導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫(xiě)好一篇企業(yè)檔案，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

論文摘要：在分析我國(guó)民營(yíng)企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，提出了推進(jìn)民營(yíng)企業(yè)檔案工作全面、健康發(fā)展的對(duì)策：一是開(kāi)展心理引導(dǎo)，激發(fā)建檔熱情。二是勇于開(kāi)拓創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)多元服務(wù)。三是堅(jiān)持依法治檔，注重監(jiān)管方式。四是拓展管理范圍，推行多元模式。

1正確認(rèn)識(shí)民營(yíng)企業(yè)檔案工作的現(xiàn)狀

從筆者所在的福建省晉江市了解的情況和河南開(kāi)封市非公有制企業(yè)檔案工作情況調(diào)查結(jié)果來(lái)分析，我國(guó)民營(yíng)企業(yè)檔案工作的現(xiàn)狀大致可歸結(jié)為兩點(diǎn)。

1.1我國(guó)民企檔案工作處于自發(fā)的狀態(tài)，部分企業(yè)已有相當(dāng)?shù)陌l(fā)展水平。據(jù)筆者對(duì)福建省晉江市的恒安紙業(yè)集團(tuán)、親親食品集團(tuán)、七匹狼集團(tuán)、鳳竹集團(tuán)、福馬食品集團(tuán)等10余家民營(yíng)企業(yè)的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，這些企業(yè)均已開(kāi)展了不同程度的檔案工作，特別是鳳竹、七匹狼和恒安三家集團(tuán)公司的檔案工作雖然管理模式各不相同，但其工作都已達(dá)到相當(dāng)?shù)乃?，恒安集團(tuán)公司因已在香港上市，注重汲取和采用國(guó)外的管理模式，鳳竹集團(tuán)公司在國(guó)內(nèi)上市，許多檔案業(yè)務(wù)在借鑒國(guó)企的管理模式上有所創(chuàng)新發(fā)展，其檔案管理已通過(guò)國(guó)家二級(jí)標(biāo)準(zhǔn)的驗(yàn)收。七匹狼集團(tuán)則采用與國(guó)企截然不同的分散式管理模式。而據(jù)河南開(kāi)封市的調(diào)查結(jié)果表明，在被調(diào)查的82家企業(yè)中，已開(kāi)展檔案工作的68家，占被調(diào)查企業(yè)的83％；尚未開(kāi)展檔案工作的10家，僅占被調(diào)查企業(yè)的12％；未說(shuō)明是否開(kāi)展檔案工作的4家，占被調(diào)查企業(yè)的5％。庫(kù)房、檔案專(zhuān)用設(shè)備的設(shè)置情況也較好，在調(diào)查的企業(yè)中，明確有檔案庫(kù)房的占90％，未說(shuō)明庫(kù)房情況的只占10％。這些企業(yè)都具有一定的代表性，分別為加工業(yè)、制造業(yè)、流通業(yè)、服務(wù)業(yè)、房地產(chǎn)業(yè)及其他行業(yè)。這說(shuō)明當(dāng)前民營(yíng)企業(yè)對(duì)于開(kāi)展檔案工作已有相當(dāng)?shù)淖杂X(jué)性和發(fā)展水平。

1.2民營(yíng)企業(yè)的整體檔案管理呈橄欖形狀，水平不均衡。一般而言，規(guī)模大的企業(yè)好于規(guī)模小的企業(yè)，明星企業(yè)好于一般企業(yè)，創(chuàng)立時(shí)間長(zhǎng)的企業(yè)好于創(chuàng)立時(shí)間短的企業(yè)，效益好的企業(yè)好于效益差的企業(yè)。從開(kāi)封市調(diào)查中可以發(fā)現(xiàn)，隨著企業(yè)資產(chǎn)的增加，企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)展，已開(kāi)展檔案工作企業(yè)的比例數(shù)量也隨之上升，顯示企業(yè)規(guī)模與企業(yè)資產(chǎn)情況對(duì)檔案工作有非常直接與重要的影響，同時(shí)，調(diào)查結(jié)果也表明未開(kāi)展檔案工作的企業(yè)比例很少，僅占12％，加上未說(shuō)明開(kāi)展檔案工作的企業(yè)也僅有20％，而檔案管理已達(dá)到較高水平的示范企業(yè)也是少數(shù)，所以，從總體上看，民營(yíng)企業(yè)整體的檔案管理呈現(xiàn)出兩頭小、中間大的橄欖型狀，水平不均衡。我們業(yè)界一些學(xué)者將當(dāng)前民營(yíng)企業(yè)的檔案管理狀況，分為四個(gè)類(lèi)型。一是“重視型”。檔案工作被企業(yè)列入重要議事日程，有專(zhuān)門(mén)的寬敞的庫(kù)房和檔案人員辦公室，檔案閱覽室；有專(zhuān)職檔案人員，管理設(shè)施設(shè)備齊全；根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況制定了一整套檔案管理制度，各類(lèi)文件資料收集齊全、歸檔及時(shí)，保管科學(xué)、利用見(jiàn)效。其中，少數(shù)企業(yè)的檔案管理甚至通過(guò)了國(guó)家級(jí)標(biāo)準(zhǔn)的驗(yàn)收。二是“上進(jìn)型”。企業(yè)主有一定的檔案意識(shí)，配備了檔案兼職人員，設(shè)置了檔案室，也開(kāi)展了一定的檔案工作，但檔案人員素質(zhì)不高，兼職過(guò)多，檔案工作未能有效地全面開(kāi)展起來(lái)，檔案的效益也未能充分地發(fā)揮出來(lái)，三是“隨意型”。企業(yè)主的檔案意識(shí)還不夠強(qiáng)，對(duì)檔案工作的關(guān)注還不到位，急需用時(shí)強(qiáng)調(diào)要管一管，平時(shí)對(duì)檔案持可有可無(wú)的態(tài)度，無(wú)專(zhuān)門(mén)的檔案室和檔案人員，檔案工作只是辦公室、行政部或相關(guān)部門(mén)的一個(gè)末位的工作。工作隨意性較大。四是“不管型”。企業(yè)主沒(méi)有檔案意識(shí)，企業(yè)一些重要證件、核心文件零散地放在企業(yè)主或部門(mén)負(fù)責(zé)人手里，檔案管理處于“三不管”和“五無(wú)”的狀態(tài)，即“檔案部門(mén)不管、工商部門(mén)不管、企業(yè)主自己不管；無(wú)機(jī)構(gòu)、無(wú)人員、無(wú)庫(kù)房、無(wú)設(shè)備、無(wú)經(jīng)費(fèi)”這種類(lèi)型在小型企業(yè)中比較多見(jiàn)。

從我國(guó)民營(yíng)企業(yè)檔案管理出現(xiàn)的這兩種狀況中可以看出，以往很多業(yè)內(nèi)人士認(rèn)為我國(guó)民企檔案工作總體上處于一種無(wú)序的，混亂的狀態(tài)的看法是片面的，是認(rèn)識(shí)上的一處誤區(qū)。福建省晉江市和河南省開(kāi)封市這一南一北的情況頗具代表性。從調(diào)查分析中，我們可窺見(jiàn)我國(guó)民營(yíng)企業(yè)檔案工作的發(fā)展現(xiàn)狀。改革開(kāi)放以來(lái)，特別是中國(guó)加入世貿(mào)組織以來(lái)，我國(guó)的民營(yíng)企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，在國(guó)際市場(chǎng)的博奕中，已逐步成熟起來(lái)，企業(yè)主的檔案意識(shí)被不斷喚醒，特別是一些規(guī)模企業(yè)，明星企業(yè)的老總們，對(duì)檔案已有了比較深刻的認(rèn)識(shí)。福建鳳竹集團(tuán)公司年產(chǎn)值5億多元，利稅9400多萬(wàn)元，是全國(guó)同行業(yè)的明星企業(yè)，該公司陳澄清董事長(zhǎng)認(rèn)為檔案對(duì)企業(yè)的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，當(dāng)前市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)歸根到底是企業(yè)文化的競(jìng)爭(zhēng)，而檔案是企業(yè)文化的重要基礎(chǔ)，企業(yè)文化提升取決于企業(yè)檔案作用的充分發(fā)揮。所以，他除親自帶隊(duì)到晉江、泉州市檔案局爭(zhēng)取業(yè)務(wù)上的支持外，并經(jīng)常過(guò)問(wèn)和解決檔案工作中存在的人、財(cái)、物問(wèn)題，公司早在1991年檔案管理就通過(guò)省級(jí)先進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)的驗(yàn)收，2001年通過(guò)了企業(yè)檔案目標(biāo)管理“國(guó)家二級(jí)”評(píng)審。目前，有2名專(zhuān)職檔案人員，并形成一個(gè)嚴(yán)密有序的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，有1個(gè)綜合檔案室和4個(gè)檔案分室，檔案在公司上市和經(jīng)營(yíng)管理中發(fā)揮了不可替代的重要作用。而鳳竹公司并非只是我國(guó)民營(yíng)檔案管理的一葉“諾亞方舟”。很多規(guī)模~,Ak的企業(yè)主已經(jīng)具有相當(dāng)?shù)臋n案意識(shí)，在實(shí)踐中認(rèn)識(shí)到檔案是企業(yè)極為重要的核心資源，并已經(jīng)開(kāi)展檔案管理工作，但沒(méi)能得到及時(shí)的指導(dǎo)。其水平有很大的局限性。忽視檔案工作的大多數(shù)為小型企業(yè)的企業(yè)主，對(duì)企業(yè)開(kāi)展檔案工作的心態(tài)復(fù)雜，認(rèn)為檔案室工作增加小企業(yè)的負(fù)擔(dān)，怕在外部人員的指導(dǎo)下泄露商業(yè)秘密，影響生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的正常開(kāi)展。在認(rèn)識(shí)上把建檔工作與企業(yè)利益對(duì)立起來(lái)，這其中與檔案部門(mén)的宣傳與服務(wù)的缺失不無(wú)關(guān)系。所以，客觀地、全面地認(rèn)識(shí)當(dāng)前民營(yíng)企業(yè)檔案工作的現(xiàn)狀、將有助于我們有針對(duì)性地推進(jìn)民營(yíng)企業(yè)檔案工作的全面、健康發(fā)展。

2推進(jìn)民營(yíng)企業(yè)檔案工作全面發(fā)展的對(duì)策

2.1開(kāi)展心理引導(dǎo)，激發(fā)建檔熱情。從以上分析中我們不難看出，企業(yè)主的檔案意識(shí)是決定民營(yíng)企業(yè)檔案工作能否開(kāi)展的關(guān)鍵所在。所以，要樹(shù)立企業(yè)的檔案觀，必須進(jìn)行積極的心理引導(dǎo)。一是管理意識(shí)引導(dǎo)。大量事實(shí)說(shuō)明，我國(guó)民營(yíng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的最大制約因素是沒(méi)有很好的管理。民營(yíng)經(jīng)濟(jì)要想在“二次創(chuàng)業(yè)”中得到發(fā)展，就必須盡快實(shí)現(xiàn)從無(wú)管理的經(jīng)營(yíng)向現(xiàn)代化管理的經(jīng)營(yíng)方式的轉(zhuǎn)變。對(duì)此，企業(yè)主應(yīng)該有清醒的認(rèn)識(shí)，新形勢(shì)下民營(yíng)經(jīng)濟(jì)只有加強(qiáng)管理，企業(yè)才能在殘酷的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立足。民營(yíng)企業(yè)的檔案意識(shí)也只有植根于宏觀管理觀念的土壤，才可能生長(zhǎng)發(fā)育。因?yàn)闄n案管理本身是企業(yè)管理的重要一環(huán)，而檔案又為企業(yè)的各項(xiàng)管理提供了必不可少的重要基礎(chǔ)。忽視檔案工作，民營(yíng)經(jīng)濟(jì)的管理便成了無(wú)本之木，所以，企業(yè)主還有什么理由可以忽視企業(yè)的檔案工作呢?二是逆向思維引導(dǎo)。我們很多時(shí)候無(wú)法正確估計(jì)出檔案到底為企業(yè)產(chǎn)生了多大的直接效益，但卻能從反面告訴企業(yè)主，滯后的檔案工作必定是制約民營(yíng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的“短板”。所謂“短板”是指決定整體效益的關(guān)鍵制約因素，沒(méi)有完善的檔案管理，民營(yíng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展就會(huì)留下致命的管理漏洞，滯后的檔案工作就會(huì)成為制約企業(yè)整體效益的關(guān)鍵性制約因素。民營(yíng)企業(yè)在決策上的特點(diǎn)使它在投入和自身建設(shè)中具有排他心理，因而檔案部門(mén)不能一味地急于去作正面的宣傳灌輸，有時(shí)可以從側(cè)面、甚至反面逆向思維的角度來(lái)激發(fā)民營(yíng)企業(yè)的建檔熱情。

