導(dǎo)語(yǔ)：企業(yè)行政事務(wù)數(shù)據(jù)研究一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢(xún)客服老師，歡迎參考。

摘要：數(shù)據(jù)分析對(duì)企業(yè)發(fā)展有巨大的作用，不僅表現(xiàn)在業(yè)務(wù)方面，在內(nèi)部管理方面也有極高的利用價(jià)值。但在目前階段，數(shù)據(jù)在協(xié)助業(yè)務(wù)方面更受企業(yè)青睞，對(duì)內(nèi)部管理的價(jià)值還有待開(kāi)發(fā)。比如現(xiàn)在很多企業(yè)都會(huì)設(shè)立相應(yīng)部門(mén)負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的收集和分析工作，但主要是用作于業(yè)務(wù)線(xiàn)或產(chǎn)品線(xiàn)的決策參考。

關(guān)鍵詞：成本控制；過(guò)程管理；優(yōu)化升級(jí)；對(duì)比分析

企業(yè)作為市場(chǎng)的主體，在追求市場(chǎng)的同時(shí)也應(yīng)該重視內(nèi)部管理，特別是成本的控制，“開(kāi)源”和“節(jié)流”并行才能達(dá)到公司利潤(rùn)的最大化。作為“節(jié)流”環(huán)節(jié)的重要組成部分，行政事務(wù)一般都比較零碎，數(shù)據(jù)的分布也比較分散，容易被人忽略，如果不給予足夠的重視，就會(huì)造成公司資源的極大浪費(fèi)。本文便從數(shù)據(jù)分析的內(nèi)部管理價(jià)值角度出發(fā)，以企業(yè)行政事務(wù)數(shù)據(jù)（某互聯(lián)網(wǎng)公司真實(shí)案例，文中簡(jiǎn)稱(chēng)A公司）為基礎(chǔ)，闡明數(shù)據(jù)分析必要性并根據(jù)實(shí)際案例進(jìn)行分析，為企業(yè)管理決策提供參考。

