•檔案管理制度

檔案管理制度

檔案資料是律師事務(wù)所日常工作中必不可少的重要工具。為了進一步促進事務(wù)所日常工作的順利進行，使檔案資料更好地發(fā)揮其作用。本所決定對檔案資料管理實行“行政部門統(tǒng)一管理，專人分級、分類負責(zé)”的管理制度。其具體內(nèi)容如下：

一、人事檔案管理

1．全所人事檔案按合伙人、專職律師、實習(xí)律師、律師助理、行政輔助人員五大類，分類歸檔管理。

2．個人人事檔案中包括本人身份證、學(xué)歷證明、資格及執(zhí)業(yè)證書、學(xué)習(xí)及培訓(xùn)情況證明、個人基本聯(lián)系方式等主要資料的復(fù)印件。

摘要:現(xiàn)代社會是一個快節(jié)奏的社會，高強度快節(jié)奏的生活狀態(tài)使得人們更加明白效率的重要性。醫(yī)院要想正常運轉(zhuǎn)必須正視檔案管理的重要作用，檔案內(nèi)容主要由病人的病歷、醫(yī)院科研進度、醫(yī)院組織開展的各項活動以及醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)施建設(shè)等組成，做好檔案管理模式改革有助于醫(yī)院開展相應(yīng)的治療工作。由于傳統(tǒng)檔案模式的存在，造成了一些管理難題，為了將檔案管理與現(xiàn)代信息技術(shù)結(jié)合起來，應(yīng)該在醫(yī)療領(lǐng)域推動檔案管理模式的改革，以提高檔案管理的效率，為病人提供優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)。

關(guān)鍵詞:檔案管理;醫(yī)院檔案;改革應(yīng)用

傳統(tǒng)檔案管理模式存在著管理不到位、管理效率低下、忽視病歷資料的弊端，在這種情況下就可能耽誤病人的治療，使病人錯過最佳的治療時機。檔案管理模式改革旨在通過提高管理人員水平、融入現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、加強檔案制度管理等措施，方便病人的就醫(yī)與治療，既能節(jié)省時間又能夠確保數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)無誤。本文從醫(yī)院檔案管理改革的重要性、醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端，以及如何進行檔案管理模式改革等方面出發(fā)，淺析檔案管理在醫(yī)院運營中的重要性。

一、醫(yī)院檔案管理模式改革的重要性

現(xiàn)代社會網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用到了各個領(lǐng)域當(dāng)中，傳統(tǒng)的手寫檔案材料模式已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)療的發(fā)展模式。檔案材料包含的內(nèi)容十分重要并且十分廣泛，通過檔案材料，可以了解醫(yī)院整個的發(fā)展歷程、醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)設(shè)施建設(shè)以及病人的病情情況。其中最重要的就是病人的病歷，通過病人的病歷，醫(yī)生可以為患者制定最佳的治療方案。進行現(xiàn)代化檔案管理模式改革可以讓醫(yī)生在短時間內(nèi)了解病人的具體情況，有助于提高診治效率，節(jié)省就醫(yī)時間。檔案中所留存的病歷以及診治情況可以為醫(yī)院的科研活動提供依據(jù)，醫(yī)生可以總結(jié)整理病歷材料，總結(jié)臨床經(jīng)驗，在特殊性中總結(jié)出一般性經(jīng)驗從而提高醫(yī)療水平。最后，由于醫(yī)患關(guān)系在現(xiàn)代社會愈演愈烈，醫(yī)院可以把檔案材料當(dāng)做憑據(jù)，維護雙方的利益，避免不必要的醫(yī)患糾紛，在短時間內(nèi)解決醫(yī)患關(guān)系。