篇2

第二條本規(guī)定所稱(chēng)的企業(yè)檔案，是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的文件材料。

第三條企業(yè)應(yīng)遵守《檔案法》，依法管理本企業(yè)檔案，明確管理檔案的部門(mén)或人員，提高職工檔案意識(shí)，確保檔案完整、準(zhǔn)確和安全。

第四條企業(yè)檔案工作接受檔案行政管理部門(mén)的監(jiān)督和指導(dǎo)。

中央管理的企業(yè)制定本企業(yè)檔案管理制度和辦法須報(bào)國(guó)家檔案局備案。

第五條企業(yè)負(fù)責(zé)檔案工作的部門(mén)依法履行下列職責(zé)：

（一）貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制訂本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度；

（二）統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作；

（三）指導(dǎo)本企業(yè)各部門(mén)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作；

（四）監(jiān)督、指導(dǎo)本企業(yè)所屬機(jī)構(gòu)（含境外機(jī)構(gòu)）的檔案工作。

第六條企業(yè)檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵紀(jì)守法，具有相應(yīng)的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力。

第七條企業(yè)各部門(mén)負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，并定期交本企業(yè)檔案部門(mén)集中管理。任何人不得拒絕歸檔。

第八條歸檔的文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。文件書(shū)寫(xiě)和載體材料應(yīng)能耐久保存。文件材料整理符合規(guī)范。歸檔的電子文件，應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。

第九條企業(yè)根據(jù)有關(guān)規(guī)定，確定檔案保管期限，劃定檔案密級(jí)。

第十條企業(yè)采取有效措施對(duì)檔案進(jìn)行安全保管，并切實(shí)加強(qiáng)對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理。

第十一條企業(yè)對(duì)保管期限已滿(mǎn)的檔案進(jìn)行鑒定。對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案登記造冊(cè)，按有關(guān)規(guī)定經(jīng)企業(yè)法定代表人批準(zhǔn)后進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)。

第十二條企業(yè)做好檔案統(tǒng)計(jì)工作。國(guó)有大中型企業(yè)應(yīng)按檔案行政管理部門(mén)的要求填寫(xiě)有關(guān)報(bào)表。企業(yè)認(rèn)真做好對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的檔案的登記工作。

第十三條企業(yè)檔案現(xiàn)代化應(yīng)與企業(yè)信息化建設(shè)同步發(fā)展，不斷提高檔案管理水平。

第十四條企業(yè)檔案部門(mén)應(yīng)積極做好檔案的提供利用工作，努力開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)提供及時(shí)、有效的服務(wù)。

第十五條企業(yè)必須為政府有關(guān)部門(mén)、司法部門(mén)依法執(zhí)行公務(wù)提供真實(shí)、準(zhǔn)確的檔案。

第十六條企業(yè)提供利用、公布檔案，不得損害國(guó)家、社會(huì)和其他組織的利益，不得侵犯他人的合法權(quán)益。

第十七條國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)發(fā)生變動(dòng)，應(yīng)按《國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置暫行辦法》做好檔案的處置工作。

國(guó)有企業(yè)破產(chǎn)，破產(chǎn)清算組應(yīng)妥善處置破產(chǎn)企業(yè)檔案；國(guó)有企業(yè)分立，檔案處置工作由分立后的企業(yè)協(xié)商辦理。

第十八條企業(yè)對(duì)在企業(yè)檔案工作中做出突出貢獻(xiàn)的人員給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。

第十九條企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任追究制度，對(duì)不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的，或?qū)n案進(jìn)行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷(xiāo)毀而造成檔案丟失或損壞的直接責(zé)任者，依法進(jìn)行處理。

篇3

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；檔案管理；科學(xué)化

中圖分類(lèi)號(hào)：T49

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1672-3198（2012）04-0245-01

1檔案管理科學(xué)化的重要性

（1）檔案管理的科學(xué)化，是企業(yè)管理的中重要的一環(huán)。但在一些單位，容易忽視檔案管理的重要性，對(duì)檔案材料的管理雜亂無(wú)序，從而對(duì)企業(yè)管理決策產(chǎn)生不良的影響。如有的檔案僅保存在個(gè)人或各個(gè)部門(mén)，當(dāng)有人員調(diào)動(dòng)或離職，就容易造成檔案信息的斷裂；有的檔案管理不規(guī)范，檔案信息沒(méi)有及時(shí)更新，甚至對(duì)機(jī)密檔案沒(méi)有嚴(yán)格的管理措施，造成信息泄密和信息流失。

（2）檔案管理是企業(yè)核心資源的管理，完善的檔案管理，反映出一個(gè)企業(yè)科學(xué)管理的水平，是企業(yè)核心資源可追溯的重要保證，也是企業(yè)重要決策來(lái)原的主要依據(jù)?？梢哉f(shuō)，檔案管理就是對(duì)企業(yè)重要信息的科學(xué)管理。

（3）檔案管理是企業(yè)歷史信息的管理，檔案管理做為企業(yè)的一項(xiàng)基本工作，是對(duì)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、技術(shù)等信息的真實(shí)記錄，也是企業(yè)發(fā)展歷史的積淀，是企業(yè)文化的延伸。做為一項(xiàng)基本工作，建立一套適合本企業(yè)業(yè)務(wù)特點(diǎn)、體現(xiàn)公司規(guī)范化的檔案管理體系，也是企業(yè)信息化的管理的前提。

2檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（1）對(duì)檔案管理工作重視不夠。雖然在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，檔案管理工作必不可少，但因其工作屬性的原因，相對(duì)其他部門(mén)而言還是屬于邊緣部門(mén)，企業(yè)資金和人事安排都不盡完善，有的檔案管理人員是兼職，有的檔案管理人員工作崗位變動(dòng)頻繁，這些都容易造成檔案管理出現(xiàn)漏洞，檔案資料丟失，機(jī)密檔案泄密等，無(wú)法給企業(yè)決策提供必要的信息資源。

（2）檔案管理模式落后。在企業(yè)檔案管理工作中，大多數(shù)管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的技能培訓(xùn)，只是依幫傳帶的傳統(tǒng)模式來(lái)學(xué)習(xí)檔案管理，加上檔案管理部門(mén)在企業(yè)各部門(mén)中發(fā)言權(quán)較少，有的部門(mén)不及時(shí)將檔案整理歸納，或者借閱檔案不細(xì)致登記，都極易造成檔案資料流失。

（3）檔案管理科學(xué)化水平較低。隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案文件的形式也發(fā)生較大的變化。在辦公自動(dòng)化的過(guò)程中，電子文檔、圖片、音像資料等成為檔案原始記錄資料也越來(lái)越多的出現(xiàn)。而因檔案管理人員計(jì)算機(jī)操作技能不足，極易造成電子檔案損壞、丟失、泄密、病毒感染等事件出現(xiàn)，如何運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行科學(xué)化檔案管理，提高檔案資料的完整性、安全性，對(duì)檔案管理工作者來(lái)講任重而道遠(yuǎn)。

3新時(shí)期檔案管理工作的對(duì)策

檔案管理工作要跟上時(shí)代的發(fā)展，就需要不斷提高管理人員的專(zhuān)業(yè)技能和素質(zhì)，通過(guò)科學(xué)的檔案管理機(jī)制，保障檔案管理完整性、連續(xù)性、完全性，從而為企業(yè)決策和發(fā)展提供必要的信息資源。新時(shí)期檔案管理工作可通過(guò)以下兩個(gè)方面做進(jìn)一步完善。

3.1外部環(huán)境

（1）加強(qiáng)對(duì)檔案工作法律法規(guī)的落實(shí)，建設(shè)檔案管理檢查和執(zhí)法隊(duì)伍，監(jiān)督和指導(dǎo)檔案管理工作的開(kāi)展。通過(guò)對(duì)設(shè)立諸如《檔案法》的宣傳月等手段，使人們認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，以此規(guī)范和促進(jìn)檔案工作的開(kāi)展。

（2）積極開(kāi)展工作交流。通過(guò)對(duì)檔案管理工作先進(jìn)單位的學(xué)習(xí)和交流，促進(jìn)和完善本單位檔案管理工作。通過(guò)定期舉辦地區(qū)檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)，將檔案工作出現(xiàn)的新問(wèn)題、難題，通過(guò)與同行的交流，找到科學(xué)的解決方案。

（3）加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)。檔案管理的行政部門(mén)，通過(guò)對(duì)企業(yè)檔案工作的檢查，發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問(wèn)題，有針對(duì)性的開(kāi)展技能培訓(xùn)和指導(dǎo)，從而提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力，使其更科學(xué)化、更規(guī)范化的做好檔案管理。

（4）借力檔案中介服務(wù)。在檔案管理中，企業(yè)為了節(jié)約管理成本，高效配置人力資源，可以將企業(yè)檔案管理工作委托給檔案中介進(jìn)行管理。而檔案中介服務(wù)，做為一個(gè)平臺(tái)，提供多樣化的托管、代管、寄存、整理等服務(wù)，通過(guò)檔案管理資源的優(yōu)化配置，提供安全的、科學(xué)的檔案管理，滿(mǎn)足企業(yè)檔案管理的需求。

3.2內(nèi)部建設(shè)

（1）提高檔案工作人員的責(zé)任意識(shí)。在檔案管理工作，明確檔案管理的重要性，牢固樹(shù)立效用理念，創(chuàng)造重視檔案工作的企業(yè)氛圍，方便檔案收集，積極解決檔案工作中遇到的難題，讓檔案工作人員積極整理、完善檔案資料。

（2）構(gòu)建科學(xué)化檔案管理體系。檔案管理工作，要滿(mǎn)足社會(huì)、企業(yè)發(fā)展的需要，需要建設(shè)立檔案管理可持續(xù)發(fā)展的科學(xué)管理體系，不搞形式，注重企業(yè)檔案資料收集的連續(xù)性、完整性、保密性、安全性，充分做好檔案資料的價(jià)值分析，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策提供幫助。檢查完善檔案工作中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，提高檔案管理和使用效率。

篇4

一、企業(yè)檔案和企業(yè)文化的關(guān)系

企業(yè)檔案和企業(yè)文化在某種層面上具有基本相同的作用，即對(duì)于企業(yè)的生存與發(fā)展起著后盾和保障作用。企業(yè)檔案以其具體的物質(zhì)形態(tài)而存在，企業(yè)文化則以其外在的精神而昭示，二者之間有著一種內(nèi)存的必然聯(lián)系。

