。其次,高校自身要多方籌措資金,加大檔案信息化建設(shè)方面的投入力度,以此提高檔案信息化軟硬件設(shè)備。最后,檔案管理部門自身也可以通過合理的渠道增加收入,堅持爭取財政支持與積極自籌相結(jié)合,使高校數(shù)據(jù)庫資源能夠發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

2.3加強檔案信息源建設(shè),完善檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)充分利用檔案信息化管理軟件,在檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)中給與各部門權(quán)限,使全校各部門可根據(jù)自己的權(quán)限范圍在應(yīng)用系統(tǒng)中分類傳閱相關(guān)文件,并注明處理意見,只需在年終歸檔時向檔案館移交一份歸檔清單,從而減少了檔案館數(shù)據(jù)錄入工作?；蛘邫n案管理部門組織大量人力,以人工輸入的方式錄入檔案數(shù)據(jù),有重點、分步驟地將現(xiàn)有檔案信息數(shù)字化,保證所有保存的電子文件的真實性、安全性和完整性。加強檔案信息源建庫入網(wǎng)工作,把檔案數(shù)據(jù)庫作為學校重要信息資源,構(gòu)建全校檔案文獻數(shù)據(jù)庫。同時充分利用并發(fā)揮網(wǎng)站的作用,使檔案部門網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開展檔案業(yè)務(wù)的服務(wù)窗口。

2.4加強人才培養(yǎng),提高隊伍素質(zhì)檔案管理部門要堅持以人為本,一方面充分調(diào)動管理人員學習的積極性,既要熟練掌握檔案方面的專業(yè)知識,還要熟練操作計算機技術(shù),包括檔案數(shù)據(jù)的錄入、校內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)的連接、圖像處理、數(shù)據(jù)庫使用、網(wǎng)頁制作等。另一方面,引進既具備檔案業(yè)務(wù)能力又能熟練操作計算機的復(fù)合型人才,同時選送檔案管理人員定期進行檔案業(yè)務(wù)培訓,通過繼續(xù)教育、專題講座等形式鞏固管理人員的檔案知識,使其不斷更新、擴展檔案業(yè)務(wù)知識,提高管理人員檔案業(yè)務(wù)能力和水平。

作者：薛斌馬歡薛文單位：西安工程大學檔案館西安理工大學