導語：如何才能寫好一篇公司檔案管理流程，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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1.信息容量越來越豐富，利用價值越來越廣泛

工業(yè)企業(yè)作為國民經濟的基礎和重要支柱，在建設社會主義和諧社會，推動社會經濟發(fā)展，提高人民生活水平等諸多方面占有十分重要的位置和作用，而企業(yè)管理水平的高低優(yōu)劣，又直接關系到這個作用的發(fā)揮。隨著科學技術的迅猛發(fā)展，信息化、網絡化日益深入人心，企業(yè)檔案所包含的信息容量越來越豐富，越來越龐大。同時，企業(yè)檔案的利用價值也越來越廣泛。如何有效地管理并充分利用好企業(yè)檔案這一強大的信息資源，為企業(yè)管理科學決策，開拓經營，最終形成強大的市場競爭力具有重要的現實意義。

2.企業(yè)檔案呈現出一些新的特點

（1）企業(yè)檔案信息具有動態(tài)性、政策性、依據性、預測性、反饋性、綜合性、經驗性、比較性、追蹤性等屬性。

（2）企業(yè)檔案的服務對象，主要是為企業(yè)領導提供決策性依據，為企業(yè)提高產品質量發(fā)揮企業(yè)檔案的信息參謀助手作用。

（3）企業(yè)檔案一般不直接創(chuàng)造經濟效益，它主要為企業(yè)領導提供信息，為生產第一線服務，如品牌、產品圖紙、產量、質量、技改創(chuàng)造發(fā)明、生產管理、市場經營反饋、知識產權等作用。

3.信息時代對企業(yè)檔案提出了新的要求社會現代化程度的不斷提高，特別是網絡信息技術的迅速普及，極大地促進了社會的現代化進程。在信息時代下，企業(yè)檔案工作只有緊跟社會發(fā)展步伐，才能適應不斷變化的新形勢。同時，企業(yè)的發(fā)展對檔案的管理信息服務也提出了更高的要求，需要檔案部門能更準確、更迅速、更及時地為企業(yè)生產經營提供各種信息服務。滿足企業(yè)日益發(fā)展的需要，必須提高檔案管理的現代化水平，實現企業(yè)檔案管理的信息化。

二、企業(yè)檔案管理存在的問題

1.缺乏對企業(yè)檔案現代化足夠的重視

領導重視是企業(yè)檔案管理現代化的關鍵，而目前領導者和決策者還缺乏對檔案管理工作重要性的認識，沒有將檔案管理納入企業(yè)管理的重要內容，擺上議事日程，并納入全員績效管理考核中，因而難以保證檔案管理工作健康、有序進行，并充分發(fā)揮其應有的作用。

2.檔案管理人員的業(yè)務素質和履職能力不高

長期以來，檔案管理人員的重要工作就是收集、整理和借閱。有的檔案員認為，用戶來查檔案，本人能熱情接待，就是提供了檔案信息。這僅僅限于查閱范圍，那是很不夠的。在信息化時代，檔案管理人員不僅要當好“文件保管員”，還必須掌握處理電子文件、電子檔案的技術，才能適應檔案管理現代化的要求。

3.應用現代化管理方法和技術尚未普及

當前，隨著經濟社會的不斷發(fā)展進步，企業(yè)檔案數量急劇增長，檔案種類日益豐富，檔案利用頻率不斷增快。同時，范圍擴大、深度加強，時效要求更高。以天津送變電工程公司為例，隨著我國電力事業(yè)的發(fā)展，智能電網、超高壓電網的不斷出現，新上工程項目增多，使工程檔案的數量急劇增加，導致檔案歸檔、保管、借閱的壓力非常大。因此，必須提高檔案管理的現代管理方法和技術應用水平。

三、天津送變電工程公司檔案管理創(chuàng)新的實踐

天津送變電工程公司是具有國家一級資質的電力工程總承包施工企業(yè)，主要承擔各電壓等級的輸變電工程，是華北電網、京津唐地區(qū)電力基本建設的骨干企業(yè)。多年來，為華北地區(qū)、天津市，特別是濱海新區(qū)的經濟快速發(fā)展和人民生活水平的不斷提高做出了卓越貢獻。該公司十分重視科技進步和信息化管理，不僅擁有多項在全市、全國領先的輸變電施工技術工藝和專利，而且在建筑試驗、計量和檔案管理上均達到國家一級標準。2007年，獲得了國家檔案局頒發(fā)的企業(yè)檔案管理AAA級證書，是天津電力系統(tǒng)首批獲此資質的基層單位之一。天津送變電工程公司的企業(yè)檔案管理工作所取得的成效，主要得益于三個方面的創(chuàng)新實踐：

