導(dǎo)語(yǔ)：工程設(shè)計(jì)檔案數(shù)字化風(fēng)險(xiǎn)控制分析一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

在信息化大潮中，檔案數(shù)字化成為檔案工作的重要內(nèi)容。由于人員、技術(shù)和資金等原因，檔案數(shù)字化外包成為大多數(shù)檔案機(jī)構(gòu)的選擇。這種情況在工程檔案數(shù)字化中也是廣泛存在的。機(jī)遇與風(fēng)險(xiǎn)共存，工程設(shè)計(jì)檔案數(shù)字化外包同樣也存在諸如內(nèi)容失密、載體受損風(fēng)等險(xiǎn)。如何防范此類問(wèn)題，這是當(dāng)前工程檔案數(shù)字化外包中急需加以重視的問(wèn)題。

一、工程設(shè)計(jì)檔案數(shù)字化外包存在的風(fēng)險(xiǎn)

1.外包公司缺乏市場(chǎng)規(guī)范。外包公司的運(yùn)行機(jī)制是社會(huì)各要素在一定階段相互作用的結(jié)果，健全的服務(wù)體系有利于外包公司的長(zhǎng)期發(fā)展，目前多數(shù)外包公司的社會(huì)影響比較小，缺乏規(guī)模效應(yīng)。在工程設(shè)計(jì)檔案招標(biāo)時(shí)，有些公司為中標(biāo)提供過(guò)低報(bào)價(jià)，擾亂秩序的同時(shí)也給中標(biāo)后的整理工作帶來(lái)了資金隱患。由于缺乏行業(yè)規(guī)范，有些資質(zhì)不足的外包公司為做典型、做案例，承接著超出公司能力范圍的檔案整理工作。外包公司承擔(dān)著超出其業(yè)務(wù)能力的許多業(yè)務(wù)工作，“受多種因素影響外包公司所能提供的服務(wù)以檔案整理和數(shù)字化掃描加工為主，對(duì)于檔案代存、電子文件管理、信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)等對(duì)于場(chǎng)地或技術(shù)要求較高的服務(wù)內(nèi)容則很少涉足”[1]。許多小型外包公司因?yàn)樘峁┑姆?wù)難以滿足發(fā)包方的要求而逐漸被市場(chǎng)所淘汰。市場(chǎng)的失序是風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的最大誘因。2.外包公司人員配備不合理?！稒n案保管外包服務(wù)管理規(guī)范》規(guī)定外包公司需按照內(nèi)部管理機(jī)制，配備符合實(shí)際需要的、具有相應(yīng)崗位職業(yè)資格的員工。一般應(yīng)包括檔案專業(yè)人員和其他各類專業(yè)技術(shù)人員[2]。然而，少有外包公司配備有穩(wěn)定的具有相應(yīng)崗位職業(yè)資格的員工，檔案專業(yè)人員在整理工程設(shè)計(jì)檔案過(guò)程中往往是以臨時(shí)的理論和技術(shù)指導(dǎo)的身份參與項(xiàng)目。參與的過(guò)程集中于項(xiàng)目開(kāi)始和結(jié)束，對(duì)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題無(wú)法進(jìn)行及時(shí)的解決。3.發(fā)包方對(duì)檔案核心業(yè)務(wù)認(rèn)識(shí)不足。發(fā)包方指檔案管理部門(mén)和建設(shè)單位，發(fā)包方在檔案外包加工管理過(guò)程中處于主導(dǎo)地位。檔案業(yè)務(wù)外包開(kāi)展前提是分清檔案部門(mén)的核心業(yè)務(wù)、核心優(yōu)勢(shì)，避免將核心業(yè)務(wù)外包[3]。