導(dǎo)語：如何才能寫好一篇工程檔案管理體系，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

【關(guān)鍵詞】建筑工程檔案管理存在問題管理對策

中圖分類號：TU198 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：

一．引言。

加強建筑工程檔案管理工作,建立完善的檔案管理制度是做好工程檔案工作的重要保證。隨著建筑工程規(guī)劃、設(shè)計、施工等過程的進行，建設(shè)工程檔案就要實時記錄，在建設(shè)工程檔案的整理過程中涉及到了眾多部門和人員，對日后工程維修、改建、擴建起著十分重要的作用，所以說做好建筑工程竣工檔案管理工作是十分重要的。

二. 工程檔案資料的主要作用。

1. 反映工程質(zhì)量和工作質(zhì)量的重要表現(xiàn)；

2. 工程施工過程的真實記錄；

3. 日后工程維修、擴建、改造、更新的重要基礎(chǔ)資料；

4. 合理使用、保證結(jié)構(gòu)安全的重要依據(jù)；

5. 評定工程質(zhì)量等級，竣工驗收的技術(shù)文件；

6. 工程決算、結(jié)帳的重要根據(jù)之一；

7. 是申報科技示范工程、優(yōu)質(zhì)工程必不可缺少的資料。

針對資料形成單位規(guī)定了“ 各負(fù)其責(zé)” 的原則， 即： 由一方單獨形成的資料， 由形成單位自己負(fù)責(zé)； 由兩方以上形成的資料， 按照“ 誰形成誰負(fù)責(zé)” 的原則， 由各方對自己簽署內(nèi)容的真實性、完整性、有效性負(fù)責(zé)。

三.建筑工程檔案資料的主要內(nèi)容。

1. 土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工文件資料。主要包括開/竣工報告；圖紙會審、設(shè)計變更、技術(shù)交底記錄及材料代用單等文件材料；項目的施工組織設(shè)計；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報及工程例會紀(jì)要等；原材料、零部件、半成品及成品的質(zhì)量證明文件或試驗資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗報告；隱蔽工程驗收記錄；沉降拉移、變形等觀測記錄；工程質(zhì)量檢驗及評定文件材料；工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料；施工技術(shù)總結(jié)等。

2. 竣工圖等。主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結(jié)構(gòu)工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強電弱電工程竣工圖；通風(fēng)、空調(diào)工程竣工圖以及其他特殊專業(yè)工程竣工圖。

3. 綜合性文件資料。主要包括上級批準(zhǔn)文件；計劃任務(wù)書；工程地質(zhì)、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項目的方案及初步設(shè)計文件資料；規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監(jiān)理中標(biāo)文件及有關(guān)合同、協(xié)議書；工程竣工驗收及質(zhì)量鑒定文件資料；工程竣工結(jié)算及其審計報告等文件資料；工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤等。

四．當(dāng)前檔案管理存在的問題。

1. 近年來，隨著建筑市場的不斷規(guī)范化，國務(wù)院、建設(shè)部分別頒發(fā)《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》、《房屋建筑工程和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程竣工驗收備案管理暫行辦法》，旨在增強建設(shè)單位和施工單位對工程竣工檔案管理的重要性，但是由于我國建筑企業(yè)的水平參差不齊，部分單位的管理人員檔案管理意識比較淡薄，致使工程竣工時不能整理出完整的竣工檔案，造成了工程竣工檔案不能及時的向城建檔案館報送，如一些建設(shè)單位注重工程進度、重資金管理，忽視編制工程竣工檔案管理體系，在工程驗收完成時，工程竣工檔案都無法正常完成，造成建設(shè)工程檔案移交滯后。

2. 檔案材料填寫不真實。

建設(shè)工程檔案由于其本身的復(fù)雜性、特殊性與多樣性，決定了在收集整理的過程中難度大，容易出現(xiàn)失誤等問題，加上有些建設(shè)單位未建立工程竣工檔案管理體系，很容易造成管理不嚴(yán)，或?qū)こ淌┕がF(xiàn)場不了解，根據(jù)建設(shè)單位提供不完整的資料編寫竣工檔案，這樣的檔案只是為了應(yīng)付交檔而做的，不能做到與工程同步進行，所以往往采用虛假數(shù)據(jù)，導(dǎo)致建筑工程竣工檔案與事實不符，竣工圖產(chǎn)生誤差，由于不能與工程進度同步，造成了各種建材的質(zhì)保書和合格證不全，不能全面的反映工程的建設(shè)和質(zhì)量。

3. 竣工檔案移交不及時。

由于施工到了后期，大多的技術(shù)人員都撤離到了別的地方，加上很多施工單位沒有按照竣工檔案管理的要求在施工中整理必要的資料，造成工程竣工后不能按時完成工程竣工檔案，造成工程竣工檔案移交不及時；有些建設(shè)單位、施工單位及建材供應(yīng)單位之間存在工程款拖欠的情況，致使工期延長，造成檔案歸檔停滯，材料殘缺不全，嚴(yán)重影響了工程竣工檔案的編制；有些施工單位在施工期間進行部門重組，檔案管理人員更換，致使材料分散、缺失，在工程驗收后無法收齊，這些原因都會造成了施工檔案移交不及時。

五.措施。

1. 建立健全檔案管理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎(chǔ)。

為了加強對工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，建設(shè)單位在項目建設(shè)初期（從工程立項開始）就應(yīng)按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合建筑實際情況，制定相應(yīng)的檔案管理制度、措施。同時要明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計單位、招投標(biāo)機構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，規(guī)范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要，在維護建設(shè)單位的合法權(quán)益方面有重要的依據(jù)、憑證作用。

2. 嚴(yán)格把好竣工驗收檔案資料質(zhì)量關(guān),使工程竣工驗收檔案充分發(fā)揮其憑證作用。

工程竣工驗收時,建設(shè)單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員,按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求,對工程建設(shè)中形成的全部文件進行全面的檢查、審核,發(fā)現(xiàn)問題,及時解決,補缺補漏,務(wù)必使得竣工材料做到真實、完備、及時,歸檔范圍符合要求,認(rèn)真貫徹執(zhí)行《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關(guān)條文,把好竣工驗收關(guān),把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容,做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。

3. 加強施工管理，強化檔案材料編制工作。按照標(biāo)準(zhǔn)編制工程檔案材料，是施工單位最基本的業(yè)務(wù)條件。一個施工隊不會編制工程內(nèi)業(yè)材料，就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質(zhì)量，關(guān)鍵在于編制形成過程。施工單位應(yīng)明確自己的責(zé)任，加強對施工技術(shù)人員編制檔案材料的訓(xùn)練，不斷提高編制工程檔案材料的業(yè)務(wù)水平。開發(fā)公司要加強對施工的監(jiān)督和管理，檢查工程檔案材料編制情況，按照標(biāo)準(zhǔn)形成檔案材料，給后人留下寶貴的財富。

4. 及時做好傳遞和變更記錄。在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發(fā)生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關(guān)記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時，有效檔案資料或信息。

5. 充分利用現(xiàn)代化手段,多角度、多層次開發(fā)建筑工程檔案信息資源,做好檔案信息統(tǒng)計工作。

六．結(jié)束語。

我們應(yīng)以積極學(xué)習(xí)和借鑒國外先進建筑工程檔案管理經(jīng)驗的態(tài)度，充分發(fā)揚我們已有的優(yōu)勢，重視加強建筑工程檔案人才的培養(yǎng)和激勵機制的完善，不斷總結(jié)建筑工程檔案管理的經(jīng)驗，使建筑工程檔案更好地為我們的經(jīng)濟建設(shè)和構(gòu)建和諧社會服務(wù)。

參考文獻：

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【2】李苑 建筑工程檔案管理問題研究[期刊論文] 《科技資訊》 -2012年18期

【3】何慧 建筑工程檔案管理存在問題及處理措施[期刊論文] 《城市建設(shè)理論研究（電子版）》 -2012年17期

【4】呂艷 淺析如何做好建筑工程檔案管理[期刊論文] 《商品與質(zhì)量?建筑與發(fā)展》 -2011年5期

【5】田萍 田娥 建筑工程檔案管理存在的問題和對策研究[期刊論文] 《辦公室業(yè)務(wù)》 -2012年21期

篇2

[關(guān)鍵詞]精細化管理；工程檔案；有效途徑

[中圖分類號]C931.6 [文獻標(biāo)識碼]A [文章編號]1005-6432（2013）30-0046-02

工程檔案是項目建設(shè)等各項管理活動中直接產(chǎn)生和形成的原始記錄，它真實記錄了項目建設(shè)發(fā)展的全過程。提升工程檔案管理工作水平必須融入精細化管理理念，才能保證檔案的終身質(zhì)量，為全面鑒定工程質(zhì)量和日后查明事故原因、追究事故責(zé)任提供重要依據(jù)。

1 粗放型管理制約工程檔案工作科學(xué)化進程

由于思想認(rèn)識不到位、人才的欠缺以及管理制度不規(guī)范和設(shè)施的滯后等原因，目前不少單位的工程檔案長期處于粗放型管理狀態(tài)。這種傳統(tǒng)的檔案管理模式嚴(yán)重制約了工程檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化進程。

1.1 管理思想不到位導(dǎo)致檔案缺失由于施工任務(wù)重，項目多，一些工程建設(shè)單位往往存在重建設(shè)輕檔案的思想，檔案資料不能隨時記錄整理，為應(yīng)付工程驗收，在工程完工時，再突擊補錄檔案，導(dǎo)致工程竣工檔案資料質(zhì)量不能保證；有些單位有日常記錄，但不能及時分類、整理、歸檔，使得檔案雜亂無序，檔案作用無法體現(xiàn)；個別單位對重大工程的原始資料及證明材料不注重積累和保存，不積極追尋容易散失、遺漏的資料，造成檔案資料的殘缺、丟失、變質(zhì)，使工程檔案無法為項目建設(shè)和管理提供有效服務(wù)，從而喪失了檔案應(yīng)有的價值。

1.2 管理人才缺乏導(dǎo)致檔案管理工作水平不高工程檔案管理要求從業(yè)人員在工程建設(shè)過程中，隨時填寫施工技術(shù)表格、保存施工材料、整理竣工圖紙，對資料和文件進行專業(yè)分類組卷、歸檔等，所以檔案管理人員必須精通工程建設(shè)專業(yè)技術(shù)知識和檔案專業(yè)技術(shù)知識，熟知各級主管部門制定的工程檔案法規(guī)。從目前來看，不少單位的檔案管理人員缺少這些相關(guān)的知識，根本無法滿足工程檔案管理工作的需要。個別單位甚至沒有專門的檔案管理人員，而是由一些工程技術(shù)人員來兼任，這樣整理出來的工程檔案良莠不齊，質(zhì)量可想而知。