1.樹立創(chuàng)新思維———企業(yè)管理者重視是關鍵

為適應信息化時代的要求，黨和國家十分重視企業(yè)管理信息化建設，并提出了具體的工作目標，旨在推動企業(yè)管理信息化建設的健康發(fā)展，提高企業(yè)管理水平和市場競爭力。在這一大的背景下，企業(yè)檔案管理迎來了巨大的創(chuàng)新機遇和空間。這就要求企業(yè)的領導者，在檔案管理工作中始終保持創(chuàng)新的意識，用創(chuàng)新思維去指導檔案管理工作。而隨著數字化、智能化電網的出現和推廣，對電力施工企業(yè)的檔案管理工作提出了更加嚴格的要求，也為實現企業(yè)檔案管理工作的現代化提供了充分必要條件。面對這一新的形勢，公司的領導審時度勢，針對公司在檔案管理上存在的不足和問題，制定并實施了以下幾項改進措施：

（1）建立三級檔案管理體制和運行機制。

為加強檔案管理工作，公司確定一名副總經理全面負責，以經理工作部為具體主管部門；二級單位為各施工分公司；項目經理部作為三級單位是企業(yè)檔案管理的基礎環(huán)節(jié)。

（2）確立企業(yè)檔案管理的總體目標，制定中長期規(guī)劃。

以不斷超越、追求卓越為目標，運用全面質量管理（PDCA循環(huán)）的方法，不斷完善規(guī)劃，推動企業(yè)檔案管理的持續(xù)改進和提高。

（3）制定企業(yè)檔案管理考核標準和辦法。

公司規(guī)定，將檔案管理工作作為“三標一體”管理體系的一個重要子項，列入每年一度的審查考核，對檔案管理成績優(yōu)秀的項目部、分公司和機關部室予以加分獎勵，在季度和年度考核時兌現。

2.建立創(chuàng)新管理平臺和流程———引入現代化管理手段是保障

為了改變傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式，順應信息化時代的要求，實現企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新，必須采用現代化檔案管理手段，建立創(chuàng)新管理平臺和流程。為此，公司采取了有效措施：

（1）加大硬件投入。

自2011年開始，每年都在預算費用中增加了列支。幾年來共投入資金300多萬元，用于購置先進設備、設施和檔案室改造。同時，增加了檔案庫房200平方米、增添現代檔案設備50余臺（件），有效支撐了企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新需要。

（2）積極推行文檔一體化流程管理。

在信息管理系統(tǒng)中，業(yè)務流程和信息流程是不可分割的，文件是機構運轉中最重要的信息流，同時也反映出該機構的業(yè)務流程。這就意味著在形成業(yè)務流程的同時，也形成了文件從生成、流轉到歸宿的文檔一體化流程，意味著信息系統(tǒng)在滿足業(yè)務活動管理要求的同時，也滿足了檔案管理的要求。企業(yè)在辦公自動化系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、工程技術報告管理等系統(tǒng)，成功地將行政辦公、合同管理、工程領域的業(yè)務流程和文檔一體化工作流程同時嵌入信息管理系統(tǒng)，實現業(yè)務工作流程中的文件，從生成、流轉到歸檔全過程管理，以及檔案后續(xù)管理的目標。通過建立創(chuàng)新管理平臺和流程，公司的檔案管理工作效率有了大幅度提高。以往每年4月底才能完成的上一年文檔歸檔工作，現在可提前3個月就能結束。而工程檔案的歸檔，也可在工程交工后很快完成。

3.確立服務創(chuàng)新意識———提高專業(yè)人員素質是基礎

在信息化時代，文件與檔案工作的服務方式、內容，與傳統(tǒng)的檔案利用服務相比，發(fā)生了巨大的變化，提供了前所未有的發(fā)展和創(chuàng)新空間。公司在檔案管理服務創(chuàng)新上的做法是：

（1）走出庫房，主動服務。

以往公司的檔案管理只是被動地處理催交、回收、整理、歸檔和借閱工作，建立創(chuàng)新管理平臺和流程以后，公司檔案管理人員在每項重點工程收尾階段，以及重要工作即將結束之際，都主動深入機關部室和分公司，協(xié)助他們進行文件規(guī)整和收集，發(fā)現問題能及時處理予以完善，深受基層的歡迎，同時也提高了工作效率。

（2）創(chuàng)新服務方式，建立信息共享系統(tǒng)。

一方面充分考慮企業(yè)領導和施工現場對信息利用的需求，提供面向施工一線的信息利用平臺，從而縮短了施工生產與檔案工作的距離；另一方面，以先進技術為依托，將專題信息制作成光盤，為企業(yè)領導和業(yè)務部門提供信息服務。

（3）嚴格執(zhí)行標準，改善工作條件。

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關鍵詞：信息化；檔案管理；自動化

科學合理的檔案管理對企業(yè)的發(fā)展而言十分重要，一方面，企業(yè)營銷部門可以從收錄的人員資料中發(fā)現潛在的客戶；另一方面，可以對過去的案例進行再思考，便于探索更加高效的業(yè)務開展流程。但是，在信息化已成為商業(yè)領域主流趨勢的背景下，當前仍有不少企業(yè)采用舊有的人工管理方式開展檔案管理工作，這嚴重的影響了其他部門的工作進程，制約了企業(yè)的發(fā)展。因此，以企業(yè)目前的信息管理部門硬件為基礎，探索出一套檔案管理自動化系統(tǒng)意義重大。

