導(dǎo)語：如何才能寫好一篇工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

關(guān)鍵詞：公路工程建設(shè)；檔案規(guī)范管理；創(chuàng)新研究

隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人民生活質(zhì)量的不斷提高，對城市基礎(chǔ)建設(shè)提出了更高的要求。普通公路是我國城市基礎(chǔ)建設(shè)的重要組成部分，施工質(zhì)量不僅影響著工程的使用壽命，還直接關(guān)系到市民出行安全。目前，我國普通公路的建設(shè)里程數(shù)量與日俱增，但是在建設(shè)質(zhì)量和工程建設(shè)的檔案管理水平上卻不容樂觀，尤其是工程建設(shè)檔案規(guī)范化管理沒有受到足夠的重視，工程檔案管理能力不足。公路工程檔案記錄了公路從開始規(guī)劃到修建完成的全部過程，完善的公路工程檔案可以提供給公路部門準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)和信息，為之后預(yù)防性養(yǎng)護(hù)、修繕作充分的準(zhǔn)備。所以提高對普通公路工程建設(shè)檔案規(guī)范化管理的重視程度，才可以使檔案得到充足的利用，起到加強(qiáng)工程建設(shè)質(zhì)量、保證市民安全出行等作用。

一、普通公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的特點(diǎn)

1.普通公路工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案記錄時間較長普通公路的建設(shè)周期很長，公路項(xiàng)目從工程項(xiàng)目申報、設(shè)計規(guī)劃、上級部門審批、施工項(xiàng)目招標(biāo)、施工部門完成公路建設(shè)、竣工后有關(guān)部門驗(yàn)收等一系列流程要經(jīng)過很長的時間，而公路工程建設(shè)檔案記錄要從最先的工程項(xiàng)目申報部分開始，這就顯示了公路工程檔案記錄時間長的特點(diǎn)。

2.普通公路工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案所涉及相關(guān)部門較多公路工程建設(shè)項(xiàng)目投資一般是非常巨大，動輒上千萬甚至上億元，建設(shè)規(guī)模通常也都比較大，從公路里程上來講普通公路會有從幾十公里到上百公里，涉及的區(qū)域可能不止一個省、市，有的公路建設(shè)工程，可能需要跨越幾個省市，因此，普通公路工程的建設(shè)很有可能由多家施工單位分段合作完成。除了施工單位，還會涉及多省市的政府部門、規(guī)劃設(shè)計院、地質(zhì)勘探部門、設(shè)備材料供應(yīng)商等企事業(yè)單位。項(xiàng)目工程檔案對所涉及的企事業(yè)單位的記錄就必須準(zhǔn)確、完備。

3.普通公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案需要專業(yè)人員管理公路建設(shè)工程的工作量巨大且包含內(nèi)容繁雜，一方面，除了公路路面建設(shè)，整個工程可能還包含了橋梁架構(gòu)、隧道疏通、配置電路設(shè)備、修繕綠化設(shè)施等工作，其中的每一項(xiàng)工作都有其特殊的施工工藝和施工技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。另一方面，隨著公路建設(shè)工程進(jìn)度的變化，會進(jìn)行不同施工隊(duì)伍的不同施工部分交接，這種動態(tài)性的檔案記錄和管理工作，會給相關(guān)人員帶來許多難題。如果要把公路工程項(xiàng)目檔案做到足夠完善，這就需要檔案記錄管理人員具有相應(yīng)的專業(yè)化知識儲備，并且要強(qiáng)化檔案管理人員的細(xì)致程度和責(zé)任意識，防止工程檔案的資料文件出現(xiàn)遺失和缺漏等問題，減少項(xiàng)目工程驗(yàn)收時出現(xiàn)的不必要的工作。

4.普通公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化隨著信息化時代的到來，公路工程建設(shè)項(xiàng)目管理也迎來了新的變革，信息技術(shù)的應(yīng)用給項(xiàng)目檔案管理帶來極大的便捷。公路建設(shè)工程檔案包含了大量的信息和工程數(shù)據(jù)，內(nèi)容復(fù)雜且數(shù)量巨大，過去檔案管理人員需要在工程建設(shè)期間將這些信息和數(shù)據(jù)的紙質(zhì)形式加以收集分類，之后在工程驗(yàn)收階段檢查項(xiàng)目檔案的過程，通常會占用過多的時間，大大降低了工作效率，且出現(xiàn)遺漏和錯誤的幾率也很高。計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，使工程項(xiàng)目檔案的管理從過去冗雜的紙質(zhì)化管理工作逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)樘摂M化管理工作，與傳統(tǒng)管理方式不同的是，管理對象由占用大量空間的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)變成只需要使用一臺電腦就可以解決的數(shù)據(jù)信息文件。工程施工過程不同階段中所產(chǎn)生的設(shè)計圖紙、錄像都方便存儲，在工程共享平臺上傳檔案記錄，方便各相關(guān)部門和審查機(jī)構(gòu)的查閱和管理。虛擬化、信息化的工程項(xiàng)目檔案管理相較于以往的傳統(tǒng)管理方式，工作環(huán)節(jié)得以極大程度的簡化，提高了工作效率。

二、普通公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中存在的缺陷

1.工程項(xiàng)目檔案管理意識不強(qiáng)普通公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案是對在公路建設(shè)過程中產(chǎn)生的實(shí)際數(shù)據(jù)進(jìn)行詳細(xì)記錄，是后期公路預(yù)防性養(yǎng)護(hù)的重要數(shù)據(jù)支持，同時具有法律效應(yīng)?！督ㄔO(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》第十六條中明確規(guī)定，“建設(shè)單位收到竣工報告后，應(yīng)當(dāng)組織有關(guān)單位進(jìn)行竣工驗(yàn)收。驗(yàn)收工程需具備以下條件：（1）履行合同中約定的各項(xiàng)工程內(nèi)容；（2）具有完整的工程記錄檔案和施工管理內(nèi)容；（3）有施工單位使用的主要建材、配件和設(shè)備的試驗(yàn)報告；（4）有勘察、設(shè)計、施工、工程監(jiān)理等單位分別簽署的質(zhì)量合格文件；（5）有施工單位簽署的工程保修書。建設(shè)工程經(jīng)驗(yàn)收合格的，方可交付使用。”從國家法律來講，應(yīng)給予工程項(xiàng)目檔案管理足夠的重視，但是在實(shí)際工程建設(shè)過程中，施工單位通常只重視工程建設(shè)進(jìn)度而忽略了檔案管理，多部門的協(xié)同作業(yè)的情況下更加重了檔案銜接管理的缺失。工程項(xiàng)目檔案在實(shí)際工程施工中還存在著有關(guān)部門為了趕工程進(jìn)度而違例特批的不規(guī)范程序，這樣的不規(guī)范操作嚴(yán)重影響了檔案完善成套，致使檔案難以收集而不能驗(yàn)收。

2.檔案管理制度不合理公路工程項(xiàng)目檔案是公路建設(shè)的重要組成部分，在開展工程項(xiàng)目檔案管理工作前，需要制定科學(xué)合理的管理制度。許多工程檔案缺漏都是由于沒有科學(xué)的管理制度造成，不合理的管理制度難以對接工程的正常施工過程，甚至?xí)?dǎo)致竣工驗(yàn)收工作難以進(jìn)行，也給后期公路預(yù)防性養(yǎng)護(hù)工作和公路修復(fù)工作帶來極大的影響。目前，許多檔案管理制度由于不完善，在實(shí)際操作過程中，檔案管理人員對工程施工進(jìn)程難以把握，整體認(rèn)知不足，造成檔案管理不全面等問題。

3.檔案管理人員專業(yè)性不強(qiáng)公路工程建設(shè)項(xiàng)目內(nèi)容量大且復(fù)雜，專業(yè)性極強(qiáng)，對檔案管理人員的專業(yè)知識儲備和業(yè)務(wù)水平有很高的要求。就目前情況來講，許多工程的項(xiàng)目檔案管理工作都是由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人指派工作量較少的文職人員兼任，這些工作人員缺乏工程專業(yè)的知識儲備且流動性很大，部分單位在沒有足夠檔案管理人員的情況下甚至臨時雇用非項(xiàng)目人員。這些情況都會或多或少的導(dǎo)致檔案記錄的缺失，給公路工程的后續(xù)工作造成不必要的麻煩。

三、加強(qiáng)普通公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范管理的創(chuàng)新措施

1.進(jìn)行工程建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理、數(shù)字化的立檔管理工作建設(shè)項(xiàng)目工程檔案的文件材料具有形式多、涉及專業(yè)廣等特點(diǎn)，根據(jù)國家檔案局、自治區(qū)檔案局、交通部、自治區(qū)交通運(yùn)輸廳頒布的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合建設(shè)項(xiàng)目的特點(diǎn)和各類工程檔案數(shù)字化管理的要求，交通建設(shè)管理局編制了《公路建設(shè)項(xiàng)目竣工文件編制辦法》。項(xiàng)目工程檔案從材料的收集、整理以及歸檔工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、為數(shù)字化管理提供了堅(jiān)定的基礎(chǔ)。為了實(shí)現(xiàn)工程檔案管理工作計算化、網(wǎng)絡(luò)化并且為了節(jié)約庫房空間，將信息化管理完全溶入檔案管理工作中，對工程檔案進(jìn)行全程掃描、錄入、識別、建立數(shù)據(jù)庫、形成數(shù)字檔案。根據(jù)檔案整理的有關(guān)規(guī)定和辦法，針對檔案收集、整理過程中遇到的實(shí)際難點(diǎn)和重點(diǎn)問題，重點(diǎn)予以指導(dǎo)。指導(dǎo)有關(guān)部門做好工程前期準(zhǔn)備工作，期間文件材料的收集、整理工作，對收集的文件材料進(jìn)行分類、預(yù)立卷等，既做到平時利用又為工程竣工驗(yàn)收做好充分的準(zhǔn)備，在開工準(zhǔn)備階段，應(yīng)建立工程項(xiàng)目檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)。各參建單位指定領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，各部門配有專兼職檔案員，明確各單位應(yīng)承擔(dān)的竣工檔案制度任務(wù)并落實(shí)到人，把竣工檔案工作落到實(shí)處；在施工階段，施工、監(jiān)理資料大量形成，應(yīng)重點(diǎn)指導(dǎo)項(xiàng)目檔案人員如何立卷、檢查案卷構(gòu)成是否合理、檢查文件材料填寫是否規(guī)范，對于容易疏忽的問題和出錯的案卷材料進(jìn)行重點(diǎn)檢查，從而提高案卷的內(nèi)容質(zhì)量；項(xiàng)目交工驗(yàn)收后，檔案專項(xiàng)驗(yàn)收準(zhǔn)備階段是檔案整理施工最為緊張的階段，是驗(yàn)收建設(shè)（業(yè)主）單位、施工單位、監(jiān)理單位的竣工檔案階段，施工、監(jiān)理單位的竣工檔案在項(xiàng)目交工驗(yàn)收時已進(jìn)行初步驗(yàn)收以及工程檔案已入庫。所以必須使整理好的案卷達(dá)到規(guī)范、統(tǒng)—的要求，以便更好地為日后檔案的查找、利用服務(wù)；檔案專項(xiàng)驗(yàn)收后，應(yīng)對項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前未完的檔案跟蹤管理。在這個階段一方面要做好缺陷工程和未完成工程的檔案整理、檢查工作；另一方面對于檔案專項(xiàng)驗(yàn)收時暫時未歸檔的文件材料要進(jìn)行跟蹤檢查，并要求及時歸檔組卷，確保檔案材料的準(zhǔn)確性和完整性。

2.創(chuàng)新公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理體系，加強(qiáng)檔案管理的過程管理和控制建立完備的工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度體系是保障檔案管理工作的首要任務(wù)。工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度體系應(yīng)在現(xiàn)有制度下進(jìn)行優(yōu)化，在公路工程建設(shè)初期，協(xié)調(diào)各合作單位及部門建立全新的共享化檔案記錄“云平臺”，細(xì)化對公路工程施工階段的銜接部分檔案規(guī)劃，檔案記錄應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定細(xì)則實(shí)施，防止為趕工期而越過檔案記錄的現(xiàn)象出現(xiàn)。新型的工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理體系應(yīng)把責(zé)任細(xì)分到個人，建立獎懲機(jī)制。加強(qiáng)檔案管理的過程管理和控制，一是要加強(qiáng)對檔案工作的檢查和技術(shù)指導(dǎo)定期對各參建單位的檔案工作進(jìn)行巡查指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，適當(dāng)給予技術(shù)指導(dǎo)等方面的支持，保證項(xiàng)目檔案的完整、規(guī)范性及系統(tǒng)性。二是要加強(qiáng)竣工檔案編制期，檢查指導(dǎo)竣工檔案編制工作進(jìn)入預(yù)立卷階段，檔案工作小組針對各參建單位具體情況，進(jìn)行有針對性的檢查指導(dǎo)，各參建單位竣工資料經(jīng)檔案工作小組審核資料的排序、資料的完整性等各方面的內(nèi)容，確認(rèn)無誤后，方可立卷歸檔。三是要加強(qiáng)入庫檔案質(zhì)量管理對各參建單位移交業(yè)主的檔案資料，由業(yè)主檔案小組負(fù)責(zé)審查接收。按照《竣工文件編制辦法》及上級領(lǐng)導(dǎo)、專家歷次檢查記錄，對施工、監(jiān)理單位提交的竣工文件進(jìn)行嚴(yán)格審查，竣工文件歸檔不符合要求的一律退回整改，不完整的要求其補(bǔ)充收集。