1.企業(yè)檔案中的文化因素

檔案的本質(zhì)屬性是它的原始記錄性，但其內(nèi)容的實(shí)質(zhì)則是它的文化性質(zhì)。檔案是人類(lèi)文化的記錄者，其中蘊(yùn)含著豐富的歷史文化知識(shí)，是人類(lèi)必需的文化營(yíng)養(yǎng)和精神財(cái)富，是人類(lèi)文明進(jìn)步的階梯。企業(yè)檔案作為檔案的一個(gè)門(mén)類(lèi)、一個(gè)分支，同樣具有這種文化性質(zhì)。管理也是一種文化，企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作內(nèi)容，同時(shí)也是一種管理文化。企業(yè)檔案的文化因素從十個(gè)基本大類(lèi)中可以反映出來(lái)：如黨群工作類(lèi)檔案中的一項(xiàng)重要內(nèi)容是思想政治工作和精神文明建設(shè)，是培育企業(yè)精神最基本的文化素材；經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)中的產(chǎn)品銷(xiāo)售檔案，近年來(lái)人們更加注重了它的文化內(nèi)涵，有的商家進(jìn)一步提出，我們銷(xiāo)售的不是產(chǎn)品，而是文化。企業(yè)的名牌產(chǎn)品必定是企業(yè)最珍貴的檔案內(nèi)容，而名牌產(chǎn)品則與文化有著不解之緣?！翱煽诳蓸?lè)”的美國(guó)文化，“勞斯萊斯”的貴族文化，“阿迪達(dá)斯”的運(yùn)動(dòng)文化等，都從某個(gè)側(cè)面體現(xiàn)了企業(yè)檔案的文化內(nèi)涵。

2.企業(yè)文化中的檔案依托

企業(yè)文化實(shí)踐告訴我們，企業(yè)文化作為支配一切管理活動(dòng)的靈魂，在現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)大潮中顯示著它獨(dú)具的文化管理魅力，這種文化管理正在形成企業(yè)檔案的新內(nèi)容——文化管理檔案。企業(yè)文化一詞的概念雖然興起于近年，但企業(yè)早已有文化內(nèi)容融入其中了。北京“老字號(hào)”的金字招牌具有很高的文化含量：善經(jīng)營(yíng)、重質(zhì)量、講信譽(yù)、重商德，經(jīng)過(guò)多年的文化積淀，已經(jīng)形成了獨(dú)具特色和魅力的文化精神財(cái)富。這些企業(yè)文化財(cái)富的傳播正是依托在企業(yè)檔案之中。一個(gè)優(yōu)秀的企業(yè)家，不僅要精通專(zhuān)業(yè)技術(shù)和企業(yè)管理，也要精通民族的優(yōu)秀傳統(tǒng)文化。企業(yè)文化是現(xiàn)代企業(yè)管理的重要組成部分，一個(gè)企業(yè)從它的創(chuàng)立之初就不斷地積累著企業(yè)檔案，企業(yè)的文化思想忠實(shí)可靠地記錄在企業(yè)的全部檔案之中，是企業(yè)產(chǎn)生與發(fā)展的歷史長(zhǎng)卷。在建設(shè)現(xiàn)代企業(yè)文化的過(guò)程中，我們不但要積累新的檔案資料，更要挖掘積淀在歷史檔案中的文化瑰寶。如“鞍鋼憲法”高度概括了計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制時(shí)期企業(yè)文化所追求的目標(biāo)，伴隨著這個(gè)時(shí)期的企業(yè)檔案，忠實(shí)地記錄了它的文化特色。建設(shè)現(xiàn)代企業(yè)文化，不是建筑空中樓閣，必然要對(duì)傳統(tǒng)企業(yè)文化有所揚(yáng)棄和批判繼承?？疾旒韧钠髽I(yè)文化，必須依托于記錄了企業(yè)文化的企業(yè)檔案。我國(guó)優(yōu)秀傳統(tǒng)文化中的“誠(chéng)信為本，義利兼顧”、“童叟無(wú)欺”、“和氣生財(cái)”等企業(yè)經(jīng)營(yíng)文化，早已成為日本等儒家文化圈的國(guó)家和地區(qū)所采納；“鞍鋼憲法”管理企業(yè)的文化思想更為歐美等國(guó)家所借鑒。當(dāng)前，企業(yè)在建設(shè)自己特有的企業(yè)文化過(guò)程中，必須反思?xì)v史上企業(yè)發(fā)展的經(jīng)營(yíng)之道。江西贛南卷煙廠正是在優(yōu)秀傳統(tǒng)企業(yè)文化的基礎(chǔ)上，精煉出“一絲一支、精益求精、品牌卓越、顧客滿(mǎn)意”的質(zhì)量方針和“生產(chǎn)圍著銷(xiāo)售轉(zhuǎn)，銷(xiāo)售圍著市場(chǎng)轉(zhuǎn)，一切圍著質(zhì)量轉(zhuǎn)”、“讓經(jīng)營(yíng)戶(hù)得利，讓消費(fèi)者得實(shí)惠”等現(xiàn)代企業(yè)特有的經(jīng)營(yíng)文化。

二、企業(yè)檔案在企業(yè)文化建設(shè)中的重要作用

1.企業(yè)檔案可作為企業(yè)文化建設(shè)的歷史借鑒和參考

企業(yè)檔案記述和反映了企業(yè)的技術(shù)資質(zhì)、科技成果、專(zhuān)利含量、工藝工法、管理水平、業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)、榮譽(yù)記載以及職工素質(zhì)、人才建設(shè)、文化建設(shè)、設(shè)備配置、技改歷程、財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)現(xiàn)狀等重要內(nèi)容，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中起著不可估量的作用?？傊?，企業(yè)檔案記述和反映了企業(yè)發(fā)展的歷史過(guò)程。企業(yè)文化建設(shè)必須立足于本企業(yè)的歷史和現(xiàn)狀，有企業(yè)自身的特色，不可能脫離本企業(yè)的歷史發(fā)展搞一種毫無(wú)本企業(yè)特色的“泛企業(yè)文化”。綜觀企業(yè)檔案，可以深刻理解本企業(yè)特點(diǎn)及歷史發(fā)展的規(guī)律。從整體而言，企業(yè)檔案對(duì)企業(yè)文化建設(shè)具有歷史價(jià)值。另一方面，企業(yè)文化建設(shè)也有一種連續(xù)性和繼承性。企業(yè)檔案同樣記載了企業(yè)文化建設(shè)的歷史發(fā)展，可為當(dāng)今企業(yè)文化建設(shè)提供經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，具有較大的歷史借鑒作用。

2.企業(yè)檔案是某些企業(yè)文化建設(shè)的直接依據(jù)

一部分企業(yè)文化建設(shè)并不直接依據(jù)企業(yè)檔案。如企業(yè)參與社會(huì)公益事業(yè)、進(jìn)行與企業(yè)產(chǎn)品無(wú)直接關(guān)系的文化活動(dòng)等。這些企業(yè)文化建設(shè)常常是企業(yè)根據(jù)社會(huì)、經(jīng)濟(jì)環(huán)境的不同而靈活采用的。但有一部分企業(yè)文化建設(shè)與企業(yè)檔案有著直接的密不可分的聯(lián)系。如反映企業(yè)發(fā)展精神的《企業(yè)發(fā)展史》，宣傳企業(yè)勞動(dòng)價(jià)值觀的《勞模事跡匯編》等，離開(kāi)企業(yè)檔案是無(wú)法編寫(xiě)的。企業(yè)檔案記載了企業(yè)發(fā)展的歷史，為企業(yè)文化建設(shè)提供各種歷史線索，可作為某些企業(yè)文化建設(shè)的直接依據(jù)。從這種意義上說(shuō)，企業(yè)檔案管理是企業(yè)文化基礎(chǔ)建設(shè)的重要內(nèi)容之一。

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關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案 檔案價(jià)值 開(kāi)發(fā)利用

一、企業(yè)檔案的形成

企業(yè)檔案是對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，所涉及的具有保存價(jià)值的相關(guān)記錄和信息。其中包括經(jīng)營(yíng)檔案、員工檔案、活動(dòng)檔案和財(cái)務(wù)檔案等。企業(yè)檔案的概念是由國(guó)家檔案局與國(guó)家經(jīng)委、國(guó)家計(jì)委于1987年聯(lián)合的《國(guó)營(yíng)企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》中提出的，企業(yè)檔案包含企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)信息，通過(guò)文字、圖像、影像等形式建檔保存，方便企業(yè)或者國(guó)家對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)歷史進(jìn)行查閱、參考。

二、企業(yè)檔案的特點(diǎn)

企業(yè)檔案的存在形式可以是紙張文件、影像資料、音像文件、電子文檔或者是具體實(shí)物等。其內(nèi)容包含了企業(yè)的榮譽(yù)、會(huì)議記錄、簽署合同、重大事件、會(huì)計(jì)檔案、員工檔案、行政檔案等。企業(yè)檔案能夠體現(xiàn)出企業(yè)歷史經(jīng)營(yíng)過(guò)程中某一階段的經(jīng)營(yíng)狀況、財(cái)務(wù)狀況、人員配置情況和重大決策等。企業(yè)檔案的特點(diǎn)有以下幾個(gè)方面：

1.信息來(lái)源

企業(yè)檔案信息的來(lái)源主要是通過(guò)企業(yè)經(jīng)營(yíng)中日積月累而形成的重要資料結(jié)合，企業(yè)建立檔案的真實(shí)目的就是為了記錄企業(yè)的發(fā)展歷程，在企業(yè)經(jīng)營(yíng)中發(fā)生的各種事件、各種會(huì)議記錄、各種決定、財(cái)務(wù)狀況等均保證內(nèi)容的真實(shí)性。

2.檔案內(nèi)容

企業(yè)檔案建立過(guò)程中對(duì)企業(yè)事件的經(jīng)過(guò)按照企業(yè)檔案立檔標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行建立，檔案標(biāo)準(zhǔn)中對(duì)于涉及到的時(shí)間、人物、事件名稱(chēng)、地點(diǎn)、數(shù)據(jù)等要素均有分類(lèi)記載，這對(duì)于日后的查閱起到了引導(dǎo)作用。

3.有效性

企業(yè)檔案的特點(diǎn)是具有有效的利用價(jià)值，對(duì)于一些檔案隨著時(shí)間的流逝，檔案應(yīng)用價(jià)值消失可對(duì)其進(jìn)行銷(xiāo)毀。如，合同、條約等。

4.完整程度

檔案是反應(yīng)企業(yè)歷史經(jīng)營(yíng)事件的重要參考，因此在檔案建設(shè)過(guò)程中就充分的對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)完整的描述，企業(yè)檔案的利用價(jià)值也得以全面發(fā)揮。

三、企業(yè)檔案挖掘與利用的問(wèn)題

1.企業(yè)檔案價(jià)值體現(xiàn)被動(dòng)，不突出

企業(yè)檔案室的存在是企業(yè)黨政服務(wù)體制下的產(chǎn)物，建立初期的主要目的是對(duì)企業(yè)的政治資料、機(jī)要密件等進(jìn)行妥善保管。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)檔案室的職能并沒(méi)有隨著企業(yè)的發(fā)展發(fā)生變化，檔案室管理內(nèi)容上沒(méi)有融入企業(yè)現(xiàn)代的管理經(jīng)驗(yàn)，檔案室過(guò)于形式化，利用價(jià)值低。在企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門(mén)都發(fā)生重大改變的同時(shí)，檔案室依舊沒(méi)有發(fā)生變化，有些企業(yè)的檔案室因無(wú)人問(wèn)津變得落敗。企業(yè)檔案信息服務(wù)也不突出，一些企業(yè)的檔案室專(zhuān)門(mén)保存的珍貴的檔案記錄，而僅僅在于保存，而不被利用。檔案室信息加工能力薄弱，逐漸將被企業(yè)淘汰。

