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一、按年度、類別、審級(jí)、一案一號(hào)單獨(dú)立卷原則

《人民法院訴訟文書(shū)立卷歸檔辦法》第二條規(guī)定：“人民法院的訴訟文書(shū)，要根據(jù)刑事、民事、經(jīng)濟(jì)、行政等案件類別，按年度、按審級(jí)、一案一號(hào)的原則，單獨(dú)立卷。一個(gè)案件從收案到結(jié)案所形成的法律文書(shū)、公文、公函都使用收案時(shí)編定的案號(hào)?！边@一原則早在新中國(guó)成立時(shí)就已在法院確立并付諸實(shí)施。

按年度立卷，就是根據(jù)法院受理案件的年度將其分為年度類別進(jìn)行立卷。按年度分類立卷，可以客觀地反映各法院每年度審判案件的數(shù)量、特點(diǎn)和逐年發(fā)展變化情況，有利于現(xiàn)行利用和歸檔后提供利用，也與法院工作制度相吻合，同時(shí)自然而然地把法院全部案件劃分成了各種年度類別。按年度立卷，要求根據(jù)案件收案年度編定的案號(hào)歸入相應(yīng)的年度，某一年度受理的案件應(yīng)當(dāng)集中管理，不可分散，不可將一個(gè)年度的案件放入另一個(gè)年度之中，跨年度審結(jié)的案件，無(wú)論何時(shí)立卷歸檔都應(yīng)列入收立案年度集中管理。

按類別立卷，是指按照案件的性質(zhì)分類進(jìn)行立卷。依我國(guó)三大訴訟法規(guī)定，訴訟案件分為刑事、民事、行政、執(zhí)行四大類別。

按審級(jí)立卷，是指按照案件所在的審級(jí)進(jìn)行分類立卷。這里的審級(jí)指審判程序，一般分為一審程序、二審程序、死刑復(fù)核程序、審判監(jiān)督程序、特別程序、執(zhí)行程序等。我國(guó)三大訴訟法對(duì)審判程序作出了嚴(yán)格的法律規(guī)定，必須認(rèn)真遵照?qǐng)?zhí)行。

按一案一號(hào)立卷，是指按照案件在立案部門收案時(shí)編定的案號(hào)進(jìn)行立卷。一個(gè)案件在同一審級(jí)審理時(shí)，只能編定一個(gè)案號(hào)，收、結(jié)案登記薄，案件目錄登記表、案件登記表、檔案檢索目錄都應(yīng)按照立案時(shí)編定的案號(hào)順序排列。

上述四個(gè)因素是一個(gè)緊密聯(lián)系而不可分割的有機(jī)整體，缺一不可。執(zhí)行這一原則必須綜合四個(gè)因素合并使用。充分運(yùn)用這一立卷原則，有利于正確編定案號(hào)，簡(jiǎn)化管理手續(xù)，提高管理效率。法院從受理一個(gè)案件開(kāi)始，就按年度、類別、審級(jí)和收案順序編定一個(gè)案號(hào)，訴訟活動(dòng)中產(chǎn)生的所有訴訟文書(shū)材料以及立卷、歸檔、整理、上架、保管、利用、銷毀等等，都只能使用這個(gè)案號(hào)。一個(gè)案件訴訟活動(dòng)全過(guò)程的所有原始記錄，通過(guò)運(yùn)用這一原則編定的案號(hào)，把它們?nèi)拷y(tǒng)領(lǐng)、集合起來(lái)，并有機(jī)地結(jié)合成一個(gè)完整的訴訟檔案實(shí)體，從而有效地方便了日常管理，便于查找利用，對(duì)沒(méi)有按時(shí)歸檔的案件也能了如指掌，便于未歸檔案件的清查催歸，有利于確保訴訟檔案的完整與安全。

