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1DA連鎖酒店采購管理現(xiàn)狀及問題分析

1.1DA連鎖酒店概述

DA連鎖酒店成立于2005年，現(xiàn)在全國分店總數(shù)已經(jīng)達到2000家，覆蓋全國300多個城市，成為全國大型經(jīng)濟連鎖酒店。截至2013年底，DA連鎖酒店會員超過7000萬，全天24小時為客戶提供5種便利預(yù)訂方式，包括網(wǎng)上預(yù)訂、WAP預(yù)訂、手機客戶端、短信預(yù)訂及電話預(yù)訂。DA連鎖酒店以龐大客戶群為基礎(chǔ)，運用現(xiàn)代信息技術(shù)，不斷創(chuàng)新服務(wù)，成為國內(nèi)一流連鎖酒店品牌，利用統(tǒng)一的品牌、服務(wù)質(zhì)量、運作標(biāo)準(zhǔn)、市場營銷體系，在全國范圍內(nèi)為客戶提供優(yōu)質(zhì)統(tǒng)一服務(wù)，采購管理則是維持優(yōu)質(zhì)統(tǒng)一服務(wù)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

1.2DA連鎖酒店采購管理現(xiàn)狀

DA連鎖酒店在高速發(fā)展過程中，采用標(biāo)準(zhǔn)運營體系，運用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，開我國酒店業(yè)電子商務(wù)平臺的先河，在行業(yè)中處于領(lǐng)先地位。采購管理對于實現(xiàn)DA連鎖酒店發(fā)展戰(zhàn)略具有重要意義。DA連鎖酒店采購材料達到2000類，采購工作量相對較大，也有相對嚴(yán)格的采購標(biāo)準(zhǔn)，在采購材料、物品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等方面都有統(tǒng)一要求，主要目標(biāo)是維持DA連鎖酒店統(tǒng)一服務(wù)質(zhì)量、品牌、運作標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)展要求。目前，DA連鎖酒店采購由中央采購、分店采購兩部分構(gòu)成，DA連鎖酒店根據(jù)采購材料、商品差異運用不同采購方法，采購材料、商品具體要求如下：

（1）A類產(chǎn)品，該類產(chǎn)品指對DA連鎖酒店服務(wù)有關(guān)鍵影響的產(chǎn)品，供貨商由采購部統(tǒng)一確定，財務(wù)總監(jiān)承擔(dān)審核工作。

（2）B類產(chǎn)品，該類產(chǎn)品指一般標(biāo)準(zhǔn)類產(chǎn)品，供貨商由各個分店確定，采購部承擔(dān)審核工作。

（3）C類產(chǎn)品，該類產(chǎn)品指對DA連鎖酒店統(tǒng)一服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)影響不大的產(chǎn)品，由DA連鎖酒店總部設(shè)立相應(yīng)采購標(biāo)準(zhǔn)及價格標(biāo)準(zhǔn)，各個分店自主選擇供貨。

（4）D類產(chǎn)品，該類產(chǎn)品對DA連鎖酒店服務(wù)影響非常小，各個分店自行根據(jù)實際需要進行采購。

1.3DA連鎖酒店采購管理面臨的困境

雖然DA連鎖酒店在高速發(fā)展過程中，根據(jù)實際需要構(gòu)建了相應(yīng)的采購體系，在一定程度上提升了采購效率，降低了采購成本，對提升DA連鎖酒店盈利能力發(fā)揮了重要作用，但是依然面臨一定困境，主要表現(xiàn)在采購管理體系、采購管理流程、采購管理人員三個方面。

1.3.1采購管理體系困境

采購管理體系是采購管理活動開展的保障，DA連鎖酒店根據(jù)采購需要，建立了相應(yīng)的采購管理審核機制，針對不同的采購材料、商品類別，建立了相應(yīng)的采購管理體系，但是由于審核、具體操作過程中涉及主體較多，導(dǎo)致其采購管理相對混亂，在很大程度上影響了其采購管理成本。

