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進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和國(guó)際影響力的提升，全國(guó)在內(nèi)地高校就讀的外國(guó)留學(xué)人員規(guī)模不斷擴(kuò)大，來(lái)源國(guó)別、學(xué)歷層次、學(xué)科專業(yè)等結(jié)構(gòu)顯著改善。2010年出臺(tái)的《國(guó)家中長(zhǎng)期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2010—2020）》明確提出“實(shí)施留學(xué)中國(guó)計(jì)劃，擴(kuò)大來(lái)華國(guó)際學(xué)生規(guī)模”，并將《留學(xué)中國(guó)計(jì)劃》列為高等教育改革的重大項(xiàng)目之一?！读魧W(xué)中國(guó)計(jì)劃》提出，到2020年，全年在內(nèi)地高校及中小學(xué)校就讀的外國(guó)留學(xué)人員達(dá)到50萬(wàn)人次，其中接受高等學(xué)歷教育的留學(xué)生達(dá)到15萬(wàn)人。2016年，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)了《關(guān)于做好新時(shí)期教育對(duì)外開(kāi)放工作的若干意見(jiàn)》，強(qiáng)調(diào)要改進(jìn)來(lái)華留學(xué)教學(xué)和管理，提升來(lái)華留學(xué)人才培養(yǎng)質(zhì)量，打造“留學(xué)中國(guó)”品牌。隨著來(lái)華留學(xué)人數(shù)的增長(zhǎng)，如何加強(qiáng)國(guó)際學(xué)生各方面管理工作成為國(guó)際學(xué)生教育中的一個(gè)重要問(wèn)題。2017年3月20日，教育部、公安部和外交部聯(lián)合了《學(xué)校招收和培養(yǎng)國(guó)際學(xué)生管理辦法》，旨在提高國(guó)際學(xué)生培養(yǎng)質(zhì)量，增強(qiáng)來(lái)華留學(xué)吸引力和擴(kuò)大來(lái)華留學(xué)規(guī)模，提高我國(guó)教育的國(guó)際化和現(xiàn)代化水平。本文就新形勢(shì)下高校國(guó)際學(xué)生學(xué)籍檔案管理的問(wèn)題及改進(jìn)策略作了探究。

