導(dǎo)語：電子文件表現(xiàn)特點一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

電子文件是計算機技術(shù)的伴生物。我國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《檔案工作基本術(shù)語》中明確，電子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，在計算機系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?。電子文件作為科技發(fā)展的產(chǎn)物，具有以下幾個特點：

1、使用簡單，便于檢索。傳統(tǒng)檔案的檢索是在各種文件歸檔后經(jīng)過整理、編目、造冊、編制檢索工作，查找人員根據(jù)目錄一卷一卷地進行有形的查找。而應(yīng)用計算機可實現(xiàn)智能化檢索，完成人丁短時間無法完成的T作。它還可以根據(jù)使用者不同的需要，從多種角度、按照不同條件全方位檢索、查找，直到檢索者滿意為止。另外，通過運用電子文件掃描技術(shù)，不僅可以檢索各種目錄，而且還可以檢索到檔案的全文內(nèi)容。特別是近些年來，隨著多媒體技術(shù)的廣泛應(yīng)用，各種圖像、音頻、視頻資料的加入，使檢索檔案變得更加生動、直觀，不再像過去查檔案那樣枯燥無味。

2、存儲容量大，占用空間小。電子文件是在現(xiàn)代信息技術(shù)基礎(chǔ)的數(shù)字形式進行信息整合的技術(shù)。它的存儲介質(zhì)是磁盤、磁帶、光盤等新型材質(zhì)，這些材質(zhì)的優(yōu)點是存儲容量大，占用空間小。一張普通的光盤所容納的信息量可以大到驚人的數(shù)字。這些數(shù)字信息壓縮存儲于高科技的介質(zhì)材料上，可以最大程度的減少存儲空間的使用。

3、有利于資源共享、互聯(lián)網(wǎng)是20世紀(jì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機結(jié)合的產(chǎn)物，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以擴大信息交換，實現(xiàn)資源共享。在目前條件下，檔案館(室)網(wǎng)站是電子文件及其檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳播和利用的一個重要的信息交流平臺。當(dāng)前，中央和地方政府的上網(wǎng)行動很大程度上推動和吸引了企業(yè)、事業(yè)單位和個人在網(wǎng)上交流和獲取信息。檔案部門也應(yīng)以此為契機，在互聯(lián)網(wǎng)上建立自己的網(wǎng)站，廣泛地開展檔案信息咨詢服務(wù)。

4、存儲條件要求較高。電子文件存儲載體是磁盤、磁帶、光盤等載體。因為新型載體檔案的制成材料與紙質(zhì)文件不同，所以在存放這些新型載體檔案時，原有的保管條件發(fā)生了變化。存放電子文件的庫房除了應(yīng)具備防高溫、防光、防塵、防盜等設(shè)備外，還必須具備防磁、放電的要求，否則磁盤、磁帶上的信息就會遭到破壞。因此說，電子文件對設(shè)備的依賴性較高。

5、檔案的原始性和真實性受到質(zhì)疑。在當(dāng)代的科學(xué)技術(shù)條件下，電子文件的憑證作用正經(jīng)受著考驗專家指出，電子文件的出現(xiàn)，打破了檔案孤本的格局，檔案的原始性就難以得到確認。特別是從法律角度出發(fā)，對電子文件法律地位的確立受到爭論，這樣在現(xiàn)實利用中對電子文件的憑證作用無疑是一個很大的沖擊，值得我們?nèi)ド钏己吞接憽?/p>

6、電子文件的易逝和易變性。電子文件的易逝和易變性也稱“不穩(wěn)定性”。電子文件的易逝性，主要體現(xiàn)為電子文件的被損壞和丟失。由于電子文件是在計算機等設(shè)備中生成、依賴計算機等設(shè)備閱讀和處理、在網(wǎng)絡(luò)設(shè)備中儲存和運行的，因此，人們在制作、閱讀、處理和傳輸過程中，任何一個工作環(huán)節(jié)的操作失誤或軟硬件設(shè)備出了問題、或被病毒破壞等，都有可能出現(xiàn)電子文件被損壞或丟失的情況。常見的主要有以下4種情況：一是由于工作人員操作失誤而導(dǎo)致的文件丟失；二是由于計算機操作系統(tǒng)、電子文件生成系統(tǒng)或管理系統(tǒng)的性能不穩(wěn)定，而導(dǎo)致文件的損壞或丟失；i是計算機網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)備和電子文件存儲載體的性能不穩(wěn)定或損壞，造成文件不能讀；四是聯(lián)網(wǎng)的計算機或服務(wù)器中的電子文件被黑客刪除或被病毒破壞等。電子文件的易變性，主要體現(xiàn)在電子文件容易被人為的更改。人們在沒有安全防范措施的計算機等設(shè)備中或在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中有訪問修改權(quán)限的“管理系統(tǒng)”中，對電子文件可以隨時更改其內(nèi)容和結(jié)構(gòu)，而且難以識別被更改的痕跡。