導(dǎo)語：養(yǎng)老保險檔案電子信息化建設(shè)研究一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

養(yǎng)老保險檔案指把具有保存意義和利用價值的電子文檔、文字圖形、圖表和聲音等資料通過整理、收集、歸檔保存，真實記錄參保人員的參保全過程，時展加速了養(yǎng)老保險信息化技術(shù)的進程，提高了當(dāng)今政府部門的工作效率。隨著信息化技術(shù)不斷深入，工作人員應(yīng)對社會養(yǎng)老保險檔案管理產(chǎn)生新思路，確立符合當(dāng)今國情的檔案管理思路，同時確立出社會養(yǎng)老保險管理的基本框架和基本方法，實現(xiàn)社保檔案管理科學(xué)化、社會化、全民化。

1養(yǎng)老保險檔案管理過程中存在的問題

相關(guān)部門在以往的養(yǎng)老保險檔案管理過程中會存在許多問題，例如在業(yè)務(wù)辦理前的準備工作、業(yè)務(wù)辦理中的持續(xù)活動、業(yè)務(wù)辦理完的歸檔工作等。1.1檔案管理意識不強。一些基層領(lǐng)導(dǎo)在思想上忽視了養(yǎng)老保險檔案整理工作，認為檔案整理工作是一件勞民傷財?shù)氖虑?，無法從中獲得效益。如此一來，用于檔案管理上的投入經(jīng)費較少，各種硬件設(shè)施無法及時更新，不利于持續(xù)開展檔案管理工作。部分鎮(zhèn)（街道）沒有設(shè)立專門的檔案室，加之業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員對檔案資料保管認識不到位，許多涉及參保、變更等資料只存放在臨時檔案柜保管，無法保證檔案的安全與完整。1.2管理人員的專業(yè)水平參差不齊。從社會保險檔案管理人員的現(xiàn)狀來看，大部分檔案管理人員都是兼職人員，就算是專職檔案管理人員，大部分也都是“半路出家”，很少接受專業(yè)、系統(tǒng)的知識培訓(xùn)，缺乏正規(guī)的檔案管理專業(yè)知識，尤其是信息技術(shù)應(yīng)用能力不強、業(yè)務(wù)不熟練導(dǎo)致檔案整理、收集、歸檔、保存工作不能規(guī)范化。1.3業(yè)務(wù)辦理效率低。辦理養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)所需材料比較多，且需要一一上傳比對，經(jīng)過當(dāng)事人確認后，再投入到下一個程序中，有時在進行比對時會花費很長時間，辦公效率比較低。1.4投入設(shè)備不足。檔案管理需要保管設(shè)備，由于相關(guān)部門提供的設(shè)備比較陳舊，對檔案儲存十分不利，有的設(shè)備已經(jīng)不具備防潮、防蛀能力，在防盜和存儲上顯得吃力。已投入信息化的一些設(shè)備由于設(shè)備問題會出現(xiàn)死機、連不上內(nèi)部網(wǎng)、電腦程序無法啟動的問題，導(dǎo)致工作效率降低，這對檔案管理工作非常不利。此外，信息收集方面的設(shè)備幾乎是個空白領(lǐng)域，沒有對信息采集和材料提示的設(shè)備，對要辦業(yè)務(wù)人員的工作帶來了不便。1.5業(yè)務(wù)信息的查詢耗時長，影響工作效率。在信息查詢方面，查閱一條信息可能花費的時間比較長，即便有的單位采用了計算機管理系統(tǒng)，但由于系統(tǒng)陳舊、檢索功能不完善，查詢出來的條目眾多，不能直接達到目的，在信息查詢上花費的時間長。1.6管理制度不完善。在檔案管理上，雖然國家有法律法規(guī)，但養(yǎng)老保險的規(guī)范化管理制度尚處于“初級階段”，沒有明確的考核制度和標準驗收標準，沒有上級的檢查工作，必然會影響?zhàn)B老保險的檔案管理工作，阻礙養(yǎng)老保險檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展。1.7信息化技術(shù)發(fā)展不完善。養(yǎng)老保險檔案管理信息化需要以電子信息形式保存文檔，有利于工作人員編輯和查找。但由于信息化程度低，缺乏計算機應(yīng)用知識，給了不法分子可乘之機進行盜取和偽造信息。檔案需要長久保存，就要求計算機軟硬件功能非常強大。

