導(dǎo)語：高校檔案管理問題及對策3篇一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

第一篇

一、引言

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，尤其是二戰(zhàn)后計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案在記錄方法、載體形態(tài)、管理方法及開發(fā)利用手段和途徑等方面發(fā)生了重大變化。這一切都對檔案管理工作提出了更高的要求，使得檔案管理現(xiàn)代化被作為一項重要工作提到了日程上來。高校的學(xué)生檔案真實地記錄了大學(xué)生在校的學(xué)習(xí)和成長過程，是對其師承專業(yè)、開設(shè)課程、學(xué)習(xí)成績、技巧專長等的記載，對其以后的就業(yè)、人崗匹配、待遇、升遷以及流動等有著重要的參考意義。在高校的諸項管理工作中，學(xué)生檔案管理是一項十分重要的基礎(chǔ)性工作，是人事檔案管理工作的重要組成部分，其管理質(zhì)量如何，一方面體現(xiàn)了大學(xué)辦學(xué)水平的高低，另一方面也關(guān)系著大學(xué)作為高等教育育人目標(biāo)能否真正實現(xiàn)。所以做好高校學(xué)生的檔案管理工作，提升整體管理水平，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，是當(dāng)前大學(xué)生檔案管理工作亟待解決的重要問題。

二、大學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)容和意義

檔案管理現(xiàn)代化是現(xiàn)代檔案管理工作的發(fā)展趨勢和實現(xiàn)目標(biāo)，同時也是個復(fù)雜的系統(tǒng)工程。高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化，就是以現(xiàn)代管理思想和管理科學(xué)為指導(dǎo)，調(diào)動檔案管理主體的工作積極性和創(chuàng)造性，積極采用現(xiàn)代管理方法和手段，充分利用先進的技術(shù)和設(shè)備，對檔案工作進行全過程管理，以實現(xiàn)管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化，從而提高檔案管理的工作效率、經(jīng)濟效益和社會效益，實現(xiàn)管理的最終目標(biāo)。高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化的基本內(nèi)容主要包括五個方面：其一，管理技術(shù)、管理手段和管理方法的現(xiàn)代化。這是檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容。其基本點就是高校要在學(xué)生檔案管理中，充分吸納和利用國內(nèi)外一切先進的管理技術(shù)、手段和方法，實現(xiàn)管理技術(shù)、手段和方法由傳統(tǒng)向現(xiàn)代的轉(zhuǎn)型。當(dāng)前這項工作的重點是實現(xiàn)學(xué)生檔案管理的系統(tǒng)化、智能化、通用化。其二，管理設(shè)備的現(xiàn)代化。這是檔案管理現(xiàn)代化的物質(zhì)基礎(chǔ)。其基本點就是高校要在學(xué)生檔案管理中，充分利用現(xiàn)代化的機器設(shè)備——計算機和網(wǎng)絡(luò)以及高科技的聲像設(shè)備，實現(xiàn)學(xué)生檔案管理的程序化、模塊化和科學(xué)化。其三，管理主體的現(xiàn)代化。這是檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵。其基本點就是高校檔案管理人員，要不斷提升管理素質(zhì)和管理能力，掌握現(xiàn)代管理知識、管理手段和方法，熟練操作和利用現(xiàn)代機器設(shè)備，把計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)正確地運用到檔案管理中來，成為現(xiàn)代學(xué)習(xí)型的檔案管理工作者。其四，管理制度的現(xiàn)代化。這是檔案管理現(xiàn)代化的保障。大學(xué)生檔案管理制度要能反映時代的發(fā)展和變遷，反映大學(xué)生檔案管理不斷發(fā)展的實際，它對每個管理人員以及檔案管理工作的每個環(huán)節(jié)，都有嚴(yán)格的制度要求，要不斷提高管理的科學(xué)化和規(guī)范化水平。其五，管理機制的現(xiàn)代化。這是檔案管理現(xiàn)代化得以實現(xiàn)和正常運行的可靠保證。機制和制度不完全是一回事。機制主要指有機體的構(gòu)造、功能和相互關(guān)系。在一個有機系統(tǒng)中，機制主要起著基礎(chǔ)性的作用。機制的好壞決定著系統(tǒng)能否正常運行和實現(xiàn)優(yōu)化目標(biāo)。好的機制，可以使整個系統(tǒng)運行正常高效，甚至可以自動調(diào)節(jié)以適應(yīng)不斷變化的外部環(huán)境。大學(xué)生檔案管理機制的現(xiàn)代化要求大學(xué)生管理工作是個高效的“自適應(yīng)”系統(tǒng)。這個系統(tǒng)高效、迅捷，自我調(diào)整功能強，當(dāng)外部條件發(fā)生變化時，能自動地迅速作出反應(yīng)，調(diào)整原定的策略和措施，以實現(xiàn)優(yōu)化目標(biāo)。

