導(dǎo)語(yǔ)：基于信息技術(shù)的檔案創(chuàng)新管理研究一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：高校檔案信息化管理既是高校管理的重要內(nèi)容，也是評(píng)估高校信息化建設(shè)水平的指標(biāo)之一。高質(zhì)量的檔案管理不僅能更好地為高校教學(xué)、科研、行政等服務(wù)，還有利于高校對(duì)接和融合社會(huì)信息化建設(shè)，向社會(huì)提供高質(zhì)量的信息服務(wù)和優(yōu)質(zhì)的高校資源。本文立足于現(xiàn)代信息技術(shù)，探討創(chuàng)新高校檔案管理的策略

關(guān)鍵詞：高校;檔案管理;信息技術(shù);創(chuàng)新

高校檔案信息化管理系統(tǒng)作為高校管理系統(tǒng)中十分重要的組成部分，其建設(shè)一定程度上代表了高校的信息化建設(shè)水平。隨著社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展，人們對(duì)高等教育的關(guān)注度越來(lái)越高，高校辦學(xué)規(guī)模也越來(lái)越大，師資力量越來(lái)越雄厚，學(xué)生生源規(guī)模不斷拓大，這將極大地增加了高校檔案管理工作難度。高校如果不積極改進(jìn)傳統(tǒng)的檔案管理模式和體系，將難以適應(yīng)這一變化。高校應(yīng)充分發(fā)揮信息技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)勢(shì)，將信息技術(shù)引入檔案管理工作中，構(gòu)建開(kāi)放、共享、交互的檔案信息管理新模式，提升高校檔案管理工作質(zhì)量，加快高校信息化建設(shè)速度。

一.高校信息化檔案建設(shè)的重要性

信息化檔案管理是高校適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的必然選擇，相較于傳統(tǒng)檔案管理，信息化檔案管理有很多的優(yōu)勢(shì)，主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：一是提高檔案管理工作效率。傳統(tǒng)的檔案管理檔案管理環(huán)境比較封閉，對(duì)工作人員的依賴性加大，從編輯、歸檔到調(diào)取應(yīng)用都是以人工方式進(jìn)行，檔案信息更新較慢，檔案保存的時(shí)間較短，安全性不高，檔案處理效率低。信息化檔案管理模式利用先進(jìn)的技術(shù)和理念，借助信息技術(shù)處理檔案資料，能有效提升檔案資料分類整合速度，其數(shù)字存儲(chǔ)技術(shù)還能擴(kuò)充檔案資料的存儲(chǔ)量，保障檔案資料的私密性和安全性。高校還可以借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建檔案信息平臺(tái)，使檔案工作人員從檔案中資料整理和保存工作中解脫出來(lái)，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)深層次挖掘、分析、處理檔案數(shù)據(jù)。不僅如此，高校檔案信息化管理還可以為高校各項(xiàng)信息化管理工作提供支持，有利于高校整體信息化建設(shè)。[1]二是加速高校和社會(huì)之間的融合。信息技術(shù)已經(jīng)進(jìn)入各行各業(yè)并對(duì)社會(huì)形成全方位的沖擊，也正改變著社會(huì)的工作方式。在社會(huì)信息化水平不斷提升的當(dāng)下，高校開(kāi)展檔案的信息化管理，不僅可以提升自己的檔案管理質(zhì)量，還能跟上社會(huì)進(jìn)步的步伐，增加社會(huì)力量和高校管理之間的融合力度，使高校信息化檔案管理承擔(dān)起應(yīng)盡的傳承文化職能，通過(guò)信息教育、科技教育、人文教育等多領(lǐng)域教育更好地服務(wù)社會(huì)，為社會(huì)、文化、經(jīng)濟(jì)多元化發(fā)展提供原動(dòng)力。也就是說(shuō)，高校信息化檔案管理可以借助交融開(kāi)放的互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)構(gòu)建全新的檔案管理模式，為地區(qū)教育、經(jīng)濟(jì)、文化以及科技的發(fā)展提供信息支持。社會(huì)力量也可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)查找、調(diào)取、利用高校檔案數(shù)據(jù)。作為社會(huì)信息化建設(shè)的一部分，高校檔案信息化管理打破了傳統(tǒng)檔案管理中信息封閉的桎梏，促使高校積極發(fā)揮信息交流服務(wù)、社會(huì)文化傳播的價(jià)值。

