導(dǎo)語：醫(yī)院檔案管理分析一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：辦公自動化的檔案管理可以幫助所需者快速找到需要的資料，提升檔案管理質(zhì)量。管理人員可以利用信息化和自動化特征，開展后續(xù)的管理，為決策人員在進行決策的時候，提供有力的參考依據(jù)。非專業(yè)性的檔案管理人員從事這一項工作，他們自動化意識淡薄，缺乏基本的操作技能，無法熟練應(yīng)用相關(guān)的檔案管理系統(tǒng)，這就使得辦公自動化環(huán)境下的檔案管理難以有序開展，提升醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)是實現(xiàn)辦公自動化、信息化的關(guān)鍵。本文主要分析辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理。

關(guān)鍵詞：辦公自動化；醫(yī)院；檔案管理；有效措施

我們處于一個信息技術(shù)高速發(fā)展的時代，隨著科技的進步，很多行業(yè)走上了辦公自動化的道路，辦公自動化能夠?qū)崿F(xiàn)高效的信息整合，促進資源共享和信息交流。醫(yī)院檔案管理工作在醫(yī)院的日常工作中一直都處于十分重要的地位，傳統(tǒng)的管理模式只是依靠人工進行管理，很容易出現(xiàn)問題，這使得檔案管理效率極低，難以滿足當(dāng)前的發(fā)展趨勢，引入信息技術(shù)，開展自動化的檔案管理，不僅可以確保檔案管理的安全性，還可以提升管理的質(zhì)量。

一、醫(yī)院檔案管理實現(xiàn)辦公自動化的必要性

隨著科技的發(fā)展，辦公自動化成為了一種必然趨勢，很多醫(yī)院為了緊跟時展的潮流，在自身的管理方面做出了調(diào)整，對于管理理念和管理方式、管理目標(biāo)等進行了重新的定位。醫(yī)院的檔案管理工作處于這一背景下，也應(yīng)該做出改變，積極迎合時展的趨勢，做出創(chuàng)新，引入信息技術(shù)管理體系，實現(xiàn)高效的檔案管理目標(biāo)?，F(xiàn)階段，很多醫(yī)院都處于轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時期，管理理念以及管理方式的革新，能夠給醫(yī)院帶來新的生命力，辦公自動化的引入，可以有效提升工作效率，信息化、自動化進程的推進，可以應(yīng)用現(xiàn)代化的信息管理技術(shù)以及計算機管理技術(shù)，實現(xiàn)信息之間的交互，促進資源的合理共享。辦公自動化的檔案管理相較于傳統(tǒng)概念中的檔案管理來講具有很強的高效性，在一定程度上可以減輕檔案管理人員的工作負擔(dān)，辦公自動化的檔案管理可以幫助所需者快速找到需要的資料，提升檔案管理質(zhì)量。管理人員可以利用信息化和自動化特征，開展后續(xù)的管理，為決策人員在進行決策的時候，提供有力的參考依據(jù)。很多醫(yī)院都在進行信息化的改革，信息化水平以及辦公自動化程度的高低嚴(yán)重制約著醫(yī)院的發(fā)展，自動化和信息化的加強是提升醫(yī)院綜合競爭能力的關(guān)鍵，辦公自動化的檔案管理不僅可以提升檔案管理工作的效率，還可以避免傳統(tǒng)檔案管理工作中出現(xiàn)的失誤，因此，推動醫(yī)院檔案管理的辦公自動化進程，對醫(yī)院今后的發(fā)展有著十分積極的影響。