高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化具有重要的意義：第一，高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化，為學(xué)校和教師“因材施教”地進行教育提供了堅實可靠的學(xué)生信息查閱平臺。大學(xué)生檔案記錄了大學(xué)生在校期間所有的人生軌跡，是其學(xué)習(xí)、生活和成長過程的全景式記錄，在教師和學(xué)校進行有針對性的教書、育人中它可向教師和學(xué)校的相關(guān)機構(gòu)提供有關(guān)的查閱、參考的真實信息材料。大學(xué)的使命在于育人，在于培養(yǎng)對國家、社會和民族有用的人才。這就要求學(xué)校和教師針對不同的學(xué)生個體，采用適宜的教育方法，進行因勢利導(dǎo)的教育教學(xué)。一方面，在政治上，培養(yǎng)他們樹立正確的世界觀、科學(xué)的人生觀和價值觀，樹立遠(yuǎn)大的人生目標(biāo)，把個體價值的實現(xiàn)和祖國崛起民族復(fù)興結(jié)合起來，激發(fā)其報效祖國的情懷。另一方面，要不斷調(diào)動他們的學(xué)習(xí)興趣和熱情，引導(dǎo)他們采用合理的學(xué)習(xí)方法，建構(gòu)完整的知識結(jié)構(gòu)。同時要教育他們提高整體素質(zhì)，增強整體能力，成為集知識、能力和素質(zhì)于一身的現(xiàn)代大學(xué)生。而要完成這個使命，就必須對大學(xué)生群體和每個受教育者進行把握，了解群體的學(xué)習(xí)規(guī)律和每個個體的個性特點，并針對不同的群體和個體因材施教，有的放矢。而現(xiàn)代化的大學(xué)生檔案管理工作，為學(xué)校和教師了解學(xué)生群體狀況和個性特點，提供了堅實可靠的信息查閱平臺。第二，高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化，為學(xué)校、用人單位培養(yǎng)、發(fā)現(xiàn)、推薦和選拔人才提供了快捷的、直接的參考信息和依據(jù)。高校教育的宗旨是培養(yǎng)人才、發(fā)現(xiàn)人才、推薦人才和選拔人才。但是對在校大學(xué)生的培養(yǎng)、發(fā)現(xiàn)、推薦和選拔，都不是憑空進行的，需要有一套完備的條件和依據(jù)。為判斷哪一個大學(xué)生滿足這個條件，往往需要通過調(diào)閱學(xué)生檔案，才能加以對比和確定。而現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)，可以使得組織能直接快捷地對每一個學(xué)生的檔案進行查閱，從而準(zhǔn)確快速地完成對比和篩選工作。學(xué)生畢業(yè)后，要走向社會擇業(yè)，許多用人單位面對眾多求職的畢業(yè)生，除了必要的面試考察外，也需要通過現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)，了解求職畢業(yè)生的專業(yè)特長、個性特點等，以判斷其是否適合崗位需要，是否能做到“人職匹配”。第三，高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化，是提升高?？傮w管理水平、完成育人使命的需要。高校要完成育人使命，離不開科學(xué)有序的各項管理工作，而學(xué)生檔案管理是其重要的一環(huán)。實現(xiàn)學(xué)生檔案管理的現(xiàn)代化，不但能提升學(xué)校的整體管理水平，而且也是高等教育為經(jīng)濟和社會發(fā)展服務(wù)的需要[1]。大學(xué)生是祖國的前途和未來，是社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的棟梁，是實現(xiàn)“中國夢”的強大生力軍，而要使其人盡其用，發(fā)揮最大的潛力，就必須有完備、科學(xué)、規(guī)范的檔案管理工作。第四，高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化，也是用人單位對錄用的畢業(yè)生核定工資待遇、職稱的需要。大學(xué)畢業(yè)生作為社會的一員，其就業(yè)擇業(yè)，不可能不考慮現(xiàn)實的工資待遇、住房補貼、職稱晉升等問題，并把它們作為自己擇業(yè)的重要考量。用人單位在錄用大學(xué)畢業(yè)生的時候，對給予的工資待遇等如何核定，也是需要考慮的重要問題。而要實現(xiàn)供需雙方的“意愿達(dá)成”，完成社會各行業(yè)對畢業(yè)生的錄用和吸納，現(xiàn)代化的學(xué)生檔案管理是一項不可或缺的基礎(chǔ)性工作。第五，高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化，是檔案管理工作自身發(fā)展的需要。高校學(xué)生的檔案管理，要跟上時代的步伐，要與經(jīng)濟和社會發(fā)展合拍，其自身需要有一個不斷發(fā)展的過程。如果故步自封、停滯不前，就會滯后于高等教育的發(fā)展，滯后于經(jīng)濟和社會的發(fā)展，降低高校的整體管理水平，消解高校的管理功能。

