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摘要:本文基于erp管理軟件在出版企業(yè)中應(yīng)用現(xiàn)狀分析，對(duì)ERP在企業(yè)管理中的核心價(jià)值進(jìn)行了歸納分析及總結(jié)，并重點(diǎn)圍繞ERP在應(yīng)用中應(yīng)注意的問題進(jìn)行詳細(xì)闡述。

關(guān)鍵詞:ERP;出版;企業(yè)管理

一、引言

企業(yè)管理是對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)進(jìn)行計(jì)劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制等一系列活動(dòng)的總稱，是社會(huì)化大生產(chǎn)的客觀要求。ERP(EnterpriseResourcePlanning)即企業(yè)資源計(jì)劃，是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運(yùn)行手段的管理平臺(tái)。借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，ERP得以將很多先進(jìn)的管理思想變成現(xiàn)實(shí)中可實(shí)施應(yīng)用的計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)。國(guó)際國(guó)內(nèi)ERP軟件提供商有很多。目前，在出版行業(yè)使用較多的ERP管理軟件有北京云章科技有限公司的《云章復(fù)合出版ERP管理系統(tǒng)》《云因編輯出版管理系統(tǒng)》，用友公司的ERP、NC管理系統(tǒng)，北京科迪通公司的《出版業(yè)ERP系統(tǒng)》，金蝶國(guó)際的企業(yè)ERP管理軟件，南北軟件公司的《南北ERP管理系統(tǒng)》，廣州晴川公司的《普菲特圖書管理軟件》，以及SAP公司的mySAPERP等等?？偟膩碚f，ERP管理軟件在不同程度上為出版企業(yè)帶來了良好的管理效益，通過把人、財(cái)、物，產(chǎn)、供、銷及相應(yīng)的物流、信息流、資金流、管理流、增值流等緊密地集成起來，實(shí)現(xiàn)資源共享和協(xié)同工作，大大提高了企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)效率。但是，每個(gè)出版企業(yè)都是一個(gè)單獨(dú)的實(shí)體，有其特殊的組織結(jié)構(gòu)和管理模式。如何充分發(fā)揮ERP軟件在企業(yè)管理中的核心價(jià)值，使其更好地服務(wù)于出版經(jīng)營(yíng)，值得我們深入探討。

