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摘要：聘用制下高校人事檔案管理工作的實踐，是推進其發(fā)展的基礎工作。在業(yè)務工作中，人事檔案工作的各個環(huán)節(jié)必然要組成一個有機整體，各個環(huán)節(jié)之間相互制約、互相促進。如何更好的管理聘用制下高校人事檔案的管理，本文就這一問題展開論述。

關(guān)鍵詞：聘用制；高校；人事檔案管理

一、充實內(nèi)容，確保材料真實性

聘用制下的人事檔案尤其要根據(jù)高校特點，以新的人才標準來更新檔案內(nèi)容，通過補充和精簡內(nèi)容，更全面更直觀地反映個人的綜合素質(zhì)，通過檔案收集材料的全面、科學、完整，提高人事檔案反映一個人綜合情況的“立體感”、“折射度”。為有效充實人事檔案內(nèi)容，人事資料的收集應體現(xiàn)出如下原則:一是要重視檔案材料收集的多樣性。人事檔案部門應主動與各檔案材料形成部門聯(lián)系，及時將反映檔案當事人業(yè)務水平、工作實績、學習進修以及在從事崗位工作過程中形成的聘約、各類合同等最新材料及時納入檔案管理，并從大量的人事檔案材料中去粗取精、去偽存真，從源頭上確保人事檔案內(nèi)容的完整、真實。二是重視“活信息”的收集。將以電子文本、數(shù)據(jù)庫及相關(guān)程序、多媒體資料、各類網(wǎng)頁、圖形、圖片等材料及時收集，并對人事檔案材料收集實行動態(tài)跟蹤。三是重視特色檔案材料的收集。四是要探索通過現(xiàn)代化手段建立人才業(yè)績跟蹤系統(tǒng)，將最新的業(yè)績更新到人事檔案信息管理系統(tǒng)中來。

真實性是干部人事檔案的生命，檔案材料的內(nèi)容必須準確可靠。只有實事求是地反映一個人的情況，檔案才能成為提拔干部、錄用人才、調(diào)資、專業(yè)技術(shù)職務晉升、離退休、出國政審等重要的依據(jù)。因此，要嚴把“三關(guān)”，避免失真檔案信息入檔。一是嚴把材料審查關(guān)。二是嚴把人事檔案材料的轉(zhuǎn)入關(guān)。三是嚴把人事檔案轉(zhuǎn)遞關(guān)。

二、加大宣傳，推進知情權(quán)建設

聘用制下應該完全消除“身份”這一對人本身進行區(qū)別的概念。要采取多種措施增強社會公眾對人事檔案管理的了解支持，經(jīng)常利用高校宣傳欄，宣傳人事檔案相關(guān)的知識，積極參與學校的人事政策調(diào)整、人才選拔、工資晉級、職務晉升等項工作，以優(yōu)質(zhì)的服務獲得公眾的認知，促使更多的人員了解人事檔案，以多種方式宣傳人事檔案在社會生活中的重要作用。要以《檔案法》為基礎，健全各項規(guī)章和獎懲制度，制定符合校情的細則，明確人事檔案工作的職責范圍，賦予其必要的管理權(quán)限，突出檔案管理的行政管理職能，視之為一項長期的基礎工作一抓到底。并形成堅強的組織保證，建立一個以主管校領導牽頭，檔案館負責的層層責任制，形成涵蓋所有部處、科室的有效網(wǎng)絡，提高監(jiān)管、反饋的整體意識，努力使人事檔案工作走上最佳的軌道，確保人事檔案及相關(guān)材料的科學性和完整性，創(chuàng)建管理與服務之間的和諧氛圍，使人事檔案在被社會認可的同時，被人們所關(guān)注。

隨著社會民主進程的加快，客觀上要求加大個人對本人人事檔案內(nèi)容的知情權(quán)，除了人事檔案中一些與國家利益和個人隱私，組織考察干部、群眾座談等有關(guān)需保密的材料外，一般的人事檔案材料要向本人開放。透明度加大，必然使檔案當事人更加了解自身狀況，減少由于期望值過高而引發(fā)的種種問題，社會也必然更加關(guān)注人事檔案工作的開展，關(guān)注檔案信息資源開發(fā)工作，從而逐步改變社會公眾對檔案的神秘感和恐懼感，有利于增強全社會的檔案價值意識，促使當事人將業(yè)務水平、工作實績、學習進修以及在從事崗位工作過程中形成的聘約、各類合同等最新材料及時納入檔案管理，為人事檔案帶來真正的“陽光”。