1.3 管理制度不健全導(dǎo)致檔案不規(guī)范

制度的不健全必然造成檔案管理無章可循。不少單位沒有制定較為完善的工程檔案立卷、歸檔、保管等制度，對檔案的歸檔范圍、歸檔時間、整理標(biāo)準(zhǔn)等問題沒有作出強制性的具體規(guī)定，再加上一些工程項目建設(shè)周期長、參建單位多，資料分散于工程技術(shù)科、試驗室、合同管理等多個部門，這種情況造成了一些檔案收集不齊全、整理不規(guī)范，檔案編制質(zhì)量參差不齊，給以后檔案資料的保管和利用帶來不少的難題。

1.4 管理設(shè)施滯后導(dǎo)致檔案管理水平不高

目前，很多部門的檔案管理還是以傳統(tǒng)的手工操作為主，設(shè)備、技術(shù)落后，耗費了大量的人力、財力，卻不能保證檔案的完整、精確、實用、美觀，現(xiàn)代化的管理技術(shù)和手段還沒有得到廣泛應(yīng)用，嚴(yán)重影響了檔案管理的信息化進程。

2 工程檔案精細化管理的有效途徑

如何實現(xiàn)工程檔案由粗放型管理向精細化管理轉(zhuǎn)變，關(guān)鍵就是要對工程檔案工作的各個環(huán)節(jié)進行細化分解，歸納總結(jié)各個環(huán)節(jié)的最優(yōu)工作方法，最終實現(xiàn)檔案服務(wù)功能的最大化。具體應(yīng)在以下幾個方面努力：

2.1 加強檔案組織管理——精細化管理的前提

一是加強組織領(lǐng)導(dǎo)。工程檔案管理是一項非常細致且專業(yè)性很強的工作，必須齊抓共管，群策群力，才能忙而不亂，疏而不漏。因此要首先明確檔案業(yè)務(wù)的管理權(quán)歸屬，這是實行檔案精細化管理的有力保障，各單位要及時調(diào)整、充實檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)力量和組織機構(gòu)，成立由分管領(lǐng)導(dǎo)、責(zé)任科室主任、專職檔案管理員組成的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組。同時把檔案管理工作作為日常工作的一個重要內(nèi)容列入工作計劃，提上議事日程，通盤考慮；列為年終績效考核重要內(nèi)容，定期對各工程項目的檔案立卷歸檔、檔案交接、檔案保管等情況進行檢查考核，及時發(fā)現(xiàn)違反檔案規(guī)定的現(xiàn)象，并限期整改，實現(xiàn)檔案工作與其他業(yè)務(wù)工作同部署、同檢查、同考核，確保檔案工作各項管理措施落實到位。

二是強化檔案責(zé)任。檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組切實履行好對檔案的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)職責(zé)；各單位干部職工都要認(rèn)真學(xué)習(xí)宣傳《檔案法》及上級檔案管理部門的有關(guān)規(guī)定，充分認(rèn)識檔案工作的重要性和緊迫性，積極配合檔案工作；作為檔案管理人員在具體工作中，要及時收集檔案，進行科學(xué)分類、規(guī)范整理，使檔案管理工作常態(tài)化，逐步形成人人重視檔案、嚴(yán)格管理檔案的良好氛圍。

2.2 提升檔案管理人員的素質(zhì)與能力——精細化管理的根本

檔案管理人員素質(zhì)的高低直接影響到檔案工作的質(zhì)量和水平。隨著工程建設(shè)的飛速發(fā)展，檔案的規(guī)模不斷擴大，數(shù)量不斷增多，內(nèi)容不斷豐富，而檔案資料的歸集、管理和利用之間的矛盾也就日益突出。培養(yǎng)和造就一批既懂計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又懂檔案信息管理的復(fù)合型人才，才能為檔案工作的健康發(fā)展提供強大的技術(shù)支持和人才保證。

一是要精心挑選檔案管理專職人員。檔案管理作為綜合性較強的工作崗位，工作人員必須具備相關(guān)的專業(yè)技能。因此，各單位在配備檔案管理工作人員時，要選擇精通檔案管理知識、具備檔案管理能力且又能愛崗敬業(yè)的人員，以壯大專業(yè)力量，提升專業(yè)水平。

二是要注重加強教育培訓(xùn)。對現(xiàn)有檔案管理人員有計劃有步驟地開展檔案基礎(chǔ)理論與技能培訓(xùn)、信息技術(shù)培訓(xùn)、相關(guān)專業(yè)知識培訓(xùn)等多種形式的教育培訓(xùn)，提高其檔案管理意識和管理水平。重點加大信息技術(shù)培訓(xùn)力度，重視網(wǎng)絡(luò)技術(shù)教育，以適應(yīng)新時期檔案工作的需要。通過教育培訓(xùn)，豐富檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，提升他們的檔案管理技術(shù)。

三是加強工作協(xié)調(diào)與業(yè)務(wù)交流。工程檔案一般牽涉面廣，頭緒繁多，需要多部門的協(xié)調(diào)配合才能完成，檔案管理人員的協(xié)調(diào)能力決定著檔案資料的完整性。如何才能得到各方面的支持，除了靠相關(guān)的規(guī)章制度外，更重要的是靠檔案工作者自身專業(yè)能力的發(fā)揮。因此，檔案管理人員要學(xué)會與有關(guān)部門、有關(guān)人員打交道，注意加強與各部門的關(guān)系協(xié)調(diào)，定期到各工程項目部對檔案工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)，讓相關(guān)人員及時提供檔案原始材料，以便檔案資料的收集整理歸檔，促進各部門檔案管理的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。此外，還應(yīng)注重加強檔案工作者之間、相關(guān)專業(yè)工作者之間及檔案管理單位之間的業(yè)務(wù)交流。組織有關(guān)人員到同行業(yè)單位觀摩、學(xué)習(xí)，加強單位與單位之間的溝通，學(xué)他人之長，補己之短，通過交流學(xué)習(xí)，促進檔案管理工作水平。

四是要健全激勵機制。態(tài)度決定一切。檔案工作好壞取決于檔案管理人員的工作態(tài)度。要充分發(fā)揮檔案管理人員的主觀能動性，就要健全激勵機制，使檔案管理人員端正工作態(tài)度，默默無聞、任勞任怨地從事此項工作，不斷創(chuàng)新檔案管理工作方式，提高工作效率和工作質(zhì)量。

2.3 嚴(yán)格檔案管理制度——精細化管理的重點

管理的依據(jù)是制度。做好檔案管理首先要建立健全各項規(guī)章制度，以制度化、規(guī)范化、程序化來保證檔案工作的科學(xué)化，嚴(yán)格制定落實制度、完善機制、規(guī)范行為。

一是要建立健全相關(guān)法規(guī)制度，形成一整套完備的檔案法規(guī)體系。健全完善《立卷歸檔制度》、《檔案查（借）閱制度》、《檔案保管制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案鑒定銷毀制度》以及《檔案人員工作職責(zé)》和《檔案管理人員考核辦法》等制度辦法，形成檔案工作議事決策、溝通協(xié)調(diào)、責(zé)任落實、效能評價、獎懲激勵等系統(tǒng)機制，以適應(yīng)單位檔案管理的需要，更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。

二是要完整準(zhǔn)確規(guī)范建檔，確保資料“顆粒歸倉”。要在工程檔案完整性上下功夫，做到歸檔文件、門類、項目齊全，確保工程檔案資料的歸檔率；要在工程檔案系統(tǒng)性上下功夫，根據(jù)工程檔案歸檔范圍，分清界限，對不同門類、不同載體、不同保管期限的公路工程檔案分別排列，統(tǒng)一編號，確保工程檔案資料的完整性、系統(tǒng)性；要在工程檔案組卷上下功夫，嚴(yán)把工程檔案質(zhì)量關(guān)，不合格檔案不得進入檔案室，對原有不合格的工程檔案資料，要重新按照標(biāo)準(zhǔn)要求裝訂、整理、排架，規(guī)范編制，保證工程檔案案卷的合格率。同時，制定不同類別的工程檔案管理辦法、歸檔范圍及保管期限表，統(tǒng)一工程檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，使工程檔案管理工作逐步走向制度化、規(guī)范化。

三是要強化軟硬件建設(shè)，確保檔案安全保管。加大資金投入，強化工程檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，改善檔案保管設(shè)施和保管條件，為檔案的安全保管提供硬件支撐；搞好日常安全檢查，定期組織工程檔案人員進行庫房工程檔案資料保管情況的排查，做好庫房溫濕度記錄，及時進行降溫和除濕，做好庫房衛(wèi)生，防止工程檔案的遺失、變質(zhì)；建立工程檔案數(shù)據(jù)庫，通過計算機管理，將各類資料的收集、整理、立卷和歸檔等工作與檔案管理相互銜接，實現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)的統(tǒng)一管理和信息的共享。同時做好檔案信息化過程中的檔案實體安全和信息安全保障工作，確保檔案的絕對安全。

四是要善于開發(fā)利用工程檔案價值。工程檔案管理的最終目的在于檔案的開發(fā)利用。要善于多角度、深層次地開發(fā)和利用工程檔案價值，充分運用檔案信息資源編研成果，主動為領(lǐng)導(dǎo)決策和企業(yè)發(fā)展提供檔案信息服務(wù)，為政府部門、公司企業(yè)和老百姓解決難題，為經(jīng)濟社會發(fā)展助力保航。

參考文獻：

[1]何金標(biāo).創(chuàng)新工程檔案管理工作初探[N].中國建設(shè)報，2012-08-13.

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[4]聊城公路局加強檔案工作精細化管理[EB/OL].山東省交通運輸廳子站——山東公路，2011-12-20.

篇3

【關(guān)鍵詞】電力工程檔案；檔案管理；檔案價值

從電力工程檔案的建設(shè)工作現(xiàn)狀以及其發(fā)展方向上看，檔案信息的科學(xué)性和準(zhǔn)確性是影響電力企業(yè)發(fā)展的重要因素，同時也是企業(yè)進行科技創(chuàng)新和管理方式優(yōu)化的重要依據(jù)?？梢姍n案信息管理工作的重要性不言而喻。具體來說，做好檔案管理工作，提升管理水平需要從管理理念以及管理方式等多方面入手，要根據(jù)電力企業(yè)的自身的發(fā)展特點，將先進的而技術(shù)和手段應(yīng)用到其中，同時還需要對新的發(fā)展趨勢進行思考，另外還要充分考慮到市場的需求以及社會的利用效率。

1.電力工程檔案的重要性

電力工程檔案管理工作的突出特點就是真實性和直接性，而且這項工作也是整個電力企業(yè)發(fā)展中的基礎(chǔ)性工作，以此對于電力工程檔案管理工作來說，對于企業(yè)和管理者都提出了較高的要求。首先對于管理者來說，需要擁有先進的管理理念和管理思想，同時還需要根據(jù)實際的市場需求以及電力企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀來調(diào)整自身的管理方式。除此之外，要對自身的專業(yè)知識和技能進行完善，另外，還需要不斷吸引先進的思想。檔案信息管理的現(xiàn)代化和信息化特點對于電力企業(yè)也提出了明確的要求，在市場經(jīng)濟的條件下，電力企業(yè)應(yīng)該根據(jù)市場的發(fā)展需求，調(diào)整企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營方式，對于電力工程檔案管理工作的重要性加強重視。同時，還需要將相關(guān)的制度融入到實際的檔案管理工作中，對其進行完善?？梢?，電力工程檔案管理工作的重要性主要體現(xiàn)在以上兩個方面。

