導(dǎo)語(yǔ)：高校檔案管理問(wèn)題及對(duì)策研究一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

【摘要】高校檔案管理工作還面臨收集不全、存儲(chǔ)不到位以及使用率低等問(wèn)題，不利于高校檔案管理工作的開(kāi)展。針對(duì)這些問(wèn)題，需要從制度、收集程序、使用效率等多個(gè)角度進(jìn)行衡量，采取更多有效的管理方法和措施，來(lái)不斷優(yōu)化和完善高校檔案管理工作，滿足新時(shí)期高校檔案管理工作的需求。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;信息化;真實(shí)性

目前，在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)高速發(fā)展的大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，高校里的檔案能夠發(fā)揮出更多的作用。高校的學(xué)生檔案記錄了學(xué)生的學(xué)習(xí)過(guò)程，同時(shí)也能折射出教師的教學(xué)過(guò)程以及學(xué)校的管理程序。通過(guò)檔案信息的數(shù)據(jù)分析，不僅能夠?yàn)閷W(xué)校優(yōu)化教學(xué)管理提供有效的建議，同時(shí)也能夠讓學(xué)生的人事檔案提供充分的信息，為學(xué)生的就業(yè)及發(fā)展方向提供參考資料。然而，大部分高校都未重視檔案管理工作，導(dǎo)致其面臨較多的問(wèn)題而得不到有效的解決，不利于學(xué)校的全面發(fā)展。

一、高校檔案管理工作面臨的主要問(wèn)題

在目前的高校檔案管理工作中，由于大部分學(xué)校沒(méi)有意識(shí)到該工作的重要作用，導(dǎo)致檔案管理工作的功能沒(méi)有得到全面的發(fā)揮。高校的檔案管理工作往往包括了三個(gè)主要的內(nèi)容，即收集、存儲(chǔ)和使用。然而在實(shí)踐過(guò)程中，大部分學(xué)校存在著收集不完全、存儲(chǔ)不到位、使用率基本為零的問(wèn)題，具體表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：1.1檔案收集不完全。在高校的檔案管理工作中，最基本工作就是檔案的信息的收集，只有全面的信息收集，奠定良好的檔案管理工作基礎(chǔ)，才能進(jìn)一步的開(kāi)展存儲(chǔ)和使用工作。很多高校由于對(duì)于檔案工作的忽視，在人力、物力方面的投入較少，導(dǎo)致在崗的工作人員專業(yè)素養(yǎng)不過(guò)關(guān)，在開(kāi)展檔案收集工作時(shí)，常常伴有收集內(nèi)容不全面、收集過(guò)程隨意性較大、收集方法不科學(xué)等。高校的檔案收集往往需要包括學(xué)校發(fā)展過(guò)程中的相關(guān)文件，教師的工作歷程，學(xué)生的學(xué)籍信息以及學(xué)校招生和畢業(yè)情況，同時(shí)還有一些教學(xué)活動(dòng)過(guò)程中的一些與學(xué)校相關(guān)的事宜資料。高校的檔案資料不僅僅是文字和紙質(zhì)方面的，同時(shí)也包括了聲音及影視等多種形式的資料。在目前的高校檔案資料收集中，大部分的學(xué)校僅僅收集了教師及學(xué)生的個(gè)人檔案，且局限于文字形式的信息收集，音視頻的資料基本是一塊空缺。由于收集人員的隨意性，導(dǎo)致收集的檔案信息真實(shí)性以及合理性得不到有效的保障。1.2檔案存儲(chǔ)不到位。高校的檔案完成收集工作后，應(yīng)進(jìn)行有效的存儲(chǔ)。在實(shí)際操作中，大部分的學(xué)校因投入有限，學(xué)校的檔案室空間有限，隨著年份的增加，影響了檔案的存儲(chǔ)。對(duì)于紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)，缺乏專門的管理人員進(jìn)行定期的維護(hù)清潔保養(yǎng)，大大影響了紙質(zhì)檔案的有效性。部分檔案由于時(shí)間較長(zhǎng)，檔案室的溫濕度沒(méi)有得到全面的控制，紙質(zhì)的字跡不太清晰。在部分的高校檔案存儲(chǔ)中，檔案資料的缺乏有效的條理性，查閱檔案時(shí)，難以開(kāi)展高效的檢索。部分的高校由于自身辦公地區(qū)以及檔案室的調(diào)整和更換，在檔案的搬運(yùn)中，缺乏有效的制度限制和管理，導(dǎo)致檔案資料的缺失。檔案的存儲(chǔ)程序不完善，缺乏有效的預(yù)防機(jī)制，當(dāng)檔案出現(xiàn)異常丟失時(shí)，不能進(jìn)行有效恢復(fù)，對(duì)于火災(zāi)等特殊情況沒(méi)有一套應(yīng)急處理措施。在高校的檔案存儲(chǔ)過(guò)程中，大部分的高校還沒(méi)有實(shí)現(xiàn)信息化存儲(chǔ)，導(dǎo)致其在后續(xù)的使用過(guò)程中不能全面的發(fā)揮作用。1.3檔案使用率低。在目前的高校檔案管理工作中，對(duì)于檔案的使用還基本是一個(gè)空白，沒(méi)有形成一套完整的檔案使用機(jī)制。大部分高校的檔案管理工作往往止步于檔案的收集和存儲(chǔ)，在其意識(shí)中認(rèn)為只要將檔案資料放到檔案室中就算完成了工作，沒(méi)有后續(xù)的使用工作。在檔案管理中，在存儲(chǔ)之后僅僅是教師、學(xué)生的個(gè)人檔案的移交和調(diào)動(dòng)，限制了檔案的效能。導(dǎo)致這種情況的一部分原因是由于高校的檔案管理人員對(duì)于檔案信息的管理認(rèn)識(shí)較為片面，缺乏專業(yè)的系統(tǒng)知識(shí)，不能有效的利用檔案資料。檔案資料的使用率較低是大部分高校都存在的問(wèn)題之一，需要加強(qiáng)檔案管理方面的研究。