三、實現(xiàn)高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化需要解決的問題

要實現(xiàn)高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化，必須解決好如下幾個問題：第一，觀念問題。這是實現(xiàn)高校學(xué)生檔案管理工作現(xiàn)代化的前提。高校是培養(yǎng)人的地方，學(xué)生數(shù)量大，就決定了檔案管理工作量大。每年都有大量的學(xué)生“進出”。新生進來，有個檔案接收工作；學(xué)生的幾年在校學(xué)習(xí)生活，有個動態(tài)的檔案整理、錄入等工作；學(xué)生畢業(yè)，有個檔案對外流出以及交接工作。這些工作煩瑣而具體，稍有不慎，就會出現(xiàn)紕漏和差錯：一方面會影響學(xué)校檔案管理工作的科學(xué)化和現(xiàn)代化，另一方面也會給學(xué)生以后的成長和發(fā)展造成不必要的困擾。所以實現(xiàn)高校學(xué)生檔案管理工作的現(xiàn)代化，需要解決的第一個問題，就是觀念問題。也就是說，學(xué)校管理部門必須從思想上對學(xué)生的檔案管理工作重視起來，強化檔案管理工作意識，提高檔案管理工作的責(zé)任心和自覺性。第二，資金問題。這是實現(xiàn)高校學(xué)生檔案管理工作現(xiàn)代化的物質(zhì)基礎(chǔ)。要實現(xiàn)高校學(xué)生檔案管理工作的現(xiàn)代化，必須解決資金投入問題。因為現(xiàn)代化的設(shè)備需要資金購買，信息和智能系統(tǒng)的建立、模塊的更新、管理軟件的升級換代、系統(tǒng)的維護等都需要資金的不斷投入；檔案管理隊伍的建立管理人員必需的培訓(xùn)費用等，也需要資金的投入；同時，大量臨時增加的錄入、調(diào)整等工作量也需要一定的費用支撐。這就要求高校必須在資金上有預(yù)算、有資金保障，以保證學(xué)生檔案管理工作現(xiàn)代化的順利進行。第三，動力問題。這是實現(xiàn)高校學(xué)生檔案管理工作現(xiàn)代化的關(guān)鍵?，F(xiàn)代大學(xué)不僅需要具有前沿科學(xué)知識的大師，需要現(xiàn)代化的教學(xué)科研設(shè)施，而且也需要現(xiàn)代化的管理工作和管理制度。學(xué)生檔案管理作為學(xué)校整體管理工作的重要組成部分，要實現(xiàn)現(xiàn)代化，也有個動力問題。因為動力是推動工作、事業(yè)前進和發(fā)展的源泉所在。管理工作有了動力，就會促使管理者自覺提高管理效率、增強工作責(zé)任心，更快更好地完成管理目標(biāo)和任務(wù)。高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化的動力，一方面源于學(xué)校作為一個具有內(nèi)外壓力的有機競爭體，有著強烈的對更高的目標(biāo)的追求。這種對目標(biāo)的追求，得到了學(xué)校各職能部門以及檔案管理工作者的認(rèn)同，并內(nèi)化為巨大的工作壓力和不斷增強的工作驅(qū)動力。另一方面源于學(xué)校對各項管理工作不斷“升級”的要求[2]。這種“升級”要求也會促使檔案管理部門和管理工作者，積極學(xué)習(xí)外單位先進的管理經(jīng)驗，并不斷探討有效的管理方法，強化管理規(guī)范，落實管理制度，切實向管理現(xiàn)代化邁進。第四，能力問題。這是實現(xiàn)高校學(xué)生檔案管理工作現(xiàn)代化的保證。要實現(xiàn)高校學(xué)生檔案管理工作現(xiàn)代化，除了必須有資金費用等物質(zhì)條件外，還有個主觀能力問題。能力通常是指順利完成一項活動所必需的主觀條件。高校學(xué)生檔案管理工作現(xiàn)代化的能力，通常包括兩個層面：一個層面是學(xué)生檔案管理部門的能力（包括眼界、領(lǐng)導(dǎo)力、執(zhí)行力、對檔案管理工作發(fā)展趨勢的預(yù)測與把握能力、接受新事物和挑戰(zhàn)的能力等），另一個層面是具體檔案管理工作者的能力（包括學(xué)習(xí)新知識的能力，對管理目標(biāo)的認(rèn)知與理解能力，工作的認(rèn)真度和責(zé)任心，已具備的專業(yè)知識、專業(yè)素質(zhì)和自身工作能力能否在未來的工作中應(yīng)付裕如等）。這兩個層面的能力缺一不可，相輔相成，共同制約著學(xué)生檔案管理工作現(xiàn)代化的方向和進程。第五，解決新問題的能力。這是檢測和衡量高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化的重要標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理的現(xiàn)代化是個動態(tài)的復(fù)雜的工程，衡量指標(biāo)也有個確定和不確定的問題。所謂確定性是指其現(xiàn)代設(shè)施與時代及科技發(fā)展基本保持一致，即實現(xiàn)了設(shè)施硬件的“新”；所謂不確定性是指現(xiàn)代化本身就是個動態(tài)的不斷發(fā)展的過程，其衡量標(biāo)準(zhǔn)很難“固化”和恒定。但無論如何，學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化一個重要的衡量標(biāo)準(zhǔn)就是必須具有能夠解決不斷出現(xiàn)的新問題的能力。當(dāng)下要解決的新問題主要包括：其一，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔管理與現(xiàn)代化的電子文檔管理的“無縫對接”問題。當(dāng)下我國高考錄取方式已經(jīng)全部實現(xiàn)了網(wǎng)上錄取，對錄取學(xué)生紙質(zhì)檔案的管理也逐步被電子檔案管理所取代，但是，紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理二者之間，有個能否“無縫對接”的問題：紙質(zhì)檔案被大量的電子檔案取代，給傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理帶來一定的困難，一些學(xué)生的紙質(zhì)檔案材料無法完整地收集與積累；各學(xué)校采用的電子文檔格式的不一致，增加了統(tǒng)一管理的難度；招生部門只管招生不管新生檔案的調(diào)入，也為統(tǒng)一檔案管理出現(xiàn)新漏洞埋下了伏筆。其二，高校新生自帶檔案日益普遍，對檔案管理工作嚴(yán)肅性造成一些隱患。實行網(wǎng)絡(luò)招生之后，學(xué)生自帶檔案成為一種普遍現(xiàn)象，由此也引發(fā)了不少問題，如不交檔案、缺檔案、私拆檔案現(xiàn)象日益嚴(yán)重，其后果是學(xué)生檔案內(nèi)容的真實性存疑，檔案管理工作的嚴(yán)肅性日益被消解和“虛化”。其三，高校學(xué)生檔案管理不規(guī)范、不統(tǒng)一導(dǎo)致的管理“漏斗”問題。部分高校的學(xué)生檔案管理，存在著要求不統(tǒng)一、不規(guī)范現(xiàn)象，如檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、檔案管理職能和管理權(quán)限不統(tǒng)一等。其后果是學(xué)生檔案管理歸檔、內(nèi)容以及部門職能混亂，歸口不統(tǒng)一，工作不銜接，造成大量的管理“漏斗”現(xiàn)象，使得管理質(zhì)量和管理目標(biāo)像漏斗中的沙子一樣慢慢漏掉，銷蝕了學(xué)校的育人目標(biāo)。

