導(dǎo)語：基層單位檔案信息化建設(shè)論文一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

1.基層單位檔案管理的現(xiàn)狀及問題

1.1設(shè)施不健全，工作人員素質(zhì)較低

現(xiàn)狀下，基層單位在檔案管理方面，主要呈現(xiàn)的缺陷是相關(guān)設(shè)備不具健全性，例如沒有及時(shí)引進(jìn)計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)置等。同時(shí)，在系統(tǒng)安全方面，傳統(tǒng)的一些系統(tǒng)安全維護(hù)手段顯然不具有效性。同時(shí)，大部分檔案管理人員素質(zhì)低，缺乏專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，很多基層單位檔案管理人員并不是全職，而是以兼職的形式參與工作。并且，這些人員所學(xué)的專業(yè)往往與檔案管理專業(yè)沒有多大聯(lián)系，甚至毫無關(guān)聯(lián)。在檔案管理工作過程中，這些人員常表現(xiàn)為對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)不了解，無法通過檔案管理規(guī)范要求完成檔案的收集、歸檔及保存等工作，這樣便在很大程度上影響了檔案管理的規(guī)范性，最終導(dǎo)致檔案管理存在極大的披露。毫無疑問，檔案管理信息化是需要高水平的專業(yè)人才的支持的，要想使檔案管理信息化工作更具實(shí)效性與科學(xué)性，便需要檔案管理人員具備高水平的管理能力及相應(yīng)知識(shí)儲(chǔ)備。如此一來，才能夠使檔案信息化建設(shè)的實(shí)施更具有效性，進(jìn)一步為工作效率及質(zhì)量的提高提供依據(jù)。

1.2制度不健全，落實(shí)政策無力度

現(xiàn)狀下，大部分基層單位在檔案管理工作中沒有相應(yīng)的制度作為保證，比如《檔案信息化管理?xiàng)l例》及《檔案信息化管理安全方案》等。顯然，沒有這些制度作為信息化建設(shè)的支撐依據(jù)，便會(huì)導(dǎo)致一些具有基層單位加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的思考許揚(yáng)（荊州市婦幼保健院，湖北荊州434020）價(jià)值性的檔案資料發(fā)生遺失的情況，進(jìn)一步導(dǎo)致檔案資料不具連貫性，最終致使檔案資料不具完整性。顯然，造成很多不可彌補(bǔ)的后果，均與制度不健全，落實(shí)不力有關(guān)。

1.3保存不方便，檔案利用率不高

基層單位在檔案管理上以傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理為主，紙質(zhì)文檔保存、借閱、管理不方便，容易損壞泄密。信息化時(shí)代急需提供電子檔案的管理，企業(yè)大量電子文檔、照片、音頻、視頻等電子資料和數(shù)字資產(chǎn)，但是缺乏有效的管理方法和保存設(shè)施。同時(shí)在檔案管理中的收集、整理及歸檔等工作，能夠?yàn)閱挝活I(lǐng)導(dǎo)等相關(guān)人士總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)及汲取教訓(xùn)提供巨大的保證。然而，目前大部分基層單位均沒有意識(shí)到規(guī)范的檔案管理所潛在的巨大價(jià)值及作用。

2.檔案信息化建設(shè)的核心內(nèi)容

2.1配備規(guī)范化管理軟件是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)

對(duì)于具備規(guī)范性的檔案管理軟件來說，主要指的是與國家檔案管理規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)相符合，同時(shí)與國家事業(yè)單位及各級(jí)各大檔案館相適應(yīng)等，主要的作用是對(duì)檔案信息及檔案實(shí)體的管理提供幫助。它應(yīng)具備高效、高質(zhì)、簡單、實(shí)用的特點(diǎn)，有助于維護(hù)檔案的完整與安全，便于利用的原則。就目前而言，在市場當(dāng)中，檔案管理軟件數(shù)量呈現(xiàn)了較為復(fù)雜的特點(diǎn)，由于一些軟件公司開發(fā)能力存在差距，從而導(dǎo)致檔案管理軟件整體利用價(jià)值不強(qiáng)的情況。一些軟件在功能設(shè)計(jì)方面存在一定程度的缺點(diǎn)，從而導(dǎo)致功能不多及實(shí)用性不強(qiáng)等情況尤為明顯。同時(shí)，一些花哨的功能繁瑣等問題尤為突出。顯然，這些不良因素均會(huì)對(duì)檔案信息化管理的穩(wěn)健發(fā)展受到阻礙。鑒于此，要想檔案信息化建設(shè)更具有效性，對(duì)管理軟件進(jìn)行規(guī)范化配置便顯得極為重要。