2.企業(yè)檔案利用意識(shí)淡薄

企業(yè)管理者對(duì)于企業(yè)檔案室的認(rèn)識(shí)只停留在保存企業(yè)重要檔案資料的地方，但是對(duì)于企業(yè)檔案的利用沒(méi)有形成強(qiáng)烈的意識(shí)。這使得企業(yè)檔案如同企業(yè)歷史翻過(guò)不再提起，企業(yè)管理者卻忘記了溫故而知新的成語(yǔ)。企業(yè)經(jīng)營(yíng)在遇到困難和問(wèn)題的時(shí)候，企業(yè)經(jīng)營(yíng)者往往去參考國(guó)內(nèi)外的資料，而忘記了自身企業(yè)的歷史檔案，由于企業(yè)間的具體差異，導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)營(yíng)者判斷錯(cuò)誤給企業(yè)造成較大的損失，如果企業(yè)管理者能夠意識(shí)到企業(yè)檔案的重要性，根據(jù)企業(yè)發(fā)展中問(wèn)題形成的原因加以分析解決，那么解決問(wèn)題的據(jù)結(jié)果往往會(huì)更好。

3.檔案資料價(jià)值低

企業(yè)檔案資料價(jià)值低主要是因?yàn)槠髽I(yè)對(duì)檔案的重視度不高。企業(yè)檔案資料的內(nèi)容只注重記錄企業(yè)的政治活動(dòng)內(nèi)容，而忽略了企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)過(guò)程的內(nèi)容；檔案資料內(nèi)容反應(yīng)企業(yè)行政事務(wù)的內(nèi)容往往多于反應(yīng)企業(yè)技術(shù)革新與專(zhuān)業(yè)研究的內(nèi)容；檔案資料內(nèi)容表現(xiàn)企業(yè)方針政策的內(nèi)容大于反應(yīng)企業(yè)自身特色的內(nèi)容。這使得企業(yè)檔案資料利用價(jià)值低。

四、企業(yè)檔案利用價(jià)值的實(shí)現(xiàn)

1.配合企業(yè)發(fā)展主動(dòng)提供有參考

在新的經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，企業(yè)檔案的利用要突出其建設(shè)性、技術(shù)性、特色性、信息性的特點(diǎn)，關(guān)注企業(yè)發(fā)展動(dòng)態(tài)，積極主動(dòng)引用企業(yè)歷史檔案內(nèi)容，具有針對(duì)性的提供信息服務(wù)，提高企業(yè)檔案利用價(jià)值。

2.提高企業(yè)檔案利用在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中的作用

目前，企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理中沒(méi)有形成參考企業(yè)檔案資料的意識(shí)，一些企業(yè)雖然建立了檔案室但是檔案利用率非常低。因此，要提高企業(yè)對(duì)檔案的利用意識(shí)，完善企業(yè)檔案信息內(nèi)容，用檔案資料作為參考解決企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中存在的問(wèn)題。

3.完善檔案管理工作，體現(xiàn)檔案價(jià)值

檔案管理工作的完善對(duì)于企業(yè)檔案利用的實(shí)現(xiàn)具有非正常重要的意義。以現(xiàn)代化技術(shù)為基礎(chǔ)，建立高效的檔案利用管理體系，對(duì)檔案資料分類(lèi)歸檔，妥善保存，建立檔案快速檢索服務(wù)，針對(duì)檔案性質(zhì)、檔案名稱(chēng)、檔案歸類(lèi)時(shí)間等進(jìn)行資料梳理，為使用者提供快速查找?guī)椭?/p>

五、結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展進(jìn)程中重要的參考，因此，企業(yè)檔案的建設(shè)與管理是每個(gè)企業(yè)都應(yīng)加以重視的方面，企業(yè)檔案對(duì)于企業(yè)的發(fā)展即具有引導(dǎo)左右，又具有警示作用，企業(yè)檔案就是企業(yè)的歷史通鑒，企業(yè)檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)要遵循時(shí)代的發(fā)展，只有識(shí)古方能訪今，重視過(guò)去才能展望未來(lái)。

參考文獻(xiàn)：

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關(guān)鍵詞：存在問(wèn)題；管理創(chuàng)新；對(duì)策

中圖分類(lèi)號(hào): C29文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

1 引言

隨著辦公自動(dòng)化、社會(huì)信息化檔案管理模式的深入發(fā)展，檔案在企業(yè)的管理和發(fā)展過(guò)程中起著越來(lái)越重要的作用。企業(yè)的不斷改革和發(fā)展，檔案在標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化的綜合建檔過(guò)程中，由單純的存放走向應(yīng)用，使之更好地為企業(yè)管理服務(wù)。

2 管理檔案存在的問(wèn)題

（1）企業(yè)檔案工作缺乏長(zhǎng)期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則

企業(yè)檔案工作在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視下進(jìn)行了檔案的達(dá)標(biāo)升級(jí)工作。但達(dá)標(biāo)工作作為一項(xiàng)考核，一次考試在進(jìn)行，整個(gè)過(guò)程加班加點(diǎn)，在短時(shí)間內(nèi)取得了一定的效果，但達(dá)標(biāo)以后，就出現(xiàn)后力不足，沒(méi)有長(zhǎng)期性和連續(xù)性，再由于部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案在企業(yè)中的重要作用的認(rèn)識(shí)不足，對(duì)檔案綜合管理不夠重視，甚至有部分領(lǐng)導(dǎo)還認(rèn)為檔案室就是資料室，檔案室在某些人眼中成了廢紙倉(cāng)庫(kù)，造成了檔案工作有領(lǐng)導(dǎo)、無(wú)計(jì)劃；有任務(wù)、無(wú)落實(shí)；有形式、無(wú)效果。檔案工作缺乏應(yīng)有的長(zhǎng)期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。[1]

（2）檔案工作缺乏制度化的管理

當(dāng)前企業(yè)檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：一是檔案收集不規(guī)范。在收集過(guò)程中，制度形同虛設(shè)，想交就交，不想交就不交，特別是工程技術(shù)檔案，檔案收集考核不明確；二是檔案整理不規(guī)范。企業(yè)近幾年發(fā)展較快，新檔案人員不斷進(jìn)入、更換，檔案人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷歸檔過(guò)程中，存在著分類(lèi)不準(zhǔn)確，卷內(nèi)文件與目錄順序不符，卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。此外，在立卷時(shí)間上，有時(shí)會(huì)累積起來(lái)一次立卷，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用；三是檔案綜合管理力度不夠。由于現(xiàn)在綜合檔案管理室都規(guī)辦公室管理，在進(jìn)行這項(xiàng)工作時(shí)，須向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，但主管領(lǐng)導(dǎo)一般都是兼任，本身的各項(xiàng)工作時(shí)間都較緊張，檔案人員要想向領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)明一項(xiàng)工作較難，各項(xiàng)工作開(kāi)展起來(lái)也較為困難，現(xiàn)在某些部門(mén)自設(shè)資料庫(kù)，給檔案的綜合管理也造成困難。四是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對(duì)檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒(méi)有按期歸還。

（3）缺乏運(yùn)用辦公自動(dòng)化對(duì)檔案管理方法進(jìn)行更新改造

目前，一般檔案管理都是采用一臺(tái)微機(jī)一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠(yuǎn)遠(yuǎn)適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來(lái)消極后果，主要是落后的檔案管理技術(shù)跟不上日益增長(zhǎng)的檔案利用需求。造成檔案技術(shù)落后的主要原因有兩點(diǎn)：一是部分領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)檔案工作重要性的足夠認(rèn)識(shí)，財(cái)力投入少；二是一些單位雖然購(gòu)買(mǎi)了不少先進(jìn)的檔案管理設(shè)備.但由于檔案管理人員操作不熟練，導(dǎo)致先進(jìn)設(shè)備沒(méi)有起到先進(jìn)作用。三是，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，雖有微機(jī)和檔案網(wǎng)絡(luò)，但檔案并沒(méi)有錄入電腦，還按手工在進(jìn)行工作。

3 企業(yè)檔案管理原則

（1）統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理

企業(yè)內(nèi)部的檔案機(jī)構(gòu)要對(duì)本企業(yè)的檔案工作實(shí)行歸口管理和統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，建立統(tǒng)一的企業(yè)檔案管理制度，對(duì)企業(yè)的全部檔案實(shí)施綜合管理。

（2）維護(hù)企業(yè)檔案的完整與安全

維護(hù)檔案的完整，從數(shù)量上說(shuō)，要保證企業(yè)檔案在內(nèi)容上齊全配套；從質(zhì)量上說(shuō)，要保持企業(yè)檔案的系統(tǒng)性和內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系，在范圍上應(yīng)涵蓋企業(yè)全部生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和各項(xiàng)工作活動(dòng)所產(chǎn)生的各種門(mén)類(lèi)、各種形式的檔案文書(shū)、圖表、聲像等原始記錄材料，嚴(yán)防對(duì)檔案人為地加以割裂和零亂堆砌。維護(hù)企業(yè)檔案的完整和安全，對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行很好的管理和保護(hù)，要加強(qiáng)保密工作，嚴(yán)防企業(yè)檔案的丟失和失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生，嚴(yán)守企業(yè)檔案中所含的事項(xiàng)，保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。

（3）便于企業(yè)和社會(huì)對(duì)企業(yè)檔案的有效利用

企業(yè)檔案的利用，既是企業(yè)檔案工作的基本出發(fā)點(diǎn)，又是企業(yè)檔案工作的最終目的。企業(yè)檔案管理工作之所以能夠延續(xù)下來(lái)并得到不斷發(fā)展，就是因?yàn)樗鼘?duì)社會(huì)有一定的利用價(jià)值。企業(yè)檔案的利用貫穿于企業(yè)檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和始終，并且是檢驗(yàn)檔案管理工作質(zhì)量的根本標(biāo)準(zhǔn)。 [2]

4 企業(yè)檔案管理創(chuàng)新

（1）要具備現(xiàn)代化的觀念

計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，已經(jīng)和正在檔案管理工作中產(chǎn)生劃時(shí)代的巨大影響。隨著企業(yè)辦公自動(dòng)化進(jìn)程的加快，大量機(jī)讀檔案錄音、錄像、照片等新型電子文檔的形成已納入檔案管理。要解決一個(gè)觀念問(wèn)題，就是我們檔案的現(xiàn)代化建設(shè)不是簡(jiǎn)單地用計(jì)算機(jī)代替手工勞動(dòng)，也不是把傳統(tǒng)的管理方式搬到網(wǎng)絡(luò)管理上來(lái)，而是要借助現(xiàn)代信息技術(shù)，引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，對(duì)檔案管理中不適應(yīng)的一些做法進(jìn)行改革。盡快樹(shù)立起現(xiàn)代化的觀念是每一個(gè)檔案工作者緊迫的必修課，是檔案管理步入現(xiàn)代化的第一步。

（2）要有先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)

