我們在第一講中介紹了什么是電子文件，知道了電子文件的范圍很廣，那么，什么樣的電子文件需要歸檔呢？嚴格來講，需要歸檔的電子文件應該是一份完整的，經(jīng)歷了從產生到成為定式文本的全過程的電子文件。如果單位沒有啟用電子公章，也應該是經(jīng)歷了從產生到成為定稿的全過程的電子文件才有必要歸檔。因此，只是利用計算機起草，工作中仍然采用紙質文件流轉的單位形成的電子文件的草稿和歷次修改稿都不必歸檔保存。

從電子文件的內容上看，其歸檔范圍可以參照國家檔案局關于紙質文件歸檔范圍的有關規(guī)定來確定，各單位一般應將反映本單位主要職能，包括行政許可、行政執(zhí)法、公共服務、城市管理以及“三定”規(guī)定中的其他職能所涉及的、具有保存和利用價值的文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、數(shù)據(jù)庫文件等各種類型的電子文件納入歸檔范圍。國家檔案局關于紙質文件歸檔范圍的有關規(guī)定主要指《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第8號，2006年12月制發(fā)）。之后，北京市檔案局根據(jù)此規(guī)定，結合北京市的實際情況，制發(fā)了《北京市機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定實施細則》（京檔發(fā)〔2007〕11號）（以下簡稱實施細則）?！秾嵤┘殑t》是目前北京市各單位制定電子文件歸檔范圍的一個重要依據(jù)。電子文件的歸檔范圍并不等同于紙質文件的歸檔范圍，而是遠遠大于文書檔案的歸檔范圍。從電子文件的內容上看，它涵蓋了本單位工作的各個領域。凡是反映本單位主要職能，記載了本單位承辦的主要工作，具有保存和利用價值的電子文件均應納入歸檔范圍；從電子文件的形式上看，它是多種多樣的，各種門類和載體的檔案都會產生相應的電子文件。例如，在會計核算工作中，如果使用了電算化管理軟件，就會形成會計核算電子文件；使用數(shù)碼相機、數(shù)碼攝像機拍攝，會形成圖像文件和影像文件……所以，電子文件包含了文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、數(shù)據(jù)庫文件等各種類型。

文本文件指用文字處理技術形成的文件，例如用word、wps等軟件形成的各種公文都是文本文件；圖像文件既包括紙質文件在數(shù)字化處理后得到的掃描圖像文件，也包括數(shù)碼照片采集來的圖像文件；圖形文件指用計算機輔助設計或繪圖等軟件獲得的電子文件，如使用CAD制圖軟件形成的CAD圖紙；影像文件指用多媒體設備獲得的文件以及用超媒體鏈接技術制作的文件，如數(shù)碼攝像機拍攝的圖像等；聲音文件指用音頻設備獲得的聲音文件，如錄音筆等數(shù)字錄音設備錄制的聲音；數(shù)據(jù)庫文件指對業(yè)務系統(tǒng)中生成的數(shù)據(jù)進行采集和保存的數(shù)據(jù)庫。在確定電子文件歸檔范圍時，應特別注意五種類型電子文件的歸檔工作。一是記錄本單位核心業(yè)務和重要工作成果的數(shù)碼照片、影像文件以及紙質文件掃描獲得的圖像文件；二是本單位內部管理、政務信息資源共享建設以及綜合統(tǒng)計工作中形成的數(shù)據(jù)庫文件；三是本單位公務活動中形成的具有保存和利用價值的電子郵件；四是本單位辦公系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)和各類數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的管理軟件以及其他確保電子文件可讀取的專用軟件；五是與電子文件相對應的元數(shù)據(jù)和背景信息。這五種類型的電子文件具體包含的內容有：一是圖像和影像文件。數(shù)碼照片、音視頻文件經(jīng)常會由拍攝部門自行留存，凡是記錄本單位主要職能活動、重要工作成果、重要人物的數(shù)碼照片、音視頻文件材料，都應該歸檔。如：領導人和著名人物參加與本單位有關的重大公務活動，本單位組織或參加的重要外事活動，本單位召開的各種會議、舉辦的各種活動，本單位考察、調研，記錄本單位重大事件、重大事故、駐地變化、基建工程等的數(shù)碼照片、音視頻文件均應納入歸檔范圍。二是數(shù)據(jù)庫文件，具體包括內部管理數(shù)據(jù)庫和政務信息數(shù)據(jù)庫。內部管理數(shù)據(jù)庫主要包括內部機構、人員管理、會計電算化等反映了本單位內部管理的重要數(shù)據(jù)庫文件。政務信息數(shù)據(jù)庫主要包括人口、法人、空間與自然資源、宏觀經(jīng)濟與社會發(fā)展等基礎信息數(shù)據(jù)庫文件；各機關依據(jù)職能對社會事務、公共事務進行監(jiān)督、管理形成的業(yè)務應用系統(tǒng)、信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫文件，如經(jīng)濟、科技、教育、司法、衛(wèi)生、社會保障、城市規(guī)劃管理等基礎數(shù)據(jù)庫文件；為領導決策、為公民服務提供的各類信息的公共服務數(shù)據(jù)庫文件；對本地區(qū)、本系統(tǒng)、本行業(yè)開展的綜合統(tǒng)計工作形成的數(shù)據(jù)庫文件。三是電子郵件。