2養(yǎng)老保險檔案電子信息化建設(shè)的主要措施

在現(xiàn)代化的今天，電子信息技術(shù)應(yīng)用越來越成熟，許多企業(yè)、行業(yè)都通過信息化管理系統(tǒng)來管理企業(yè)、管理各個行業(yè)。在養(yǎng)老保險檔案管理中運用電子信息技術(shù)，對養(yǎng)老保險的業(yè)務(wù)辦理具有推動化的意義。2.1加強對基礎(chǔ)性工作的設(shè)備使用。辦理養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)在準備階段需要花費很長時間，相關(guān)單位通過使用專業(yè)化設(shè)備讓信息采集工作更加輕松化；在信息化進程中，通過終端設(shè)備采集信息采集、比對選用材料、確認信息。這減輕了業(yè)務(wù)工作中比較耗時環(huán)節(jié)的壓力，提高了工作效率，對養(yǎng)老保險的檔案管理起到積極意義，同時將產(chǎn)生的電子信息檔案傳到檔案管理處，幫助部門工作人員進行檔案管理工作。2.2提高檔案管理人員的專業(yè)水平。在電子信息化管理的進程中，政府相關(guān)單位除了培養(yǎng)工作人員傳統(tǒng)檔案管理知識，還要加強他們的信息技術(shù)收集工作能力、電子計算機使用能力及自我創(chuàng)新能力。在電子檔案信息化管理過程中，管理部門應(yīng)該注重創(chuàng)新性，幫助業(yè)務(wù)人員熟練業(yè)務(wù)知識，對電子信息管理工作提出新看法、新方式，推動檔案電子信息化管理發(fā)展。此外，聘用人才方面要注重他們是否具有專業(yè)化技能。2.3加入檔案電子信息化檢索功能。在檔案電子信息化的進程中，政府相關(guān)單位應(yīng)改進搜索引擎，從而方便工作人員查閱信息和查看已提交的資料。在電子檔案管理端，工作人員可以利用專業(yè)加密系統(tǒng)，只有在加密密匙和管理密碼全部正確的情況下才有權(quán)查閱和修改信息，對于信息安全起到了積極的保護作用；在終端客戶端，利用居民身份證驗證能夠快速進入自己的信息頁，同時有專門的檢索功能在檢索框內(nèi)輸入關(guān)鍵詞就能快速找到所要查找的信息，在權(quán)限范圍內(nèi)編輯和修改信息，更有利于保險業(yè)務(wù)辦理效率。2.4及時更新設(shè)備，加大存儲，做好備份。養(yǎng)老保險檔案管理加入了信息化管理技術(shù)，使管理業(yè)務(wù)更加便捷；投入信息化設(shè)備讓信息保留時間更長、更加安全，解決了防潮、防蛀、防火、防盜的管理難題，但還要存檔紙質(zhì)檔案，投入新式檔案存儲設(shè)備，存儲檔案原件；將檔案管理的其他部分由電子系統(tǒng)存入大型硬盤和備份系統(tǒng)，這樣一來，即使出現(xiàn)斷電、系統(tǒng)不匹配、網(wǎng)絡(luò)問題，也會在最短時間內(nèi)進行修復(fù)。檔案管理系統(tǒng)的維護和更新會定期進行，需要專業(yè)人才進行專業(yè)操作。2.5電子信息化分類和整理。分類和整理是檔案管理工作中必要的工作手段。對養(yǎng)老保險檔案進行科學(xué)化分類，能夠為后續(xù)各項工作開展做好服務(wù)。在分類操作過程中，政府相關(guān)單位可以從養(yǎng)老保險政策、工作相關(guān)信息及參保人員的相關(guān)資料3方面入手，進行科學(xué)合理的分類工作。在養(yǎng)老保險檔案管理過程中，需要注意有序整理，注重編號的重要性，包括個人身份證號、養(yǎng)老保險編號、單位編碼、社保登記證號等，整理和規(guī)范養(yǎng)老保險檔案，使信息查找變得快捷方便。2.6優(yōu)化制度，加入考評制度。政府相關(guān)單位應(yīng)不斷完善養(yǎng)老保險管理的規(guī)章制度，在遵循國家法律法規(guī)的前提下，不斷擴展業(yè)務(wù)，提高個人能力。單位在進行檔案管理的過程中，大部分檔案都由參保者或者業(yè)務(wù)人員錄入，管理人員需要做到分門別類、把固定文件整理到相應(yīng)位置，方便以后查找、核對工作，檔案管理人員每天需要完成當(dāng)天的任務(wù)量，同時通過系統(tǒng)完成度的分數(shù)進行考核，考核成績計入員工績效工資，進而提高員工的積極性。2.7掌握信息化技術(shù)政府相關(guān)單位通過招聘更加優(yōu)秀的人才，對信息技術(shù)應(yīng)用和系統(tǒng)維護、更新、防御系統(tǒng)全程保駕護航，采用更加先進的密匙系統(tǒng)，同時加強對檔案管理人員計算機技術(shù)的培訓(xùn)，提高其工作效率，完善養(yǎng)老保險檔案管理系統(tǒng)。