目前，就大多數(shù)檔案館特別是基層檔案館來(lái)說(shuō)，先進(jìn)設(shè)備不可能引進(jìn)。因此，我們一方面要不失時(shí)機(jī)地爭(zhēng)取相關(guān)部門(mén)的支持，力爭(zhēng)改變我們的設(shè)備條件，為現(xiàn)代化打下基礎(chǔ)，同時(shí)也應(yīng)不失時(shí)機(jī)地培養(yǎng)人才，使現(xiàn)有的設(shè)備盡可能地與自己的館藏實(shí)際相結(jié)合，在檔案管理和提供使用中發(fā)揮作用。這方面的重要任務(wù)，一是充分利用現(xiàn)有設(shè)備，使之充分發(fā)揮效用，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，培養(yǎng)人才；二是在整理、編目等基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化上多下功夫，為進(jìn)一步引進(jìn)設(shè)備創(chuàng)造條件；三是對(duì)電子文件歸檔工作著眼點(diǎn)要高，立足點(diǎn)要實(shí)，在規(guī)劃電子文件歸檔工作時(shí)應(yīng)從本單位的實(shí)際情況出發(fā)，在保管條件、翻拍復(fù)印、裝訂等方面的現(xiàn)代化需要新的知識(shí)和新的技術(shù)手段?，F(xiàn)有的檔案管理人員如果不能適應(yīng)工作的需要，要通過(guò)組織培訓(xùn)及業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)等，盡快掌握信息管理自動(dòng)化的基本知識(shí)和技能?？傊?，在購(gòu)買(mǎi)和采用現(xiàn)代化設(shè)備上，必須以相關(guān)人才的調(diào)入和培養(yǎng)為前提，因?yàn)闆](méi)有懂技術(shù)的相關(guān)人才，設(shè)備不可能充分發(fā)揮作用。另外，購(gòu)買(mǎi)和引進(jìn)設(shè)行備一定要考慮到本單位的實(shí)際，重點(diǎn)搞好基礎(chǔ)工作，只有基礎(chǔ)工作先行，現(xiàn)代化設(shè)備才能真正充分發(fā)揮作用。

信息化時(shí)代帶給了我們太多的機(jī)遇。文件與檔案工作者必須主動(dòng)掌握時(shí)代的節(jié)拍，在文件與檔案管理實(shí)踐活動(dòng)中，積極探索新的管理方法，升華管理理念，擺脫困惑，使文件檔案工作與企業(yè)的發(fā)展和創(chuàng)新保持同步，使個(gè)人的努力與企業(yè)提供的資源形成合力，不斷提升檔案管理工作的科技含量，尋找新的創(chuàng)業(yè)之路。[3]

5 檔案管理對(duì)策

（1）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)

建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。同時(shí)，按照檔案達(dá)標(biāo)的要求，制定和完善檔案管理的整體規(guī)劃，使企業(yè)檔案工作順利進(jìn)行。

（2）加大對(duì)硬件設(shè)施的投入，進(jìn)一步夯實(shí)檔案工作基礎(chǔ)

按照檔案管理規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，配置足夠面積的檔案室?guī)旆?、閱檔室、辦公室、微機(jī)室、檔案柜或檔案密集架、電腦、空調(diào)、去濕機(jī)、滅火器、溫濕度計(jì)等硬件設(shè)施。搞好通風(fēng)、采光、防蟲(chóng)、防潮等配套保護(hù)措施。

（3）提高檔案管理人員管理水平

加強(qiáng)對(duì)管理人員政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓(xùn)，提高管理人的政策水平和專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平，培養(yǎng)具有“創(chuàng)造型、復(fù)合型、協(xié)作型”的多素質(zhì)人才。

6 結(jié)束語(yǔ)

檔案管理工作是與單位事業(yè)同生存、共發(fā)展的不可缺少的管理內(nèi)容，是專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作。做好檔案工作就是對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的推進(jìn)，是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)。我們要與時(shí)俱進(jìn)、開(kāi)拓創(chuàng)新、不斷探究，將檔案工作廣泛、深入、健康、持久地開(kāi)展下去。

參考文獻(xiàn)

[1] 姜淑芬.文書(shū)工作與檔案管理[專(zhuān)著]，吉林大學(xué)出版社,2011

篇7

一、檔案信息服務(wù)在企業(yè)發(fā)展中的作用

1.為企業(yè)發(fā)展決策和制定企業(yè)發(fā)展計(jì)劃提供參考依據(jù)企業(yè)檔案中記載著企業(yè)自身以及企業(yè)各職能部門(mén)行使職能的法律依據(jù)、處理事務(wù)的結(jié)果、重要的事實(shí)和大量的工作經(jīng)驗(yàn)等，同時(shí)也記錄著企業(yè)各個(gè)階段發(fā)展的各種重要資料。企業(yè)需要借助這些檔案去制定政策，對(duì)企業(yè)進(jìn)行宏觀管理。通過(guò)對(duì)大量檔案的利用和分析，有助于企業(yè)對(duì)現(xiàn)實(shí)工作和未來(lái)發(fā)展做出準(zhǔn)確的判斷，實(shí)現(xiàn)對(duì)人、財(cái)、物、信息等資源的有效管理，更好地優(yōu)化資源配置。

2.業(yè)務(wù)促進(jìn)作用所謂業(yè)務(wù)促進(jìn)作用是指企業(yè)檔案在科研、生產(chǎn)等業(yè)務(wù)活動(dòng)中所發(fā)揮的作用。企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等各種活動(dòng)都是一個(gè)連續(xù)的過(guò)程，是以部分地繼承前人的成果、經(jīng)驗(yàn)為條件的。企業(yè)檔案中蘊(yùn)藏著各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的寶貴經(jīng)驗(yàn)，記錄著各種技術(shù)攻關(guān)的方法，記載著企業(yè)在生產(chǎn)活動(dòng)過(guò)程中積累的各種技術(shù)和工藝上的突出成就，是企業(yè)的寶貴財(cái)富，能為今后企業(yè)的技術(shù)創(chuàng)新和科研突破提供參考。中交第二航務(wù)工程局(簡(jiǎn)稱(chēng)中交二航局)在幾十年的發(fā)展中積累了眾多的技術(shù)成果和生產(chǎn)工藝，每一次的技術(shù)革新和科技進(jìn)步都離不開(kāi)企業(yè)檔案為之提供的相關(guān)有效的信息服務(wù)。

3.為解決法律糾紛提供重要憑證這是指企業(yè)檔案在解決爭(zhēng)端、處理各種案件活動(dòng)中所發(fā)揮的證據(jù)作用。企業(yè)在生存與發(fā)展過(guò)程中不可避免地面臨著各種各樣由于協(xié)作或競(jìng)爭(zhēng)而產(chǎn)生的矛盾和糾紛，企業(yè)檔案如經(jīng)營(yíng)合同檔案、技術(shù)合同檔案、專(zhuān)利檔案等等為解決各類(lèi)糾紛提供了可靠的證據(jù)，企業(yè)檔案的法律證據(jù)性是任何一個(gè)國(guó)家的法律均予以認(rèn)可的。中交二航局的合同部在處理訴訟糾紛的時(shí)候，也常常需要借用與案件相關(guān)的檔案材料作為法律憑證，因此檔案在解決企業(yè)各類(lèi)法律糾紛過(guò)程中起著重要的作用。

4.企業(yè)發(fā)展和宣傳企業(yè)文化的重要素材企業(yè)檔案是企業(yè)所創(chuàng)造的寶貴的精神文化財(cái)富，它記錄著企業(yè)昨天的艱辛、今天的輝煌以及明天的希望，企業(yè)檔案本身就蘊(yùn)涵著一種企業(yè)文化，是企業(yè)文化的重要組成部分。同時(shí)，企業(yè)檔案是企業(yè)文化建設(shè)的基礎(chǔ)和重要依據(jù)，為企業(yè)文化的發(fā)展提供重要的參考和借鑒。在企業(yè)文化建設(shè)過(guò)程中總是希望從檔案信息中提取一定的精華，或者舉辦各種形式的企業(yè)檔案展覽，比如展示企業(yè)的老照片等等，以此教育和感染員工，提升員工的榮譽(yù)感和團(tuán)隊(duì)意識(shí)。因此，企業(yè)檔案在企業(yè)文化宣傳方面具有重要作用。

二、我國(guó)企業(yè)檔案信息化和信息服務(wù)的現(xiàn)狀與存在的問(wèn)題

近幾年，我國(guó)各大國(guó)企充分認(rèn)識(shí)到了檔案信息化的重要性，不斷提高檔案信息化水平，經(jīng)過(guò)努力，我國(guó)大型企業(yè)的檔案信息化水平有了明顯提高。但從總體上看，仍然存在諸多問(wèn)題。

1.檔案信息化水平較低，檔案信息服務(wù)停留在初級(jí)階段網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)改變著人們的生活方式、工作方式，極大地引導(dǎo)著信息需求。信息利用者利用網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)獲取信息資源，成為今后信息服務(wù)的一種重要方式，這對(duì)檔案信息的管理和服務(wù)水平也提出了更高的要求。但目前來(lái)看，檔案信息技術(shù)現(xiàn)狀相對(duì)落后，很多企業(yè)還沒(méi)有實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，大部分企業(yè)的檔案信息化工作也僅僅停留在檔案信息輸入和查詢(xún)階段，利用者無(wú)法從網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)獲取需要的信息。此外，相當(dāng)多的檔案部門(mén)可用于進(jìn)行信息處理與傳輸?shù)募夹g(shù)裝備條件還很差，用于支撐檔案信息網(wǎng)上全文查詢(xún)的平臺(tái)技術(shù)也很少能實(shí)現(xiàn)，這一切構(gòu)成了檔案信息化的直接障礙。

2.檔案信息化程度參差不齊，信息共享不充分例如，中交二航局是一個(gè)國(guó)有大型施工企業(yè)，旗下有二十多家分子公司，公司較早就開(kāi)始實(shí)施檔案信息化管理，并建立了統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。但在實(shí)際工作中，各單位檔案管理相對(duì)獨(dú)立，業(yè)務(wù)往來(lái)較少，加上很多分子公司檔案信息化建設(shè)落后，使得檔案信息不能充分共享、充分利用。我國(guó)許多大型企業(yè)集團(tuán)都存在這樣的問(wèn)題，總部檔案管理信息化水平較高，而分子公司相對(duì)落后，各單位之間缺乏協(xié)調(diào)與交流，使整個(gè)企業(yè)的檔案信息服務(wù)水平差距較大。

3.信息資源基礎(chǔ)薄弱，信息服務(wù)效率低有的企業(yè)缺乏專(zhuān)門(mén)的檔案信息資源管理機(jī)構(gòu)，管理隊(duì)伍配備不齊全，信息采集單一，檔案信息編研能力差。多數(shù)企業(yè)檔案信息的開(kāi)發(fā)還停留在簡(jiǎn)單介紹、匯編、保管、查閱等階段，有的企業(yè)檔案部門(mén)很少進(jìn)行檔案編研、檢索和信息開(kāi)發(fā)等工作，綜合性和專(zhuān)題性的檔案編研材料微乎其微。檔案部門(mén)服務(wù)方式跟不上時(shí)代的發(fā)展，檔案上網(wǎng)質(zhì)量不高，信息的二次利用差，資源開(kāi)發(fā)不夠，這一切導(dǎo)致在提供檔案信息服務(wù)時(shí)，信息內(nèi)容不全面，傳輸渠道不暢通，信息加工處理不當(dāng)?shù)葐?wèn)題。企業(yè)檔案管理人員必須擔(dān)負(fù)起信息時(shí)代賦予的使命，與時(shí)俱進(jìn)、廣學(xué)博采，接納多方面信息，提高網(wǎng)絡(luò)利用和檔案資源開(kāi)發(fā)運(yùn)用技能。