2.電力工程檔案的特點

電力工程檔案管理工作從整體上來看，其技術(shù)水平以及業(yè)務(wù)范圍相對較廣，其復(fù)雜性以及繁瑣性比較突出。對于工作人員的專業(yè)素質(zhì)和操作水平的要求比較高。另外，這一工作貫穿于整個電力企業(yè)的發(fā)展，可以說在各個環(huán)節(jié)中都會有所涉及，為其發(fā)展提供依據(jù)和思路。

由于現(xiàn)如今，電力企業(yè)發(fā)展迅速，電力工程在施工的過程中所遇到的類型呈現(xiàn)出一定的多樣性。無論是從電壓還是電阻上都會涉及到電力工程的檔案信息。如果是遇到突發(fā)事件或者是一些研究的課題，檔案信息就會發(fā)揮其自身的優(yōu)勢，為工作人員提供一定的幫助。同時還能夠降低電力工程建設(shè)中的潛在危險。

電力工程檔案管理工作的內(nèi)容比較廣泛，其中包括實體管理，信息管理以及資源管理等等。各項管理都具有一定的必要性。但是其宗旨就是要保證管理的科學(xué)性，實現(xiàn)檔案信息的服務(wù)價值。雖然現(xiàn)如今檔案的保存和應(yīng)用形式都發(fā)生了明顯的變化，但是在實際的工作中，都應(yīng)該做好備份工作，用最為便捷的方式來對檔案進行利用。

3.提升電力工程檔案管理水平的建議

3.1領(lǐng)導(dǎo)重視，全員參與

從電力工程檔案管理工作的現(xiàn)狀上看，領(lǐng)導(dǎo)的重視程度還有待加強。在實際的工作中，只有領(lǐng)導(dǎo)者發(fā)揮指導(dǎo)作用，做好管理工作。檔案管理人員做好相應(yīng)的介紹和宣傳工作，企業(yè)的工作人員才能對檔案管理的重要性進行關(guān)注。只有大家都參與到檔案信息的管理工作中，才能提升檔案的價值所在。對于檔案信息來說，既可以看成是一種知識資產(chǎn)，還可以看成是重要的可利用信息，所以，檔案信息本身的價值比較突出。同時還需要為檔案管理工作創(chuàng)設(shè)良好的管理環(huán)境，保證檔案管理的科學(xué)性和合理性。做好領(lǐng)導(dǎo)和工作人員協(xié)調(diào)一致。

3.2完善檔案管理制度

眾所周知，在實際的檔案管理工作中，做好制度的建設(shè)是保證檔案管理工作高效進行的前提和基礎(chǔ)。制度建設(shè)為檔案工作提供了重要的發(fā)展方向。具體來說主要表現(xiàn)在以下幾個方面：首先，企業(yè)檔案管理應(yīng)該貫徹國家、行業(yè)的檔案規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。其次，建立健全檔案管理的各項規(guī)章制度，遵循三性：一是科學(xué)性。不同技術(shù)領(lǐng)域形成的科技檔案，在內(nèi)容、性質(zhì)、記錄和載體形式上都會有明顯的區(qū)別。因此，建立的規(guī)章制度必須結(jié)合本單位的生產(chǎn)建設(shè)特點和檔案管理實際，以適應(yīng)本單位檔案管理的需求。二是實用性。實行的規(guī)章制度必須具有方便實用、簡單易行、可操作性強的特點，便于更好地遵守制度，并發(fā)揮制度的規(guī)范和指導(dǎo)作用。三是嚴(yán)肅性。檔案部門既是制定檔案管理規(guī)章制度的部門，也是今后實行規(guī)章制度的主要部門。因此，在執(zhí)行過程中，必須做到賞罰分明，充分體現(xiàn)規(guī)章制度的權(quán)威性和嚴(yán)肅性。

3.3做好歸檔文件資料

歸檔文件和材料是檔案的前身形態(tài)，具有一定的保存價值或起一定參考憑證作用的重要材料，是工程檔案形成的初級階段，而保質(zhì)保量的做好前期收集工作，是保證工程檔案齊全、項目準(zhǔn)確、資料完整的基礎(chǔ)。要做好這項工作，檔案管理人員必須根據(jù)工程籌備、建設(shè)和施工范圍，明確資料收集范圍；了解和熟悉材料收集工作的各種渠道和方法；處理好在檔案形成過程中涉及的相關(guān)部門、與項目經(jīng)理的溝通協(xié)調(diào)等事項；并對檔案的最終形成，進行全過程的動態(tài)監(jiān)控。

3.4提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理人員必須具有高度責(zé)任感、辦事細心以及樂于奉獻的精神。除了要注重自身專業(yè)水平的提高，熟悉檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求；掌握科學(xué)管理的原則和方法，提升工作效率，提高工作質(zhì)量外，還要不斷提升自己對各方的組織協(xié)調(diào)能力、觀察分析能力以及應(yīng)用現(xiàn)代科技手段的管理能力。通過不斷探索、嘗試新的管理模式，使檔案工作科學(xué)、實用、有價值，為企業(yè)發(fā)展提供有效信息資源。

3.5加強檔案保管的硬件配套

隨著新技術(shù)的發(fā)展，檔案資源的載體已經(jīng)呈現(xiàn)多元化。除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)、圖片、膠卷外，電子文件和數(shù)字多媒體檔案越來越多。多種檔案載體對檔案的保管環(huán)境、日常的管理和維護，有了更高的技術(shù)要求。一是對紙質(zhì)、圖片等傳統(tǒng)檔案，要加強庫房“八防”設(shè)施的配備，確保檔案庫房滿足防火、防盜、防潮、防光、防塵、防高溫、防蟲蛀、防有害氣體的安全防護要求，杜絕檔案材料發(fā)生霉變、褪色、污損、蟲蛀等現(xiàn)象及其他可能事故的發(fā)生；二是對于光盤、磁盤等數(shù)碼音像制品，要放置防磁柜中，保持檔案的長期有效性；三是加強對電子檔案的保密意識及安全責(zé)任，制定防范措施。

4.結(jié)語

規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理，是更好地為企業(yè)的科學(xué)決策、生產(chǎn)經(jīng)營和科學(xué)技術(shù)提供及時、全面、準(zhǔn)確的信息服務(wù)和技術(shù)支撐。只有與時俱進，規(guī)范化、科學(xué)化的工程檔案管理，才能在新形勢下開拓檔案管理的新領(lǐng)域，實現(xiàn)檔案管理的新目標(biāo)。

【參考文獻】

[1]趙雪冰.堅持高標(biāo)準(zhǔn)不斷提升檔案管理水平[J].科技視界，2013（30）.

篇4

1 建筑工程檔案管理的信息化建設(shè)現(xiàn)狀

1.1 信息化建設(shè)程度。信息化作為檔案管理的一種重要手段越來越受到人們的重視，與此同時，國內(nèi)大中型建筑施工企業(yè)也都已初步建立了檔案信息化管理系統(tǒng)。然而，由于信息化管理目前還處于初級階段，建筑工程檔案大多采取“雙軌制”的管理模式，電子檔案和實體檔案同時存在，也有部分企業(yè)管理方式停留在人工管理模式中。

1.2 信息化建設(shè)水平。隨著工程項目的日益增長，檔案數(shù)量的突飛猛進，檔案管理信息化建設(shè)要求也越來越高，針對這一問題，各地檔案管理部門和科研部門也在積極努力，探索新的管理方式。建設(shè)部遙感制圖中心依據(jù)關(guān)系數(shù)據(jù)庫技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)了城建檔案的錄入、整理、瀏覽、檢索、統(tǒng)計、利用以及相應(yīng)的信息管理等功能。武漢市城市規(guī)劃設(shè)計研究院以Windows 2000 server網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)、SQLserver 2000數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)為后臺支持，以Windows 98/2000/XP操作系統(tǒng)為客戶端平臺，實現(xiàn)了從驗收歸檔、錄入編目、編輯修改、查詢檢索、借閱管理、鑒定銷毀到統(tǒng)計打印全過程的計算機化管理。河北工業(yè)大學(xué)以城建檔案館為核心，以館藏資源為基礎(chǔ)，以計算機技術(shù)為載體，建立了現(xiàn)代計算機技術(shù)與傳統(tǒng)檔案服務(wù)方式相融合的軟件管理平臺，實現(xiàn)了城建檔案館新聞公布、項目登記、項目接收、項目催繳、檔案利用、檔案查詢、GIS查詢、檔案統(tǒng)計和檔案打印等功能。此外，天津市房產(chǎn)總公司、中國建筑科學(xué)研究院、哈爾濱工業(yè)大學(xué)、河北省應(yīng)用數(shù)學(xué)研究所、成都電子科技大學(xué)、南京市城市建設(shè)檔案館、天津市城市建設(shè)檔案館等機構(gòu)也都先后開發(fā)出了檔案管理的信息化工作平臺。

1.3 信息化建設(shè)總體評價。我國雖然加快了建筑工程檔案信息化建設(shè)步伐，加大了關(guān)注和投資力度，但由于建筑工程檔案所需的數(shù)據(jù)庫較大、檔案來源地不同，信息相對比較分散，目前還很難進行規(guī)范、統(tǒng)一的管理，導(dǎo)致目前建筑工程檔案信息化建設(shè)仍較為緩慢，無法滿足經(jīng)濟發(fā)展和社會建設(shè)的需求?！秶覚n案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》和《企業(yè)檔案工作規(guī)范》對檔案信息化工作提出了加大基礎(chǔ)設(shè)施投入，加快應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，打造信息共享平臺等要求。但是由于企業(yè)重視程度、溝通協(xié)調(diào)、工作人員業(yè)務(wù)能力等方面的因素，以及缺乏明確的使用群體，使得很多建筑施工企業(yè)沒有系統(tǒng)的檔案信息化規(guī)劃，信息化管理過程中缺乏針對性和目標(biāo)性，指導(dǎo)性不強，工作人員更多的是依靠工作經(jīng)驗進行檔案的整理，隨意性大，這也是導(dǎo)致其發(fā)展緩慢的主要因素之一。

2 建筑工程檔案管理相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與行動綱領(lǐng)

2007 年，建設(shè)部下發(fā)了《施工總承包企業(yè)特級資質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)》，對施工企業(yè)信息化提出了原則性要求，將檔案信息化納入了特級資質(zhì)申報達標(biāo)考核，從政府層面對企業(yè)檔案信息化提出了要求；2011 年初制定了《國家檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》，對檔案管理工作指明了方向，提出了奮斗目標(biāo)。我國先后制定了《建筑工程文件檔案整理規(guī)范》（GB/T50328-2001）、《城建檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范》（CJJ/T 158-2011）等行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，為建筑工程檔案的管理提供了參考規(guī)范。這些行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與行動綱領(lǐng)對檔案管理的規(guī)范化、信息化具有極大的推動作用。為促進建筑工程檔案管理的全面、協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展，建立與國家經(jīng)濟和社會發(fā)展相適應(yīng)的檔案工作體制與機制，提供了有力的保障。