二、辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的特點分析

1.工作時效提高。辦公自動化環(huán)境下，由于進入到新時期，醫(yī)院檔案管理工作在具體開展過程中，其整體功能、作用等都有了明顯的變化，醫(yī)院檔案管理工作在具體開展過程中，由于涉及到的因素條件相對比較多，比如人事檔案、會計、病例資料等這些都是醫(yī)院內(nèi)部非常重要的檔案內(nèi)容。這些檔案內(nèi)容不僅涉及到醫(yī)療、教學(xué)、財務(wù)等各個環(huán)節(jié)，而且對醫(yī)院的整個運行將會直接產(chǎn)生影響，所以必須要重視起來。辦公自動化系統(tǒng)在構(gòu)建和具體應(yīng)用過程中，對醫(yī)院內(nèi)部各部門相互之間的職能作用、人員以及業(yè)務(wù)流程等都帶來了一定的影響。通常傳統(tǒng)的人工操作方式在提出以及具體應(yīng)用過程中，其整體限制影響相對比較大。但是在辦公自動化的影響下，這種人工操作的限制被打破，檔案管理工作可以以一種更加合理、科學(xué)的方式進行，無論是在信息資源的檢索、分析和研究方面都會更加便捷。2.對管理人員的挑戰(zhàn)。辦公自動化在醫(yī)院內(nèi)部檔案管理工作具體開展過程中的應(yīng)用，通常情況下是將計算機、網(wǎng)絡(luò)作為運作的基礎(chǔ)。在與當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作開展現(xiàn)狀進行結(jié)合分析時，發(fā)現(xiàn)當(dāng)前現(xiàn)有的現(xiàn)代化辦公設(shè)備數(shù)量相對比較多，同時現(xiàn)有的檔案儲存格式也逐漸朝著更加多樣化的趨勢發(fā)展。這種發(fā)展形勢，不僅可以對工作人員的各項業(yè)務(wù)、技術(shù)的具體操作以及專業(yè)技能水平等，都提出了全新的要求，其根本目的是為了保證醫(yī)院檔案管理工作可以有序開展，滿足醫(yī)院日常管理等各個環(huán)節(jié)的個性化要求。各環(huán)節(jié)工作的創(chuàng)新、優(yōu)化，必須要有對應(yīng)的新型技術(shù)來給予支持，傳統(tǒng)的工作經(jīng)驗已經(jīng)無法滿足實際要求，所以必須要對新型技術(shù)手段進行掌握和利用，才能夠保證檔案管理工作的有效落實。雖然在無形當(dāng)中對檔案管理人員提出的要求有所提升，但是也是人員自身綜合素質(zhì)、專業(yè)技能水平可以得到有效提升的重要措施，有利于實現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化。3.檔案管理應(yīng)當(dāng)建立標(biāo)準(zhǔn)。自動化主要是將標(biāo)準(zhǔn)化目標(biāo)作為基礎(chǔ)。檔案管理工作在具體開展過程中，標(biāo)準(zhǔn)化是實現(xiàn)自動化的必要前提條件。辦公自動化在具體應(yīng)用過程中，本身就是一項非常龐大的工程項目，所以在實踐中必須要有對應(yīng)的科學(xué)依據(jù)作為支持，同時，還要保證檔案工作業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)在制定和具體應(yīng)用過程中的有效性。這樣不僅可以滿足當(dāng)前辦公自動化在發(fā)展過程中的基本要求，而且還可以提高醫(yī)院檔案管理水平。4.醫(yī)院檔案儲存方式的多樣化。辦公自動化環(huán)境影響下，醫(yī)院檔案管理工作在具體開展過程中，其自身的整體方式有了非常明顯的變化趨勢，其已經(jīng)逐漸從單一的方式，朝著紙質(zhì)發(fā)展趨勢轉(zhuǎn)變。同時，在整個發(fā)展過程中也在逐漸朝著文本、圖像等領(lǐng)域發(fā)展，這樣不僅可以從根本上促使其儲存檔案的空間可以得到有效控制，而且還可以在實踐中不斷擴大檔案在儲存管理過程中的基本范圍、內(nèi)容。通過這種方式在其中科學(xué)合理的利用，有利于保證檔案信息的完整性，同時還可以在實踐中延長檔案壽命，提高檔案的整體利用率。除此之外，現(xiàn)有的載體儲存方式在實際應(yīng)用過程中，不僅可以實現(xiàn)快速、有效的讀取、傳遞，而且不會輕易損壞，具有非常強的穩(wěn)定性特征。5.實現(xiàn)范圍內(nèi)信息共享。辦公自動化在醫(yī)院檔案管理中的提出以及落實，在多個部門中都可以實現(xiàn)高效、合理的利用，有利于保證檔案管理工作的有序開展，同時還可以保證檔案利用率的提升。在與當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作開展現(xiàn)狀進行結(jié)合分析時，發(fā)現(xiàn)各科室是醫(yī)院綜合檔案管理中的傳統(tǒng)場所，檔案是否可以實現(xiàn)完整、高效的利用，與其具有密切的聯(lián)系。而計算機技術(shù)的提出以及在辦公自動化環(huán)境下的引進和利用，可以將計算機技術(shù)的作用和價值充分發(fā)揮出來。通過該技術(shù)在其中的應(yīng)用，不僅可以實現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，而且還可以保證檔案可以實現(xiàn)有效的分類管理，保證儲存的效果。在保證檔案管理整體利用率有所提升的基礎(chǔ)上，可以保證各類檔案信息在查找時的便捷性、高效性。這樣不僅可以打破空間、時間、地域等因素的限制影響，而且還可以在規(guī)定的范圍內(nèi)實現(xiàn)信息的共享和高效利用。其他各部門在日常工作過程中，對應(yīng)的工作動態(tài)、檔案管理信息現(xiàn)狀等，都可以直接以網(wǎng)絡(luò)的形式實時有效的傳播。除此之外，辦公自動化系統(tǒng)在構(gòu)建和具體應(yīng)用過程中，可以對文件歸檔起到良好的規(guī)范化管理，同時還可以保證現(xiàn)有的管理流程、審批權(quán)限等各環(huán)節(jié)得到有效控制，為醫(yī)院檔案信息的真實性、保密性提供保證。由此可以看出，對于新時期背景下的醫(yī)院檔案管理工作而言，辦公自動化的利用，不僅可以實現(xiàn)檔案管理與時俱進的改革和創(chuàng)新發(fā)展，而且還可以提高管理效率和質(zhì)量。