二、ERP在企業(yè)管理中的核心價(jià)值

ERP系統(tǒng)管理模式是企業(yè)在信息化社會(huì)、在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代繁榮發(fā)展的核心管理模式，它在流程管理、財(cái)務(wù)管理、數(shù)據(jù)管理、業(yè)務(wù)協(xié)同等方面發(fā)揮著突出的作用。它是IT技術(shù)與管理思想的融合體，以科學(xué)的管理體系而非個(gè)人能力來駕馭大型組織，讓管理變得簡(jiǎn)單而有效。(一)流程管理。流程管理在企業(yè)管理中扮演著重要的角色。它是用來定義和控制操作規(guī)程、數(shù)據(jù)流向的基本過程。流程管理滲透了企業(yè)管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)，任何一項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)施都有著有形或無形的相應(yīng)操作流程。在出版企業(yè)中，ERP軟件的供應(yīng)鏈管理思想發(fā)揮了重要作用。將出版工作流程納入ERP軟件系統(tǒng)，縱向貫通，橫向集成，可以完成從選題論證到選題立項(xiàng)、稿件三審、發(fā)稿管理、制版登記、封面設(shè)計(jì)、印制管理、材料采購、用料管理、圖書入庫、發(fā)退貨管理、差額管理、庫存管理、收付款管理、成本核算、主營(yíng)結(jié)轉(zhuǎn)、作者管理、合同管理等涉及“編輯、印務(wù)、發(fā)行、人力、財(cái)務(wù)、物流”六大核心業(yè)務(wù)的同平臺(tái)共管。工作流納入信息系統(tǒng)管理，可以讓工作流轉(zhuǎn)清晰透明，上下工序之間相互銜接，信息通暢，業(yè)務(wù)順暢，能有效解決過去存在的相互扯皮、人為拖延、效率低下的問題，使協(xié)同配合達(dá)到高效，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)活動(dòng)的有序化、規(guī)范化、精細(xì)化管理。(二)財(cái)務(wù)管理。財(cái)務(wù)管理是企業(yè)管理的核心內(nèi)容。過去，生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)出自多個(gè)部門，數(shù)據(jù)分散。ERP信息系統(tǒng)可使企業(yè)各部分之間橫向縱向的聯(lián)系有效而緊密，通過定義事務(wù)處理相關(guān)的會(huì)計(jì)核算科目與核算方式，記錄經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的變動(dòng)過程及其結(jié)果，在業(yè)務(wù)處理的同時(shí)自動(dòng)生成會(huì)計(jì)分錄，保證了資金流與業(yè)務(wù)流的同步記載和數(shù)據(jù)的一致性。日常收付款、報(bào)銷等業(yè)務(wù)的憑證制單工作，往來款管理、固定資產(chǎn)管理、銀行對(duì)賬管理、成本管理、賬簿查詢、月末結(jié)賬等全部的財(cái)務(wù)處理工作均可在ERP財(cái)務(wù)系統(tǒng)中完成。資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、現(xiàn)金流量表等財(cái)務(wù)報(bào)表，可實(shí)現(xiàn)一鍵生成。企業(yè)可以以最少的人力投入、最快的速度，及時(shí)、準(zhǔn)確、可靠地進(jìn)行賬務(wù)處理。通過ERP管理系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)根據(jù)財(cái)務(wù)資金現(xiàn)狀追溯資金的來龍去脈及所發(fā)生的相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)，改變了過去資金信息滯后于物流信息的狀況，便于企業(yè)對(duì)資金使用進(jìn)行計(jì)劃、控制、監(jiān)督和考核。