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一、高校重大活動(dòng)檔案管理現(xiàn)狀分析

(一)校園中的大檔案意識(shí)較差

目前，一些高校相繼出臺(tái)了本校重大活動(dòng)檔案管理辦法，并且都明確界定了重大活動(dòng)的涵義及重大活動(dòng)檔案材料的范圍，同時(shí)也為檔案業(yè)務(wù)管理部門的作用、職責(zé)進(jìn)行了明確定位，因此，重大活動(dòng)收集難的問(wèn)題從政策方面已基本得到解決。然而，在實(shí)際工作中，由于開(kāi)展重大活動(dòng)檔案管理工作涉及到多個(gè)部門、多個(gè)環(huán)節(jié)甚至每一個(gè)參與者，是一個(gè)繁雜的系統(tǒng)工程。同時(shí)，由于檔案對(duì)學(xué)校長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的作用較為抽象，使一些相關(guān)的部門或個(gè)人還存在有對(duì)重大活動(dòng)檔案工作認(rèn)識(shí)淺薄、重視程度不夠的現(xiàn)象，其表現(xiàn)為只注重活動(dòng)本身而忽視其中的材料歸檔工作，使全面收集、科學(xué)管理重大活動(dòng)檔案工作還不能完全落到實(shí)處。

(二)檔案管理部門介入不夠，監(jiān)督指導(dǎo)缺乏力度

部分高?；蛟合祷顒?dòng)雖然開(kāi)展得轟轟烈烈，但活動(dòng)主辦單位卻缺乏收集、整理重大活動(dòng)檔案的主動(dòng)性。各高校制定的《高校重大活動(dòng)檔案管理辦法》雖然提出了檔案管理人員要與有關(guān)重大活動(dòng)組織單位協(xié)作，提前參與重大活動(dòng)檔案收集管理工作，但在實(shí)際操作過(guò)程中還存在諸多困難和問(wèn)題。檔案管理部門提前或直接介入重大活動(dòng)了解活動(dòng)動(dòng)態(tài)，通常還得不到有關(guān)承辦單位(或部門)的認(rèn)可，檔案部門自行派人員參加重大活動(dòng)進(jìn)行檔案的收集在權(quán)限上還不能名正言順。并且在實(shí)際工作中，檔案部門一般還不能從重大活動(dòng)一開(kāi)始就參與其中，導(dǎo)致檔案部門不熟悉重大活動(dòng)的整個(gè)過(guò)程，不能及時(shí)把握相關(guān)材料，做到心中有數(shù)。同時(shí)檔案部門仍不能真正對(duì)一些重大活動(dòng)檔案管理工作進(jìn)行有效的監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)，特別是由于各種因素的影響，造成活動(dòng)組織或承辦單位雖有活動(dòng)中形成的各類檔案，但存放無(wú)序，收集、整理和歸檔處于茫然狀態(tài)，更談不上制度化和規(guī)范化。

(三)管理措施不到位，各項(xiàng)法規(guī)執(zhí)行不力

各高校的重大活動(dòng)管理辦法對(duì)重大活動(dòng)檔案管理內(nèi)容均有明確規(guī)定，并對(duì)重大活動(dòng)檔案的收集、歸檔工作制定了相應(yīng)的管理辦法。這為檔案行政管理部門加強(qiáng)對(duì)重大活動(dòng)檔案的管理提供了依據(jù)，對(duì)硬件防范措施作了有益的補(bǔ)充。但是因?qū)χ卮蠡顒?dòng)的范圍界定過(guò)寬，對(duì)整理的要求又太過(guò)籠統(tǒng)，還有待細(xì)化和完善，致使重大活動(dòng)檔案在收集、整理、保管和利用環(huán)節(jié)中出現(xiàn)了一系列的問(wèn)題。如，將重大活動(dòng)檔案作為一個(gè)獨(dú)立體予以管理還需要較以前的分散管理形式缺乏更具體、可操作的技術(shù)指標(biāo);一些高校檔案管理人員更換頻繁，或者兼職太多，對(duì)重大活動(dòng)檔案的收集、整理認(rèn)識(shí)不足等。這些問(wèn)題已嚴(yán)重影響到檔案資料的收集、歸檔與管理。

(四)高校重大活動(dòng)檔案管理與資源建設(shè)現(xiàn)狀

不容樂(lè)觀據(jù)目前高校現(xiàn)有館藏檔案情況來(lái)看，存在重大活動(dòng)形成的專題案卷較少，館藏檔案從門類到內(nèi)容上較為單一的狀況，不能全面反映學(xué)校各項(xiàng)教育事業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀。目前許多高校重大活動(dòng)檔案沒(méi)能做到集中統(tǒng)一管理，仍呈現(xiàn)多頭、分散狀態(tài)，一些院系重大活動(dòng)材料分別停留在各院，而且大部分檔案材料收集、歸檔不完整、不規(guī)范，收集到的一些檔案僅有少量照片、聲像材料和文字材料，更有甚者有的重大活動(dòng)僅在學(xué)校年終總結(jié)中被提及，而沒(méi)有相關(guān)的圖片、表格和文字材料。并且，有關(guān)學(xué)校重大活動(dòng)的照片部分長(zhǎng)時(shí)間散存在攝影人員手中。檔案移交時(shí)，常因歷史的原因以及管理工作人員的多次轉(zhuǎn)換未能及時(shí)整理，給后來(lái)的管理工作帶來(lái)重重困難。同時(shí)，一些高校聲像檔案保管條件不達(dá)標(biāo)，隨著時(shí)間的流失已出現(xiàn)自然損毀的趨勢(shì)。學(xué)校早期主辦的一些重大活動(dòng)中的紀(jì)念品、禮品等實(shí)物檔案未能做到登記移交而分散各室，管理無(wú)序。