二、并卷管理原則

《人民法院檔案管理辦法》第十二案規(guī)定：“同一案件由于審級(jí)改變或其他原因形成幾個(gè)案號(hào)的案卷，應(yīng)當(dāng)合并保管。并卷的要求是：再審卷并入一審或二審卷；向本院提出申訴所形成的申訴卷并入本院的審判卷；向上級(jí)法院提出申訴所形成的申訴卷由上級(jí)法院立卷歸檔；近年申訴卷并入早年申訴卷。案卷合并時(shí)，要在卷宗封面、卷宗登記薄和檢索卡片上注明移出、移入的相關(guān)案號(hào)?！边@一規(guī)定是并卷管理原則的具體化，其核心內(nèi)容是確定訴訟檔案實(shí)體管理，要以案件為基本保管單位，即同一法院的同一案件，無(wú)論是改變審級(jí)或其他原因所出現(xiàn)的多個(gè)案號(hào)及其所形成的多本卷宗，均應(yīng)集中起來(lái)合并為一個(gè)案件的訴訟檔案，并以此為基本保管單位。并卷原則要求法院管理訴訟檔案，必須以案件為基本保管單位，而不是以案號(hào)為基本保管單位。由于訴訟制度設(shè)計(jì)上的規(guī)定和訴訟活動(dòng)的客觀要求，某一法院審理的某個(gè)一審或再審案件，就有一個(gè)一審或再審案件案號(hào)，并由此產(chǎn)生一審或再審案卷；當(dāng)該案再再審時(shí)，又必須編定一個(gè)再再審案號(hào)，又由此產(chǎn)生再再審案卷；當(dāng)當(dāng)事人不斷申訴或其他原因發(fā)生時(shí)，該案便處于多次再審或無(wú)限再審狀態(tài)，這就會(huì)出現(xiàn)多次再審案號(hào)或無(wú)限再審案號(hào)，由此產(chǎn)生多次再審或無(wú)限再審案卷。同一法院對(duì)同一案件一審再審才能定案的為數(shù)眾多。案件反反復(fù)復(fù)，三五次、七八次審判的情況屢見(jiàn)不鮮，每次審判均會(huì)出現(xiàn)新的案號(hào)和案卷。此外，案件進(jìn)入審判程序前，當(dāng)事人提出管轄異議、財(cái)產(chǎn)保全和先予執(zhí)行申請(qǐng)時(shí)，以及案件審判結(jié)束后，當(dāng)事人提出申請(qǐng)執(zhí)行、案外人提出執(zhí)行異議等情況時(shí)，都會(huì)出現(xiàn)專門處理此類問(wèn)題的案號(hào)和案卷。由此看來(lái)，所謂一案一號(hào)只在一個(gè)特定的審判程序內(nèi)才是現(xiàn)實(shí)的和確定的，事實(shí)上多數(shù)案件都會(huì)出現(xiàn)一案多號(hào)多本案卷的狀況。當(dāng)這個(gè)狀況出現(xiàn)時(shí)，就必須運(yùn)用并卷原則進(jìn)行并卷處理，才能把一個(gè)案件在訴訟活動(dòng)中形成的數(shù)個(gè)案號(hào)及其全部案卷組成一個(gè)基本保管單位。如不并卷，同一法院同一案件就可能出現(xiàn)以案號(hào)為基礎(chǔ)的數(shù)個(gè)基本保管單位。因此，這一原則有效解決了同一法院審理同一案件，出現(xiàn)數(shù)個(gè)案號(hào)及其數(shù)本案卷時(shí)，集中并卷管理問(wèn)題，也便于檔案部門為法院和訴訟當(dāng)事人查詢利用提供完整齊全的訴訟檔案。全國(guó)各級(jí)法院在執(zhí)行這一規(guī)定中存在較大偏差，許多法院沒(méi)有嚴(yán)格落實(shí)并卷管理原則，同一法院同一案件存在多個(gè)基本保管單位。即以審級(jí)編定的案號(hào)為基本保管單位，以案號(hào)為檔號(hào)。一個(gè)案件既以一審案卷為一個(gè)基本保管單位。又以再審或多次再審案卷分別為一個(gè)基本保管單位，還以執(zhí)行案卷為一個(gè)基本保管單位，跨年度編定案號(hào)的必然跨年度存放保管。這種管理方法完全不符合并卷管理原則，應(yīng)予糾正。過(guò)去出現(xiàn)的這種狀況，現(xiàn)在糾正比較困難，也容易引起混亂，關(guān)鍵是今后在日常檔案工作中應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行并卷管理原則。