作者：劉斌工作單位：河南省社會科學(xué)界聯(lián)合會

第二篇

一、高校檔案管理工作的現(xiàn)狀及其存在的問題

我國高校的檔案管理現(xiàn)狀不容樂觀，檔案管理水平還沒有跟上高校事業(yè)的發(fā)展，仍然存在諸多問題，需要不斷完善。

1.高校管理層面上的檔案意識薄弱，對歸檔和建檔的意義重視不夠。檔案的建立與高校管理職能部門密切相關(guān)，很多高校并沒有制定檔案的歸檔細(xì)則，有些高校即使制定了相關(guān)細(xì)則，但并沒有落到實處。高校檔案管理人員的服務(wù)意識較為薄弱，對檔案的建設(shè)和管理缺乏足夠的認(rèn)識，只能做一些常規(guī)性的工作，如檔案的接收、分類、歸檔、保管等工作，建立的檔案不系統(tǒng)，不完整。

2.高校檔案管理工作缺乏長期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)劃。在高校各級領(lǐng)導(dǎo)的重視下，檔案管理工作進行了檔案的達(dá)標(biāo)升級工作。達(dá)標(biāo)工作在短時間內(nèi)取得了一定的成效，但達(dá)標(biāo)之后，就出現(xiàn)后力不足，缺乏應(yīng)有的長期性和連續(xù)性。很多干部對檔案管理工作的認(rèn)識存在誤區(qū)，認(rèn)為檔案管理工作可有可無，對檔案在學(xué)校的重要作用缺乏足夠的認(rèn)識，甚至還有人認(rèn)為檔案室就是存放資料的倉庫，最終造成檔案工作流于形式，起不到應(yīng)有的作用。

3.檔案管理工作不夠規(guī)范。就目前高校的檔案管理工作來看，缺乏制度化的管理程序，主要表現(xiàn)在：其一，檔案收集不規(guī)范。在檔案收集過程中，制度落實不到位，想交就交，不想交就不交，缺乏明確的檔案收集考核標(biāo)準(zhǔn)；其二，檔案整理不規(guī)范。由于檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在整理檔案時還缺乏規(guī)范性，如在立卷過程中，部分檔案人員不按照卷內(nèi)文件目錄順序進行排序組卷，造成卷內(nèi)目錄與實際整理文件不能一一對應(yīng)，普遍存在卷內(nèi)資料漏失的現(xiàn)象。另外，在立卷時間上，常常是累積起來一次立卷，完全不符合立卷要求，同時也不利于查找；其三，檔案保管不規(guī)范。檔案管理人員對檔案的借閱通常是內(nèi)松外緊，檔案不能按期歸還的現(xiàn)象時有發(fā)生，從而造成檔案材料的不齊全或不完整。

4.檔案管理硬件設(shè)施落后。很多高校過分強調(diào)科研建設(shè)，對檔案工作不重視，對檔案事業(yè)的經(jīng)費投入不足，檔案管理設(shè)施落后，無法滿足檔案庫房防火、防盜、防潮等要求，很容易造成檔案丟失、損壞等安全隱患。檔案管理設(shè)施落后、設(shè)備老化，檔案安全保管無從談起。5.檔案管理手段落后，信息化程度不高。目前，部分高校的檔案管理工作仍然采用傳統(tǒng)的手工管理方式，工作效率極為低下，在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，這種檔案管理方式越來越難以適應(yīng)時展的要求。還有一些高校雖然也建立了檔案信息數(shù)據(jù)庫，但還處于簡單的數(shù)據(jù)統(tǒng)計階段，離高水平的數(shù)字化管理還存在很大的差距。檔案信息資料的開發(fā)與利用還有待進一步的提高。

二、高校檔案管理與自組織評估

自組織評估是高校檔案管理質(zhì)量評估的一種新型管理模式，它將整個質(zhì)量評估體系看作是一個復(fù)雜開放的系統(tǒng)，在實施評估過程中，以開放和多元的視角對評估客體進行遴選，強調(diào)系統(tǒng)內(nèi)部各要素的非線性動態(tài)運行特質(zhì)?；谧越M織評估的高校檔案管理具有以下幾個特征。

1.全方位開放性。所謂的開放性主要體現(xiàn)在兩個方面：一方面，高校檔案管理質(zhì)量保障機制是面向全校師生的全過程的開放，它包含了服務(wù)師生的各個環(huán)節(jié)，以更加宏觀的視角來把握整個高校檔案管理質(zhì)量保障機制的構(gòu)建；另一方面，保障體系內(nèi)各要素建設(shè)的過程是開放的。各要素在建設(shè)中更加重視與其他要素的關(guān)聯(lián)和互動。