二.高校檔案信息化管理創(chuàng)新策略

縱觀當(dāng)前高校檔案信息化管理實(shí)踐，不難發(fā)現(xiàn)高校在推進(jìn)檔案信息化管理過(guò)程中還存在很多問(wèn)題，比如信息技術(shù)水平較低、信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施薄弱、檔案管理人員信息化水平參差不齊、安全意識(shí)欠缺等，這些問(wèn)提極大地限制了高校檔案的信息化管理。高校必須重視應(yīng)采取有效的解決辦法，下面就高校檔案信息化管理策略進(jìn)行詳細(xì)的闡述。（一）從思想根源上重視檔案信息化管理。高校管理人員應(yīng)重視檔案信息化管理工作，調(diào)動(dòng)檔案管理人員的主觀能動(dòng)性，鼓勵(lì)其利用業(yè)務(wù)時(shí)間了解信息化時(shí)代背景下檔案管理工作的特點(diǎn)、要求，學(xué)習(xí)檔案管理方面的規(guī)章制度，在校園內(nèi)部形成科學(xué)的檔案管理理念。檔案管理人員在現(xiàn)代化檔案管理理念的引領(lǐng)下，積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理思路，為提升檔案管理工作效率而能力，向著快速、優(yōu)質(zhì)、高效的檔案管理方向邁進(jìn)。檔案管理部門(mén)可以圍繞檔案信息化管理組織座談會(huì)，鼓勵(lì)檔案工作人員分享自己的見(jiàn)聞以及工作得失，探索和本校檔案管理相匹配的信息化建設(shè)路徑，結(jié)合學(xué)校檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，找出有針對(duì)性的決策辦法，理清信息化檔案管理思路，使檔案管理人員真正認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理的價(jià)值。（二）制定檔案信息化管理制度。高校檔案信息化管理工作效率和質(zhì)量與管理制度是否完善有很大的關(guān)聯(lián)，高校應(yīng)結(jié)合檔案管理實(shí)際情況制定檔案信息化管理制度。首先，高校管理人員應(yīng)構(gòu)建較為完善的檔案管理體系，理清檔案管理工作流程，并在此基礎(chǔ)上制定流程規(guī)范和相關(guān)的管理?xiàng)l例，應(yīng)包括檔案資料的收集、整理、分類、利用等各個(gè)方面的內(nèi)容，規(guī)范各項(xiàng)檔案信息化管理工作。其次，檔案管理部門(mén)應(yīng)積極推行檔案信息化管理理念，明確檔案資料線上傳輸、電子格式、文檔標(biāo)注、著錄制度等方面的管理細(xì)節(jié)。最后，高校還應(yīng)做好信息化檔案安全防控管理，借鑒不同行業(yè)檔案管理教訓(xùn)和經(jīng)驗(yàn)，構(gòu)建完整的檔案資料安全保護(hù)制度，保障制度中應(yīng)涵蓋數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、電子檔案、檔案資料提取利用等各項(xiàng)工作。同時(shí)應(yīng)建立檔案管理風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警和泄露處理制度，明確相關(guān)人員的檔案管理權(quán)限，判斷不同檔案的保密登記并做好相關(guān)的記錄，根據(jù)檔案的保密登記進(jìn)行安全加密處理，確保師生和社會(huì)各界在查閱、利用檔案資料過(guò)程中檔案信息的安全性，使高效檔案服務(wù)更快速、更高效、更便捷。（三）加大基礎(chǔ)設(shè)施投入。檔案信息化管理，通俗的說(shuō)就是高校將信息技術(shù)引入檔案管理工作中，發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)。高校要開(kāi)展信息化檔案管理，就必須確保擁有良好的物質(zhì)條件。因此，高校應(yīng)重視信息化建設(shè)，具體地可以從數(shù)據(jù)建設(shè)和硬件投入入手。[2]高校在推進(jìn)檔案信息化管理過(guò)程中應(yīng)充分發(fā)揮現(xiàn)有設(shè)備的功能，同時(shí)適當(dāng)?shù)丶哟笕肆?、資金的等方面的投資力度，購(gòu)置相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施，確保檔案信息化管理物質(zhì)條件滿足現(xiàn)實(shí)需求。高校在購(gòu)置基礎(chǔ)設(shè)施時(shí)應(yīng)充分聽(tīng)取經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理人員意見(jiàn)，結(jié)合學(xué)?