（1）缺乏采購市場調(diào)查機制。在DA連鎖酒店發(fā)展過程中，為了控制采購成本，其構(gòu)建了相應(yīng)的采購管理體系，但是當(dāng)前采購活動開展并沒有進行充分市場調(diào)查，采購活動開展以市場活動為基礎(chǔ)，缺乏對所需材料、商品的市場調(diào)查，采購行為的盲目性較大，對各類材料、商品的質(zhì)量、規(guī)格控制不足。當(dāng)前，DA連鎖酒店基本覆蓋全國大中城市，對于同一材料或商品來講，各個地區(qū)價格差異相對較大，但是DA連鎖酒店采購管理過程中并未建立相應(yīng)的價格參考體系，價格確定以某一地區(qū)為準(zhǔn)，導(dǎo)致部分分店采購過程中難以執(zhí)行的問題，分店必然需要與總部進行協(xié)調(diào)，以解決這一問題。由此不難看出，當(dāng)前DA連鎖酒店采購管理缺乏必要的市場調(diào)查，難以提供差異化的區(qū)域價格標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。

（2）采購監(jiān)督管理機制不完善。在DA連鎖酒店的采購管理中，建立了相應(yīng)的多人審核機制，但是在實際執(zhí)行過程中由于缺乏監(jiān)督而并未堅持執(zhí)行。一方面DA連鎖酒店特許店中，分店店長負(fù)責(zé)采購審核工作，在采購審核中缺乏多人采購監(jiān)督，導(dǎo)致采購活動的客觀性不足，缺乏對采購材料、商品的質(zhì)量、價格的比較，采購過程中人情因素影響較大，導(dǎo)致采購成本較高。同時稽核審計部門對采購部門缺乏監(jiān)管，針對采購活動的監(jiān)管以現(xiàn)有票據(jù)為基礎(chǔ)，只要符合手續(xù)要求就支付款項，導(dǎo)致采購成本較高，索賄或吃回扣現(xiàn)象相對普遍。另一方面監(jiān)督部門的職責(zé)并未實現(xiàn)，監(jiān)督部門對自身職責(zé)認(rèn)識不清，對采購的監(jiān)督作用難以發(fā)揮。在DA連鎖酒店加盟店采購管理中，作為DA連鎖酒店重要組成部分，DA連鎖酒店應(yīng)該對其發(fā)揮監(jiān)督指導(dǎo)作用，但是在實際操作過程中，DA連鎖酒店對加盟店的管理相對缺乏，在用材、色彩調(diào)整方面與DA連鎖酒店自營店相比均存在較大的差異，而裝修驗收中由于不符合要求而重新裝修，給加盟店造成一定經(jīng)濟損失，也對DA連鎖酒店采購管理產(chǎn)生影響。

（3）采購激勵制度建設(shè)滯后。目前，DA連鎖酒店采購人員采購意識較弱，在實際采購活動過程中以完成上級交代任務(wù)為目標(biāo)，對采購過程控制不足，缺乏采購成本控制動力，主要源于對采購人員激勵制度建設(shè)滯后，忽略采購人員利益訴求，難以充分發(fā)揮各個采購人員積極性與主動性。在DA連鎖酒店分店采購過程中，各個分店根據(jù)統(tǒng)一限價開展采購活動，分店采購成本以不超過限價為目標(biāo)，因此也不會對供應(yīng)商進行全面評價，采購成本高低對采購人員及分店并無實質(zhì)影響，這也在很大程度上導(dǎo)致了DA連鎖酒店采購人員積極性不足的問題。

1.3.2采購業(yè)務(wù)流程困境

（1）直營采購流程完善程度較低。DA連鎖酒店采購流程完善程度還相對較低，直營分店采購活動中店長占據(jù)主導(dǎo)地位，分店店長有權(quán)限做出補貨訂單，并向總部提出采購申請。DA連鎖酒店直營分店采購過程中總部僅僅從質(zhì)量、需求、數(shù)量角度進行控制，對分店采購活動的監(jiān)督相對缺乏，導(dǎo)致分店在采購過程中資源浪費現(xiàn)象相對普遍。與此同時，各個分店材料、商品需求量相對較小，規(guī)模效應(yīng)較低，與供應(yīng)商的議價能力較低，也在一定程度上引起采購成本的上升。