確定其歸檔范圍時要考慮電子郵件內容的重要程度，體現(xiàn)了工作的處理過程，反映了與上下級單位或其他不相隸屬單位洽商工作、簽署協(xié)議等內容的電子郵件應該歸檔，只是用于溝通信息的電子郵件則不需要歸檔。四是軟件。《北京市電子文件歸檔與管理暫行規(guī)定》（京檔發(fā)〔2004〕14號）明確要求：“對通用軟件產生的電子文件，需注明其軟件名稱、型號、版本號和相關參數(shù)手冊、說明資料等。專用軟件產生的電子文件原則上應轉換成通用型電子文件，如不能轉換，收集時則應連同專用軟件一并收集?！彼?，當電子文件是在通用軟件環(huán)境中形成時，就不用將相關軟件歸檔，而在專業(yè)系統(tǒng)中形成的電子文件，在相關軟件更新后應將舊版軟件及時歸檔。例如，各單位普遍使用的MicrosoftOfficeWord、WPS文字等軟件現(xiàn)階段在北京市屬于通用軟件，就不需歸檔。五是元數(shù)據(jù)和背景信息。它們反映了電子文件產生的環(huán)境及其形成、運轉的全過程，對于保證電子文件的真實、完整、有效有著重要的意義。根據(jù)現(xiàn)階段的研究成果，有19項元數(shù)據(jù)和背景信息項是必須采集和記錄的，即：硬件環(huán)境，軟件環(huán)境，記錄字符、圖形、音頻、視頻文件格式，文件類別，載體編號，載體型號，載體類型，文件歸檔號（全宗號、目錄號、案卷號或文件號等），主題或題名，文件形成部門，文件形成時間，收文時間，責任者，主送者，抄送者，密級，保管期限，填表人，審核人。其中硬件環(huán)境包括主機、網(wǎng)絡服務器型號和制造廠商等，軟件環(huán)境包括操作系統(tǒng)，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和相關軟件等。

這19項元數(shù)據(jù)和背景信息分別記錄了電子文件賴以生存的環(huán)境，電子文件自身的特征、形成過程，電子文件歸檔后對其歸檔載體的管理、信息管理的方式和管理人員，包含了電子文件從產生到歸檔到脫機保存全過程的信息，能夠基本滿足系統(tǒng)發(fā)生變化時電子文件恢復、數(shù)據(jù)遷移的需要，是每個單位在電子文件歸檔時必須考慮的基本項、必備項。確定歸檔范圍之后還要明確電子文件的保管期限。各單位可以依據(jù)國家檔案局有關文件保管期限的規(guī)定，按照電子文件的保存和利用價值劃分電子文件的保管期限。根據(jù)《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，可以將電子文件的保管期限劃分為永久和定期，定期可分為30年和10年。

電子文件是計算機技術的伴生物。我國檔案行業(yè)標準《檔案工作基本術語》中明確，電子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，在計算機系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡上傳輸?shù)奈募?。電子文件作為科技發(fā)展的產物，具有以下幾個特點：

1、使用簡單，便于檢索。傳統(tǒng)檔案的檢索是在各種文件歸檔后經(jīng)過整理、編目、造冊、編制檢索工作，查找人員根據(jù)目錄一卷一卷地進行有形的查找。而應用計算機可實現(xiàn)智能化檢索，完成人丁短時間無法完成的T作。它還可以根據(jù)使用者不同的需要，從多種角度、按照不同條件全方位檢索、查找，直到檢索者滿意為止。另外，通過運用電子文件掃描技術，不僅可以檢索各種目錄，而且還可以檢索到檔案的全文內容。特別是近些年來，隨著多媒體技術的廣泛應用，各種圖像、音頻、視頻資料的加入，使檢索檔案變得更加生動、直觀，不再像過去查檔案那樣枯燥無味。

2、存儲容量大，占用空間小。電子文件是在現(xiàn)代信息技術基礎的數(shù)字形式進行信息整合的技術。它的存儲介質是磁盤、磁帶、光盤等新型材質，這些材質的優(yōu)點是存儲容量大，占用空間小。一張普通的光盤所容納的信息量可以大到驚人的數(shù)字。這些數(shù)字信息壓縮存儲于高科技的介質材料上，可以最大程度的減少存儲空間的使用。