ERP軟件為企業(yè)財(cái)務(wù)管理從會(huì)計(jì)核算型向經(jīng)營(yíng)決策型轉(zhuǎn)變提供了便利。(三)數(shù)據(jù)管理。數(shù)據(jù)是企業(yè)不可或缺的信息資源。數(shù)據(jù)管理是利用計(jì)算機(jī)硬件和軟件技術(shù)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的收集、存儲(chǔ)、處理和應(yīng)用的過程。數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)，一是檔案化需要，二是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)決策需要。借助ERP信息系統(tǒng)，出版社可以詳實(shí)記錄生產(chǎn)數(shù)據(jù)、銷售數(shù)據(jù)、市場(chǎng)數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、人力資源數(shù)據(jù)等等，獲得第一手檔案資料。在信息系統(tǒng)中所建立的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，能更充分地描述數(shù)據(jù)間的內(nèi)在聯(lián)系，便于數(shù)據(jù)修改、更新與擴(kuò)充，同時(shí)保證了數(shù)據(jù)的一致性、準(zhǔn)確性與完整性。例如，通過在每個(gè)流程每個(gè)表單上必填字段的設(shè)計(jì)，可保證每個(gè)環(huán)節(jié)必要信息的采集。在圖書出版的選題、立項(xiàng)、印制、出入庫的各階段，可實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的一次輸入多次調(diào)用，既避免重復(fù)勞動(dòng)，又可保證前后數(shù)據(jù)的一致性。軟件系統(tǒng)的報(bào)錯(cuò)提示、邏輯驗(yàn)證，也可以幫助規(guī)避一些不必要的錯(cuò)誤，使數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性大大提高。(四)業(yè)務(wù)協(xié)同。ERP軟件是一個(gè)在企業(yè)內(nèi)部高度集成的應(yīng)用系統(tǒng)。數(shù)據(jù)在各業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間高度共享，大量編輯、出版、發(fā)行業(yè)務(wù)通過網(wǎng)上操作和流轉(zhuǎn)，大幅減少了聯(lián)系、等待、傳遞的時(shí)間，提高了決策審批效率和辦理實(shí)施速度。結(jié)合In-ternet技術(shù)、VPN技術(shù)，ERP軟件可跨越時(shí)間和地域的限制，及時(shí)整合實(shí)時(shí)信息。企業(yè)員工通過信息系統(tǒng)可實(shí)時(shí)了解圖書出版、發(fā)行、銷售、回款等信息，可根據(jù)市場(chǎng)變化及時(shí)調(diào)整選題方向，改進(jìn)出版策略、營(yíng)銷策略，提高圖書出版經(jīng)營(yíng)的針對(duì)性、有效性。在對(duì)外聯(lián)系上，Internet技術(shù)的成熟為ERP系統(tǒng)增加了與版廠、印廠、材料供應(yīng)商、圖書經(jīng)銷商實(shí)現(xiàn)信息共享和數(shù)據(jù)交換的能力，從而強(qiáng)化了合作企業(yè)間的業(yè)務(wù)聯(lián)系，形成了共同發(fā)展的產(chǎn)業(yè)鏈，使管理者及業(yè)務(wù)部門實(shí)現(xiàn)跨企業(yè)的聯(lián)合作戰(zhàn)。