3 建筑工程檔案管理存在問題

3.1 檔案資料的信息化體系不夠完善。我國區(qū)域發(fā)展差別較大，不同地區(qū)檔案信息的管理利用情況各不相同。工程建設(shè)項目涉及了不同領(lǐng)域與學(xué)科及較多的建設(shè)與管理單位，造成了檔案搜集歸檔和檔案信息資源利用等工作存在較大的難度。由于檔案收集與利用脫節(jié)、信息繁雜、保管部門沒有統(tǒng)一的保存規(guī)范，使得檔案信息流通不暢，無法充分發(fā)揮檔案信息資源的潛在價值。當(dāng)前檔案管理軟件較多，使用范圍也較廣，但是各軟件之間的通用性相對較差，數(shù)據(jù)的存儲格式和形式各不相同，雖然各軟件均能實現(xiàn)登錄、輸入、查詢、刪除等功能，但系統(tǒng)沒有解決數(shù)據(jù)交換的問題，無法將不同方面的數(shù)據(jù)統(tǒng)一到一起進行數(shù)據(jù)共享。

3.2 檔案資料的使用不夠重視。實際上，很多企業(yè)的檔案資料管理現(xiàn)狀并不理想，很多建筑企業(yè)對檔案管理的重要性缺乏正確的認(rèn)識，存在著敷衍應(yīng)付現(xiàn)象，甚至很多企業(yè)在檔案管理工作中沒有配備專業(yè)檔案資料管理人員，在檔案資料搜集、整理、歸檔等過程中，臨時抽調(diào)其他人員兼職管理。在這種情況下難免會造成檔案的丟失、遺漏、不規(guī)范等問題的出現(xiàn)。建筑檔案是建筑過程的真實、系統(tǒng)反映，通過檔案記錄的查詢能夠直接反映建筑過程中各個環(huán)節(jié)的運行情況，當(dāng)建筑出現(xiàn)質(zhì)量問題后應(yīng)首先對建筑檔案進行分析，從中查找原因。但目前人們對建筑檔案的利用效率還較低，很多建筑出現(xiàn)質(zhì)量問題后并沒有對建筑檔案進行查找和分析，使建筑檔案的保存失去了應(yīng)有的作用。

3.3 檔案編制不夠規(guī)范。建筑檔案是建筑過程的重要記錄，但是由于人們重視不夠、專業(yè)技能欠缺、資料收集倉促等原因，造成工期和檔案資料不同步，很多建筑檔案資料收集和編制不規(guī)范，缺乏完整性和系統(tǒng)性，無法真實地反映整個建筑活動的全部過程，導(dǎo)致檔案保存無法達到預(yù)期的目的。

3.4 檔案的示范效果不明顯。每一個建筑從設(shè)計到施工都凝聚了人們的大量心血，也往往能總結(jié)出很多的經(jīng)驗供后人參考。但在實際過程中，人們往往忽略了建筑檔案在同類項目中的參考和示范作用，使建筑檔案的功能無法得到充分的發(fā)揮。

4 建議

4.1 加強檔案管理的重視程度。檔案資料在質(zhì)量管理控制、工程后期維護管理等方面有著不可替代的作用，如果缺乏相應(yīng)的資料就會造成管理者無法作出合理有效的判斷，造成不必要的經(jīng)濟損失。因此應(yīng)正確認(rèn)識檔案管理的重要性和必要性，加強對檔案管理的重視程度，設(shè)置專門的資料管理部門，建立切實可行的管理機制，將檔案管理工作落到實處。施工單位必須建立、健全檔案的管理制度和具體措施，保證歸檔資料及圖紙的完整、準(zhǔn)確和規(guī)范。工程項目管理人員與檔案人員在檔案整理過程中應(yīng)明確自身的責(zé)任，保證歸檔質(zhì)量。

4.2 檔案管理與施工進程同步進行。檔案資料收集應(yīng)跟著施工進度同步進行，在施工過程中，尤其是關(guān)鍵工序和隱蔽工程施工過程中，必須對資料進行現(xiàn)場搜集，并作好詳細、規(guī)范的記錄?？⒐を炇諘r建設(shè)單位應(yīng)對工程建設(shè)中形成的文件進行全面的檢查和審核，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時進行解決，務(wù)必使竣工材料做到真實、完整、及時。

篇5

1.新形勢背景下水利工程檔案管理的現(xiàn)狀分析

新形勢背景下的檔案管理工作調(diào)整與落實，其側(cè)重點是對現(xiàn)有文件進行收集與整理，并沒有從信息化技術(shù)應(yīng)用、專業(yè)化管理、信息資源分類的角度進行維度化管理，進而出現(xiàn)水利工程檔案管理不全面、文件信息丟失的情況?，F(xiàn)有水利工程檔案管理仍然存在資料分類劃分不明確、檔案存儲安全系數(shù)不高的情況。雖然承包單位注意到新形勢背景下的信息資源利用，但是，水利工程檔案的信息收集、整理、采集及存儲等方面仍然缺少相應(yīng)的配套管理方案，直接影響水利工程的資料信息應(yīng)用。例如，水利工程的方案設(shè)計、施工技術(shù)及材料應(yīng)用、竣工后的質(zhì)量檢驗都需要工藝參數(shù)、設(shè)計圖紙、維修技術(shù)、施工技術(shù)等資料作為依據(jù)，但是，部分水利工程的檔案資料管理以紙化文件為主，信息技術(shù)并沒有獲得廣泛的應(yīng)用，進而影響后續(xù)的水利工程維護、驗收、財務(wù)核算工作的落實[2]。

2.水利工程檔案管理創(chuàng)新的弊端分析

2.1管理體亟待完善

新形勢背景下的水利工程檔案管理逐漸向信息化、規(guī)范化的方向發(fā)展，但是，其信息化管理體系仍需進一步完善，進而影響水利工程檔案應(yīng)用的及時性及全面性[3]。一方面，水利工程項目本身的環(huán)節(jié)、施工所需技術(shù)、材料、設(shè)備等方面具有復(fù)雜性，這相對增加了檔案信息資源收集、整理、存儲的難度，而部分承包單位在對檔案信息進行處理與管理的過程中，缺少層次性劃分，其文件收集及存儲缺少系統(tǒng)性，極容易出現(xiàn)檔案資料不完整、信息利用率降低的情況。另一方面，承包單位在構(gòu)建檔案管理制度的過程中，其制度并沒有從檔案信息收集、存儲、計算機操作、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫安全性等相關(guān)細節(jié)的角度進行構(gòu)建，嚴(yán)重影響水利工程檔案管理質(zhì)量的提升。

2.2管理標(biāo)準(zhǔn)仍需調(diào)整

之所以出現(xiàn)檔案資料信息利用率降低的情況，其關(guān)鍵性的問題是水利工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不完善，并沒有針對檔案信息的不同環(huán)節(jié)、信息不同存在方式、應(yīng)用方式等方面進行專項管理標(biāo)準(zhǔn)制定，直接影響水利工程檔案信息的管理質(zhì)量。部分水利工程檔案信息管理工作的開展，其過于籠統(tǒng)化，并沒有針對不同的文件進行管理標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計，嚴(yán)重影響信息資料的嚴(yán)謹(jǐn)性、全面性。例如，在對工程量計價清單進行信息收集與整理時，工作人員只是針對工程量計價清單的基礎(chǔ)信息進行整理，并沒有結(jié)合工程變動、材料替換等方面進行信息收集，其最終收集的工程量計價清單就會存在失真現(xiàn)象，這是水利工程檔案管理缺少標(biāo)準(zhǔn)制定的基本表現(xiàn)形式。

2.3管理張弛失度，人性化融入不足

首先，部分承包單位在構(gòu)建針對工程檔案的管理制度時，其管理理念仍然以傳統(tǒng)檔案管理為主，并沒有對信息化技術(shù)的應(yīng)用、信息數(shù)據(jù)庫應(yīng)用等方面進行專項落實，進而影響數(shù)據(jù)資源的錄入及應(yīng)用。其次，在管理張弛失度的情況下，檔案數(shù)據(jù)庫的信息化建設(shè)進程緩慢，忽略檔案管理人員本身的技能、工作方式及專業(yè)能力，直接影響檔案管理制度的專項落實。例如，檔案管理人員在對檔案信息進行收集、整理、存儲的過程中，其管理層過于注重信息資源的及時性，并沒有從實際的信息工作量進行入手，進而出現(xiàn)檔案信息收集過于隨意，缺少標(biāo)準(zhǔn)化、流程化的情況，影響水利工程檔案信息的有效利用率。最后，管理方式及檔案管理理念的欠缺，嚴(yán)重阻礙檔案信息無紙化、數(shù)字化的轉(zhuǎn)變，也降低了信息化數(shù)據(jù)庫的建設(shè)與構(gòu)建。

3.優(yōu)化水利工程檔案管理工作的可行性措施

3.1完善水利工程檔案管理體系

檔案信息管理制度注重紙質(zhì)檔案管理的基礎(chǔ)上，對檔案信息的網(wǎng)絡(luò)存檔、信息篩查等方面進行綜合籌劃，這對水利工程的檔案信息整理、應(yīng)用等方面的優(yōu)化有積極作用。在注重水利工程檔案管理體系構(gòu)建及完善的過程中，其管理體系需要圍繞水利工程的不同環(huán)節(jié)、不同信息資料進行針對性管理，注重檔案管理體系的層次化、系統(tǒng)化構(gòu)建，是提高資源利用率、信息資源應(yīng)用價值的基礎(chǔ)性工作，其管理體系的構(gòu)建如下所示：

針對水利工程的不同階段、不同文件資料進行分類處理，是實現(xiàn)檔案管理落實及創(chuàng)新的基礎(chǔ)性工作。水利工程立項注重的檔案資料管理，需要針對工程評估書、財務(wù)預(yù)算等相關(guān)文件資料進行管理，圖紙設(shè)計及施工階段，其檔案信息管理需要從技術(shù)參數(shù)、工程規(guī)格、工程量計價清單等多項資料入手，以此提高檔案信息資源收集、存儲的全面性。工程驗收及維護需要從質(zhì)量評估、維修方式、驗收報告等多角度進行分析，以注重資料歸檔的方式，完善信息化檔案管理體系的構(gòu)建。注重檔案信息管理體系構(gòu)建，是從檔案資源收集方向的角度，為后續(xù)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、管理方式落實等方面提供依據(jù)。充分考慮水利工程檔案信息的復(fù)雜性，并從信息分類、采集、整理、存儲等環(huán)節(jié)進行專項管理，可以相對提高水利工程檔案管理的規(guī)范性及系統(tǒng)性。最后，針對不同的施工環(huán)節(jié)進行信息資源分類與整理，并明確信息化檔案庫的管理方向，對推動檔案信息管理及資料信息應(yīng)用有積極作用。

