一、根據(jù)國家檔案館《通則》規(guī)定，各機(jī)關(guān)工作中形成需要永久、長期保存的檔案，在保管十年期滿后，應(yīng)移交檔案館集中保存。撤銷機(jī)關(guān)的檔案，應(yīng)組織力量全面整理，向檔案館移交。在未辦妥移交手續(xù)前原文檔人員不得調(diào)離。社會(huì)上散存的零星歷史檔案，檔案館應(yīng)采取多種形式進(jìn)行收集。

二、各機(jī)關(guān)向檔案館移交的檔案，應(yīng)齊全完整，達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化要求。

1、進(jìn)館檔案必需以全宗為單位移交，同一全宗的檔案不能隨意分散。

2、一個(gè)機(jī)關(guān)的所有檔案，包括錄音像、影片、照片等，應(yīng)收集齊全，統(tǒng)一整理編目，一并移交，以保持實(shí)物檔案的相互聯(lián)系和完整性。

3、進(jìn)館檔案要分類科學(xué)，組卷合理，編目準(zhǔn)確，檔號齊全，排列系統(tǒng)，裝訂合乎質(zhì)量要求。

4、移交檔案要根據(jù)分類方案，依照檔號原則，在檔案館指導(dǎo)下，編制檔號，做到檔號齊全。

（一）收集干部檔案材料的范圍和主要渠道：

1、根據(jù)收集歸檔范圍，經(jīng)常地有計(jì)劃地收集和補(bǔ)充檔案材料，做到一季度一小收，半年一大收，年終一總收。同時(shí)要在半個(gè)月，將材料歸入檔案袋內(nèi)。兩年裝訂入卷歸檔一次。收集的主要渠道：

（1）根據(jù)工作需要和檔案中缺少材料的情況，及時(shí)向干部本人或有關(guān)部門收集應(yīng)該的各項(xiàng)材料。

（2）干部檔案室工作人員要與干部科室保持密切的聯(lián)系，及時(shí)收集干部任免、考察、考核、考績、鑒定、工資等材料。

（3）主動(dòng)向干審部門收集有關(guān)干部政治歷史等問題的審查、復(fù)查和平反結(jié)論、上級批復(fù)以及更改姓名、年齡、伍齡等材料。

（4）通過承辦籌備黨代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)會(huì)、工會(huì)、共青團(tuán)、婦女聯(lián)合會(huì)等代表會(huì)議代表推薦工作或會(huì)議組織工作的有關(guān)部門，收集代表登記表、委員登記和個(gè)人政績材料。

1、干部人事檔案管理干部必須按照中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》的要求，經(jīng)常地、有計(jì)劃地將反映干部的德、能、勤、績的材料收集歸檔，不斷補(bǔ)充干部檔案內(nèi)容。

2、干部人事檔案管理部門要與干部人事檔案材料形成部門互相聯(lián)系，及時(shí)了解、掌握形成干部人事檔案材料的信息，不斷補(bǔ)充干部檔案內(nèi)容。

3、收集補(bǔ)充的檔案材料必須內(nèi)容真實(shí)、齊全完整、文字清楚、手續(xù)完備、規(guī)格一致，凡使用圓珠筆、鉛筆或紅色及純藍(lán)墨水和復(fù)寫紙書寫的材料一律不得歸入檔案。

4、各級組織人事部門應(yīng)認(rèn)真按照干部人事檔案材料收集歸檔范圍的要求，將本部門、本單位形成的干部人事檔案材料及時(shí)報(bào)送干部人事檔案管理部門。任何組織和個(gè)人不得以任何理由積壓或滯留檔案材料。

摘要：本文介紹和分析了企業(yè)文件檔案收集、歸檔工作中存在的問題，研究了文件、檔案收集和歸檔工作的要點(diǎn)和改進(jìn)方法，以及收集和歸檔管理制度，提出了改進(jìn)建議。完善文件檔案管理、歸檔管理制度以及對管理人員的相應(yīng)措施和培訓(xùn)的建議。