一、行政事務(wù)數(shù)據(jù)分析的作用

1.企業(yè)管理成本的有效控制。行政事務(wù)數(shù)據(jù)分析可以直觀的了解成本的構(gòu)成及變化趨勢(shì)，同時(shí)利用數(shù)據(jù)對(duì)成本進(jìn)行對(duì)比分析（同期橫向?qū)Ρ纫约安煌诳v向?qū)Ρ龋┮彩菦Q策的制定及效果跟蹤唯一有效的方式。案例1：差旅管理—-滴滴打車(chē)企業(yè)版數(shù)據(jù)分析為方便員工差旅用車(chē)、有效控制差旅打車(chē)成本，A公司引進(jìn)滴滴打車(chē)企業(yè)版，在提升管理的同時(shí)也擁有了豐富的后臺(tái)管理數(shù)據(jù)，其中包含用車(chē)類(lèi)型、時(shí)長(zhǎng)、金額、行程等。對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，可以輕而易舉的篩選出員工出行軌跡、用車(chē)時(shí)段、費(fèi)用劃分等有價(jià)值的信息，同樣也可分析出存在的問(wèn)題以及需改進(jìn)的領(lǐng)域。比如，在數(shù)據(jù)跟蹤分析中A公司發(fā)現(xiàn)差旅費(fèi)用一直呈上升趨勢(shì)，但整體出車(chē)頻率并沒(méi)有太大變化，經(jīng)過(guò)各方面的數(shù)據(jù)對(duì)比，最終鎖定了專(zhuān)車(chē)費(fèi)用（滴滴分為快車(chē)、專(zhuān)車(chē)等細(xì)分服務(wù)，專(zhuān)車(chē)成本較高），比例高至18.7%。A公司再通過(guò)對(duì)專(zhuān)車(chē)費(fèi)用的數(shù)據(jù)進(jìn)行深度分析，發(fā)現(xiàn)管理中一些有待提高的地方，隨即發(fā)出了關(guān)于滴滴打車(chē)使用的一些補(bǔ)充條款，并在下期的數(shù)據(jù)分析中對(duì)決策效果進(jìn)行及時(shí)跟蹤，取得了不錯(cuò)的效果（專(zhuān)車(chē)金額占比由第一季度的18.7%降低到第二季度的13.5%，使用次數(shù)減少了二分之一）。案例2：?jiǎn)T工福利管理--公寓管理數(shù)據(jù)分析員工福利是企業(yè)以福利的形式提供給員工的報(bào)酬，在實(shí)際的管理中，對(duì)員工福利整體監(jiān)控存在著一定的難度，如一項(xiàng)福利制度的實(shí)施過(guò)程監(jiān)督、周期性調(diào)整、制度效力等事宜。數(shù)據(jù)分析能有效解決員工福利管理中的問(wèn)題。以A公司為例，在發(fā)展前期，因辦公位置較為偏僻，公司借助政府優(yōu)惠政策（為企業(yè)提供公寓成本減免）為外地員工提供免費(fèi)公寓。為更好的對(duì)該項(xiàng)福利進(jìn)行把控，A公司行政部門(mén)對(duì)員工公寓數(shù)據(jù)進(jìn)行了詳細(xì)記錄，包括金額、員工公寓類(lèi)型、住宿員工信息等，并與HR部門(mén)配合，對(duì)入住員工的實(shí)時(shí)信息進(jìn)行把控。隨著公司的發(fā)展以及當(dāng)?shù)卣⒄叩氖站o，公寓福利對(duì)公司成本的影響直接體現(xiàn)在行政部門(mén)的數(shù)據(jù)中。根據(jù)對(duì)數(shù)據(jù)的深度分析，行政部門(mén)對(duì)該項(xiàng)福利政策提出了優(yōu)化方案，提出對(duì)成本構(gòu)成、入住標(biāo)準(zhǔn)、公寓房型等進(jìn)行重新調(diào)整，有效規(guī)避成本占總成本近27%、公寓空置率降至2%以下。A公司對(duì)決策的制定均來(lái)自對(duì)數(shù)據(jù)的深度分析，比如：每增加一套公寓，公司承擔(dān)費(fèi)用將會(huì)增加2.4%；公寓類(lèi)型中兩室一廳是被選擇最多的房型，占總房型的59%；兩室一廳住兩位員工的房屋性?xún)r(jià)比最高，占據(jù)其中的33%。依據(jù)這些數(shù)據(jù)信息，A公司發(fā)現(xiàn)在其他條件均等的情況下，房型和居住條件成為了影響公司每月承擔(dān)費(fèi)用比例的主要因素。2.管理流程的優(yōu)化。數(shù)據(jù)能側(cè)面反饋出制度執(zhí)行中存在的問(wèn)題，并提醒對(duì)制度流程進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)。比如，企業(yè)在OA辦公軟件中，可以提煉出公司審批流程的有效操作及操作時(shí)間，可清晰的分析出各流程中的各節(jié)點(diǎn)重復(fù)率以及各節(jié)點(diǎn)時(shí)間消耗，及時(shí)更新優(yōu)化流程設(shè)置。案例3：會(huì)議室數(shù)據(jù)分析為提高會(huì)議室使用效率，A公司把會(huì)議室的管理并入了OA系統(tǒng)，在更加有效管理的同時(shí)也豐富了數(shù)據(jù)的呈現(xiàn)，其中包括會(huì)議室使用的時(shí)長(zhǎng)、頻數(shù)等。對(duì)于這些數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，可以直觀了解到員工使用會(huì)議室的規(guī)律，進(jìn)而對(duì)會(huì)議室管理給出決策建議。