4.檔案管理人員的素質(zhì)無(wú)法跟上信息化發(fā)展的步伐科學(xué)技術(shù)的發(fā)展大大加快了檔案工作現(xiàn)代化的進(jìn)程，從而對(duì)管理者的知識(shí)結(jié)構(gòu)和能力提出了全新的要求。隨著計(jì)算機(jī)硬件、軟件技術(shù)的成熟和普及，數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化工作的完善以及辦公自動(dòng)化在機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位的廣泛應(yīng)用，新載體形式的公文將大幅增加，機(jī)讀型、縮微型、視聽(tīng)型檔案將大量涌現(xiàn)。這些變化將深刻地影響著檔案工作隊(duì)伍結(jié)構(gòu)及檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變化，信息技術(shù)知識(shí)將成為每一個(gè)檔案人員知識(shí)構(gòu)成的必備要素。而我國(guó)大型企業(yè)的檔案管理人員大多年齡偏大，他們已經(jīng)習(xí)慣于傳統(tǒng)的檔案管理方式，不善于運(yùn)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，同時(shí)很多企業(yè)只設(shè)有兼職檔案人員，他們?nèi)狈n案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，很難勝任當(dāng)今信息時(shí)代的檔案管理工作。

三、加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高檔案信息服務(wù)水平的對(duì)策和途徑

1.加快軟硬件建設(shè)，開(kāi)發(fā)現(xiàn)有信息資源信息時(shí)代，信息技術(shù)日新月異，硬件資源每隔一段時(shí)間就會(huì)升級(jí)換代。沒(méi)有這些工具的支持，或者說(shuō)有了相應(yīng)的技術(shù)支持和硬件支持，卻沒(méi)有有效地加以把握和運(yùn)用，企業(yè)檔案工作就難以走上信息高速公路。隨著企業(yè)檔案信息數(shù)量的劇增，人們?cè)絹?lái)越需要采用先進(jìn)的信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息資源的全方位、多層次、多功能的現(xiàn)代化開(kāi)發(fā)。所以，計(jì)算機(jī)技術(shù)及其配套技術(shù)、設(shè)施必須跟上，以滿(mǎn)足信息化的基本要求。要繼承和發(fā)揚(yáng)原有的檔案信息開(kāi)發(fā)思想和方法，對(duì)現(xiàn)有的檔案信息進(jìn)行全面開(kāi)發(fā)，如分類(lèi)檢索拷貝、按類(lèi)儲(chǔ)存、網(wǎng)絡(luò)傳遞等，通過(guò)各種先進(jìn)手段為企業(yè)提供良好的檔案信息服務(wù)。

2.準(zhǔn)確定位，將檔案信息化納入企業(yè)信息化發(fā)展戰(zhàn)略在企業(yè)信息化過(guò)程中，企業(yè)需要高質(zhì)量、高集成的檔案信息以及科學(xué)有效的檔案信息管理。企業(yè)檔案信息化的最終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有序組織和開(kāi)發(fā)利用，從而促使企業(yè)信息化建設(shè)邁上一個(gè)新臺(tái)階，使企業(yè)具有更強(qiáng)勁的實(shí)力生存于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)之中。因此，各大型企業(yè)應(yīng)把檔案信息化納入企業(yè)信息化發(fā)展戰(zhàn)略。中交二航局領(lǐng)導(dǎo)高度重視企業(yè)信息化建設(shè)，緊緊圍繞企業(yè)發(fā)展總體戰(zhàn)略和主營(yíng)業(yè)務(wù)，制定公司信息化總體規(guī)劃，確立信息化在企業(yè)發(fā)展中的戰(zhàn)略地位。在制定信息化發(fā)展過(guò)程中，把檔案信息化管理納入企業(yè)信息化總體規(guī)劃。檔案管理信息化是一項(xiàng)長(zhǎng)期的、綜合的系統(tǒng)工程，在制定企業(yè)檔案管理信息化規(guī)劃時(shí)，要從實(shí)際出發(fā)，既要全面系統(tǒng)又要有所側(cè)重，在充分運(yùn)用先進(jìn)信息技術(shù)的同時(shí)，檔案管理要做到分類(lèi)科學(xué)、排列有序、利用方便、信息共享，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理與企業(yè)整體信息化建設(shè)同步開(kāi)展、同步發(fā)揮作用。

3.建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，形成統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)對(duì)于大型企業(yè)集團(tuán)來(lái)說(shuō)，公司上下級(jí)之間、各個(gè)分子公司之間使用統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)軟件，建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)和統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理，是實(shí)現(xiàn)集團(tuán)檔案信息化的重要途徑，也是提供良好的檔案信息服務(wù)的保障。如果各公司的檔案管理系統(tǒng)不一致，數(shù)據(jù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，那就無(wú)法實(shí)現(xiàn)整個(gè)集團(tuán)公司檔案信息的共享，各公司之間也不能充分利用檔案信息資源。中交二航局在2011年上線了新的檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)由公司總部統(tǒng)一部署，從公司總部到分子公司再到各個(gè)項(xiàng)目部全部使用這套系統(tǒng)，從而形成了全公司統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)。同時(shí)，該系統(tǒng)由BS端和CS端兩部分組成，檔案人員通過(guò)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)操作功能處理檔案業(yè)務(wù)，員工可以通過(guò)網(wǎng)頁(yè)端來(lái)查閱、借閱、利用檔案信息資源。只要公司的檔案進(jìn)行了信息化處理，上傳到檔案管理系統(tǒng)中，公司的員工就能查詢(xún)、利用；同時(shí)該檔案管理系統(tǒng)與公司OA系統(tǒng)對(duì)接，可直接在線歸檔、處理公文。統(tǒng)一通用的檔案管理系統(tǒng)大大提高了檔案信息化水平和檔案信息服務(wù)的能力。

4.提供多樣化的服務(wù)方式在企業(yè)開(kāi)展信息化之前，企業(yè)檔案部門(mén)的服務(wù)受檔案管理場(chǎng)所的局限，利用者需到檔案室才能獲得服務(wù)，并且以手工操作方式為主。在信息化環(huán)境下，信息利用是開(kāi)放的，利用者可以在任何一個(gè)地點(diǎn)，通過(guò)計(jì)算機(jī)終端聯(lián)網(wǎng)的方式查找所需信息。傳統(tǒng)檔案室提供給讀者的是印刷型信息，要求利用者進(jìn)行順序、線性閱覽和檢索，而網(wǎng)絡(luò)則可以提供用戶(hù)非順序的、隨機(jī)的、網(wǎng)狀閱覽和檢索，即超文本閱覽，如WWW檢索等。中交二航局的“員工綜合管理系統(tǒng)”中有一個(gè)模塊就是檔案管理，在這個(gè)平臺(tái)上只要是單位員工以自己的賬號(hào)和密碼登錄就能查詢(xún)到所需的檔案信息，既方便又安全。此外，還可以提供網(wǎng)絡(luò)咨詢(xún)、建立企業(yè)數(shù)字檔案館等服務(wù)方式，以滿(mǎn)足企業(yè)對(duì)檔案信息的利用需求。

5.加強(qiáng)檔案編研工作，增強(qiáng)開(kāi)發(fā)利用企業(yè)檔案信息的主動(dòng)性一是編制好各類(lèi)檢索工具，這對(duì)提高調(diào)卷效率十分重要；二是開(kāi)展咨詢(xún)服務(wù)，及時(shí)做好記錄工作，以便日后利用，使企業(yè)檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作向縱深方向發(fā)展；三是深層次加工企業(yè)檔案信息，主動(dòng)有效提供檔案信息服務(wù)；四是注重收集反饋信息，避免檔案信息開(kāi)發(fā)的盲目性，增強(qiáng)檔案信息輸出的準(zhǔn)確性；五是積極主動(dòng)提供檔案信息服務(wù)，采取分發(fā)各類(lèi)檔案目錄，進(jìn)行電話調(diào)卷與咨詢(xún)，傳真查閱、開(kāi)架閱覽，編寫(xiě)和分發(fā)全宗指南等資料介紹庫(kù)藏檔案內(nèi)容與成分等方式，為企業(yè)的各項(xiàng)管理工作提供便利。企業(yè)檔案部門(mén)要在總結(jié)以往經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，根據(jù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的新要求和自身館藏特點(diǎn)編纂出實(shí)用有效的編研材料，為企業(yè)發(fā)展提供高效服務(wù)。

篇8

1 企業(yè)檔案利用工作的重要性

企業(yè)檔案部門(mén)不同于公共檔案館和專(zhuān)業(yè)檔案館，雖然一定程度上具有這些檔案館的某些共同特性，如存史功能等，但是作為企業(yè)檔案部門(mén)，其生存的根本動(dòng)力主要體現(xiàn)在它對(duì)整個(gè)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的基本保障力和積極推動(dòng)力。

1、為企業(yè)管理的決策提供可靠依據(jù)。在一切工作中，決策正確是其成功的根本保證，要做到這一點(diǎn)，必須掌握大量的科學(xué)依據(jù)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層可以通過(guò)檔案了解企業(yè)一系列重大事件，了解企業(yè)的歷史與現(xiàn)狀，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、吸取教訓(xùn)，遵循發(fā)展規(guī)律，揚(yáng)長(zhǎng)避短，掌握當(dāng)前企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的趨向，指定出符合市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)規(guī)律的企業(yè)發(fā)展政策與措施，使企業(yè)適應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展少走彎路。

2、是提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要保障。企業(yè)不同于其他組織的最大特點(diǎn)就是它是以追求利潤(rùn)為目標(biāo)的經(jīng)濟(jì)組織。企業(yè)檔案管理的存在和發(fā)展必須來(lái)自其內(nèi)在的、本質(zhì)的需要。從近兩年一些企業(yè)檔案利用效果抽樣數(shù)據(jù)來(lái)看，檔案部門(mén)主要圍繞企業(yè)的招標(biāo)、投標(biāo)、聯(lián)營(yíng)以及科技開(kāi)發(fā)、專(zhuān)利申請(qǐng)、成果轉(zhuǎn)讓、設(shè)施改造等外向型經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行企業(yè)檔案的挖掘和開(kāi)發(fā)利用。檔案信息在傳遞過(guò)程中所發(fā)揮出的資質(zhì)信譽(yù)作用、知識(shí)載體作用、化解危機(jī)作用、產(chǎn)品服務(wù)作用等事例顯著增多，從“質(zhì)”的層面上逐步揭示著檔案與企業(yè)科技要素、經(jīng)營(yíng)管理要素、生產(chǎn)要素直接結(jié)合的資本作用取向。由此可見(jiàn)，檔案利用作用的供需視點(diǎn)正在由傳統(tǒng)的輔助參與、史料借鑒方面向參與經(jīng)營(yíng)、價(jià)值交換方面轉(zhuǎn)變。

3、為企業(yè)文化建設(shè)服務(wù)。企業(yè)檔案不僅是一種信息資源，也是一種文化資源，是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中形成的管理思想、經(jīng)營(yíng)理念、行為規(guī)范和企業(yè)精神的綜合，是企業(yè)寶貴的無(wú)形資產(chǎn)，滲透于企業(yè)的各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中。企業(yè)檔案為企業(yè)文化建設(shè)提供了大量的歷史文獻(xiàn)，是企業(yè)文化建設(shè)的歷史借鑒和參考，對(duì)企業(yè)文化建設(shè)起著宣傳推廣和支撐作用。