2.2檔案管理軟件需具備的功能分析

首先，需具備檔案信息化數(shù)據(jù)聚集功能。對(duì)于檔案信息管理來說，需對(duì)所需要的信息進(jìn)行數(shù)據(jù)聚集，可充分利用文字信息摘錄及電子檔案的接收等功能加以完成。同時(shí)，對(duì)計(jì)算機(jī)及時(shí)進(jìn)行合理利用，以不同種類數(shù)據(jù)的內(nèi)容及特點(diǎn)為依據(jù)，構(gòu)建相應(yīng)的多媒體數(shù)據(jù)庫，以此確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性及有效性。并且，還需要多媒體數(shù)據(jù)的整合工作進(jìn)行完善。因?yàn)閷?duì)于種類具有差異化的檔案來說，需著錄的文件內(nèi)容也存在差異，因此對(duì)于數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)來說，需要具備延展性及敏捷性等特點(diǎn)。除此之外，數(shù)據(jù)庫在設(shè)置方面還需要增多一些必要功能，如刪除及修改等功能，以此實(shí)現(xiàn)最大化的檔案信息數(shù)據(jù)聚集。其次，實(shí)現(xiàn)檔案管理一體化。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，使檔案工作流程更安全、高效和快捷。從文件的擬稿、簽發(fā)，直至最后的分類歸檔、著錄標(biāo)引，全部通過網(wǎng)絡(luò)完成，盡可能杜絕失、泄密問題，同時(shí)對(duì)文件之間的聯(lián)系性進(jìn)行保留，以此使文件一次性輸入以及多途徑輸出等得以有效實(shí)現(xiàn)，進(jìn)一步使檔案數(shù)據(jù)資源的利用率得到有效提升。除此之外，還需避免重復(fù)勞動(dòng)，提高工作效率和質(zhì)量。

3.落實(shí)檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)

3.1提高效率和準(zhǔn)確性

使效率及準(zhǔn)確度得到有效提升，我們知道，計(jì)算機(jī)具備運(yùn)算速度快及信息存儲(chǔ)量大等特點(diǎn)，能夠?yàn)闆Q策人員提供及時(shí)有效的人事資料及相關(guān)數(shù)據(jù)。這樣，不但可以使傳統(tǒng)抄寫形式所造成的失誤得以有效避免，而且還能夠大大降低檔案人員的工作負(fù)擔(dān)，以此實(shí)現(xiàn)工作效率及質(zhì)量的有效提升。

3.2能夠使檔案的壽命延長

對(duì)計(jì)算機(jī)管理檔案加以利用，能夠使材料的完整性得到有效保障。通常情況下，在信息輸入的時(shí)候需使用檔案原件，除此之外便很少會(huì)與原件接觸，這樣無疑使檔案的壽命得到有效延長。

3.3便于存儲(chǔ)，并且有效節(jié)省了管理經(jīng)費(fèi)

對(duì)計(jì)算機(jī)管理檔案加以應(yīng)用，能夠?qū)⒋罅康臋n案資料放置硬盤及優(yōu)盤等方面，從而使紙質(zhì)資源得到有效節(jié)約。在傳統(tǒng)模式下，要想使檔案資料得到有效保存，便需要構(gòu)建庫房，并增加相關(guān)管理設(shè)備，這樣不但增加了經(jīng)費(fèi)投入，還增加了人力資源。但是，利用計(jì)算機(jī)管理，便能夠使氧化、霉變等破壞實(shí)現(xiàn)有效避免。

4.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的有效策略探究

4.1對(duì)檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)工作進(jìn)行強(qiáng)化

對(duì)于檔案信息化建設(shè)中的檔案工作人員來說，便需要對(duì)檔案室的各類情況加以了解，并掌握檔案業(yè)務(wù)的發(fā)展動(dòng)向，同時(shí)還需要具備管理計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫的能力。對(duì)于檔案業(yè)務(wù)部門來說，不但需要對(duì)具體業(yè)務(wù)進(jìn)行指導(dǎo)，而且還需要指導(dǎo)基層單位檔案室的相關(guān)工作，以此使檔案室的各項(xiàng)工作更具完善性。

4.2對(duì)著錄格式規(guī)范進(jìn)行統(tǒng)一

以檔案業(yè)務(wù)部門所制定的相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，著錄項(xiàng)目需盡可能保持完整，以此使檢索渠道具備多元化的特點(diǎn)。同時(shí)，以工作特點(diǎn)為依據(jù)，對(duì)符合實(shí)際的項(xiàng)目進(jìn)行選錄，使具備統(tǒng)一特性的著錄格式得以充分落實(shí)。

4.3加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)

無論是經(jīng)費(fèi)、人員，還是設(shè)置，均需要落實(shí)到位，全面進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，對(duì)于在建設(shè)過程中所遇到的問題需進(jìn)行有效解決，投入充足的經(jīng)費(fèi)及人員，并配備專用的現(xiàn)代化設(shè)備，比如復(fù)印機(jī)、打印機(jī)及專用計(jì)算機(jī)等，以此為檔案信息化建設(shè)工作的開展提供強(qiáng)有力的保障。

4.4做好檔案數(shù)據(jù)的安全保密工作

對(duì)于檔案工作人員來說，需要充分保證數(shù)據(jù)庫的安全性，同時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)庫自身機(jī)讀目錄的保密給予重視。以我國有關(guān)涉及網(wǎng)絡(luò)信息保密工作的法律法規(guī)為依據(jù)，對(duì)檔案信息庫信息數(shù)據(jù)保密工作進(jìn)行強(qiáng)化，尤其是對(duì)于公共網(wǎng)檔案室等，需對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備及數(shù)據(jù)磁盤等載體進(jìn)行強(qiáng)化管理。以相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，做好物理隔離及嚴(yán)防等措施。

作者:許揚(yáng)單位:荊州市婦幼保健院