3.實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，使檔案管理更具科學(xué)性信息技術(shù)的快速發(fā)展，在各行各業(yè)中都有了良好的應(yīng)用，公路工程項(xiàng)目檔案管理也不例外，信息化、計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用可以給檔案管理工作帶來極大地便利，減少了工作人員在傳統(tǒng)檔案管理工作中的許多步驟，虛擬化的工作方式，使動態(tài)化的檔案管理工作更方便，節(jié)省人力、物力，大幅度提高了工作效率。應(yīng)用信息技術(shù)管理檔案，可以把以往不能統(tǒng)一的工程項(xiàng)目檔案規(guī)格進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)一，按照檔案管理體系的指標(biāo)進(jìn)行收集和整理，實(shí)現(xiàn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理。促進(jìn)檔案管理信息化，提高檔案管理科學(xué)性，項(xiàng)目檔案管理應(yīng)高度重視信息化工作，注重將建設(shè)期間的項(xiàng)目建設(shè)管理信息化與檔案信息化有機(jī)結(jié)合起來，率先部署工程質(zhì)量管理信息系統(tǒng)，為工程質(zhì)量管理提供實(shí)時監(jiān)控手段，提高檔案管理手段的科學(xué)性，確保各種檔案信息在項(xiàng)目建設(shè)期即可充分利用。在竣工文件編制階段，工程質(zhì)量管理信息系統(tǒng)中各種數(shù)據(jù)通過后臺導(dǎo)入公路工程項(xiàng)目竣工文檔管理系統(tǒng)中，形成電子文檔，以解決檔案信息在建設(shè)期不便利用的問題。

4.加強(qiáng)工程項(xiàng)目檔案管理人員綜合素質(zhì)目前，許多公路工程項(xiàng)目檔案管理人員綜合素養(yǎng)不夠，阻礙了檔案管理水平的提升。工程項(xiàng)目檔案管理團(tuán)隊(duì)需要引入具有專業(yè)公路工程知識儲備和現(xiàn)代化檔案管理能力的人才，管理人才對整個團(tuán)隊(duì)進(jìn)行系統(tǒng)化培訓(xùn)，全面提升團(tuán)隊(duì)的檔案管理水平。同時配合以考核體系和獎懲制度，從根本上保障工程項(xiàng)目檔案管理工作的有序開展。完善專業(yè)人員聘任和培養(yǎng)制度，提高專業(yè)水平，一是在成立檔案管理“領(lǐng)導(dǎo)小組”的基礎(chǔ)上，招聘專業(yè)檔案管理人員組成“工作小組”，以提高檔案管理工作的專業(yè)性。首先，成立項(xiàng)目檔案“領(lǐng)導(dǎo)小組”，并指定一名專業(yè)人才負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案管理工作，擔(dān)負(fù)整個項(xiàng)目檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織與協(xié)調(diào)、監(jiān)督、指導(dǎo)。再者，根據(jù)項(xiàng)目需要招聘專業(yè)人才組成檔案編制小組，建立起項(xiàng)目檔案工作的管理網(wǎng)絡(luò)，明確職責(zé)，并禁止檔案人員變動頻繁，力求保持竣工資料整理的連續(xù)性和穩(wěn)定性。二是對所有涉及檔案管理工作的人員都應(yīng)定期開展專業(yè)知識培訓(xùn)與考核，考核不及格的應(yīng)淘汰或離崗培訓(xùn)，確保每位檔案管理人員都擁有較強(qiáng)的專業(yè)知識與操作能力。此外，還應(yīng)對涉及檔案管理和交接等工作的工程管理人員開展專業(yè)檔案管理知識的培訓(xùn)，確保工程管理人員與檔案管理人員對檔案管理工作理解的一致性。

篇2

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A緒論：

隨著我國經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，工程建設(shè)規(guī)模也在不斷擴(kuò)大，建筑工程檔案也隨之日益顯現(xiàn)出其在基本建設(shè)中的地位和作用。

目前工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理，特別是施工單位工程資料管理過程中主要存在以下幾個問題：（1）資料填寫內(nèi)容不規(guī)范；（2）資料報審不及時，不能與工程實(shí)體進(jìn)度同步；（3）竣工后資料移交不及時等諸多問題。下面談一下我對如何做好工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的粗淺觀點(diǎn)：

1、加大宣傳力度。檔案管理人員要通過多種方式加大對檔案工作的宣傳力度，增強(qiáng)社會的檔案意識，營造濃濃的檔案事業(yè)發(fā)展大環(huán)境，促進(jìn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的自主能動性。

2、建立完善組織機(jī)制。各相關(guān)單位要明確分管工程建設(shè)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立健全工程項(xiàng)目檔案管理計劃和管理制度，配備專職或兼職檔案人員并具體負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的統(tǒng)一歸檔、接收、編目和申報專項(xiàng)驗(yàn)收等工作。同時要建立建設(shè)單位、設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位等項(xiàng)目相關(guān)單位專兼職檔案人員參加的項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)，承擔(dān)項(xiàng)目檔案管理的組織協(xié)調(diào)檢查等工作。

3、將檔案工作納入管理機(jī)制。將項(xiàng)目檔案的管理機(jī)制和項(xiàng)目的整體管理機(jī)制有機(jī)結(jié)合起來，把項(xiàng)目檔案管理的要求納入到項(xiàng)目招標(biāo)、設(shè)計、施工、監(jiān)理、竣工、試生產(chǎn)、生產(chǎn)的各個環(huán)節(jié)中去，落實(shí)在項(xiàng)目實(shí)施的全過程，真正實(shí)現(xiàn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)工程同布置、同安排、同檢查。

4、建立完善項(xiàng)目控制機(jī)制。通過制定和實(shí)施項(xiàng)目檔案的規(guī)章制度以實(shí)現(xiàn)對項(xiàng)目檔案管理的控制。上級檔案管理部門要加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)指導(dǎo)控制。通過開展對工程管理人員、技術(shù)人員和工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高相關(guān)人員的檔案意識和業(yè)務(wù)素質(zhì)，使他們了解掌握有關(guān)項(xiàng)目檔案管理的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)，以實(shí)現(xiàn)對工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的控制，加強(qiáng)檢查驗(yàn)收控制，即在工程進(jìn)度檢查和工程質(zhì)量檢查時，同時檢查工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理情況，發(fā)現(xiàn)問題及時改進(jìn)，在項(xiàng)目的中間驗(yàn)收、單項(xiàng)工程驗(yàn)收、工程質(zhì)量驗(yàn)收和工程交工驗(yàn)收、工程竣工驗(yàn)收備案時，同時驗(yàn)收相關(guān)檔案，以實(shí)現(xiàn)對項(xiàng)目檔案管理的有效控制。對于施工單位要明確施工管理人員執(zhí)業(yè)資格、崗位職責(zé)及資料管理流程。管理人員要持證上崗，專人專崗，其中資料員、試驗(yàn)員各自獨(dú)立設(shè)崗，不能兼職；利用資料管理流程明確各管理人員之間工作的銜接、交互配合。各管理人員依據(jù)資料管理制度和流程負(fù)責(zé)填寫各自工作中形成的資料，使工作井然有序，資料員及時收集形成資料，避免施工資料與工程進(jìn)度不同步，不及時，不真實(shí)，忙中出亂的現(xiàn)象。

5、工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理人員要定期參加專業(yè)理論學(xué)習(xí)，懂技術(shù)、會管理、業(yè)務(wù)精。工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理人員必須全程跟蹤服務(wù)于工程，特別是在項(xiàng)目建設(shè)初期．遵循項(xiàng)目建設(shè)和檔案形成的規(guī)律，工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理人員應(yīng)盡早加入工程，對項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，盡早收集。加強(qiáng)公司對項(xiàng)目部進(jìn)行資料交底。會同監(jiān)理、建設(shè)單位召開資料會議，明確工程施工資料要求，形成會議記錄，作為資料整理依據(jù)。各相關(guān)部門要密切配合，對項(xiàng)目的開竣工及進(jìn)展情況及時溝通、協(xié)調(diào)運(yùn)作，促進(jìn)項(xiàng)目檔案收集齊全、分類科學(xué)、管理規(guī)范。如：加強(qiáng)竣工后移交前的資料整理的檢查和督導(dǎo)工作、資料移交監(jiān)督工作。工程竣工驗(yàn)收完成后，施工單位與建設(shè)單位聯(lián)系做好竣工資料移交工作，根據(jù)合同及城建檔案館歸檔要求整理移交竣工資料，辦好移交手續(xù)，并協(xié)助建設(shè)單位進(jìn)行城建檔案館備案工作。

篇3

關(guān)鍵詞：水利工程檔案管理存在問題；解決對策；綜合利用

Abstract: Water conservancy project file is the document with various value formed in the activities of water conservancy construction, which is the true record to relect the situation of the construction comprehensively, and is the important basis to identify the project quality, find out the causes of accidents and the responsibility. Therefore, the file plays roles of supervision and verfication of the project, and its quality directly affects the quality of the project and project use. The paper expounds the the common problems existing in the management of water conservancy project file, proposes the specific solutions to the problems, and makes a discussion on the file management of water conservancy project.

Key words: water conservancy project; file management; problem; solution; comprehensive utilization

中圖分類號：TV文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：2095-2104（2012）

水利是國民經(jīng)濟(jì)的基礎(chǔ)產(chǎn)業(yè)，是工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)的命脈。水利工程檔案是人類改造、利用自然資源、抗御自然災(zāi)害的成果,是國家和人民的寶貴財富, 是水利工作者辛勤勞動的智慧結(jié)晶。水利工程檔案是在水利工程建設(shè)活動中直接形成的對國家和社會有保存價值的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料，是對工程進(jìn)行檢查、維護(hù)、管理、使用的依據(jù)和憑證，是全面反映工程建設(shè)情況的真實(shí)記錄，是全面鑒定工程質(zhì)量、查明事故原因、追究事故責(zé)任的重要依據(jù)，對工程質(zhì)量起著監(jiān)督和驗(yàn)證作用，其質(zhì)量對工程質(zhì)量和工程使用有著直接和深遠(yuǎn)的影響。水利工程檔案產(chǎn)生于整個基本建設(shè)的全過程，包括從工程項(xiàng)目建議、立項(xiàng)、可研、設(shè)計、招（投）標(biāo)、施工、質(zhì)檢、監(jiān)理到竣工驗(yàn)收、試運(yùn)行（使用）、后評價等全過程。對工程建成投產(chǎn)后的管理、運(yùn)行、維護(hù)、改擴(kuò)建等技術(shù)工作的決策、設(shè)計起著重要的憑證和依據(jù)作用,對其他工程也起著借鑒與參考的作用。

近年來，隨著水利工程質(zhì)量管理和實(shí)施工作的不斷規(guī)范，管理模式和管理手段的不斷更新，工程檔案管理工作質(zhì)量也有了很大的提高。但是，一些水利工程檔案仍存在著與工程建設(shè)不同步、內(nèi)容不全、不規(guī)范、質(zhì)量不高等問題?！端窘ㄔO(shè)項(xiàng)目工程檔案資料管理規(guī)定》明確規(guī)定“進(jìn)行單位工程和分部工程等級評定和工程驗(yàn)收包括單位工程階段和竣工驗(yàn)收時，要同時驗(yàn)收歸檔文件資料的完整程度和整理質(zhì)量，并在驗(yàn)收后，及時整理歸檔”?？茖W(xué)地進(jìn)行檔案管理，大力開發(fā)水利工程檔案信息資源，多層次、多方位、多形式向水利部門和社會提供便利，是實(shí)現(xiàn)水利工程檔案自身價值和檔案工作的根本目的。

1 水利工程檔案管理存在的問題

1.1 前期工作準(zhǔn)備不足

水利工程建設(shè)工期緊、任務(wù)重，受季節(jié)性影響較大，負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目的領(lǐng)導(dǎo)及工程管理人員，檔案意識淡薄，認(rèn)識不到位。平時只注意抓工程質(zhì)量、進(jìn)度、安全等工作。導(dǎo)致檔案管理工作的前期投入和管理不足，往往在工程項(xiàng)目建設(shè)的后期，才突擊整理資料，開始著手進(jìn)行檔案資料的收集、歸檔工作，從而造成檔案資料的復(fù)印件較多，原件很少，特種載體檔案嚴(yán)重缺失，不能客觀反映工程實(shí)施情況。

1.2 檔案管理人員經(jīng)驗(yàn)不足，缺乏高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)人才

水利工程是系統(tǒng)工程，這一因素決定了建設(shè)工程檔案的復(fù)雜性、科學(xué)性和系統(tǒng)性，它必須具備真實(shí)性、完整性和原始性這三個條件。在工程項(xiàng)目建設(shè)中，資料管理人員大都是臨時抽調(diào)，沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)且大多數(shù)身兼數(shù)職，精力有限，對檔案管理相關(guān)法律法規(guī)和制度不熟悉，造成歸檔不齊全、案卷質(zhì)量差、不規(guī)范等很多問題，嚴(yán)重影響著歸檔質(zhì)量。

檔案人員缺乏整理、管理資料的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，致使資料整理、收集不夠全面，只是被動地從工程項(xiàng)目資料人員接收移交過來，往往是有多少接多少，存在著內(nèi)容缺項(xiàng)、漏項(xiàng)、簽章手續(xù)不齊、隱蔽工程驗(yàn)收記錄不準(zhǔn)、整理不規(guī)范等現(xiàn)象。沒有把工程項(xiàng)目建設(shè)與工程技術(shù)資料的歸檔有機(jī)的結(jié)合起來，直接影響了檔案的齊全完整。