關(guān)鍵詞：檔案資源；文書檔案；收集；歸檔

文書作為公司和機(jī)構(gòu)以及各種機(jī)構(gòu)或組織的運(yùn)作核心，是各種信息資源交換的中心。文件、檔案的收集和歸檔對公司來說非常重要。但檔案管理對服務(wù)意識(shí)和專業(yè)技術(shù)的要求非常高，檔案管理歷史悠久，是人類文明融合傳播的技術(shù)手段之一。在日常工作過程中，企業(yè)制作的大量書面材料都是文件。文檔可以說是一種用于記錄信息和表達(dá)意圖的書面材料。公司文件是信息收集和傳遞的關(guān)鍵，文件歸檔管理是文件的收集、歸檔、存儲(chǔ)和管理。但是，隨著社會(huì)的發(fā)展，企業(yè)的工作方式、信息傳遞的媒介、重要文件的制作和傳遞、信息資源的載體都發(fā)生了變化。同時(shí)，檔案信息的使用率也在不斷提高，為提高檔案管理質(zhì)量，文件檔案的收集和歸檔方式也必須改變。

1企業(yè)文書檔案收集歸檔的重要性

企業(yè)的文件和檔案在一定程度上記錄了公司的發(fā)展，可以反映一定階段社會(huì)、團(tuán)體和組織的發(fā)展情況。此外，公司文件檔案中還包含會(huì)議錄音、談話及批文等記錄公司發(fā)展歷程、活動(dòng)、日常運(yùn)作等資料。因此，文檔文件是文件開發(fā)的重要數(shù)據(jù)，收集和保存文檔文件已成為企業(yè)日常工作的一部分。在此基礎(chǔ)上加強(qiáng)文件檔案的收集和管理，為各項(xiàng)活動(dòng)和工作提供參考依據(jù)。文件和檔案的收集和存放關(guān)系到公司的發(fā)展，時(shí)間越長，工作量越大，文件的數(shù)量也會(huì)增加。收集和歸檔企業(yè)文件和檔案非常耗時(shí)，對檔案管理人員有一定的要求，管理人員必須具備一定的技術(shù)水平。因此，加強(qiáng)文件檔案的收集和歸檔工作，是提高檔案管理質(zhì)量，是促進(jìn)企業(yè)檔案管理長遠(yuǎn)發(fā)展的重要舉措。

2企業(yè)文書檔案收集與歸檔工作存在的問題

第一章總則

第一條為了加強(qiáng)干部人事檔案建設(shè)，做好檔案材料的收集歸檔工作，為組織（人事）部門歷史地、全面地考察了解干部和正確選拔使用人才提供依據(jù)，為國家積累檔案史料，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《干部檔案工作條例》以及黨和國家組織（人事）工作的有關(guān)政策、法規(guī)，制定本規(guī)定。

第二條干部人事檔案材料收集歸檔工作，要以鄧小平理論和“三個(gè)代表”重要思想為指導(dǎo)，適應(yīng)深化干部人事制度改革的要求，本著實(shí)事求是的原則，著重收集反映干部德、能、勤、績、廉等情況的材料充實(shí)檔案，做到及時(shí)、規(guī)范、真實(shí)、條理、精煉、實(shí)用，有效地為組織（人事）工作服務(wù)，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

第三條干部人事檔案材料收集歸檔工作必須遵守國家的有關(guān)法律、法規(guī)和黨的組織（人事）工作的政策，并受有關(guān)法律、法規(guī)的保護(hù)和監(jiān)督。

