導(dǎo)語：做好招投標(biāo)檔案管理工作幾點思考一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

招投標(biāo)檔案資料是記錄招投標(biāo)全過程的原始資料。如何對招投標(biāo)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，確保招投標(biāo)項目開標(biāo)、評審、監(jiān)督工作全程留痕，是我們值得分析和思考的問題。

1加強(qiáng)招投標(biāo)檔案管理

招投標(biāo)檔案是指進(jìn)工程、藥品及醫(yī)療器械、貨物及服務(wù)類等項目在招投標(biāo)過程中直接形成的具有保存價值的各種文字、數(shù)字、圖紙、圖表、聲像等不同類型的文件材料。公共資源交易機(jī)構(gòu)要高度重視招投標(biāo)檔案管理工作，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》《中華人民共和國保密法》《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法實施條例》，制定本轄區(qū)的招投標(biāo)檔案管理辦法，建立健全管理機(jī)構(gòu)，由專業(yè)部門統(tǒng)一管理招投標(biāo)全部檔案，整理裝訂完備后統(tǒng)一移交入庫，做到工作有人管、事情有人辦、質(zhì)量有監(jiān)督、服務(wù)有保障，保證檔案管理工作力量不斷層、業(yè)務(wù)不斷線。

2招投標(biāo)檔案的收集工作

公共資源交易機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)有專職（或兼職）的招投標(biāo)檔案管理人員，具體負(fù)責(zé)招投標(biāo)檔案的集中管理和利用工作，招標(biāo)人（招標(biāo)機(jī)構(gòu)）或經(jīng)辦人負(fù)責(zé)招投標(biāo)檔案原始記錄的收集、整理和移交工作。公共資源交易機(jī)構(gòu)收到移交的招投標(biāo)檔案材料后，應(yīng)及時登記，并做好檔案材料的立卷、歸檔，同時按國家規(guī)定應(yīng)向同級國家綜合檔案館移交。招投標(biāo)檔案應(yīng)當(dāng)齊全、規(guī)范、真實地反映招標(biāo)投標(biāo)活動的全部內(nèi)容。檔案應(yīng)盡可能使用原件或正本，若無原件或正本材料的，可采用復(fù)印件或副本歸檔，但要注明原件存放地點。檔案的載體和書寫材料應(yīng)符合耐久性要求，不能接受和使用熱敏紙、鉛筆、復(fù)寫紙等不能長期保存的載體和書寫材料。檔案文字材料一般應(yīng)采用A4幅面。音像電子材料的品質(zhì)應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定要求。招投標(biāo)檔案內(nèi)容包括備案登記、資格預(yù)審、開評標(biāo)、中標(biāo)候選人公示及合同文件材料及其電子、音像材料等。

3招投標(biāo)檔案的整理

招投標(biāo)檔案屬于專業(yè)檔案，應(yīng)按年度整理。一個項目原則上組一個案卷。卷內(nèi)文件材料按備案登記、資格預(yù)審、開評標(biāo)、中標(biāo)候選人公示及合同順序排列。應(yīng)裝入牛皮紙制作的檔案盒內(nèi)，盒面標(biāo)明項目名稱、招標(biāo)編號、歸檔時間。盒內(nèi)應(yīng)編制卷內(nèi)目錄，其欄目有：件號、文件編號、責(zé)任者、文件材料題名、日期、備注。盒后應(yīng)有備考表，其格式參照科技檔案案卷格式。招投標(biāo)檔案應(yīng)編案卷目錄，其欄目有：案卷號、責(zé)任者、案卷題名、起止日期、備注。有些招投標(biāo)過程中形成的文件材料并不完全是值得保存的，為此沒有必要將所有的檔案文件材料進(jìn)行保管，不然就會形成只要有檔案材料形成就一定要進(jìn)行檔案管理的錯誤理念，將在很大的程度上抬高企業(yè)檔案管理成本。粗放式的法律規(guī)章，是一定要進(jìn)行細(xì)化完善的，不然將會給企業(yè)帶來不必要的經(jīng)濟(jì)損失。招投標(biāo)電子、音像檔案材料分年度、按項目分別建檔，并編制保管單位目錄。在建立紙質(zhì)檔案的同時，應(yīng)逐步建立完備的電子檔案，實現(xiàn)用計算機(jī)對檔案的儲存和管理。

4開展招投標(biāo)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)

公共資源交易機(jī)構(gòu)要提高工程建設(shè)招投標(biāo)、土地使用權(quán)出讓、礦業(yè)產(chǎn)權(quán)交易和政府采購等公共資源交易機(jī)構(gòu)招投標(biāo)檔案人員的檔案管理意識和業(yè)務(wù)素質(zhì)，組織交易主體單位和中介機(jī)構(gòu)對檔案的收集、整理、保管、利用和清理、移交工作開展培訓(xùn)。公共資源交易平臺要嚴(yán)格進(jìn)場招標(biāo)投標(biāo)項目檔案管理，建立健全全程留痕的監(jiān)管機(jī)制，進(jìn)一步規(guī)范招投標(biāo)行為。

5完善招投標(biāo)檔案管理和利用

為確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，各級公共資源交易機(jī)構(gòu)對檔案的整理原則、整理方法、質(zhì)量規(guī)范、分類、保管期限等要進(jìn)行了明確規(guī)定和要求，同時做好目錄索引，統(tǒng)一裝訂格式，嚴(yán)把檔案歸檔質(zhì)量關(guān)。嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱權(quán)限，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。因工作需要查閱招投標(biāo)檔案，應(yīng)辦理查閱手續(xù)，填寫《檔案查閱申請表》，閱讀檔案應(yīng)在指定位置和管理人員在場的情況下進(jìn)行，招投標(biāo)檔案原則上不得外借。查閱檔案時不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、損毀、劃線等，否則按《中華人民共和國檔案法》的有關(guān)規(guī)定予以處罰。需復(fù)印或借出的，應(yīng)按規(guī)定辦理相關(guān)審批手續(xù)。?招投標(biāo)檔案管理是一項系統(tǒng)工程，也是檔案管理學(xué)領(lǐng)域拓展延伸的部分。要與時俱進(jìn)適應(yīng)社會發(fā)展要求，現(xiàn)行的招投標(biāo)法律法規(guī)、管理制度、專業(yè)隊伍建設(shè)、資金投入等方面都存在一定的不足，從而導(dǎo)致檔案在整理、保管、利用存在這樣那樣的問題，針對于此，強(qiáng)化招投標(biāo)檔案管理和利用勢在必行，項目交易全程留痕的檔案管理同樣也會促進(jìn)招投標(biāo)開標(biāo)、評審、監(jiān)督工作的提升。

作者:韓輝 單位:吉林省測繪地理信息局管理信息中心