4、為科學(xué)研究服務(wù)。由于種種原因，我國(guó)各級(jí)國(guó)家綜合檔案館保存的檔案絕大多數(shù)是黨政管理檔案。一些專(zhuān)業(yè)、專(zhuān)門(mén)檔案館保存了一些科技檔案和專(zhuān)門(mén)檔案，雖然這些館藏中不乏反映國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展的規(guī)劃、政策、法規(guī)等宏觀信息，但是反映我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的很多生動(dòng)的、豐富的微觀信息卻大量地、分散地保存在各類(lèi)企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)中。一些學(xué)者、新聞媒體或感興趣的公民對(duì)獲得反映經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的檔案抱有一定的期望。這種情況在國(guó)外也很常見(jiàn)。我們從維也納第15屆國(guó)際檔案大會(huì)國(guó)際檔案理事會(huì)企業(yè)與勞工檔案委員會(huì)提交的研究報(bào)告中可以看到類(lèi)似的需求。如德國(guó)一些地區(qū)設(shè)立了區(qū)域性經(jīng)濟(jì)檔案館，將本區(qū)域企業(yè)檔案集中在一起進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化方式管理，有效保存區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展的歷史，同時(shí)為利用這些檔案提供了便利。

2 目前企業(yè)檔案利用中存在的問(wèn)題

1、某些企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)不足、重視不夠。由于檔案意識(shí)較為薄弱，使得企業(yè)的檔案管理工作很多還依然停留在建檔、管檔、看家守?cái)偂⒛悴槲艺业妮^低水平，忽視了企業(yè)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用工作。一些企業(yè)在進(jìn)行經(jīng)營(yíng)管理重大決策時(shí)，決策層甚至沒(méi)有想到要去查一查文件、檔案，分析和研究過(guò)去企業(yè)在遇到類(lèi)似問(wèn)題時(shí)是怎樣決策和處理的。一些企業(yè)無(wú)視已有的知識(shí)寶庫(kù)，不吸取前人和他人的成功經(jīng)驗(yàn)和失敗教訓(xùn)，走了很多冤枉路，浪費(fèi)了寶貴的時(shí)間，甚至造成了重大的經(jīng)濟(jì)損失。許多珍貴的、有很高利用價(jià)值的檔案資源被常年閑置，無(wú)法發(fā)揮它們應(yīng)有的職能和作用。

2、某些企業(yè)館（室）藏檔案結(jié)構(gòu)較為單一，內(nèi)容不夠豐富多樣。由于企業(yè)檔案人員管理工作的不科學(xué)、不規(guī)范，歸檔制度不夠健全以及缺乏“以用戶(hù)為中心”的服務(wù)理念，企業(yè)檔案人員普遍對(duì)黨政部門(mén)和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)形成的檔案收集的較為齊全，而對(duì)于生產(chǎn)科研部門(mén)形成的科研和技術(shù)檔案等卻收集不完整，使得某些具有較高保存價(jià)值的檔案信息未能及時(shí)收集和歸檔，影響了企業(yè)檔案信息資源開(kāi)發(fā)和利用。

3、檔案信息管理模式實(shí)效不高。有不少企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)只是盲目地進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，缺乏先進(jìn)的思想理念作為指導(dǎo)，對(duì)檔案信息化建設(shè)根本目的沒(méi)有長(zhǎng)遠(yuǎn)的認(rèn)識(shí)，甚至認(rèn)為只要把文件目錄庫(kù)、全文庫(kù)建立起來(lái)，就是數(shù)字檔案館。忽視檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，造成檔案信息化效益低下，投入大量的人力、設(shè)備后，只帶來(lái)了由紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募@個(gè)改變而已，企業(yè)檔案的深層次加工工作較為滯后，使企業(yè)檔案的作用無(wú)法正常發(fā)揮，進(jìn)而影響到企業(yè)檔案工作的發(fā)展。

3 加強(qiáng)企業(yè)檔案利用工作的對(duì)策

1、明確利用工作地位，建立健全利用工作制度。企業(yè)分管檔案工作的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)高度重視企業(yè)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用工作。要在人力、物力、財(cái)力等方面向檔案開(kāi)發(fā)和利用工作傾斜和支持。企業(yè)檔案工作者，應(yīng)立足本職勇于創(chuàng)新和改革，破除“重管理、輕利用”的思想，克服“無(wú)所作為”、“不求進(jìn)取”的消極認(rèn)識(shí)，從而真正為企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展起到引導(dǎo)和服務(wù)的作用。企業(yè)檔案部門(mén)要建立檔案信息利用的預(yù)測(cè)制度。通過(guò)對(duì)企業(yè)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用可行性的預(yù)測(cè)和分析，掌握企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén)對(duì)企業(yè)檔案信息資源的需求和動(dòng)向，建立需求信息預(yù)測(cè)網(wǎng)絡(luò)，有針對(duì)性地進(jìn)行企業(yè)檔案信息的收集、匯總和分析。同時(shí)，也應(yīng)經(jīng)常對(duì)企業(yè)檔案的利用信息反饋，明確企業(yè)檔案工作每一個(gè)階段的利用重點(diǎn)，有針對(duì)性開(kāi)展工作。

2、采取現(xiàn)代科學(xué)手段，最大限度滿(mǎn)足企業(yè)對(duì)檔案信息資源的需求。一是通過(guò)信息檢索，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源的利用。企業(yè)檔案部門(mén)可根據(jù)館（室）藏情況及用戶(hù)需要，編制不同的檢索工具，準(zhǔn)確揭示企業(yè)館（室）藏檔案的內(nèi)容，用戶(hù)可利用檢索工具方便、快捷地查找有關(guān)的企業(yè)檔案信息。二是建立信息交流平臺(tái)，及時(shí)準(zhǔn)確地傳遞信息?？衫眯畔⒕W(wǎng)絡(luò)，將企業(yè)檔案信息及時(shí)交流傳遞，實(shí)現(xiàn)檔案 資源共享。但要注意在嚴(yán)格保守企業(yè)機(jī)密的情況下，確保信息交流的適度性。三是開(kāi)展信息咨詢(xún)。以企業(yè)檔案信息為基礎(chǔ)，向利用者推薦使用并解答相關(guān)問(wèn)題。

3、要深層次開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源。傳統(tǒng)檔案服務(wù)的目的是為用戶(hù)提供檔案，提供解決問(wèn)題所需信息。而要深層次利用檔案信息，服務(wù)目的需從為用戶(hù)提供檔案轉(zhuǎn)變?yōu)闉橛脩?hù)提供知識(shí)?？梢岳矛F(xiàn)代信息技術(shù)將分散、雜亂的原始信息進(jìn)行處理，抽取知識(shí)單元，將其編成集中而有序的信息，并準(zhǔn)備隨時(shí)為利用者輸出；可以建立健全企業(yè)檔案信息的宣傳報(bào)道體系，將館（室）藏檔案信息的內(nèi)容特征、形勢(shì)特征及其他情況告之于利用者，促進(jìn)和指導(dǎo)利用者更加充分和有效地利用企業(yè)檔案信息；可以采用定性與定量相結(jié)合的方法，對(duì)現(xiàn)有的檔案信息進(jìn)行歸納整理、分析，作出綜合敘述、評(píng)價(jià)建議，以此來(lái)預(yù)測(cè)企業(yè)發(fā)展的動(dòng)向和趨勢(shì)的開(kāi)發(fā)活動(dòng)。

篇9

檔案鑒定就是鑒別和判定檔案的價(jià)值,挑選出有價(jià)值的檔案交檔案機(jī)構(gòu)保存,剔除無(wú)保存價(jià)值的檔案予以銷(xiāo)毀。企業(yè)檔案價(jià)值鑒定工作的目的，是通過(guò)價(jià)值鑒定來(lái)精簡(jiǎn)檔案，保管有保存價(jià)值的檔案，減少不必要的人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)，使有價(jià)值的檔案更好地為經(jīng)濟(jì)利益服務(wù)。

一、目前企業(yè)檔案鑒定工作中存在的問(wèn)題

1.檔案只鑒不毀。這是企業(yè)檔案工作中存在的普遍現(xiàn)象，每年檔案人員都在進(jìn)行檔案收集和價(jià)值鑒定工作，但是，檔案除了被按照永久、長(zhǎng)期、短期劃分期限外，對(duì)于到期檔案并沒(méi)有實(shí)行復(fù)審或銷(xiāo)毀，積存現(xiàn)象呈上升趨勢(shì)。

2.價(jià)值判定各自為政。不同時(shí)期，不同鑒定人員對(duì)檔案價(jià)值劃分差異懸殊，同種性質(zhì)文件往往被劃分不同種價(jià)值；對(duì)歸檔范圍與不歸檔范圍的理解出入較大。不歸檔范圍文件經(jīng)常被尊為檔案優(yōu)待，造成良莠不分、魚(yú)龍混雜。

3.期限劃分不適合所有門(mén)類(lèi)檔案?？萍紮n案中建設(shè)項(xiàng)目工程檔案由于一個(gè)項(xiàng)目工程內(nèi)容的成套性和相關(guān)性較強(qiáng)，對(duì)其進(jìn)行不同期限劃分，一旦把到期檔案銷(xiāo)毀，將打破其完整性和連續(xù)性，可操作性不強(qiáng)，并浪費(fèi)檔案員大量的時(shí)間和精力。

4.重復(fù)件較多。重復(fù)件是企業(yè)的通病，文件在制作過(guò)程中，疏于管理；在入庫(kù)過(guò)程中，疏于把關(guān)，尤其以文書(shū)檔案居多。

5.文件匯集堆積嚴(yán)重。企業(yè)文件匯集作為只供參考的文件資料多為不歸檔來(lái)文，雖然文件匯集一般不列入檔案的范疇，但文件匯集也被存放于檔案庫(kù)房，且堆積嚴(yán)重，企業(yè)沒(méi)有及時(shí)通過(guò)鑒定工作來(lái)妥善處理或銷(xiāo)毀，那些時(shí)效性已過(guò)的文件匯集不僅日久塵封，無(wú)人問(wèn)津，且長(zhǎng)期占用庫(kù)房，浪費(fèi)資源。

6.未開(kāi)展除會(huì)計(jì)檔案外各門(mén)類(lèi)檔案鑒定銷(xiāo)毀工作。企業(yè)成立了檔案鑒定委員會(huì)和檔案鑒定銷(xiāo)毀領(lǐng)導(dǎo)小組，但這項(xiàng)工作一般只針對(duì)到期會(huì)計(jì)檔案展開(kāi)，除此，并無(wú)組織或開(kāi)展過(guò)其他門(mén)類(lèi)到期或無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值檔案、資料的鑒定、銷(xiāo)毀工作。

二、 主要原因

1.重整理輕管理。受傳統(tǒng)觀念影響，企業(yè)檔案工作普遍被認(rèn)為是對(duì)文件資料的整理和保管，檔案員整天在浩瀚的文件海洋，默默地從事整理工作，難以拓展檔案工作的其他各項(xiàng)管理內(nèi)容，影響了企業(yè)檔案管理工作的總體需求。