3、有利于資源共享、互聯(lián)網(wǎng)是20世紀網(wǎng)絡技術和計算機結合的產物，通過互聯(lián)網(wǎng)技術可以擴大信息交換，實現(xiàn)資源共享。在目前條件下，檔案館(室)網(wǎng)站是電子文件及其檔案信息網(wǎng)絡傳播和利用的一個重要的信息交流平臺。當前，中央和地方政府的上網(wǎng)行動很大程度上推動和吸引了企業(yè)、事業(yè)單位和個人在網(wǎng)上交流和獲取信息。檔案部門也應以此為契機，在互聯(lián)網(wǎng)上建立自己的網(wǎng)站，廣泛地開展檔案信息咨詢服務。

4、存儲條件要求較高。電子文件存儲載體是磁盤、磁帶、光盤等載體。因為新型載體檔案的制成材料與紙質文件不同，所以在存放這些新型載體檔案時，原有的保管條件發(fā)生了變化。存放電子文件的庫房除了應具備防高溫、防光、防塵、防盜等設備外，還必須具備防磁、放電的要求，否則磁盤、磁帶上的信息就會遭到破壞。因此說，電子文件對設備的依賴性較高。

5、檔案的原始性和真實性受到質疑。在當代的科學技術條件下，電子文件的憑證作用正經(jīng)受著考驗專家指出，電子文件的出現(xiàn)，打破了檔案孤本的格局，檔案的原始性就難以得到確認。特別是從法律角度出發(fā)，對電子文件法律地位的確立受到爭論，這樣在現(xiàn)實利用中對電子文件的憑證作用無疑是一個很大的沖擊，值得我們去深思和探討。

關鍵字：工作文件信息管理部門檔案形成信息紙質歸檔電子文件

與紙質文件相比電子文件歸檔是一項更為艱苦細致且難度較大的工作，主要原因是大多數(shù)電子文件形成者或囿于傳統(tǒng)觀念，誤認為電子文件不是文件而忽視其歸檔，或怕增加工作量而不愿承擔此項工作；或由于電子文件對計算機系統(tǒng)的依賴性，使其必須借助計算機編目歸檔，這對不熟悉操作技術的立卷人來說，不像從事紙質文件立卷工作駕輕就熟，容易產生畏難情緒；筆者認為，推動電子文件歸檔工作的著眼點要高，立足點要實，在規(guī)劃電子文件歸檔工作時，應從本單位辦公自動化與信息管理工作的大局出發(fā)，順應其規(guī)律，摸清信息產生的源頭，促使電子文件歸檔納入辦公自動化和信息管理的工作程序，建立歸檔制度。

一、電子文件歸檔方式和途徑的選擇

紙質檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關重要。經(jīng)實踐檢驗，利用磁盤，脫機采集數(shù)據(jù)的介質移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失。如遇質量較差的磁盤，會影響文件的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失需制作多份備份盤存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤的數(shù)量，簡便而安全的方式是采用網(wǎng)絡移交歸檔，并利用光盤存貯。網(wǎng)絡移交的途徑有兩條：

(一)借助計算機信息管理網(wǎng)，開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。隨著各單位計算機信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過各業(yè)務管理部門挑選，反映了職能活動的概貌，上網(wǎng)前，又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進行了文件格式的轉換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點。對那些未輸送到計算機信息管理網(wǎng)上的具有保存價值的電子文悠揚，應由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡技術向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡在各業(yè)務管理機構與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門經(jīng)與辦公自動化和信息管理部門協(xié)商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應認可幾種通用性較強的軟件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。

(二)選擇電子文件信息的匯集點，由計算機與信息管理部門負責歸檔。為適應辦公自動化工作發(fā)展的需要，人們越來越注重信息工作的系統(tǒng)化和標準化水平，計算機信息系統(tǒng)的開發(fā)也從以往的“分散各異”轉向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動的內容而建立系統(tǒng)。計算機與信息管理部門負責規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門，成為電子文悠揚信息的匯集點，又具有一定的技術設備及人才條件。由他們負責將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔，無是最佳歸檔途徑之一。清華大學計算機與信息管理中心計劃利用網(wǎng)絡技術建立校行政信息管理系統(tǒng)，共分為教學、科研、人事管理三個子系統(tǒng)，正在籌建的教學管理系統(tǒng)與學生注冊中心、財務結算中心、教務處、研究生院構成數(shù)據(jù)交換網(wǎng)。注冊中心負責學生注冊、選課、排課、考表、成績等數(shù)據(jù)的傳遞；結算中心負責學生交費信息的傳遞；教務處與研究生院負責學籍、教學計劃、課程、畢業(yè)審查、學位授予數(shù)據(jù)的傳輸。計算機與信息中心接收這些數(shù)據(jù)后，進行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)通過信息中心又輸送給各業(yè)務管理部門共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過期數(shù)據(jù)應由信息中心按檔案部門的統(tǒng)一要求，進行鑒定，編目整理，通過網(wǎng)絡傳輸，移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。

