導(dǎo)語：電子檔案管理發(fā)展思考一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

一、電子檔案特點(diǎn)

電子檔案逐漸走向網(wǎng)絡(luò)化、電子化的發(fā)展方向，這也可以說是劃時(shí)代的變化，這項(xiàng)檔案管理系統(tǒng)，對(duì)于管理人員來說，也算是一種挑戰(zhàn)，能更有效的提高管理人員的管理水平。

（一）電子檔案呈現(xiàn)計(jì)算機(jī)的數(shù)字化信息形態(tài)電子檔案都是以代碼如入的形式形成在光盤、磁盤、磁帶、U盤、軟盤等等存在的。從多張紙質(zhì)檔案關(guān)系文件轉(zhuǎn)變成為一個(gè)小小的光盤、磁盤等幾億字的數(shù)據(jù)，可見這般變化可謂驚人。

（二）電子檔案管理信息是獨(dú)立的，紙質(zhì)的檔案載體和內(nèi)容是不可分離的一個(gè)整體但是，伴隨著電子檔案的出現(xiàn)，使得檔案管理的信息已經(jīng)呈現(xiàn)更大的獨(dú)立性。并且其內(nèi)存的位置還不是固定的，可以從一個(gè)儲(chǔ)存載體轉(zhuǎn)換到另一個(gè)載體，并且，其中的內(nèi)容信息不會(huì)發(fā)生改變，卻可以通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行轉(zhuǎn)換。

二、電子檔案管理

（一）現(xiàn)在，很大部分的檔案室都會(huì)

將電子文件的檔案轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件進(jìn)行保存主要是因?yàn)殡娮游募n案的管理制度、管理設(shè)備、證據(jù)性、管理技術(shù)與方法、通訊設(shè)備等各個(gè)方面還依舊存在問題。當(dāng)然，在這些問題沒有得到更好的解決辦法之前，對(duì)于這種電子文件和紙質(zhì)文件雙套的歸檔狀況，一定會(huì)存有必要性和合理性：第一方面，在檔案管理系統(tǒng)中，如果沒有技術(shù)過硬的員工，優(yōu)越的科學(xué)管理制度的條件下，在檔案室管理的工作人員不能輕易的使用電子文件檔案來替代紙質(zhì)文件檔案管理保存；第二方面，在使用電子文件方式來做檔案管理保存，也是非常有著積極的作用意義，依據(jù)這樣的方式就可以實(shí)現(xiàn)雙套歸檔的局面形成?？烧f在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間里，電子文件檔案和紙質(zhì)文件檔案雙套歸檔的管理局面依舊繼續(xù)存在。隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，檔案管理技術(shù)的成熟以及各個(gè)方面的條件一應(yīng)俱全時(shí)，將會(huì)有越來越多的電子文件逐漸轉(zhuǎn)換成為電子檔案①。在建立起的雙套歸檔管理中，會(huì)對(duì)管理人員增加較大的工作量，而且，在兩種管理檔案系統(tǒng)要建立起準(zhǔn)確的標(biāo)識(shí)關(guān)系。如：在電子檔案管理中的每個(gè)內(nèi)容都要詳細(xì)的標(biāo)注相互對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案管理庫(kù)的目錄、柜號(hào)、編號(hào)等詳細(xì)信息；同樣，在紙質(zhì)檔案中也要同樣詳細(xì)標(biāo)注相互對(duì)應(yīng)的電子檔案的編號(hào)、存放的地址等信息。兩者之間必須保證相互對(duì)應(yīng)，內(nèi)容相互一致②。

（二）可靠性的原則

電子檔案管理是必須準(zhǔn)確無誤的，可靠性可為是電子檔案管理的根本。雖然說電子檔案管理要比紙質(zhì)檔案管理有著很多的優(yōu)勢(shì)，紙質(zhì)檔案管理在修改內(nèi)容上是有著明顯的很急的，而電子檔案管理的缺點(diǎn)卻在于此，在電子檔案管理中要進(jìn)行修改或者文件簽署上都是直接在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行更改和錄入的，卻不能留下任何痕跡，而數(shù)據(jù)的可靠性和證據(jù)性確是電子檔案管理的生命，這也是人們?yōu)槭裁磿?huì)在電子檔案管理的可靠性和證據(jù)性有著過多的疑慮。這個(gè)問題也是困擾著眾多在職電子檔案管理的工作人員，所以，在關(guān)于電子檔案管理也采用了很多種措施，電子檔案管理的可靠性是必須遵守的③。在歸檔電子檔案管理的過程中，要嚴(yán)格的規(guī)范工作人員嚴(yán)格遵循工作制度，不僅要對(duì)收集的資料嚴(yán)格檢查把關(guān)，確保歸檔的電子文件的數(shù)據(jù)要有著真實(shí)性、有效性、可靠性，還要注意在管理電子檔案中的調(diào)閱、復(fù)制、鑒定、整理等各個(gè)環(huán)節(jié)都要保證依照正規(guī)的流程走，并且，在電子檔案歸檔完成后，還有建立相應(yīng)的備份文件，防止日后檔案中的信息丟失而導(dǎo)致的損失，所以，電子檔案的可靠性一定要嚴(yán)守遵循的。

（三）效率原則

檔案管理是每個(gè)單位的核心，記錄著單位中的大小事務(wù)，而實(shí)施電子化的檔案管理的工作面也是非常廣大的，耗時(shí)耗財(cái)，所以，在電子檔案管理歸檔中必須講究工作的效益以及效率。在電子檔案管理中，對(duì)于歸檔的電子文件檔案要進(jìn)行有效的優(yōu)化，把所有的電子檔案進(jìn)行充分的優(yōu)化出最有效的檔案信息，其中也包含最合理、最優(yōu)化的工作流程和工作技術(shù)模式，建立最高效、最經(jīng)濟(jì)、最先進(jìn)、最適宜的電子化檔案管理的加工系統(tǒng)流程。有著合理的電子檔案管理方案，是對(duì)整個(gè)電子化工程效率和成敗的關(guān)鍵，所以說，構(gòu)建有效的電子檔案管理原則是何等的重要。

作者：孫燦工作單位：延邊體育運(yùn)動(dòng)管理中心