導(dǎo)語：高校檔案管理信息化建設(shè)探索一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要:在現(xiàn)代職業(yè)教育發(fā)展的大背景下，高校的檔案管理的相關(guān)工作也有待改進(jìn)。改善高校的檔案管理工作質(zhì)量是發(fā)展我國職業(yè)教育的重要內(nèi)容。這不僅能夠?yàn)楦咝５臋n案管理提供更好的方法，同時(shí)也對高校的教育水平以及社會影響力有巨大的提升作用。本文主要從高校檔案管理信息化建設(shè)的主要問題出發(fā)，分析高校的檔案管理信息化建設(shè)的對策和方法。

關(guān)鍵詞:高校;檔案管理;問題分析;信息化建設(shè)

1前言

從信息化建設(shè)的規(guī)律來講，檔案管理信息化必將是時(shí)展的趨勢，電子檔案也逐漸取代紙質(zhì)檔案。而檔案管理信息化的建設(shè)中，它也受到到多方面因素的影響，其中包括學(xué)校的配套設(shè)施以及管理水平。高校主要是培養(yǎng)專業(yè)型人才，重視對專業(yè)技能的培養(yǎng)。然而，現(xiàn)代教育強(qiáng)調(diào)人的全面發(fā)展，檔案管理團(tuán)隊(duì)不僅要具備過硬的專業(yè)技能，還要具備相關(guān)的理念和技術(shù)能力。從目前的技術(shù)水平而言，檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)具備相應(yīng)的技術(shù)支撐。

2我國高校的檔案管理的基本問題分析

2．1缺乏專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，難以形成信息化的檔案管理理念

就目前而言，我國很多高校在檔案管理方面的建設(shè)力度不足，高校的建設(shè)者以及負(fù)責(zé)人在檔案管理方面沒有科學(xué)的思路和理念。檔案管理者的專業(yè)性不強(qiáng)，檔案管理的經(jīng)驗(yàn)不足，沒有樹立適應(yīng)信息化檔案管理理念。［1］一些高校為了省事，就讓一些負(fù)責(zé)后勤的教職工負(fù)責(zé)檔案管理。高校沒有專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，在檔案管理方面沒有形成有效的管理方法。非專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)在檔案管理工作方面沒有獨(dú)立的理念，對待檔案管理工作也不夠重視。檔案管理者沒有樹立信息化管理的意識，缺乏現(xiàn)代化檔案管理的意識。這些問題都導(dǎo)致學(xué)校檔案館的效率不高，檔案管理工作的作用沒有體現(xiàn)先出來。一些高效的檔案管理團(tuán)隊(duì)甚至沒有經(jīng)過專門的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，對檔案管理的認(rèn)識存在偏差。他們對檔案管理工作的準(zhǔn)備不足，把檔案管理簡單化，以為管理檔案就是整理檔案，存放檔案。這樣不專業(yè)的行為和看法直接導(dǎo)致檔案管理工作效率低下。缺乏專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)也導(dǎo)致檔案管理的理念更新較慢，難以適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理信息化建設(shè)的要求。

2．2高校的檔案管理信息化制度建設(shè)力度不足

檔案管理信息化制度的建設(shè)對提升檔案的管理效率具有非常大的意義。然而，我國很多高校的檔案管理工作還沒有建立完善的檔案管理制度體系。首先，在技術(shù)投入方面，檔案的信息化管理直接影響到檔案信息的整理和保存。因此，檔案管理的相關(guān)技術(shù)的需要及時(shí)更新?lián)Q代，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)優(yōu)化檔案管理。在現(xiàn)代教育大步發(fā)展的今天，我國高校的檔案專項(xiàng)技術(shù)的投入?yún)s存在很大的缺口。檔案管理的技術(shù)長期得不到更新，檔案管理的科學(xué)化大大減弱。隨著信息化的水平越來越高，電子檔案的應(yīng)用也越來越高。高校作為現(xiàn)代教育的重要陣地，在檔案管理的信息化建設(shè)方面卻缺乏力度，很多學(xué)校不僅沒有電子檔案管理設(shè)備，連傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案也乏善可陳。這導(dǎo)致檔案管理的質(zhì)量難以提升。其次，檔案管理制度建設(shè)還包括檔案管理體系的建設(shè)。這方面高校也存在很多問題。其中最明顯的就是檔案管理體系缺乏嚴(yán)密性?，F(xiàn)代檔案管理建設(shè)需要有完整的檔案管理體系，這種體系就是檔案管理的層次。很多高校在建設(shè)檔案管理制度時(shí)都沒有考慮到要配套設(shè)備以及制度的建設(shè)，在專業(yè)管理人員的選擇上也缺乏足夠的考量，沒有做好多方面的論證，也沒有想到要提升檔案管理的水平和質(zhì)量。管理者對現(xiàn)代檔案管理的認(rèn)識不足，導(dǎo)致檔案管理水平低下。學(xué)校沒有建立檔案管理的細(xì)則和優(yōu)化制度。因此，學(xué)校的檔案管理人員就沒有信息化管理意識，也沒有服務(wù)意識。反正工作的好壞并不會影響到自己。由于制度的缺失，學(xué)校檔案的信息系統(tǒng)也沒有形成完整的體系，學(xué)校檔案的信息難以共享，檔案擺放沒有規(guī)律，導(dǎo)致學(xué)校師生在查詢檔案時(shí)毫無頭緒，而且經(jīng)常會出現(xiàn)檔案丟失以及損壞的現(xiàn)象。這都是由于檔案管理的制度體系不完善所導(dǎo)致的問題。