三、醫(yī)院檔案管理存在的問題分析

1.檔案管理人員素質(zhì)普遍較低。很多醫(yī)院沒有認識到檔案管理工作的重要性，認為檔案管理只需要簡單做好簡單的信息記錄和檔案分類、整理就足夠了，因此，在檔案管理上所投入的人力和物力的嚴(yán)重不足，所聘請的檔案管理人員大多數(shù)都是一些沒有接受過相關(guān)專業(yè)培訓(xùn)的人，甚至是聘請兼職人員來進行檔案管理工作?；谶@種現(xiàn)狀，很多醫(yī)院的檔案管理工作是十分混亂的，經(jīng)常會出現(xiàn)信息的遺漏以及記錄的不到位，還有可能出現(xiàn)檔案記錄的不全面，分類不夠細致、工作交接比較混亂等問題，使得醫(yī)院的檔案管理或多或少出現(xiàn)一些問題。正是由于這樣非專業(yè)性的檔案管理人員從事這一項工作，他們自動化意識淡薄，缺乏基本的操作技能，無法熟練應(yīng)用相關(guān)的檔案管理系統(tǒng)，這就使得辦公自動化環(huán)境下的檔案管理難以有序開展，在一定程度上還會損害醫(yī)院的利益。2.檔案管理體系較為混亂。我國大多數(shù)醫(yī)院對于檔案管理的不重視以及專業(yè)性人才的缺乏，使得檔案管理體系十分混亂。很多醫(yī)院的檔案管理無法發(fā)揮出檔案管理本身的作用。醫(yī)院的檔案資料數(shù)量和種類繁多，在整理的過程中需要進行嚴(yán)格的分類，大到各個科室，小到各個環(huán)節(jié)，這些信息都需要進行準(zhǔn)確的分類，這樣才能夠在最大程度上節(jié)省有效時間。然而檔案管理體系的混亂，導(dǎo)致很多時候，我們在尋找信息的時候需要耗費大量的時間，這對醫(yī)院各項工作的有序開展是極其不利的。管理體系的混亂，嚴(yán)重制約著檔案管理工作自動化進程的開展，在很大程度了阻礙了醫(yī)院的進一步發(fā)展。3.檔案管理信息化程度較低。信息化時代的到來，使得很多行業(yè)都在朝著信息化的趨勢邁進，處于辦公自動化的環(huán)境下，醫(yī)院的檔案管理工作必須要實現(xiàn)信息化的管理，才能夠滿足當(dāng)前變革的趨勢。很多醫(yī)院受到自身經(jīng)濟實力以及員工素質(zhì)等內(nèi)在因素和外在因素的限制，檔案管理信息化的程度較為欠缺，有些醫(yī)院雖然認識到了檔案管理自動化改革的必然性，也引進了相關(guān)的自動化信息設(shè)備，卻沒有將這些設(shè)備真正的利用起來，無法將檔案管理信息化落到實處，使得辦公自動化進程受到了嚴(yán)重的阻礙。

