導(dǎo)語：檔案管理信息化建設(shè)思考一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

一、企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀分析

企業(yè)檔案管理所包括的內(nèi)容十分繁瑣，形式多樣，傳統(tǒng)的檔案管理方法效率低，效果不佳，而且十分耗費人力、物力。由此可見，傳統(tǒng)意義上的檔案管理存在很大的缺陷，例如，檔案數(shù)量的巨大造成了檔案占地面積大的問題，使得檔案空間問題突出，所存儲的文件也容易出現(xiàn)受損的情況。其次，在大多數(shù)企業(yè)的檔案管理中，很多企業(yè)管理者缺乏對檔案管理的足夠重視，甚至對企業(yè)檔案管理存在片面認識，在檔案管理的投入上也不高，導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理較為落后。另外，也有部分企業(yè)把檔案管理工作想象的過于簡單，認為所謂的企業(yè)檔案管理不過是簡單的對資料進行收集和整理等，認為檔案管理對企業(yè)的經(jīng)濟效益沒有明顯的作用，進而造成了企業(yè)管理者對檔案管理工作的長期疏忽。

二、信息化檔案管理的特點

（一）實現(xiàn)了管理一體化的模式

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理基本上是相應(yīng)的部門將公文進行整理、分類、歸檔；相關(guān)的業(yè)務(wù)部門對日常經(jīng)營活動的產(chǎn)品、技術(shù)、合同等資料進行歸檔整理。信息化是企業(yè)檔案管理中的一個自動化系統(tǒng)，不僅可以將企業(yè)的文書，部門的基本文檔等相關(guān)內(nèi)容有機結(jié)合在一起，還能做到檔案歸檔和管理的同步進行，并將文書和業(yè)務(wù)部門形成不同的形式，實現(xiàn)不同內(nèi)容的文件分門別類的歸入各自的檔案數(shù)據(jù)中，從而實現(xiàn)了文件、檔案管理的一體化。檔案自動化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了公文和業(yè)務(wù)文件的整理與歸檔，并達到了一次性完成的效果，這樣就有效避免了重復(fù)性勞動的發(fā)生，并且大大提高了工作效率；在信息化管理下，檔案管理人員不必再進行歸檔文件目錄的輸入和圖像掃描等工作，大大節(jié)省了人力和時間，讓檔案管理人員在工作中有更多的精力投入到重點工作中來。

（二）實現(xiàn)了檔案文件的存儲與檢索

應(yīng)用檔案管理的自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)了企業(yè)各部門可以隨時將形成的相關(guān)文件以電子的方式存儲到服務(wù)器上，也可以將原有的檔案原件掃描并存儲到服務(wù)器上，只要通過身份驗證，相關(guān)人員就可以通過企業(yè)的局域網(wǎng)和終端來瀏覽所需要的檔案信息，實現(xiàn)信息化的檔案管理，從而為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（三）實現(xiàn)了檔案業(yè)務(wù)管理的自動化

在企業(yè)檔案的業(yè)務(wù)管理中，主要包括統(tǒng)計、鑒定、銷毀、借閱等工作，這些都要求相關(guān)的檔案管理人員定期或不定期的來進行編輯和統(tǒng)計；同時，還要對信息化檔案管理的技術(shù)文件進行分析處理，為企業(yè)的管理和決策提供準確的參考依據(jù)。在信息化檔案管理中，可以隨時隨地的進行各種數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和分析，進行各種借閱登記，提醒等，從而使企業(yè)的相關(guān)工作者可以隨時通過電腦獲得所需要的資料和數(shù)據(jù)。由此可見，建立企業(yè)檔案信息化管理，就是要抓好檔案管理軟件的技術(shù)和應(yīng)用水平，充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用，保證企業(yè)檔案中的信息交換，實現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源共享，為企業(yè)檔案信息平臺建設(shè)創(chuàng)造良好條件。因此，企業(yè)應(yīng)該制定相應(yīng)的策略，保障企業(yè)檔案資源的原始性、安全性、可靠性。

