導(dǎo)語：檔案管理工作現(xiàn)代化提升思路一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

一、檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢(shì)

(一)檔案管理將實(shí)現(xiàn)虛擬化

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及和網(wǎng)絡(luò)的不斷延伸，無紙化辦公將變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)，傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案管理方式將發(fā)生根本的變革。無紙化辦公和自動(dòng)化已成為當(dāng)今的發(fā)展趨勢(shì)，并逐步改變檔案工作的實(shí)際操作。檔案資源共享是檔案管理的目的，而支持檔案資源的是一定量的檔案館藏，虛擬化就是通過網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)和館際互借來增加館藏，豐富檔案資源。檔案信息可以并入互聯(lián)網(wǎng)，因此可以無限擴(kuò)大，遠(yuǎn)至大洋彼岸，近到同城鄰里，都可以在極短的時(shí)間里查到你所需要的信息資料，從根本上解決了傳統(tǒng)檔案管理的難題，不僅占地小，容量大、投入少，而且管理簡便，查閱方便。

(二)檔案管理將實(shí)現(xiàn)信息化

當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)信息社會(huì)，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及應(yīng)用，為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化提供了客觀的條件。目前，從中央到地方，從機(jī)關(guān)到企業(yè)已普遍建立了計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)，其中，為了加強(qiáng)文件資料的保密，有些部門規(guī)定不準(zhǔn)接入互聯(lián)網(wǎng)，有的甚至是單機(jī)操作，與網(wǎng)絡(luò)實(shí)行物理隔離。但隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，如密碼技術(shù)的深化，語音識(shí)別、指紋識(shí)別技術(shù)的應(yīng)用，將使文件資料的安全保密性大大提高，而對(duì)電子文件資料真?zhèn)蔚淖R(shí)別，也隨著電子文件簽署技術(shù)的應(yīng)用，在收文部門和單位之間建立“信任”。電子文件簽署與紙質(zhì)文件不同，它是簽署人在電子文件上面留下的“印記”。不僅表示對(duì)該電子文件的責(zé)任，證實(shí)簽署人特點(diǎn)的身份，而且只有防篡改、防利用、防抵賴等功能。收文部門和單位據(jù)此可以認(rèn)定文件簽署人及文件內(nèi)容的真實(shí)性。網(wǎng)絡(luò)傳輸作為一種信息傳播方式具有無比的優(yōu)越性一是傳播速度快，二是傳播范圍廣，三是傳播不走樣，四是傳播成本低，這已被全世界廣泛認(rèn)同。隨著電子文件和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的逐步完善，人們信息共存共享，資源充分利用的局面將形成，檔案管理也必將隨著這一技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展。因此，檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化的目標(biāo)已為期不遠(yuǎn)。

(三)檔案管理將實(shí)現(xiàn)數(shù)字化

縮微攝影技術(shù)和數(shù)碼影像技術(shù)的應(yīng)用為檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化提供了有力支持。所謂檔案信息數(shù)字化，就是通過計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代電子技術(shù)將館臧檔案資料轉(zhuǎn)化為電子檔案代碼，變成電子文件，實(shí)行檔案信總數(shù)字化后，可以通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行智能化檢索，檢索速度快、范圍廣?？s微攝影技術(shù)是把大量的紙質(zhì)文件縮微在很小的縮微品上并制成電子文件，數(shù)碼影像是通過數(shù)碼相機(jī)和光磁轉(zhuǎn)換實(shí)現(xiàn)對(duì)影像的高清晰處理，其共同的特點(diǎn)都是以計(jì)算機(jī)進(jìn)行識(shí)別、存儲(chǔ)和管理的電子文件，形成數(shù)據(jù)庫。這就從根本上解決了紙質(zhì)檔案給庫容帶來的壓力，克服了檔案管理過程中的諸多矛盾?？s微攝影技術(shù)和數(shù)碼影像技術(shù)的應(yīng)用，有利于影像的長期保存和準(zhǔn)確復(fù)制，便于計(jì)算機(jī)查閱照片案卷?？s微技術(shù)和數(shù)碼技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，為檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化提供了廣闊的空間。電子文件具有快捷性與可塑性。它具有紙質(zhì)文件和其他文件無可比擬的優(yōu)越性。電子文件改變了我們傳統(tǒng)的收發(fā)文件流程。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件登記，可以達(dá)到一次錄入，多次、多種形式的輸出，方便文件的隨時(shí)查找利用，同時(shí)也為檔案現(xiàn)代化管理奠定了基礎(chǔ)。

