公文格式，簡言之就是公文的表現(xiàn)形式。它是人類在漫長的社會歷史發(fā)展過程中，通過實踐，從語言到文字，不斷的總結(jié)完善，提高發(fā)展，在約定俗成的基礎(chǔ)上進(jìn)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，逐步形成和產(chǎn)生的書面語言文字表述形式。

換言之，公文格式就是把人類在社會生產(chǎn)活動中的思想。感情和行為，用文字從結(jié)構(gòu)、內(nèi)容到文字編寫要求，通過一定介質(zhì)一一書面形式表達(dá)出來。公文格式一般由公文標(biāo)題、主要內(nèi)容、結(jié)尾三部分內(nèi)容組成。

公文格式既然是一種文章的表現(xiàn)形式，它是人類借助進(jìn)行社會活動的工具。由于人們的生產(chǎn)勞動和社會活動涉及到社會的方方面面，所以公文的種類很多，而且每類公文又都有自己獨特的表現(xiàn)方法、表述規(guī)律也就是表述形式，這些表述形式既相互聯(lián)系又相互制約。

現(xiàn)在社會中，每一個國家都是使用公文這種工具來實施管理，公文則以其特有的文章功能，幫助行政機關(guān)實現(xiàn)對行政管理的領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)。

我國的國家行政機關(guān)公文，正是利用公文的文章功能，來充當(dāng)行政工作的工具，領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)政府的工作的。

計劃類公文包括：規(guī)劃、設(shè)想、計劃、要點、方案、安排等。

工作計劃

工作計劃是行政活動中使用范圍很廣的重要公文。機關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位的各級機構(gòu)，對一定時期的工作預(yù)先作出安排和打算時，都要制定工作計劃，用到“工作計劃”這種公文。工作計劃實際上有許多不同種類，它們不僅有時間長短之分，而且有范圍大小之別。從計劃的具體分類來講，比較長遠(yuǎn)、宏大的為“規(guī)劃”，比較切近、具體的為“安排”，比較繁雜、全面的為“方案”，比較簡明、概括的為“要點”，比較深入、細(xì)致的為“計劃”，比較粗略、雛形的為“設(shè)想”，無論如何都是計劃文種的范疇。不管其如何分類，計劃內(nèi)容的范圍都是“做什么”、“怎么做”和“做到何種程度”三大項。

（一）各種工作計劃特征和寫作特點

1、規(guī)劃

規(guī)劃是計劃中最宏大的一種：從時間上說，一般都要在三五年以上；從范圍上說，大都是全局性工作或涉及面較廣的重要工作項目；從內(nèi)容和寫法上說，往往是粗線條的，比較概括，如《××省經(jīng)濟和社會發(fā)展十年規(guī)劃》，《××省工業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整規(guī)劃》等。規(guī)劃是為了對全局或長遠(yuǎn)工作作出統(tǒng)籌部署，以便明確方向，激發(fā)干勁，鼓舞斗志；相對其它計劃類公文而言，規(guī)劃帶有方向性、戰(zhàn)略性、指導(dǎo)性，因而其內(nèi)容往往要更具有嚴(yán)肅性、科學(xué)性和可行性。這就要求寫作者必須首先進(jìn)行深入的調(diào)查和周密的測算，在掌握大量可靠資料的基礎(chǔ)上，根據(jù)黨、國家和具體單位的發(fā)展方針確定發(fā)展遠(yuǎn)景和總體目標(biāo)，然后充分吸收有關(guān)意見，以科學(xué)的態(tài)度，反復(fù)經(jīng)過多種方案的比較、研究和選擇，確定各項指標(biāo)和措施。

一、請示的寫作要求

(一)概念與分類

請示“適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)的事項”。

請示正文一般分為三個部分:①請示的理由。這部分十分重要,它是請示的依據(jù)和出發(fā)點,是能否得到滿意批復(fù)的關(guān)鍵,一定要充分說明理由。②請示的具體事項及要求。這部分有什么就寫什么,要明確、具體。③結(jié)語。一般用“妥否,請批示”等語。

(二)寫作要求

1、請示的理由要充分有力,請示的事項和要求要明確。對請示事項的理由要實事求是,具有說服力,不能虛報。注意行文語言,選用詞語要謙敬、分寸得當(dāng),一般不用請馬上、請立即等詞語。

公文一般由文頭、正文、文尾三部分組成。

1.國家行政機關(guān)正式公文的文頭一般由文件名稱、發(fā)文字號、簽發(fā)人、緊急程度、秘密等級等組成。占文件首頁的三分之一到五分之二,用橫隔線與正文分開。