一、企業(yè)應用自動化檔案管理的必要性

（一）傳統(tǒng)人工管理無法適應當前的高速的信息流

當前信息流已成為企業(yè)的生命線，處于信息優(yōu)勢地位的公司往往可以較為容易的擴大客戶群，開展經營活動。在此背景下，有不少大型企業(yè)（尤其是國有企業(yè)）查看一個之前簽訂的合同往往需要多個管理人員的同意才能獲得權限，大大的阻礙了工作的開展，人工檔案管理繁瑣的流程很有可能成為企業(yè)業(yè)務拓展的制約。

（二）檔案人工管理與公司其他業(yè)務的網絡化管理不相匹配

當前，市場上大中型企業(yè)的核心部門大多已經實現了辦公的自動化，而檔案管理由于難以直接帶來經濟利益，所以往往會被企業(yè)管理者所忽視，仍采用舊有的管理方式。當市場人員向檔案管理部門索要歷史記錄時，往往要經歷一番查找，若是查找影像資料，可能還需要觀看一段錄影帶才能確定。如此，就造成了檔案管理部門和企業(yè)其他部門之間的脫節(jié)，在一些情況下檔案管理甚至會成為特定業(yè)務開展的控速環(huán)節(jié)，給企業(yè)的經營帶來了負面的影響。

二、信息化檔案管理的特點

（一）管理一體化

信息化檔案管理不是簡單地等于使用電腦進行檔案管理，事實上，如果檔案管理人員僅僅是將紙質版的文件錄入到電腦上而不做任何的歸類或比對，或需要進行復雜的目錄輸入，那么就仍屬于傳統(tǒng)檔案管理的范疇。管理一體化是區(qū)分信息化檔案管理和傳統(tǒng)人力檔案管理的一個重要標志，傳統(tǒng)的檔案管理方式是檔案管理部門將公文進行整理、分類、歸檔，并由業(yè)務性部門對產品技術、經營活動、合作協(xié)議等文件進行歸納。而信息化的檔案管理系統(tǒng)下，歸檔和管理可以一個步驟完成，檔案管理部門無需進行文件的掃描、錄入、上傳，避免了重復性工作。系統(tǒng)自動生成的表單也減輕了檔案管理工作者的目錄錄入工作量。

（二）便利的信息檢索

與傳統(tǒng)的人力檔案管理相比，信息化檔案管理在檢索的便利性上具有十分突出的優(yōu)勢。首先，檔案管理系統(tǒng)上的文檔是拿到紙質版后立即掃描記錄的，因此不存在信息丟失的問題；其次，不同的電子版文件存放在不同的類別下，可以針對性的進行篩選；最后，可通過關鍵詞或文件名稱模糊匹配方式查找所需資料，而不需要像紙質版檔案管理時期那樣一個個文件拿出來對照。

（三）對操作人員有一定的技術要求

使用自動化的手段進行檔案管理時，往往會用到access等數據庫軟件，這就需要檔案管理人員熟悉掌握基本的操作，如查找、篩選、錄入、刪除等。必要情況下，還需要掌握簡單的應用公式或編程技能。而檔案管理工作的從業(yè)者的專業(yè)背景大多為文史類，信息技能正是其弱項所在。

三、在信息化的背景下優(yōu)化企業(yè)檔案管理的路徑探析

（一）構建科學合理的檔案管理制度

企業(yè)要想充分發(fā)揮信息化檔案管理的優(yōu)勢，就必須建立起一套符合自身特點的、行之有效的管理制度，并通過嘗試，探索出最佳的操作流程，以提高檔案管理的效率。這套制度應做到除機密文件外的所有文檔可以在全公司范圍內共享，以實現與信息化的開放性相適應（已確定即將離職的職工應取消訪問這一系統(tǒng)的權限）。另外，這一管理制度還應具備相對寬松的檔案存儲制度和比較嚴格的刪除制度。這是因為，寬松的存儲制度方便公司各部門的員工及時將到手文件掃描上傳，而嚴格的刪除制度則是為了避免發(fā)生信息的誤刪給后續(xù)使用帶來困擾。每位員工應按照相應的類別上傳掃描件，而檔案管理人員需定時對新加的文件進行核對，及時發(fā)現問題并聯(lián)系錄入人員修改。

（二）注重選拔、培訓專門的信息化檔案管理人員

企業(yè)內部建立起自動化的檔案管理渠道，并不是要用計算機完全取代人的作用，而是通過集成化的系統(tǒng)輔助檔案管理人員做好自己的工作。企業(yè)在選拔新員工時，因著重聘任基本業(yè)務能力過硬，且對數據庫操作有興趣的人員。入職后，則要及時安排老員工或人力部門對其進行培訓，使其能夠迅速適應工作環(huán)境。為適應公司業(yè)務的發(fā)展，檔案管理軟件可能要不定期的進行升級，這就需要及時的對檔案管理部門工作人員開展培訓，使其盡快適應新系統(tǒng)，避免發(fā)生誤操作。此外，檔案管理系統(tǒng)的構建往往是由公司的信息部門進行，而檔案管理人員是最熟悉檔案存取操作的人，有必要參與到軟件的功能開發(fā)中去，為系統(tǒng)的搭建提出建設性的觀點。