3.2完善水利工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

在注重水利工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)完善的過程中，需要針對水利工程本身的環(huán)節(jié)、工作流程、文件性質(zhì)等方面進行專項處理，注重維度化工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的構(gòu)建，是推動信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)、網(wǎng)站安全防護的關(guān)鍵，其各項檔案信息的管理標(biāo)準(zhǔn)如下：

結(jié)合水利工程的財務(wù)收益、各環(huán)節(jié)特性及信息化數(shù)據(jù)庫的特點，其檔案管理標(biāo)準(zhǔn)需要一全面、準(zhǔn)確、及時、安全、科學(xué)、規(guī)范為主，這對實現(xiàn)檔案管理制度的細節(jié)化、工作人員的培訓(xùn)教育方向明確，有積極作用。在注重檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)建的基礎(chǔ)上，需要注重各項標(biāo)準(zhǔn)的落實，可以采用培訓(xùn)與宣傳的方式，對檔案管理人員的資質(zhì)、信息技術(shù)應(yīng)用能力及檔案管理理念等方面進行針對性優(yōu)化，這對水利工程的檔案信息分類、資料安全性提升有積極作用。此外，在注重檔案管理指標(biāo)明確的過程中，還需要從應(yīng)急預(yù)案、工程糾紛、第三方監(jiān)管平臺信息查閱等角度進行調(diào)整，利用檔案管理標(biāo)準(zhǔn)完善水利工程的檔案信息，對承包單位給的工程業(yè)務(wù)拓展、工程項目開發(fā)等方面有推動作用。由于部分工作人員自身對水利工程檔案的功能及價值分析等方面存在技術(shù)差距，其信息資料的收集與整理等方面也會存在明顯差異，所以，注重針對水利工程各環(huán)節(jié)文件的檔案存儲管理標(biāo)準(zhǔn)調(diào)整，可以進一步推動影響數(shù)據(jù)庫建設(shè)及管理制度的落實。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)需要細節(jié)化、全面化、科學(xué)化、維度化調(diào)整，進而提高財務(wù)信息、工程方案、工藝參數(shù)等相關(guān)信息資源的有效應(yīng)用價值。

3.3人性化與約束化的管理落實

水利工程檔案管理工作的落實仍然存在張弛失度、缺少人性化設(shè)計的問題，管理人員與檔案工作人員之間無法形成有效溝通，嚴(yán)重影響水利工程檔案信息的管理與應(yīng)用。基于此問題，在完善水利工程檔案管理體系及明確管理標(biāo)準(zhǔn)的前提下，需要注重人性化與約束化的管理理念落實，這是優(yōu)化檔案管理方法的必然需求。首先，利用培訓(xùn)體系的構(gòu)建，對檔案管理人員的工作態(tài)度、工作方式、信息化技術(shù)應(yīng)用等方面進行培訓(xùn)，以提高檔案管理人員本身工作能力的方式，推動信息化數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。其次，利用獎勵機制與約束制度，對檔案管理人員的信息收集方式、信息整理速度、信息化技術(shù)應(yīng)用質(zhì)量等方面進行專項管理，例如，對電子文件進行單機管理，這對提高水利工程檔案信息的真實性及有效利用率有積極作用。再次，人性化與約束化的管理落實，需要對不同的檔案信息進行針對性分析，充分考慮檔案信息整理、存儲的工作量，以此實現(xiàn)人性化管理的落實。最后，水利工程檔案信息的管理工作，需要根據(jù)檔案信息化數(shù)據(jù)庫構(gòu)建、工作特性進行制度落實，以此確保檔案信息資源全面、準(zhǔn)確及有效。

篇6

關(guān)鍵詞：重點工程；項目檔案；檔案管理；思考

重點工程建設(shè)項目對我國國民經(jīng)濟的發(fā)展有著至關(guān)重要的作用，重點工程建設(shè)項目檔案管理工作是企業(yè)的基礎(chǔ)管理，也是承包商項目管理水平的體現(xiàn)，但由于建設(shè)項目建設(shè)周期長、人員調(diào)動頻繁、數(shù)據(jù)管理人員分散、數(shù)據(jù)放置地點多變等問題，重點工程建設(shè)項目檔案管理工作開展并不順利，基于此，本文將圍繞重點工程建設(shè)項目檔案管理工作展開進行相關(guān)分析，并給予可實施路徑。

一、重點工程建設(shè)項目檔案管理工作的必要性

重點工程建設(shè)項目開展的順利進行離不開項目檔案管理工作，這是因為該項工作對重點工程建設(shè)項目以及其他日常管理工作提供資料參考，以此推進管理工作效率的有效提升，項目數(shù)據(jù)收集、分類、整理和通過整個監(jiān)管過程進行。項目檔案是合規(guī)管理的重要載體，做好檔案管理將使重點工程建設(shè)項目工作開展有例可循、各項決策有據(jù)可依、各項巡查審計有證可查、項目成果有史可溯，是可持續(xù)發(fā)展的基石。

二、重點工程建設(shè)項目檔案管理工作現(xiàn)存問題

（一）對檔案重視程度不足。在當(dāng)前的檔案管理工作中，在管理手段、管理人員和管理體制等方面都存在一些問題。由于檔案管理不能直接給項目帶來經(jīng)濟效益，重視程度不高，重點工程建設(shè)項目檔案管理工作也得不到應(yīng)有的尊重和發(fā)展，而在重點工程建設(shè)項目檔案管理工作基礎(chǔ)建設(shè)中，規(guī)章制度和管理人員培訓(xùn)等方面缺乏長遠的規(guī)劃。（二）檔案管理者的專業(yè)素養(yǎng)有待提升。在重點工程建設(shè)項目中檔案管理者并不是專業(yè)從事于此崗位，管理工作大多由其他崗位人員兼職完成，導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量不高，兼職人員的主要精力在于自己的工作，很難花太多的時間和精力去學(xué)習(xí)相關(guān)的專業(yè)知識，進而導(dǎo)致檔案管理者的專業(yè)素養(yǎng)不高，無法高效、快速地完成檔案管理任務(wù)。（三）檔案管理者工作態(tài)度不端正。檔案管理工作單調(diào)乏味，需要檔案管理人員花費大量的時間和精力來完成。此外，大部分時間為人員整理、歸檔、鑒定、核實檔案資料，造成檔案管理人員的不當(dāng)態(tài)度。檔案管理工作重復(fù)性強、單調(diào)性強，工作人員在工作中容易產(chǎn)生厭煩和厭倦感。（四）信息化水平不足。檔案管理信息化水平低是當(dāng)前困擾眾多重點工程建設(shè)項目檔案管理工作的主要問題之一。這主要有兩個原因，一是檔案管理人員缺乏信息技術(shù)培訓(xùn)，無法實現(xiàn)檔案管理信息化轉(zhuǎn)型，無法利用現(xiàn)代化設(shè)施有效提高重點建設(shè)項目檔案管理效率；二是重點工程建設(shè)項目檔案管理復(fù)雜，檔案管理人員缺乏對檔案管理重要性的認(rèn)識，并且高層領(lǐng)導(dǎo)缺乏引進專業(yè)人才的思想，將檔案管理的發(fā)展過程局限于信息化，使信息的保存、檢索和存取費時費力，此管理方法已然是拉低工作質(zhì)量，無法高效工作。（五）檔案管理體系的不完善。檔案管理制度的缺失是重點工程建設(shè)項目檔案管理工作不能有效完成的重要原因之一。檔案管理制度并沒有歸入發(fā)展重點，導(dǎo)致檔案管理人員在工作中缺乏準(zhǔn)確規(guī)范的指導(dǎo)方針，逐漸降低了檔案管理工作質(zhì)量以及效率。

三、重點工程建設(shè)項目檔案管理工作的可實施路徑

（一）加強檔案管理培訓(xùn)。借助權(quán)威專家的講解，重新認(rèn)識檔案管理的重要性，普及檔案管理的理論知識，提升思想認(rèn)識，為后期工作的推動奠定思想基礎(chǔ)，減少阻力?？善刚垖I(yè)老師就重點工程建設(shè)項目檔案管理的內(nèi)容、方法、體系建設(shè)等知識，給檔案管理者進行相關(guān)培訓(xùn)，培訓(xùn)過程應(yīng)使檔案管理者深刻地認(rèn)識到重點工程建設(shè)項目檔案管理工作的所存問題、系統(tǒng)管理能力缺乏。通過專家的指導(dǎo)在一定程度上提升檔案管理者的檔案管理理論水平，認(rèn)識到檔案管理的重要性，同時可明確下一階段工作的方向。（二）構(gòu)建檔案管理團隊。成立檔案管理項目小組，建立重點工程建設(shè)項目檔案管理體系，以“統(tǒng)一管控，實際操作”為原則，責(zé)任落實到人。檔案管理組組長主要負(fù)責(zé)整個項目工作的統(tǒng)籌，協(xié)調(diào)重點工程建設(shè)項目檔案管理的相關(guān)事務(wù)，制定檔案管理的工作。計劃和檔案管理制度。項目成員負(fù)責(zé)推動、落實檔案管理工作。在檔案收集、歸檔階段，堅持“由誰產(chǎn)生，誰歸檔”的原則，從而提升檔案管理工作質(zhì)量以及效率。（三）梳理歸檔文檔，制成文檔目錄表確定應(yīng)納入檔案管理文件的范疇，鎖定檔案收集的對象。經(jīng)整理、分析、歸納，確定應(yīng)該收集什么文件，保存什么文件，統(tǒng)一收集文件的標(biāo)準(zhǔn)。集中統(tǒng)一保管，降低了重要資料丟失的風(fēng)險，確保了文件資料的安全，特別是工程建設(shè)過程的原始記錄、變更資料等。（四）歸總文檔目錄，制成檔案目錄表。通過對歸檔文件的梳理，歸總成《重點工程建設(shè)項目文檔目錄大綱》，確定了各類文件的收集部門和歸檔時間，并明確了檔案材質(zhì)和保存方式（電子或?qū)嵨锉４妫?，檔案目錄大綱，在全面征求意見并得到了相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的充分認(rèn)可后，作為后期檔案收集的標(biāo)準(zhǔn)性文件。采用卷內(nèi)目錄、案卷目錄、重點工程建設(shè)項目文檔檔案目錄表為一體的三級檔案目錄管理，使得檔案管理的保管、查詢、借閱更簡單、直觀。（五）下發(fā)體系文件，確定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)?！稒n案管理辦法》規(guī)定檔案管理實行一級所有、兩級管理體系，全宗單位對本單位的檔案具有完全的管理權(quán)限，負(fù)責(zé)檔案室的建立，檔案的收集、整理、歸檔、借用以及日常維護管理工作?！稒n案管理辦法》規(guī)定檔案的歸檔、分類、編號原則，以及借用程序，界定各管理部門的職責(zé)，并包括了對檔案管理工作人員的考核和激勵機制。檔案管理辦法搭建完整的檔案管理體系，對檔案的收集、歸檔等工作提供了標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建檔案管理人員體系、制度體系的已搭建完備，使得檔案工作有章可循，有法可施。（六）及時歸檔項目檔案。經(jīng)過前期的準(zhǔn)備工作，及時對工程建設(shè)項目每階段的檔案進行收集、整理、歸檔。前期立項審批、勘察設(shè)計、征地拆遷、施工階段、交（竣）工等各類檔案都需要一一歸檔，實現(xiàn)檔案的集中管理。（七）落實檔案管理的信息化進程。提高檔案管理信息化水平，不僅對規(guī)范檔案管理具有積極意義，而且將大大提高檔案利用效率，減少人員工作量。信息管理的方便、規(guī)范、快捷等優(yōu)點，使人們能夠在最短的時間內(nèi)通過搜索引擎快速檢索檔案。另外，網(wǎng)絡(luò)管理的實現(xiàn)可以幫助工程檔案紙質(zhì)資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)提高信息傳輸和共享的效率，進而建立和完善網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)。（八）提升檔案管理意識。要進一步提升全員檔案管理意識，使之內(nèi)化于心、外化于行；要建立健全重點工程建設(shè)項目檔案管理工作分級分類授權(quán)機制，做好保密工作，確保重點工程建設(shè)項目歸檔安全有效；要加強檔案管理制度建設(shè)，確保重點工程建設(shè)項目檔案制度體系合法合規(guī)，可操作性強；要規(guī)范檔案移交，加強檔案管理考核，確保檔案移交的完整性、符合性和時效性；要加強培訓(xùn)與交流，著力提升檔案業(yè)務(wù)專兼職人員業(yè)務(wù)技能；要以外審、內(nèi)審為抓手，規(guī)范檔案管理，推進重點工程建設(shè)項目檔案管理工作合規(guī)管理取得實效。