三、書(shū)記員立卷歸檔原則

《人民法院訴訟文書(shū)立卷歸檔辦法》第5條明確規(guī)定，訴訟文書(shū)立卷歸檔工作是審判崗位責(zé)任制內(nèi)容之一，是書(shū)記員的重要崗位職責(zé)。書(shū)記員將全部訴訟文書(shū)材料收集整理，按一定順序排列，裝訂成冊(cè)，逐頁(yè)編號(hào)，全卷編目，這就是訴訟文書(shū)的立卷工作。立卷符合要求后，書(shū)記員應(yīng)將訴訟檔案送審判長(zhǎng)或案件承辦人審查是否合格。如果不合格，應(yīng)重新裝訂；如果合格，應(yīng)將訴訟檔案交審判庭內(nèi)勤，并辦理交接手續(xù)。審判庭內(nèi)勤應(yīng)及時(shí)登記，編寫歸檔清冊(cè)，按有關(guān)規(guī)定及時(shí)或定期將訴訟檔案移交給本院檔案管理部門，這就是訴訟文書(shū)的歸檔工作。訴訟文書(shū)材料立卷歸檔，是一項(xiàng)極其嚴(yán)肅、極為重要的具體工作，書(shū)記員應(yīng)以高度認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，按有關(guān)規(guī)定做好立卷歸檔工作。書(shū)記員為合議庭組成人員，自始至終參與案件審理活動(dòng)全過(guò)程，擔(dān)任庭審現(xiàn)場(chǎng)和合議庭會(huì)議記錄，參與部分訴訟文書(shū)擬制、處理工作，負(fù)責(zé)收集保管涉案的全部訴訟文書(shū)材料。因此，由書(shū)記員立卷歸檔責(zé)無(wú)旁貸。庭長(zhǎng)、審判長(zhǎng)和合議庭法官有監(jiān)督書(shū)記員立卷歸檔的責(zé)任。檔案管理部門對(duì)書(shū)記員立卷歸檔工作應(yīng)進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。

四、正副卷分別立卷管理原則

正副卷分別立卷管理原則，是1991年第二次全國(guó)法院檔案工作會(huì)議上確定的，并在《人民法院訴訟文書(shū)立卷歸檔辦法》中作了明確規(guī)定：“人民法院的各類訴訟文書(shū)，應(yīng)當(dāng)按照利于保密、方便利用的原則，分別立為正卷和副卷。”依照這一原則規(guī)定，除適用簡(jiǎn)易程序?qū)徖淼陌讣猓ㄔ簩徖砥渌讣脑V訟檔案，書(shū)記員在立卷時(shí)，均應(yīng)分立正卷和副卷。正卷主要列入當(dāng)事人提供的訴訟書(shū)狀、證據(jù)證物，法院制作的訴訟文書(shū)正本等對(duì)外公開(kāi)的訴訟文書(shū)材料。副卷主要列入上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志批示及其答復(fù)，法院內(nèi)部請(qǐng)示批復(fù)、審委會(huì)討論案件記錄、合議庭筆錄、訴訟文書(shū)原稿（審簽稿）等不宜公開(kāi)的訴訟文書(shū)材料。副卷屬審判工作秘密，一律不對(duì)外查閱，只限法院內(nèi)部使用。執(zhí)行正副卷分別立卷原則，既有利于訴訟檔案的提供利用，該公開(kāi)的全部公開(kāi)，又適當(dāng)控制了使用范圍，該保密的堅(jiān)決保密，有利于保守國(guó)家秘密和審判秘密。

