導(dǎo)語(yǔ)：高校檔案工作信息化管理的幾點(diǎn)分析一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

【摘要】隨著檔案規(guī)模的擴(kuò)大，檔案信息量劇增，以前通過(guò)手工和實(shí)體管理模式己不能適應(yīng)和滿足社會(huì)發(fā)展的需要。變實(shí)體管理為信息化管理，可以提高服務(wù)質(zhì)量和效率，全面提供各種檔案信息。

【關(guān)鍵詞】信息化；問(wèn)題；意義

1檔案信息化的原因

隨著科技進(jìn)步，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為檔案部門最為常見(jiàn)的工作工具和管理手段，網(wǎng)上辦公也走進(jìn)了人們的視野?！度珖?guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》公布之后，各級(jí)檔案管理部門開始著手進(jìn)行信息化建設(shè)。高等學(xué)校檔案管理工作也要順應(yīng)時(shí)展要求，與時(shí)俱進(jìn)，把工作重心轉(zhuǎn)向信息化，加快檔案信息化的發(fā)展步伐。

2檔案信息化的主要內(nèi)容

（1）檔案信息的數(shù)字化，是指在檔案管理過(guò)程中全面應(yīng)用數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)據(jù)壓縮、高速掃描、多媒體技術(shù)和數(shù)字圖像技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)手段，把紙質(zhì)和聲像等傳統(tǒng)介質(zhì)文件演化成檔案信息庫(kù)。也就是以數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)為主體，把檔案信息存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)里，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)終端實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的充分利用和共享，從而提供更加便捷、豐富、詳實(shí)、有效的信息服務(wù)。檔案信息數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的最基礎(chǔ)也是最重要的工作。（2）檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化，它是指借助于開發(fā)的專業(yè)檔案軟件管理系統(tǒng)對(duì)存儲(chǔ)的的數(shù)字信息進(jìn)行有效管理。由傳統(tǒng)檔案管理方式向現(xiàn)代檔案管理方式轉(zhuǎn)變過(guò)程中，必須要有相應(yīng)的技術(shù)規(guī)范和管理標(biāo)準(zhǔn)，也就是常說(shuō)的實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。國(guó)家已經(jīng)制定公布了《檔案法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等法律法規(guī)，這是制定相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)的法律依據(jù)。檔案管理部門應(yīng)遵循上述法律法規(guī)的規(guī)定精神和有關(guān)檔案著錄技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，制定出符合實(shí)際的具體辦法和措施，使檔案信息化建設(shè)有章可循，朝著標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和制度化方向發(fā)展。（3）檔案信息利用網(wǎng)絡(luò)化，它是指利用電子信息網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取檔案文件信息的一種方式，具體講就是通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)、校園網(wǎng)等技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案信息可以隨時(shí)隨地的檢索查閱功能。信息網(wǎng)絡(luò)化是檔案信息化建設(shè)的的最終目的，也是檢驗(yàn)是否實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的主要標(biāo)志。信息網(wǎng)絡(luò)化可以充分實(shí)現(xiàn)信息資源的的有效利用和資源共享，從而實(shí)現(xiàn)為社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步提供現(xiàn)代化的優(yōu)質(zhì)服務(wù)的目標(biāo)。（4）管理觀念現(xiàn)代化。管理觀念現(xiàn)代化是檔案管理信息化的核心。檔案管理信息化最重要的就是管理思想的現(xiàn)代化。如果沒(méi)有現(xiàn)代化管理意識(shí)，必然會(huì)影響檔案管理信息化的進(jìn)程。沒(méi)有檔案管理現(xiàn)代化，即使有再先進(jìn)的的檔案保護(hù)和管理設(shè)備設(shè)施，根本無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。知識(shí)密集的信息需要信息化的管理觀念，信息時(shí)代要求將檔案信息資源快速轉(zhuǎn)化為社會(huì)效益，為社會(huì)發(fā)展需提供更好的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。檔案的價(jià)值在于用好用活，要改變過(guò)去那種“重藏輕用”的管理理念，充分發(fā)揮檔案管理部門作為重要的信息源應(yīng)有的價(jià)值?，F(xiàn)代化的檔案管理需要既具備檔案管理方面的知識(shí)，也能熟練掌握計(jì)算機(jī)、信息管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的復(fù)合型人才。管理的現(xiàn)代化首先要實(shí)現(xiàn)人的現(xiàn)代化。所以要堅(jiān)持以人為本，培養(yǎng)與時(shí)俱進(jìn)的檔案管理人才是當(dāng)務(wù)之急。要加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，不斷補(bǔ)充、提高計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息等方面的知識(shí)，同時(shí)要引進(jìn)檔案方面的專業(yè)人才，提高檔案工作者的專業(yè)化、信息化水平。

