基層單位檔案規(guī)范化管理研究

時間:2022-10-04 10:45:50

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基層單位檔案規(guī)范化管理研究

做好基層單位檔案規(guī)范化管理工作,是檔案工作邁向信息化的關鍵一步。隨著《四川省檔案工作規(guī)范化管理辦法》的頒布,基層單位檔案規(guī)范化管理工作有了新標準。當前亟需掌握基層單位檔案工作第一手資料,并以此為依據(jù)找出問題、分析解決問題,提出清晰的努力方向,創(chuàng)新檔案工作舉措,更好地服務地方經(jīng)濟建設及各項工作。對此,縣檔案局于2018年4—5月對全縣各鎮(zhèn)(鄉(xiāng))人民政府、縣級機關和園區(qū)檔案工作規(guī)范化管理情況進行了全面調(diào)研。現(xiàn)就調(diào)研中發(fā)現(xiàn)的問題及今后的工作構(gòu)想談談自己的看法。

一、調(diào)研中發(fā)現(xiàn)的主要問題

(一)檔案室建設不規(guī)范。檔案室是基層單位開展檔案工作的主陣地,是直接反映檔案工作是否規(guī)范的重要載體。在調(diào)研過程中,我們發(fā)現(xiàn)部分基層單位檔案室建設達不到規(guī)范化管理的標準。一是檔案專用柜架陳舊破損,檔案裝具不符合國家標準;二是檔案室未配齊消防器材、溫濕度計、空調(diào)機等“八防”要求的設備;三是檔案室堆放雜物,衛(wèi)生條件差。甚至極個別單位無專用檔案室,檔案分室存放。(二)管理工作不到位。調(diào)研中,我們發(fā)現(xiàn)個別單位在文件材料收集、整理和檔案保管、利用等方面或多或少都存在一些問題。一是文件材料收集不齊全,或?qū)⒉辉跉w檔范圍內(nèi)的文件一并收集;二是整理不及時,文件材料長時間不整理歸檔,出現(xiàn)新的積存文件;三是保管不細致,部分單位未建立檔案統(tǒng)計臺帳,對室藏檔案數(shù)量不清楚;四是利用不規(guī)范,缺少必要的借閱手續(xù),有檔案利用登記簿但未認真填寫,檔案利用完畢不歸還或隨手亂放。(三)制度執(zhí)行不徹底。建立健全檔案工作制度是檔案規(guī)范化管理的重要內(nèi)容。雖然大部分單位都建立了檔案工作制度,也都做到了制度上墻,但部分單位存在制度執(zhí)行不徹底的現(xiàn)象。一是檔案移交手續(xù)不全,檔案室管理人員變更時僅移交檔案室鑰匙,而未辦理正式交接手續(xù);二是未堅持檔案安全檢查,無安全檢查臺賬、溫濕度數(shù)據(jù)記錄等;三是檔案室管理人員未認真學習相關制度,僅憑經(jīng)驗管理。(四)信息化建設滯后。檔案信息化建設是大勢所趨,是讓檔案煥發(fā)新生命,變成“活”資源的根本性工作。但部分單位檔案信息化建設緩慢,“雙套制”移交工作進展仍有阻力。一是數(shù)字檔案室建設沒有納入規(guī)劃,有的單位雖啟動但經(jīng)費投入不足;二是數(shù)字檔案室建設缺少專業(yè)人才的參與;三是電子文件收集不齊全,與紙質(zhì)檔案不匹配;四是部分單位沒有獨立開展檔案數(shù)字化工作的能力。

二、綜合分析問題根源

(一)領導檔案意識淡薄。個別單位領導對檔案工作重視不夠,沒有清晰地認識到檔案的重要性,檔案意識淡薄,忽視日常管理,導致該收集的文件沒收集,該添置的設備不添置,該學習的法規(guī)未學習。事實證明,任何不被重視、疏于管理的工作最后都難免走向荒廢,而被弱化荒廢的工作是難以發(fā)揮、展示其應有價值的。(二)經(jīng)費保障不確定。建設數(shù)字檔案室,涉及軟件系統(tǒng)、掃描識別、格式轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)維護等工作,無論是購買相關專業(yè)設備,還是檔案業(yè)務外包服務,都需要充足的經(jīng)費來支撐。但個別單位檔案工作經(jīng)費沒有保障,導致檔案設施設備陳舊落后,檔案業(yè)務外包服務、檔案數(shù)字化等工作推進較慢。(三)人才隊伍參差不齊。基層單位檔案人才缺失。在與檔案管理人員的交流中,我們發(fā)現(xiàn)不少年輕同志身兼多職又剛接手檔案工作,業(yè)務不熟悉,學習時間得不到保障,希望得到專業(yè)培訓;另一方面是一些老同志長期從事檔案管理工作,懂業(yè)務、責任心強,但感嘆自身精力有限,對于新標準、新科技的學習有心無力。

三、今后工作的構(gòu)想

(一)創(chuàng)新宣傳方式。提高社會檔案意識,加強宣傳是一種重要手段。但傳統(tǒng)的宣傳方式形式單一、內(nèi)容單調(diào),難以給宣傳對象留下深刻印象。因此,必須創(chuàng)新宣傳方式以檔案解決實際問題,如匯編檔案工作服務民生等生動、典型的事例,匯編違反檔案法律法規(guī)典型事例及處理案例,加強宣傳教育。通過微信公眾號、微博等新媒體平臺推送相關信息、文章和圖片,豐富宣傳內(nèi)容,擴大宣傳范圍。(二)開展檔案工作清單式管理。對在全縣推行的檔案業(yè)務工作,以清單方式推進。如按照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》《歸檔文件整理規(guī)則》等規(guī)范性文件,結(jié)合地方實際,統(tǒng)一制定規(guī)范的“鄉(xiāng)鎮(zhèn)、部門文件材料歸檔清單”“基層檔案室日常工作管理清單”等,推進檔案工作清單式管理,實現(xiàn)基層檔案工作人員工作快速上手、即查即用,緩解人才缺失的壓力。同時加強業(yè)務指導和培訓,在能干會干的基礎上,提高檔案人員業(yè)務水平。(三)建立切實可行的激勵機制。要切實做好“三建議”,更好地促進檔案事業(yè)發(fā)展。一是建議提高檔案工作在全縣綜合目標考核中的分值,以此加強各部門的重視程度;二是建議政府對做出成績的專兼職檔案人員予以表彰獎勵,激勵檔案人員的奉獻精神;三是建議組織、人事部門在培養(yǎng)和選拔干部時,在政策上對工作突出的專兼職檔案人員予以傾斜,使檔案人員能安心檔案工作又有成長空間。

作者:汪濤 單位:仁壽縣檔案局