摘要：隨著信息技術廣泛普及，各行業(yè)發(fā)展隨之產生大量的電子文件檔案，針對數(shù)量龐大的電子文件歸檔及檔案管理工作成為各行業(yè)所需做好的重要工作內容。重點是要確保海量電子檔案的安全歸檔，并且可同步實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的在線訪問效果，切實提升檔案管理質量和效率的同時，實現(xiàn)對電子檔案管理的自主可控。要想實現(xiàn)對電子文件檔案管理的自主可控，就需要借助技術手段來實現(xiàn)，如運用集中式和分布式電子檔案管理技術就是很好的實現(xiàn)手段，能夠結合用戶對電子檔案歸檔及管理的實際需求來進行擴容、存儲，確保電子檔案的安全性，達成自主可控的效果。為此，本文基于自主可控這一目標，針對電子文件歸檔和電子檔案管理的路徑進行探究，以供參考。

關鍵詞：自主可控；電子文件歸檔；電子檔案；檔案管理

信息技術迅猛發(fā)展，各領域產生的海量電子文件如何更好地歸檔與管理成為重點研究課題。經(jīng)過檔案行業(yè)多年的研究探索，針對電子文件歸檔和管理，形成了相對豐富和完善的管理形式，如音視頻、DOC、PDF、CAD等，在實際管理上搭建出了一系列信息數(shù)據(jù)庫進行存儲與共享。電子文件的歸檔和管理獲得解決，但文件信息的安全歸檔問題越來越突出，難以實現(xiàn)有效歸檔存儲的同時，同步達成在線訪問的效果。為此，就要求業(yè)內人員進一步采取技術手段，專攻電子文件歸檔和管理的安全、在線訪問、共享及傳輸?shù)姆较?，促使電子文件歸檔和管理的全過程實現(xiàn)自主可控的目標。

一、相關概念概述

1.電子文件歸檔方式電子檔案的歸檔方式迥異于傳統(tǒng)的紙質歸檔管理方式，其根源也大不相同?？偟膩碚f，信息的傳遞方式、信息構成的格式以及其他層次都有明顯的不同。采用電子歸檔方式時，需要建立相應的工作模式，充分利用最新技術，促進文件整理和歸檔自動化和排序。同時，要建立比較完善的歸檔制度，對不同的文件設置不同的保存期限，對不同的文件進行編碼，實現(xiàn)自動化管理，提高文件歸檔和存儲的便利性?；陔娮雍图堎|文檔并存的管理和存儲形式，極大提高了文檔文件的可靠性和準確性。此外，電子檔案歸檔需要確保信息安全，其使用計算機安全技術來協(xié)助文件歸檔和存儲過程的機密性，并避免在傳輸或使用過程中出現(xiàn)泄漏、盜竊、篡改等問題。例如，可以設置相應的防火墻或設定嚴格的訪問權限，以全面提高文件存檔的真實可靠性。2.電子檔案管理電子文件管理直接突破了傳統(tǒng)的管理模式，具體在文件的發(fā)送、放置、保存、修改等方面與以往的管理方式有很大區(qū)別。具體流程如下：（1）有效改善電子檔案管理系統(tǒng)。這使得不同部門可以在不同的網(wǎng)絡環(huán)境中同步其電子文件管理任務，避免重復輸入數(shù)據(jù)和高能耗。（2）注重提高電子網(wǎng)絡資源的利用效率，利用網(wǎng)絡對電子文件實行集中管理。對部分非電子檔案存儲內容進行綜合數(shù)字化轉換，形成綜合性電子檔案庫，保證文件檔案的規(guī)范管理，使電子檔案信息能夠順利發(fā)布。

二、電子文件歸檔和檔案管理的特點及作用優(yōu)勢

摘要：高校電子文件和電子檔案記錄了高校教學、科研、日常管理以及學生個人成績、基本信息，真實反映了高校不同階段的辦學理念和歷史面貌。隨著計算機信息技術的發(fā)展，高校逐漸實現(xiàn)了自動化辦公，在教學、科研、管理過程中，形成了大量的電子文件，這些電子文件和電子檔案的內容十分豐富，是高校開展教學、科研以及管理的前提和基礎。隨著計算機信息技術在高校的廣泛應用，高校產生的各類電子文件和電子檔案數(shù)量越來越多，由于高校財務、學生信息管理體系、教務系統(tǒng)等缺乏有效的溝通與共享機制，從而導致高校的電子文件和電子檔案無法進行統(tǒng)一管理，造成嚴重的資源浪費。本文闡述了當前高校電子文件歸檔和電子檔案管理現(xiàn)狀，高校還需要制定統(tǒng)一的歸檔技術標準和要求，完善電子檔案歸檔相關管理制度，各系統(tǒng)共享的身份認證、數(shù)字簽名等使用規(guī)范，才能實現(xiàn)單軌制電子檔案在線歸檔目標。