1.3 檔案管理體制和制度不健全

目前，大多數(shù)中小型水利工程建設(shè)項(xiàng)目沒有制訂具有針對性的檔案管理規(guī)章制度，檔案行政管理部門對工程檔案管理法規(guī)宣傳、貫徹不夠，對工程檔案管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)缺乏應(yīng)有力度，對工程檔案專項(xiàng)執(zhí)法檢查工作也沒有抓起來。檔案資料流向制度不健全，使得工程建設(shè)中技術(shù)、施工人員調(diào)動、變更，出現(xiàn)人走檔案走、人走檔案沒人管的現(xiàn)象。

1.4 工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作缺乏系統(tǒng)研究

近年來，隨著我國市場經(jīng)濟(jì)體制的完善，在工程建設(shè)領(lǐng)域，項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)制、招標(biāo)投標(biāo)制、建設(shè)監(jiān)理制、質(zhì)量終身制等制度正在逐步規(guī)范。為適應(yīng)政府管理職能的轉(zhuǎn)變、行政審批制度的改革，工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的內(nèi)容、形式、規(guī)定、制度、以及各種檔案載體都發(fā)生了相應(yīng)變化，但與之相對應(yīng)的各種檔案管理制度、法規(guī)卻未能及時地作出相應(yīng)的調(diào)整與修改，工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作還沒有納入到新的管理機(jī)制中去。

2加強(qiáng)水利工程檔案管理的對策

2.1 健全制度，強(qiáng)化管理，落實(shí)崗位責(zé)任制

建立完善工程檔案管理制度，強(qiáng)化工程管理部門及施工、質(zhì)檢、監(jiān)督、審計等部門的實(shí)施力度，并制定相應(yīng)的措施，使檔案部門可以進(jìn)行有效地監(jiān)督和制約。同時，建立內(nèi)部管理激勵機(jī)制，把檔案管理工作目標(biāo)分解細(xì)化，層層加以落實(shí)，列入年度崗位目標(biāo)責(zé)任制中，既要列入分管領(lǐng)導(dǎo)的目標(biāo)責(zé)任制，更要具體落實(shí)到有關(guān)人員的職責(zé)中，年終要有總結(jié)，嚴(yán)格考核獎優(yōu)罰劣，真正地把崗位責(zé)任制貫穿于從建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)到工程建設(shè)結(jié)束，檔案資料管理通過驗(yàn)收全過程。

篇4

探討工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制，必然涉及誰來協(xié)調(diào)的問題。一方面，項(xiàng)目建設(shè)單位（業(yè)主單位）作為最終責(zé)任者，要負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)勘察設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位以及材料、構(gòu)件和設(shè)備供應(yīng)單位編制項(xiàng)目竣工文件和整理項(xiàng)目文件；另一方面，勘察設(shè)計、施工、監(jiān)理單位及供應(yīng)商作為工程項(xiàng)目的參建方有責(zé)任履行各自檔案工作職責(zé)，并按合同要求將各自形成的檔案移交業(yè)主方。因此，項(xiàng)目建設(shè)單位（業(yè)主單位）是工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的主動協(xié)調(diào)者，設(shè)計、施工、監(jiān)理單位以及供應(yīng)商要服從建設(shè)單位的協(xié)調(diào)管理。本文從合同管理、歸檔標(biāo)準(zhǔn)、檔案培訓(xùn)、文檔檢查、檔案驗(yàn)收等方面探討了工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制的構(gòu)建與完善（如圖）。

一、實(shí)施合同管理，明確參建單位的檔案工作責(zé)任

從項(xiàng)目建設(shè)一開始，建設(shè)單位（業(yè)主單位）應(yīng)統(tǒng)一管理工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作，把文件資料的收集、整理和歸檔納入到各參建單位的合同管理之中，以明晰業(yè)主方與其他參建單位的檔案工作責(zé)任，為檔案工作提供法律保障。在簽訂項(xiàng)目設(shè)計、施工、監(jiān)理以及材料供應(yīng)合同、協(xié)議時，應(yīng)設(shè)立檔案專門條款，明確設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位等有關(guān)方面的檔案收集、整理、移交的責(zé)任和要求，并具體規(guī)定各參建單位文件材料的歸檔范圍、份數(shù)、歸檔時間、整理質(zhì)量等。同時，項(xiàng)目檔案工作還須和各參建單位的經(jīng)濟(jì)利益掛鉤，合同規(guī)定從各個參建單位工程款中扣留5%作為檔案保證金，待工程完工之后，各參建單位按合同規(guī)定向業(yè)主單位移交檔案并經(jīng)驗(yàn)收合格后，才能結(jié)算工程尾款和檔案保證金。

二、制定歸檔標(biāo)準(zhǔn)，明確參建各方歸檔范圍及質(zhì)量要求

工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)施遵循“統(tǒng)一計劃、分塊實(shí)施、集中歸檔”的原則，建設(shè)單位（業(yè)主方）制定檔案管理總體計劃、明確檔案管理的統(tǒng)一目標(biāo)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一要求。在完成招投標(biāo)工作并簽訂合同、協(xié)議之后，建設(shè)單位檔案管理部門應(yīng)以《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》等規(guī)范性文件為依據(jù)，深入施工現(xiàn)場，了解工程建設(shè)內(nèi)容和程序，對工程建設(shè)各個環(huán)節(jié)上形成的文件資料做到心中有數(shù)，在此基礎(chǔ)上起草各參建單位歸檔文件目錄。參建單位以建設(shè)單位檔案部門提供的歸檔文件目錄草案為基礎(chǔ)，按照過往的施工經(jīng)驗(yàn)和項(xiàng)目特點(diǎn)，對本單位歸檔文件目錄中的文件進(jìn)行適應(yīng)性刪改，然后返回給建設(shè)單位檔案部門審核。建設(shè)單位檔案部門在與其他參建方多次往返協(xié)商的基礎(chǔ)上，審核制訂《設(shè)計單位歸檔文件目錄》《施工單位歸檔文件目錄》《監(jiān)理單位歸檔文件目錄》《建設(shè)單位歸檔文件目錄》，并以此作為工程項(xiàng)目文檔檢查和檔案驗(yàn)收的依據(jù)。對于材料、構(gòu)件和設(shè)備供應(yīng)單位提供的合格證、使用說明書，檢驗(yàn)報告、圖紙等文件資料，材料、構(gòu)件和設(shè)備的使用單位和管理部門要負(fù)責(zé)整理，并核實(shí)其完整性。歸檔文件質(zhì)量要合乎標(biāo)準(zhǔn)，做到字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，格式規(guī)范，簽字認(rèn)可手續(xù)完備，載體和書寫材料符合耐久性要求。文檔管理要合乎規(guī)則，各參建單位要建立文檔管理機(jī)構(gòu)、文n保管室，制定收發(fā)文登記、借閱利用登記和文件保管制度等，使項(xiàng)目檔案工作從一開始就按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范有序地運(yùn)行。

三、實(shí)施檔案培訓(xùn)，提升檔案人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)

工程建設(shè)項(xiàng)目涉及面廣，參建單位多，各參建單位的檔案資料員流動性大，缺乏檔案專業(yè)訓(xùn)練，影響檔案工作質(zhì)量。在施工和監(jiān)理單位進(jìn)駐工程項(xiàng)目之后，建設(shè)單位檔案管理部門牽頭組織建設(shè)方、勘察設(shè)計方、施工方、監(jiān)理方的檔案員、資料員、工程技術(shù)人員集中進(jìn)行一次檔案培訓(xùn)，學(xué)習(xí)國家、省市有關(guān)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，學(xué)習(xí)合同條款中項(xiàng)目檔案歸檔責(zé)任，明確本單位的檔案歸檔范圍、質(zhì)量要求。建立項(xiàng)目檔案工作QQ群或者微信群，通過QQ和微信平臺公布相關(guān)的檔案管理制度、業(yè)務(wù)規(guī)范以及日常檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和工作交流。培訓(xùn)以業(yè)務(wù)操作為主，制定科學(xué)系統(tǒng)的檔案收集、組卷歸檔管理辦法，統(tǒng)一和規(guī)范各參建單位竣工資料的內(nèi)容和樣式。培訓(xùn)重點(diǎn)放在參建單位檔案工作的協(xié)作與配合上，比如，監(jiān)理單位如何與施工單位協(xié)作，發(fā)揮監(jiān)理的審核職能，確保施工單位移交的竣工檔案合格；建設(shè)、施工單位以及供應(yīng)商如何協(xié)作，確保材料、構(gòu)件和設(shè)備開箱隨機(jī)資料齊全完整地收集歸檔；建設(shè)、設(shè)計、施工單位如何有效配合，確保設(shè)計變更材料齊全，變更依據(jù)和變更后的具體圖紙相關(guān)聯(lián)，等等。通過培訓(xùn)，理順項(xiàng)目檔案管理關(guān)系，落實(shí)檔案管理制度，構(gòu)建起“以業(yè)主為中心、以監(jiān)理為保證、以施工為主體”的項(xiàng)目檔案工作協(xié)作模式，促進(jìn)項(xiàng)目檔案工作順利開展。

四、加強(qiáng)文檔檢查，確保參建各方的檔案工作落到實(shí)處

工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)要求項(xiàng)目檔案管理必須實(shí)施文件質(zhì)量過程控制。建設(shè)單位（業(yè)主方）是項(xiàng)目檔案管理的主體和核心，在項(xiàng)目建設(shè)過程中要及時了解項(xiàng)目的建設(shè)進(jìn)度，采取定期檢查和不定期抽查相結(jié)合的方式，對文件歸檔工作進(jìn)行認(rèn)真檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，協(xié)調(diào)參建各方的檔案工作。一是成立文檔檢查機(jī)構(gòu)。建設(shè)單位檔案管理部門應(yīng)牽頭組建項(xiàng)目文檔檢查小組，成員由建設(shè)單位的工程部門、質(zhì)保部門和檔案部門的人員以及監(jiān)理單位的人員組成，檢查小組定期進(jìn)行文件檢查，小組成員從各自的專業(yè)角度發(fā)現(xiàn)問題，提出改進(jìn)措施，以提高檔案文件質(zhì)量。二是制定《工程文件整理檢查計劃》。項(xiàng)目一開工，檢查小組就以工程項(xiàng)目施工進(jìn)度計劃為依據(jù)，編制全年工程文件整理計劃，并正式。三是實(shí)施現(xiàn)場文件檢查。根據(jù)工程文件整理檢查計劃，文檔檢查小組成員每月至少實(shí)施一次現(xiàn)場文件檢查，檢查要點(diǎn)包括以下幾個方面：①施工文件收集的及時性，查看施工文件收集整理是否與項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度同步，是否存在事后突擊補(bǔ)充文件資料的現(xiàn)象，施工文件是否及時立卷并移交到檔案部門存檔；②施工文件收集的完整性，檢查開停工報告、施工組織方案、原材料報審、質(zhì)量檢測評定記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、竣工圖、工程照片等；③施工文件的規(guī)范性，重點(diǎn)檢查文件材料和表格的格式是否規(guī)范，技術(shù)參數(shù)是否準(zhǔn)確、簽章手續(xù)是否完備、是否為原件，竣工圖折疊、標(biāo)注、蓋章是否規(guī)范。四是定期召開文檔例會。每月召開一次文檔例會，參會人員包括文檔檢查小組成員、施工單位人員。會議主題包含以下方面：①最近一次文件檢查發(fā)現(xiàn)的問題及整改時間要求；②施工單位匯報當(dāng)月文件收集與工程建設(shè)進(jìn)度的同步情況；③各方在文件收集整理過程中需要協(xié)調(diào)解決的問題。文檔檢查能督促參建各方及時收集整理文件，及時協(xié)調(diào)、解決項(xiàng)目檔案歸檔工作中出現(xiàn)的問題，為項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

五、做好檔案驗(yàn)收，把好竣工檔案質(zhì)量關(guān)

篇5

論文摘要：筆者結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，從對公路工程建設(shè)檔案創(chuàng)優(yōu)工作的領(lǐng)導(dǎo)力度、創(chuàng)新公路項(xiàng)目檔案管理的新模式、加強(qiáng)檔案達(dá)標(biāo)升級及創(chuàng)優(yōu)活動、做好日常檔案工作等四個方面，闡述了公路工程監(jiān)理企業(yè)檔案管理。

近年來，我單位根據(jù)上級檔案部門的要求，大力加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)建設(shè)，認(rèn)真做好檔案的日常管理，積極開展檔案達(dá)標(biāo)升級活動，不斷提高檔案信息資源利用率，公路重點(diǎn)工程檔案創(chuàng)優(yōu)活動得了廣泛深入的展開。在公路工程監(jiān)理單位檔案管理上，我們主要做了以下四個方面的工作：

1對公路工程建設(shè)檔案創(chuàng)優(yōu)工作的領(lǐng)導(dǎo)力度

1.1各建設(shè)工程項(xiàng)目檔案工作普遍得到了高度重視，參建項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)和員工的檔案意識明顯增強(qiáng)

通過有關(guān)檔案法律、法規(guī)的宣傳貫徹，各參建項(xiàng)目部普遍認(rèn)識到工程檔案是工程質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，自覺按照國家有關(guān)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的規(guī)定和要求將檔案工作納入議事日程，不斷建立和完善檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和各級崗位責(zé)任制，切實(shí)解決建設(shè)項(xiàng)目檔案工作中出現(xiàn)的問題，建立起適應(yīng)新的基本建設(shè)管理體制運(yùn)行要求的檔案工作機(jī)構(gòu)和檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，使工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作得以有序開展。

1.2各建設(shè)工程項(xiàng)目的檔案工作已步入依法監(jiān)管的軌道

在廣東省檔案局、清遠(yuǎn)市城建檔案館的業(yè)務(wù)指導(dǎo)下，近年來的所有公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案普遍實(shí)行檔案登記制度和檔案