三、ERP信息系統(tǒng)應(yīng)用問題

ERP軟件是基于網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的新一代信息系統(tǒng)。近些年，出版企業(yè)紛紛上線ERP信息系統(tǒng)，相互學(xué)習(xí)管理經(jīng)驗(yàn)。但在系統(tǒng)使用規(guī)模、使用效果、使用能力上，各出版企業(yè)還有相當(dāng)大的差異。企業(yè)上線一套ERP信息系統(tǒng)，至少會(huì)使用五至十年甚至更長(zhǎng)時(shí)間。對(duì)企業(yè)來講，更換管理系統(tǒng)所要付出的時(shí)間、人力、培訓(xùn)成本是巨大的。因此，在ERP系統(tǒng)選型、實(shí)施、上線和運(yùn)營(yíng)維護(hù)過程中，以下問題尤其值得注意。(一)軟件選型。ERP軟件選型需慎重對(duì)待。既要考慮ERP產(chǎn)品本身的性能，也要考慮軟件商的資質(zhì)、經(jīng)營(yíng)實(shí)力以及運(yùn)維能力。選擇ERP軟件商就是選擇一個(gè)長(zhǎng)久的合作伙伴。在出版行業(yè)，不乏有出版企業(yè)由于選型不當(dāng)，使花在ERP上幾千萬的資金打水漂的事例。據(jù)相關(guān)資料統(tǒng)計(jì)表明，ERP的實(shí)施成功率只有10%～20%。究其原因，有以下幾種:(1)不考慮企業(yè)實(shí)際需求，一味地貪大、求全、求洋?！癊RP”一詞最初由美國(guó)GartnerGroup公司提出的。國(guó)外ERP軟件商雖然有非常規(guī)范的ERP實(shí)施方法，但是程序設(shè)計(jì)與國(guó)內(nèi)運(yùn)行機(jī)制、制度規(guī)范不一致，落地效果不能保證。選軟件也好比穿鞋，合適就好。如果一個(gè)業(yè)務(wù)簡(jiǎn)單、規(guī)模不大的出版社，卻投資上千萬購買功能非常復(fù)雜的國(guó)外大型軟件，顯然不適合。(2)實(shí)施中缺少“核心”力量。ERP系統(tǒng)上線是一個(gè)改變舊秩序、建立新秩序的過程。它是一個(gè)“一把手”工程。只有讓企業(yè)管理者擔(dān)任實(shí)施的負(fù)責(zé)人、決策人，進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，才能協(xié)調(diào)好各方利益，下好整盤棋。有的出版單位由個(gè)別部門或個(gè)別信息管理人員牽頭實(shí)施，在協(xié)調(diào)各方利益沖突時(shí)，時(shí)常因?yàn)槿鄙僭捳Z權(quán)而使工作無法推進(jìn)。(3)選擇沒有核心知識(shí)產(chǎn)權(quán)的ERP商。商開發(fā)能力和運(yùn)維能力都有限，遇到問題心有余而力不足。出版企業(yè)應(yīng)與ERP開發(fā)商建立直接聯(lián)系，在后期合作中會(huì)更便利。(二)流程設(shè)計(jì)。流程影響績(jī)效。一切工作流程都應(yīng)以企業(yè)目標(biāo)為根本依據(jù)。高效的流程設(shè)計(jì)可以避免大量的會(huì)議，特別是在跨部門和跨業(yè)務(wù)單元的事務(wù)活動(dòng)上。流程中的活動(dòng)都是增值的活動(dòng)，員工所做的每一步都是實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)的一部分。一個(gè)好的流程設(shè)計(jì)，應(yīng)該是少而精的。有的企業(yè)層次過多，分工過細(xì)。一個(gè)經(jīng)營(yíng)過程由很多部門許可或?qū)徟?，運(yùn)作時(shí)間長(zhǎng)，成本高。流程的設(shè)計(jì)，既要保證必要管理環(huán)節(jié)的落實(shí)，達(dá)到風(fēng)險(xiǎn)控制的目的，又要盡量避免管理環(huán)節(jié)冗余，以提高工作效率。在出版行業(yè)，每個(gè)社的組織架構(gòu)都不盡相同。流程的設(shè)置，不僅要保證《出版管理?xiàng)l例》《圖書質(zhì)量管理規(guī)定》、三審三校制度、《出版物印刷管理規(guī)定》等行業(yè)規(guī)定在流程中有所體現(xiàn)，還需要根據(jù)出版企業(yè)自身組織機(jī)構(gòu)特點(diǎn)、管理方式方法，來貫徹和落實(shí)出版企業(yè)的管理理念。(三)資源配置。ERP信息系統(tǒng)的應(yīng)用主要體現(xiàn)在落實(shí)出版企業(yè)管理制度，協(xié)調(diào)資源配置，提升出版效益上。圖書選題策劃、組稿、印制、銷售要形成“鏈”，不能各自為政，相互脫節(jié)。要充分利用Internet、EDI等先進(jìn)技術(shù)，使信息通暢、工作順暢。橫向上，出版社要與排版廠、印廠、經(jīng)銷商等業(yè)務(wù)往來企業(yè)建立信息通道;縱向上，圖書的編輯部門、印制部門、發(fā)行部門、物流部門、財(cái)務(wù)部門，流程的上下游之間要相互銜接、互相配合。每個(gè)部門要以企業(yè)總體目標(biāo)出發(fā)，不能都各搞一套，片面追求部門利益。一個(gè)效益良好的出版社，一定是一個(gè)運(yùn)轉(zhuǎn)高效的出版社。