關鍵詞：高校；電子文檔；電子檔案管理

隨著教育信息化發(fā)展，高校的辦公自動化、網(wǎng)絡化逐漸完善，為高校電子校務的開展創(chuàng)造了有利的條件，自動化辦公系統(tǒng)逐漸取代過去的辦公行文和來往函件，電子文件逐漸取代了過去的紙質文件。電子文件指在數(shù)字設備環(huán)境下產生，以數(shù)碼形式存儲在磁帶、磁盤、光盤等介質，并依靠計算機、手機等數(shù)字設備進行閱讀，在網(wǎng)絡進行傳輸?shù)奈募?，包括電子報表、電子文檔、電子信件、電子文書等。與紙質文件相比，電子文件具有容易存儲、不容易損壞、可復制、可利用價值高等優(yōu)點。然而，由于高校的電子文件存儲主要保存在相應的載體，存儲隨意性比較大，沒有進行統(tǒng)一管理，一旦存儲介質出現(xiàn)問題，則可能導致電子文件遺失、破壞等問題。電子檔案作為電子文件的一部分，主要存儲高校師生信息、學校發(fā)展歷史相關資料，是信息時代高校教學、科研以及日常管理的原始記錄。隨著高校信息化建設，電子文件歸檔和電子管理問題嚴重影響到高校的發(fā)展。因此，必須做好高校電子文件歸檔和電子檔案管理工作。

一、高校電子文件歸檔和電子檔案管理現(xiàn)狀

高校電子文件主要來自于三個方面：第一，高校財務部門、黨務部門、教務部門、后勤部門等日常工作總，通過OA系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、財務系統(tǒng)、教務系統(tǒng)等辦公軟件工作生產的電子文件。第二，高校在實行雙軌制期間，將紙質文件檔案資料進行電子備份，并將紙質文檔同時歸檔的電子文件。第三，高校信息化過程中，將紙質文件進行處理后形成的圖像或者圖形文件。目前，高校大部分的電子文件主要是通過第二種途徑和第三種途徑產生的文件。高校的0A系統(tǒng)運行過程中產生的電子文件歸檔的數(shù)量比較少，大部分0A系統(tǒng)運行過程中產生的數(shù)據(jù)資料，往往只是用來打印文件，或者用來發(fā)送、接收公文，并沒有將OA系統(tǒng)產生的電子文件進行保存，并進行歸檔。1.高校不重視電子文件歸檔和檔案管理工作隨著高校信息化建設步伐加快，大部分高?；緦崿F(xiàn)了辦公自動化，但是由于高校缺乏電子文件統(tǒng)一管理理念，由于電子文件是電子信息媒體的載體，由文字、圖片、視頻、聲音等多種媒體信息構成，形式比較多樣，增加了電子文件管理歸檔的難度。首先，電子文件涉及的內容比較多，分布在各個部門不同的電腦系統(tǒng)，增加了統(tǒng)一歸檔的難度。其次，由于電子文件在傳輸保存過程中容易被改動，改動之后沒有留下任何痕跡，復制后的文件和原始文件一模一樣，沒有固定的載體，無法像紙質文件一樣，通過字跡、內容、格式、印章等外部特征判斷其原始性，并像紙質文件一樣進行統(tǒng)一管理。因此，高校辦公自動化產生的文件大多數(shù)分散在各個部門、使用者的電腦中，沒有進行統(tǒng)一的管理。2.缺乏完善的電子文件歸檔和電子檔案管理制度首先，電子文件的歸檔和電子檔案的管理是一項綜合性、系統(tǒng)性的工作，需要專人負責對其進行處理。隨著信息化進程的不斷加快，國家越來越重視電子文件和電子檔案的管理，并先后頒布了《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《電子公文歸檔管理暫行辦法》等相關電子文件管理政策，并不斷加強電子文件和電子檔案管理的研究。但是十多年過去了，高校并沒有形成電子文件與電子檔案管理相關管理制度，無法真正將國家電子文件歸檔和管理各項政策落到實處。其次，OA系統(tǒng)在使用過程中，高校管理者、老師往往考慮到電子文件實時傳遞和便捷性，忽視了電子文件最后的歸屬，從而導致這些文件沒有有效的保管。且電子文件與電子文檔系統(tǒng)相互獨立，電子文件與檔案管理沒有進行有效的連接。電子文件的歸檔管理遠遠落后學校電子校務發(fā)展需求，檔案管理部門無法將電子檔案進行有效的處理。如果無法將電子文件歸檔，電子檔案存儲管理，電子文件生成設備和載體逐漸淘汰更新，那么大量的電子文件將會遺失，給高校造成無法彌補的損失。3.缺乏電子文件歸檔和電子檔案管理人才電子文件歸檔和電子檔案管理比傳統(tǒng)的紙質文件和紙質檔案管理更難，由于電子文件和電子檔案是計算機信息技術發(fā)展的產物，電子文件包括文字、圖片、視頻、音頻等各種介質的文件，并在計算機等設備支持進行存儲管理，電子文件的歸檔和電子檔案的管理對存儲設備具有一定的依賴性，電子文件的信息與載體具有一定的分離性，增加了電子文件和電子檔案管理難度。高校的電子檔案管理與政府職能部門、事業(yè)單位的檔案管理不同，電子文件的歸檔只是文件的轉移，也就是業(yè)務部門將文件轉移到檔案部門進行歸檔管理，在轉移過程中，不僅要實現(xiàn)信息管理權限的轉移，而且還要實現(xiàn)數(shù)據(jù)的物理轉移。但是，目前高校的電子文件歸檔和電子檔案管理人員缺乏這方面的意識，大部分電子文件在歸檔的時候，只是從各個部門將電子文件和檔案拷貝到檔案館的計算機設備，或者通過網(wǎng)絡直接傳輸?shù)接嬎銠C，實現(xiàn)電子文件的歸檔，沒有確認和審核電子文件和檔案數(shù)據(jù)信息的真實性、完整性。