三、開發(fā)信息，實現(xiàn)多途徑利用

人事檔案原始地記述了當事人的個人經(jīng)歷、德才表現(xiàn)及發(fā)展歷程，是歷史地、全面地考察人的重要依據(jù)。因此，在相關(guān)法律法規(guī)允許的范圍內(nèi)，對高校職工人事檔案信息進行開發(fā)是促進高校人力資源合理配置的重要手段，也是發(fā)揮人事檔案信息功能的有效途徑?？梢蕴接懙耐緩接?(1)高校人事檔案部門建立職工信息數(shù)據(jù)庫，為人力資源管理服務。(2)積極創(chuàng)造條件，開展諸如人才信息報導、信息咨詢、信息調(diào)研分析等深層次服務。(3)在正確處理好開發(fā)利用和保密的關(guān)系前提下，組建各類別人才信息庫，反映出各類專業(yè)人才自身個性特點和專業(yè)特長的信息，使學校在選才時，用其長，避其短，更大限度地發(fā)揮人才效力。(4)建立高校人事檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)個人基本信息的聯(lián)機網(wǎng)絡檢索和聯(lián)網(wǎng)查詢，用現(xiàn)代化手段管理和提供利用，為用人單位選才提供保障。

從保護人事檔案原件和提高利用率的角度出發(fā)，必須大力開發(fā)電子檔案，大力提高人事檔案工作信息化建設水平。要利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設備和現(xiàn)代技術(shù)，將人事檔案資料整理輸入微機，通過相應的技術(shù)處理，將文字圖片甚至聲像資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存。即使不能完全建立電子檔案，也應該將有關(guān)檔案信息進行計算機處理，以方便自動檢索統(tǒng)計、加工整理、及時更新和提取利用，提高人事檔案工作效率。有條件的地方還可參照教育部學歷查詢網(wǎng)的做法，建立人事檔案網(wǎng)，將個人可以公開的一些信息上網(wǎng)公布，方便用人單位查閱。在檔案管理部門之間建立網(wǎng)絡聯(lián)結(jié)，通過局域網(wǎng)實現(xiàn)檔案信息資源的共享。更進一步，還可以開發(fā)由個人持有的電子檔案，讓檔案信息與個人如影相隨，最大限度發(fā)揮作用。當然在建立電子檔案、實現(xiàn)信息化的過程中，要注意使用權(quán)和管理權(quán)問題，嚴防失密。

四、人本管理，建設高素質(zhì)人才隊伍

要實現(xiàn)聘用制下高校人事檔案工作的發(fā)展，人才隊伍建設是關(guān)鍵。因此，實施人本管理，在保證人事檔案部門有一定專業(yè)人才的基礎上，進行合理的人力資源規(guī)劃與管理，是人事檔案管理發(fā)展的必然要求。

（一）實現(xiàn)人力資源合理配置

在加強人事檔案隊伍建設方面，首先要確保檔案管理工作人員數(shù)量，并且要以主要精力從事人事檔案工作。其次，人事檔案部門要對現(xiàn)有人力資源數(shù)量、結(jié)構(gòu)進行分析，預測未來發(fā)展對人事檔案發(fā)展所需的人力資源規(guī)模、結(jié)構(gòu)的需求，確定二到五年人才招聘的數(shù)量和專業(yè)結(jié)構(gòu)，據(jù)此制訂出總體規(guī)劃和每一年所需人才的招聘計劃，制訂行之有效的招聘策略。同時，積極與人才市場聯(lián)系，就招聘范圍與策略進行探討，并采取到檔案人才聚集地招聘、廣告招聘、網(wǎng)絡招聘等多種形式擴大自身影響。對于急需人才，可采取提供一定的優(yōu)惠待遇，以吸引其加盟。

（二）實現(xiàn)人力資源人性管理

學校領導應加強對人事檔案工作人員的關(guān)心和體貼。在日常管理中，要注入人情化手段，在管理中尊重他們的價值，盡量滿足他們的需求，時刻以人為本，以多樣化的形式營造檔案部門的人文氛圍?？山梃b國外以情感交流為主要內(nèi)容的“軟管理”模式，組織和領導多關(guān)心職工的生活，對于他們遇到的事業(yè)上的挫折，感情的波折，家庭的裂痕等“疑難雜癥”要給予及時“治療”和疏導，營造出一種相互信任、相互關(guān)心、相互體諒、相互支持、互敬互愛、團結(jié)融洽的氛圍。在建立制度時，更應融入人性因素，千方百計提高人事檔案工作人員的津貼和勞保福利待遇，增加他們的休息時間。由于人事檔案工作的單一，加之從事該工作的人員大都是非專業(yè)人員，因此，、評定職稱、職務提升都不同程度的受到限制，學校領導應該根據(jù)實際情況予以重視等。

（三）暢通人力資源開發(fā)渠道

檔案部門應打破原有用人觀念，以人為本，本著公平、公開、公正的原則，打破“平均主義”、“大鍋飯”，使能者上，不能者下，清除論資排輩現(xiàn)象，以最大限度地發(fā)揮其聰明才智，又使每個人都有危機感，促使他們利用各種方法完成任務，并在實踐中不斷學習新知識、新技能，適應新崗位，使自己在競爭中立于不敗之地。部門中不能適應競爭者，允許其到要求較低的崗位或分流到社會其它部門。競爭機制下，人才流動性必然增大，這是趨勢和潮流，檔案部門人力資源管理部門應正視這一時代特征，及時建立健全相關(guān)制度。檔案人員競爭的加劇，檔案部門必然更加注重服務意識的提升，并時刻立足創(chuàng)新，以保持自身競爭力，這也是檔案事業(yè)發(fā)展的根本。

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