在檔案管理部門(mén)的檔案業(yè)務(wù)核心價(jià)值認(rèn)識(shí)不足的前提下進(jìn)行工程設(shè)計(jì)檔案外包，將原本不應(yīng)該、不允許外包甚至是仍涉密的核心檔案外包的行為，短期內(nèi)能提高工作效率，達(dá)成“存量數(shù)字化”目標(biāo)，但從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看必然會(huì)危害檔案信息安全，甚至是使得整個(gè)單位的外包工作失序。工程設(shè)計(jì)檔案數(shù)字化外包由于缺乏市場(chǎng)規(guī)范，人員配備不合理，發(fā)包方核心業(yè)務(wù)認(rèn)識(shí)不足、逆向選擇等原因存在不同的風(fēng)險(xiǎn)。作者在充分分析的基礎(chǔ)上認(rèn)為，要解決這個(gè)問(wèn)題應(yīng)從多方面入手：建立行業(yè)協(xié)會(huì)，依靠檔案學(xué)會(huì)，加強(qiáng)資質(zhì)評(píng)估，制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范整理工作，數(shù)據(jù)互通，發(fā)展眾包新思路，使外包公司不斷向科技密集型公司發(fā)展。工程設(shè)計(jì)檔案檔案業(yè)務(wù)外包風(fēng)險(xiǎn)管理工程設(shè)計(jì)檔案數(shù)字化外包中的風(fēng)險(xiǎn)控制陳淑青徐海靜檔案部門(mén)的監(jiān)督指導(dǎo)是檔案部門(mén)存在的核心意義之一[4]，但在外包工作過(guò)程中檔案部門(mén)缺乏領(lǐng)導(dǎo)規(guī)范，在一定程度上無(wú)法明確地對(duì)工程檔案外包的范圍進(jìn)行要求，不對(duì)外包工作作出整體性的規(guī)劃和設(shè)計(jì)，習(xí)慣性低估外包中的風(fēng)險(xiǎn)必然導(dǎo)致各種問(wèn)題的產(chǎn)生。發(fā)包方監(jiān)管不到位必然導(dǎo)致外包公司自主權(quán)過(guò)剩的問(wèn)題。4.發(fā)包方逆向選擇風(fēng)險(xiǎn)。在工程設(shè)計(jì)檔案管理信息技術(shù)外包過(guò)程中，發(fā)包方與外包服務(wù)商所擁有的信息是不對(duì)稱的，發(fā)包方向外包公司購(gòu)買信息技術(shù)包含直接購(gòu)買成品軟件、購(gòu)買成品軟件并要求進(jìn)行適應(yīng)性修改及開(kāi)發(fā)全新系統(tǒng)三種。在無(wú)經(jīng)費(fèi)預(yù)算的前提下首選第三種服務(wù)，假設(shè)發(fā)包方足夠幸運(yùn)在難以完全了解外包服務(wù)商所能提供的服務(wù)前提下選擇了合適的服務(wù)商，在系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段也會(huì)出現(xiàn)諸多問(wèn)題。發(fā)包方由于前期知識(shí)不足，難以表達(dá)清楚系統(tǒng)需求，隨著項(xiàng)目的開(kāi)展，發(fā)包方會(huì)不斷增加新的要求，會(huì)影響到項(xiàng)目的可行性，甚至?xí)霈F(xiàn)管理策略斷裂的風(fēng)險(xiǎn)。5.檔案載體的受損風(fēng)險(xiǎn)。多數(shù)外包公司工作場(chǎng)所的溫濕度是不適合檔案保存要求的，未整理的檔案和整理完畢的檔案往往堆放于同一辦公區(qū)域內(nèi)，在整理過(guò)程中對(duì)檔案進(jìn)行搬運(yùn)、拆盒、整理、裝盒容易對(duì)檔案實(shí)體造成損害。工程設(shè)計(jì)檔案多數(shù)為圖紙，為了保證上柜檔案的美觀需要拆分檔案，拆解后檔案的折疊是一個(gè)大問(wèn)題。由于外包公司人員流動(dòng)性大，工作人員多不知道如何折疊圖紙、如何在圖紙上打碼，這時(shí)若隨意操作必然導(dǎo)致返工，很容易出現(xiàn)一份檔案多次整理導(dǎo)致載體破損的問(wèn)題。