二、單軌制電子檔案在線歸檔實現(xiàn)路徑

【摘要】隨著信息技術的飛速發(fā)展，檔案的整理和歸納工作變得越來越信息化。其中，電子文件的規(guī)范性是保障檔案信息化建設的前提條件。而電子文件的前端控制可以在保障電子文件規(guī)范性的基礎上，有效提高其安全性和可靠性，對電子文件的整理和歸納等操作有著極為重要的作用。因此，本文就檔案信息化時代電子文件前端控制的重要性展開分析和討論。

【關鍵詞】檔案信息化；電子文件；前端控制

一、前端控制概念及檔案信息管理的特點

（一）前端控制概述。所謂“前端控制”，就是為適應新時代背景而提出的一種文檔管理理念，同時也是用于指導實踐操作的管理辦法。實質上就是對電子文件從產生到歸檔的一個整體過程，并在此基礎上，對文件和檔案兩者的工作流程進行重組和監(jiān)督，進而達到對電子文件進行超前控制和全程管理的目的。對于前端控制，有很多學者對其進行了分析和研究。2007年付雙雙發(fā)表的《高效電子文件的前端控制》中重點指出了自動辦公系統(tǒng)與檔案電子管理系統(tǒng)兩者間是相互獨立的，這也就導致各個部門在辦公中對于電子文件的管理、保存以及利用等階段很容易出現(xiàn)問題。因此，為了能夠有效解決這一現(xiàn)象，進行高效率的檔案管理，就需要實施前端控制。石玉、李肖軍于2009年發(fā)表的《電子文件前端控制理論淺析》主要對電子文件實施前端控制的必要性進行了分析，并重點強調了電子文件前端控制的重要性。2012年趙屹所發(fā)表的《基于前端控制思想的電子文件形成過程研究》中則對前端控制下電子文件管理的各環(huán)節(jié)都進行了分析，充分闡述了電子文件的具體管理過程。（二）檔案信息管理的特點。1.非直讀性。電子文件信息記錄在磁盤等載體上，它的非直讀性主要是源于電子文件的內容以數(shù)字編碼的方式，其信息具有不可見的磁疇極性，這一特性是信息記錄載體的固有屬性，是無法觀察到的。除此之外，電子文件的信息內容也可通過壓縮編碼或加密技術處理，因此，即使有相應的設備，如果不解壓、解密是不能讀取其存儲內容的。2.依賴性。電子文件對元數(shù)據(jù)和背景信息有著依賴性，這主要是取決于兩方面：其一，為了保障電子文件可以恢復到原始狀態(tài)，必須確保電子文件元數(shù)據(jù)與文件信息兩者之間的連接。其二，電子文件主要是通過網(wǎng)絡技術進行傳輸?shù)?，但在文件傳輸?shù)倪^程中有可能會出現(xiàn)文件內容丟失的現(xiàn)象，若在此情況之下沒有采取積極措施及時對丟失的信息內容加以補充，將會直接影響到今后文件的使用。3.變化性。由于電子文件的儲存方式較多，決定了它具有一定的變化性。傳統(tǒng)的檔案管理一般都是靠檔案管理人員來完成，工作效率低下，因受傳統(tǒng)歸檔方式的限制，不便于查閱與檢索，很難充分發(fā)揮管理檔案的作用。但電子文件的出現(xiàn)改變了信息載體，使電子文件可以方便快捷地使用計算機進行儲存。