二、檔案管理存在的問題分析

(一)對(duì)檔案工作重視不夠。這個(gè)問題普遍存在，領(lǐng)導(dǎo)和教職工的檔案意識(shí)都比較淡薄。例如:形成的材料處室上交不及時(shí)，造成年度立卷歸檔工作不能按時(shí)完成，以及材料收集不齊全，分散在處、組、室甚至個(gè)人的手中，都嚴(yán)重影響了學(xué)校檔案的系統(tǒng)性和完整性。

(二)從業(yè)人員素質(zhì)低。目前，我國高等?？茖W(xué)校檔案管理的工作人員普遍素質(zhì)不高，大多數(shù)以前都不是學(xué)檔案管理的，沒有高學(xué)歷，對(duì)自身工作的認(rèn)識(shí)也不夠，有“做一天和尚撞一天鐘”的思想，缺乏學(xué)習(xí)本職工作的積極性，創(chuàng)新更無從談起。有的工作人員就是高等?？茖W(xué)校為了吸引或留住人才而解決的教授、博士的配偶和子弟，有的甚至是校外聘用的臨時(shí)工，專業(yè)人才相當(dāng)匱乏。檔案管理還是過去計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下的工作的延續(xù)，相對(duì)比較呆板，沒有活力，領(lǐng)導(dǎo)也不是很重視，導(dǎo)致高等?？茖W(xué)校檔案管理工作停滯不前，阻礙了高等專科學(xué)校檔案事業(yè)的發(fā)展。

(三)檔案管理手段比較落后。目前，學(xué)校檔案業(yè)務(wù)管理和保管技術(shù)工作還比較落后，不少檔案管理部門不僅沒有電腦等現(xiàn)代化管理設(shè)備對(duì)信息進(jìn)行集中存儲(chǔ)處理，就連起碼的分類裝訂、防火、防蛀的設(shè)施也不具備。管理人員還是依靠手工方式和原始手段完成檔案的裝訂保管工作，這不但費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效力低下，而且影響到檔案的長期安全保存和迅捷方便使用。因此，檔案管理工作要向現(xiàn)代化管理邁進(jìn)，是當(dāng)務(wù)之急的一項(xiàng)改革。

三、提高檔案管理科學(xué)化水平的有效途徑

(一)進(jìn)一步強(qiáng)化檔案意識(shí)，妥善確立檔案工作目標(biāo)。強(qiáng)化檔案意識(shí)，規(guī)范檔案管理。檔案文件材料未能及時(shí)清理歸檔的重要原因是部分檔案工作領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員思想重視不足，因此，應(yīng)將強(qiáng)化檔案意識(shí)作為搞好檔案工作的前提。因?yàn)榫蜋n案工作而言，文件材料的收集工作是最為基礎(chǔ)的工作，它有賴于各部門的配合與全員的支持。應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案是黨和國家的寶貴財(cái)富，是社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)得以延續(xù)和發(fā)展的重要條件，是不可再生和替代的信息資源。應(yīng)維護(hù)檔案的完整與安全。同時(shí)，要針對(duì)檔案管理方式、方法不盡相同的問題，及時(shí)調(diào)研，確定整齊劃一的檔案管理方法，便于檔案的集中保管、利用，以形成檔案工作的良性循環(huán)。通過學(xué)習(xí)與廣泛宣傳，使人們?cè)鰪?qiáng)檔案意識(shí)，形成人人重視檔案，支持檔案并自覺地維護(hù)學(xué)校檔案工作。提高人們對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，依然是檔案管理工作努力的重要方向。雖然經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展給檔案的現(xiàn)代化管理提供了發(fā)展的機(jī)遇，但是我們建立檔案最終的目的依然是讓它以知識(shí)的形式傳播下去、擴(kuò)散開來，為人類的持續(xù)發(fā)展提供動(dòng)力和基礎(chǔ)。由于越來越多的人對(duì)于商品經(jīng)濟(jì)的盲目追求，使得人們對(duì)于知識(shí)的關(guān)注和公共事業(yè)的發(fā)展表現(xiàn)的越來越冷淡。這也從根本上減少了人們對(duì)檔案的利用程度，使得檔案實(shí)際的利用效率不斷下降。因此加大人們對(duì)于檔案利用的關(guān)注度，向人們傳播檔案利用的重要性和巨大的價(jià)值，也是未來我們要繼續(xù)堅(jiān)持發(fā)展的重要方向。