2.非線性相互作用機制?；谧越M織評估的高校檔案管理質(zhì)量保障體系是一個復(fù)雜的系統(tǒng)，系統(tǒng)內(nèi)部的要素之間具有復(fù)雜的非線性關(guān)系，無法以直線的簡單方式進行刻畫，也不符合疊加原理。系統(tǒng)內(nèi)各要素之間呈現(xiàn)非線性相互作用機制。高校檔案管理質(zhì)量保障機制作為一個復(fù)雜的開放性系統(tǒng)，其內(nèi)部要素關(guān)系非常豐富，系統(tǒng)的演化動力基于系統(tǒng)內(nèi)非線性相互作用機制之上的自我活力。

3.可持續(xù)發(fā)展性。自組織理論是高校檔案管理質(zhì)量保障機制建設(shè)的基礎(chǔ)，對整個系統(tǒng)起著十分重要的作用。整個保障體系是圍繞提高學(xué)生培養(yǎng)質(zhì)量展開的。作為自組織主體的學(xué)生和教師在整個質(zhì)量保障體系建設(shè)中處于核心地位，其建設(shè)和發(fā)展對自組織評估體系的完善具有積極的推動作用。

三、高校檔案管理質(zhì)量保障體系的構(gòu)建

1.立足于法，搞好建章立制工作。依法治檔是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。在電子技術(shù)飛速發(fā)展的今天，尤其是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在各行各業(yè)都得到了廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)已跟不上時展的步伐，檔案管理必須不斷改革，只有堅持與時俱進，才能更好地適應(yīng)當(dāng)前的形勢，檔案管理工作才能邁上新的臺階。日新月異的形勢對檔案工作人員提出了進一步的要求，既要具備扎實的業(yè)務(wù)知識和相關(guān)的科學(xué)知識，還要具有一定的管理操作能力。檔案事業(yè)的發(fā)展必須以依法治檔為前提，只有實現(xiàn)檔案管理的制度化，檔案工作才能發(fā)揮應(yīng)有的作用，才能實現(xiàn)自身的價值。為了逐步完善檔案管理工作，使其更好地服務(wù)于社會主義現(xiàn)代化建設(shè)，《中華人民共和國檔案法》應(yīng)運而生，為我國檔案管理工作的健康發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。新形勢下，對檔案管理工作的要求越來越高，這就需要各地方充分利用地方的立法權(quán)限，建立一套具有地方特色的檔案法律法規(guī)，同時各部門還要建立健全完整的檔案管理規(guī)章制度，使檔案工作有法可依，有章可循。只有這樣，才能使檔案管理工作走上科學(xué)化、規(guī)范化和法制化的道路。

2.建立檔案管理體系，使學(xué)校檔案工作形成網(wǎng)絡(luò)化管理。（1）成立檔案工作委員會，由主管校領(lǐng)導(dǎo)任主任，成員由各主要職能部門負(fù)責(zé)人、各系院領(lǐng)導(dǎo)組成。同時成立綜合檔案機構(gòu)，配置相應(yīng)人員，負(fù)責(zé)全校各類檔案的綜合管理。（2）建立部門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，切實將檔案工作抓好，抓實。學(xué)校各部門、各系院要選出一名部門領(lǐng)導(dǎo)來專門負(fù)責(zé)檔案管理工作，分管檔案工作的負(fù)責(zé)人，必須明確自己的職責(zé)范圍，做好相應(yīng)范圍的檔案工作。與此同時，個人政績、干部考核聘用等都要與日常的檔案管理工作掛鉤，以充分保障檔案工作有人抓有人管。（3）確定兼職檔案員。全校各部門都要有兼職檔案人員，負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理、歸檔、立卷、移交等工作，從而形成檔案工作從上到下以綜合檔案機構(gòu)為中心的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，切實把檔案工作落到實處。

3.加強高校檔案信息化建設(shè)。近年來，高校檔案管理的信息化現(xiàn)代化進度也在不斷加深，實施信息化管理迫在眉睫。各高校應(yīng)從本校的實際情況出發(fā)，選擇合適的檔案管理工作數(shù)據(jù)庫，力求實現(xiàn)檔案的信息化管理。在此基礎(chǔ)上，學(xué)校還應(yīng)建立檔案信息查詢功能、排序功能和匯總功能等，與此同時，應(yīng)充分利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，在一定范圍內(nèi)實現(xiàn)檔案信息的公開查閱。新的形勢要求檔案工作要與時俱進，檔案工作人員應(yīng)不斷創(chuàng)新，把檔案信息開發(fā)成動態(tài)的、開放的、現(xiàn)代化的信息資源，以便更好地為高校的建設(shè)和人才發(fā)展服務(wù)。

4.加強檔案隊伍建設(shè)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。高校檔案隊伍是由檔案部門專職檔案人員和各職能部門的兼職檔案人員組成。為此，各高校應(yīng)重視和加強檔案隊伍建設(shè)，不斷提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。一方面，高校應(yīng)開展檔案工作人員的教育培訓(xùn)，在檔案隊伍中普及現(xiàn)代知識教育，加強對信息技術(shù)、計算機、科技軟件等新技術(shù)的學(xué)習(xí)，特別要注重他們創(chuàng)新能力的培養(yǎng)；另一方面，高校應(yīng)建立完善的高校檔案人才培養(yǎng)的約束和激勵機制，促使檔案工作者產(chǎn)生緊迫感和危機感，積極地參加學(xué)校組織的繼續(xù)教育，不斷更新知識，改善原有的知識結(jié)構(gòu)，提高業(yè)務(wù)能力。此外，各高校應(yīng)為檔案人員提供外出學(xué)習(xí)的機會，使檔案人員多參加檔案管理研討班、培訓(xùn)班。