二、醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端

一、按年度、類別、審級、一案一號單獨立卷原則

《人民法院訴訟文書立卷歸檔辦法》第二條規(guī)定：“人民法院的訴訟文書，要根據(jù)刑事、民事、經(jīng)濟、行政等案件類別，按年度、按審級、一案一號的原則，單獨立卷。一個案件從收案到結(jié)案所形成的法律文書、公文、公函都使用收案時編定的案號。”這一原則早在新中國成立時就已在法院確立并付諸實施。

按年度立卷，就是根據(jù)法院受理案件的年度將其分為年度類別進行立卷。按年度分類立卷，可以客觀地反映各法院每年度審判案件的數(shù)量、特點和逐年發(fā)展變化情況，有利于現(xiàn)行利用和歸檔后提供利用，也與法院工作制度相吻合，同時自然而然地把法院全部案件劃分成了各種年度類別。按年度立卷，要求根據(jù)案件收案年度編定的案號歸入相應(yīng)的年度，某一年度受理的案件應(yīng)當(dāng)集中管理，不可分散，不可將一個年度的案件放入另一個年度之中，跨年度審結(jié)的案件，無論何時立卷歸檔都應(yīng)列入收立案年度集中管理。

按類別立卷，是指按照案件的性質(zhì)分類進行立卷。依我國三大訴訟法規(guī)定，訴訟案件分為刑事、民事、行政、執(zhí)行四大類別。

按審級立卷，是指按照案件所在的審級進行分類立卷。這里的審級指審判程序，一般分為一審程序、二審程序、死刑復(fù)核程序、審判監(jiān)督程序、特別程序、執(zhí)行程序等。我國三大訴訟法對審判程序作出了嚴(yán)格的法律規(guī)定，必須認真遵照執(zhí)行。

按一案一號立卷，是指按照案件在立案部門收案時編定的案號進行立卷。一個案件在同一審級審理時，只能編定一個案號，收、結(jié)案登記薄，案件目錄登記表、案件登記表、檔案檢索目錄都應(yīng)按照立案時編定的案號順序排列。

摘要：現(xiàn)如今，計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與現(xiàn)代社會人們的日常生活和學(xué)習(xí)之間的聯(lián)系越來越緊密。在信息時代下，管理紙質(zhì)化檔案的時代已經(jīng)過去，醫(yī)院相關(guān)人員要積極運用新型的信息化管理方式對醫(yī)院檔案進行集中管理，更需要意識到目前醫(yī)院內(nèi)檔案管理存在的問題，針對性提出解決的措施，從而提升管理的質(zhì)量，做好醫(yī)院的后勤保障，提升診療的效率。

關(guān)鍵詞：信息化；醫(yī)院；檔案管理；現(xiàn)狀；對策

檔案管理更多是為了醫(yī)院整體服務(wù)的，并且與醫(yī)院各個部門之間都有著非常緊密地聯(lián)系。醫(yī)院管理層要不斷地樹立新型的信息化觀念，并不斷更新醫(yī)院檔案的管理方式，將檔案的管理方式和信息化的管理模式有機結(jié)合在一起，同時持續(xù)深挖醫(yī)院檔案信息化管理工作的策略和措施，為實現(xiàn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展而不懈奮斗。