(二)提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。檔案管理人員是檔案管理工作的主體，也是做好檔案工作的關(guān)鍵，其自身的綜合素質(zhì)水平高低對(duì)檔案管理的科學(xué)化水平有著決定性的作用。要保持檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展，檔案管理者隊(duì)伍建設(shè)至關(guān)重要。所以說提高檔案管理工作人員的素質(zhì)，也是提高檔案管理工作科學(xué)化水平的重要途徑之一。其主要的做法是:一方面定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)培訓(xùn)，培訓(xùn)的主要內(nèi)容圍繞著計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用技術(shù)以及信息技術(shù)、和現(xiàn)代化管理理念來開展，確保培訓(xùn)能夠有針對(duì)性、目的性地提高檔案管理工作人員的現(xiàn)代化檔案管理工作能力和技術(shù)水平。另一方面，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)和塑造，提高檔案管理工作人員的責(zé)任心和學(xué)習(xí)創(chuàng)新的能力，為檔案管理工作的順利開展以及持續(xù)發(fā)展提供良好的思想動(dòng)力。

(三)創(chuàng)新管理內(nèi)容和管理方式。由于檔案管理的好壞往往要通過對(duì)管理水平的評(píng)價(jià)來確定。根據(jù)時(shí)展的需要，對(duì)檔案館管理水平的評(píng)價(jià)不能單純地看場(chǎng)所、設(shè)備和館藏。檔案管理主要應(yīng)看檔案館對(duì)資源的開發(fā)利用程度和服務(wù)效果。檔案館的管理工作重心要從對(duì)館舍設(shè)備、檔案資料的管理轉(zhuǎn)向?qū)τ脩艉蜋n案員的管理。檔案管理人員要面向用戶，走向用戶，想用戶之所想，急用戶有之所急，館員與用戶之間的配合關(guān)系將更加融洽與協(xié)調(diào)。應(yīng)利用計(jì)算機(jī)互聯(lián)技術(shù)以及數(shù)字信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案工作的保存、管理、利用的一體化。電子檔案隨著計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展以及數(shù)字信息技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)逐漸的走向成熟，由于檔案內(nèi)容里面的公式圖表以及分析圖等等需要專門的軟件進(jìn)行處理，這些問題現(xiàn)代化的軟件工程早已能夠妥善的進(jìn)行解決，我們需要做的就是將這種軟件廣泛的在檔案的建立者以及檔案的管理部門之間能夠廣泛的應(yīng)用，使得檔案管理能夠擁有一個(gè)專門的系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案材料的保存、管理、利用一體化，這也將為檔案的發(fā)展提供一個(gè)巨大的飛升空間?？傊?，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化已是必然的發(fā)展趨勢(shì)，這是檔案管理的一次革命，也是時(shí)代對(duì)檔案管理提出的客觀要求因此，每一位檔案工作者都要有緊迫感，要進(jìn)一步解放思想，更新觀念，努力學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)，跟上時(shí)代的步伐，適應(yīng)形勢(shì)的要求，積極推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程，把檔案管理提升到一個(gè)全新的水平。

作者：楊永川工作單位：中共黑龍江省委黨校黑龍江省行政學(xué)院