二、電子文件管理存在的問題

（一）電子文件缺乏完整性。雙軌制是指在文件生成和運轉的過程中，文件的電子版和紙質版與業(yè)務流程同時運行。內部文件一經(jīng)接收、輸出并進入流程，各單位就能夠實施本文件管理的系統(tǒng)，雙軌制電子版和紙質版均可進行使用。而隨著信息技術的普及與發(fā)展，文件工作者與使用者使用雙軌制的越來越多，并以此為依托，逐漸轉向電子文件。存檔時，電子文件以紙質版本打印并一起提交，并通過相關的信息技術掃描紙質文檔形成電子文檔，這不僅浪費了紙張和硬盤的空間，也難以確保文件的真實性和完整性。（二）真實性問題明顯。所謂真實性，就是保證電子文件內容的真實性。電子文件真實性問題主要出現(xiàn)在以下幾點：一是檔案部門無法確定電子文件在格式轉化的過程中是否被破壞，只能保證歸檔后的電子文件不受篡改。二是電子文件內容與客觀事實是否相符，如果文件制作部門無法證明電子文件符合客觀事實和工作條件，檔案的真實性就無法保證。（三）網(wǎng)絡環(huán)境對電子文件安全管理帶來挑戰(zhàn)。在信息技術不斷發(fā)展的背景下，檔案信息化工作有了新的發(fā)展空間。為了保障辦公業(yè)務的便利，對于電子文件的管理更是運用了橫跨于多種網(wǎng)絡環(huán)境而形成的一套適合不同網(wǎng)絡環(huán)境的檔案管理系統(tǒng)，以便于電子文件的收集、管理和使用。另外，電子文件的管理能夠將不同網(wǎng)絡平臺的用戶作為一個整體連接起來，通過統(tǒng)一的標準提高工作效率，同時網(wǎng)絡還能提供高效的管理和更便利的電子文檔使用方式，但同時，文件數(shù)據(jù)的丟失或故意篡改問題也嚴重威脅著電子文件信息的安全。隨著網(wǎng)絡技術的不斷發(fā)展，當前不管是國外還是國內關于檔案安全的事件頻繁出現(xiàn)，電子文件的安全傳輸已經(jīng)成為制約電子文件安全管理發(fā)展的關鍵因素。

檔案在法律上的憑證作用基于它的原始性。因此，認定電子文件的原始性，是保證其具有憑證作用的關鍵。

一、電子文件原始性的認定

對于紙質文件來說，內容的原始性附著在形式的原始性上，人們可以借助形式的原始性來證實和確認內容的原始性。紙質文件的原始性體現(xiàn)為內容和形式的統(tǒng)一，對于任何一項形式上的變化，人們都有理由對它的原始性表示懷疑。但電子文件的內容與形式是相對獨立的，不僅內容易于變化，而且失去了固定的形式，因此，對電子文件的原始性進行認定是非常困難的。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）、電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡。雖然已有一些技術可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內容發(fā)生變化的可能性總是比紙質文件要大得多，從而使人們感到把握其內容原貌的困難。在網(wǎng)絡上傳遞的電子文件也有可能被非法截獲或更改。

（二）、電子文件制作過程的虛擬化使得對其原件的界定難于實現(xiàn)。電子文件的制作者不一定像制作紙質文件那樣必須制出一份或一批原件來行使其職責，有時它只不過制作一個“窗口”，將必要的信息集中在一起，并在需要的時候將其輸出。這個“窗口”可以在眾多的電子計算機上顯示出來，也可被不同的“收文者”拷貝到他的電子計算機存儲器上或轉換成硬拷貝保存起來。在不同時間、不同地點、由不同人獲得的同一內容文件可以毫無區(qū)別，無法區(qū)別其中哪個是“原件”，哪個是“復制件”。

（三）、電子計算機軟硬件技術的不斷更新?lián)Q代，迫使電子文件必須不斷地適應新的“生存環(huán)境”，這種適應往往需要以自身結構、格式的改變?yōu)榇鷥r。因此，長期保存的電子文件很可能在結構和格式上與最初形成的大不相同。

檔案在法律上的憑證作用基于它的原始性。因此，認定電子文件的原始性，是保證其具有憑證作用的關鍵。

一、電子文件原始性的認定

對于紙質文件來說，內容的原始性附著在形式的原始性上，人們可以借助形式的原始性來證實和確認內容的原始性。紙質文件的原始性體現(xiàn)為內容和形式的統(tǒng)一，對于任何一項形式上的變化，人們都有理由對它的原始性表示懷疑。但電子文件的內容與形式是相對獨立的，不僅內容易于變化，而且失去了固定的形式，因此，對電子文件的原始性進行認定是非常困難的。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）、電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡。雖然已有一些技術可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內容發(fā)生變化的可能性總是比紙質文件要大得多，從而使人們感到把握其內容原貌的困難。在網(wǎng)絡上傳遞的電子文件也有可能被非法截獲或更改。