3養(yǎng)老保險檔案管理信息化的重要意義

養(yǎng)老保險檔案管理信息化建設(shè)，就是將檔案實體以電子信息化的方式為全社會提供更好的服務(wù)，主要優(yōu)點是信息處理速度更快，節(jié)省了實體儲存空間，方便保護原始檔案，這就意味著事業(yè)單位辦公將更加注重信息化的處理和管理工作，融入信息化技術(shù)能夠促進事業(yè)單位檔案管理正向發(fā)展，融合了自動化管理，網(wǎng)絡(luò)化管理、科學(xué)化管理。養(yǎng)老保險檔案管理信息化建設(shè)的重大意義主要體現(xiàn)在以下幾方面。3.1信息化查閱更加方便。養(yǎng)老保險檔案管理信息化的使用者在使用終端機器上輸入關(guān)鍵字，在查詢終端就會快速顯示出相關(guān)資料信息，大大提高了信息檢索效率。在信息處理上應(yīng)用了信息加密技術(shù)，保護信息管理的安全，給使用者帶來了更多便利。3.2實現(xiàn)檔案信息資源的科學(xué)管理。養(yǎng)老保險檔案管理信息化可以使檔案管理部門工作走向開放化，使新型信息采集、管理和服務(wù)職能服務(wù)大眾，讓服務(wù)公開化、透明化、可操作化，這不僅體現(xiàn)了時展和社會進步，更能給人們帶來便利。3.3支持養(yǎng)老保險決策，縮短檔案管理的編寫時間。養(yǎng)老保險檔案管理信息化建設(shè)，讓檔案信息更加準確和真實，提高了信息化技術(shù)的分析能力，確保了養(yǎng)老保險決策和管理及時準確運行。養(yǎng)老保險檔案管理信息化可以使檔案信息通過服務(wù)終端進行遠程服務(wù)，實現(xiàn)資源共享，提高了便民效率，大大縮短了檔案編著時間。

4結(jié)語

養(yǎng)老保險檔案管理信息化關(guān)系每個參保人員的切身利益，關(guān)系養(yǎng)老保險事業(yè)甚至整個社會保險事業(yè)的發(fā)展狀況。因此，建立健全養(yǎng)老保險檔案多方面管理——實施信息化管理、快捷化管理、科學(xué)化管理，對保護參保對象信息資料的安全，推動養(yǎng)老保險事業(yè)健康、長遠發(fā)展具有積極意義。

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作者:章朝云 單位:桐城市城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險局