（2）特許經(jīng)營采購流程協(xié)調(diào)性較差。特許經(jīng)營是DA連鎖酒店的重要經(jīng)營模式之一，特許經(jīng)營分店有權(quán)自主選擇供應(yīng)商，與總部之間沒有利益矛盾，但是在實際采購活動中，特許經(jīng)營分店監(jiān)督機制缺乏，導(dǎo)致特許經(jīng)營分店質(zhì)量與總部要求難以一致，工程部門也沒有及時給予糾正，導(dǎo)致重新裝修與安裝的問題存在，給特許經(jīng)營店店主帶來經(jīng)濟損失。同時，對于已開業(yè)的特許經(jīng)營分店，各個分店有自主補貨權(quán)限，在DA連鎖酒店采購監(jiān)管不力的情況下，采購行為存在以公肥私的問題，給DA連鎖酒店的品牌形象帶來負(fù)面影響。

（3）酒店自行采購分類模糊。自行采購是DA連鎖酒店增強各個分店采購靈活性的一種方式，也是提升采購效率、控制采購時間成本及采購價格成本的重要手段。但是在實際操作過程中，各個分店采購的隨意性較大，缺乏合理的采購計劃及審批流程，在采購過程中尋租行為依然存在，給成本控制帶來很大困擾。目前，DA連鎖酒店將采購商品按照關(guān)鍵性劃分為4類，除了A類商品指定供應(yīng)商外，其余商品各個分店可以自行采購，在市場環(huán)境不斷變化的情況下，指定供應(yīng)商的價格可能遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于其他供應(yīng)商，由于缺乏靈活性，各個分店不得不承擔(dān)較高采購成本。

1.3.3采購人員困境

（1）采購人員素質(zhì)不高。采購是一個系統(tǒng)工程，涉及多個方面的問題，因此對采購人員提出了更高的要求。但是當(dāng)前DA連鎖酒店采購人員的綜合素質(zhì)還相對較低，責(zé)任心也有待提升，21世紀(jì)的競爭歸根結(jié)底是人才的競爭，只有建立優(yōu)秀的采購人才隊伍，DA連鎖酒店才有機會控制酒店成本。合格的采購人員需要對采購材料質(zhì)量、規(guī)格、性能、價格等有深入掌握，但是在當(dāng)前DA連鎖酒店內(nèi)部培訓(xùn)缺乏、酒店采購人員激勵制度建設(shè)滯后的情況下，DA連鎖酒店很難留住人才，對市場信息掌握不到位，對采購過程缺乏控制，直接加大了酒店采購成本。

（2）采購人員配置不合理。目前，DA連鎖酒店部分采購人員對采購成本控制的重視程度較低，采購成本控制的監(jiān)督體系建設(shè)滯后，采購缺乏相應(yīng)的審批，導(dǎo)致采購過程中采購人員以權(quán)謀私，采購成本以不超過總部標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)，直接損害了DA連鎖酒店利益。與此同時，部分管理人員干涉采購活動，在DA連鎖酒店發(fā)展過程中，部分酒店管理人員成為一些采購人員的保護傘，相互獲取不正當(dāng)利益，導(dǎo)致采購環(huán)節(jié)缺乏控制，直接引起采購成本上升。除此之外，當(dāng)前DA連鎖酒店對采購人員缺乏必要的考核標(biāo)準(zhǔn)，采購人員對采購活動掌握不足，對材料、商品把握不利，直接導(dǎo)致采購活動失效的問題。

2DA連鎖酒店采購管理優(yōu)化策略

DA連鎖酒店逐步認(rèn)識到采購管理對于酒店發(fā)展的重要意義，但是采購管理依然存在諸多問題，因此有必要進一步建立完善的采購管理制度，做好采購監(jiān)督工作，規(guī)范采購行為，控制采購成本，為DA連鎖酒店進一步發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