驗(yàn)收制度，一大批近幾年完工的工程建設(shè)項(xiàng)目已按規(guī)定通過了檔案行政管理部門組織的檔案驗(yàn)收。

1.3建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作普遍加強(qiáng)，為工程建設(shè)和質(zhì)量管理發(fā)揮了良好的服務(wù)作用

為了適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制和基本建設(shè)管理體制改革的需要，工程監(jiān)理項(xiàng)目部從項(xiàng)目建設(shè)開始就注意貫徹有關(guān)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，不斷深化業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作，加強(qiáng)文件材料的收集歸檔和檔案整理，做到檔案的收集、整理工作與工程監(jiān)理同步進(jìn)行，并努力提高工程建設(shè)檔案的科學(xué)管理水平。徹底改變了過去那種工程建設(shè)檔案到完工后再算總賬，檔案缺損、錯誤也找不到人負(fù)責(zé)的狀況。建設(shè)工程項(xiàng)目檔案的完整收集和規(guī)范整理，保證了工程建設(shè)與管理對檔案的利用和需要，使工程項(xiàng)目檔案發(fā)揮了良好的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，取得了雙豐收效應(yīng)。

2創(chuàng)新公路項(xiàng)目檔案管理的新模式

近年來，我們認(rèn)真研究基本建設(shè)管理體制出現(xiàn)的新情況、新問題，不斷探索既適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)體制的需要，又能確保建設(shè)項(xiàng)目檔案完整、準(zhǔn)確、規(guī)范的檔案管理模式。單位在印發(fā)有關(guān)文件和培訓(xùn)授課、業(yè)務(wù)指導(dǎo)中反復(fù)強(qiáng)調(diào)以下幾個方面：

2.1把建設(shè)工程檔案工作列入相應(yīng)項(xiàng)目法人單位工作計劃

從工程建設(shè)監(jiān)理計劃到監(jiān)理程序，均列入項(xiàng)目部和有關(guān)人員的職責(zé)范圍，做到每項(xiàng)工程監(jiān)理活動都有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材料歸檔保管；按集中統(tǒng)一管理檔案的原則，建立健全檔案管理制度，由項(xiàng)目法人對工程建設(shè)檔案總集成，實(shí)施統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)；設(shè)立直屬項(xiàng)目部的檔案機(jī)構(gòu)，配置必要的保管和提供利用的設(shè)備，確保整個工程建設(shè)檔案資料的完整、準(zhǔn)確、規(guī)范、系統(tǒng)、安全和有效利用；建立健全檔案管理的分級負(fù)責(zé)制，并把檔案管理列為各項(xiàng)工程監(jiān)理的一部分，使之成為項(xiàng)目管理的一個重要內(nèi)容。

2.2實(shí)行檔案同步建設(shè)制和合同制

從項(xiàng)目立項(xiàng)起就開始將項(xiàng)目檔案列入歸檔計劃，將檔案工作納入項(xiàng)目計劃，指定項(xiàng)目部主任為檔案項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)對建設(shè)項(xiàng)目的整個檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督。

2.3實(shí)施嚴(yán)格規(guī)范的審核程序

即每項(xiàng)工程的檔案文件，在施工單位自檢的基礎(chǔ)上，監(jiān)理單位、業(yè)主項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對檔案文件的完整性、準(zhǔn)確性等進(jìn)行嚴(yán)格審核，并簽署鑒定意見，以確保檔案文件真實(shí)地反映工程全貌；項(xiàng)目法人檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)對全部案卷的質(zhì)量嚴(yán)格審核把關(guān)，不合格的責(zé)令其完善；為保證項(xiàng)目承包單位向項(xiàng)目法人單位及時送交完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的相應(yīng)項(xiàng)目檔案資料，明確工程檔案保證金，以工程檔案是否按規(guī)定移交來決定是否退還工程檔案保證金。這些措施的實(shí)行保證了建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集整理工作在項(xiàng)目建設(shè)過程中的有序進(jìn)行，從而避免了在項(xiàng)目完工后再突擊清理所帶來的弊端。 2.4將日常檢查施工過程中形成的文件材料是否齊全、完整、準(zhǔn)確作為監(jiān)理方的工作職責(zé)

針對工程建設(shè)項(xiàng)目往往涉及施工隊(duì)伍較多、時間跨度較長的情況，將工程檔案的形成、積累等工作內(nèi)容納入監(jiān)理工作范圍，要求監(jiān)理工程師在檢查施工質(zhì)量的同時，負(fù)責(zé)檢查驗(yàn)收施工單位形成的應(yīng)歸檔文件材料，并履行相應(yīng)的手續(xù)，從而保證了竣工資料的完整、準(zhǔn)確和規(guī)范。

3加強(qiáng)檔案達(dá)標(biāo)升級及創(chuàng)優(yōu)活動

建設(shè)工程檔案工作不僅僅是對檔案工作負(fù)責(zé)，而且是對歷史過程負(fù)責(zé)，是對未來發(fā)展負(fù)責(zé)。這就從更高的層次上提升了我們對檔案工作重要性的認(rèn)識，進(jìn)一步增強(qiáng)了做好檔案工作的歷史責(zé)任感、緊迫感。為此我們主要從以下幾方面入手：

3.1強(qiáng)化了檔案創(chuàng)優(yōu)的計劃措施

近年來，單位克服了工程建設(shè)項(xiàng)目分布廣、工程進(jìn)展的信息不靈和自身人員較少等困難，始終將工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理作為一項(xiàng)重要工作常抓不懈，并不斷加大對工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的指導(dǎo)督促力度，努力使各工程建設(shè)項(xiàng)目達(dá)到檔案規(guī)范管理和科學(xué)管理的要求。要求各項(xiàng)目部在按時完成日常立卷工作的基礎(chǔ)上，根據(jù)工程實(shí)施序列和竣工期限按月匯報工作開展情況。

3.2提高檔案檢查的力度和頻度

每年接受省檔案局對我系統(tǒng)檔案工作的檢查，對達(dá)標(biāo)升級單位，在各單位自查的基礎(chǔ)上，由省檔案局進(jìn)行復(fù)查，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求進(jìn)行整改完善，組織有關(guān)部門進(jìn)行定期復(fù)查。

3.3認(rèn)真開展執(zhí)法檢查

《檔案法》頒布以來，為不斷加大對公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的監(jiān)管力度，上級檔案部門多次開展了本范圍內(nèi)的執(zhí)法大檢查活動，我單位堅(jiān)持把執(zhí)法檢查活動作為增強(qiáng)檔案意識，規(guī)范管理手段，提高創(chuàng)優(yōu)水平的重要契機(jī)，及時組織所屬的項(xiàng)目部等有關(guān)人員認(rèn)真做好填表、自查、整改、匯報等迎檢工作。成立了綜合檔案室，檔案制度上墻，并立即投入到前期工作的檔案收集，得到了檢查組的高度肯定。我們深深體會到，只要思想上高度重視，行動上貫徹及時，措施上扎實(shí)有力，檔案工作走向規(guī)范化和爭創(chuàng)工程優(yōu)秀檔案是完全可以實(shí)現(xiàn)的。

4扎實(shí)細(xì)致地做好日常檔案工作

檔案管理達(dá)標(biāo)升級只是做好檔案工作的一個起點(diǎn)，我單位深刻意識到，要使檔案工作不斷鞏固、完善、發(fā)展和提高，必須從日常檔案工作每一個環(huán)節(jié)著手，堅(jiān)持長抓不懈。

4.1認(rèn)真做好檔案資料的收集工作

近年來，公路工程建設(shè)規(guī)模一擴(kuò)再擴(kuò)，建設(shè)項(xiàng)目逐年遞增，為減輕專職檔案員的工作壓力，最大限度地確保各人手上檔案資料不積壓、不流失，保證檔案工作質(zhì)量，總公司要求各項(xiàng)目部通過檔案管理網(wǎng)絡(luò)收集各種檔案資料，并定期檢查收集工作。

4.2利用計算機(jī)系統(tǒng)對檔案資料進(jìn)行科學(xué)管理

為適應(yīng)形勢發(fā)展的需要，單位于1998年下半年在檔案工作中引入計算機(jī)管理系統(tǒng)，安裝檔案管理系統(tǒng)軟件后，逐一輸入檔案案卷目錄和卷內(nèi)目錄，并在省公路局和省檔案局的業(yè)務(wù)指導(dǎo)下，根據(jù)實(shí)際使用情況對計算機(jī)程序進(jìn)行修改、完善。

4.3強(qiáng)化服務(wù)意識，提高檔案資料利用效果

檔案工作最終目的是檔案資料的利用。近年來，我們按照國家二級檔案管理的要求，緊緊圍繞經(jīng)濟(jì)建設(shè)和行業(yè)管理這個中心，更加注重檔案信息資源的開發(fā)，多途徑、多方位地提供服務(wù)。隨著高速公路建設(shè)的全面展開，工程建設(shè)中普遍面臨著與原有道路的改擴(kuò)建交叉施工的矛盾，單位的設(shè)計監(jiān)理部也是充分利用原始檔案資料，及時提交設(shè)計單位進(jìn)行預(yù)先考慮，有效解決了大規(guī)模建設(shè)中的大量施工矛盾。針對由于長期受保密思想影響，檔案工作目的不夠明確，普遍存在重保密、輕利用的傾向，為打破以往檔案工作被動服務(wù)的局面，單位確立了檔案工作主動服務(wù)的指導(dǎo)思想，要求專職檔案員與兼職檔案員加強(qiáng)溝通交流，多請示，多匯報，編制完整、有效的檔案檢索工具，開放檔案閱覽室，經(jīng)常到各業(yè)務(wù)部門了解情況，檢查檔案工作，在確保檔案資料安全的前提下，根據(jù)各業(yè)務(wù)部門的工作進(jìn)度和需要，主動組織提供各種資料、數(shù)據(jù)，為綜合決策和開展業(yè)務(wù)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

篇6

（內(nèi)蒙古電力勘測設(shè)計院有限責(zé)任公司，內(nèi)蒙古 呼和浩特　010020）

摘　要：工程總承包是個龐大的系統(tǒng)工程，需要各方齊心協(xié)力方能完成。工程總承包項(xiàng)目在建設(shè)的過程中會產(chǎn)生大量的文件材料，如何使這些雜亂無章的文件材料，能按照檔案管理規(guī)定的要求收集、整理、保管好并順利向業(yè)主移交，是一個難處理的問題。本文主要論述檔案管理是工程總承包項(xiàng)目建設(shè)中的一個重要組成部分，提出明確建設(shè)項(xiàng)目合同內(nèi)容、落實(shí)參建各方檔案管理責(zé)任、建立健全工程總承包項(xiàng)目檔案管理制度等相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞 ：工程總承包；檔案管理

中圖分類號：TM73

文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

文章編號：1000-8772（2015）08-0181-01

收稿日期：2015-02-10

作者簡介：金育勇（1972-），男，河南武陟人，大專，助理館員。研究方向：檔案管理。

一、檔案管理是工程總承包項(xiàng)目 建設(shè)中的一個重要組成部分

國家檔案局、國家發(fā)展和改革委員會于2006 年6 月印發(fā)《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》，為工程檔案驗(yàn)收提供了政策依據(jù)。電力設(shè)計單位開展電力工程總承包工作的動力來源于開拓市場、擴(kuò)大業(yè)務(wù)范圍、提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的需要，各單位都在工程實(shí)踐中努力探索如何做好工程總承包管理。在工程建設(shè)過程中，及時收集工程檔案信息，準(zhǔn)確鑒別工程文件材料，規(guī)范整理工程檔案，保持工程檔案的完整和系統(tǒng)性，不僅是建工程前的需要，也是為工程項(xiàng)目投產(chǎn)后開展后續(xù)服務(wù)與維修工作的需要。

二、明確建設(shè)項(xiàng)目合同內(nèi)容，有利于落實(shí)參建各方檔案管理責(zé)任

電力設(shè)計單位要做好電力工程總承包檔案管理工作，需要處理好項(xiàng)目管理與內(nèi)部管理之間、各相關(guān)方之間的關(guān)系。工程總承包項(xiàng)目從簽訂合同開始，就應(yīng)該明確各參建方在工程總承包項(xiàng)目檔案管理的職責(zé)。

1. 業(yè)主方：業(yè)主作為投資方，在工程項(xiàng)目委托設(shè)計單位總承包之前，已經(jīng)開展了前期準(zhǔn)備工作，前期工作形成的文件材料應(yīng)該立卷歸檔，責(zé)任需要明確，工程檔案整理執(zhí)行什么標(biāo)準(zhǔn)，業(yè)主有責(zé)任提出要求。

2. 總承包方：總承包方負(fù)責(zé)工程總承包范圍內(nèi)的項(xiàng)目文件材料形成、積累、整理、歸檔和保管工作；指導(dǎo)和監(jiān)督分包方文件材料歸檔，對分包方提交的文件資料進(jìn)行匯總、整理；項(xiàng)目竣工后向業(yè)主移交完整、系統(tǒng)的檔案資料。

3. 分包方：分包方負(fù)責(zé)收集、整理分包范圍內(nèi)形成的項(xiàng)目文件材料，接受總承包方的檢查指導(dǎo)，并對歸檔文件材料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性負(fù)責(zé)，工程結(jié)束后及時將工程檔案向總承包單位移交。