訴訟案件案號(hào)管理方法

實(shí)踐證明，訴訟案件案號(hào)管理在審判流程管理和訴訟檔案實(shí)體管理中處于首要地位。如果一個(gè)法院訴訟檔案管理混亂，案件底數(shù)不清，未歸檔案件案號(hào)情況不明，未歸檔案卷去向不明，首先必定是因該院各審判庭案號(hào)管理混亂，案號(hào)登記不清，案件登記本殘缺不全、丟失所造成的。訴訟案件案號(hào)管理是訴訟檔案實(shí)體管理的源頭，做好案號(hào)管理工作對(duì)訴訟檔案實(shí)體管理具有正本清源的重要作用。

案號(hào)是指法院受理各類案件及制作其訴訟文書(shū)的編號(hào)。案號(hào)依次由立案年度、收案法院簡(jiǎn)稱，案件性質(zhì)類別、審判程序代字、順序號(hào)五要素組成。編定案件案號(hào)除遵循上述立卷原則外，還應(yīng)遵循編定案件案號(hào)的基本要求和方法。

一、編定訴訟案件案號(hào)的基本要求和方法

編制立卷年度，時(shí)間必須與各級(jí)法院規(guī)定的司法統(tǒng)計(jì)起始日期和截止日期一致，如果年度司法統(tǒng)計(jì)截止日期為12月25日的，當(dāng)年案件的案號(hào)年度，應(yīng)當(dāng)起于上年12月25日（含本日），止于當(dāng)年12月24日（含本日）。如2005年度的案件，應(yīng)當(dāng)是2004年12月25日以后，至2005年12月25日新收的全部案件。

編制收案法院簡(jiǎn)稱，應(yīng)按照各級(jí)法院正在實(shí)行的法院簡(jiǎn)稱編制。全國(guó)各省、自治區(qū)、直轄市的簡(jiǎn)稱，國(guó)家已有明文規(guī)定，建國(guó)后一直照此執(zhí)行。但一個(gè)省高院轄區(qū)內(nèi)，或一個(gè)中級(jí)法院轄區(qū)內(nèi)，往往有數(shù)個(gè)法院簡(jiǎn)稱可能相同，如不加以區(qū)別，則容易引起混淆。如海南省高級(jí)人民法院簡(jiǎn)稱為“瓊”。在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)期里，海南省內(nèi)有一個(gè)瓊北中級(jí)法院，有一個(gè)瓊南中級(jí)法院，還有瓊山市法院、瓊海市法院、瓊中縣法院。如果上述5個(gè)法院，均簡(jiǎn)稱為“瓊”，則會(huì)出現(xiàn)5個(gè)法院簡(jiǎn)稱完全相同，無(wú)疑不妥。因此，需要由省高院發(fā)文明確規(guī)定各法院簡(jiǎn)稱，以便各法院簡(jiǎn)稱有所區(qū)別。人民法庭是基層人民法院的派出機(jī)構(gòu)，不能在基層人民法院簡(jiǎn)稱中增加人民法庭的簡(jiǎn)稱。

編制案件性質(zhì)類別和審判程序代字，應(yīng)按照最高人民法院頒布的有關(guān)各類訴訟文書(shū)樣式等一系列規(guī)范性文件的要求執(zhí)行。如編制刑事一審案件案號(hào)，其案件性質(zhì)類別、審判程序代字為“刑初”；二審改判、維持、發(fā)回重審、撤銷變更一審裁定，準(zhǔn)許撤回上訴、抗訴，二審附帶民事訴訟的案件，案件性質(zhì)類別、審判程序代字為“刑終”；報(bào)請(qǐng)復(fù)核死刑（含死緩）的案件，案件性質(zhì)類別、審別程序代字為“刑復(fù)”；報(bào)請(qǐng)核準(zhǔn)在法定刑以下減輕刑罰的案件，案件性質(zhì)類別，審判程序代字為“刑核”；按照一審程序再審的案件，案件性質(zhì)類別、審判程序代字為“刑再初”；按照二審程序再審的案件，案件性質(zhì)類別、審判程序代字為“刑再終”。其他各類案件案號(hào)編制辦法，最高人民法院均有明文規(guī)定，總共有數(shù)十種之多，各級(jí)法院應(yīng)當(dāng)緊密結(jié)合具體案件實(shí)際情況，靈活運(yùn)用，認(rèn)真遵照?qǐng)?zhí)行，做到準(zhǔn)確、貼切。