四、總結(jié)

綜上所述，項目小組和完備的體系能有效地推動檔案管理進度。檔案管理工作是一個長期、持續(xù)的工作，需要保持管理體系的穩(wěn)定，培育檔案管理意識。靈活實用的管理手段能更有效地推進項目檔案管理，避免重復(fù)工作，在信息化時代，充分借助計算機軟件技術(shù)提升檔案管理的效率和水平，納入管理體系，從而推動重點工程建設(shè)項目檔案工作可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻：

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篇7

近年來，我國村鎮(zhèn)建設(shè)進程不斷加快，對于村鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理工作也提出了新的要求與挑戰(zhàn)[1]。由于缺乏科學(xué)的理念指引，山東省濱州市很多村鎮(zhèn)還沒有形成科學(xué)完善的管理體系，檔案的開發(fā)利用水平仍然不夠高，探索提升村鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理工作的有效路徑，是提升村鎮(zhèn)建設(shè)水平的有效路徑。

一、村鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理現(xiàn)狀分析

1.檔案收集不夠全面

在村鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理實踐中，存在著檔案收集不夠全面的問題。在現(xiàn)行管理實踐中，仍然存在檔案多頭管理的現(xiàn)狀，包括鎮(zhèn)政府、村委會，以及國資源等部門，存在一定的關(guān)聯(lián)性，都各自保存了部分檔案，這些檔案無法實現(xiàn)統(tǒng)一保管與利用，存在交叉局面，同時也存在管理上的空白，導(dǎo)致了村鎮(zhèn)建設(shè)檔案收集不夠全面的問題，同時也制約了檔案管理水平的提升。

2.檔案管理條件亟待改善

由于缺乏足夠的理念重視，村鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理仍存在管理條件方面的問題。很少有地方配備了專門的管理場所，檔案管理缺乏專業(yè)性和科學(xué)性，由于沒有專門的管理設(shè)備和管理場所，十分容易造成檔案遺失的問題，同時對于檔案的安全保密工作，也存在一定的不利影響?；诖耍瑥娀布ㄔO(shè)，提升村鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理工作，對于提高村鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理水平，發(fā)揮檔案的利用作用，具有十分重要的意義。

3.沒有形成完善的管理體系

在現(xiàn)行村鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理實踐中，還沒有形成科學(xué)、完善的管理體系，不僅缺乏相應(yīng)的硬件，在人才配備和管理流程上，也存在著諸多不足，亟待提檔升級。很多村?檔案管理部門存在職能不明、交叉管理的問題，而且很多村鎮(zhèn)都沒有專業(yè)的檔案管理人員，村鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理手段較為粗放，存在諸多管理上的問題，管理工作規(guī)范性亟待提檔升級[2]。此外，創(chuàng)新理念不足，管理手段落后，也是村鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理存在的主要問題?；诖耍瑯?gòu)建村鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理工作體系，提升管理規(guī)范化水平，是現(xiàn)代村鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理發(fā)展的重要方向。

二、創(chuàng)新村鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理的有效路徑

1.充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)

在村鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理實踐工作中，一個最為重要的特征就是檔案數(shù)據(jù)信息的海量化，由于村鎮(zhèn)建設(shè)檔案工作與每名百姓都直接相關(guān)，因此受眾群體十分巨大，在這種情況下，就會堆積形成海量的數(shù)據(jù)，如果不能應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)進行有效整合，工作效能就無法有效提升。近年來，大數(shù)據(jù)思維與大數(shù)據(jù)技術(shù)得到了廣泛推廣，在村鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理工作中，也要運用大數(shù)據(jù)技術(shù)，提升檔案數(shù)據(jù)處理與整合能力，提升檔案管理工作的專業(yè)化水平，提升管理綜合效能，實現(xiàn)檔案的高效利用，更好為社會公眾服務(wù)。

2.構(gòu)建一體化管理體系

從村鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理工作實踐來看，村鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理工作不是一個孤立的工程，而與其他部門、其他工作之間有著緊密的聯(lián)系，要想提升檔案管理的專業(yè)化程度，要構(gòu)建立體化的管理模式，打破部門之間的隔閡，實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置，整合相關(guān)信息與資源，實現(xiàn)檔案信息資源的高效利用。特別是在村鎮(zhèn)建設(shè)速度加快的大背景下，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)對接、資源對接、數(shù)字對接，對于提升管理水平和專業(yè)化程度，具有至關(guān)重要的意義[3]。在實踐工作中，要強化頂層設(shè)計，通過全盤考量，構(gòu)建科學(xué)的合理的現(xiàn)代化專業(yè)管理體系。

3.打造高質(zhì)量的管理隊伍

高質(zhì)量的檔案管理人才對于提升檔案管理水平具有十分重要的作用。在我國現(xiàn)代高等教育體系內(nèi)，很多學(xué)校都開設(shè)了檔案管理相關(guān)課程，但是由于很多村鎮(zhèn)不重視檔案工作，或者待遇相對較差，無法吸引檔案管理人才，所以很多村鎮(zhèn)都沒有配備專業(yè)的檔案管理人才，檔案管理工作經(jīng)常由其他部門兼任，專業(yè)化水平不高，也不利于檔案管理工作水平的有效提升[4]。因此，要強化村鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理人才引進和現(xiàn)有人才的培訓(xùn)體系，打造高質(zhì)量的檔案管理人才隊伍。

篇8

關(guān)鍵詞：新形勢；水利工程；檔案管理；創(chuàng)新途徑

新時期我國水利工程建設(shè)的普遍性特點是參建單位多、周期長、規(guī)模大、項目多等，大部分從開工到完工需要持續(xù)好幾年，這就大大提高了水利工程檔案管理工作的難度。另外，隨著水利工程施工質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的不斷提高及規(guī)范性的提升，傳統(tǒng)的檔案管理措施已經(jīng)無法滿足新時期的管理需求，只有對傳統(tǒng)管理方法進行大膽創(chuàng)新，才能優(yōu)化管理成效。因此，在新形勢下如何創(chuàng)新水利工程檔案管理方法，是管理人員應(yīng)深入思考的問題。

一、創(chuàng)新檔案管理機制

創(chuàng)新傳統(tǒng)的水利工程檔案管理機制，是提高新形勢下水利工程檔案管理成效的有效保障。在實際的創(chuàng)新檔案管理機制的過程中，需要做好以下幾點。

（一）堅持分級管理與統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)原則

水利工程各個參建企業(yè)應(yīng)安排分管領(lǐng)導(dǎo)直接負(fù)責(zé)檔案管理工作，構(gòu)建完善的責(zé)任制度。同一級的水利部門應(yīng)對行政部門中的水利相關(guān)檔案進行管理，還應(yīng)對項目的參建單位、監(jiān)理單位、施工單位、設(shè)計單位的檔案進行管理。逐漸健全水利工程檔案行政主管機構(gòu)以領(lǐng)導(dǎo)為主體、其他各方積極參與的水利工程檔案管理工作機制，以保證密切配合、各盡其職、明確分工，從而全面激發(fā)與彰顯檔案管理人員的才能，為水利工程檔案管理工作負(fù)起責(zé)任、承擔(dān)義務(wù)。

（二）水利工程建設(shè)企業(yè)應(yīng)全面落實法規(guī)制度

水利工程建設(shè)企業(yè)應(yīng)全面落實《水利檔案工作規(guī)定》《檔案法》等法規(guī)制度，結(jié)合工程具體特點，依據(jù)自身條件，構(gòu)建出一套完善的檔案保密、查詢借閱、歸檔保管的崗位責(zé)任制，使檔案管理工作者都能明確自身的義務(wù)與職責(zé)，把檔案管理效果當(dāng)成考核個人工作情況的主要依據(jù)，并依據(jù)考核結(jié)果實施恰當(dāng)?shù)莫剟钆c懲罰，從而提高檔案管理人員的責(zé)任感，激發(fā)他們的工作熱情。

二、完善檔案資源體系

健全的檔案管理體系是新時期水利工程檔案管理工作順利開展的基礎(chǔ)與前提，因此水利工程管理部門應(yīng)充分重視檔案管理工作，并采取措施大膽創(chuàng)新檔案管理體系，從而為管理效果的提高做好準(zhǔn)備。水利工程管理部門在創(chuàng)新檔案管理體系的過程中，應(yīng)做好以下幾點。

（一）提高收集與整理檔案資料的力度

各級水利機構(gòu)應(yīng)將水利工程檔案管理及其他工作提高到同等地位進行統(tǒng)一設(shè)計、規(guī)劃與落實，成立分級的專項管理小組，以保證檔案工作與工程建設(shè)活動同步開展，盡可能將搜集資料的范圍等同于工程施工范圍?？h級及其以上的水利部門檔案管理機構(gòu)應(yīng)加大對各種檔案收集與整理工作的指導(dǎo)與監(jiān)督，尤其是對重點水利項目，應(yīng)全面做好各種工程資料的收集與整理工作。

（二）健全歸檔制度

各個地區(qū)的水利工程建設(shè)企業(yè)的檔案工作者應(yīng)認(rèn)真履行管理義務(wù)，結(jié)合《水利工程建設(shè)項目文件材料歸檔范圍與保管期限表》，構(gòu)建完善的水利工程資料文件歸檔制度。只要是歸檔的材料文件，不管是錄像、錄音、視頻還是電子文件，在竣工驗收過程中都應(yīng)及時移交給水利部門或項目辦，所有人和部門不得拒絕歸檔或據(jù)為己有。針對丟失或損毀檔案的，應(yīng)及時補救并嚴(yán)肅處理相關(guān)責(zé)任人。