在對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工和錄入的過(guò)程中，由于操作流程的不統(tǒng)一，需要反復(fù)拆盒裝盒，甚至?xí)霈F(xiàn)重復(fù)整理，不僅降低了工作效率，對(duì)檔案本身來(lái)說(shuō)也是一場(chǎng)災(zāi)難。6.檔案內(nèi)容失密風(fēng)險(xiǎn)。工程設(shè)計(jì)數(shù)字檔案外包，為方便提供圖文給各施工、監(jiān)理單位參考，圖文制作會(huì)選擇專業(yè)的外包公司，但外包公司的工作環(huán)境及傳遞圖文使用的即時(shí)通訊軟件存在極大的失密風(fēng)險(xiǎn)，保密協(xié)議的約束條款形同虛設(shè)。項(xiàng)目檔案信息管理系統(tǒng)一般為非保密系統(tǒng)，外包公司項(xiàng)目結(jié)束之后一般不會(huì)對(duì)設(shè)備上的檔案資料進(jìn)行深度刪除，留下泄密的隱患。

二、工程設(shè)計(jì)檔案數(shù)字化外包風(fēng)險(xiǎn)的防范

1.加強(qiáng)行業(yè)引導(dǎo)和行業(yè)自律。一個(gè)行業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展不僅需要構(gòu)筑動(dòng)力機(jī)制，也需要有行業(yè)的規(guī)范。我國(guó)的檔案外包公司與國(guó)外的商業(yè)性文件中心很相似，但商業(yè)性文件中心的發(fā)展比較成熟，規(guī)模龐大且已經(jīng)成為一種文件信息管理服務(wù)行業(yè)，行業(yè)協(xié)會(huì)———國(guó)際文件與信息管理服務(wù)行業(yè)協(xié)會(huì)（PRISM）在規(guī)范行業(yè)秩序、加強(qiáng)行業(yè)自律、促進(jìn)信息服務(wù)行業(yè)健康發(fā)展上起到了重要作用。我國(guó)外包公司當(dāng)前發(fā)展還不夠成熟，僅有少數(shù)地區(qū)成立了行業(yè)協(xié)會(huì)，如上海市信息服務(wù)業(yè)行業(yè)協(xié)會(huì)。但檔案學(xué)會(huì)幾乎是每個(gè)省份都有的，應(yīng)鼓勵(lì)檔案外包服務(wù)公司以會(huì)員的身份參與學(xué)會(huì)活動(dòng)，雙方進(jìn)行理論和實(shí)踐方面的探討。外包公司內(nèi)部應(yīng)該形成系統(tǒng)的管理制度，制定合理的工作流程，責(zé)權(quán)分明，使整個(gè)工作有章可循，有條件的公司要不斷擴(kuò)展所能提供服務(wù)的深度，逐步向綜合性的檔案整理、寄存機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)型。檔案整理過(guò)程中要與發(fā)包方及時(shí)反饋?lái)?xiàng)目問(wèn)題和進(jìn)度，外包公司之間應(yīng)該加強(qiáng)交流與合作，以促進(jìn)檔案外包服務(wù)行業(yè)的規(guī)?；l(fā)展。政府應(yīng)該加大對(duì)檔案服務(wù)外包公司扶持力度，實(shí)行“以獎(jiǎng)代補(bǔ)”[5]，引導(dǎo)他們進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新和轉(zhuǎn)型升級(jí)，提升整體盈利能力。在外包公司的考核體系中加入項(xiàng)目完成質(zhì)量和信息安全的部分，做到全程有效監(jiān)督。2.加強(qiáng)從業(yè)人員培訓(xùn)。公司應(yīng)配備比較穩(wěn)定的專業(yè)技術(shù)人員，工作人員應(yīng)該具有崗位所要求的知識(shí)，熟悉相關(guān)法律法規(guī)及檔案工作標(biāo)準(zhǔn)。