3提升高校檔案管理水平的對策

提升高校的檔案管理水平，這是建設(shè)現(xiàn)代高校檔案管理信息化的關(guān)鍵。學(xué)校建設(shè)涉及到多方面的問題，檔案管理的問題是影響學(xué)校建設(shè)的重要因素。學(xué)校要提升管理質(zhì)量，改善學(xué)校形象，建設(shè)現(xiàn)代化的教育體系，就要從基礎(chǔ)性的問題入手，解決檔案管理中存在的基本問題。

3．1培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，形成現(xiàn)代的檔案管理理念

高校要解決檔案管理中存在的基本問題，首先就要培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，形成現(xiàn)代的檔案管理理念。學(xué)校管理者要轉(zhuǎn)變思想，重視檔案管理工作。提高檔案管理者的專業(yè)性。在檔案管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)方面，學(xué)校要多提供檔案管理者的學(xué)習(xí)機(jī)會，鼓勵檔案管理建言獻(xiàn)策。檔案管理團(tuán)隊(duì)也要樹立專業(yè)的檔案管理理念。學(xué)校要加強(qiáng)檔案管理的建設(shè)，配置專業(yè)的檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案管理。高校需要專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，在檔案管理方面也要采用科學(xué)的管理方法。專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)在檔案管理工作方法上也有獨(dú)特的理念，對待檔案管理工作也更加具有專業(yè)性，也能夠樹立服務(wù)師生的意識。更重要的是，高校的檔案管理者也要樹立現(xiàn)代化檔案管理的理念。學(xué)校要重視學(xué)校檔案館的效率，為檔案管理團(tuán)隊(duì)提供更多的專業(yè)學(xué)習(xí)的機(jī)會。專業(yè)的高校的檔案管理團(tuán)隊(duì)經(jīng)過專門的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，對檔案管理的認(rèn)識也會更加全面。

3．2建設(shè)完善的高校的檔案管理技術(shù)和制度

高校要提升檔案管理的水平就要建設(shè)完善的高校的檔案管理技術(shù)和制度。首先，在檔案館投入方面，學(xué)校要適當(dāng)加大檔案館的信息化的技術(shù)投入，及時(shí)更新檔案管理設(shè)備。檔案的數(shù)據(jù)信息以及結(jié)構(gòu)水平直接影響檔案管理的質(zhì)量。因此，檔案管理的設(shè)備需要及時(shí)更新?lián)Q代，優(yōu)化檔案管理方法。此外，在信息化時(shí)代，電子檔案也得到應(yīng)用，電子檔案具有更多優(yōu)勢，方便管理和查詢，能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享。學(xué)校也可以建設(shè)電子檔案管理室，建設(shè)紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的檔案管理體系。這是現(xiàn)代檔案管理的發(fā)展方向。在現(xiàn)代教育轉(zhuǎn)型的階段，高校也要順應(yīng)教育發(fā)展的潮流，從基礎(chǔ)上解決一些基本問題，建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施更加完備、制度建設(shè)更加健全、管理理念更加先進(jìn)的檔案管理體系。

4結(jié)語

在學(xué)校教育體系中，檔案作為學(xué)校信息儲備的核心，具有獨(dú)特的作用。目前我國教育發(fā)展的速度越來越快，國家加大了對高校的投入力度。在資金的投入和制度建設(shè)上都有非常大的進(jìn)步。高校的檔案建設(shè)以及管理工作也要適應(yīng)時(shí)展的潮流，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。

作者:金永紅 單位:徐州醫(yī)科大學(xué)檔案館

參考文獻(xiàn):

［1］劉忠．淺析檔案管理理念的創(chuàng)新［J］．黑龍江檔案，2006(06)．

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［3］李紅梅．淺析如何提升高校檔案管理水平［J］．漯河職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2009(06)．