2.檔案工作隊(duì)伍不穩(wěn)定，缺乏鑒定人才。企業(yè)檔案工作隊(duì)伍不穩(wěn)定，缺乏鑒定人才是造成價(jià)值判定各自為政的主要原因，而檔案工作隊(duì)伍不穩(wěn)定又受到三方面的影響。一是企業(yè)對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)不足。過(guò)去，由于企業(yè)檔案工作的封閉性、單一性，決定了企業(yè)對(duì)檔案工作的態(tài)度，頻繁變動(dòng)工作人員，給檔案工作帶來(lái)一定的負(fù)面影響。隨著科技發(fā)展，電子文件應(yīng)運(yùn)而生，企業(yè)認(rèn)為檔案工作被注入了新的科技含量，似乎又可以減輕檔案員的工作負(fù)擔(dān)，企業(yè)沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到，科技的運(yùn)用不僅不會(huì)減輕檔案員的工作量，而且還對(duì)檔案員的工作提出了一個(gè)更新更高的要求。目前檔案的管理還無(wú)法消滅紙質(zhì)文件，紙質(zhì)與電子文件雙軌運(yùn)作已成為檔案工作的新組合。因此，合理的人員配備應(yīng)是企業(yè)需要考慮的關(guān)鍵因素。二是檔案工作崗位定性差異懸殊。長(zhǎng)期以來(lái)，檔案工作被定為“輔助工作”，還有一些企業(yè)將其定性為非管理崗位，這種定性的隨意性和模糊性，大大影響了檔案員的積極性。三是檔案員自身對(duì)檔案工作缺乏活力和自信心。

3.唯老唯舊說(shuō)。企業(yè)檔案工作習(xí)慣于灌輸老的舊的不去碰的思想，習(xí)慣于沿用以前就是這樣搞下來(lái)的說(shuō)法，工作思路和工作方法沒(méi)有創(chuàng)新，工作有畏難情緒。

4.彈性原則把握失衡。保存從寬、銷(xiāo)毀從嚴(yán)的指導(dǎo)思想，使企業(yè)對(duì)到期失效檔案資料的鑒定銷(xiāo)毀態(tài)度過(guò)度慎重，保存從寬寬到十年幾十年，銷(xiāo)毀從嚴(yán)嚴(yán)到不動(dòng)不碰，這顯然是對(duì)彈性原則把握失衡，必將造成檔案資料堆積現(xiàn)象。

5.無(wú)正確權(quán)衡效益標(biāo)準(zhǔn)。檔案保存價(jià)值鑒定工作效益標(biāo)準(zhǔn)明確指出，當(dāng)檔案發(fā)揮作用所帶來(lái)的效益，超出因保存檔案所付出的代價(jià)時(shí)，才具有保存價(jià)值。換言之，就是保存檔案的費(fèi)用應(yīng)小于或等于檔案發(fā)揮作用帶來(lái)的效益。

6.內(nèi)部管理不嚴(yán)。企業(yè)內(nèi)部管理疏忽，對(duì)文件的形成、收集、甄別到轉(zhuǎn)換成檔案的過(guò)程把關(guān)不嚴(yán)，這是造成重件和檔案質(zhì)量不高的早期原因。

7.執(zhí)法、宣傳力度不夠，企業(yè)員工檔案意識(shí)薄弱。表面看這似乎與檔案價(jià)值鑒定工作無(wú)直接的關(guān)系，但是執(zhí)法、宣傳力度不夠，企業(yè)員工檔案意識(shí)薄弱，必將影響到內(nèi)部管理機(jī)制運(yùn)作的不順暢，從而降低檔案工作的整體水平。

8.保管期限表不夠完善。以文書(shū)檔案為例，目前使用的保管期限表還是1987年由國(guó)家檔案局的。保管期限分永久、長(zhǎng)期和短期，長(zhǎng)期為16年--50年，彈性空間過(guò)大。比如，每年的民主評(píng)議黨員材料相當(dāng)多，雖為長(zhǎng)期保存，但利用幾乎為零，并沒(méi)有發(fā)揮出檔案應(yīng)有的價(jià)值。故保管期限表應(yīng)有所修改和完善。

三、幾項(xiàng)對(duì)策

1.建立企業(yè)檔案價(jià)值鑒定工作管理體制。實(shí)行專(zhuān)人負(fù)責(zé)制，負(fù)責(zé)對(duì)到期或無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值檔案的鑒定銷(xiāo)毀工作，負(fù)責(zé)起草檔案鑒定工作計(jì)劃，擬定、提出檔案鑒定銷(xiāo)毀意見(jiàn)和具體實(shí)施方法，并提交企業(yè)檔案鑒定工作委員會(huì)或檔案工作主管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審批。

2.定期組織開(kāi)展各門(mén)類(lèi)檔案、資料價(jià)值鑒定工作。企業(yè)各門(mén)類(lèi)檔案數(shù)量龐雜，鑒定工作必須分期分批分量進(jìn)行，這樣才不會(huì)影響其他各項(xiàng)工作的正常開(kāi)展。將各門(mén)類(lèi)檔案、資料的鑒定工作制定一個(gè)鑒定工作循環(huán)周期，周期長(zhǎng)短視企業(yè)自身情況而定。一次只鑒定一種檔案、資料，這樣可以保證精力和鑒定專(zhuān)業(yè)知識(shí)相對(duì)集中；將明顯無(wú)查考價(jià)值檔案、資料先行鑒定銷(xiāo)毀；將把握性不大的檔案資料另行登記、造冊(cè)和放置，等三到五年后再銷(xiāo)毀，如果條件允許，可在銷(xiāo)毀前做縮微備份。

3.積極培養(yǎng)鑒定人才，提高人員素質(zhì)。檔案價(jià)值鑒定工作的好壞、質(zhì)量的高低最主要取決于鑒定人員的專(zhuān)業(yè)水平和工作責(zé)任心，因此，注重和培養(yǎng)高素質(zhì)的鑒定人才是企業(yè)檔案管理工作中的重點(diǎn)，可采取參加培訓(xùn)班、交流經(jīng)驗(yàn)會(huì)以及參觀學(xué)習(xí)等方法。同時(shí)，還要提高鑒定人員的政治、文化、思想等各方面綜合素質(zhì)。

4.加強(qiáng)內(nèi)部管理。加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，提高文秘、文書(shū)人員的工作質(zhì)量，嚴(yán)把檔案質(zhì)量關(guān)，最大限度杜絕和控制不規(guī)范文件的形成、不歸檔文件的流入，從源頭上減少影響檔案質(zhì)量的早期不利因素。同時(shí)，文件匯集不入庫(kù)，可分留于各個(gè)部門(mén)自行參考。

篇10

1構(gòu)建企業(yè)檔案知識(shí)管理的原則

1.1資源集成原則。從檔案管理來(lái)看，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，須對(duì)文件進(jìn)行前端控制、全過(guò)程管理，即實(shí)行文件、檔案一體化管理、集成管理。從知識(shí)管理來(lái)看，文件、檔案是組織核心的知識(shí)資源，但并不是組織知識(shí)資源的全部?！皺n案知識(shí)管理系統(tǒng)”應(yīng)實(shí)現(xiàn)以文件、檔案為核心組織的全部信息、知識(shí)資源集成。

1.2功能集成原則。“檔案知識(shí)管理”既是以知識(shí)管理為導(dǎo)向的檔案管理，又是以檔案管理為基礎(chǔ)的知識(shí)管理。“檔案知識(shí)管理”系統(tǒng)應(yīng)集成檔案管理功能與知識(shí)管理功能，確保文件的真實(shí)性、完整性與可靠性，確保檔案的憑證價(jià)值、保存價(jià)值與長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值，并確保知識(shí)被有效地積累、組織、評(píng)價(jià)、傳遞、共享與應(yīng)用。

1.3系統(tǒng)集成原則。作為一種思想理念，知識(shí)管理應(yīng)該體現(xiàn)于企業(yè)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)之中，融合于員工的各種工作行為之中，成為員工基本的工作方法和思維方式，為顧客提供知識(shí)產(chǎn)品或服務(wù)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的價(jià)值。為了使檔案管理、知識(shí)管理與業(yè)務(wù)流程緊密結(jié)合，“檔案知識(shí)管理”系統(tǒng)應(yīng)與企業(yè)各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)有機(jī)融合、充分集成，而不是作為一個(gè)單獨(dú)的、專(zhuān)門(mén)的系統(tǒng)存在。

2企業(yè)檔案知識(shí)管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)

2.1檔案知識(shí)資源管理應(yīng)用系統(tǒng)IT平臺(tái)的構(gòu)建方案。隨著企業(yè)OA的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理操作平臺(tái)已經(jīng)不能滿(mǎn)足企業(yè)發(fā)展的需要，因此，檔案知識(shí)資源管理應(yīng)用系統(tǒng)IT平臺(tái)的構(gòu)建迫在眉睫。檔案管理部門(mén)首先應(yīng)建立應(yīng)用B/S結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)，能夠隨時(shí)隨地用游覽器訪問(wèn)應(yīng)用系統(tǒng)平臺(tái)。其次，將應(yīng)用系統(tǒng)分為：知識(shí)資源應(yīng)用功能前端平臺(tái)系統(tǒng)、知識(shí)信息數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)、知識(shí)資源后臺(tái)收集整理系統(tǒng)、資源庫(kù)管理系統(tǒng)等；保證領(lǐng)導(dǎo)和員工通過(guò)應(yīng)用功能前端平臺(tái)訪問(wèn)和利用知識(shí)資源。最后，考慮到知識(shí)資源與數(shù)據(jù)型檔案、信息型檔案一起管理，知識(shí)資源很多來(lái)源于數(shù)據(jù)、信息型檔案，故采用關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)作為資源庫(kù)；知識(shí)資源管理平臺(tái)采用J2EE架構(gòu)設(shè)計(jì)，具有跨平臺(tái)特性、很強(qiáng)的擴(kuò)展性和功能模塊的可重復(fù)利用。

2.2檔案知識(shí)資源管理系統(tǒng)的安全與維護(hù)。根據(jù)企業(yè)的地區(qū)分布，檔案管理部門(mén)在企業(yè)的各個(gè)地區(qū)機(jī)構(gòu)，分布設(shè)立訪問(wèn)服務(wù)器。總部設(shè)立總的應(yīng)用系統(tǒng)服務(wù)器，各服務(wù)器之間設(shè)立VPN連接；在應(yīng)用系統(tǒng)中，對(duì)知識(shí)資源分層級(jí)設(shè)立安全訪問(wèn)權(quán)限；對(duì)應(yīng)用系統(tǒng)的登錄，設(shè)立密碼檢驗(yàn)；針對(duì)特別重要的文件、信息，在訪問(wèn)時(shí)設(shè)立指紋校驗(yàn)。

2.3檔案知識(shí)資源管理的制度化建設(shè)。檔案管理部門(mén)首先用制度的形式確定知識(shí)資源管理的組織機(jī)構(gòu)。其次，用制度形式確定專(zhuān)業(yè)人員、專(zhuān)家、管理人員的職責(zé)和權(quán)益。最后，建立員工參與學(xué)習(xí)和工作應(yīng)用知識(shí)資源的激勵(lì)措施、員工參與貢獻(xiàn)知識(shí)的獎(jiǎng)勵(lì)措施和訪問(wèn)權(quán)限的審核制度。

3企業(yè)檔案知識(shí)管理的評(píng)價(jià)方法

3.1利潤(rùn)是企業(yè)檔案知識(shí)管理評(píng)價(jià)的基本方法。隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的日趨激烈，企業(yè)若不以利潤(rùn)作為績(jī)效評(píng)價(jià)體系的核心，必然會(huì)使企業(yè)經(jīng)營(yíng)方向發(fā)生偏離，生存和發(fā)展的能力受到損害。利潤(rùn)作為企業(yè)檔案知識(shí)管理評(píng)價(jià)的核心，檔案知識(shí)管理就是為了企業(yè)獲取更大的利潤(rùn)。根據(jù)檔案具有的情報(bào)、參考、憑證等功能，企業(yè)可以產(chǎn)生情報(bào)效益、參考效益和憑證效益。