4. 監(jiān)理方：項(xiàng)目監(jiān)理單位除了負(fù)責(zé)收集、積累項(xiàng)目監(jiān)理文件，還要完成建設(shè)單位委托的項(xiàng)目監(jiān)理單位負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查項(xiàng)目建設(shè)中文件收集、積累、審核、簽署竣工文件，并向建設(shè)單位提交有關(guān)專項(xiàng)報告、驗(yàn)證材料。

三、建立健全工程總承包項(xiàng)目檔案管理制度，是做好工程檔案的基礎(chǔ)

工程總承包項(xiàng)目檔案的管理是個難點(diǎn)、弱點(diǎn)問題，由于電力工程建設(shè)項(xiàng)目工期長，這期間將會產(chǎn)生大量工程技術(shù)文件資料，妥善保管好這些工程技術(shù)文件資料，僅靠少數(shù)幾個人員是不行的。領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，要增強(qiáng)參建單位全員檔案意識、建立一套完整而行之有效的檔案規(guī)章制度，才能做好項(xiàng)目檔案管理工作。

四、做好工程總承包項(xiàng)目檔案文件質(zhì)量管理工作，是保證工程檔案準(zhǔn)確、完整的基礎(chǔ)。

1. 施工文件質(zhì)量的管理

施工文件是整個工程檔案的難點(diǎn)，施工單位人員流動性大，做好施工文件的質(zhì)量管理涉及到檔案、資料人員、項(xiàng)目經(jīng)理、監(jiān)理工程師等人員，檔案管理人員從檔案的角度進(jìn)行把關(guān)、檢查、指導(dǎo)。從工程的角度把關(guān)，保證施工文件的齊全和質(zhì)量。各參建單位認(rèn)真執(zhí)行工程建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)強(qiáng)制性條文，立足從工程初期原材料進(jìn)場、工程各重要工序的檢驗(yàn)、試驗(yàn)記錄嚴(yán)格把關(guān)，避免形成“回憶錄”。

2. 設(shè)備廠商文件質(zhì)量的管理

設(shè)備廠商提供的設(shè)備文件，經(jīng)采購方驗(yàn)核后移交，資料本身復(fù)雜、繁多，加之涉及設(shè)備廠商多，各設(shè)備廠商提供的資料又各有其特點(diǎn)、形勢多樣、情況復(fù)雜，這樣給設(shè)備廠商文件資料的歸檔工作增加了不少難度。為此，要求采購部門與使用單位在設(shè)備移交時，相關(guān)人員參加現(xiàn)場開箱驗(yàn)收并記錄，驗(yàn)收清單與實(shí)物對應(yīng)相符，保證設(shè)備資料完整，滿足施工單位安裝使用的同時滿足至少一份原件作為檔案留存。

五、做好工程總承包項(xiàng)目檔案文件質(zhì)量的措施

1. 加強(qiáng)工程檔案的過程管理

在工程建設(shè)初期，檔案工作要與工程建設(shè)同步進(jìn)行。隨著工程建設(shè)的進(jìn)展，檔案管理人員就要對文件資料進(jìn)行收集，如果等到整個工作竣工時再進(jìn)行檔案收集，會給收集工作造成困難，不能保證文件資料齊全完整。

2. 加強(qiáng)檔案管理人員在工程建設(shè)過程中的監(jiān)督指導(dǎo)

檔案管理人員在工程建設(shè)中，依據(jù)前期制定的標(biāo)準(zhǔn)對各參建單位的工程檔案的形成、積累、整理歸檔工作，進(jìn)行定期監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)，針對整理過程中出現(xiàn)的問題，及時糾正解決，從開始就規(guī)范好工程項(xiàng)目檔案的質(zhì)量，避免重復(fù)整改。

篇7

關(guān)鍵詞：工程項(xiàng)目；檔案管理；信息化

引言

工程建設(shè)項(xiàng)目檔案一方面具有一般科技檔案的專業(yè)性、科技性和通用性，另一方面表現(xiàn)出顯著的整體性、成套性和不重復(fù)性。近幾年來，工程項(xiàng)目檔案管理信息化建設(shè)取得了一定的進(jìn)展。工程項(xiàng)目檔案的信息化管理為工程項(xiàng)目檔案的建立和查閱提供了方便，在面對眾多紙質(zhì)工程項(xiàng)目檔案時，由于管理工程項(xiàng)目檔案的人員任務(wù)非常繁重，致使他們在工作中容易出現(xiàn)差錯，但運(yùn)用計算機(jī)掃描便能快速使工程項(xiàng)目檔案實(shí)現(xiàn)信息化，同時還能輕松處理完工程項(xiàng)目檔案資料。如此一來，不僅使工作效率得到了提升，同時也使存儲空間得到了節(jié)省。

1工程項(xiàng)目檔案管理要點(diǎn)分析

1.1工程建設(shè)檔案的形成與搜集

檔案管理利用工作的前提和基礎(chǔ)就是形成與搜集建設(shè)項(xiàng)目的檔案。在工程建設(shè)初期，參與工程建設(shè)的各個單位（部門）都要編制檔案管理規(guī)劃，配備素質(zhì)較高的專（兼）職檔案資料管理人員，明確崗位職責(zé)，將建設(shè)過程中的各種檔案材料一點(diǎn)一滴地搜集積累來，以保證各類檔案資料的齊全和完整，為日后開展整理歸檔奠定基礎(chǔ)。（1）建立和完善檔案管理制度。對于負(fù)責(zé)基建技術(shù)和檔案管理人員，各單位應(yīng)當(dāng)定期召開會議，收集、分類、整理、編目、裝訂工程檔案資料，并且對案卷質(zhì)量等事項(xiàng)進(jìn)行詳細(xì)說明，落實(shí)措施，強(qiáng)化管理，努力增強(qiáng)有關(guān)人員的檔案意識。（2）做到圖實(shí)相符。檔案管理人員需要深入建設(shè)現(xiàn)場，針對檔案的不同階段、不同要求等，在驗(yàn)收項(xiàng)目的過程中，到現(xiàn)場給予檢查和指導(dǎo)，進(jìn)而在一定程度上做好檔案的收集整理工作。高度重視招投標(biāo)、設(shè)計變更、監(jiān)理文件材料等，確?！皥D實(shí)相符”，發(fā)現(xiàn)問題，采取措施，及時解決。

1.2整理與歸檔建設(shè)項(xiàng)目檔案

為了保證檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，在一定程度上需要收集、整理和歸檔工程建設(shè)檔案材料。在對工程檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔的過程中，一方面落實(shí)責(zé)任、建立完善規(guī)章制度，另一方面要從以下方面做起：（1）對于建設(shè)工程檔案資料來說，為了確保資料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，檔案人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真學(xué)習(xí)，了解熟悉各類工程檔案歸檔整理的標(biāo)準(zhǔn)和要求，以便早作準(zhǔn)備。（2）明確接收工程建設(shè)檔案的范圍和歸檔要求。學(xué)習(xí)檔案的收集、整理、歸檔和編制案卷的基本知識，確保各類歸檔標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。（3）確定工程檔案材料的歸檔范圍和歸檔制度。在劃定歸檔范圍時要注意：基建工程文件材料與文書材料、技術(shù)材料的界限要離請。根據(jù)基建文件材料的保存價值，在確保基建檔案完整的前提下，對歸檔范圍進(jìn)行確定。（4）嚴(yán)格立卷，確保案卷質(zhì)量。在歸檔過程中，需要注意：收集齊全歸檔范圍內(nèi)的基建文件材料，系統(tǒng)整理歸檔的文件材料，組成保管單位（卷、冊、袋、盒）；劃定保管期限，同時對保管期限進(jìn)行標(biāo)注，并且注明相應(yīng)的密級；基建檔案整理后，需要進(jìn)行裝訂，并保證結(jié)實(shí)美觀，同時標(biāo)題要簡明扼要，清晰整潔地填寫卷內(nèi)目錄。

2工程項(xiàng)目檔案管理信息化建設(shè)

2.1完善信息化檔案管理的制度

第一，建立信息化檔案管理的歸檔制度和檔案分類保管制度，利用歸檔制度和檔案保管制度開發(fā)和使用的全套文檔資料和信息化軟件應(yīng)用程序，要提高人員對信息化檔案分類與管理的重視程度，在檔案的信息化數(shù)據(jù)錄入之前應(yīng)該妥善的進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份和保管，提高數(shù)據(jù)的使用性能和安全程度。第二建立信息化的檔案管理制度，信息化的檔案管理制度需要根據(jù)國家檔案局的國家標(biāo)準(zhǔn)制定，主要的標(biāo)準(zhǔn)為：選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會計檔案數(shù)據(jù)備份，備用盤與儲存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進(jìn)行編號，標(biāo)明時間和文件內(nèi)容，制作檔案管理文件卡片。

2.2加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

工程項(xiàng)目檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)以及數(shù)字化設(shè)備的建設(shè)都屬于基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。工程項(xiàng)目檔案資源共享以及信息交換的前提便是網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，通過構(gòu)建信息數(shù)據(jù)庫，使工程項(xiàng)目檔案能實(shí)現(xiàn)信息的共享。各種數(shù)碼相機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等共同構(gòu)成了工程項(xiàng)目檔案的數(shù)字化設(shè)備，對這些設(shè)備加以利用，可以使工程項(xiàng)目檔案的一體化管理得以實(shí)現(xiàn)。而在這個過程中，工程項(xiàng)目檔案的信息化管理則為其實(shí)現(xiàn)奠定了基礎(chǔ)。

2.3保證信息化系統(tǒng)的安全性

安全防范的管理主要作用是加強(qiáng)檔案管理的主要內(nèi)容的安全性和保護(hù)性，加強(qiáng)信息化檔案管理的作用。從管理上加強(qiáng)安全防范功能的主要做法為：第一，建立可信可控的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)模式，利用科學(xué)化、理化的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)模式管理好內(nèi)部人員，杜絕內(nèi)部人員使用撥號、寬帶等方式非法接入外網(wǎng)，防止造成網(wǎng)絡(luò)資源流失與檔案管理的負(fù)面影響。第二，管理好輸出設(shè)備，對于重要電子文檔的打印，要進(jìn)行嚴(yán)格的登記和日志管理，管理好內(nèi)網(wǎng)客戶端，在局域網(wǎng)上建立監(jiān)控點(diǎn)，最關(guān)鍵的是管理好客戶端和輸出軟件接口，防止信息丟失。第三，數(shù)據(jù)的備份與容災(zāi)，最理想的數(shù)據(jù)保護(hù)方式就是解決信息化檔案內(nèi)部的可用性風(fēng)險和恢復(fù)性風(fēng)險，當(dāng)前檔案的數(shù)據(jù)備份與容災(zāi)能力已經(jīng)成為了數(shù)據(jù)存儲安全的象征。數(shù)據(jù)備份需要保證客戶數(shù)據(jù)的完整性、需要提高數(shù)據(jù)安全性、可靠性和一致性。

2.4提升檔案信息化綜合管理人才隊(duì)伍建設(shè)

長久以來，工程建設(shè)領(lǐng)域中多數(shù)一線人員知識層次并不高，在建設(shè)過程中對于信息化的運(yùn)用范圍與接受程度相對其它行業(yè)來說并不高。這對信息化的實(shí)施是不利的。各級參建單位對電腦軟件的使用理念還停留在各類專業(yè)軟件的層面。如何在工程建設(shè)的從業(yè)人員尤其是技術(shù)人員中提升信息化系統(tǒng)的應(yīng)用能力與接受程度，這是檔案信息化成功之本，對其它各個要素的發(fā)展速度和質(zhì)量起著決定性的作用。所以，各級建設(shè)單位要加強(qiáng)對員工信息化應(yīng)用的培訓(xùn)，并且從各單位的領(lǐng)導(dǎo)階層開始重視信息化的培訓(xùn)，建設(shè)具有綜合能力的檔案信息化管理隊(duì)伍，并保持相關(guān)人員的穩(wěn)定。

結(jié)束語

加強(qiáng)工程項(xiàng)目檔案管理信息化工作，是適應(yīng)我國工程建設(shè)發(fā)展的必然要求，也是提高建設(shè)水平、管理效率的重要途徑。檔案信息化管理的發(fā)展理念已能為廣大建設(shè)者所接受，但真正要將信息化建設(shè)落到實(shí)處，使之成為實(shí)用的管理手段，仍要各管理層面的從業(yè)者們不斷努力。

參考文獻(xiàn)

篇8

關(guān)鍵詞：水利工程檔案；現(xiàn)狀；發(fā)展方向 

伴隨著我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展的趨勢，在社會中水利工程檔案也日益發(fā)揮著其重要的作用。水利工程檔案即為在水利工程建設(shè)進(jìn)程中產(chǎn)生的對于國家和社會而言具有著保存價值的工程圖紙說明文字、工程圖表、音像資料等多種形式的文件資料。因此對檔案進(jìn)行科學(xué)合理的管理，加大利用水利工程檔案信息資源，積極推進(jìn)水利工程檔案管理是極為關(guān)鍵的一項(xiàng)重要工作。 

1 水利工程檔案的特點(diǎn) 

和其他專業(yè)檔案相比較，水利工程檔案也同樣具有著科學(xué)性、合理性、完備性、服務(wù)性，另外其還有著下述獨(dú)具的特征：（1）文件資料來源廣博。分別源自于法人單位、建設(shè)管理、設(shè)計公司、施工單位、監(jiān)理部門等諸多單位或部門形成工程檔案。（2）文件類別紛繁多樣。因?yàn)楣こ探ㄔO(shè)項(xiàng)目劃分較為細(xì)致， 土石方、混凝土、交通設(shè)施、涵閘、管理設(shè)施等工程，所以產(chǎn)生及形成了較多類別的文件資料。（3）檔案管理層次復(fù)雜。對于重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目而言， 有著較多的單位參與建設(shè)施工，而各單位對于檔案管理沒有規(guī)范化的要求， 形成的檔案形式內(nèi)容不一致，較多施工單未不建立健全企業(yè)檔案管理方式，不能形成監(jiān)督管理的長效機(jī)制。 