二、做好高校重大活動(dòng)檔案管理工作的措施

(一)加強(qiáng)宣傳力度，提高大檔案意識(shí)以促進(jìn)檔案資源建設(shè)

促進(jìn)和加強(qiáng)重大活動(dòng)檔案管理工作，一方面需要檔案管理部門自身的努力，另一方面還要積極爭(zhēng)取得到有關(guān)部門的大力協(xié)助和支持。因此，檔案管理部門要通過(guò)舉辦展覽、出版圖冊(cè)和制作檔案文獻(xiàn)等具有創(chuàng)意又有影響的活動(dòng)，以擴(kuò)大校內(nèi)影響，引起各方關(guān)注，不斷增強(qiáng)師生的檔案意識(shí)，從而為重大活動(dòng)檔案管理工作謀求一個(gè)更為有利的外部環(huán)境，促使其持續(xù)有效的開(kāi)展，推進(jìn)檔案資源建設(shè)。

(二)建立檔案管理部門的參與機(jī)制，提高其監(jiān)

督職能以加強(qiáng)檔案資源建設(shè)要做好高校檔案管理工作必須由學(xué)校統(tǒng)一進(jìn)行綜合協(xié)調(diào)管理，同時(shí)建立健全檔案管理部門參與重大活動(dòng)的機(jī)制，采取事前、事中介入的方式，參與重大活動(dòng)檔案管理，從根本上確保重大活動(dòng)檔案的齊全與完整。同時(shí)，高校檔案行政管理部門要全面推行檔案行政執(zhí)法責(zé)任制，定期進(jìn)行有針對(duì)性的檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)督促整改，以加強(qiáng)檔案資源建設(shè)。

(三)強(qiáng)化檔案管理措施，制定更具體和可操作的技術(shù)指標(biāo)

高校檔案管理部門要出臺(tái)和不斷完善本校的《重大活動(dòng)檔案管理辦法》，進(jìn)一步規(guī)定檔案管理部門提前或直接參與重大活動(dòng)檔案收集與管理工作的具體職責(zé)范圍，進(jìn)一步明確檔案管理部門給予指導(dǎo)的具體方式和工作程序，進(jìn)一步細(xì)化有關(guān)管理的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，進(jìn)一步落實(shí)檢查指導(dǎo)、督促檢查、考核制度和管理措施。通過(guò)不斷完善管理體制和工作機(jī)制，真正做到從根本上解決具體操作的體制機(jī)制問(wèn)題。

(四)創(chuàng)新工作，科學(xué)管理以推進(jìn)檔案資源建設(shè)

在信息化的今天，作為檔案管理工作者要站在檔案事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展、檔案資源建設(shè)的角度，正確認(rèn)識(shí)高校重大活動(dòng)檔案管理的重要性和必要性，正確理解檔案資源建設(shè)與館藏檔案質(zhì)量和數(shù)量的關(guān)系，創(chuàng)新檔案管理工作。要采取科學(xué)的管理方法，以確保高校重大活動(dòng)收集與整理的檔案實(shí)體的安全，維護(hù)高校重大活動(dòng)檔案的完整性與準(zhǔn)確性，最大限度地延長(zhǎng)高校重大活動(dòng)檔案的保存年限，尤其對(duì)電子檔案的安全性和保密性要慎重對(duì)待，采用專項(xiàng)技術(shù)進(jìn)行加密，防止黑客破壞攻擊和信息外泄，并且對(duì)移動(dòng)硬盤、U盤、光盤等移動(dòng)存儲(chǔ)為載體的重大活動(dòng)檔案要及時(shí)進(jìn)行信息備份和整理，重新歸檔保存。同時(shí)，各部門要加強(qiáng)協(xié)作，加大在管理、技術(shù)和資金等方面的投入，不斷適應(yīng)檔案信息化快速發(fā)展的需要，推進(jìn)高校重大活動(dòng)檔案資源建設(shè)。

(五)科學(xué)整合，開(kāi)發(fā)利用檔案資源

高校檔案管理部門要根據(jù)《高校重大活動(dòng)檔案管理辦法》，結(jié)合各校重大活動(dòng)檔案資源的分布及收集管理狀況，以構(gòu)建科學(xué)的檔案資源體系為目標(biāo)，認(rèn)真規(guī)劃出近期、中期和長(zhǎng)期包括重大活動(dòng)檔案在內(nèi)的檔案資源建設(shè)管理方案，創(chuàng)造檔案資源管理、開(kāi)發(fā)、利用效率的最大化，努力實(shí)現(xiàn)檔案資源的“全面發(fā)展、科學(xué)管理、合理利用和共建共享”。比如通過(guò)各類檔案的科學(xué)整合與管理、以及館際間檔案資源的交流等多種形式，積極開(kāi)展檔案資源整合;充分依靠校內(nèi)外部門與部門之間的橫向聯(lián)合實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，為高校的教育教學(xué)、科學(xué)研究以及校園文化的傳承、學(xué)習(xí)等提供更便捷、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

本文作者：黃雅君工作單位：河南大學(xué)