編制立案順序號(hào)，是指按各級(jí)法院受理案件的順序，用阿拉伯?dāng)?shù)字和自然數(shù)排列順序，編制流水號(hào)。當(dāng)一個(gè)案件需要制作數(shù)份內(nèi)容相異的裁判文書(shū)時(shí)，不同內(nèi)容的裁判文書(shū)應(yīng)在案號(hào)后使用破折號(hào)加順序號(hào)予以區(qū)別。

上述五要素在編制任何一個(gè)案件案號(hào)時(shí)都應(yīng)全部使用，綜合使用，缺一不可。只有綜合運(yùn)用五要素，才能確保案件案號(hào)的完整準(zhǔn)確。

二、編制案件案號(hào)容易出現(xiàn)的錯(cuò)誤

（一）審判程序代字編制錯(cuò)誤。以刑事案件為例：如將上訴、申訴、抗訴進(jìn)入二審程序的案件，分別錯(cuò)編為“刑上”、“刑申”、“刑抗”；將由申訴、抗訴進(jìn)入再審程序的案件分別錯(cuò)編為“刑申”“刑抗”或“刑監(jiān)”；多次反復(fù)再審的案件，從第一次再審刑到最后一次再審均為“刑再”，也有“刑再再”“刑再再再”案號(hào)，從字面理解應(yīng)當(dāng)是第二次、第三次再審。諸如此類的問(wèn)題，在各類案件案號(hào)編制中層出不窮。究其原因，主要是案件案號(hào)種類繁多，難以把握；有些案號(hào)的編制辦法過(guò)去沒(méi)有明確規(guī)定，編制案號(hào)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，責(zé)任心不強(qiáng)，隨意性太大；有關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人輕視案號(hào)編制和管理工作，審查把關(guān)不嚴(yán)，疏于管理。

（二）空號(hào)、重號(hào)、錯(cuò)號(hào)大量存在。如一個(gè)終審案件當(dāng)事人申訴時(shí)，先編一個(gè)“申”字號(hào)，人民檢察院抗訴時(shí)，又編一個(gè)“抗”字號(hào)，審委會(huì)決定再審后，又編一個(gè)“再”字號(hào)，這就使同一案件在再審程序上出現(xiàn)了數(shù)個(gè)不同的案號(hào)。由于工作上的疏忽大意，一案多號(hào)，或多案一號(hào)，空號(hào)、錯(cuò)號(hào)、重號(hào)等問(wèn)題，在一些法院普遍存在，有的達(dá)到10%以上。還有一種空號(hào)是基層人民法院編定案件案號(hào)方法不當(dāng)所產(chǎn)生的。一些基層人民法院對(duì)民事案件編號(hào)，采取一次性分配辦法進(jìn)行管理，很容易出現(xiàn)空號(hào)。如某縣法院規(guī)定：民事案件案號(hào)按下列方案分配，并由本院民庭和3個(gè)法庭自收自用。本院民庭：1號(hào)至300號(hào)，XXX人民法庭：301號(hào)至400號(hào)，XXX人民法庭401號(hào)至500號(hào)，XXX人民法庭501號(hào)至600號(hào)。按照這個(gè)分配方案要求，該院民庭及3個(gè)派出法庭，各自應(yīng)在分配方案范圍內(nèi)編定案號(hào)，當(dāng)有的單位案號(hào)不夠用或有多余的案號(hào)時(shí)，再調(diào)劑使用。善于調(diào)劑使用的，不會(huì)出現(xiàn)空號(hào)，不善于調(diào)劑使用的，到年終往往會(huì)出現(xiàn)大量空號(hào)。因年初分配的案號(hào)無(wú)法填滿，該院的民事案件案號(hào)便不能按照順序號(hào)完整地連接起來(lái)，給立卷歸檔及檔案管理工作帶來(lái)諸多不便。