（三）強化檔案管理監(jiān)管

企業(yè)的自動化檔案管理系統(tǒng)是幾乎全公司所有部門及員工都要應用到的，一但出現錯誤，可能造成較為嚴重的問題。因此，檔案管理必須要嚴格監(jiān)督，且應做到全流程的管理。在檔案錄入首先要篩選出無關文件，有選擇性的上傳；文件上傳后，經過短暫的緩沖期，這一期間只有檔案管理部門和文檔上傳者所在部門員工可以看到，經過檔案管理人員確定無誤后，方可向全公司公開；當檔案在使用期間被重新編輯時，也應經過兩方的確認才能公開?？傊?，為實現自動化管理系統(tǒng)的高效、準確，檔案管理應嚴格做到全過程的規(guī)范化。

參考文獻：

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為了全面提升檔案管理水平，實現西安地鐵“建優(yōu)質工程、創(chuàng)一流檔案”工作目標，我們創(chuàng)造性地將全面質量管理體系的理念貫徹到地鐵日常的檔案管理工作之中。在檔案管理過程中用系統(tǒng)論的方法將檔案管理制度、檔案管理流程串起來，使一系列具有控制職能的方法、措施、程序規(guī)范化、系統(tǒng)化，形成一個嚴密的、完整的內部管理體系，提高工作效能，并留下痕跡以便日后監(jiān)督和考核，結合該理念，我們在日常檔案管理工作中主要做了兩個方面工作：一是配合貫標過程，實現質量體系文檔的痕跡化管理，確保地鐵建設項目工程竣工驗收資料的完整性、準確性、系統(tǒng)性；二是在貫標結束后，通過檔案信息系統(tǒng)來促進貫標成果，即―系列的檔案管理流程得到貫徹執(zhí)，行，形成科學化、標準化、規(guī)范化的地鐵檔案管理體系，從而達到“關口前移，全程跟蹤，同步驗收”的檔案管理總體目標。

以管理文檔為核心，納入程序、同步建檔

地鐵建設過程中，各建設工序環(huán)節(jié)對施工質量和安全要求非常嚴格。公司明確檔案管理部門職能定位，理順檔案管理體系，確定了檔案管理目標后，我們在日常檔案管理工作中，把檔案管理目標與職能部門、專(兼)職檔案管理人員具體工作相結合，制定標準、安排計劃、明確責任、嚴格考核，這樣從根本上改變了在工程建設傳統(tǒng)管理模式中輕視檔案管理工作的局面。檔案資料管理標準要求公司各項工作必須實行檔案信息一體化管理，從源頭上控制文件資料的形成與流向，實現文件資料和檔案的“無縫”銜接，把后期對檔案的控制要求(完整性、準確性、系統(tǒng)性)提前到文件的管理階段，做到前端控制。實行工程資料監(jiān)管“關口前移，全程跟蹤，同步驗收”的管理模式，從而保障地鐵工程項目建設質量安全要求。

1　與市質量監(jiān)督站、市城建檔案館對二號線車站、區(qū)間、裝修、風、水、電工程的施工用表(主要檢驗批和施工記錄用表共計957張)進行規(guī)范，編寫了《西安市軌道交通工程資料驗收標準》(土建工程)和《建筑工程資料驗收標準》，并已下發(fā)到各參建單位，為檔案專項驗收打好基礎。

2　加強日常監(jiān)控工作。在地鐵工程建設之初，明確了各參建單位收集、整理、歸檔責任和義務，切實保證工程檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性，我們始終堅持三個結合：(1)聯(lián)合市城建檔案館采取定期與不定期形式對施工單位資料編制情況進行檢查指導和參建單位自查自糾相結合，(2)業(yè)務培訓和先進試點相結合，(3)檔案驗收和工程月度信譽考核相結合。實施三個指導：(1)指導參建單位項目經理、總監(jiān)、資料員共計215人次就竣工文件的編制、組卷、歸檔業(yè)務，現已完成了四次業(yè)務培訓。(2)搭建了參建單位資料員信息交流平臺( Q群共有315人)，指導資料員互相學習、取長補短、交流經驗。(3)加強與城建檔案館聯(lián)系。并請他們到施工、監(jiān)理單位檢查指導內業(yè)資料的編制。要求四個同步：(1)下達工程項目計劃任務與提出項目文件材料的歸檔要求同步，(2)檢查工程項目計劃進度與檢查項目文件材料形成情況同步，(3)驗收工程項目與驗收項目檔案同步t(4)工程結算與信息中心出具項目文件材料歸檔情況證明同步。