例如，在對(duì)會(huì)議室的預(yù)訂分析中，行政部門(mén)對(duì)整體預(yù)訂時(shí)間、預(yù)訂頻次、會(huì)議室數(shù)量等數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總，可以直接得出會(huì)議室的預(yù)訂曲線(xiàn)圖（包含滿(mǎn)負(fù)荷狀態(tài)以及實(shí)際使用狀態(tài)的對(duì)比、會(huì)議室預(yù)訂時(shí)間曲線(xiàn)等信息），該曲線(xiàn)圖可以有效解決實(shí)際使用過(guò)程中員工反饋會(huì)議室的資源不足問(wèn)題。參考曲線(xiàn)圖信息并結(jié)合會(huì)議室設(shè)備情況，公司對(duì)員工的會(huì)議室預(yù)訂進(jìn)行了有效引導(dǎo)，如：在會(huì)議中無(wú)需設(shè)備的情況下可優(yōu)先選擇無(wú)設(shè)備的會(huì)議室；除公司重要會(huì)議外，會(huì)議時(shí)間盡量避開(kāi)曲線(xiàn)中的高峰期；分享高效會(huì)議相關(guān)知識(shí)等。在解決實(shí)際問(wèn)題的同時(shí)，極大的提高了會(huì)議室資源的利用效率。3.企業(yè)知識(shí)資源管理。行政事務(wù)數(shù)據(jù)分析很容易將企業(yè)知識(shí)資源的隱性知識(shí)轉(zhuǎn)化為顯性知識(shí)。將依據(jù)數(shù)據(jù)而做出的決策以可視化或制度化的形式表現(xiàn)出來(lái)，這就大大加速了企業(yè)知識(shí)資源管理中的“外化”過(guò)程（SECI模型）。這樣就可以有效避免企業(yè)管理中出現(xiàn)因人員更迭而產(chǎn)生的決策前后不一或管理斷層的現(xiàn)象。案例4：辦公區(qū)用電數(shù)據(jù)分析大多數(shù)企業(yè)中，用電成本是比較大的一項(xiàng)行政支出，但多數(shù)只是知道每個(gè)月用了多少度電、費(fèi)用總計(jì)是多少，并沒(méi)有對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行細(xì)致的分析。A公司在引入數(shù)據(jù)分析的理論后，對(duì)成本數(shù)據(jù)通過(guò)“區(qū)域”、“月份”、“用電類(lèi)型”、“季節(jié)特征”四個(gè)維度進(jìn)行了細(xì)致分析，成果顯著。例如，通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)按照“用電類(lèi)型”的細(xì)致分析得知空調(diào)用電量占全年總用電量的60%，對(duì)空調(diào)用電的有效控制可以直接影響公司的用電成本；按“區(qū)域”進(jìn)行細(xì)致分析，可以分析出用電的集中區(qū)域，并分區(qū)域進(jìn)行個(gè)性化的處理方式，提升決策的針對(duì)性和效率。A公司在對(duì)用電數(shù)據(jù)進(jìn)行長(zhǎng)期跟蹤時(shí)，發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)的分析有利于企業(yè)知識(shí)資源的管理。如首創(chuàng)“單位面積用電量”概念，即：以A公司實(shí)際用量為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，核算出每單位平方米辦公面積分別在制冷期、采暖期以及平常期要耗費(fèi)的電量。該概念的提出有助于用電數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)監(jiān)控，更重要的是對(duì)公司用電成本管理實(shí)現(xiàn)了可遵循、標(biāo)準(zhǔn)化操作，完成促成隱性知識(shí)向顯性知識(shí)的轉(zhuǎn)化。4.企業(yè)內(nèi)部資源的合理分配、有效利用。企業(yè)內(nèi)部資源以數(shù)據(jù)可視化的形式呈現(xiàn)，并在企業(yè)內(nèi)部共享，可有助于資源的合理分配，提高資源的利用率。案例5：閑置資源信息共享以A公司庫(kù)房數(shù)據(jù)為例，在進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)前，因資產(chǎn)信息只有行政部門(mén)了解，而且只是作為固態(tài)存放在庫(kù)房里，并沒(méi)有流動(dòng)起來(lái)發(fā)揮價(jià)值。這直接導(dǎo)致公司出現(xiàn)：（1）資產(chǎn)重復(fù)采購(gòu)，造成浪費(fèi)；（2）資產(chǎn)的使用率較低，產(chǎn)生多余的折舊成本；（3）閑置資源過(guò)多，管理成本增加。對(duì)此，行政部門(mén)對(duì)庫(kù)房資產(chǎn)進(jìn)行可視化數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，提出優(yōu)化建議：庫(kù)房數(shù)據(jù)加入OA系統(tǒng)，部門(mén)或員工因公需求，可以申請(qǐng)領(lǐng)用，提升庫(kù)房資產(chǎn)的利用率，同時(shí)，與公司采購(gòu)部門(mén)流程進(jìn)行掛鉤，避免重復(fù)采購(gòu)；對(duì)庫(kù)房有時(shí)間效力特點(diǎn)的物資（食品、淘汰的物資等）進(jìn)行數(shù)據(jù)細(xì)化，提出處理建議，以?xún)?nèi)部銷(xiāo)售或外部有償轉(zhuǎn)讓的方式進(jìn)行處置。經(jīng)半年的努力，成果明顯，庫(kù)房的庫(kù)存量降低了近40%，因庫(kù)房數(shù)據(jù)共享而產(chǎn)生的營(yíng)業(yè)外收入近萬(wàn)元。