2 我國水利工程檔案管理現(xiàn)狀 

2.1 水利工程檔案管理認(rèn)識不足 

伴隨著我國社會主義經(jīng)濟(jì)體制建設(shè)的持續(xù)改革與發(fā)展，國家政府的相關(guān)職能在進(jìn)行逐步轉(zhuǎn)變，水利工程建設(shè)管理體制改革也隨之持續(xù)推進(jìn)，具有關(guān)聯(lián)性的質(zhì)量全程負(fù)責(zé)制度、建設(shè)項(xiàng)目監(jiān)理制度、項(xiàng)目法人責(zé)任制度、竣工驗(yàn)收備案制度等在逐步建立和完善當(dāng)中。而在當(dāng)前水利工程檔案信息的建檔、歸納、驗(yàn)收等相關(guān)程序也具有全新的要求，可是長期以來較多管理者存在注重于工程，而輕視于檔案的狀況。末能對檔案管理工作的關(guān)鍵性有全面及準(zhǔn)確的認(rèn)知。使得水利工程檔案管理的事務(wù)長期存在末能積極推進(jìn)的狀態(tài)。較多水利工程檔案的歸檔匯集末能適時處理。末能較好的發(fā)揮水利工程檔案管理應(yīng)有的作用。 

2.2 末建立健全檔案管理體系 

水利工程檔案管理具有較強(qiáng)的專業(yè)性要求，可是不少單位僅將檔案管理的作用歸于綜合部門，未有作為檔案專管部門的設(shè)置。不能體現(xiàn)檔案管理的重要性，即使具有國家與單位的專項(xiàng)管理制度，也未能起到實(shí)際作用。所以在水利工程檔案管理事務(wù)當(dāng)中，較多都未能真正發(fā)揮其監(jiān)督管理的實(shí)際作用。由此形成缺乏對水利工程綜合管理部門以及建設(shè)部門工作的有效監(jiān)管，普遍存在人員流動狀況。難以推進(jìn)檔案的匯集、管理工作的實(shí)施。 

2.3 缺乏檔案管理人員 

因?yàn)檩^多的單位領(lǐng)導(dǎo)層未能注重水利工程檔案管理的關(guān)鍵性，投入的相關(guān)人力與物力較少， 通常水利工程檔案管理人員不是檔案管理專業(yè)畢業(yè)，不具備本專業(yè)的理論知識，多為工程技術(shù)人員兼職此職，缺乏對于檔案管理知識的了解，較少受到過相關(guān)的專業(yè)培訓(xùn)，對于水利工程檔案管理的基礎(chǔ)工作并不熟悉、同時對相關(guān)法律規(guī)定及 管理制度的認(rèn)知不足，水利工程檔案管理較多的限于最基礎(chǔ)的資料保管工作，形成水利工程檔案管理不到位。同時較少會有檔案專業(yè)人員，從業(yè)人員的專業(yè)性及管理水平需要進(jìn)一步提升，缺乏水利工程檔案管理工作的規(guī)范性。 

3 水利工程檔案管理的發(fā)展之路 

在新的時展的背景下，水利工程建設(shè)得到了高速發(fā)展與進(jìn)步，迎來了新的發(fā)展機(jī)遇，這同時也要求水利工程檔案管理要與時俱進(jìn)的和此打發(fā)展相適應(yīng)。 當(dāng)今全球在項(xiàng)目檔案管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和方式方法，非常值得我們進(jìn)行學(xué)習(xí)與借鑒。并能夠以此來提升水利工程檔案管理事務(wù)的持續(xù)創(chuàng)新與發(fā)展。 

3.1 樹立全員檔案意識 

水利建設(shè)工程檔案與工程建設(shè)的諸多方面緊密聯(lián)系，涵蓋了整個工程項(xiàng)目建設(shè)的進(jìn)程，工程的管理、設(shè)計、技術(shù)、施工人員對工程項(xiàng)目的情況具有全面的了解，較多檔案形成于其之中，同時其也是將來檔案主要使用者，要建立和健全準(zhǔn)確、完備、的檔案，就需要促進(jìn)全員的檔案參與意識，共同來來進(jìn)行檔案匯集，尤其是項(xiàng)目建設(shè)初期，必須依據(jù)項(xiàng)目建設(shè)及形成檔案的客觀規(guī)律，統(tǒng)籌規(guī)劃、同步匯集、安全管理整個項(xiàng)目檔案工作，以此來促進(jìn)檔案的高效利用的力度。 

3.2 建立完善的管理制度 

在水利工程檔案當(dāng)中的科學(xué)合理管理制度，是保障水利工程檔案管理工作持續(xù)推進(jìn)的關(guān)鍵所在，第一、應(yīng)對于水利工程建設(shè)市場的整體發(fā)展與變動情況進(jìn)行適時的掌握，按照現(xiàn)實(shí)的發(fā)展與變動情況適時的來對檔案制度作為調(diào)控和改進(jìn)，使之真正具有時代特征。第二、應(yīng)制定出細(xì)致的水利工程檔案的管理辦法，來對水利工程檔案管理人員的日常事務(wù)行為進(jìn)行規(guī)范管理，促進(jìn)工程的審計、監(jiān)理、質(zhì)檢、管理和施工部門的工作實(shí)效性的完成落實(shí)，達(dá)成水利工程檔案管理部門的監(jiān)督職能的高效應(yīng)用，以保障水利工程檔案管理的實(shí)效性、標(biāo)準(zhǔn)化。同時還需要制定出行之有效的管理激勵機(jī)制，將水利工程檔案管理工作目標(biāo)最大化的定位分任到所有的部門和崗位、個體上，在年度整體工作計劃中編制檔案管理的總目標(biāo)，并導(dǎo)入至高層管理工作會議實(shí)施事務(wù)程序當(dāng)中，并與單位職工的崗位責(zé)任制以及經(jīng)濟(jì)責(zé)任制掛鉤。制定嚴(yán)格的考核評分機(jī)制來進(jìn)行考核，讓檔案管理工作能夠具有一個良好的管理實(shí)施環(huán)境。 

3.3 強(qiáng)化水利檔案隊(duì)伍的建設(shè) 

在當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)和科技高速發(fā)展的時代背景下，需要檔案管理人員持續(xù)自身素質(zhì)進(jìn)行提升，改善知識結(jié)構(gòu)，達(dá)到與時展協(xié)調(diào)和同步，水利工程檔案管理人員不但應(yīng)有著堅(jiān)實(shí)的專業(yè)知識，同時還必須對先進(jìn)現(xiàn)代數(shù)字化技術(shù)有熟練的掌握，持續(xù)性汲取、學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理方及理念。其次，應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理人員的專業(yè)知識和技能培訓(xùn)，提業(yè)務(wù)素質(zhì)和優(yōu)質(zhì)服務(wù)意識，以達(dá)到現(xiàn)代化水利工程管理日益增長的需求。 

3.4 加強(qiáng)水利工程檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè) 

在水利工程檔案工作當(dāng)中導(dǎo)入計算機(jī)技術(shù)能夠更加快捷的完成工作，從而具有深刻的影響，在水利建設(shè)工程檔案管理當(dāng)中加大實(shí)施縮微檔案、磁介質(zhì)檔案、電子文件檔案的實(shí)際運(yùn)用。注重水利工程建設(shè)在先期設(shè)計，施工和竣工資料的編制過程中形成的日益增多的各類電子文件檔案。對重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)工程的照片檔案、錄像檔案、紙質(zhì)檔案制成多媒體作為光盤刻錄備份保存，對檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、信息化進(jìn)行深入的探索研究。 

4 結(jié)語 

總而言之，隨著社會經(jīng)濟(jì)以及水利事業(yè)的不斷發(fā)展，水利工程檔案管理工作的重要性也日益突出，因此應(yīng)該做好樹立全員檔案意識、建立完善的管理制度，促進(jìn)水利檔案專業(yè)從業(yè)者的綜合素質(zhì)的提升，深化水利工程檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)等方面工作，以此來提升水利工程檔案管理水平。 

參考文獻(xiàn) 

篇9

1 統(tǒng)一認(rèn)識，是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)

統(tǒng)一檔案工作的認(rèn)識，形成齊抓共管的合力，是搞好企業(yè)檔案管理工作的前提和保證。

1.1 搞好檔案管理工作，是企業(yè)的職責(zé)所在

公司成立以來，一直高度重視檔案管理工作，認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家《檔案法》和相關(guān)規(guī)范、辦法和標(biāo)準(zhǔn)，不斷提高檔案工作重要性的認(rèn)識，增強(qiáng)搞好檔案管理工作的自覺性。我們結(jié)合公司工程建設(shè)的實(shí)際，在統(tǒng)一認(rèn)識上，主要樹立了四個強(qiáng)化、四個增強(qiáng)的認(rèn)識理念和責(zé)任意識。一是強(qiáng)化檔案功能意識，增強(qiáng)搞好檔案工作的自覺性；二是強(qiáng)化檔案法律意識，增強(qiáng)搞好檔案工作的嚴(yán)肅性；三是強(qiáng)化項(xiàng)目法人職責(zé)，增強(qiáng)搞好檔案工作的責(zé)任感；四是強(qiáng)化工程項(xiàng)目的特殊性，增強(qiáng)搞好檔案工作的使命感。認(rèn)識上的深化和高度統(tǒng)一，構(gòu)建了健全的檔案管理組織機(jī)構(gòu)和從上到下、分級負(fù)責(zé)、職責(zé)明確、科學(xué)嚴(yán)密的檔案管理體系；形成了分工負(fù)責(zé)、群策群力、齊抓共管的工作格局。

1.2 工程項(xiàng)目的特殊條件，是搞好我司檔案管理工作的重要緣由

我司承擔(dān)的工程項(xiàng)目所處的條件和建設(shè)成果的確具有特殊的內(nèi)在要求。一是工程環(huán)境特殊。工程處于正建的三峽工程庫區(qū)，工程建成后運(yùn)行工況變化很大，要經(jīng)受三峽工程運(yùn)行調(diào)度不同水位的影響和考驗(yàn)，需要翔實(shí)的工程檔案資料見證，并利用檔案資料及編研成果指導(dǎo)工程維護(hù)管理中出現(xiàn)的各類問題；二是工程區(qū)位特殊。工程處于涪陵主城區(qū)沿江城市變遷口岸，工程建設(shè)使沿江城區(qū)面貌發(fā)生了歷史性的巨變，需要檔案資料記載；三是工程結(jié)構(gòu)特殊。萬里長江第一堤是透水性結(jié)構(gòu)，烏江二橋工程是亞洲第一座大跨徑、高低塔、單索面斜拉橋等，工程設(shè)計和建設(shè)成果，具有借鑒、探索的創(chuàng)新價值，需要完整的檔案資料記錄工程建設(shè)和運(yùn)行管理變化過程；四是建設(shè)管理特殊，兩橋工程是涪陵首次采用BT建設(shè)模式融資建橋，把經(jīng)管型法人功能成功用于公益性工程建設(shè)的創(chuàng)新模式。上述工程項(xiàng)目的特殊條件，賦予了我們搞好檔案工作的特殊使命。要求檔案資料的收集、整理、制成、歸檔必須完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)；必須建立健全門類齊全、結(jié)構(gòu)合理、內(nèi)容翔實(shí)的館藏檔案體系；真實(shí)的記載和寫照工程建設(shè)成就，區(qū)域變遷歷史，使檔案信息資源充分發(fā)揮開發(fā)利用價值。

公司檔案管理工作就是基于以上的認(rèn)識理念和職責(zé)緣由，得以統(tǒng)一認(rèn)識和高度重視。

2 抓住重點(diǎn)，主攻難點(diǎn)，是做好檔案工作重要保障

工程建設(shè)檔案是工程建設(shè)成果的重要組成部分。資料收集涉及面廣、難度大、管理工作任務(wù)艱巨。因此，我們把工程檔案管理工作列為檔案工作重中之重的難點(diǎn)，加強(qiáng)管理，確保質(zhì)量。主要實(shí)施了三項(xiàng)管理基礎(chǔ)工作：

2.1 加強(qiáng)職責(zé)管理

實(shí)行項(xiàng)目法人責(zé)任制，把檔案管理工作列入年度計劃、五年規(guī)劃；列入了年度目標(biāo)管理責(zé)任書，納入了工程建設(shè)管理任務(wù)，實(shí)行主管牽頭，分管負(fù)責(zé)，處室承辦的責(zé)任體系，年初下達(dá)任務(wù)，年中檢查，年底考評，實(shí)行獎懲。形成統(tǒng)籌安排，分工負(fù)責(zé)，協(xié)調(diào)配合，齊抓共管的工作機(jī)制。

2.2 加強(qiáng)程序管理

實(shí)行工程檔案與工程建設(shè)同步實(shí)施，做到階段工作同交底，同布置，同檢查，同驗(yàn)收。狠抓了三項(xiàng)管理程序。

2.2.1抓好事前布置（召開技術(shù)交底會）。在工程開工建設(shè)前召開設(shè)計、監(jiān)理、施工、質(zhì)監(jiān)等單位的技術(shù)交底會，把工程檔案資料管理的收集、整編、驗(yàn)收、移交的相關(guān)要求，一并交底布置，讓參建單位明確任務(wù)，落實(shí)職責(zé)。