①文件名稱由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范簡稱加上"文件"二字組成(函只署發(fā)文機關(guān)名稱),置于首頁的上端,用莊重、醒目的字體套紅印刷。兩個以上機關(guān)聯(lián)合行文,牽頭主辦機關(guān)排列在前,也可只用主辦機關(guān)的名稱。黨委和政府聯(lián)合行文,黨委排列在前。

②發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、標(biāo)于括號內(nèi)的年份、順序號組成,位于文件名稱之下、橫隔線之上正中位置(函的發(fā)文字號標(biāo)注在標(biāo)題的右上方)。兩個以上機關(guān)聯(lián)合行文,只標(biāo)明主辦機關(guān)的發(fā)文字號。

③上報的文件,應(yīng)當(dāng)在發(fā)文字號的同一行右端標(biāo)明簽發(fā)人姓名。

④秘密等級、緊急程度,應(yīng)視文件內(nèi)容需要從上至下依次標(biāo)注在文件名稱的左上角。秘密等級分為"秘密"、"機密"、"絕密"三種;緊急程度分為"急件"、"特急件"。機密、絕密文件應(yīng)標(biāo)注份號。

（一）公文格式的規(guī)范化

公文既然是人類處理生產(chǎn)勞動和社會活動的工具，人們周圍所發(fā)生的一切事情都要通過公文這個工具來進(jìn)行管理和處理。由于公文工作是一項普遍性和基礎(chǔ)性的工作，因此不能削弱，只能改革和加強。這樣公文的規(guī)范化和處理工作的制度化就提到議事日程上來了。

所謂公文規(guī)范化，指的是根據(jù)公文的約定俗成或是明文規(guī)定的規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)。規(guī)范化就是制定公文的全面系統(tǒng)的規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)，使人們的工作行動合乎這些規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)。

所謂制度，就是要求大家共同遵守的辦事規(guī)程和行動準(zhǔn)則。公文處理的制度化，對公文處理的全部活動都定出具體的處理規(guī)范，并且保證這些規(guī)范的正確順利的實施。使公文處理依法進(jìn)行。

《辦法》就屬于國家行政機關(guān)公文處理的法規(guī)性文件，也就是國家行政機關(guān)公文處理中需要共同遵守的制度。

經(jīng)國務(wù)院辦公廳提出的1999年由國家技術(shù)監(jiān)督局批準(zhǔn)的《國家行政機關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)（GB/T9704—1999），把我國的國家行政公文格式納人了國家標(biāo)準(zhǔn)體系，使我國國家行政機關(guān)公文規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

（一）公文格式的規(guī)范化

公文既然是人類處理生產(chǎn)勞動和社會活動的工具，人們周圍所發(fā)生的一切事情都要通過公文這個工具來進(jìn)行管理和處理。由于公文工作是一項普遍性和基礎(chǔ)性的工作，因此不能削弱，只能改革和加強。這樣公文的規(guī)范化和處理工作的制度化就提到議事日程上來了。

所謂公文規(guī)范化，指的是根據(jù)公文的約定俗成或是明文規(guī)定的規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)。規(guī)范化就是制定公文的全面系統(tǒng)的規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)，使人們的工作行動合乎這些規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)。

所謂制度，就是要求大家共同遵守的辦事規(guī)程和行動準(zhǔn)則。公文處理的制度化，對公文處理的全部活動都定出具體的處理規(guī)范，并且保證這些規(guī)范的正確順利的實施。使公文處理依法進(jìn)行。

《辦法》就屬于國家行政機關(guān)公文處理的法規(guī)性文件，也就是國家行政機關(guān)公文處理中需要共同遵守的制度。

經(jīng)國務(wù)院辦公廳提出的1999年由國家技術(shù)監(jiān)督局批準(zhǔn)的《國家行政機關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)（GB/T9708—1999），把我國的國家行政公文格式納人了國家標(biāo)準(zhǔn)體系，使我國國家行政機關(guān)公文規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

公文格式規(guī)范化，是辦公自動化的客觀要求，也是充分發(fā)揮公文作用，維護(hù)公文嚴(yán)肅性和權(quán)威性的必要條件。標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的公文格式，不僅有利于公文的撰擬和制作，也有利于公文的處理和管理，乃至歸檔和查閱利用，為公文的標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化管理奠定基礎(chǔ)。國務(wù)院的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）和國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局的《國家行政機關(guān)公文格式》（以下簡稱《公文格式》），對行政機關(guān)的公文格式做出了嚴(yán)格的規(guī)定和要求，自正式實施以來，對規(guī)范公文格式，提高公文質(zhì)量起到了很大的作用。但仍有一些公文沒有嚴(yán)格按照要求去做，存在很大的隨意性，造成公文格式的不規(guī)范，嚴(yán)重影響了公文的嚴(yán)肅性、公正性，影響了公文的質(zhì)量和效能，因此，必須引起高度重視。本文針對公文格式中常出現(xiàn)的不規(guī)范現(xiàn)象進(jìn)行了歸納，供同行參考。