目前，地鐵二號線土建工程驗收相繼進行了檔案專項驗收，嚴格落實工程檔案專項驗收制度，做到“檔案不合格、工程不驗收”，對竣工檔案嚴把質量關，以點帶面，發(fā)揮好項目檔案的驗收的“推動、促動、震動”作用，全面規(guī)范建設項目檔案驗收工作。對不符合驗收要求的檔案提出整改意見，直到整改達到要求才給予驗收?，F已完成二號線17個車站、16個區(qū)間的主體工程驗收，把檔案的專項驗收提前到重點分部工程的驗收，及早介人，全程跟蹤，確保項目檔案工作與項目建設同步進行，在開工技術交底、中間過程檢查、工程竣工驗收三個環(huán)節(jié)中，建立了切實可行的項目檔案工作管理流程，對做好項目工程檔案工作起到了很好的促進作用。

實現檔案文件自動流轉功能，完善創(chuàng)新、提升水平

我們根據《重大建設項目檔案驗收辦法》，要求紙質檔案與電子檔案同步歸檔。2009年西安市地下鐵道有限公司信息中心與清華紫光公司共同開發(fā)了地鐵檔案管理信息系統(tǒng)，對檔案管理信息化工作進行了統(tǒng)籌規(guī)劃和專項實施，建立西安地鐵檔案管理信息系統(tǒng)，并向所有參建單位下發(fā)了檔案管理信息系統(tǒng)單機版，要求參建單位在單機版上完成電子數據的錄入工作。

檔案管理信息系統(tǒng)作為企業(yè)整個信息綜合管理系統(tǒng)的重要信息支撐。功能主要包括：進出檢查、版本控制、審核追蹤、操作日志、更改通知、電子分發(fā)、虛擬組卷歸檔等。檔案管理信息系統(tǒng)要求各類正式文檔都要通過規(guī)范統(tǒng)一的文檔模板的方式來生成，通過標準分發(fā)模板和審批模板實現其分發(fā)、審批和。檔案管理系統(tǒng)實現了用一個大型數據庫和檔案服務器來管理和存儲所有的各類的文件。文件被分類編碼后，并附上電子文檔，可被關聯(lián)或連接到系統(tǒng)內各模塊中的任何一個對象，給不同業(yè)務技術人員的利用和訪問提供了極大的便利。

在貫標結束后，即形成檔案管理體系時，需要信息化系統(tǒng)再提供一系列的流程支撐體系，通過信息化的流程來實現這些標準體系的貫徹和落實。我們按照ISO 9001管理的要求，建立了檔案驗收、檔案接收等一系列流程，將施工中每一工序應歸檔的資料定量化，如鉆孔灌注樁分部，應填寫的質量驗收檢驗批表3張，施工記錄5張，規(guī)范了質量控制資料的編寫，通過檔案信息管理平臺，做到檔案歸檔管理事前有預防、過程有監(jiān)督，事后有分析，貫徹ISO質量體系的PDCA管理理念，規(guī)定工序歸檔清單樣板，編制了《招投標文件歸檔作業(yè)指導書》《第三方監(jiān)測歸檔業(yè)務作業(yè)指導書》和《施工圖歸檔作業(yè)指導書》《設備儀器檔案歸檔作業(yè)指導書》等各門類檔案作業(yè)文件，同時利用計算機軟件技術，可實現檔案收集、管理體系文件的、更新、查詢、監(jiān)控、利用等自動流轉功能。

目前，二號線勘察、測繪、設計、招標單位(共計35個)檔案的電子與紙質檔案的同步歸檔工作已完成，形成工程檔案9561卷，初步設計圖12351張，首次將地鐵勘察的地質巖芯照片(包括西安地質的14條地裂縫)7.6萬張歸檔，現階段的正在進行結構子單位工程驗收過程中，各施工、監(jiān)理單位正在檔案單機版上完成檔案數據的錄入工作，信息中心負責人審核電子數據準確無誤通過后，再將紙質檔案歸檔。同時我們推進音像檔案流媒體管理系統(tǒng)，重點是工程建設中隱蔽工程、

重點工序的拍攝，實現流媒體資料的收集、管理、利用，將更直觀展示工程建設全過程?，F已完成了分階段向市城建檔案館移交檔案資料的任務。根據檔案數據異地存儲備份的要求，我們完成了檔案數據災難備份，健全了檔案安全保密體系，在公司內外網隔離條件下，開放網上賦權借閱，實現檔案信息資源共享。

回顧地鐵二號線建設項目檔案工作中取得了一定的成績，但我們也清楚地認識到，檔案工作是一個系統(tǒng)的、連續(xù)的過程，是―項需要常抓不懈、嚴細求實的工作。目前仍存在一些困難和問題，總結檔案工作所走過的路程，我認為，以下經驗在今后的工作中應加以堅持和發(fā)揚，在檔案管理下一步工作中，應做好下述幾方面工作：

