導(dǎo)語：企業(yè)建設(shè)工程資料預(yù)歸檔要點一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

一、引言

按照國家建設(shè)工程檔案管理規(guī)定和標準要求，企業(yè)工程建設(shè)項目主管單位、部門應(yīng)遵循文件資料“誰形成，誰歸檔”原則，及時指定專人負責工程建設(shè)項目全過程文件資料的收集、整理、立卷和歸檔工作。建設(shè)工程資料收集、整理等業(yè)務(wù)工作是一個漸進的過程，檔案形成期間資料的完整性、準確性、系統(tǒng)性和有效性等四性情況不明朗，只能確定全宗號和類目，而無法準確確定檔案的分類號、卷號和件號?，F(xiàn)在企業(yè)建設(shè)工程資料管理要求既要保證日常收集、整理工作正常開展，又要保障資料隨時查閱利用，這階段就需要使用合理的工作方法對資料進行預(yù)歸檔，實現(xiàn)檔案資料收集、整理、查閱利用的無縫連接，為最終歸檔案資料正式歸檔奠定基礎(chǔ)[1]。

二、建設(shè)工程資料預(yù)歸檔的工作方法

不同企業(yè)檔案資料的收集范圍、歸檔以及分類號的編制要求不盡相同，但其遵循的國家檔案管理規(guī)定和標準是相同的。在開展建設(shè)工程資料預(yù)歸檔工作中，應(yīng)注意規(guī)范預(yù)歸檔工作程序，避免認為是預(yù)歸檔程序而輕視此項重要工作。因為，建設(shè)工程資料預(yù)歸檔工作是進行正式歸檔時最重要的基礎(chǔ)工作，檔案形成的信息數(shù)據(jù)都是源于此。主要工作程序如下。1.前期收文工作程序。建設(shè)工程未竣工前，建設(shè)工程資料的收集是連續(xù)不斷的過程，在未形成最終的工程檔案之前，其完整性和系統(tǒng)性是不明確的，暫時無法分配常規(guī)檔案分類號、卷號和件號對資料進行標識，此時前期的收文管理工作就顯得尤為重要。建議指定專人負責或者兼職處理收文環(huán)節(jié)。按照要求，詳細登記文件資料名稱、來文單位名稱、收文時間、密級、份數(shù)以及移交接收人簽字，為資料分類做好準備，并明確文件移交接收責任以備遺失時查閱。2.文件資料預(yù)分類程序。收文后對建設(shè)工程文件資料進行預(yù)分類，文件資料一般會包含可行性調(diào)研、設(shè)計、批復(fù)、項目管理、施工以及監(jiān)理等內(nèi)容。在實踐工作中，我們要求資料移交單位必須明確標明文件資料的類別及涉及的建設(shè)工程項目名稱。一般采用兩種標注方式，各有優(yōu)缺點，可選擇使用。第一種方式：移交清單表格化方式。就是在移交清單中增加類別欄目，清楚標識出每份資料的目標名稱或包含的各具體的項目名稱（特別是同一份資料內(nèi)容涉及多個項目）。其優(yōu)點是紙面美觀簡潔，條理清晰。缺點是效率低，需要檔案管理人員再次按照表格中的項目數(shù)據(jù)進行整理，核對每份資料的類別信息，然后開展預(yù)分類工作。其中難免有遺漏的信息，檔案管理人員還必須跟蹤到移交部門咨詢資料類別情況，降低了工作效率。第二種方式：直接標注方式。就是在每份文件資料右上角用鉛筆標注。優(yōu)點是直觀明了，便于文件資料直接預(yù)分類操作，能有效提高工作效率。缺點是鉛筆字跡屬于檔案資料表征性不規(guī)范事項，需要事后認真擦除，經(jīng)過驗證建議使用2B鉛筆標注效果較好。3.編制預(yù)歸檔分類號。