一切優(yōu)化工作均著眼于本企業(yè)資源的最優(yōu)應(yīng)用。(四)數(shù)據(jù)分析。數(shù)據(jù)是企業(yè)的核心資產(chǎn)。數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析在管理決策工作中起著舉足輕重的作用。ERP的利用不僅僅是為實(shí)現(xiàn)管理工作的程序化、標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)據(jù)化，更重要的是服務(wù)于企業(yè)的戰(zhàn)略計(jì)劃、管理決策。ERP在日常運(yùn)行中已經(jīng)積累了大量的生產(chǎn)數(shù)據(jù)、運(yùn)營(yíng)數(shù)據(jù)、銷售數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。各業(yè)務(wù)部門不僅是原始數(shù)據(jù)的輸入者，更應(yīng)該是這些數(shù)據(jù)的使用者。不管是在圖書的選題階段、項(xiàng)目階段、印制階段，還是銷售階段，充分地利用數(shù)據(jù)說話，能減少行動(dòng)的盲目性、隨意性。出版企業(yè)可以從各職能部門的業(yè)務(wù)需求角度出發(fā)，通過對(duì)這些數(shù)據(jù)的深度整合分析，建立多維報(bào)表分析體系，為企業(yè)在圖書出版的各個(gè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)環(huán)節(jié)提供決策支持。ERP具有靈活擴(kuò)展分析能力，開放平臺(tái)接口，可無縫對(duì)接第三方系統(tǒng)，實(shí)時(shí)訪問數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)端到端的深度分析需求。(五)運(yùn)營(yíng)維護(hù)。運(yùn)維工作以技術(shù)為基礎(chǔ)，通過技術(shù)保障ERP軟件提供高質(zhì)量的服務(wù)，達(dá)到軟件設(shè)計(jì)的預(yù)期目標(biāo)。運(yùn)維的職責(zé)覆蓋了從產(chǎn)品設(shè)計(jì)到、運(yùn)行維護(hù)、二次需求開發(fā)、變更升級(jí)乃至下線的整個(gè)生命周期。一些出版企業(yè)反映ERP管理軟件難用、無用，多數(shù)是因?yàn)檫\(yùn)維工作跟不上。通用軟件的系統(tǒng)設(shè)計(jì)與企業(yè)實(shí)際需求不可能完全一致(定制開發(fā)除外)。落地過程中，時(shí)常會(huì)需要進(jìn)行二次開發(fā)，需要在現(xiàn)有的軟件上進(jìn)行定制修改或功能擴(kuò)展。解決這些痛點(diǎn)、卡點(diǎn)是成功實(shí)施的步驟。企業(yè)應(yīng)該設(shè)立專門的運(yùn)維崗位，有實(shí)力的企業(yè)可培養(yǎng)自己的技術(shù)團(tuán)隊(duì)。運(yùn)維工作通?？绮块T、跨工種、跨專業(yè)，其復(fù)雜性對(duì)這個(gè)崗位的工程師們也提出了更高的要求。首先，要精通業(yè)務(wù)。運(yùn)維工程師需具備廣博的知識(shí)和專業(yè)的技術(shù)能力。要有扎實(shí)的系統(tǒng)架構(gòu)、操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等計(jì)算機(jī)知識(shí)。第二，要善于解決問題。要能夠快速分析問題、診斷問題，并及時(shí)解決問題。第三，要有較強(qiáng)的理解和溝通能力。一方面，工程師要對(duì)ERP產(chǎn)品性能、架構(gòu)設(shè)計(jì)足夠熟悉;另一方面，要對(duì)本企業(yè)狀況、管理需求足夠了解。只有雙向結(jié)合，才能保證執(zhí)行不錯(cuò)位，無偏差。要善于把業(yè)務(wù)需求“翻譯”成程序設(shè)計(jì)，把程序語言“翻譯”成通用語言，做好用戶與軟件之間溝通的橋梁。第四，要有縝密的思維。運(yùn)維工程師在信息系統(tǒng)中擁有最高權(quán)限，每一步操作都需謹(jǐn)慎細(xì)心，以免給系統(tǒng)造成不可逆轉(zhuǎn)的損失。所謂“產(chǎn)品不足開發(fā)補(bǔ)，開發(fā)不足運(yùn)維補(bǔ)”。高質(zhì)量的運(yùn)維工作，是ERP順利實(shí)施和運(yùn)行的兜底性保障。

四、結(jié)語

通過軟件技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代科技，ERP將先進(jìn)的管理理念和辦公方式工具化，以事務(wù)和項(xiàng)目為中心，幫助組織建立通暢的信息交流體系，有效的協(xié)作執(zhí)行體系，精準(zhǔn)的決策支撐體系，來提高組織內(nèi)部的管理能力和辦公效率。ERP信息系統(tǒng)給出版企業(yè)帶來了良好的管理效益，尤其是在流程管理、財(cái)務(wù)管理、數(shù)據(jù)管理和業(yè)務(wù)協(xié)同上發(fā)揮了重要作用。

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作者:陳麗紅