一、高校國(guó)際學(xué)生檔案管理的重要性

國(guó)際學(xué)生檔案是國(guó)際學(xué)生在中國(guó)學(xué)習(xí)和教育過(guò)程中形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。從時(shí)間維度來(lái)說(shuō)，包括入學(xué)前的檔案建立、入學(xué)后的檔案補(bǔ)充和離校后的檔案保存及利用，涵蓋了國(guó)際學(xué)生招生、培養(yǎng)、畢業(yè)、授位、校友等各個(gè)階段。入學(xué)前的檔案建立以國(guó)際學(xué)生入學(xué)申請(qǐng)資料為主，包括入學(xué)申請(qǐng)表、護(hù)照復(fù)印件、錄取通知書(shū)、前學(xué)歷學(xué)位證書(shū)、漢語(yǔ)水平考試（HSK）證書(shū)、外國(guó)來(lái)華人員來(lái)華簽證申請(qǐng)表（JW201表）、學(xué)籍登記卡等文件或復(fù)印件；入學(xué)后的檔案補(bǔ)充是指將國(guó)際學(xué)生學(xué)習(xí)過(guò)程中所產(chǎn)生的重要記錄材料補(bǔ)充至檔案資料，比如國(guó)際學(xué)生的專業(yè)培養(yǎng)方案、專業(yè)學(xué)習(xí)申請(qǐng)、學(xué)籍異動(dòng)申請(qǐng)、成績(jī)單、學(xué)位檔案、學(xué)歷學(xué)位證書(shū)復(fù)印件等存檔；離校后的檔案保存及利用是指將離校的國(guó)際學(xué)生檔案進(jìn)行歸類、整理和保管，并在需要時(shí)查閱。國(guó)際學(xué)生檔案是國(guó)際學(xué)生在中國(guó)學(xué)習(xí)過(guò)程的重要記錄，對(duì)國(guó)際學(xué)生教育和管理都有著非常重大的意義。1.提高國(guó)際影響力，增強(qiáng)來(lái)華留學(xué)吸引力。國(guó)際學(xué)生的教育管理是一項(xiàng)促進(jìn)中外科技文化交流與經(jīng)貿(mào)合作、增進(jìn)相互了解的工作，具有較強(qiáng)的政治外交性。國(guó)際學(xué)生的檔案是在教育管理過(guò)程中形成的，是我國(guó)國(guó)際學(xué)生教育事業(yè)發(fā)展的歷史記錄，是高校檔案中不可分割的重要組成部分，對(duì)維護(hù)我國(guó)高校的辦學(xué)水平、人才培養(yǎng)質(zhì)量、學(xué)科建設(shè)水平和辦學(xué)聲譽(yù)發(fā)揮著重要作用。2.提供更好的服務(wù)。檔案記錄最基本的功能便是提供查詢和認(rèn)證，國(guó)際學(xué)生在校期間，經(jīng)常會(huì)因?yàn)閷W(xué)習(xí)、未來(lái)就業(yè)等問(wèn)題，需要查詢自己的錄取通知書(shū)、HSK證書(shū)、在校表現(xiàn)、成績(jī)單等資料。國(guó)際學(xué)生回國(guó)后，經(jīng)常會(huì)來(lái)函要求辦理各種證明，為其求職、求學(xué)或深造提供依據(jù)。此外，使館、學(xué)校或公司也會(huì)通過(guò)電話、電子郵件要求確認(rèn)某位學(xué)生的身份。因此，確保國(guó)際學(xué)生檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性，可以更好地為國(guó)際學(xué)生提供服務(wù)，有助于學(xué)生順利深造或就業(yè)，讓檔案資源得以充分的利用。3.輔助國(guó)際學(xué)生招生。現(xiàn)有國(guó)際學(xué)生檔案中的成功范例，包括在校國(guó)際學(xué)生參加各種活動(dòng)的獲獎(jiǎng)證書(shū)、影像材料等，已有國(guó)際學(xué)生畢業(yè)、就業(yè)情況，尤其是杰出校友的檔案更是學(xué)校榮譽(yù)的體現(xiàn)，在招生宣傳中直接發(fā)揮著一定的標(biāo)桿作用，增強(qiáng)高校對(duì)潛在生源的吸引力，也在一定程度上能提升高校的國(guó)際形象，進(jìn)一步促進(jìn)對(duì)外交流。4.促進(jìn)國(guó)際學(xué)生教學(xué)管理。國(guó)際學(xué)生的教學(xué)與中國(guó)學(xué)生的教學(xué)有一定差別，尤其是單班或全英文教學(xué)，其教學(xué)檔案是完全獨(dú)立和迥異的，教學(xué)計(jì)劃、教材、學(xué)生作業(yè)、課堂表現(xiàn)、試卷等檔案材料反映了教學(xué)原始過(guò)程，通過(guò)對(duì)教學(xué)檔案的檢查和評(píng)估，為日后的國(guó)際學(xué)生教學(xué)管理提供了改革的重要依據(jù)。