公司從業(yè)人員比例應(yīng)該符合相關(guān)要求，有計(jì)劃地整體提升工作團(tuán)隊(duì)的專業(yè)素質(zhì)，定期開(kāi)展工作經(jīng)驗(yàn)交流、繼續(xù)教育活動(dòng)和相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，有條件的公司可以邀請(qǐng)當(dāng)?shù)貦n案學(xué)會(huì)的人員進(jìn)行指導(dǎo)交流。同時(shí)要提高公司的盈利水平，向科技密集型公司轉(zhuǎn)型，整體提升工作人員的福利待遇，激發(fā)工作人員的積極性。3.通過(guò)立法規(guī)范發(fā)包行為。發(fā)包方做好監(jiān)督工作，避免核心業(yè)務(wù)外包首先解決的是有關(guān)規(guī)范問(wèn)題，通過(guò)立法規(guī)范其發(fā)包活動(dòng)。2014年的《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》明確規(guī)定了可以進(jìn)行數(shù)字化外包的必須是非涉密的檔案，根據(jù)檔案數(shù)字化總體規(guī)劃，確定數(shù)字化外包檔案的范圍，提出檔案數(shù)字化外包安全管理要求和技術(shù)指標(biāo)。2015年的《檔案管理服務(wù)外包工作規(guī)范》對(duì)發(fā)包工作作出了合法、安全、可控等原則要求，也對(duì)發(fā)包工作的過(guò)程與要求作出了規(guī)定。地方可以根據(jù)這些規(guī)范詳細(xì)制定各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)核心業(yè)務(wù)進(jìn)行區(qū)分。為了實(shí)現(xiàn)全過(guò)程的監(jiān)督，發(fā)包方不應(yīng)該一次性將全部檔案交由外包公司，應(yīng)該按照工作計(jì)劃分批調(diào)檔。外包公司指定專人記錄外包項(xiàng)目總體進(jìn)展，形成外包項(xiàng)目管理檔案，不僅能使得外包公司工作有序進(jìn)行，也有利于后期驗(yàn)收工作的順利開(kāi)展。《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2014）規(guī)定了建設(shè)工程檔案的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，發(fā)包方可以參照此標(biāo)準(zhǔn)制定詳細(xì)的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)提供給外包公司，在預(yù)驗(yàn)收階段把好關(guān)，不隨意提供檔案驗(yàn)收認(rèn)可文件以保證外包工作質(zhì)量。4.發(fā)包方選擇有法可依?！稒n案保管外包服務(wù)管理規(guī)范》規(guī)定，檔案保管外包服務(wù)機(jī)構(gòu)可通過(guò)檔案保管外包服務(wù)行業(yè)組織開(kāi)展能力評(píng)估。目前，我國(guó)外包行業(yè)服務(wù)的行業(yè)組織尚未完全建立，可先由各地城建檔案館工作人員、檔案學(xué)會(huì)人員、高校檔案工作者及外包公司管理人員一起制定出專業(yè)化的安全管理要求、評(píng)估體系和監(jiān)管機(jī)制。根據(jù)《檔案保管外包服務(wù)能力評(píng)估表》，定期對(duì)提供工程檔案管理外包服務(wù)的公司進(jìn)行能力評(píng)估并公布評(píng)估等級(jí)，促進(jìn)行業(yè)有序競(jìng)爭(zhēng)和發(fā)展。發(fā)包方在開(kāi)展外包工作時(shí)，對(duì)本館的紙質(zhì)文件數(shù)字化要求和電子文件極其元數(shù)據(jù)要有充分的了解，參照《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》的規(guī)定結(jié)合未來(lái)可能存在的需求，詳細(xì)列出本單位所需的管理系統(tǒng)的基本功能要求提供給外包公司，并與之探討最優(yōu)化的外包方案。