一、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

檔案管理工作貫穿于醫(yī)院各個科室中，對患者的病情康復(fù)、醫(yī)生診療順利實施具有十分重要的影響作用。但是，傳統(tǒng)意義上的檔案管理工作基本上依靠人工統(tǒng)計、記錄，不僅消耗了醫(yī)院大量的人力資源，人工效率低下、精準(zhǔn)度欠缺等因素也不利于檔案管理工作順利發(fā)展。隨著信息化技術(shù)在生活中廣泛應(yīng)用，檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)尋找自身嶄新的發(fā)展空間，為我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。1.制度不健全，沒有意識到檔案管理的關(guān)鍵性經(jīng)過調(diào)查顯示，目前醫(yī)院內(nèi)的檔案管理環(huán)節(jié)較為薄弱，主要原因是由于檔案管理的工作并不歸屬于醫(yī)療工作的范疇之內(nèi)，并不像醫(yī)療過程中，診斷和治療的環(huán)節(jié)中會為醫(yī)院帶來直接的經(jīng)濟效益。所以，很多醫(yī)院會忽略到對內(nèi)部的檔案進行管理，只是一味地一味地重視經(jīng)濟的效益，對檔案管理的規(guī)章制度制定不夠完善，沒有意識到檔案管理工作的關(guān)鍵性。2.管理不具備規(guī)范性，歸檔的各項內(nèi)容不明確隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，越來越多的現(xiàn)代化技術(shù)被廣泛的運用在各個領(lǐng)域之中，但是由于醫(yī)院的檔案管理意識相對較為薄弱，并沒有將提升檔案管理效率提上工作的日程，導(dǎo)致當(dāng)管理的工作相對較為落后，管理的質(zhì)量和效率低下，不具備較強的規(guī)范性，歸檔的各項內(nèi)容不是十分的明確，導(dǎo)致檔案隨意丟棄，需要的時候不能夠在第一時間內(nèi)找到，從而嚴(yán)重地制約著醫(yī)院的發(fā)展。

二、當(dāng)下檔案管理中出現(xiàn)問題的原因

一、新形勢下檔案管理存在的問題

1、會計檔案監(jiān)督機制不健全

會計工作是企業(yè)發(fā)展運營中的關(guān)鍵步驟，然而根據(jù)調(diào)查我們發(fā)現(xiàn)，目前我國會計檔案監(jiān)督機制并不健全，主要表現(xiàn)在會計信息披露過程中政府監(jiān)管不足，準(zhǔn)則、法規(guī)的執(zhí)行監(jiān)督不力；注冊會計師制度不完善。會計師資格證是對于會計師專業(yè)素質(zhì)的基本界定。注冊會計師不僅需要對受托單位的會計信息進行客觀公正的審計，還要收取審計費用，這導(dǎo)致注冊會計師對審計單位的依賴性比較強，另外，注冊會計師行業(yè)目前還沒有形成有效的監(jiān)督機制，再加上企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督機制不完善、領(lǐng)導(dǎo)不重視等，使得內(nèi)部機制不健全，會計基礎(chǔ)工作比較薄弱。在新會計準(zhǔn)則下，這些情況成為會計檔案管理工作開展的重要障礙。

2、檔案管理信息化系統(tǒng)存在安全隱患

在當(dāng)今時代，科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)逐漸普及，電子計算機已經(jīng)成為企業(yè)會計工作的主要手段，對于會計檔案也不例外。然而企業(yè)會計軟件等主要是在市場上進行購買然后進行有關(guān)調(diào)試，這在一定程度上增加了會計檔案管理的安全隱患。2014年新修訂的會計準(zhǔn)則，《會計準(zhǔn)則第33號合并財務(wù)報表》、《企業(yè)會計準(zhǔn)則第9號職工薪酬準(zhǔn)則》、《企業(yè)會計準(zhǔn)則第30號財務(wù)報表列報會計準(zhǔn)則》等，都對會計數(shù)據(jù)進行了針對性的要求，可見新會計準(zhǔn)則對于電子計算機的依賴性比較大，因此這些電子計算機、網(wǎng)絡(luò)安全以及會計軟件等使得新形勢下會計檔案的管理形式更加嚴(yán)峻。

二、新會計準(zhǔn)則下加強會計檔案管理的措施

1工程檔案管理的意義

工程檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。它是傳承城市人類文明的載體，是建設(shè)項目全過程的原始、真實記錄，是寶貴的信息資源，是一座豐富的知識寶庫，是城市建設(shè)的一種潛在的生產(chǎn)力，在城市建設(shè)各項活動中起著非常重要的作用。

