導(dǎo)語：高校檔案信息化建設(shè)策略探析一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

1高校信息化檔案建設(shè)的現(xiàn)狀及存在的問題

1．1對于檔案的認(rèn)知不全面，導(dǎo)致許多信息資源未能得到有效開發(fā)

檔案的門類分為很多種，大到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)階層的決策，小到一節(jié)課的課堂記錄，從校內(nèi)活動的策劃文件，到教師的備課筆記，都是檔案的一部分。有些學(xué)校只注重校內(nèi)的文書檔案的歸納整理工作，而忽視了其他重要的方面。這樣直接導(dǎo)致的后果就是學(xué)校損失了相當(dāng)一部分日常教學(xué)管理方面的工作經(jīng)驗(yàn)。以后再做類似工作的時(shí)候，得不到相應(yīng)檔案文件的經(jīng)驗(yàn)支持，所有的工作都要從頭開始。浪費(fèi)了很多工作時(shí)間，降低了工作效率。而對于已經(jīng)歸檔的文件，大多數(shù)高校對它們的數(shù)字化管理也不到位，在進(jìn)行數(shù)字化檢索的時(shí)候，一般只能對其標(biāo)題、目錄等基本信息進(jìn)行操作，而對于檔案的具體內(nèi)容，則無法快速、準(zhǔn)確地查找到位。這就是由于檔案的信息化程度不高造成的。卻因?yàn)闄z索原因而導(dǎo)致找不到我們想要的檔案文件，這是對已經(jīng)歸檔的檔案資源的一種浪費(fèi)。

1．2對檔案管理人員的選拔要求不嚴(yán)格，造成檔案管理人員的水平參差不齊

隨著高校擴(kuò)招的全面展開，在校人員的數(shù)量不斷增多，加上相應(yīng)的學(xué)校開展的配套教學(xué)活動、體系建設(shè)、科研等工作量逐步加大，從中產(chǎn)生的檔案資源數(shù)量有了顯著的增多。許多檔案管理人員之前從來沒有受到過相關(guān)專業(yè)技術(shù)的培訓(xùn)，他們所做的工作就只是千篇一律的歸檔工作。這對于檔案的信息化建設(shè)而言就遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足工作需要。而這一批檔案工作人員的職業(yè)素質(zhì)也使得檔案的保密性無法得到切實(shí)的保障。所以，檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)亟待提高。

1．3檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和法律法規(guī)還不健全

由于高校是一個(gè)復(fù)雜的大環(huán)境，其中檔案資料的來源也是多種多樣。如何把它們統(tǒng)籌管理，是否有行業(yè)內(nèi)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范？答案是否定的?，F(xiàn)階段大部分高校的檔案信息化建設(shè)都帶有該學(xué)校的本地特色，管理方式多種多樣，這樣不利于高校之間檔案管理工作的交流，也更不用說建立行業(yè)內(nèi)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。另外，即便是同一高校內(nèi)部的不同體系之間，它的檔案管理模式也大不相同，例如：教工評價(jià)系統(tǒng)、圖書館借閱管理系統(tǒng)、學(xué)分統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)、人事系統(tǒng)以及選課系統(tǒng)等等。這些不同的系統(tǒng)往往都是各自獨(dú)立的檔案信息化數(shù)據(jù)架構(gòu)，相互之間的數(shù)據(jù)不能良好地調(diào)用，且操作方式也可能不同。這樣也不利于校園內(nèi)部檔案的統(tǒng)籌管理。同時(shí)，數(shù)字化檔案也一定會依托于互聯(lián)網(wǎng)這個(gè)平臺。由于互聯(lián)網(wǎng)的開放性特征，以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)上的局限性，許多檔案的保存無法做到百分之百的安全，于是也就不能保證沒有針對互聯(lián)網(wǎng)和數(shù)字檔案資料的人為不道德的行為，但由于沒有相關(guān)法令條文的約束，不能把這些行為視為違法，例如網(wǎng)絡(luò)黑客入侵甚至檔案管理人員竊取機(jī)密檔案文件等等，而且，檔案本身的真實(shí)性、唯一性也無法得到法律上的保障。

2對高校信息化檔案建設(shè)的建議

既然我們已經(jīng)分析出高校信息化檔案建設(shè)存在上述問題，就可以針對上述問題提出相應(yīng)的解決方案。

2．1提高對高校檔案信息化建設(shè)的認(rèn)知度

目前為止檔案信息化得不到發(fā)展的首要原因就是高校認(rèn)識不到它的重要性。要想把它的重要性體現(xiàn)出來，首先就要從高校領(lǐng)導(dǎo)階層著手。高校領(lǐng)導(dǎo)及檔案負(fù)責(zé)人要積極學(xué)習(xí)，認(rèn)識到現(xiàn)代化、數(shù)字化、信息化對于檔案系統(tǒng)建設(shè)的充分必要性，也要意識到檔案作為學(xué)校工作經(jīng)驗(yàn)和文化底蘊(yùn)載體的價(jià)值性。只有充分認(rèn)識到檔案建設(shè)工作的根本所在，才能立志把檔案信息化建設(shè)做到位。從領(lǐng)導(dǎo)做起，把檔案信息化建設(shè)納入建設(shè)現(xiàn)代化、信息化校園的重要組成部分，提升檔案信息化建設(shè)的戰(zhàn)略高度。另外，要充分意識到檔案資源的重要性。在自己看到重要性的同時(shí)，加強(qiáng)對檔案重要性的宣傳學(xué)習(xí)，使人人都要有檔案意識。最后，要建設(shè)合理的高校檔案信息化建設(shè)制度。統(tǒng)一校園內(nèi)部檔案數(shù)據(jù)庫層級，使得數(shù)據(jù)能在全校內(nèi)部統(tǒng)一存儲，統(tǒng)一調(diào)用，且在不同的數(shù)據(jù)庫平臺上也可進(jìn)行檢索操作。如此來規(guī)范信息化檔案在學(xué)校范圍內(nèi)得到更好的應(yīng)用。