2.2.2狠抓過程管理。在施工過程中嚴(yán)把六項(xiàng)工作環(huán)節(jié)。即：工程設(shè)計、工程招標(biāo)、合同管理、工程質(zhì)評、工程結(jié)算、財務(wù)收支等六個工作環(huán)節(jié)，規(guī)范檔案資料的收集、整編工作。

2.2.3嚴(yán)格驗(yàn)收管理。一是嚴(yán)格檔案中間驗(yàn)收。在工程質(zhì)量驗(yàn)收、階段驗(yàn)收和交工驗(yàn)收前，由檔案專（兼）職人員會同相關(guān)處室，按照檔案資料收集整理的規(guī)范規(guī)定和要求，對檔案資料的完整性，整編的規(guī)范性進(jìn)行檢查驗(yàn)收，合格后才能進(jìn)行工程驗(yàn)收和工程結(jié)算；二是嚴(yán)格移交鑒定、鑒證制度。落實(shí)檔案移交責(zé)任制，完善移交清單，規(guī)范移交程序，提高歸檔質(zhì)量；三是嚴(yán)格竣工專項(xiàng)驗(yàn)收。在工程竣工驗(yàn)收前，對項(xiàng)目檔案進(jìn)行全面清理、整編，按照《重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理辦法》完成各項(xiàng)驗(yàn)收程序，通過檔案行政主管部門專項(xiàng)驗(yàn)收后，完成建設(shè)主管部門進(jìn)館檔案驗(yàn)收移交工作。

2.3 加強(qiáng)業(yè)務(wù)管理

為確保檔案工作質(zhì)量，我司積極開展了檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案人員從業(yè)素質(zhì)，切實(shí)履行檔案管理職責(zé)。公司設(shè)立了檔案管理科，配備了專（兼）職檔案管理人員15名，每處室1-2名，從事檔案資料的收集、整理、歸檔和開發(fā)利用工作；積極參加市、區(qū)檔案主管部門主辦的培訓(xùn)和考察學(xué)習(xí)活動，適時舉辦檔案培訓(xùn)班，深入施工單位，監(jiān)理單位貫徹檔案法律法規(guī)，開展現(xiàn)場指導(dǎo)培訓(xùn)、幫助施工單位做好檔案資料的收集、整理、歸檔管理工作，打牢工程檔案驗(yàn)收、移交的各項(xiàng)基礎(chǔ)工作，提高專（兼）職檔案管理人員的從業(yè)素質(zhì)，適應(yīng)檔案管理工作需要。

3 發(fā)揮檔案的再生價值，是檔案工作最終目標(biāo)

工程檔案的開發(fā)利用為工程建設(shè)管理和完善基本建設(shè)各項(xiàng)程序發(fā)揮了明顯的效益，在工程運(yùn)行管理和社會服務(wù)功能方面還將發(fā)揮巨大的效益。

3.1為防護(hù)工程竣工驗(yàn)收提供了大量的政策性和業(yè)務(wù)性文件資料和試驗(yàn)研究成果。為工程竣工現(xiàn)狀設(shè)計復(fù)核的編制和工程竣工安全復(fù)核、防洪校核提供了檔案資料，設(shè)計單位出具的施工設(shè)計復(fù)核成果得到市級主管部門的批復(fù)，涪陵防護(hù)工程得已順利通過竣工驗(yàn)收。

3.2為防護(hù)工程移民專項(xiàng)驗(yàn)收審計提供了大量的庫區(qū)政策性文件資料、移民資料、征地補(bǔ)償資料、工程設(shè)計審批資料，編寫了審計說明，得到了國家審計署和國務(wù)院三建委對防護(hù)工程移民基礎(chǔ)設(shè)施費(fèi)、地方自籌等資金的合理使用予以認(rèn)可，完成了移民專項(xiàng)審計程序，順利通過了國家移民專項(xiàng)驗(yàn)收。

3.3為工程稽查、審計提供了完整的工程設(shè)計、工程施工、工程招投標(biāo)、工程概（預(yù)）算、工程竣工結(jié)算和財務(wù)決算資料，完成了各項(xiàng)基本建設(shè)的稽查、審計程序，得到了好的評價。

3.4在社會服務(wù)功能方面，由于具備較為完整、豐富的館藏檔案資料，將對區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展，庫區(qū)泥沙淤積、運(yùn)行調(diào)度，防洪標(biāo)準(zhǔn)、移民拆遷等規(guī)范性文件的制定提供原型監(jiān)測、分析成果，發(fā)揮檔案管理的巨大效益。

4 存在的主要問題

4.1重點(diǎn)工程檔案資料管理制度不健全，職責(zé)沒有落實(shí)到位。目前，參建單位在檔案管理體制上存在一定問題，沒有設(shè)立重點(diǎn)工程檔案管理組織，沒有制訂應(yīng)有的檔案管理規(guī)章制度，有些參建單位雖然制訂有，但也不健全。同時，沒有采取積極有效的措施，把檔案資料規(guī)范管理工作落到實(shí)處上，造成具體管理人員缺少責(zé)任感。這主要是因?yàn)槟承┙ㄔO(shè)單位領(lǐng)導(dǎo)檔案意識不強(qiáng)，對檔案工作認(rèn)識不足引起的，日常工程建設(shè)管理中只注重抓工程施工建設(shè)，抓形象工程，只注意安全生產(chǎn)、工程質(zhì)量，而忽視了屬于內(nèi)勤服務(wù)范疇的檔案資料管理工作，某些檔案工作人員，因沒有工作壓力，往往處于一種應(yīng)付狀態(tài)。另外，檔案行政管理部門忙于各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，對重點(diǎn)工程檔案管理法規(guī)宣傳、貫徹不夠，對重點(diǎn)工程檔案管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)缺乏應(yīng)有力度，重點(diǎn)工程檔案專項(xiàng)執(zhí)法檢查工作沒抓起來。對一些建設(shè)單位在檔案資料管理上違章操作也有一定影響。

4.2管理經(jīng)費(fèi)投入不足，保管條件較差。在各重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目單位中，只有少數(shù)幾個單位有獨(dú)立的檔案資料室，但也存在裝具不足情況，有的檔案資料只能成捆堆放在地上，檔案六防措施上更是難以落實(shí)，特別是防盜、消防措施大部分建設(shè)單位，沒有獨(dú)立資料室，往往是和工程人員辦公室合二為一進(jìn)行使用，這樣雖然看起來查找利用檔案資料很方便，也節(jié)省了房間，其實(shí)上是很不利檔案資料的安全保管的。主要因?yàn)槭苤攸c(diǎn)工程所具有的建設(shè)時間緊、協(xié)作參與單位多、管理復(fù)雜、機(jī)構(gòu)臨時性等特點(diǎn)影響，部分建設(shè)單位是臨時抽調(diào)人員組成臨時機(jī)構(gòu)，他們的辦公用房也是臨時租用，房子緊張，很難落實(shí)專用房間作為檔案資料室。也有部分建設(shè)單位是基于工程結(jié)束竣工驗(yàn)收后檔案資料的歸宿考慮，認(rèn)為工程檔案資料遲早是要移交給單位綜合檔案室保管的，沒有必要投入經(jīng)費(fèi)去購置設(shè)施用于檔案資料的安全管理，只要表現(xiàn)上能應(yīng)付過去就行了，沒有從思想認(rèn)識上去重視。另有一些重點(diǎn)工程建設(shè)單位卻是因工程資金緊缺，辦公費(fèi)用緊張，盡量能省則省，往往不愿拿出足夠的資金用于檔案管理，改善保管條件。

4.3管理人員專業(yè)知識不強(qiáng)，業(yè)務(wù)水平不高，管理欠規(guī)范。目前，重點(diǎn)工程檔案資料管理人員只有少數(shù) 是專職人員，并經(jīng)過檔案部門的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，而大部分檔案資料管理人員是臨時調(diào)抽，并身兼數(shù)職，有的由負(fù)責(zé)施工管理人員兼任，有的由單位辦公室人員兼，既沒參加過正規(guī)的檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，平時又忙于應(yīng)付手頭日常工作，所以就很難在檔案管理業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)上花時間、下功夫，檔案業(yè)務(wù)知識欠缺，管理很難做到規(guī)范。往往出現(xiàn)工程檔案資料的收集、整理與工程施工建設(shè)進(jìn)度相脫節(jié)情況，檔案整理歸檔處在相對滯后的狀況上，造成工程資料不能有序規(guī)范管理，呈現(xiàn)零散狀態(tài)，隨著資料的堆積，整理歸檔勢必跟不上去。因而，有些建設(shè)單位檔案資料管理人員有時為了找一張圖紙或一份技術(shù)資料要忙上一段時間，甚至半天。還有的管理人員對檔案資料提供利用管理不嚴(yán)格、隨用隨拿，也沒按規(guī)定辦理利用登記手續(xù)，往往容易造成工程資料損壞遺失。鑒此，可以看出建設(shè)單位的工程檔案管理人員業(yè)務(wù)水平高低、能力強(qiáng)弱，在很大程度上影響檔案資料管理規(guī)范化、科學(xué)化水平。

5 加強(qiáng)重點(diǎn)工程檔案管理的對策

5.1 統(tǒng)一思想，提高認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)

一是加大對《檔案法》及相關(guān)檔案工作法規(guī)的宣傳力度，增強(qiáng)各級領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案意識，促使領(lǐng)導(dǎo)干部和各職能部門都形成共識，切實(shí)提高對檔案工作重要性的認(rèn)識，這是抓好重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的前提條件和有力保證。二是主動參與，切實(shí)領(lǐng)導(dǎo)。公司綜合檔案室要加強(qiáng)和區(qū)檔案局有關(guān)職能部門的聯(lián)系，以國家、市有關(guān)重點(diǎn)工程檔案管理法規(guī)為依據(jù)，爭取參建單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的支持，力爭把檔案局列入?yún)^(qū)重點(diǎn)工程建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組成員單位，以便今后能及時從檔案部門的角度對重點(diǎn)工程檔案管理提出意見和建議，把加強(qiáng)對重點(diǎn)工程檔案的領(lǐng)導(dǎo)落到實(shí)處。

5.2 建章立制，強(qiáng)化管理

一是將重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理列入重點(diǎn)工程的考核獎勵辦法之中，占一定分值。在對工程進(jìn)度質(zhì)量、投資控制、施工組織管理進(jìn)行考核的同時，也對技術(shù)資料檔案加以考核，使建設(shè)單位、施工單位在實(shí)際工程建設(shè)管理中，增強(qiáng)檔案意識，做到密切配合，進(jìn)一步加強(qiáng)對檔案資料的收集、管理工作。

二是健全各項(xiàng)檔案管理制度，建立和落實(shí)崗位責(zé)任制。各建設(shè)單位要不斷健全和完善檔案管理制度，把各項(xiàng)制度真正落實(shí)到檔案工作實(shí)際管理活動上。同時，建立內(nèi)部管理激勵機(jī)制，要像抓安全生產(chǎn)一樣抓檔案工作，把檔案管理工作目標(biāo)分解細(xì)化，層層加以落實(shí)，列入年度崗位目標(biāo)責(zé)任制中，既要列入分管領(lǐng)導(dǎo)的目標(biāo)責(zé)任制，更要具體落實(shí)到有關(guān)人員的職責(zé)中，建設(shè)單位對項(xiàng)目檔案管理做到年初有計劃，年終有總結(jié)，嚴(yán)格考核，獎優(yōu)罰劣，真正地把崗位責(zé)任制貫穿于從建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)到工程建設(shè)結(jié)束，檔案資料管理通過驗(yàn)收全過程。

篇10

[關(guān)鍵詞]大型項(xiàng)目；檔案管理；問題；措施

中圖分類號：G271；TU712.3 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）20-0175-02

一、當(dāng)前大型建設(shè)項(xiàng)目檔案管理存在的問題

大型項(xiàng)目由于趕工期，一般建設(shè)單位領(lǐng)導(dǎo)只是在建設(shè)、設(shè)計及施工監(jiān)督上下功夫，對于檔案管理方面不夠重視，導(dǎo)致檔案不能及時歸檔。主要體現(xiàn)以下幾個方面：

（一）缺乏有效的檔案管理機(jī)制，對工程項(xiàng)目檔案工作重視不夠

不少大型建設(shè)項(xiàng)目對檔案管理不夠重視，在驗(yàn)收時才加大馬力搞突擊應(yīng)付，使檔案的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性得不到保障。此外，大型建設(shè)項(xiàng)目檔案管理機(jī)制不完善，一是建設(shè)單位與總承包單位及各分包單位之間檔案管理職責(zé)不清，造成資料管理混亂，檔案資料重復(fù)或者殘缺不全的現(xiàn)象，二是項(xiàng)目建設(shè)中檔案管理人員變動頻繁，檔案管理人員缺少責(zé)任感，而檔案資料交接制度不健全，造成檔案管理不連續(xù)甚至存在檔案無人管理的現(xiàn)象。有些建設(shè)單位不按正常的建設(shè)程序辦事，前期報建手續(xù)辦理不及時，一些按常規(guī)該辦的手續(xù)普遍存在著遲辦或邊施工邊辦理現(xiàn)象，甚至到竣工時，前期的相關(guān)手續(xù)還不完備，從而導(dǎo)致了應(yīng)該形成的文件材料不能及時形成和歸檔，由于大型建設(shè)項(xiàng)目時間緊受到上級領(lǐng)導(dǎo)高度重視，有的手續(xù)采取綠色通道，導(dǎo)致項(xiàng)目完工，手續(xù)還沒辦好，項(xiàng)目綜合驗(yàn)收未能正常進(jìn)行，影響工程檔案資料的及時移交。