2.1健全DA連鎖酒店采購管理制度

采購管理制度是規(guī)范DA連鎖酒店采購的關(guān)鍵，一是明確DA連鎖酒店各個采購崗位職責(zé)，建立完善的崗位權(quán)責(zé)制度，結(jié)合庫存狀況制定相應(yīng)的采購計劃，結(jié)合酒店采購管理制度，做好庫存平衡管理；二是建立完善的采購物資驗收入庫制度，通過入庫驗收對采購物資數(shù)量、質(zhì)量、性能進行確認(rèn)，保證所采購物資質(zhì)量，完善采購監(jiān)督制度；三是明確DA連鎖酒店的采購工作要求，酒店全部采購材料、商品必須由總部、分店負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，采購部負(fù)責(zé)人應(yīng)該對供應(yīng)商歸檔管理，建立供應(yīng)商檔案，選擇更加具有價格優(yōu)勢、品質(zhì)優(yōu)勢的供應(yīng)商，完善供應(yīng)商選擇流程。

2.2完善DA連鎖酒店物資采購流程

目前，DA連鎖酒店物資采購流程問題也是引起采購成本增加的根源之一，因此有必要結(jié)合DA連鎖酒店實際情況完善物資采購流程，以科學(xué)控制采購成本。一是建立公開的市場采購制度，該采購方式主要針對DA連鎖酒店采購頻率較高的商品，通過供應(yīng)商競爭采購，可以獲取性價比更高的材料或商品，對于控制酒店采購成本具有重要意義。同時完善合作采購機制，對于一次性大規(guī)模采購，通過合作采購方式可以獲得更強的議價能力，以控制采購物資價格，有利于降低采購成本。除此之外，運用集中采購策略，各個分店上報物資需求，由總部集中采購，提升采購效率。二是完善物資引進流程，在千變?nèi)f化的市場環(huán)境下，DA連鎖酒店必須不斷提升服務(wù)質(zhì)量，為客戶提供更加多元化、個性化的服務(wù)，在標(biāo)準(zhǔn)化基礎(chǔ)上實現(xiàn)差異化經(jīng)營，這就需要引入新物資，那么建立完善的物資引進流程就成為必然.

2.3構(gòu)建DA連鎖酒店采購監(jiān)督管理體系

目前，DA連鎖酒店采購過程中缺乏必要監(jiān)督機制，導(dǎo)致采購違規(guī)行為普遍存在，因此有必要進一步完善采購監(jiān)督的管理體系。一是在現(xiàn)有基礎(chǔ)上單獨設(shè)立采購監(jiān)督管理崗位，在財務(wù)部統(tǒng)一管理下獨立開展工作，對各個分店采購活動進行監(jiān)督管理，主要對采購材料、商品質(zhì)量、價格等進行監(jiān)督檢查，保證采購活動在合理范圍內(nèi)開展。二是建立相互監(jiān)督機制，由入庫驗收員、廚房管理員等進行采購材料質(zhì)量、性能的監(jiān)督控制，判斷所采購物資是否符合要求，不斷提升DA連鎖酒店采購質(zhì)量。

3結(jié)語

本文運用案例研究法對DA連鎖酒店采購管理問題進行剖析，研究認(rèn)為目前DA連鎖酒店采購管理主要在采購管理體系、采購業(yè)務(wù)流程及采購人員三個方面存在問題，其中采購管理體系困境包括缺乏采購市場調(diào)查機制、采購監(jiān)督管理機制不完善、采購激勵制度建設(shè)滯后等；采購業(yè)務(wù)流程困境包括直營采購流程完善程度較低、特許經(jīng)營采購流程協(xié)調(diào)性較差、酒店自行采購分類模糊等；采購人員困境包括采購人員素質(zhì)不高、采購人員配置不合理等。基于DA連鎖酒店采購管理的問題，本文從采購管理制度完善、物資采購流程優(yōu)化及采購監(jiān)督體系構(gòu)建等角度提出了相應(yīng)建議，為完善DA連鎖酒店采購管理體系提供了一定支持。

作者:黃莉單位:作者:單位:海南經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院