（二）、電子文件制作過程的虛擬化使得對其原件的界定難于實現(xiàn)。電子文件的制作者不一定像制作紙質文件那樣必須制出一份或一批原件來行使其職責，有時它只不過制作一個“窗口”，將必要的信息集中在一起，并在需要的時候將其輸出。這個“窗口”可以在眾多的電子計算機上顯示出來，也可被不同的“收文者”拷貝到他的電子計算機存儲器上或轉換成硬拷貝保存起來。在不同時間、不同地點、由不同人獲得的同一內容文件可以毫無區(qū)別，無法區(qū)別其中哪個是“原件”，哪個是“復制件”。

（三）、電子計算機軟硬件技術的不斷更新?lián)Q代，迫使電子文件必須不斷地適應新的“生存環(huán)境”，這種適應往往需要以自身結構、格式的改變?yōu)榇鷥r。因此，長期保存的電子文件很可能在結構和格式上與最初形成的大不相同。

【內容提要】本文在對國際電子文件管理代表性研究項目進行綜合分析的基礎上，從電子文件管理的頂層設計、管理理念、保管模式、管理走向、保證電子文件證據(jù)價值的關鍵、電子文件管理問題的解決之道等方面，總結了國際電子文件管理的研究熱點及其給我們的啟示。希望借鑒國際同行的成功經(jīng)驗，推進我國電子文件管理的進程。

【關鍵詞】電子文件管理/國際電子文件管理/研究熱點

在信息技術飛速發(fā)展的今天，世界各國比以往任何時候都面臨著電子文件的共同挑戰(zhàn)，建立在信息技術應用平臺上的電子文件管理理念、方法、技術、模式等更具趨同性。因此，聚焦電子文件管理前沿，借鑒國際同行的成功經(jīng)驗，有助于推進我國電子文件管理的進程。

國際上有關電子文件管理的研究已經(jīng)達到相當?shù)膹V度和深度，據(jù)筆者不完全統(tǒng)計，世界主要國家、地區(qū)和相關機構的代表性研究項目的主要內容如下頁表所示。

這些電子文件項目研究周期長、涉及問題多、參與機構廣，形成的研究報告、相關標準、工作手冊往往多達數(shù)十頁乃至百余頁，在理論與實踐方面取得了可喜的進展，在電子文件的管理思想與管理模式、管理方法與技術、管理標準及其應用等方面都積累了豐富的經(jīng)驗。其中最值得關注的項目包括：國際檔案理事會出版的《電子文件管理工作手冊》、美國國家檔案與文件管理署的電子文件檔案館項目(ERA)、澳大利亞的電子文件管理戰(zhàn)略及元數(shù)據(jù)標準(VERS)、歐盟的電子文件管理通用需求(MoReq)、加拿大哥倫比亞大學的電子信息系統(tǒng)中文件真實性的永久保護國際研究項目(InterPARES)以及ISO關于文件管理的相關標準等。經(jīng)過分析，可以看出國際電子文件管理的研究熱點及其給我們的啟示主要集中在以下幾個方面：

一、電子文件管理的頂層設計——國家戰(zhàn)略的提出

摘要：數(shù)據(jù)轉型時代已經(jīng)到來，信息技術飛速發(fā)展。電子文件數(shù)量指數(shù)級增長，電子文件管理模式成為檔案界近年來持續(xù)關注的問題。對電子文件單套制管理模式的優(yōu)勢進行闡述，對單套制推行過程中面臨的問題進行分析，并提出幾點建議。

關鍵詞：數(shù)字轉型；電子文件；單套制；雙套制

隨著大數(shù)據(jù)、云計算、區(qū)塊鏈、物聯(lián)網(wǎng)等前沿技術日益成熟，信息化發(fā)展取得了歷史性成就，對各行各業(yè)發(fā)生了廣泛而深遠的影響?；A設施、新動能產業(yè)和生態(tài)平臺之間的互動融合，迸發(fā)出了以“萬物感知、萬物互聯(lián)、萬物智能”為特征的數(shù)字轉型時代。物理世界與數(shù)字世界深度融合，政務、公安、醫(yī)療、教育、物聯(lián)、消防等實現(xiàn)了互聯(lián)互通。放眼檔案界，原生電子文件數(shù)量陡增，面對數(shù)字轉型時代提供的機遇和挑戰(zhàn)，電子文件雙套制向單套制管理模式的轉變勢在必行。

一、電子文件雙套制與單套制管理模式的定義

2002年國家發(fā)布《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002），明確指出“具有永久保存價值的文本或圖形形式的電子文件，如沒有紙質等拷貝件，必須制成紙質文件或縮微品等。歸檔時，應同時保存文件的電子版本、紙質版本或縮微品。”電子文件雙套制管理模式自此開啟，運行已近二十年。與之對應的則是電子文件單套制管理模式，即由電子設備生成的電子文件僅以電子方式進行歸檔、管理、利用與保存，不再生成和保存紙質檔案的管理方式[1]。

二、電子文件單套制管理的必要性