3學(xué)校檔案信息化建設(shè)存在的主要問(wèn)題

3.1觀念落后，有待更新

主要是有的對(duì)檔案信息化的重要性和必要性認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為檔案管理無(wú)非是能夠滿足基本日常保存查閱功能就足夠了。甚至有的把檔案室當(dāng)成安排分流人員的地方，同時(shí)有的檔案工作人員也安于現(xiàn)狀，不思進(jìn)取，墨守成規(guī)缺乏創(chuàng)新思維，保持固有觀念。有的對(duì)檔案管理的重要性缺乏認(rèn)識(shí)，做好做壞無(wú)關(guān)緊要，不會(huì)影響學(xué)校的發(fā)展建設(shè)。沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案信息化現(xiàn)代化管理是衡量一所學(xué)校發(fā)展水平

3.2資金不足，基礎(chǔ)設(shè)施落后

無(wú)論是軟硬件設(shè)備購(gòu)置還是檔案信息數(shù)字化，都需要大量資金。為檔案信息化建設(shè)設(shè)立獨(dú)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的高校很少，大多數(shù)高校還沒(méi)有把檔案信息化建設(shè)納入到學(xué)校建設(shè)的整體規(guī)劃與預(yù)算。由于資金投入不足，檔案管理信息化進(jìn)程嚴(yán)重滯后，很多高校的檔案管理任然延續(xù)傳統(tǒng)的手工模式，缺乏必要的現(xiàn)代化硬件管理設(shè)備，嚴(yán)重制約了檔案信息化進(jìn)程。雖然有的高校配備了相應(yīng)的設(shè)備，但由于人員素質(zhì)較低，不具備信息化所需的專業(yè)知識(shí)背景，仍然用人工模式進(jìn)行檔案管理，基本沒(méi)發(fā)揮那些設(shè)備應(yīng)有的作用，成了無(wú)用的擺設(shè)。

3.3缺乏信息化建設(shè)的安全保障體系

信息化的高速發(fā)展為電子文檔和信息化管理提供了方便，同時(shí)也帶來(lái)了失密、竊密、病毒感染，保密手段苦難，失竊密危害程度加大等網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，保密安全隱患也隨之增強(qiáng)。

4高校信息化建設(shè)應(yīng)采取的必要措施

4.1加強(qiáng)宣傳，改變對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)

在檔案信息化建設(shè)中的各個(gè)具體環(huán)節(jié)和發(fā)展階段，有的放矢地對(duì)檔案信息化過(guò)程中所遇到的一系列具體問(wèn)題展開具體分析和研究，遵循認(rèn)識(shí)規(guī)律，加大宣傳力度，更新宣傳手段和方式，使上至領(lǐng)導(dǎo)下至普通員工明確檔案管理信息化的重要性。具體可以通過(guò)檔案法規(guī)宣傳，開展檔案信息化管理知識(shí)競(jìng)賽，舉辦各類展覽等活動(dòng)，提高教職員工的觀念認(rèn)識(shí)，使其以積極主動(dòng)投入到檔案信息化建設(shè)中去。

4.2加大資金投入，加強(qiáng)信息化設(shè)施建設(shè)

首要的是，愿意投資于金融資源，配置和管理的檔案的現(xiàn)代軟件和硬件的適應(yīng)。有條件的高校通過(guò)設(shè)立專項(xiàng)資金進(jìn)行信息化建設(shè)來(lái)強(qiáng)化提高信息化所需的軟硬件設(shè)施。目前，高校的財(cái)政資源主要來(lái)自各級(jí)政府，這需要做大量的工作，引進(jìn)資金，加快轉(zhuǎn)型的步伐。同時(shí)，高校應(yīng)積極主動(dòng)與上級(jí)主管部門溝通，進(jìn)行溝通和協(xié)商，共同提出解決問(wèn)題的辦法，，使檔案信息化建設(shè)加快發(fā)展。

4.3加強(qiáng)安全保障體系建設(shè)

安全保障主要涉及兩個(gè)方面：一是對(duì)計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的管理，確保信息數(shù)據(jù)庫(kù)的安全；而是對(duì)電子文檔歸檔的監(jiān)督和指導(dǎo)，保證電子文檔真實(shí)有效。這就需要安裝必要的殺毒軟件，同時(shí)安裝必要的網(wǎng)絡(luò)防火墻，把存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)庫(kù)信息和電子文檔的局域網(wǎng)實(shí)行物理隔離，對(duì)必要的數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，設(shè)置必要的訪問(wèn)權(quán)限，進(jìn)行身份認(rèn)證和密鑰管理，確保檔案信息的安全。總之，高校檔案信息化建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期的、系統(tǒng)的工程，需要大量的細(xì)致工作，要在實(shí)踐中不斷發(fā)展和完善，在這一過(guò)程中要堅(jiān)持能力、循序漸進(jìn)、檔案管理實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展，為推動(dòng)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展提供高效的快捷的檔案信息服務(wù)。

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作者:孫亞臣 單位:吉林化工學(xué)院