三、優(yōu)化檔案利用體系

水利工程開展檔案管理工作的主要目的是有效利用檔案資料，以促進水利事業(yè)的快速、健康發(fā)展。這就需要水利部門努力構(gòu)建出便捷的利用水利檔案的體系，以顯著提高水利工程檔案的利用率與便捷性。在實際優(yōu)化水利檔案利用體系的過程中，應(yīng)做好以下幾點。

（一）提高檔案資料的數(shù)字化程度

各級水利機構(gòu)應(yīng)將建設(shè)數(shù)字檔案室納入信息化建設(shè)規(guī)劃中，努力從財力、物力與人力方面統(tǒng)籌安排，以逐漸提高水利工程檔案信息存數(shù)的網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化，各個部門的檔案管理人員應(yīng)努力提高工程資料的數(shù)字化程度，為檔案資料使用人員提供方便。另外，應(yīng)提高數(shù)字化水利工程檔案資料的保密性，以有效預(yù)防盜竊遺失、網(wǎng)絡(luò)泄密等問題的出現(xiàn)。

（二）推動檔子信息的網(wǎng)絡(luò)共享程度

縣以上級別的水利機構(gòu)應(yīng)借助現(xiàn)有的信息傳輸平臺與網(wǎng)絡(luò)，努力提高檔案信息的共享程度，構(gòu)建地區(qū)或地方水利工程檔案系統(tǒng)，激勵檔案室將可公開的信息、檔案上傳到網(wǎng)絡(luò)上，使檔案使用者可遠程使用。另外，上級水利機構(gòu)可搭建出和下級對接的檔案資源平臺，以提高資源的共享程度，逐漸將各個地區(qū)、各種級別的水利工程檔案信息整合在一起，形成水利工程信息利用體系，以便于水利工程信息需求人士的利用?？傊?，在新形勢下，水利工程管理部門應(yīng)依據(jù)新時期的新特點與新情況有針對性地創(chuàng)新水利工程檔案管理方法與措施，逐漸提高檔案工作的先進性、完整性與高效性，最終為水利工程檔案信息使用價值的提升奠定基礎(chǔ)。

參考文獻：

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篇9

1.1檔案管理體系不完善，影響檔案管理的成效。檔案管理體系不完善主要反映在檔案管理制度不健全、檔案管理工作不規(guī)范、檔案保管條件差等方面。一些單位不嚴(yán)格按照《檔案法》的原則和要求落實本單位的檔案管理制度，如設(shè)計單位不按要求管理檔案，設(shè)計變更不使用統(tǒng)一編號等；施工單位記錄不全面，材料無質(zhì)量證明文件等；驗收時補錄材料、盲目接收等。檔案管理時記錄方法雜亂，不遵循統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，給檔案的整理、信息化帶來較大困難。施工現(xiàn)場條件簡陋，材料保管達不到“八防”標(biāo)準(zhǔn)要求。所有這些都影響了檔案管理工作的成效。

1.2檔案管理人員配備不足，難以適應(yīng)檔案發(fā)展需要。電企檔案管理人員往往身兼數(shù)職，加上綜合素質(zhì)參差、工作變動頻繁，難以全身心投入檔案管理工作中，也嚴(yán)重影響到隊伍的穩(wěn)定性。目前，各企業(yè)已按要求建立了檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)，但大都難以按照檔案管理要求開展工作。很多單位配置檔案工作人員只有兼職的1～2人，顯然不能適應(yīng)檔案管理的需要。

1.3檔案記錄不完整欠準(zhǔn)確，資料真實性與價值不足。由于電網(wǎng)建設(shè)參建單位較多、建設(shè)周期長，加上各單位檔案意識淡漠、管理手段落后、資金投入不夠，造成檔案保管設(shè)施不全，以致檔案資料遺失現(xiàn)象時有發(fā)生。同時檔案數(shù)據(jù)記錄不真實、不準(zhǔn)確，經(jīng)常出現(xiàn)錯漏，如工程變更沒有反映在圖紙上、簽字以圖章或打印代替現(xiàn)象等，這些為工程以后運營、維護與管理帶來不少麻煩。另外，檔案收集只注重紙質(zhì)資料，忽視聲像資料的歸檔，造成聲像檔案不完備，其開發(fā)利用價值也難體現(xiàn)出來。

1.4檔案編研開發(fā)力度小，缺乏實用有價值成果。檔案編研、開發(fā)是充分利用檔案信息資源并將其轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力的最有效方式，遺憾的是這方面的力度遠遠不夠。對許多檔案室而言，能夠做好檔案的收集、整理、歸檔和保管工作已屬不易，何況是編研開發(fā)呢，但無疑要提高檔案的利用價值和服務(wù)水平，編研、開發(fā)是必由之路。

1.5檔案管理信息化程度低，資料更新慢工作效率低。雖然計算機與網(wǎng)絡(luò)已相當(dāng)普及，但一般企業(yè)也僅是單機、條目式錄入，與信息化管理的要求差距較大，主要原因是[1]：信息化管理手段落后；檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后；信息化管理無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，管理混亂、不規(guī)范；信息化人才缺乏。由于這樣的現(xiàn)實，檔案信息化管理徒有其表，體現(xiàn)不出它的優(yōu)勢。

2.提高電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理水平的對策

2.1健全檔案管理體系，明確職責(zé)加強領(lǐng)導(dǎo)。檔案管理應(yīng)按照《檔案法》及《檔案法實施辦法》的原則和要求，強化檔案法制觀念，建立健全檔案管理體系。為此應(yīng)做到：（1）力爭企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持。只有領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作，并將檔案管理納入生產(chǎn)經(jīng)營活動中，才能真正解決檔案管理中的實際問題，使檔案管理工作走上正軌。（2）完善檔案管理規(guī)章制度。檔案管理要走上規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化道路，必須有制度做保證，使檔案工作有章可循、有據(jù)可依。（3）明確檔案管理職責(zé)。檔案收集、整理、歸檔、保管都需要專人負(fù)責(zé)，只有明確了工作職責(zé)，才能保證檔案工作的質(zhì)量。（4）檔案管理必須統(tǒng)一平臺、集中管理。從設(shè)計、施工到竣工驗收，所有相關(guān)單位都應(yīng)該按照統(tǒng)一的要求建檔、歸檔，保證檔案管理歸一化、程序化。（5）將聲像檔案資料放在與紙質(zhì)檔案資料同等重要的地位，重視聲像檔案資料收集、整理、開發(fā)和利用。

2.2加強檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高工作人員素質(zhì)。檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)直接影響到檔案工作的質(zhì)量，針對檔案工作人員素質(zhì)參差、基本功不扎實、專業(yè)人才缺乏的問題，應(yīng)著眼于企業(yè)的長遠發(fā)展，按照檔案管理工作的需求，設(shè)立專門檔案室和配置專職人員。為了不斷提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)，必須加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，可以采用“走出去，請進來”的方式進行培訓(xùn)和教育。為了充分調(diào)動檔案工作人員學(xué)習(xí)熱情和工作積極性，應(yīng)將檔案工作人員的業(yè)績與工資待遇、職稱評定等掛鉤。

2.3統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)分級管理，合同約束檔案質(zhì)量。電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理過程是與項目建設(shè)同步進行的，并貫穿于項目建設(shè)的始終，按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理；誰形成，誰負(fù)責(zé)”的原則落實項目法人、建設(shè)單位及勘察、設(shè)計、監(jiān)理、施工、供應(yīng)、運行等所有參建單位檔案管理職責(zé)，而要實現(xiàn)這一目標(biāo)應(yīng)在簽訂合同時就明確相關(guān)細節(jié)和責(zé)任，通過合同的法律約束力，達到將檔案管理納入法制軌道的目的，使各參建單位明確自己的職責(zé)，自覺地按照合同的規(guī)定做好檔案管理工作。但僅有合同約束還是不夠的，因為電網(wǎng)建設(shè)檔案數(shù)量龐大、內(nèi)容繁雜，各單項工程完工時間有先后，為了保證檔案管理同步、準(zhǔn)確和完整，必須建立相應(yīng)的監(jiān)督機制，由項目法人或委托建設(shè)管理單位與監(jiān)理單位監(jiān)督其他參建單位執(zhí)行情況，檔案管理部門再對前者的檔案管理進行監(jiān)督和指導(dǎo)。

2.4創(chuàng)新觀念整合資源，編研開發(fā)創(chuàng)造價值。檔案管理要克服傳統(tǒng)觀念的束縛，在管理技術(shù)和方法上有所突破，就要在觀念上創(chuàng)新[2]。檔案編研不同于歸檔，而是根據(jù)“存真、提煉、適用”的原則開展的研究性工作，沒有創(chuàng)新意識、勇于探索的精神，不可能產(chǎn)生有價值的成果。同時，編研開發(fā)又要擅長利用不同的數(shù)據(jù)資料，整合各種資源，例如檔案管理信息化建設(shè)是發(fā)展趨勢，就要善于利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)資源，提高編研開發(fā)的效率和質(zhì)量。

2.5轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理的模式，實現(xiàn)檔案管理信息化。傳統(tǒng)檔案管理模式是“你歸檔，我保管”、“你移交，我接收”、“你借閱，我檢索”，隨著工程項目檔案文件數(shù)量與日俱增，這樣一種管理模式使檔案管理人員應(yīng)接不暇，即使花費較多人力、財力，效果也不理想，所以要轉(zhuǎn)變管理模式。現(xiàn)代科技為這種轉(zhuǎn)變提供了良好的物質(zhì)基礎(chǔ)，檔案管理信息化就是最有效的辦法。實現(xiàn)檔案信息化管理可從以下幾方面著手：（1）加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，如規(guī)劃網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、建設(shè)數(shù)據(jù)庫存儲系統(tǒng)。（2）建立信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。（3）通過多媒體手段實現(xiàn)檔案文件數(shù)字化。（4）通過引進、培養(yǎng)建立檔案管理信息化人才隊伍。

3.結(jié)語

篇10

【關(guān)鍵詞】電網(wǎng)項目；檔案管理；有效方法

電網(wǎng)建設(shè)項目檔案是在工程建設(shè)過程中形成的具有保存價值的各種載體的文件材料，其具有專業(yè)多、范圍廣、不可再生的特點，是今后運行維護、技改大修、業(yè)務(wù)檢查評優(yōu)的重要憑證。做好電網(wǎng)建設(shè)項目檔案工作，不僅能更加直觀的發(fā)現(xiàn)電網(wǎng)建設(shè)和電網(wǎng)發(fā)展當(dāng)中的各項問題，且有利于建設(shè)人員總結(jié)建設(shè)經(jīng)驗，為電網(wǎng)發(fā)展提供更為真實準(zhǔn)確的信息資源。