5.建立績效機制，細(xì)化考核監(jiān)管。檔案管理部門的重要職能之一就是對檔案管理工作績效的有效控制。各高校應(yīng)將檔案管理納入業(yè)績考核評價的范圍，成立相應(yīng)的績效評價小組，對各職能部門的相關(guān)工作在服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效果等方面進行客觀公正的評價。另外，高校應(yīng)將檔案材料的積累工作納入檔案管理人員的責(zé)任制，實行量化考核，做到獎罰分明。建立相應(yīng)的檔案管理組織領(lǐng)導(dǎo)體系，對各部門檔案工作進行檢查和考核。只有這樣才能充分調(diào)動檔案人員的積極性和創(chuàng)造性，增強檔案管理的動力，提升檔案管理水平。

6.加強檔案利用工作,積極開展檔案研究。高校檔案部門收集檔案的根本目的，就是為了滿足廣大師生對檔案信息資源的利用要求。為加強檔案利用工作，首先要從檔案利用辦法的制定入手，建立檔案閱覽室，為學(xué)校的教職服務(wù)。其次，加大檔案開發(fā)力度，根據(jù)現(xiàn)有的檔案資料編寫學(xué)校大事記、年鑒和制度匯編等工作，更好地為學(xué)校建設(shè)服務(wù)。第三，加強檔案信息編研服務(wù)，利用高校的科研成果和論著等檔案信息資料，加強檔案信息編研，更好地為高校師生、社會利用者服務(wù)。第四，開展檔案研究工作，積極參加課題研究以及有關(guān)的學(xué)術(shù)交流活動，撰寫學(xué)術(shù)論文，進一步提高檔案人員對檔案管理工作的認(rèn)識，不斷提高檔案管理水平。

作者：溫艷秋工作單位：德州學(xué)院檔案館

第三篇

一、高校檔案管理工作現(xiàn)狀及存在的問題

(一)對檔案管理工作重視不足。當(dāng)前，高校中存在著對檔案管理工作重視不夠的問題。認(rèn)為檔案管理不能給高校帶來直接的社會影響、經(jīng)濟效益，教學(xué)、科研工作是學(xué)校的主要工作和首要任務(wù)，把檔案管理工作與學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃分開來看。在這樣的理念之下，檔案管理工作缺乏應(yīng)有的支持，對檔案建設(shè)沒有進行系統(tǒng)全面的規(guī)劃，執(zhí)行《檔案法》和《檔案法實施辦法》不到位，使得檔案管理工作不能積極有效開展，最終直接影響到檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

(二)管理體制不健全，管理制度不完善。高校檔案管理體制存在缺陷、管理制度不完備是當(dāng)前高校檔案管理工作存在的普遍問題。目前我國高校檔案管理工作雖然以檔案法要求為目標(biāo)，專門配備了檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)與工作人員，但在具體工作中專兼職管理人員配備不到位、檔案管理工作還沒有完全規(guī)范，檔案管理沒納入法制管理、科學(xué)管理軌道，制度建設(shè)上投入力量不足、進展步伐太慢。很多高校在公文起草、簽發(fā)過程中，在用紙、用墨、用筆時檔案意識不強，不遵守檔案管理的基本要求，出現(xiàn)用圓珠筆、鉛筆、紅墨水等不耐久字跡書寫公文等現(xiàn)象。檔案大多分散到校內(nèi)各單位多家管理，由于缺乏及時歸檔意識，一些基層單位檔案資料歸檔整理不及時，甚至長期不整理、不裝訂，有的單位檔案管理僅僅停留在做好檔案收集與記錄就算完成任務(wù)的程度，造成檔案資料不齊全，收集渠道不通暢，管理水平低，檔案管理工作效率低下，不能及時、準(zhǔn)確地提供查詢服務(wù)，檔案使用困難的不利局面，嚴(yán)重影響了高校檔案管理工作的效率，弱化了檔案管理工作應(yīng)有的功能。

(三)檔案管理設(shè)施建設(shè)不足。高校建設(shè)如火如荼的開展，辦學(xué)層次與辦學(xué)水平大幅提升，檔案的數(shù)量也日益增加，為檔案管理工作帶來了許多新內(nèi)容，為做好高校的檔案管理工作，必然需要更加堅實的基礎(chǔ)設(shè)施做保障。由于檔案管理工作不被重視，所以部分高校檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)往往被忽視，長期的投入不足，檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)歷史欠帳太多，由此引發(fā)了資金、場地、人員等投入不足，再加上已有的設(shè)備老化，且缺乏必要的防火、防水的設(shè)施，使這些高校的檔案管理工作疲于應(yīng)付，極易造成檔案資料的丟失與損壞，影響了高校檔案管理工作水平的提高，最終導(dǎo)致安全保存檔案難以實現(xiàn)。同時，檔案信息化設(shè)施配備不夠合理。當(dāng)前，高校檔案機構(gòu)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)水平參差不齊，有的高校檔案部門軟硬件配備完整，計算機、打印機、掃描儀、復(fù)印機、存儲器、檔案信息處理系統(tǒng)、檔案信息數(shù)據(jù)庫以及相關(guān)軟件和程序一應(yīng)俱全，應(yīng)有盡有;但有的高校檔案信息化建設(shè)相對滯后，僅僅是擺幾臺電腦，認(rèn)為這樣就可以算是信息化了;有的高校檔案部門在軟硬件配置時，不管是否需要統(tǒng)統(tǒng)購置，造成財力、物力的巨大浪費;有的高校檔案部門購置檔案信息化軟硬件后不能加以有效利用，對現(xiàn)代檔案管理所需的技術(shù)手段投入處于空白局面，造成了資源上的浪費。