，F(xiàn)有的檔案管理設(shè)備以及檔案管理實(shí)情，購(gòu)買有利于檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施，并配置與之相匹配的處理軟件，構(gòu)建檔案信息平臺(tái)，在保證設(shè)施信息技術(shù)含量的同時(shí)，降低不必要的成本支出，使預(yù)算控制更合理。（四）利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)構(gòu)建檔案。有效利用檔案管理資料是檔案管理工作不變的初心，實(shí)施檔案信息化管理的目的就是使檔案資料應(yīng)用變得更方便。因此，高校在實(shí)施檔案信息化管理時(shí)應(yīng)不斷提升檔案資料查詢、檢索的自動(dòng)化和智能化。檔案管理人員在工作中應(yīng)協(xié)調(diào)好不同部門(mén)、院系之間的管理。[3]一方面利用教學(xué)、科研、行政等不同部門(mén)的平臺(tái)宣傳檔案信息化相關(guān)知識(shí)，比如數(shù)字檔案的標(biāo)準(zhǔn)格式；另一方面應(yīng)鼓勵(lì)相關(guān)部門(mén)實(shí)行檔案資料數(shù)字化整合、存儲(chǔ)。高校檔案管理不僅僅是檔案管理人員的工作，這是一項(xiàng)極具綜合性質(zhì)的工作，需要學(xué)校各個(gè)部門(mén)的配合，通過(guò)不同渠道、不同流程管理數(shù)字檔案，提升學(xué)校整體信息化管理質(zhì)量。檔案管理人員作為檔案信息化管理的中堅(jiān)力量，應(yīng)切實(shí)承擔(dān)起相關(guān)責(zé)任，在搜集、整理、傳送各部門(mén)檔案資料過(guò)程中應(yīng)積極使用智能化、數(shù)字化技術(shù)，確保這些工作環(huán)節(jié)順利開(kāi)展，形成一個(gè)有效且完整的檔案信息化運(yùn)行系統(tǒng)。（五）培養(yǎng)檔案信息化專業(yè)人才。檔案管理工作的實(shí)施在主體是人，高校要實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理就必須重視檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，加強(qiáng)檔案信息化專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)。高?？梢园l(fā)揮自身的優(yōu)勢(shì)，在校園內(nèi)部組建一直擁有互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)專業(yè)能力的信息化人才隊(duì)伍，加快信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)，為檔案信息化管理提供人才和技術(shù)支撐。也可以通過(guò)聘用或人才引進(jìn)等方式對(duì)外招錄一批有檔案現(xiàn)代化管理經(jīng)驗(yàn)的人才，組建信息化管理隊(duì)伍，專門(mén)處理長(zhǎng)期存在的較為復(fù)雜的檔案管理問(wèn)題。同時(shí)還可以根據(jù)現(xiàn)階段檔案管理隊(duì)伍專業(yè)程度，制定信息化檔案管理培訓(xùn)計(jì)劃，對(duì)檔案管理人員實(shí)施定期的專業(yè)培訓(xùn)，強(qiáng)化他們的現(xiàn)代化、信息化管理意識(shí)，提升他們對(duì)信息化管理技術(shù)的認(rèn)知和應(yīng)用水平，切實(shí)將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中。

綜上所述，高校應(yīng)順應(yīng)現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)，從思想觀念、管理制度、基礎(chǔ)設(shè)施、技術(shù)手段、人才隊(duì)伍建設(shè)等方面發(fā)力，加大現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，優(yōu)化檔案信息化管理模式，制定檔案信息化管理制度，通過(guò)信息化管理平臺(tái)的構(gòu)建加快紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)化的進(jìn)度，實(shí)現(xiàn)電子檔案資料的共享，不斷提升高校檔案信息化建設(shè)水平，推動(dòng)高校信息化管理建設(shè)。

參考文獻(xiàn)

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[3]張靜.新時(shí)期如何創(chuàng)新高校學(xué)生檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019，000(008)：155.

作者:王君 單位:湖北第二師范學(xué)院