二、高校檔案管理工作的對(duì)策研究

近年來(lái)，我國(guó)高校的數(shù)量不斷增加，然而大部分新興的高校缺乏底蘊(yùn)，將更多的注意力集中在就業(yè)率層面上，對(duì)于學(xué)校中的一些細(xì)節(jié)管理較為忽視。高校檔案管理逐漸成為提升學(xué)校管理水平，促進(jìn)學(xué)校發(fā)展的重要內(nèi)容，對(duì)于目前高校檔案管理中存在的問(wèn)題研究逐漸引起了重視。以下就針對(duì)高校檔案管理工作存在的問(wèn)題提出幾點(diǎn)建議：2.1完善檔案收集內(nèi)容。針對(duì)檔案收集不完全的問(wèn)題，應(yīng)完善檔案的收集內(nèi)容。通過(guò)與檔案管理的專業(yè)人員進(jìn)行探討結(jié)合學(xué)校自身的情況，以制定文件、制度的方式對(duì)檔案的收集內(nèi)容進(jìn)行明確的規(guī)定。在該文件中，根據(jù)檔案管理需求，列出檔案的收集范圍，將應(yīng)收集的具體檔案內(nèi)容進(jìn)行有效的核定，包括必備的人事檔案信息，學(xué)校管理活動(dòng)檔案信息等，確保檔案收集的內(nèi)容無(wú)遺漏。在確定檔案收集的內(nèi)容時(shí)，應(yīng)以發(fā)展學(xué)校，服務(wù)師生為理念來(lái)進(jìn)行范圍的劃定。為有效的完善檔案收集，應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)培訓(xùn)，確保其在檔案的收集過(guò)程中能夠?qū)n案資料的內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān)，并規(guī)定統(tǒng)一的文件格式，提高檔案的管理的規(guī)范性，為后期的存儲(chǔ)和使用奠定良好的基礎(chǔ)。在高校的檔案信息收集過(guò)程中，應(yīng)不僅僅局限于文字形式的資料，同時(shí)還應(yīng)對(duì)一些學(xué)校的重要影視資料進(jìn)行專門的收集。2.2規(guī)范檔案存儲(chǔ)制度。在高校的檔案存儲(chǔ)中，應(yīng)不斷的加強(qiáng)規(guī)范高校檔案存儲(chǔ)制度。對(duì)于檔案存儲(chǔ)過(guò)程，應(yīng)遵循一個(gè)固有的存儲(chǔ)制度來(lái)進(jìn)行。在檔案的存儲(chǔ)制度中應(yīng)對(duì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)有效的分類，根據(jù)檔案資料的形式不同，分為固定的區(qū)域，如紙質(zhì)檔案室、電子檔案室等。而為了高效的使用和管理，應(yīng)根據(jù)檔案的具體內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格的類別劃分，同時(shí)采用有效的編號(hào)機(jī)制，在需要能夠快速準(zhǔn)確的進(jìn)行查閱。對(duì)于檔案室的存儲(chǔ)管理，應(yīng)安排專職人員進(jìn)行管理，通過(guò)專人管理來(lái)定期進(jìn)行清潔、維護(hù)、保養(yǎng)。對(duì)于檔案資料的存儲(chǔ)管理，還應(yīng)根據(jù)檔案資料的重要程度，做好備份管理，如紙質(zhì)檔案可以進(jìn)行掃描件的電子備份，增強(qiáng)其安全性。