三、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的對策

企業(yè)檔案管理信息化是市場經(jīng)濟條件下企業(yè)得以發(fā)展和進步的必然結(jié)果，也是企業(yè)提高自身管理水平的重要措施。針對企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，給出以下幾點建議。

（一）建立健全企業(yè)檔案管理制度

企業(yè)檔案的信息化管理，首先應(yīng)該具備健全的檔案管理制度，明確各部門的職責(zé)，這是實現(xiàn)檔案信息化管理的基礎(chǔ)和前提，同時也是為企業(yè)提供更高服務(wù)的前提條件。因此，在建立現(xiàn)代化的檔案信息化管理制度時，要特別對自動化的管理制度進行制定，用完善的制度來規(guī)范企業(yè)檔案自動化的管理。

（二）充分改善軟硬件設(shè)施設(shè)備

要想加快企業(yè)檔案信息化建設(shè)，就必須配置與檔案管理信息化相適應(yīng)的軟硬件設(shè)施，加快信息化建設(shè)的步伐。一方面，要在內(nèi)部積極開發(fā)適合本部門、本行業(yè)的專用檔案管理軟件，例如，企業(yè)檔案信息化管理的計算機軟硬件和各類輔助設(shè)備等；又如，各種通信網(wǎng)絡(luò)，局域網(wǎng)等軟硬件設(shè)備等，以及可操作性高、安全性好的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的管理。

（三）加快企業(yè)檔案信息化管理人才的培養(yǎng)

企業(yè)檔案信息化管理滯后的一個重要原因就是檔案信息化管理人才的缺乏。檔案信息化管理不僅需要大量的信息處理、分析與研究，還急需相關(guān)的數(shù)據(jù)生產(chǎn)與維護人員，計算機軟件、硬件人才等，因此，這就對企業(yè)檔案信息化管理人才提出了更高的要求。單一的檔案管理人才已經(jīng)不能滿足企業(yè)檔案管理的需求，企業(yè)在進行檔案管理的同時，還應(yīng)該積極建立起具有較高檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)，又具備較高信息資源綜合分析能力的人才，能夠熟練掌握計算機管理操作系統(tǒng)，以最快的速度向企業(yè)用戶傳遞最高水平的檔案信息。

（四）提高企業(yè)檔案管理水平

企業(yè)檔案管理方式要跟上現(xiàn)代化的發(fā)展需求，通過現(xiàn)代化的設(shè)備、技術(shù)等進行廣泛應(yīng)用，同時，對檔案管理的方式進行必要的改革。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理主要是基于手工操作的基礎(chǔ)，而信息化的電子檔案、聲像等管理，就必須依賴于計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、聲像技術(shù)等。應(yīng)用信息化、現(xiàn)代化手段進行企業(yè)的檔案管理，通過信息化管理的要求，對先進設(shè)備、新技術(shù)操作等給與足夠的重視，調(diào)整機構(gòu)設(shè)置，最大的發(fā)揮信息化的作用。同時，企業(yè)檔案管理部門應(yīng)該積極跟進時展的潮流，適應(yīng)社會發(fā)展需要，積極引進先進的科學(xué)技術(shù)和新方法，提高檔案管理水平，從而實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和信息化。

四、結(jié)束語

企業(yè)檔案管理信息化是一項十分艱難，同時也十分具有挑戰(zhàn)性的工作，是信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展的客觀要求，也是市場經(jīng)濟發(fā)展不可阻撓的發(fā)展趨勢。隨著經(jīng)濟全球化不斷向前發(fā)展，檔案資源共享程度越來越高，在企業(yè)管理中積極發(fā)揮檔案管理信息化的作用，必將為企業(yè)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟效益和社會效益，同時，也為推進我國檔案事業(yè)的新發(fā)展作出貢獻。

作者：張瑞芳工作單位：神華神東煤炭集團公司檔案室