第四條干部人事檔案材料形成部門要主動(dòng)送交應(yīng)歸檔材料，干部人事檔案管理部門按規(guī)定負(fù)責(zé)審核歸檔。

第二章收集范圍

檔案的建立是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，檔案工作是非?，嵥榈?。那么，資料收集工作就是檔案工作的起點(diǎn)，沒有文件資料的收集工作，就沒有完整、科學(xué)、系統(tǒng)的檔案。而學(xué)校檔案館所管理的所有檔案，并不都是由檔案館自己形成的，它們是學(xué)校各個(gè)部門在日常工作中形成的有利用價(jià)值的文件，這些文件分散在各個(gè)管理和教學(xué)部門，不收集起來，時(shí)間一長就有可能散失。如何做好學(xué)校檔案收集工作，筆者認(rèn)為抓好以下幾個(gè)環(huán)節(jié)很有必要：

一、健全檔案收集制度

學(xué)校要把檔案管理工和列入重要議事日程，認(rèn)真組織好《檔案法》學(xué)習(xí)與宣傳活動(dòng)，提高檔案管理工作人員素質(zhì)，建立健全學(xué)校檔案管理工作制度，克服工作中的隨意性，按照目的性、有效性、及時(shí)性的原則，實(shí)現(xiàn)歸檔的規(guī)范性。做好學(xué)校的檔案工作的根本要求就是要強(qiáng)化檔案管理意識(shí)。促使全校教職工增強(qiáng)檔案意識(shí)，形成人人重視檔案，人人支持檔案收集工作的氛圍。

二、明確檔案收集范圍

凡是反映本校重大工作與活動(dòng)，具有考查利用價(jià)值的文字，聲像制品、圖片等資料均屬歸檔范圍。凡屬歸檔的各種文字材料，必須要求字跡、圖像清晰，書寫工整，所有會(huì)議記錄和文字材料均禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水書寫。如用傳真紙打印的必須進(jìn)行復(fù)制。

三、進(jìn)行科學(xué)分類

審計(jì)機(jī)關(guān)肩負(fù)著維護(hù)國家財(cái)政經(jīng)濟(jì)秩序、推動(dòng)完善國家治理、保證經(jīng)濟(jì)社會(huì)健康發(fā)展的重要職責(zé)。履行好這一重要職責(zé)，離不開審計(jì)檔案和檔案工作。審計(jì)檔案作為審計(jì)監(jiān)督活動(dòng)的真實(shí)記錄，體現(xiàn)和反映著審計(jì)機(jī)關(guān)履行審計(jì)監(jiān)督職能的真實(shí)情況，是審計(jì)工作不可缺少的一部分。依法管理審計(jì)檔案，是審計(jì)項(xiàng)目管理的重要內(nèi)容之一。因此，規(guī)范檔案管理，是提高審計(jì)工作質(zhì)量的內(nèi)在需要，是防范和規(guī)避審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)的必然要求。

一、把握好審計(jì)檔案收集這一關(guān)

審計(jì)檔案的收集過程應(yīng)把握好“三原則”，一是要確保資料的完整性。嚴(yán)格執(zhí)行審計(jì)檔案“誰審計(jì)，誰立卷，邊收集，邊整理，審結(jié)卷成”的要求，及時(shí)將歸檔所需的工程資料統(tǒng)一歸納至檔案袋中，保證一個(gè)項(xiàng)目一個(gè)檔案袋，不可隨處零散存放，資料盡量提前留存加蓋紅章復(fù)印件，原件可歸還給原單位。二是要確保資料的有效性。要嚴(yán)格按照規(guī)程，審查有關(guān)資料的真理性、合理性、合法性，不能有遺漏和缺失。比如工程簽證上要有建設(shè)方、施工方、監(jiān)理方負(fù)責(zé)人簽證蓋章，三方造價(jià)確認(rèn)表要有建設(shè)方、施工方、審計(jì)方負(fù)責(zé)人蓋章簽證，相關(guān)批示要有相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)等，確保資料的法定效力。三是要確保資料的順序性。每筆資料都有先后順序和內(nèi)在聯(lián)系，每個(gè)證據(jù)筆錄后都要附上相對應(yīng)的資料，資料不能混淆，取證不能顛倒，保存文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。