四、辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的有效措施

1.提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。檔案管理工作具有一定的難度，如果只是依靠一些非專業(yè)人員或者是兼職人員來擔(dān)任這項工作，就難以進行有效的檔案管理。醫(yī)院檔案管理的工作量巨大，工作難度不低，并且檔案管理在醫(yī)院的日常工作中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，醫(yī)院檔案管理信息化進程的高低嚴(yán)重影響著各個科室工作的開展情況。醫(yī)院必須要認識到引入檔案管理人才的重要性，可以加強和高校之間的合作，培養(yǎng)出更多專業(yè)能力較強的技術(shù)型人才，為醫(yī)院今后的檔案管理工作引入新鮮血液。醫(yī)院需要組織檔案管理工作人員進行相關(guān)的學(xué)習(xí)，提升他們對于檔案管理工作重要性的認識，提升檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)，讓他們具有較高的責(zé)任心，醫(yī)院可以制定嚴(yán)格的檔案管理人員選拔機制，選擇一批高素質(zhì)、高水平的專業(yè)性人才來擔(dān)任檔案管理工作。在檔案管理人才的任用過程中，必須要選擇專門的人員，不能出現(xiàn)兼職或者是聘請一些檔案管理團隊，除此之外，還需要針對不同科室的實際情況進行檔案的建立和管理。這樣才能夠滿足辦公自動化的發(fā)展趨勢，切實提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，醫(yī)院要定期組織檔案管理人員進行相關(guān)的學(xué)習(xí)，及時更新他們的知識體系，為他們介紹新的檔案管理技術(shù)，進而提升醫(yī)院的檔案管理水平。2.構(gòu)建檔案管理信息化的設(shè)備和體系。醫(yī)院只有做好檔案管理信息化的工作，才能夠保證日常工作的正常運轉(zhuǎn)，當(dāng)前醫(yī)院的發(fā)展必須要始終以信息化和技術(shù)化為依托，進行不斷的改革和創(chuàng)新，只有將信息化技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作中才能夠使得檔案管理發(fā)揮出本身的作用。檔案管理信息化的開展必須要建立在完整的信息化體系之上，醫(yī)院必須要加強檔案管理信息化建設(shè)，及時補充相關(guān)的信息化設(shè)備，將辦公自動化和檔案管理有機的結(jié)合起來。醫(yī)生在診斷的過程中，可以利用大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)等信息化技術(shù)，自動生成患者的信息和檔案，能夠?qū)⑦@些內(nèi)容直接輸入到檔案管理系統(tǒng)之中，這樣才能夠在最大程度上確保信息的完整性，還可以提升檔案分類整理的工作效率，實時化的信息傳播，可以實現(xiàn)檔案資源的共享，在患者就診的時候，可以幫助醫(yī)生快速了解患者的病例。醫(yī)院在信息化體系的構(gòu)建過程中，需要及時進行信息化設(shè)備的更新，對于受損的設(shè)備要及時維護，可以適當(dāng)加大在信息化方面的資金支持力度，引入相關(guān)的高素質(zhì)和高水平信息化技術(shù)人才。醫(yī)院檔案保存完整，在很大程度上可以為我國的醫(yī)療事業(yè)做出貢獻，能夠為相關(guān)的科研提供參考依據(jù)，促進我國醫(yī)療水平的穩(wěn)步提升。3.健全相關(guān)的檔案管理制度。我國很多醫(yī)院對于檔案管理工作認識的較為欠缺，使得檔案管理水平較低，甚至有一部分醫(yī)院認為檔案管理工作可有可無，導(dǎo)致檔案管理工作的相關(guān)制度不夠完善。缺少了制度的保障，難以形成有效的檔案管理體系，因此，積極完善檔案管理工作制度，是當(dāng)前醫(yī)院檔案管理的前提，只有通過強有力的制度對員工進行約束，規(guī)范員工的工作內(nèi)容和管理方式等，才能夠促進醫(yī)院的發(fā)展。在檔案管理制度的制定過程中必須要考慮到各個部門之間的相互作用，必須要做到互相制約、互相平等，這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和一體化。在辦公自動化的過程中，需要考慮到檔案管理的精準(zhǔn)性和高效性，可以制定統(tǒng)一的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，在此基礎(chǔ)上，還需要提升檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，可以進行詳細的編號或者是歸類，確保在今后需要查閱的時候，能夠快速找到相關(guān)的資料。對于在檔案管理中出現(xiàn)原則性失誤的人員，可以按照檔案管理的相關(guān)制度進行處理，這樣才能夠確保檔案管理體系的平穩(wěn)運行，促進醫(yī)院的有序經(jīng)營和進一步發(fā)展。

五、結(jié)束語

綜上所述，在辦公自動化環(huán)境下進行醫(yī)院檔案管理分析是十分有必要的。當(dāng)前我國已經(jīng)進入了辦公自動化時代，醫(yī)院檔案管理工作也需要緊隨著一趨勢，才能夠得到更好的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理中的存在的問題，不僅制約著醫(yī)院的發(fā)展，還影響著社會的進步，在此時，提升醫(yī)院檔案管理的效率顯得尤為重要。只有打造高效、實用的檔案管理體系，才能夠為我國的醫(yī)療事業(yè)做出貢獻，為人人民群眾提供強有力的醫(yī)療保障。

參考文獻：

[1]王錦輝.辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理工作探究[J].臨床醫(yī)藥文獻，2015

[2]于麗.辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理工作的相關(guān)要點探討[J].世界最新醫(yī)學(xué)信息文摘，2017

[3]劉念奇.辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理分析[J].決策與信息(中旬刊)，2016

[4]劉茂祥.辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017

作者:劉艷華 單位:濟寧市婦幼保健計劃生育服務(wù)中心