2．2確立行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)

前面我們已經(jīng)提出了檔案信息化建設(shè)缺乏行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的問題，那么解決問題首先要弄清楚行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)都包括什么樣的原則。一般地，行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)從兩方面入手，軟件與硬件，這里放到檔案信息化建設(shè)上面來，軟件方面就是：制定專業(yè)名詞標(biāo)準(zhǔn)、代碼標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)層級標(biāo)準(zhǔn)等等，硬件方面就是：服務(wù)器的硬件配置標(biāo)準(zhǔn)、安全級別標(biāo)準(zhǔn)、傳輸速率標(biāo)準(zhǔn)等等。我國的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)現(xiàn)在正在處于起步階段，相信在不久的將來，這套標(biāo)準(zhǔn)能夠造福我國檔案信息化建設(shè)的發(fā)展進(jìn)程。

2．3加大對于檔案信息化建設(shè)的經(jīng)濟(jì)投入

在這里，分2個(gè)方面講，①要加大對于信息化建設(shè)所需的硬件投入，即信息化所需的現(xiàn)代化設(shè)備以及專業(yè)的數(shù)據(jù)庫管理軟件，這些是對于提高高校檔案信息化建設(shè)所需要的先行條件。②要加大對于信息化建設(shè)所需的人才投入，即學(xué)校出資，高新聘請或者培訓(xùn)專業(yè)的檔案信息管理人員。這些人員不但要專業(yè)技術(shù)扎實(shí)，同時(shí)職業(yè)道德也要高尚。這些人才要用于建設(shè)統(tǒng)一的服務(wù)器數(shù)據(jù)架構(gòu)、優(yōu)化檔案檢索操作以及提高檔案數(shù)字化程度。通過這些復(fù)合型人才的努力，使得高校內(nèi)的檔案信息化建設(shè)得到初步的成果。之后，在這些人才當(dāng)中，著力培養(yǎng)創(chuàng)新型技術(shù)人才，使得信息化技術(shù)不斷進(jìn)步，不斷完善。

2．4加快完善數(shù)字化檔案，以便更好地管理

檔案信息化建設(shè)，其核心就是將現(xiàn)有的檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)，將這些數(shù)據(jù)統(tǒng)一存入資源庫來方便對檔案的管理和應(yīng)用。所以，在數(shù)字化檔案硬件架構(gòu)建設(shè)完畢之后，要集中將現(xiàn)有的檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案來統(tǒng)一存入數(shù)據(jù)庫，對于之后的工作中產(chǎn)生的新檔案，要求直接保存為數(shù)字格式，定期并且按照一定的順序存入數(shù)據(jù)庫。通過對數(shù)據(jù)庫的完善，來完成檔案數(shù)字化進(jìn)程。之后就可以根據(jù)所需檔案的關(guān)鍵詞來對檔案進(jìn)行檢索和調(diào)用，大大減小了管理工作的復(fù)雜程度。

2．5建立統(tǒng)一的檔案信息通訊平臺

在將檔案數(shù)據(jù)庫完善之后，我們所需要的就是一個(gè)平臺來方便我們對已有的檔案文件進(jìn)行操作，這就需要我們建立一個(gè)操作平臺，這個(gè)平臺要實(shí)現(xiàn)的功能是：統(tǒng)一存儲新的數(shù)字檔案、檢索和調(diào)用數(shù)據(jù)庫文件、與校園辦公學(xué)習(xí)環(huán)境對接，使不同的人通過不同的權(quán)限瀏覽檔案內(nèi)容等等。平臺建立之后，要安排熟悉檔案管理和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的人員對其運(yùn)行進(jìn)行管理和維護(hù)，確保平臺運(yùn)營的正常、可靠。

2．6確保檔案信息安全

由于信息化建設(shè)，所有的檔案都會變?yōu)閿?shù)字信息，并且存儲在與互聯(lián)網(wǎng)相連接的服務(wù)器上，那么信息安全問題就必須要解決。①一般情況下，檔案的應(yīng)用人只需要從數(shù)據(jù)庫中調(diào)取檔案信息方便查看，但往往會忽略檔案的保存問題，只有在檢索不到某一文件的時(shí)候才想起來當(dāng)時(shí)的檔案信息沒有做好保存。所以，一定要對數(shù)據(jù)庫當(dāng)中的信息保持關(guān)注，以防信息丟失，要應(yīng)用好數(shù)據(jù)存儲手段，做好重要信息的安全備份。對于一些不法分子的防范，以是要采用更先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，②要對數(shù)據(jù)庫的訪問和數(shù)據(jù)提取做限制，針對不同的人群，要采用不同的限制級別。這樣，就能盡最大可能地保證檔案信息的安全。高校的檔案信息化建設(shè)是作為現(xiàn)代化高校的必由之路，我們面對它時(shí)，不要覺得困難，只要我們提高自身認(rèn)識，有信心并且足夠努力，相信高校檔案信息化建設(shè)定能取得圓滿的勝利。

本文作者：曾麗芳工作單位：廣東女子職業(yè)技術(shù)學(xué)院