1電網(wǎng)建設(shè)項目檔案工作中的管理問題分析

（1）檔案工作管理體系不完善，檔案工作管理體系是檔案管理工作有效開展的基礎(chǔ)。檔案管理體系不完善具體表現(xiàn)在管理標(biāo)準(zhǔn)不一致、管理工作效率低下和管理較為混亂等方面。為保障電網(wǎng)建設(shè)項目檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)性和系統(tǒng)性，我國相關(guān)部門頒布了《中華人民共和國檔案法》，明確了電網(wǎng)建設(shè)項目的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和基本準(zhǔn)則，但在實際的檔案管理活動中往往不能嚴(yán)格依據(jù)規(guī)定執(zhí)行。例如，設(shè)計單位沒有將歷次的設(shè)計變更、施工變更內(nèi)容在竣工圖中體現(xiàn)，使竣工圖內(nèi)容不能真實反映項目竣工實際情況。監(jiān)理單位對項目產(chǎn)生的文件材料注重技術(shù)層面的審核，忽略對歸檔文件材料的質(zhì)量監(jiān)督審核。施工單位現(xiàn)場文件管理凌亂，施工記錄不完整，后補材料的現(xiàn)象嚴(yán)重，以上這些不按專業(yè)要求管理檔案的行為，直接影響了檔案管理工作的成效。（2）檔案管理人員配備不足，檔案管理網(wǎng)絡(luò)不健全。在電網(wǎng)企業(yè)中，檔案管理不是主營業(yè)務(wù)，檔案管理人員多由非本專業(yè)人員轉(zhuǎn)崗而來，并且身兼數(shù)職。綜合素質(zhì)參差不齊，工作變動頻繁，難以全身心投入到檔案管理工作中，檔案隊伍的穩(wěn)定性受到影響。電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理工作具有工程規(guī)模大、參建單位多、形成檔案數(shù)量龐大、協(xié)調(diào)工作量大等特點，只有檔案管理網(wǎng)絡(luò)人員通力協(xié)同配合才能有效開展。目前很多企業(yè)已按要求建立了檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)，但大都難以按照檔案管理要求開展工作，以兼職的形式配置檔案工作人員，顯然已不能適應(yīng)檔案管理的新要求。（3）檔案管理與項目建設(shè)不能同步進行。其中體現(xiàn)在項目經(jīng)理不按要求及時組織檔案部門開展項目檔案中間檢查，使檔案人員無法隨工程進度對項目文件進行過程管控，不能及時發(fā)現(xiàn)項目文件在整理過程中存在記錄不規(guī)范、字跡不清晰、結(jié)論不準(zhǔn)確、記錄時間與項目建設(shè)時間邏輯不相符等通病問題，導(dǎo)致后補材料較多，延誤整改時間。另外就是項目檔案驗收與項目文件歸檔審查在電網(wǎng)建設(shè)項目驗收過程中沒有得到同步實施，建設(shè)單位簡化項目檔案驗收的步驟流程，使項目竣工文件在移交歸檔前沒有切實得到各歸口管理部門的嚴(yán)謹(jǐn)審核，尤其是一些重要數(shù)據(jù)的缺失，會為今后的生產(chǎn)運行、經(jīng)營、管理、維護、事故、法律糾紛、責(zé)任認(rèn)定留下隱患，造成不可估量的損失。（4）項目文件歸檔滯后，案卷整理不規(guī)范。歸檔滯后的原因之一是因為前期簽訂的合同協(xié)議中沒有對項目文件的歸檔時間、歸檔數(shù)量、歸檔質(zhì)量等檔案方面相關(guān)要求進行明確。另一個原因是人員的歸檔意識淡薄造成，一些項目前期文件如可行性研究報告、初步設(shè)計說明書、合同（協(xié)議）、立項文件等，業(yè)務(wù)承辦人在業(yè)務(wù)事項辦結(jié)后沒有即時移交歸檔。案卷整理不規(guī)范的主要原因是立卷人不熟悉電網(wǎng)建設(shè)項目檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)與整理質(zhì)量要求。沒有遵從項目文件的有機聯(lián)系，分類不正確，保管期限設(shè)定不準(zhǔn)確，案卷題名不能簡明扼要的揭示卷內(nèi)文件的主要內(nèi)容和特征，卷內(nèi)文件命名不規(guī)范等等，直接影響了檔案的后續(xù)利用。（5）檔案管理系統(tǒng)落后，不能體現(xiàn)檔案信息化管理的優(yōu)勢。隨著互聯(lián)網(wǎng)+時代的來臨，對檔案信息化管理水平要求也越來越高。目前很多企業(yè)使用的檔案信息管理系統(tǒng)仍采用單機和條目式錄入的單一手段，沒有將信息智能技術(shù)融入到檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中去。檔案系統(tǒng)與信息化管理無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，系統(tǒng)平臺的業(yè)務(wù)功能過于簡單，信息化手段運用不足。檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫容量不能滿足日益增加的電子文件上傳需求。這些現(xiàn)狀不能改善，檔案信息化管理徒有其名，沒有發(fā)揮出它的真正優(yōu)勢。

2提升電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理水平的方法

（1）加強檔案組織領(lǐng)導(dǎo)，建立健全項目檔案管理體系。項目檔案管理體系構(gòu)成要以我國相關(guān)的法律法規(guī)作為根基，建立健全檔案工作制度體系（包括工作規(guī)章、管理制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等）和管理網(wǎng)絡(luò)。通過明確檔案管理規(guī)章制度使項目檔案管理工作有章可循、有據(jù)可依。加強檔案組織領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)將項目檔案工作納入到企業(yè)的工作計劃，納入到領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，納入到基建項目管理程序，納入到企業(yè)有關(guān)部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員的崗位責(zé)任制中。只有明確了工作職責(zé)，才能保證檔案工作的質(zhì)量。只有爭取得到領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，才能真正解決項目檔案管理中的實際問題，使項目檔案管理工作開展更加順暢。電網(wǎng)企業(yè)還應(yīng)加大對項目檔案管理工作的資金投入、設(shè)備投入，應(yīng)構(gòu)建統(tǒng)一集中的檔案信息管理平臺，以實現(xiàn)建設(shè)項目檔案集中化、系統(tǒng)化、電子化管理，以此達到實現(xiàn)項目檔案工作管理水平提升目的。（2）保障檔案隊伍穩(wěn)定，加強檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。按照檔案管理工作的需求，建立檔案管理機構(gòu)，配備適應(yīng)工作需要的檔案人員，建立以檔案部門為核心，各職能部門或承辦部門、各項目兼職檔案人員為基礎(chǔ)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)檔案工作的綜合管理。由于檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)直接影響到檔案工作的質(zhì)量，針對檔案工作人員素質(zhì)參差、基本功不扎實、專業(yè)人才缺乏的問題，電網(wǎng)企業(yè)應(yīng)加強檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)?？梢圆捎脤I(yè)技術(shù)培訓(xùn)、業(yè)務(wù)交流學(xué)習(xí)、模仿優(yōu)秀做法等方式進行培訓(xùn)和教育，不斷提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)，還可以采用績效激勵機制，將檔案工作人員的業(yè)績與工資績效、職稱評定、評先評優(yōu)等掛鉤。充分調(diào)動檔案工作人員的學(xué)習(xí)熱情和工作積極性。（3）項目檔案管理與項目建設(shè)做到“三同步”。電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理應(yīng)納入電網(wǎng)建設(shè)管理程序、工作計劃及合同管理。按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理，誰主辦、誰形成、誰歸檔”的原則。項目立項后檔案管理人員應(yīng)編制項目檔案管理策劃方案，對檔案收集、整理、組卷、完成時限等要求向建設(shè)單位與參建單位進行檔案工作交底。項目文件的形成、收集、整理、組卷必須與項目建設(shè)同步開始、同步進行、同步驗收。即項目申請立項時，應(yīng)開始進行文件材料的積累、整理、審查工作；項目建設(shè)過程中，應(yīng)進行文件材料跟蹤管理；項目竣工驗收時，應(yīng)完成文件材料的歸檔和驗收工作。實現(xiàn)這一目標(biāo)除了通過合同的法律約束，還必須建立相應(yīng)的監(jiān)督機制，應(yīng)由建設(shè)單位與監(jiān)理單位共同監(jiān)督各參建單位的執(zhí)行情況，制定項目檔案管理里程碑計劃，檔案管理部門對建設(shè)單位與監(jiān)理單位的檔案管理進行再監(jiān)督和指導(dǎo)。（4）加強檔案過程管理，提高案卷整理質(zhì)量。電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理人員要參與指導(dǎo)工程各參建單位進行項目竣工文件的歸檔審查與項目檔案驗收。項目檔案驗收通過后各參建單位按照合同約定期限移交檔案。對于滯后移交項目文件的參建單位，可以采用延期項目結(jié)算或抵扣風(fēng)險抵押金等方法來牽制解決。為保證檔案管理的規(guī)范化，所有涉及項目檔案移交的相關(guān)單位都應(yīng)按照統(tǒng)一的要求建檔、歸檔，建設(shè)項目案卷整理應(yīng)分類清楚，組卷合理，排列系統(tǒng)有序。卷內(nèi)文件應(yīng)格式規(guī)范，字跡清晰，填寫完整準(zhǔn)確，簽章手續(xù)完備。同一建設(shè)項目的文字材料裝訂必須遵從統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，力求通過細節(jié)管控使案卷質(zhì)量得到有效提升。（5）加強檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案信息資源共享。檔案信息化建設(shè)是指運用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)資源提高檔案工作現(xiàn)代化水平，實現(xiàn)檔案信息化服務(wù)。具體可從幾個方面著手：①基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，需加大資金投入建設(shè)檔案大數(shù)據(jù)庫存儲系統(tǒng)，規(guī)劃網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，購置如計算機、打印機、掃描儀、裝訂機等檔案設(shè)備設(shè)施。②建立適用統(tǒng)一的信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。③培養(yǎng)檔案管理信息化人才隊伍。④開展檔案目錄信息與檔案全文信息的數(shù)字化。⑤加強數(shù)字檔案館建設(shè)，數(shù)字檔案館的特點是存取檔案信息網(wǎng)絡(luò)化，它是一種無形的信息組織與利用環(huán)境，它為現(xiàn)行實體檔案館提供了新的管理和服務(wù)機制。在數(shù)字化檔案館環(huán)境下，用戶利用檔案信息資源非常便利，真正實現(xiàn)檔案信息資源共享。

3結(jié)語

電網(wǎng)建設(shè)項目檔案是電網(wǎng)建設(shè)項目的重要組成部分，是電網(wǎng)企業(yè)的國有資產(chǎn)，是項目達標(biāo)投產(chǎn)和優(yōu)質(zhì)工程考核、評選的指標(biāo)之一。未經(jīng)檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過項目竣工驗收。在電網(wǎng)建設(shè)發(fā)展的新形勢下，為確保電網(wǎng)建設(shè)項目從立項開始直到竣工驗收及試運行全過程的順利進行，必須切實加強項目檔案管理工作，加強對檔案工作人員的培訓(xùn)力度和信息技術(shù)投入力度，實現(xiàn)項目檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化，達到齊全、完整、準(zhǔn)確的要求。

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