1　按照“持續(xù)改進”原則，健全各項檔案管理標準

一流企業(yè)建標準、二流企業(yè)創(chuàng)品牌、三流企業(yè)造產品，既然我們的地鐵目標是“建一流地鐵”，一流企業(yè)就要建立高于國家標準的企業(yè)標準，按照“持續(xù)改進”原則，積極推行全面質量管理理念，健全各項檔案管理標準，如二號線土建工程資料編寫規(guī)范只量化到具體表格，下一步要盡陜組建團隊，統(tǒng)一表格內容的填寫，建立機電系統(tǒng)歸檔資料的編寫標準。

2　檔案管理體系應具有系統(tǒng)性

地鐵檔案管理工作涉及面廣，工程檔案管理工作是一項系統(tǒng)工程，從項目前期的建設工作到最終的國家驗收，形成PDCA閉合環(huán)，它在工程建設中環(huán)環(huán)相扣，步步相連。為了加強對重點工程各階段檔案工作的有序管理，保證歸檔資料的完整、準確、系統(tǒng)，公司總部在工程項目開始階段就加強檔案意識的宣傳和檔案業(yè)務知識的培訓，用規(guī)范化、標準化來嚴格要求工程資料歸檔工作。二號線參建單位多達100多家，所以在開工建設初期，就要明確各單位工程的驗收范圍和程序，單位工程內部各分部之間接口界面的驗收流程，落實各部門和有關人員檔案工作責任制，形成有效運行的項目檔案工作管理體系。

3　檔案管理體系應具有預防性

必須明確規(guī)定將項目檔案工作納入建設項目合同管理，對項目檔案管理全過程工作提出明確要求。實現關口前移，全程跟蹤。同步驗收總體目標。

4　檔案管理體系應具有全面有效性

必須及時介入，全程跟蹤，確保項目檔案工作與項目建設同步進行。檔案工作人員要抓住開工技術交底、中間過程檢查、工程竣工驗收三個環(huán)節(jié)，使檔案工作與工程建設基本做到同步布置、同步檢查、同步考核、同步驗收。與檔案行政主管部門(市檔案局、市城建檔案館)通力合作，建立切實可行的項目檔案工作監(jiān)督體系。

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關鍵詞：集團企業(yè)；集中管控；檔案管理系統(tǒng)

中圖分類號：TP399

1 集團型企業(yè)的檔案管理方面所存在的不足

1.1 運維與管理需求

建設檔案的信息化，是完善和持續(xù)漸進的流程，集團企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)是要進行統(tǒng)一規(guī)劃建設的，一定要提出不同的需求、問題和意見。此外，人員流動、機構重組以及崗位調換等問題，會造成檔案的人員會頻繁調崗或者一人身兼數職，在運維工作以及管理檔案信息方面帶來較大的壓力。

1.2 分析檔案系統(tǒng)的部署模式

對檔案系統(tǒng)進行子公司的分散管理，不能夠將集團型檔案的統(tǒng)一領導和集中管控實現，對企業(yè)檔案中的整體優(yōu)勢不能夠有效發(fā)揮，對利用和開發(fā)方案信息資源有所制約。

1.3 利用和共享需求較為困難

在跨企業(yè)間的檔案資源利用和共享方面有效實現，能夠將集團公司的檔案資源整體價值有所提升，讓企業(yè)能夠在激烈的市場競爭中獲得優(yōu)勢。所以，被動服務的檔案系統(tǒng)要改變，檔案服務方面要進行多種形式的更改，將借閱檔案資源得以實現。

2 檔案管理系統(tǒng)中的建設目標

在檔案管理系統(tǒng)中的建設目標包含：對原文分散、目錄集中的網絡架構妥善解決，還要將共享利用檔案信息、較多的歸檔業(yè)務系統(tǒng)以及不同的數據結構等問題解決。那么，將知識管理替代檔案管理能夠將建設的總體目標實現。也就是建立運維隊伍、制度體系以及內容管理平臺。讓企業(yè)內容的管理得以實現，最大程度的將企業(yè)中的不同文件材料適當保存，對企業(yè)內容的管理平臺有所構建，還能夠將信息資源的共享實現。具體的工作可以分為以下幾個方面：

（1）對檔案中進行利用、開發(fā)的水平要提升，對檔案利用的效率要進一步增強。

（2）對標準規(guī)范的檔案信息化建設統(tǒng)一制定，這一方式能夠將企業(yè)中檔案管理的業(yè)務流程進行系統(tǒng)性管理，讓流程保持一致。

（3）業(yè)務系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)的有效銜接要相應實現，在線接收財務系統(tǒng)、ERP、OA等系統(tǒng)。

檔案系統(tǒng)要對內容的管理平臺合理依托，可以在線接收財務管理系統(tǒng)、公文管理系統(tǒng)以及ERP系統(tǒng)等外部業(yè)務系統(tǒng)而產生的文件，同時要將此電子文件歸檔。在一定程度上還具有開發(fā)利用的功能，便于知識管理，總體的系統(tǒng)功能架構圖如下：

