導(dǎo)語(yǔ)：小議學(xué)校檔案的收集與管理一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

檔案的建立是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，檔案工作是非?，嵥榈摹Ｄ敲?，資料收集工作就是檔案工作的起點(diǎn)，沒(méi)有文件資料的收集工作，就沒(méi)有完整、科學(xué)、系統(tǒng)的檔案。而學(xué)校檔案館所管理的所有檔案，并不都是由檔案館自己形成的，它們是學(xué)校各個(gè)部門(mén)在日常工作中形成的有利用價(jià)值的文件，這些文件分散在各個(gè)管理和教學(xué)部門(mén)，不收集起來(lái)，時(shí)間一長(zhǎng)就有可能散失。如何做好學(xué)校檔案收集工作，筆者認(rèn)為抓好以下幾個(gè)環(huán)節(jié)很有必要：

一、健全檔案收集制度

學(xué)校要把檔案管理工和列入重要議事日程，認(rèn)真組織好《檔案法》學(xué)習(xí)與宣傳活動(dòng)，提高檔案管理工作人員素質(zhì)，建立健全學(xué)校檔案管理工作制度，克服工作中的隨意性，按照目的性、有效性、及時(shí)性的原則，實(shí)現(xiàn)歸檔的規(guī)范性。做好學(xué)校的檔案工作的根本要求就是要強(qiáng)化檔案管理意識(shí)。促使全校教職工增強(qiáng)檔案意識(shí)，形成人人重視檔案，人人支持檔案收集工作的氛圍。

二、明確檔案收集范圍

凡是反映本校重大工作與活動(dòng)，具有考查利用價(jià)值的文字，聲像制品、圖片等資料均屬歸檔范圍。凡屬歸檔的各種文字材料，必須要求字跡、圖像清晰，書(shū)寫(xiě)工整，所有會(huì)議記錄和文字材料均禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水書(shū)寫(xiě)。如用傳真紙打印的必須進(jìn)行復(fù)制。

三、進(jìn)行科學(xué)分類

學(xué)校檔案大體上可分為五類：文書(shū)檔案、教學(xué)檔案、科技檔案（包括財(cái)會(huì)檔案、基建檔案）、聲像檔案和實(shí)物檔案。

以教學(xué)類檔案為例，可分為以下條目：一是教學(xué)管理的文件（包括上級(jí)教學(xué)管理指導(dǎo)性文件、學(xué)校的教學(xué)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、規(guī)章制度和統(tǒng)計(jì)材料等）；二是教學(xué)改革方面的文件材料；三是有關(guān)教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐的文件材料（包括教學(xué)計(jì)劃、大綱、考試管理材料）；四是學(xué)科、專業(yè)設(shè)置和實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的文件材料；五是有關(guān)教研室活動(dòng)的材料；六是優(yōu)秀教案、課件；七是師生獎(jiǎng)懲材料；八是各專業(yè)使用的教材目錄和自編教材；九是學(xué)生管理工作的文件材料。

確定了類目，按其中的每一條款準(zhǔn)備一個(gè)卷盒（或卷夾），并做好標(biāo)識(shí)，貼在準(zhǔn)備好的卷盒背上，卷盒按條款的順序排放，將處理完畢的文件或收集上來(lái)的資料“對(duì)號(hào)入座”，歸入相應(yīng)的卷盒內(nèi)，以備查找。

四、注重收集方式與方法

1.平時(shí)收集。根據(jù)文件材料的承辦、形成運(yùn)轉(zhuǎn)情況，在辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)收集。如收文、發(fā)文；請(qǐng)示、批復(fù)；學(xué)校與有關(guān)單位及個(gè)人簽定的各種合同、協(xié)議；開(kāi)學(xué)典禮、畢業(yè)典禮、運(yùn)動(dòng)會(huì)等各種會(huì)議材料。

2.定期收集。對(duì)于平時(shí)收集有困難的各種文件材料，應(yīng)根據(jù)其形成的實(shí)際定期適時(shí)收集，以防散失。如每學(xué)期的計(jì)劃、總結(jié)、大事記，教研活動(dòng)記錄、各類專題講座、黨代會(huì)、團(tuán)學(xué)代會(huì)等。

3.年終收集。每年年終時(shí)，各處（室）領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員對(duì)應(yīng)歸檔的文件材料進(jìn)行一次大清查、清退，移交給負(fù)責(zé)立卷歸檔人員，以保證應(yīng)歸檔文件材料齊全、完整。如：職稱評(píng)定材料、教職工名冊(cè)、黨員名冊(cè)、各類師生獎(jiǎng)懲材料、修訂的規(guī)章制度、學(xué)校及各系、處（室）在各項(xiàng)工作、活動(dòng)中形成的計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告和活動(dòng)過(guò)程的資料等。

五、確保檔案收集效果

檔案收集工作要做到兩點(diǎn)：一是檔案材料收集要及時(shí)、齊全、完整；二是要確保收集的渠道暢通，信息靈敏。作為學(xué)校的檔案管理員，在檔案收集工作中，必須具有參與意識(shí)，能夠像“記者”一樣，隨時(shí)關(guān)注學(xué)校大事，在日常實(shí)際工作中，與學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、各處（室）加強(qiáng)溝通與交流，做到“三勤”：一是嘴勤，工作中，每當(dāng)校領(lǐng)導(dǎo)或各部門(mén)負(fù)責(zé)人外出開(kāi)會(huì)回來(lái)，檔案管理人員要及時(shí)詢問(wèn)他們有沒(méi)有帶回來(lái)要?dú)w檔的文件，以便及時(shí)登記保存，防止遺失。二是手勤，校領(lǐng)導(dǎo)或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)議上的講話稿件要及時(shí)收集，必在時(shí)要做好講話記錄，會(huì)后認(rèn)真整理形成講話稿，再一并歸檔。三是腿勤，對(duì)學(xué)校重大活動(dòng)形成的材料，待活動(dòng)結(jié)束后，要主動(dòng)收集歸檔，確保及時(shí)、齊全、完整地收集各類文獻(xiàn)資料。

檔案的價(jià)值在于利用，為教學(xué)第一線服務(wù)，為社會(huì)服務(wù)，在搞好學(xué)校檔案收集工作的同時(shí)，要進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)校檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用，采取多種形式和方法，加強(qiáng)檔檔案的提供利用工作，讓檔案信息資源更好地為學(xué)校教學(xué)和管理工作發(fā)揮更大、更好的作用，通過(guò)主觀努力把檔案服務(wù)提高到一個(gè)新的水平，為學(xué)校的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。