二、國(guó)際學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀與問(wèn)題

在“擴(kuò)大規(guī)模、提高層次、保證質(zhì)量、規(guī)范管理”的政策支持下，多數(shù)高校著力于擴(kuò)大規(guī)模，提高層次，注重?cái)U(kuò)展“量”的同時(shí)卻忽略了“質(zhì)”的保障，有些管理領(lǐng)域幾乎未曾涉及。譬如國(guó)際學(xué)生的檔案管理工作，由于國(guó)際學(xué)生教育的特殊性，各高校對(duì)國(guó)際學(xué)生檔案管理重視程度不一，目前基本處于探索階段，還沒(méi)有形成比較成熟的國(guó)際學(xué)生檔案管理制度，普遍存在以下幾個(gè)方面的問(wèn)題。1.國(guó)際學(xué)生檔案管理的意識(shí)十分薄弱。2017年最新頒布的教育部第42號(hào)令幾乎沒(méi)有提及國(guó)際學(xué)生檔案管理。2008年頒布的教育部27號(hào)令《高等學(xué)校檔案管理辦法》對(duì)國(guó)際學(xué)生的相關(guān)檔案僅在外事類中簡(jiǎn)單提及。省級(jí)教育行政管理部門對(duì)國(guó)際學(xué)生檔案管理沒(méi)有明確的文件。針對(duì)國(guó)際學(xué)生的教育管理，高校都會(huì)制定本校的國(guó)際學(xué)生手冊(cè)，但很少涉及國(guó)際學(xué)生檔案管理。管理松散，放任自流，還有幾乎未建立國(guó)際學(xué)生檔案的高校。2.國(guó)際學(xué)生檔案管理制度不完善。國(guó)家教委1994年頒發(fā)了《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》，外事類檔案為一級(jí)類目，其下設(shè)有五個(gè)二級(jí)類目，外國(guó)國(guó)際學(xué)生檔案作為外事檔案的第五個(gè)二級(jí)類目，類目代號(hào)為WS15，內(nèi)含類目名稱有：國(guó)際學(xué)生錄取審批材料（永久）；國(guó)際學(xué)生學(xué)籍登記表、學(xué)籍卡片（永久）；學(xué)校教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教學(xué)安排（長(zhǎng)期）；國(guó)際學(xué)生學(xué)習(xí)情況簡(jiǎn)報(bào)、成績(jī)及評(píng)語(yǔ)（永久）；學(xué)位論文及學(xué)位證書(shū)復(fù)印件（長(zhǎng)期）；國(guó)際學(xué)生名冊(cè)（永久）；國(guó)際學(xué)生去向及有關(guān)材料（長(zhǎng)期）。盡管這些法規(guī)對(duì)國(guó)際學(xué)生歸檔范圍做了界定，但描述過(guò)于籠統(tǒng)，歸納性不強(qiáng)，且新形勢(shì)下國(guó)際學(xué)生的類別和層次有了新的變化，現(xiàn)有的法規(guī)有其局限性，滿足不了新形勢(shì)下來(lái)華留學(xué)教育的現(xiàn)實(shí)需求。由于缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和指導(dǎo)，故高校對(duì)國(guó)際學(xué)生的檔案管理基本處于一種放任自流的狀態(tài)。3.國(guó)際學(xué)生檔案管理職責(zé)不清晰。由于各高校管理模式不同，在檔案管理制度缺失或不完善的情況下，檔案管理機(jī)構(gòu)也不確定。國(guó)際學(xué)生的入學(xué)申請(qǐng)材料大多置于國(guó)際學(xué)生招生部門（國(guó)際處），獎(jiǎng)學(xué)金評(píng)選材料在國(guó)際學(xué)院學(xué)工口，教學(xué)和學(xué)籍材料分散在國(guó)際學(xué)院教學(xué)口或所在專業(yè)培養(yǎng)學(xué)院，各歸口部門各自為政，缺乏有效對(duì)接，導(dǎo)致國(guó)際學(xué)生檔案相關(guān)材料散落在不同部門。4.國(guó)際學(xué)生檔案管理人員素質(zhì)參差不齊。由于檔案管理機(jī)構(gòu)不清晰，缺乏專人負(fù)責(zé)檔案，一般由國(guó)際學(xué)生主管部門（國(guó)際學(xué)院）教學(xué)口的教學(xué)秘書(shū)兼任，而相關(guān)人員本身就肩負(fù)繁重的工作量，且缺乏檔案管理的專業(yè)素質(zhì)，無(wú)法全身心投入國(guó)際學(xué)生檔案的整理、管理工作，加之無(wú)規(guī)范管理文件，缺乏相關(guān)專業(yè)培訓(xùn)，故檔案移交工作往往流于表面，以錄取材料為主。5.國(guó)際學(xué)生檔案資源利用率不高。畢業(yè)國(guó)際學(xué)生檔案移交學(xué)校檔案館后，除了畢業(yè)生或用人單位會(huì)來(lái)函查詢或認(rèn)證成績(jī)單和證書(shū)外，高校很少對(duì)檔案資源作進(jìn)一步的分析和研究，未能充分挖掘國(guó)際學(xué)生檔案輔助管理的價(jià)值。北京語(yǔ)言大學(xué)檔案館的王利偉老師對(duì)國(guó)際學(xué)生檔案挖掘提出了督導(dǎo)的想法，他認(rèn)為高校應(yīng)對(duì)留學(xué)生檔案進(jìn)行追蹤，即在學(xué)習(xí)期間所形成的學(xué)籍檔案基礎(chǔ)上追加反映其現(xiàn)狀的有保存價(jià)值的材料。他認(rèn)為留學(xué)生追蹤檔案對(duì)制定留學(xué)生招生計(jì)劃與管理政策、調(diào)整師資結(jié)構(gòu)、培訓(xùn)留管干部、展示教學(xué)成果、對(duì)外宣傳高校等方面都有著重要意義[1]47。