（二）檔案意識薄弱

由于種種原因，一些工程技術(shù)人員檔案法治意識不強(qiáng)，不重視文件材料的收集積累，有的甚至把檔案據(jù)為已有，拒不移交，導(dǎo)致檔案嚴(yán)重不全。有的建設(shè)單位雖然制定了建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度，為了盡快發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，滿足建設(shè)需要，對急用的檔案資料隨用隨拿，檔案管理人員缺乏責(zé)任感，對借出的資料未及時催交，造成檔案資料損壞遺失現(xiàn)象較嚴(yán)重。同時為確保工程資料的完整，雖然建設(shè)單位在與參建單位簽訂合同時將檔案管理責(zé)任納入合同中，按照合同價款的一定的比例扣留工程款但參建單位檔案管理意識薄弱，不重視工程建設(shè)項(xiàng)目檔案材料的積累和收集，不能按約定移交工程資料，有的敷衍了事加之檔案管理人員疏忽沒有及時發(fā)現(xiàn)資料的缺項(xiàng)及漏洞給予簽字使他們順利地拿到了扣留的工程款；還有的承包商認(rèn)為扣留的資料工程款太少，如果要拿到這筆款需要花費(fèi)大量的人力、物力、財力干脆對這筆款項(xiàng)放棄，對工程資料不予移交，造成工程資料的缺失，給以后的新建、改建、擴(kuò)建工程留下隱患。

（三）檔案人員缺失，綜合素質(zhì)及業(yè)務(wù)水平不高

不少大型建設(shè)項(xiàng)目在建設(shè)期間，有些參建單位不配備專職檔案人員，檔案管理人員一般臨時抽調(diào)又不固定，這些人沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，缺乏工程專業(yè)技術(shù)知識和檔案專業(yè)知識，不能做到科學(xué)分類和整理立卷，使得最后移交的檔案資料質(zhì)量較低，有的工程建設(shè)項(xiàng)目檔案進(jìn)館后，還要重新拆卷返工整理，浪費(fèi)了人力、物力和財力，另一方面由于檔案人員缺失，項(xiàng)目經(jīng)理兼任檔案資料管理，他們身兼數(shù)職，精力有限，主抓工程建設(shè)的質(zhì)量、安全、進(jìn)度而忽視工程檔案管理造成建設(shè)項(xiàng)目收集、整理與工程建設(shè)進(jìn)度相脫節(jié)，歸檔資料內(nèi)容缺項(xiàng)、漏項(xiàng)、簽章手續(xù)不完善，整理不規(guī)范，復(fù)印件居多，達(dá)不到檔案管理的要求等等，這些現(xiàn)象不僅直接影響建設(shè)項(xiàng)目的歸檔質(zhì)量而且導(dǎo)致大型建設(shè)項(xiàng)目檔案缺乏真實(shí)性，對日后新建、改建、擴(kuò)建等工程項(xiàng)目的缺少參考價值。

（四）檔案管理經(jīng)費(fèi)投入不足，保管條件較差

受大型建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)時間緊，參建單位多，管理復(fù)雜， 臨時性等特點(diǎn)的影響，一些大型建設(shè)項(xiàng)目參建單位將辦公用房與檔案資料室合二為一，檔案資料堆放在地上；有的部分建設(shè)單位認(rèn)為工程竣工驗(yàn)收后，檔案資料遲早要移交單位綜合檔案室或者移交專業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)保管，沒有必要投入經(jīng)費(fèi)去配置檔案資料保管設(shè)施；還有一些建設(shè)單位因工程資金緊張，不愿拿出足夠的資金改善保管條件，用于檔案資料的安全管理。

二、加強(qiáng)大型建設(shè)項(xiàng)目檔案管理措施

大型建設(shè)項(xiàng)目是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，對本行業(yè)、本地區(qū)、本單位的社會和經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有深遠(yuǎn)的意義。做好檔案管理不僅是檔案工作者義不容辭的責(zé)任，也是全社會賦予的歷史責(zé)任。

（一）完善檔案管理機(jī)制，重視工程項(xiàng)目檔案管理建設(shè)單位在工程建設(shè)過程中，根據(jù)項(xiàng)目的規(guī)模、特點(diǎn)和需要，明確分管領(lǐng)導(dǎo)，合理配置既懂業(yè)務(wù)又有責(zé)任心的檔案管理人員，全程跟蹤建設(shè)項(xiàng)目檔案的形成和管理，實(shí)現(xiàn)大型建設(shè)項(xiàng)目檔案的規(guī)范化管理。建設(shè)單位應(yīng)把工程項(xiàng)目檔案工作作為一個重要的基礎(chǔ)工作來抓，提高全員對工程檔案管理的認(rèn)識，同時把工程項(xiàng)目檔案管理工作列入工程管理的內(nèi)容，與工程管理的其他內(nèi)容同計劃、同管理、同檢查，同考核、同驗(yàn)收。做到工程檔案資料管理與工程施工進(jìn)度同步進(jìn)行，保證建設(shè)項(xiàng)目完工，檔案及時歸檔移交。

完善檔案管理規(guī)章制度，將檔案管理工作作為一個大型項(xiàng)目列入工程建設(shè)規(guī)劃控制中，制定與工程建設(shè)實(shí)際相符的檔案管理實(shí)施細(xì)則及相關(guān)考核措施，做到有據(jù)可依，有章可循，明確工程檔案工作中各部門與參建單位的職責(zé)。根據(jù)國家、地方、行業(yè)及企業(yè)的有關(guān)要求，將建設(shè)項(xiàng)目檔案管理納入建設(shè)項(xiàng)目管理軌道，在對工程質(zhì)量、進(jìn)度、投資組織管理進(jìn)行考核的同時，對檔案資料管理加以考核，使建設(shè)單位、施工單位在工程建設(shè)管理中，增強(qiáng)檔案意識，健全各項(xiàng)檔案管理制度，把崗位責(zé)任制貫穿于從建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收全過程。要明確各部門應(yīng)收集、整理、立卷、歸檔的范圍，立卷的要求、原則和方法等。對內(nèi)強(qiáng)調(diào)部門立卷制，按誰經(jīng)辦、誰整理，誰立卷、誰把關(guān)，對項(xiàng)目公司內(nèi)部要求部門員工建立個人文件包，將工作中形成的文件材料進(jìn)行整理，由部門負(fù)責(zé)人對需存檔的文件進(jìn)行把關(guān)，并在移交清單上對所移交文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性及完整性進(jìn)行簽字認(rèn)可后方可移交檔案室存檔。

（二）加強(qiáng)法律法規(guī)宣傳，樹立及時歸檔意識

法律法規(guī)是規(guī)范人們行為的準(zhǔn)則，國務(wù)院的《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》對工程檔案管理予以高度重視，明確提出建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定，及時收集整理建設(shè)項(xiàng)目各環(huán)節(jié)的文件資料，建立健全建設(shè)項(xiàng)目檔案，并在建設(shè)工程竣工驗(yàn)收后及時向建設(shè)行政主管部門或者其他有關(guān)部門移交建設(shè)項(xiàng)目檔案，違反本條例規(guī)定，責(zé)令改正，并處1萬元以上10萬元以下的罰款。

建設(shè)單位是有法可依的，也必須依法管理工程檔案，制定相應(yīng)的考核措施，讓文字上的規(guī)定落到實(shí)處，做好收集整理、建檔、移交三個環(huán)節(jié)的工作，保證工程檔案的成套性和科學(xué)性。為此，建設(shè)單位要大力開展《檔案法》宣傳，提高和增強(qiáng)廣大建設(shè)者特別是工程技術(shù)人員的檔案意識和法律觀念，讓他們了解檔案也是工程的一部分，理解檔案管理工作的重要性，認(rèn)識到做好檔案工作是《檔案法》賦予的義不容辭的法律責(zé)任，要重視文件材料的收集積累，并及時歸檔移交。在項(xiàng)目建設(shè)的整個過程中，要求所有參建方都應(yīng)自覺樹立及時歸檔的意識，不論對自身的歸檔資料還是對提供給他人的歸檔資料，都要在第一時間內(nèi)完成建檔，移交工作，以防遺忘、丟失、破損，影響工程歸檔工作的質(zhì)量。同時要求檔案管理人員對借用的資料，嚴(yán)格按檔案管理部門借閱規(guī)定執(zhí)行，對即將到期的資料及時催交，同時加大考核力度，使得借閱人員能及時歸還，以保證檔案資料的完整性。另一方面，將檔案管理責(zé)任納入合同中，并增加工程款的比例用于檔案資料移交，使得監(jiān)理、施工、設(shè)計等部門能及時將工程檔案資料移交給建設(shè)部門，確保工程檔案資料及時歸檔。

（三）加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)與指導(dǎo)，實(shí)施同步跟蹤管理

檔案管理人員綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能直接影響工程檔案管理科學(xué)性。上級檔案管理主管機(jī)構(gòu)要主動與發(fā)改委、建委等職能部門加強(qiáng)聯(lián)系。開工前，上級檔案主管部門要了解工程地址、規(guī)模、工期和建設(shè)、施工、監(jiān)理單位等情況，廣泛宣傳有關(guān)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的法律、法規(guī)，組織培訓(xùn)相關(guān)人員，對檔案管理提出具體要求，并認(rèn)真執(zhí)行國家大型建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記制度，及時掌握建設(shè)項(xiàng)目檔案管理動態(tài)情況并加以監(jiān)管，施工過程中的指導(dǎo)是跟蹤指導(dǎo)的重點(diǎn)，檔案管理機(jī)構(gòu)的專業(yè)人員，要加強(qiáng)與建設(shè)單位的聯(lián)系，經(jīng)常深入施工現(xiàn)場對工程技術(shù)、檔案管理、工程監(jiān)理人員在工程文件的形成、積累以及施工技術(shù)文件等的編制質(zhì)量適時檢查指導(dǎo)，定期召開檔案管理工作會，指出文件資料形成過程中存在的問題，提出整改意見，確保建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范完整與及時歸檔。竣工驗(yàn)收前上級檔案管理機(jī)構(gòu)的專業(yè)人員在對建設(shè)項(xiàng)目檔案資料進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收時，認(rèn)真檢查建設(shè)項(xiàng)目檔案是否完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，案卷質(zhì)量是否符合規(guī)范要求，對于不符合規(guī)定要求的要限期整改。提高整理立卷的質(zhì)量做法是通過工程項(xiàng)目技術(shù)交流、技術(shù)交底等形式，解決工程檔案工作問題；形成工作會議紀(jì)要、檔案工作總結(jié)、簡報等文件，以得到有效的溝通和效果；采取檔案工作專家現(xiàn)場演示、業(yè)務(wù)咨詢等方式對檔案業(yè)務(wù)工作進(jìn)行指導(dǎo)；規(guī)范檔案整理立卷工作，統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、操作方法。同時增加檔案管理人員，配置老、中、青專職人員做到傳幫帶作用，使得檔案管理工作一直有人管，以保證資料連續(xù)、準(zhǔn)確、齊全。

（四）重視檔案管理人才培養(yǎng)，建立激勵考核機(jī)制

檔案工作既是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，又是一項(xiàng)需要綜合知識積累的工作。因此，參建單位需建立激勵考核機(jī)制，不斷優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)。要在檔案工作中推行目標(biāo)化管理，健全激勵機(jī)制，充分調(diào)動檔案人員的工作積極性?？茖W(xué)制定崗位目標(biāo)責(zé)任制，既考察工作熱情和工作能力，也考核工作業(yè)績。大力宣傳檔案戰(zhàn)線上的先進(jìn)人物和模范事跡。在實(shí)際工作中，通過適當(dāng)?shù)募钅軌蚴箼n案管理工作人員更為充分地發(fā)揮其技術(shù)和才能，努力鉆研業(yè)務(wù)。鼓勵他們終身學(xué)習(xí)，對獲得職業(yè)、執(zhí)業(yè)資格證的加大獎勵力度，轉(zhuǎn)變檔案管理工作人員的消極思想，保持積極向上的動力，從而保證高效的工作質(zhì)量。激勵的方式主要有通過外在的福利、晉升、嘉獎等認(rèn)可獎勵，通過工作人員內(nèi)在的如責(zé)任感、光榮感、成就感的激勵。通過外在的方法激勵，可以顯著提高效果，而內(nèi)在的激勵雖然需要經(jīng)過較長的過程逐漸熏陶，但是持久性更強(qiáng)，并且對工作效率的提高也較為顯著。

（五）添置檔案基礎(chǔ)設(shè)施，確保安全管理

檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是檔案工作發(fā)展的物質(zhì)條件，檔案人員應(yīng)主動匯報工程檔案工作情況，及時就當(dāng)前檔案工作中出現(xiàn)的問題向領(lǐng)導(dǎo)說明配置設(shè)備設(shè)施的必要性，爭取各級領(lǐng)導(dǎo)的支持。應(yīng)設(shè)置符合要求的檔案庫房，配備檔案保管必須的設(shè)備，提高工程建設(shè)檔案工作環(huán)境條件，確保檔案安全管理。三、總結(jié)

綜上所述，重大建設(shè)項(xiàng)目檔案反映工程項(xiàng)目的真實(shí)面貌，檔案管理工作是工程項(xiàng)目管理的重要組成部分之一，是一項(xiàng)對歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來著想的工作。在新的時代，緊密聯(lián)系改革、技術(shù)、發(fā)展的新要求，檔案人員應(yīng)具有技術(shù)精、專業(yè)強(qiáng)等綜合技能，同時要具備愛崗敬業(yè)、認(rèn)真踏實(shí)的精神，做好檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)大型建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的自身價值，為發(fā)展企業(yè)提供依據(jù)。

參考文獻(xiàn)