涉密項(xiàng)目必須建立檔案管理系統(tǒng)的話，參照《涉及國(guó)家秘密的信息系統(tǒng)分級(jí)保護(hù)技術(shù)要求》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行[6]。5.規(guī)范實(shí)體檔案的整理工作。在招投標(biāo)階段，發(fā)包方要實(shí)地考察外包公司的辦公環(huán)境，根據(jù)有關(guān)安全管理的要求整體評(píng)估待合作的公司。理想條件下可以要求外包公司帶領(lǐng)整個(gè)團(tuán)隊(duì)到發(fā)包方所在單位開(kāi)展檔案整理工作，雙方指定專員定期對(duì)數(shù)字化加工場(chǎng)所進(jìn)行巡查。工程設(shè)計(jì)檔案的拆解和圖紙的折疊必須要在發(fā)包方允許的前提下進(jìn)行，調(diào)檔按照整理計(jì)劃分批進(jìn)行，每次都要做好涉密性、完整性、有序性及檔案實(shí)體與目錄的一致性檢查，檔案實(shí)體破損、殘缺的要進(jìn)行登記與處理，并填寫(xiě)交接清單[7]。為解決重復(fù)打碼的問(wèn)題，首先將工作人員進(jìn)行分組，保持一個(gè)系列文件由一個(gè)小組完成，每個(gè)工序都有固定的班底。其次，可以參考《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》對(duì)制定檔案流程單的要求，在每一卷檔案的首頁(yè)加入一份檔案整理進(jìn)度表，整理的工作人員在上面填寫(xiě)檔號(hào)、確定歸檔范圍、是否打碼、數(shù)量、加工時(shí)間、整理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題等信息，使得下一個(gè)整理的人看到進(jìn)度表就對(duì)本卷信息一目了然。6.嚴(yán)格要求，保障內(nèi)容安全。在招投標(biāo)階段，應(yīng)優(yōu)先選用具有與數(shù)字化加工相關(guān)涉密資質(zhì)的外包公司。與外包公司簽訂保密協(xié)議并要求檔案保管外包公司提供與員工依法簽訂的勞動(dòng)合同和保密協(xié)議等文件，向外包公司強(qiáng)調(diào)設(shè)計(jì)檔案的涉密部分并使其了解相關(guān)的法律規(guī)定。外包公司應(yīng)該對(duì)人員進(jìn)行保密教育，休息時(shí)間檔案不得隨意放在加工工位。在加工場(chǎng)所配備無(wú)死角的監(jiān)控設(shè)備并由檔案部門(mén)派專人負(fù)責(zé)視頻監(jiān)控系統(tǒng)，對(duì)檔案的數(shù)字化加工設(shè)備采取物理或者技術(shù)手段防止信息的拷貝，在購(gòu)買或者設(shè)計(jì)管理系統(tǒng)階段要對(duì)數(shù)據(jù)獲取權(quán)限進(jìn)行明確的劃分，移動(dòng)存儲(chǔ)截至指定專人保管。項(xiàng)目完成后，外包公司應(yīng)該將其加工設(shè)備中的存儲(chǔ)介質(zhì)移交給檔案館，檔案館要詳細(xì)檢查設(shè)備上是否有信息殘留并進(jìn)行刪除[7]?？偠灾?，提供工程設(shè)計(jì)檔案數(shù)字化外包服務(wù)的公司應(yīng)逐步向科技密集型行業(yè)轉(zhuǎn)型，加快建立行業(yè)協(xié)會(huì)規(guī)范市場(chǎng)行為。設(shè)計(jì)企業(yè)、檔案管理部門(mén)和建設(shè)單位在發(fā)包前要充分做好承包公司的資質(zhì)審查工作，明確核心業(yè)務(wù)和圖檔系統(tǒng)需求及權(quán)限設(shè)置，成立相應(yīng)的工作小組全程監(jiān)督工程外包數(shù)字化工作，嚴(yán)格把控外包工作質(zhì)量。

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作者:陳淑青 徐海靜