（1）工程檔案是積累城市建設(shè)經(jīng)驗，進行城市建設(shè)技術(shù)儲備的手段，是城市建設(shè)活動的產(chǎn)物。城市建設(shè)活動的成果不外乎兩個方面：一是建筑物實體，一是工程檔案。工程檔案真實地記錄了建設(shè)生產(chǎn)活動的全過程，記載了人們的工程思想、技術(shù)、經(jīng)濟。因此它是儲備工程技術(shù)、工程經(jīng)驗的工具和手段。對一個城市、一個地區(qū)來說，如果它擁有質(zhì)量較高、數(shù)量較多的工程檔案資料，就在一定程度上標(biāo)志著它有比較雄厚的工程技術(shù)基礎(chǔ)。反之，它的城市建設(shè)就會遇到很多困難。

（2）工程檔案是進行城市規(guī)劃工作的基礎(chǔ)。城市規(guī)劃就是對城市或城市中各種要素，根據(jù)城市的現(xiàn)狀、條件和基礎(chǔ)、特色、各方面的動態(tài)變化因素進行全面的、綜合的、科學(xué)的、長遠的預(yù)測和設(shè)想。通過論證、編制規(guī)劃方案付諸實施?！吨腥A人民共和國城市規(guī)劃法》明確規(guī)定，城市規(guī)劃的編制，應(yīng)當(dāng)依據(jù)國民經(jīng)濟和社會發(fā)展計劃以及當(dāng)?shù)氐淖匀画h(huán)境、資源條件、歷史情況、現(xiàn)狀特點統(tǒng)籌兼顧，綜合布置。在城市規(guī)劃中不僅形成了大量的工程檔案，而且工程檔案又是城市規(guī)劃的重要基礎(chǔ)。

（3）工程檔案是城市建設(shè)和管理的重要依據(jù)?，F(xiàn)代化城市是一個綜合的、整體的概念，它包括的內(nèi)容很廣泛、很復(fù)雜。由于經(jīng)濟和社會的發(fā)展，現(xiàn)在的小城鎮(zhèn)，幾年、十幾年后將建設(shè)成為初具規(guī)劃的城市，甚至成為舉世矚目的大都市。隨著城市現(xiàn)代化進程的加快，各種矛盾也將呈現(xiàn)出來，為了解決諸多的矛盾，城市立體化程度越來越高，地下、地上空間利用率越來越高，除現(xiàn)有的各種管線外，地下建筑物、構(gòu)筑物等各種隱蔽工程越來越多，而對這些工程的維護、管理、改建、擴建，單靠所謂的活檔案——人的記憶是不行的。人會變化，要調(diào)動、要衰老，記憶力要衰退、要死亡，而工程檔案則是城市建設(shè)科學(xué)資源儲備的寶庫，是各種隱蔽工程的眼睛。只有以工程檔案為依據(jù)，才能進行科學(xué)的規(guī)劃、建設(shè)和管理，才能克服盲目性，避免浪費和損失。

（4）工程檔案是城市防災(zāi)、減災(zāi)和戰(zhàn)后重建的重要依據(jù)。1976年唐山大地震后的城市基礎(chǔ)設(shè)施的搶修、重建，工程檔案發(fā)揮了重要作用；2002年俄羅斯警方成功解救被恐怖分子扣押在娛樂城的幾百名人質(zhì)，就是查閱了大量工程檔案，利用該建筑物現(xiàn)有的通風(fēng)管道向娛樂城中吹藥，使恐怖分子失去戰(zhàn)斗力，人質(zhì)得以解救。

各位領(lǐng)導(dǎo)，同志們：大家好!