(四)檔案管理人員隊伍建設(shè)不利，業(yè)務(wù)能力欠缺。目前在檔案管理人員隊伍的配備上，沒有堅持科學(xué)合理配置。一方面，檔案管理人員太少，多數(shù)高校主要以兼職人員來充實檔案管理人員隊伍，造成人員隊伍的不穩(wěn)定，使檔案管理工作的持續(xù)性難以保障，檔案管理工作的隨意性太大，為規(guī)范檔案管理工作帶來了難度。另一方面，正是由于人員緊張的問題，檔案專業(yè)出身的人員更少，專業(yè)技術(shù)人員嚴(yán)重不足，缺少專業(yè)化水平過硬的人員隊伍，他們對檔案管理工作的基本原則、基本制度和基本要求及檔案館(室)的職責(zé)、分工不是很熟悉，還沒有掌握檔案立卷歸檔的具體要求和方法，對案卷質(zhì)量把關(guān)不嚴(yán)。大多數(shù)還停留在收發(fā)、查找的階段，缺少現(xiàn)代化管理的基本知識，沒有掌握現(xiàn)代化設(shè)備的操作技能;缺乏對檔案的保護、控制和調(diào)節(jié);對檔案編研工作和宣傳檔案法規(guī)研究不夠深入。

(五)檔案開發(fā)利用相對滯后，管理手段單一，檔案工作信息化進展緩慢。目前大多數(shù)檔案部門對檔案的開發(fā)利用方式仍沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，檔案信息資源開發(fā)利用工作與其他基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作相比尚顯薄弱。提供檔案利用的方式大部分還以手工操作為主，多數(shù)高校檔案開發(fā)層次較低，仍停留在“文件匯編”、“會議簡介”、“大事記”、“組織沿革”和各種專題及數(shù)字匯編等基礎(chǔ)性資料階段，這種傳統(tǒng)的手工管理方式已經(jīng)越來越顯得力不從心，檔案管理難為學(xué)校的發(fā)展提供高質(zhì)量、高水平的主動服務(wù)，造成了高校檔案中紙質(zhì)文檔多、電子文檔少，復(fù)印件多、原件少，基礎(chǔ)資料多、重要文件少。信息化管理手段運用很少，缺乏深層次的開發(fā)，難以適應(yīng)信息化的要求。而就檔案本身的資料性來講，由于收集工作的相對滯后，現(xiàn)代信息技術(shù)手段，如高校數(shù)據(jù)庫、校園網(wǎng)絡(luò)等沒有切實應(yīng)用到高校檔案管理工作之中。檔案資料一旦成形，大多處于長期睡眠狀態(tài)，沒有充分發(fā)揮出檔案重要價值。即使有的高校采用計算機輔助管理檔案，但是單機版操作仍為主流，不能聯(lián)網(wǎng)，檔案提供利用仍停留在為本單位、部門服務(wù)上，所提供利用的檔案信息量有限，檔案信息化管理水平較低，檔案共享利用效率相對太低，與檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理的要求差距較大，很難實現(xiàn)真正的檔案工作信息化。面對著蓬勃發(fā)展的現(xiàn)代高校建設(shè)事業(yè)，檔案管理工作已明顯落在后面，如果高校檔案管理工作的這些問題得不到很好的解決，將嚴(yán)重影響高校的可持續(xù)發(fā)展。加強高校檔案管理工作，就必須重視檔案管理工作，進一步加強建設(shè)力量投入，以高素質(zhì)的人才隊伍，進行規(guī)范管理，緊緊圍繞學(xué)校中心工作開展檔案管理工作建設(shè)。

二、改變高校檔案管理工作現(xiàn)狀的具體對策

(一)轉(zhuǎn)變觀念，提高認(rèn)識，為高校檔案管理工作營造良好的工作氛圍。高校的檔案管理是高校管理工作的重要組成部分，必須把檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，必須認(rèn)識到高校檔案資源對高校建設(shè)重要的信息支持作用，要加大對檔案管理工作的支持力度，為檔案管理工作的開展提供便利條件，要在全校形成重視檔案工作，參與檔案工作的氛圍，為搞好高校的檔案管理工作提供良好的基礎(chǔ)。同時，一所高校檔案管理工作成效，很大程度上取決于領(lǐng)導(dǎo)的重視程度。因此，要做好檔案管理工作，必須積極爭取領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的關(guān)注，加大投入、加強培訓(xùn)，使高?；鶎訖n案工作能夠與時俱進、開拓創(chuàng)新。

(二)加強管理制度建設(shè)，創(chuàng)新工作機制。檔案管理工作牽涉部門廣泛，內(nèi)容繁多，必須堅持科學(xué)規(guī)范的原則，建立完善的檔案管理工作機制，進行規(guī)范管理、集中管理，對檔案的收集、整理、裝訂、歸檔與借閱等程序進行嚴(yán)格的制度管理，以制度建設(shè)促進檔案管理工作水平的提升。特別是要在檔案管理的信息化建設(shè)上建立健全相關(guān)的制度，為高校檔案工作的數(shù)字化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化奠定良好的基礎(chǔ)。