二、行政事務(wù)數(shù)據(jù)分析注意事項(xiàng)

（1）數(shù)據(jù)的記錄一定要保證真實(shí)性，這是行政事務(wù)數(shù)據(jù)分析的基礎(chǔ)。行政事務(wù)比較繁瑣，但一定要有記錄的習(xí)慣，而且盡可能以數(shù)據(jù)的形式進(jìn)行記錄。同樣，數(shù)據(jù)的收集需要有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這樣有利于數(shù)據(jù)的整理。（2）數(shù)據(jù)的記錄一定要保證全面性。企業(yè)行政事務(wù)的數(shù)據(jù)雖然比較零散，但整體量級(jí)并沒(méi)有達(dá)到大數(shù)據(jù)的規(guī)模，所對(duì)數(shù)據(jù)的整理分析更要堅(jiān)持“樣本=總體”的原則?；A(chǔ)數(shù)據(jù)要全面，不可采用抽樣調(diào)查的方式，避免因基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不全面而導(dǎo)致出現(xiàn)數(shù)據(jù)分析偏差。（3）數(shù)據(jù)的記錄與分析一定要保證持續(xù)性。數(shù)據(jù)分析工作并非一次性的數(shù)據(jù)展示，而是需要固定期的持續(xù)分析跟進(jìn)，持續(xù)優(yōu)化，這樣才能及時(shí)關(guān)注企業(yè)管理的狀況同時(shí)能跟進(jìn)決策實(shí)施的效果。為此我們對(duì)行政事務(wù)數(shù)據(jù)的管理可借鑒PDCA模型，也就是管理中常用的“戴明環(huán)”。行政事務(wù)比較分散，需要分析的數(shù)據(jù)也很多，我們僅列舉了部分有代表性的數(shù)據(jù)進(jìn)行了分析，闡述數(shù)據(jù)分析在行政事務(wù)管理中的作用和需要注意的事項(xiàng)。在企業(yè)的管理中，數(shù)據(jù)分析的應(yīng)用還有很大的發(fā)展空間，如何更好的使用數(shù)據(jù)分析這個(gè)工具，我們只是做了初步的研究，相信數(shù)據(jù)分析將會(huì)在企業(yè)內(nèi)部管理中發(fā)揮越來(lái)越重要的作用。

參考文獻(xiàn)

[1]維克托•邁爾-舍恩伯格，肯尼思•庫(kù)克耶著，盛楊燕，周濤譯.大數(shù)據(jù)時(shí)代[M].浙江人民出版社，2013.

作者:丁華云 鄒璇 詹玲 李浩帆 龐伊蓓 單位:未來(lái)電視有限公司