我叫，今年歲，有24年的工作經(jīng)歷、22年的中共黨齡，年7月調(diào)入省檔案局，年3月任主任科員;黨校研究生學(xué)歷。

我這一次競爭的崗位是：歷史檔案管理處副處長。

我之所以選擇這個崗位，基于以下四點考慮：

第一，自己需要實現(xiàn)工作轉(zhuǎn)型。

我選擇歷史處，就是要通過競爭實現(xiàn)人事干部向業(yè)務(wù)干部的轉(zhuǎn)型。我到局就在人事處工作，歷經(jīng)20年，希望有機會能到業(yè)務(wù)部門工作。這次局黨組拿出6個副處長職位通過競爭選拔干部，是學(xué)習(xí)實踐科學(xué)發(fā)展觀活動進行整改的一項重要舉措。因此我以這次學(xué)習(xí)的收獲為動力，積極競爭，爭取實現(xiàn)從行政管理到保管利用的跨越。王珉書記在去年全省干部工作會議上講過，現(xiàn)在的中國只有想不到的，沒有做不到的。我信奉這句話。一個人只有面對壓力才能迸發(fā)潛能和動力。我渴望檔案管理理念的新突破。我相信，只要我踏下心來認真學(xué)習(xí)和鉆研，沒有做不成的事情。

摘要：辦公自動化的檔案管理可以幫助所需者快速找到需要的資料，提升檔案管理質(zhì)量。管理人員可以利用信息化和自動化特征，開展后續(xù)的管理，為決策人員在進行決策的時候，提供有力的參考依據(jù)。非專業(yè)性的檔案管理人員從事這一項工作，他們自動化意識淡薄，缺乏基本的操作技能，無法熟練應(yīng)用相關(guān)的檔案管理系統(tǒng)，這就使得辦公自動化環(huán)境下的檔案管理難以有序開展，提升醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)是實現(xiàn)辦公自動化、信息化的關(guān)鍵。本文主要分析辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理。

關(guān)鍵詞：辦公自動化；醫(yī)院；檔案管理；有效措施

我們處于一個信息技術(shù)高速發(fā)展的時代，隨著科技的進步，很多行業(yè)走上了辦公自動化的道路，辦公自動化能夠?qū)崿F(xiàn)高效的信息整合，促進資源共享和信息交流。醫(yī)院檔案管理工作在醫(yī)院的日常工作中一直都處于十分重要的地位，傳統(tǒng)的管理模式只是依靠人工進行管理，很容易出現(xiàn)問題，這使得檔案管理效率極低，難以滿足當(dāng)前的發(fā)展趨勢，引入信息技術(shù)，開展自動化的檔案管理，不僅可以確保檔案管理的安全性，還可以提升管理的質(zhì)量。

一、醫(yī)院檔案管理實現(xiàn)辦公自動化的必要性

隨著科技的發(fā)展，辦公自動化成為了一種必然趨勢，很多醫(yī)院為了緊跟時展的潮流，在自身的管理方面做出了調(diào)整，對于管理理念和管理方式、管理目標(biāo)等進行了重新的定位。醫(yī)院的檔案管理工作處于這一背景下，也應(yīng)該做出改變，積極迎合時展的趨勢，做出創(chuàng)新，引入信息技術(shù)管理體系，實現(xiàn)高效的檔案管理目標(biāo)?，F(xiàn)階段，很多醫(yī)院都處于轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時期，管理理念以及管理方式的革新，能夠給醫(yī)院帶來新的生命力，辦公自動化的引入，可以有效提升工作效率，信息化、自動化進程的推進，可以應(yīng)用現(xiàn)代化的信息管理技術(shù)以及計算機管理技術(shù)，實現(xiàn)信息之間的交互，促進資源的合理共享。辦公自動化的檔案管理相較于傳統(tǒng)概念中的檔案管理來講具有很強的高效性，在一定程度上可以減輕檔案管理人員的工作負擔(dān)，辦公自動化的檔案管理可以幫助所需者快速找到需要的資料，提升檔案管理質(zhì)量。管理人員可以利用信息化和自動化特征，開展后續(xù)的管理，為決策人員在進行決策的時候，提供有力的參考依據(jù)。很多醫(yī)院都在進行信息化的改革，信息化水平以及辦公自動化程度的高低嚴(yán)重制約著醫(yī)院的發(fā)展，自動化和信息化的加強是提升醫(yī)院綜合競爭能力的關(guān)鍵，辦公自動化的檔案管理不僅可以提升檔案管理工作的效率，還可以避免傳統(tǒng)檔案管理工作中出現(xiàn)的失誤，因此，推動醫(yī)院檔案管理的辦公自動化進程，對醫(yī)院今后的發(fā)展有著十分積極的影響。