(三)加強管理隊伍建設(shè)，建設(shè)高素質(zhì)檔案管理人才隊伍，提升業(yè)務(wù)技能水平。高校檔案管理人才隊伍的素質(zhì)高低，決定著高校檔案管理水平的高低，要持續(xù)加強管理人才隊伍的建設(shè)，從新進管理人員的加入到管理人才隊伍的專業(yè)知識培訓(xùn)，再到引入競爭機制，要以全方位、多層次的培養(yǎng)手段，確保高校檔案管理人才隊伍穩(wěn)定與素質(zhì)提升，推動高校檔案管理工作向高水平發(fā)展。要做好高校檔案管理工作，檔案工作者必須加強培訓(xùn)，強化素質(zhì)。1．提高認(rèn)識。高校檔案記載著高校管理和教學(xué)中形成的紙質(zhì)及電子檔案材料，具有憑證、依據(jù)、借鑒、參考、史料和認(rèn)知作用，在高校人才培養(yǎng)、教學(xué)管理、科研開發(fā)和對外服務(wù)方面發(fā)揮著極為重要的作用。因此，檔案工作者特別是那些兼職檔案員，要從思想上提高做好檔案工作重要性的認(rèn)識，努力做好檔案管理工作。2．提高能力。隨著新型存儲介質(zhì)的不斷出現(xiàn)和現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，機讀檔案、聲像檔案、電子檔案等新型的檔案載體不斷涌現(xiàn)，文件轉(zhuǎn)化為檔案，專業(yè)性更強、程序更加復(fù)雜。［2］這些新型檔案在信息的記錄與存儲方面需要有特別的要求，檔案管理者不僅要熟悉案卷的整理流程，還應(yīng)掌握一定的檔案管理和保護技術(shù)，掌握相應(yīng)的新型載體檔案的保護與管理方法。因此，要培養(yǎng)高校檔案管理人員的專業(yè)知識和技術(shù)能力，使其具備較強的服務(wù)意識、溝通能力和嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。高校檔案管理人員還需要具備相當(dāng)?shù)耐庹Z水平和較強的創(chuàng)新能力。3．提高政治素養(yǎng)。高校檔案工作者不僅要有熱愛檔案管理工作的事業(yè)心，而且更要有堅定正確的政治責(zé)任感、政治敏銳性和政治鑒別力。［3］因此，高校檔案部門在高度重視高校檔案人才培養(yǎng)的同時，要培養(yǎng)高校檔案管理人員的政治素養(yǎng)，提高檔案工作者的思想政治素質(zhì)。

(四)改進管理方式手段，大力開發(fā)是途徑，提升現(xiàn)代化水平。采用先進技術(shù)，大力開發(fā)檔案信息資源，進一步加快檔案信息化建設(shè)步伐，實現(xiàn)從經(jīng)驗管理到科學(xué)管理的轉(zhuǎn)變，以滿足高校和社會的需要，是強化高校檔案工作的條件保障和根本途徑;充分利用計算機信息技術(shù)和手段是加強和改進現(xiàn)代檔案管理工作的核心要求。概括起來，包括以下四個方面:一要加快信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。包括檔案館庫房建設(shè)、館藏建設(shè)、檢索工具建設(shè)等，都要推進計算機在檔案管理工作中的運用，提高檔案館計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度和信息化水平。二要促進信息資源建設(shè)。要將現(xiàn)代化檔案管理手段運用到檔案管理工作中，用現(xiàn)代信息處理技術(shù)對包括紙制、照片、錄音、錄相等各種載體的檔案和現(xiàn)行文件進行數(shù)字化處理和存儲，推進數(shù)字化進程，使需求者可以方便、快捷、準(zhǔn)確地查找到所需的檔案資料，真正實現(xiàn)檔案資源服務(wù)社會。三是要實現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。而且要建立查閱登記、借閱登記和利用效果反饋登記制度，采取多種形式，主動提供檔案信息服務(wù)，使用戶可以輕松查詢自己所需的檔案信息。四要推進全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)。加強對各種類型檔案進行數(shù)字化管理，力爭實現(xiàn)檔案全文信息查詢，不斷提高服務(wù)效率和質(zhì)量。通過管理技術(shù)和手段的創(chuàng)新，努力形成檔案信息采集實時化、存儲數(shù)字化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，向具有現(xiàn)代化管理水平的高校檔案館邁進。

(五)爭取投入是保障。要積極爭取財務(wù)部門對檔案管理工作的支持與幫助，保障檔案管理工作軟硬件設(shè)施齊全。沒有財力支持，高校檔案管理只能是紙上談兵，畫餅充饑。增加投入，可以使高校檔案管理工作從硬件和軟件設(shè)施上得到改觀，從而保障高校檔案信息化建設(shè)進程，促進檔案管理工作上臺階。

三、結(jié)語

總之，高校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)之一，應(yīng)當(dāng)把檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃。同時，時展與高校建設(shè)的需要，對我國高校檔案管理工作的要求有了進一步的提高，面對高校檔案管理工作存在的諸多問題，必須提高對檔案管理工作的重視，不斷加大投入力度，加強管理制度建設(shè)，創(chuàng)新工作機制，借助現(xiàn)代化的管理手段和高素質(zhì)的人才隊伍，使高校檔案工作與其它各項工作同步發(fā)展，切實提高我國高校檔案管理工作質(zhì)量。唯有如此，高校檔案工作才能既服務(wù)社會，又為高校的發(fā)展作出巨大貢獻。才能完成高校檔案的基本任務(wù)，才能真正發(fā)揮高校檔案的價值作用，努力開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。

作者：王璐韓建華工作單位：塔里木大學(xué)西域文化研究院塔里木大學(xué)檔案館