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•檔案管理制度

檔案管理制度

檔案資料是律師事務(wù)所日常工作中必不可少的重要工具。為了進(jìn)一步促進(jìn)事務(wù)所日常工作的順利進(jìn)行，使檔案資料更好地發(fā)揮其作用。本所決定對檔案資料管理實(shí)行“行政部門統(tǒng)一管理，專人分級、分類負(fù)責(zé)”的管理制度。其具體內(nèi)容如下：

一、人事檔案管理

1．全所人事檔案按合伙人、專職律師、實(shí)習(xí)律師、律師助理、行政輔助人員五大類，分類歸檔管理。

2．個(gè)人人事檔案中包括本人身份證、學(xué)歷證明、資格及執(zhí)業(yè)證書、學(xué)習(xí)及培訓(xùn)情況證明、個(gè)人基本聯(lián)系方式等主要資料的復(fù)印件。

3．人事檔案的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出手續(xù)要完備。對于新轉(zhuǎn)入的人事檔案，管理人員一定要按目錄核查無誤后才可簽收。管理人員簽收后應(yīng)立即將資料整理規(guī)范，按類歸檔。

4．人事檔案管理人員應(yīng)定期整理相關(guān)檔案，隨時(shí)查漏補(bǔ)缺，更新檔案內(nèi)容，保證人事檔案的完整性和準(zhǔn)確性。

二、往來文件檔案的管理

1．對于日常往來的行政管理工作文件、各級管理機(jī)關(guān)及事務(wù)所合伙人會議紀(jì)要、決議等文件，管理人員均應(yīng)編號登記，送負(fù)責(zé)人批閱。負(fù)責(zé)人簽署意見后于次日前送達(dá)有關(guān)人員及時(shí)辦理。如屬急件，管理人員應(yīng)當(dāng)日送達(dá)，并應(yīng)履行好簽收手續(xù)。

凡向上級的請示、報(bào)告及與有關(guān)單位的聯(lián)系函件，均由行政部門用事務(wù)所統(tǒng)一專用信箋紙書寫（鋼筆）或用電腦打印，并經(jīng)負(fù)責(zé)人簽字后加蓋公章才可簽發(fā)，原稿按規(guī)定歸檔保存、備查。

2．一般往來文件負(fù)責(zé)人批閱時(shí)間不得超過三天，緊急文件不得超過一天，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批閱時(shí)應(yīng)簽署全名。行政主管按此規(guī)定催辦。

3．對需存檔文件的批閱、批改、簽字等均要使用鋼筆、毛筆、檔案圓珠筆，不得使用紅筆、普通圓珠筆或鉛筆。

4．對往來文件及重要資料的整理工作應(yīng)按年份、日期分類歸檔、裝訂成冊，分永久、長期、定期三類保管，同時(shí)編寫檔案目錄。

5．涉及事務(wù)所機(jī)密的文件均需專門人員專門管理，不得有任何泄露情況發(fā)生。

三、查閱檔案的手續(xù)

1．凡本所人員查閱、摘錄檔案資料，須填寫“檔案查閱、摘錄登記表”，經(jīng)負(fù)責(zé)人或行政主管簽字同意后，方可查閱、摘錄。非本所人員不得查閱、摘錄。

查閱、摘錄檔案資料一般應(yīng)在檔案室內(nèi)，特殊情況下應(yīng)在管理人員指定的地點(diǎn)查閱、摘錄。

2．檔案資料不得外借。如遇特殊情況，須由借檔人填寫“檔案外借登記表”經(jīng)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后方可借出。對借出的檔案資料按實(shí)際情況規(guī)定借閱期