二、細(xì)甄別，把握好審計(jì)檔案整理這一關(guān)

1.審計(jì)檔案整理要遵守“三原則”：要堅(jiān)守既定原則。在實(shí)際工作中，多數(shù)審計(jì)人員將業(yè)務(wù)審計(jì)作為工作的重點(diǎn)，只盡力于各種的賬目審查，往往把檔案收集工作放在審計(jì)工作之后，對每步審計(jì)工作形成的文件材料不能及時(shí)收集并整理，特別是較為大型的審計(jì)項(xiàng)目，容易造成部分材料散失在不同工作人員手中，導(dǎo)致部分審計(jì)檔案收集不全。在實(shí)際工作中，應(yīng)當(dāng)將審計(jì)業(yè)務(wù)與檔案整理相結(jié)合，嚴(yán)格執(zhí)行審計(jì)檔案“誰審計(jì)，誰立卷，邊收集，邊整理”的原則，保證檔案的完整性。要提高責(zé)任意識(shí)。在審計(jì)材料的收集過程中，一些工作人員檔案意識(shí)不強(qiáng)，存有應(yīng)付工作的思想，在審計(jì)實(shí)踐中，對部分檔案材料把關(guān)不嚴(yán)格，審計(jì)檔案中往往存在文字錯(cuò)誤、證明材料不全、鑒章缺失的問題；部分人整理工作不細(xì)致，文件材料不按照歸檔要求，存放無序問題時(shí)有發(fā)生。其次，檔案資料還存在內(nèi)容不真實(shí)的問題。部分審計(jì)人員為了應(yīng)付立卷歸檔，只將自己認(rèn)為內(nèi)容完整的文件進(jìn)行歸檔，丟棄了部分反映審計(jì)活動(dòng)的原始材料，因此，一些歸檔文件無法真實(shí)、直接地反映整個(gè)審計(jì)活動(dòng)。對此，審計(jì)部門應(yīng)提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對審計(jì)人員的教育培訓(xùn)，把審計(jì)檔案材料的收集整理工作定位在審計(jì)工作的重要位置，認(rèn)真負(fù)責(zé)，為開發(fā)利用審計(jì)檔案打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。要注重整理方法。嚴(yán)格按照《審計(jì)文件材料立卷歸檔工作程序》中對審計(jì)檔案材料的收集范圍、方法的規(guī)定，加強(qiáng)對審計(jì)人員檔案業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和教育。第一，抓好廣泛收集和重點(diǎn)收集等工作，按照指定的接收任務(wù)計(jì)劃，安排1~2名人員負(fù)責(zé)審計(jì)檔案接收工作。此外，要及時(shí)對撤、并機(jī)構(gòu)的檔案開展重點(diǎn)收集。第二，做好平時(shí)收集和事中收集等工作。因?yàn)閷徲?jì)工作涉及范圍較大，內(nèi)容十分繁雜，很多檔案資料無法第一時(shí)間歸檔，或者是很難跟蹤收集，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)殘缺、遺失等情況。2.審計(jì)檔案整理做到“三分類”：一是按職能分類。在立卷過程中，要將行政管理、審計(jì)監(jiān)督活動(dòng)中形成的文件資料的界限劃分清楚，并根據(jù)各自要求分別進(jìn)行立卷。二是按項(xiàng)目立卷。主要內(nèi)容包括定期審計(jì)、離任經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)、行業(yè)審計(jì)、財(cái)務(wù)收支審計(jì)、審計(jì)調(diào)查以及承包經(jīng)營責(zé)任審計(jì)等。每個(gè)審計(jì)項(xiàng)目都可以分為一個(gè)卷或者多個(gè)卷，而在多卷項(xiàng)目分卷過程中，要保證不影響卷內(nèi)文件資料的聯(lián)系性，通常來說，多個(gè)審計(jì)項(xiàng)目文件資料不能被合并成一個(gè)卷。三是按單元排列。通常有結(jié)論性文件材料、證明性文件材料和立項(xiàng)性文件材料等。其中，結(jié)論性文件材料要根據(jù)文件材料的重要程度，并按照具體審計(jì)流程進(jìn)行排列。立項(xiàng)性文件材料主要根據(jù)文件資料形成的順序，同時(shí)根據(jù)文件資料的重要程度進(jìn)行排列。卷內(nèi)文件主要按照先正件后附件、先匯總性文件后原始性文件等順序進(jìn)行排列。分類后要將項(xiàng)目文件資料規(guī)范、整齊地裝在案卷中，并認(rèn)真填寫好備考表，將案卷目錄編制好，同時(shí)還要對檔案保管期限做出正確的劃分。