2.1內容管理平臺

（1）基礎服務層。對電子文件的管理平臺充分利用，將全文的檢索以及文檔存儲等功能實現。

（2）公共組件。內容管理平臺較為成熟，能夠將文檔的管理便利性、安全性實現，對Lucene的使用，可以實現全文檢索，實現用戶的檔案檢索便利性。

2.2、業(yè)務模塊

（1）業(yè)務應用。持久層應用架構的采用，能夠將B/S的便利性以及C/S的架構性能有所發(fā)揮，對Web服務和AJAX技術的使用，能夠將用戶體驗和頁面無刷新的功能實現。還能夠對檔案業(yè)務密切的融合，開發(fā)檔案系統(tǒng)管理、利用、統(tǒng)計以及收集整編等功能。

（2）客戶訪問。能夠采用瀏覽器和專業(yè)的客戶端，對系統(tǒng)中的不同業(yè)務功能進行訪問，包含：借閱、查詢、保管以及歸檔等。同時，還具備信息、文檔協(xié)作以及交流討論等功能。

2.3 歸檔接口

（1）基礎服務層。文檔的管理服務可以通過電子文件的管理平臺來實現。

（2）在線接收。能夠在線接收財務、ERP、OA等系統(tǒng)而形成的文本型數據，以及結構型數據，同時能夠把這一系列的數據衍變成標準格式，此格式是通用的，能夠在檔案系統(tǒng)中存儲。統(tǒng)一形式的數據交換接口SOA是對數據交換總線服務的，XML、SOAP能夠將消息格式統(tǒng)一。

3 檔案管理系統(tǒng)在集中管控模式下的網絡架構

集團型的企業(yè)進行檔案信息管理的過程中，要將技術性手段放在首位，使用這樣的方式才能夠將分級管理、集中管控的管理模式成立。需要在集團的內部對檔案管理平臺統(tǒng)一建立，將流程、類別、視圖、制度以及規(guī)范等統(tǒng)一形式的管控實現。個性化的定置需要在子公司中進行，為公司的不同檔案管理需求給予一定的滿足。

集中管控的情況下，分布式的存儲架構要在檔案資源中使用，可以將單純的存儲設備問題解決，對總部和企業(yè)之間受到的網絡條件限制有效規(guī)避。檔案管理平臺若實現統(tǒng)一形式，能夠將集團型企業(yè)的共享檔案資源平臺實現，在一定的程度上，這種安全性質的管理模式，能夠讓每一個子公司之間進行共享檔案資源的過程中得到滿足。

4 總結

根據以上的論述，想要將集團型檔案管理系統(tǒng)建立健全，一定要對檔案資源的價值和定位、基礎物理設施以及檔案管理模式多方面考慮，將分級的檔案管理充分實現。要力求將業(yè)務較復雜、分布廣泛的地域以及子公司較多的整體檔案管理建設順暢進行。

參考文獻：

[1]李春艷.集團型企業(yè)集中管控模式下的檔案管理系統(tǒng)研究[J].北京檔案，2013（01）.

[2]顧慧達.集團型鋼鐵企業(yè)集中營銷管理系統(tǒng)的設計與實現[J].冶金自動化，2013（03）.

[3]俞惠倩.集團型企業(yè)基于信息化的管控模式研究[J].北京林業(yè)大學，2011（05）.

篇5

（1）營銷業(yè)務應用系統(tǒng)電子化管理工作現狀。營銷業(yè)務應用系統(tǒng)已經開展了電子化文件管理的實用化應用，為公司電子文件管理試點工程奠定了良好基礎。功能上涵蓋了電子化文件的上傳、下載、查看，在很大程度上已成為營銷工作的重要組成部分，為營銷業(yè)務工作的開展提供了重要的支撐。

（2）營銷電子文件管理的工作進展情況。隨著公司“十二五”信息化工作的深入開展以及“大營銷”體系的推廣建設，營銷業(yè)務應用系統(tǒng)電子化管理工作取得了較大進展。按照公司“大營銷”體系建設及公司2012年營銷信息化工作要求，營銷電子檔案管理要覆蓋到營銷系統(tǒng)所有業(yè)務環(huán)節(jié)，真正實現營銷電子文件管理的穩(wěn)定、保密，為營銷業(yè)務高效開展提供技術支撐。

1.1意義

（1）可以充分保障營銷客戶檔案信息安全存儲。

（2）可以有效建立營銷文件檔案資源共享利用機制。

（3）有助于提升營銷業(yè)務的綜合管理水平。

（4）能夠有效支持公司電子文件管理工作。

2復雜性表現

2.1業(yè)務項目類型繁多

隨著公司“三集五大”體系建設的推進，對信息化管理提出了很高的要求。而營銷部門承載著業(yè)擴報裝、電費計費、電能計量、用電信息采集等關鍵業(yè)務以及95598電話語音、互動網站、銀電聯(lián)網等對外服務工作，營銷檔案項目日趨復雜。