三、改進(jìn)國(guó)際學(xué)生檔案管理的幾點(diǎn)思考

針對(duì)高校國(guó)際學(xué)生檔案管理現(xiàn)實(shí)存在的問(wèn)題，提出以下幾點(diǎn)思考意見(jiàn)。第一，以提高檔案意識(shí)為抓手，做實(shí)國(guó)際學(xué)生檔案管理工作。明確國(guó)際學(xué)生檔案管理的重要意義，把國(guó)際學(xué)生檔案管理工作列入國(guó)際學(xué)生教育管理的重要內(nèi)容。宣傳國(guó)際學(xué)生檔案管理的重要性，提高認(rèn)識(shí)等。強(qiáng)調(diào)檔案工作在國(guó)際學(xué)生管理中的“三納入、四同步”。第二，亟待完善國(guó)際學(xué)生檔案管理制度。國(guó)家教委1994年頒發(fā)的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》等法規(guī)對(duì)國(guó)際學(xué)生歸檔范圍做了界定，但描述過(guò)于籠統(tǒng)，歸納性不強(qiáng)，且新形勢(shì)下國(guó)際學(xué)生的類別和層次有了新的變化，現(xiàn)有的法規(guī)有其局限性，滿足不了新形勢(shì)下來(lái)華留學(xué)教育的現(xiàn)實(shí)需求，來(lái)華留學(xué)教育倒逼國(guó)家重視、更新、完善國(guó)際學(xué)生檔案管理制度。各高校應(yīng)結(jié)合自身國(guó)際學(xué)生規(guī)模、管理模式和現(xiàn)狀，探索、制定切實(shí)可行的國(guó)際學(xué)生檔案管理制度，進(jìn)一步明確目錄清單。第三，明確國(guó)際學(xué)生檔案管理機(jī)制。國(guó)際學(xué)生檔案整理是一項(xiàng)復(fù)雜的、需要多部門配合的項(xiàng)目，高校應(yīng)明確檔案歸口管理機(jī)構(gòu)與各部門分工合作機(jī)制。高校國(guó)際學(xué)生檔案管理應(yīng)由國(guó)際學(xué)生歸口管理部門（一般是國(guó)際學(xué)院，下設(shè)學(xué)籍管理專員）根據(jù)檔案目錄從其他相關(guān)部門（國(guó)際處、培養(yǎng)學(xué)院等）收集、整理、完善檔案材料，按照檔案管理辦法移交檔案館。第四，落實(shí)國(guó)際學(xué)生檔案管理的人員配置和培訓(xùn)機(jī)制。目前，國(guó)際學(xué)生檔案管理人員往往身兼多職，無(wú)法全身心投入檔案管理工作，故高校應(yīng)設(shè)置專崗對(duì)國(guó)際學(xué)生檔案進(jìn)行管理和利用。全國(guó)留管干部培訓(xùn)每年都定期舉辦，培訓(xùn)內(nèi)容一般圍繞國(guó)家政策、學(xué)生管理、招生、保險(xiǎn)、教學(xué)等方面，學(xué)籍管理雖常被提及，但也僅限于登錄學(xué)信網(wǎng)進(jìn)行學(xué)籍電子注冊(cè)和學(xué)歷報(bào)送，很少提及學(xué)籍檔案管理。鑒于國(guó)際學(xué)生檔案管理對(duì)高校乃至國(guó)家形象的重要性，建議中國(guó)教育國(guó)際司針對(duì)國(guó)際學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀和問(wèn)題，在全國(guó)開(kāi)展相關(guān)的干部培訓(xùn)，給各高校國(guó)際學(xué)生檔案管理專員提供一個(gè)交流學(xué)習(xí)的平臺(tái)。第五，推進(jìn)國(guó)際學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)。移交檔案館的同時(shí)，針對(duì)相關(guān)檔案分卷目錄建立一個(gè)高校獨(dú)有的數(shù)據(jù)庫(kù)，該電子檔案不僅有助于快速查詢畢業(yè)國(guó)際學(xué)生的相關(guān)卷宗和目錄，同時(shí)也有利于對(duì)國(guó)際學(xué)生檔案的科研作用進(jìn)行探究和挖掘。

總之，鑒于國(guó)際學(xué)生檔案管理意義重大，各高校應(yīng)結(jié)合本校國(guó)際學(xué)生規(guī)模、層次和管理模式等制定合理的檔案管理制度，落實(shí)國(guó)際學(xué)生檔案管理機(jī)構(gòu)和專員，會(huì)同相關(guān)部門完成檔案保管工作，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)國(guó)際學(xué)生檔案的利用，積極開(kāi)展檔案價(jià)值研究，有效推動(dòng)高校教育國(guó)際化在“擴(kuò)大規(guī)模、提高層次”的基礎(chǔ)上“保證質(zhì)量、規(guī)范管理”。

參考文獻(xiàn)

[1]王利偉.建立來(lái)華留學(xué)生檔案追蹤機(jī)制探析[J].蘭臺(tái)世界，2011（4）.

作者:王丹 單位:重慶郵電大學(xué)國(guó)際學(xué)院