總之，審計(jì)檔案的收集、整理工作是一個(gè)復(fù)雜而系統(tǒng)的過程，需要審計(jì)檔案工作人員具備較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)，熟悉審計(jì)檔案的形成過程，不斷提高檔案收集、整理工作的效率和水平，并加大投入力度，完善審計(jì)檔案的收集、整理制度，讓檔案工作人員能夠有章可循，保證審計(jì)檔案的收集、整理工作再次邁上新的臺(tái)階。

開展“學(xué)黨章黨規(guī)、學(xué)系列講話，做合格黨員”學(xué)習(xí)教育，是面向全體黨員深化黨內(nèi)教育的重要實(shí)踐，是推動(dòng)黨內(nèi)教育從“關(guān)鍵少數(shù)”向廣大黨員拓展、從集中性教育向經(jīng)常性教育延伸的重要舉措，對于推動(dòng)全面從嚴(yán)治黨向基層延伸、保持發(fā)展黨的先進(jìn)性和純潔性具有重大意義。其中，檔案歸檔工作對于”兩學(xué)一做”活動(dòng)取得良好成效能起到重要的促進(jìn)作用。實(shí)際工作中，”兩學(xué)一做”學(xué)習(xí)教育活動(dòng)檔案的收集和管理是我們的一個(gè)難題。本文通過”兩學(xué)一做”學(xué)習(xí)教育活動(dòng)的跟蹤調(diào)研，針對學(xué)習(xí)教育活動(dòng)中發(fā)現(xiàn)的問題，結(jié)合各地各單位的實(shí)際情況，提出了具體有效的檔案歸檔管理工作的管理措施。

一、”兩學(xué)一做”學(xué)習(xí)教育檔案收集歸檔中存在的問題

（一）對”兩學(xué)一做”檔案認(rèn)識(shí)不足。在”兩學(xué)一做”學(xué)習(xí)教育過程中，基層黨支部等責(zé)任主體對”兩學(xué)一做”的檔案歸檔工作存在認(rèn)識(shí)不足的問題，只選擇最突出的亮點(diǎn)進(jìn)行歸檔，沒有對基層黨組織戰(zhàn)斗堡壘作用和黨員先鋒模范作用全程記錄，不利于上級黨組織和相關(guān)部門了解基層黨組織的”兩學(xué)一做”全過程。

（二）基層黨組織檔案管理滯后。一般在省級、市級層面都有”兩學(xué)一做”的學(xué)習(xí)教育協(xié)調(diào)小組，相應(yīng)的檔案管理比較規(guī)范。而部分基層黨組織，沒有設(shè)置專人或者指定人員負(fù)責(zé)學(xué)習(xí)教育過程中檔案的收集，學(xué)習(xí)教育過程與學(xué)習(xí)教育檔案記錄嚴(yán)重不同步，而且沒有與上級黨組織檔案管理部門對接，使得基層黨組織的檔案管理工作嚴(yán)重滯后?！皟蓪W(xué)一做”學(xué)習(xí)教育學(xué)習(xí)規(guī)模較大，參與黨員多，必然產(chǎn)生檔案多，而且內(nèi)容豐富，眾多的基層黨組織如果沒有專門專職黨員負(fù)責(zé)檔案的歸檔整理，很容易造成“兩學(xué)一做”學(xué)習(xí)教育時(shí)間的延長，人員的更替，地點(diǎn)的變更，會(huì)造成”兩學(xué)一做”學(xué)習(xí)教育檔案資料的不系統(tǒng)、不完整。