二、辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的特點分析

在基層工作十幾年，深深感覺基層業(yè)務(wù)量大，群眾的要求與訴求非常多，因而形成的檔案也很多，而且鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案非常復(fù)雜，有涉及老百姓民生的，有各種各樣糾紛的，總之是林林總總一大堆，管理這些檔案需要專業(yè)的人細心耐心的去做，這樣才能做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理。如何做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理，筆者總結(jié)了如下的經(jīng)驗與做法：

1鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理需要的設(shè)備及對檔案室的要求

一是要有性能優(yōu)良的電腦一臺，要求內(nèi)存足夠大，CPU速度夠快，硬盤存量在一個TB以上，而且要有獨立顯卡；同時要配置激光打印機、速印機、復(fù)印機；二是要有專用的獨立檔案室，嚴(yán)禁不相關(guān)的人員出入，檔案室做到防火防盜防蟲防潮濕，要求嚴(yán)禁煙火，如果檔案室在平房，要求裝上防盜門防盜窗戶，如果是樓房的，一樓二樓也要求裝上防盜門防盜窗戶。檔案廚要求全為鋁合金制作，因為如果是木頭制作的容易產(chǎn)生蟲害，對檔案造成傷害。同時，要求檔案室通風(fēng)干燥，這樣不會形成潮濕的室內(nèi)環(huán)境。要求室內(nèi)電路設(shè)置合理，為符合國際標(biāo)準(zhǔn)的銅線，插頭插座也要選用安全性強的品牌，有漏電保護裝置，防止因為電路引起火災(zāi)。

2鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理對人員素質(zhì)的要求

不一定必須是檔案管理專業(yè)的大學(xué)畢業(yè)的人才，因為檔案管理這個專業(yè)非常冷門，全國檔案管理專業(yè)的人才也是少之又少。對此不必要求太嚴(yán)格，一般中專畢業(yè)生就可以。但要求身體健康，責(zé)任心強，工作細致耐心，而且工作時間在3年以上的工作人員，性別不加以限制。其實如果是女性更好一點，因為女性耐心、細致，不會粗心大意，最適合做檔案管理工作；同時，做檔案管理工作要求實習(xí)期為一年，在這期間不能出現(xiàn)大的失誤，否則將不能通過實習(xí)考核。

3鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理人員培訓(xùn)及經(jīng)驗交流

1血站財務(wù)檔案管理方面存在的問題

1.1財務(wù)檔案管理意識淡漠

站領(lǐng)導(dǎo)和血站員工對財務(wù)檔案認識不充分、不完整，意識淡薄，只重視采供血工作、輕視財務(wù)檔案管理的現(xiàn)象比比皆是，存在無章可循和有章不循的現(xiàn)象，使財務(wù)檔案管理工作失控。

1.2沒設(shè)置固定財務(wù)檔案管理崗位

一些單位沒設(shè)置固定財務(wù)檔案管理崗位，專業(yè)的財務(wù)檔案管理人員更不可能有，會計人員一般會兼管，因為在檔案管理工作中對財務(wù)檔案管理人員單位很少進行會計檔案基本知識與操作技能方面的培訓(xùn)，所以因為檔案基本操作規(guī)程的缺乏和對檔案管理工作經(jīng)驗的缺乏，以及不能同步管理紙質(zhì)會計檔案，財務(wù)檔案的歸檔與存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案，達不到檔案規(guī)范要求，科學(xué)管理更談不上。

1.3財務(wù)檔案管理沒有實現(xiàn)科學(xué)化