按照建設(shè)工程文件資料歸檔范圍及要求，如立項文件、招投標、合同協(xié)議文件、項目管理文件、施工文件以及監(jiān)理等文件資料，依次可使用流水號順序編號；編制分類號的原則應(yīng)執(zhí)行國家標準或本公司的檔案分類規(guī)則和檔號編制規(guī)則，將同類目資料編制在一起，分配分類號。預(yù)分類號的編制只是形式上的，可以根據(jù)實際情況進行適當簡化。工作程序要點如下。（1）鑒別文件資料的項目屬性。就是要辨識每份文件資料是新項目資料還是以前已預(yù)歸檔的項目資料，由此判斷是否創(chuàng)建新項目檔案。（2）分配預(yù)編號和分類號。在無法準確分配分類號、卷號和件號的情況下，可以根據(jù)文件資料類別和建設(shè)工程項目階段類別，分配預(yù)編號和預(yù)分類號。根據(jù)文件資料的屬性，屬于新項目分配新編號和分類號，舊項目繼續(xù)沿用原分類號。分配完畢后，將編號和分類號用鉛筆標注在文件資料右上角的紅色檔案方章內(nèi)。例如，依據(jù)文件：123-A基礎(chǔ)設(shè)施-01（立項、批復(fù)等文件名稱）-N（流水件號）；招投標及合同文件：123-A基礎(chǔ)設(shè)施-02（招投標合同文件名稱）-N（流水件號）；項目管理文件：123-A基礎(chǔ)設(shè)施-03（項目管理文件名稱）-N（流水件號）等。如圖1。（3）建立案卷目錄或錄入目錄。文件資料按項目類別預(yù)分類后，應(yīng)及時建立目錄和錄入資料信息。屬于新項目的文件資料錄入新建的目錄檔案；已預(yù)歸檔的項目繼續(xù)錄入原有建好的目錄檔案中（見表1）。根據(jù)實踐反饋經(jīng)驗分析，目錄題名的輸入標準是需要特別提請注意的事項。目錄題名必須清晰明了，能概括出資料的整體信息，不能簡化處理，特別是一份文件資料內(nèi)容涉及多個工程項目時，就必須更為謹慎，做好互見備注工作。因為這個目錄將是后期正式收集、整理、歸檔組卷的重要基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。4.規(guī)范建設(shè)工程資料預(yù)歸檔管理要素。預(yù)歸檔工作和正式歸檔執(zhí)行的管理標準原則性上必須保持一致，預(yù)歸檔的質(zhì)量直接對正式歸檔質(zhì)量產(chǎn)生重大影響。因此需要控制資料預(yù)歸檔質(zhì)量，突出重點要素，如，件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等。（1）文件題名。必須清晰明了，言簡意賅地反映出本份文件的內(nèi)容。沒有標題或標題不規(guī)范的，根據(jù)實際內(nèi)容自擬標題，可外加“〔〕”號。（2）日期書寫。以8位阿拉伯數(shù)字標注年月日，如20180131，無法精確到日期數(shù)據(jù)，以本月中旬15日為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。（3）頁數(shù)要求。注意應(yīng)按照國家標準填報每件歸檔文件資料的頁數(shù)。文件資料中有圖文的頁面為一頁（有些單位填寫的是頁碼，將會影響檔案資料對于頁數(shù)的統(tǒng)計要求）。（4）備注。合理使用注釋。對于文件需說明的情況進行簡要描述。實踐工作中，經(jīng)常會遇見一份文件資料同時涉及多個項目，這時就需要在每份資料目錄的備注中進行互見，標注清楚原件最終存放在具體的建設(shè)工程檔案案卷中。這個步驟相當重要，不能忽略。因為曾出現(xiàn)過沒有清楚標注互見而使無法檢索文件資料的現(xiàn)象[2][3]。