（三）不能及時(shí)移交上級黨組織檔案管理部門。由于部分基層黨組織未將“兩學(xué)一做”學(xué)習(xí)教育檔案納入正常的檔案管理項(xiàng)目中，導(dǎo)致上級黨組織檔案管理部門無法及時(shí)進(jìn)行跟蹤管理，進(jìn)入歸檔階段就會(huì)暴露出”兩學(xué)一做”檔案管理的問題，如”兩學(xué)一做”學(xué)習(xí)教育檔案缺項(xiàng)多，原件遺失，相關(guān)簽章不完善等，不符合檔案移交報(bào)送要求，基層黨組織就不得不重新完善相關(guān)學(xué)習(xí)教育檔案，增加人力物力成本。

二、強(qiáng)化”兩學(xué)一做”學(xué)習(xí)教育檔案收集歸檔的措施

第一條為加強(qiáng)檔案收集工作，有效保護(hù)檔案，豐富地方國家綜合檔案館館藏，滿足公民、法人和其他組織利用檔案的需要，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》和《市實(shí)施〈中華人民共和國檔案法〉辦法》以及有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合本市實(shí)際，制定本辦法。

第二條本辦法所稱檔案收集，是指地方國家綜合檔案館接收及征集檔案和其他有關(guān)文獻(xiàn)的活動(dòng)，分為檔案接收和檔案征集。

本辦法所稱檔案接收，是指地方國家綜合檔案館按照國家規(guī)定收存檔案的過程。

本辦法所稱檔案征集，是指地方國家綜合檔案館按照國家規(guī)定征收散存檔案、散失檔案和其他有關(guān)文獻(xiàn)的活動(dòng)。征集的方式主要有征購、收購、交換、接受捐贈(zèng)等。

第三條市和區(qū)縣（自治縣、市）人民政府應(yīng)當(dāng)為檔案接收和征集創(chuàng)造必要條件；各級檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案收集工作的指導(dǎo)和監(jiān)督，確保檔案接收、征集工作的順利開展。各級地方國家綜合檔案館負(fù)責(zé)檔案接收、征集的具體工作。

第四條檔案接收、征集所需經(jīng)費(fèi)列入同級財(cái)政預(yù)算。

第一條為加強(qiáng)我市著名人物檔案史料的收集、管理和利用，為*積累歷史、文化史料，維護(hù)和反映*歷史文化名城面貌，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、*市人民政府《關(guān)于征集檔案資料的通告》及有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我市實(shí)際，特制定本辦法。

第二條本辦法所稱名人，是指歷代*籍或雖非*籍但在*境內(nèi)長期活動(dòng)過的政界、軍界、農(nóng)工商界、科技界、文教體育界等領(lǐng)域具有重要影響的領(lǐng)導(dǎo)者(官員)、專家學(xué)者、社會(huì)賢達(dá)及其他重要人物。

本辦法所稱的*，其地域范圍以具體名人出生時(shí)的建置區(qū)域?yàn)闇?zhǔn)。

本辦法將名人分為歷史名人和當(dāng)代名人，凡新中國成立后健在的著名人士歸為當(dāng)代名人。

當(dāng)代名人的具體范圍是：

（一）政界：擔(dān)任過地、省轄市以上主要職務(wù)的黨政領(lǐng)導(dǎo)者及其他著名政治家、社會(huì)活動(dòng)家；