（三）有的法院沒(méi)有統(tǒng)一建立收、立案登記薄，案件目錄登記薄、案件登記表等有關(guān)反映訴訟案件案號(hào)及其他案件信息內(nèi)容的原始記錄憑證，或者沒(méi)有建立統(tǒng)一的管理、移交制度和規(guī)定，或者不認(rèn)真執(zhí)行制度和規(guī)定，或者沒(méi)有定期移交給檔案管理部門，或者保管不善，殘缺不全，甚至下落不明。丟失了訴訟案件案號(hào)管理的原始依據(jù)，給訴訟文書(shū)材料的立卷歸檔、整理移交、清理催歸和長(zhǎng)期管理留下了隱患，損害了訴訟檔案的完整與安全。

三、糾正方法

（一）法院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)案件案號(hào)的規(guī)范化管理工作，嚴(yán)格要求有關(guān)部門和人員認(rèn)真執(zhí)行最高人民法院關(guān)于各類訴訟文書(shū)樣式及案號(hào)管理的有關(guān)規(guī)定，堅(jiān)決糾正錯(cuò)編亂編案號(hào)的做法。將案號(hào)管理納入法官、書(shū)記員、內(nèi)勤業(yè)務(wù)培訓(xùn)內(nèi)容，切實(shí)提高審判工作人員編制和管理案號(hào)的能力。選擇那些責(zé)任心強(qiáng)，業(yè)務(wù)熟練的人員負(fù)責(zé)案號(hào)的編制和管理工作。

（二）在全國(guó)法院或以各法院以單位建立內(nèi)容完整、設(shè)計(jì)合理、方便工作、便于管理的收立案登記薄，案件目錄登記表、案件登記表。實(shí)行統(tǒng)一管理，由內(nèi)勤專人掌管使用。要求每案必登，各類別各審級(jí)案件一案一號(hào)，一案一表。各審判業(yè)務(wù)部門之間、審判人員之間移送交接案件，必須在登記表上簽后備查，注明交接年月日，完善交接手續(xù)。各類登記薄、登記表，每年年終以案件性質(zhì)和審判程序?yàn)轭悇e裝訂成冊(cè)，移交檔案管理部門歸檔，永久保存。

（三）依據(jù)最高人民法院有關(guān)規(guī)定，全國(guó)各級(jí)法院立案部門負(fù)責(zé)本院全部案件的收立案工作。編定和管理案號(hào)是立案工作的組成部分。法院立案部門應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮職能作用，統(tǒng)一制定本院案號(hào)編制管理的具體規(guī)定和實(shí)施細(xì)則，實(shí)行規(guī)范化、制度化管理，防止和糾正非立案部門自收自立，多頭編定案號(hào)的現(xiàn)象，杜絕空號(hào)、重號(hào)、錯(cuò)號(hào)。

（四）訴訟案件一旦出現(xiàn)空號(hào)、重號(hào)、錯(cuò)號(hào)等問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施。有關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)在收立案登記薄、案件目錄登記薄、案件登記表、歸檔案件清冊(cè)，案件歸檔登記薄、檔案檢索目錄的有關(guān)欄目?jī)?nèi)，加注說(shuō)明原因。已編定案號(hào)的撤訴案件，應(yīng)移交歸檔，不作銷號(hào)銷案處理。基層法院應(yīng)高度重視人民法庭案號(hào)管理工作。經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)，通信技術(shù)條件有保障的市、縣基層法院，對(duì)派出人民法庭收立案件編定案號(hào)工作，可以采取電話聯(lián)系編定案號(hào)，計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)編定案號(hào)的辦法，由本院立案部門統(tǒng)一管理，統(tǒng)一編定案號(hào)，隨時(shí)報(bào)立案，隨時(shí)編定案號(hào)。經(jīng)濟(jì)落后，交通不便，通信條件較差的市、縣基層法院，仍然可以采用定額分配案號(hào)的辦法，由人民法庭自行編定案號(hào)。但法院立案部門應(yīng)隨時(shí)了解掌握案號(hào)使用情況，適時(shí)調(diào)整使用，多退少補(bǔ)，有效防止空號(hào)、重號(hào)、錯(cuò)號(hào)等問(wèn)題的產(chǎn)生。