三、嚴格執(zhí)行保管期限的規(guī)定

2018年，我國同時出臺了五項國家檔案標準，體現(xiàn)了國家對檔案行業(yè)規(guī)范化管理的新形勢。2006年以前，檔案資料保管期限是永久、長期和短期三種。此后明確了保管期限是永久和定期，其中定期分為30年（重要文件資料）和10年（一般文件資料）的明確年限。在劃分時，如果存有不同的意見，可采取就高不就低原則，即選擇保管期限長的年限確定保管期限。因此，要正確界定文件材料歸檔范圍，準確劃分檔案保管期限，使所保存的檔案既能反映企業(yè)經(jīng)營管理活動狀況，又便于保管和利用[4]。完成上述工作程序后，基本上可以達到建設(shè)工程資料的持續(xù)歸檔，同時可以檢索利用的管理目標。

四、預(yù)歸檔管理實踐總結(jié)

企業(yè)要做好建設(shè)工程資料的預(yù)歸檔工作，就必須將檔案管理工作前置。主要需要做好以下幾個方面的工作。1.重視檔案管理制度建設(shè)。建議企業(yè)用管理制度固化檔案預(yù)歸檔程序。檔案管理人員不了解資料的形成情況，這時就需要建設(shè)工程資料移交單位協(xié)助進行分類，為了能得到有效的配合，可以將資料移交程序以及配合協(xié)作方式固化在企業(yè)的檔案管理制度中，為公司檔案工作順利開展提供程序上的保障。2.規(guī)范檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作。規(guī)范文件資料收集、整理、預(yù)歸檔等工作程序，確定專人負責收發(fā)文，按照工作流程編制預(yù)編號、分類號和目錄，形成案卷歸檔。保證檔案借閱利用，同時滿足經(jīng)營管理、各種檢查等工作的技術(shù)支持服務(wù)作用。3.強化工作程序執(zhí)行力度。注重運用檔案層級管理模式，結(jié)合實際工作將檔案管理責任層層分解到具體人員。明確檔案前期管理的具體要求；控制檔案中期管理的質(zhì)量；總結(jié)檔案后期管理事項。建議采用業(yè)務(wù)程序標準化模板方式開展工作，即編制工作程序的標準模板，要求按照標準模板操作，根據(jù)反饋意見，不斷修訂模板使其更具實用性。4.推進檔案信息化進程。在保持發(fā)揚優(yōu)良的傳統(tǒng)的檔案管理方式基礎(chǔ)上，加快加大檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)，利用檔案信息系統(tǒng)實時處理文件，形成綜合性檔案管理模式，提升企業(yè)檔案管理水平。例如，根據(jù)工程項目檔案信息的借閱需求量，選擇其中借閱需求量大的項目進行數(shù)字化，以點帶面推動檔案信息化工作。并在日常資料預(yù)歸檔過程中，注意題名、日期、保管期限和頁數(shù)等字段的規(guī)范化填寫，為檔案數(shù)字化做準備[5]。5.建立暢通信息交流渠道。在實踐工作中，關(guān)注國家部委或者行業(yè)信息。例如，國防科工委關(guān)于固定資產(chǎn)投資檔案目錄信息報送的具體要求或者檔案數(shù)字化加工過程中的數(shù)據(jù)要求等，調(diào)整企業(yè)檔案管理工作內(nèi)容，有利于更好地開展建設(shè)工程資料預(yù)歸檔編制工作。企業(yè)檔案管理工作事實上是綜合性很強的工作，需要協(xié)調(diào)多部門共同協(xié)作才能完成。因此，要建立有效的溝通交流渠道，在檔案資料的收集、整理和預(yù)歸檔過程中，要根據(jù)實際情況做好事前溝通，將工作要求明確傳達給資料產(chǎn)生單位。做到工作有計劃、有步驟、有節(jié)點，才能最大限度地推動檔案管理工作。

參考文獻

[1]建設(shè)項目檔案管理規(guī)范（DA/T28-2018）.北京：國家檔案局，2018.

[2]科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求（GB/T11822-2008）.北京：國家檔案局，2009.

[3]重大建設(shè)項目檔案驗收辦法（檔發(fā)〔2006〕2號）.北京：國家檔案局，2006.

[4]國家檔案局令第10號.企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定.

[5]《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范（GB/T18894-2016）.北京：國家檔案局，2016.

作者:蔣明 單位:中核四川環(huán)保工程有限責任公司