一、公文格式中常出現(xiàn)的不規(guī)范現(xiàn)象

(一)發(fā)文字號標(biāo)注不規(guī)范。發(fā)文字號的一個重要作用就是分類存檔、方便查閱。它具有特別的區(qū)分意義，一旦設(shè)置就具有了在一定范圍內(nèi)的唯一性和獨有性?！豆母袷健芬?guī)定，“發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成。”在實際工作中，有些單位把機關(guān)的簡稱直接作為機關(guān)代字使用，致使文號太長。聯(lián)合行文時，出現(xiàn)幾個發(fā)文字號。有的單位發(fā)文字號的年份用圓括號“（）”括入，而不是用規(guī)范的六角括號“〔〕”。對于字號和字體，有的用小3號有的用小標(biāo)宋體字，有的用楷體，也有的用黑體。一些公文違反發(fā)文字號序號不編虛位(即l不編為001)、不加“第”字的規(guī)定，出現(xiàn)“×發(fā)[×××]O0×號”、“×發(fā)[×××]第×號”等不規(guī)范格式。

(二)公文標(biāo)題不規(guī)范。按照《辦法》規(guī)定：“公文標(biāo)題由發(fā)文機關(guān)名稱、公文主題和文種組成。公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機關(guān)?！庇行﹩挝徊灰?guī)范的做法是：一是標(biāo)題中標(biāo)明發(fā)文機關(guān)；二是標(biāo)題濫用符號。標(biāo)題中使用了多種標(biāo)點符號，較多的是使用逗號、頓號和書名號等。

(三)引用文號不規(guī)范?！掇k法》規(guī)定：“引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號”。按要求，引用公文一是要準(zhǔn)確，不能隨意簡化；二是要完整。并注意排列順序。但有些單位公文中，將其前后倒置。有的先引文號后引標(biāo)題，有的只引文號不引標(biāo)題，有的只引標(biāo)題不引文號。書寫使用應(yīng)當(dāng)注意必須將“發(fā)文字號”要素用圓括號括入，以標(biāo)注的形式出現(xiàn)。例如?！皳?jù)××辦發(fā)[20****]l2號文《關(guān)于×××的通知》”，其引用文號的方法就是不符合規(guī)定的，正確的引用方式應(yīng)為“據(jù)《關(guān)于×××通知》(××辦發(fā)[20****]12號)”。

(四)結(jié)構(gòu)層次序數(shù)使用不規(guī)范。依照《辦法》第二十五條第(九)項規(guī)定：“公文中的數(shù)字，除成文日期，部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字?！币?guī)范的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)要求，第一層為“一、”，第二層為“(一)”，第三層為“1．”，第四層為“(1)”。而在使用中常出現(xiàn)的問題：一是層次順序顛倒，即下位序數(shù)與上位序數(shù)倒置。二是層次跳躍，或在“(一)”、“(1)”后加頓號，寫成“(一)、”或“(1)、”等。

函，即信；公函即公務(wù)信件。它是上下級和平行機關(guān)或不相隸屬機關(guān)之間在商洽和聯(lián)系工作、詢問和答復(fù)問題時所使用的文體。函的特點是不受公文規(guī)定的嚴(yán)格限制，如不用正式文件頭，也可不編文件號，有時還可不擬標(biāo)題，因此用起來極為簡便。

公函大體有以下幾種用法：

1、下級機關(guān)向上級機關(guān)詢問一般事宜，或上級機關(guān)答復(fù)或催辦下級機關(guān)有關(guān)事宜。

2、平行機關(guān)或不相隸屬機關(guān)之間商洽有關(guān)事宜，

3、用函來通知一般事項。如通知開一般性的會議、要求下級機關(guān)報送某項材料或統(tǒng)計某些數(shù)字等時，也常用公函。

4、向上級機關(guān)請示較小事宜也常用函。

一、公文的種類：

公文處理是包括公文擬制、辦理、管理、立卷歸檔在內(nèi)的一系列銜接有序的工作。

黨的機關(guān)公文主要有14種:決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會議紀(jì)要

“決議”文種適用于用于經(jīng)會議討論通過的重要決策事項

"決定"文種適用于用于對重要事項作出決策和安排。

“指示”用于對下級機關(guān)布置工作，提出開展工作的原則和要求。

一、公文的種類：

公文處理是包括公文擬制、辦理、管理、立卷歸檔在內(nèi)的一系列銜接有序的工作。

黨的機關(guān)公文主要有14種:決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會議紀(jì)要

“決議”文種適用于用于經(jīng)會議討論通過的重要決策事項

"決定"文種適用于用于對重要事項作出決策和安排。

“指示”用于對下級機關(guān)布置工作，提出開展工作的原則和要求。