為提高檔案資料的安全性，還應(yīng)制定有效的應(yīng)急處理程序，當(dāng)發(fā)生火災(zāi)等情況時(shí)能夠進(jìn)行快速有效的反應(yīng)。對(duì)于機(jī)密性的學(xué)術(shù)資料檔案，應(yīng)加強(qiáng)保密存儲(chǔ)工作，通過(guò)雙人保管鑰匙，加強(qiáng)安保巡檢等方式來(lái)增強(qiáng)檔案的存儲(chǔ)管理工作。2.3提高檔案使用率。為了有效的提高檔案管理工作效率，應(yīng)充分挖掘檔案的效能，提高檔案管理的重要性才能讓該項(xiàng)工作充分驅(qū)動(dòng)力，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)全面的檔案管理能力提高。高校檔案的管理工作的目的是為了保證資料能夠?yàn)閷W(xué)校的發(fā)展提供信息數(shù)據(jù)的支持，同時(shí)也為了方便服務(wù)師生的生活和工作。為此，應(yīng)不斷提高高校的檔案使用率。比如，可以利用學(xué)校的教學(xué)活動(dòng)資料檔案以及學(xué)生的成長(zhǎng)就業(yè)發(fā)展等檔案，來(lái)對(duì)學(xué)校的教學(xué)管理活動(dòng)進(jìn)行有效的評(píng)價(jià)和追溯，找出促進(jìn)教學(xué)活動(dòng)的方法，同時(shí)淘汰影響教學(xué)效率的教學(xué)活動(dòng)。通過(guò)長(zhǎng)期的檔案管理工作，不斷沉淀學(xué)校素養(yǎng)，讓高校走進(jìn)一個(gè)良性的發(fā)展。對(duì)于存儲(chǔ)的信息數(shù)據(jù)檔案，可以通過(guò)專業(yè)的統(tǒng)計(jì)分析來(lái)對(duì)學(xué)校的管理狀態(tài)進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)，對(duì)學(xué)校的管理進(jìn)行不斷的優(yōu)化。對(duì)于高校檔案的管理工作還有很多可利用的地方，需要高校進(jìn)行不斷的投入研究，持續(xù)提升高校的管理水平，促進(jìn)學(xué)校的發(fā)展。

三、總結(jié)

高校的檔案管理工作由普遍不受重視，在目前的檔案管理過(guò)程中存在著過(guò)檔案收集不完全、檔案存儲(chǔ)不到位以及檔案使用率低的問(wèn)題，使得高校的檔案管理基本成為一個(gè)可有可無(wú)的存在，不利于學(xué)校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。為了有效解決目前高校檔案管理中存在的問(wèn)題，應(yīng)從領(lǐng)導(dǎo)層面進(jìn)行重視，投入足夠的人力、物力和財(cái)力，為改善檔案管理工作提供有效的支持。在完善檔案管理工作的過(guò)程中，應(yīng)完善檔案收集內(nèi)容，規(guī)范檔案存儲(chǔ)制度，并提高檔案使用率。

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作者:朱明國(guó) 單位:山東理工職業(yè)學(xué)院學(xué)生處