導語：大數(shù)據(jù)下企業(yè)辦公室檔案管理思考一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要:大數(shù)據(jù)時代來臨，大數(shù)據(jù)思維逐漸滲透到國民經濟的各行各業(yè)，同時也給企業(yè)辦公室檔案管理帶來新的機遇和挑戰(zhàn)。本文首先介紹大數(shù)據(jù)思維應對辦公檔案管理的概念和架構，接著闡述大數(shù)據(jù)技術給辦公室檔案日常管理帶來的機遇和挑戰(zhàn)，最后給出了如何利用大數(shù)據(jù)技術更好地提升檔案管理信息化水平的思考。

關鍵詞:大數(shù)據(jù)技術;企業(yè)辦公;管理模式;檔案管理

隨著信息化技術的發(fā)展，尤其是大數(shù)據(jù)技術的涌現(xiàn)，企業(yè)辦公室檔案管理面臨新的機遇。相比企業(yè)檔案管理的傳統(tǒng)工作方法存在效率低下，難以實現(xiàn)快速查詢和輔助決策的問題，大數(shù)據(jù)技術為辦公室檔案管理模式優(yōu)化提供了先進的條件和手段。如何利用好大數(shù)據(jù)技術的優(yōu)勢，積極創(chuàng)新公室檔案管理的思路和和工作手段，從而提升辦公室檔案管理的工作效率和服務能力，值得每一位檔案管理工作人員深入思考。

一、大數(shù)據(jù)思維應對異構型檔案的集中統(tǒng)一管理

(一)數(shù)據(jù)思維與辦公室檔案管理特點。大數(shù)據(jù)技術的核心概念是數(shù)據(jù)思維，即數(shù)據(jù)就是企業(yè)的最重要資源。一般而言，企業(yè)辦公檔案材料包括人事、行政、財務、黨建、技術和銷售、安全保密等數(shù)據(jù)信息。其中，人事檔案包括企業(yè)職員的個人信息、入職離職、資格證書與培訓管理、工作異動、薪酬調級、勞動合同等。行政檔案包括企業(yè)內部管理制度、上機發(fā)文、日常內部公文、外部發(fā)文公告等。財務檔案包括企業(yè)財務報表、會計憑證、會計賬薄、各類票據(jù)等。黨建檔案包括主題黨日的會議記錄，對外宣傳報道等。技術銷售檔案包括研發(fā)文檔、工程報告、采購合同、銷售合同等。安全保密檔案包括保密標準、保密制度、保密會議記錄等。不難發(fā)現(xiàn)，企業(yè)辦公室檔案格式呈現(xiàn)種類繁多，格式多樣，分散存儲等特點。(二)辦公室檔案管理的大數(shù)據(jù)架構。傳統(tǒng)的管理技術，難以高效處理辦公室檔案數(shù)據(jù)和內容，也無法滿足實時、開放、分級查詢服務的用戶需求。面對日益增長而且種類多樣的辦公室檔案數(shù)據(jù)，大數(shù)據(jù)技術提供了統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準，為辦公檔案的數(shù)字化處理提供了有力的技術支撐。通常，大數(shù)據(jù)技術架構一般分為三層。首先是底層的基礎設施層，包括數(shù)據(jù)存儲服務器、網絡服務器，防火墻和網關設備，主要提供基礎的數(shù)據(jù)存儲和硬件管理。中間層是核心服務層，包括安全管理，查詢服務，數(shù)據(jù)格式轉換與識別服務，數(shù)據(jù)標準服務。上層是應用接口層，作為網絡門戶為用戶提供注冊，數(shù)據(jù)增刪查改等綜合服務，分級查詢等功能。辦公室檔案管理人員首先可以利用大數(shù)據(jù)基礎設施，將檔案信息進行集中式管理;其次，針對異構的檔案數(shù)據(jù)(例如:Word文檔、Pdf文檔、Excel表格、圖像等)，可以利用大數(shù)據(jù)核心服務組件實現(xiàn)標準化、網絡化、實時、統(tǒng)一的管理功能;最后，可以利用大數(shù)據(jù)應用服務接口，實現(xiàn)對個人檔案的簡單信息檢索、復雜條件查詢，并提供分級管理試圖、可視化統(tǒng)計等功能。

二、大數(shù)據(jù)視角下企業(yè)辦公室檔案管理模式的機遇與挑戰(zhàn)

(一)辦公室檔案管理新的機遇。大數(shù)據(jù)技術有效支持檔案信息全部數(shù)字化管理，將分散的格式多樣的檔案數(shù)據(jù)進行標準化集成，電子調檔和個性化查檔操作非常便捷，還能根據(jù)數(shù)據(jù)特征自動形成用戶畫像，為檔案管理者提供全方位的分析服務，提升檔案管理的利用水平。對于集團企業(yè)而言，企業(yè)總部和各分公司在大數(shù)據(jù)技術的整合下，能夠跨時間和空間進行檔案信息提取，實現(xiàn)公司員工檔案信息的共享，互通資料有無，進一步強化了檔案管理的反饋與創(chuàng)新。另外，大數(shù)據(jù)分析挖掘技術能夠對辦公檔案的重復信息進行自動刪除，對錯誤檔案信息給出智能提示，提高檔案的存儲效率和深加工水平。(二)辦公室檔案管理新的挑戰(zhàn)。目前的大數(shù)據(jù)安全保密技術還不成熟，不利于涉密辦公檔案的信息安全管理。尤其是針對具有密級屬性的部分電子檔案，其保密期限和保密等級可能隨時間推移會發(fā)生改變，這樣對安全的動態(tài)管理提出新的要求。一方面，亟需大數(shù)據(jù)技術支持分級安全管理機制;另一方面，也需要大數(shù)據(jù)技術在訪問授權上，能夠設計支持兩位及以上安全保密檔案管理員的協(xié)同認證功能。值得一提的是，在辦公檔案的數(shù)據(jù)挖掘應用中，如何對檔案進行深度挖掘分析，提供個性化推送服務也必須針對企業(yè)的個性需求進行全新設計。

三、結語

大數(shù)據(jù)時代來臨，企業(yè)檔案管理人員要跟上步伐，學數(shù)據(jù)技術和大數(shù)據(jù)思維，全面提升檔案管理的服務質量和工作效率，尤其是讓檔案信息真正為企業(yè)帶來增值服務和價值，發(fā)揮應有的效用。具體實施上，首先依托大數(shù)據(jù)平臺集成現(xiàn)有的檔案數(shù)據(jù)，進一步明確辦公檔案數(shù)據(jù)管理的日常職責分工;然后，需要根據(jù)大數(shù)據(jù)平臺管理的特點，完善數(shù)據(jù)使用審批規(guī)范;同時，在日常工作中利用好大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，熟練掌握插入、修改、檢索、查找、刪除等基本數(shù)據(jù)功能，提高檔案管理的工作效率。最后，檔案管理人員也要深刻認識到大數(shù)據(jù)技術可能給檔案管理帶來新的隱患，尤其是安全保障方面。為此，應該加強安全防范，按照“涉密不上網，上網不涉密”的原則，做好公司內網和外網的有效隔離，提高涉密檔案的安全保密意識。

參考文獻:

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作者:丁琦 單位:中國船舶集團第七二二研究所湖北信安通科技有限責任公司