2.2流程復雜、變動性大

營銷檔案以營銷業(yè)務應用系統(tǒng)為依托，具有步驟流程較多、與客戶交互文件多等特點。因此實現電力客戶檔案的生成、收集、歸檔、更新等全過程與營銷各項業(yè)務辦理流程的緊密關聯(lián)，以確保紙質檔案與電子檔案的逐一對應，并保證檔案內容的完整性、準確性與實時性，有較大難度。

2.3與原系統(tǒng)接軌問題

營銷檔案管理業(yè)務主要包括2大類10大模塊，分別是檔案監(jiān)控與利用、電子文件采集、電子文件生成、文件流轉、文件歸檔、檔案建檔、檔案保管、變更與借閱、檔案室管理、檔案管理的檢查與考核。涉及到多個系統(tǒng)，保證其對接與兼容可靠性極其重要。

3處理方式

3.1業(yè)務架構

檔案的監(jiān)控與利用：檔案監(jiān)控基于檔案的全生命周期對檔案管理全過程進行監(jiān)控;文件缺失預警與業(yè)務過程緊密結合，對業(yè)務過程中未及時登記與缺失的過程文件進行提醒與告警;檔案智能化檢索、檔案情況統(tǒng)計、檔案利用與信息是對檔案利用開發(fā)。

營銷檔案業(yè)務：依次為電子文件采集、電子文件生成、文件流轉、文件歸檔、檔案建檔、檔案保管、變更與借閱、檔案室管理、檔案管理的檢查與考核，所包含的具體內容如圖。

營銷檔案管理業(yè)務與營銷業(yè)務緊密結合，在營銷業(yè)務的處理過程中，進行電子文件的采集、采集完成后各個流轉環(huán)節(jié)基于電子文件進行無紙化業(yè)務操作，在審批與協(xié)同工作環(huán)節(jié)進行電子文件的調閱，對電子化業(yè)務資料進行審查與更新，并在業(yè)務歸檔環(huán)節(jié)進行資料的歸檔與電子文件的封裝，保證了檔案的閉環(huán)管理。

3.2流程架構

營銷業(yè)務系統(tǒng)處理時進行紙質文件采集同時獲取元數據進行電子文件的生成，對于數據捕獲生成的檔案自動獲取系統(tǒng)數據按照模板生成電子文件。

營銷業(yè)務工單流轉過程中，需要對電子文件進行調閱，進行電子文件的在線瀏覽。同時相關部門可以根據業(yè)務權限對電子文件進行審查與更新。

在檔案移交時，應進行紙質檔案與電子文件的核對，核對通過后進行檔案的接收，對于存在不符的情況，應將文件退回重新處理。

文件接收后，進行檔案的入庫與定置放置，進入自動庫房與指定檔案柜。電子文件應按照規(guī)定進行備份保管。

對于存在檔案補充的情況進行檔案出入庫處理，并定期對電子檔案、紙質檔案進行鑒定，轉為長期保存或銷毀。通過以上業(yè)務交互，從而在營銷業(yè)務處理過程中實現對檔案管理的全生命周期閉環(huán)管理。

3.3系統(tǒng)對接

（1）與營銷業(yè)務應用系統(tǒng)的集成

營銷業(yè)務應用系統(tǒng)負責對電子文件業(yè)務數據/元數據的采集，對掃描資料進行文件的上傳，在業(yè)務處理過程中可以對電子文件進行調閱、核對、更新。并將采集的文件進行電子化、壓縮、轉換、封裝、加密、入庫存儲，對營銷檔案進行全生命周期的監(jiān)控和管理。

（2）與自動化檔案存儲系統(tǒng)的集成

自動化檔案存儲系統(tǒng)，負責對檔案室的存儲規(guī)劃、對檔案資料與檔案柜存儲位置的對應關系，將操作界面集成于營銷檔案管理系統(tǒng)，進行檔案的出入庫操作與存儲。

（3）與電子文件采集系統(tǒng)的集成

為實現紙質文件的電子化，統(tǒng)一文件電子化的數據格式，建立電子文件采集系統(tǒng)，對高拍儀、高速掃描儀與其他錄入設備進行統(tǒng)一的管理。自動進行文件的識別、索引生成與存儲，同時進行非結構化數據的存儲與轉換。

結束語

篇6

[關鍵詞]產品數據管理（PDM）；檔案管理；系統(tǒng)集成 

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.10.110 

[中圖分類號]TP315 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）10-0-02 

近年來，隨著企業(yè)信息化的快速發(fā)展，數字化設計技術在產品研發(fā)中得到了廣泛應用。在數字化設計和管理的過程中產生了大量電子數據，加強電子數據的管理和利用已成為企業(yè)檔案管理的必然趨勢。鑒于此，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能滿足工作需要，企業(yè)迫切需要一種全新的管理模式，來管理產品研制中產生的電子數據和電子文件。 

1 現狀分析 

1.1 PDM系統(tǒng) 

產品數據管理（PDM）以軟件為基礎，是用來管理與產品相關的所有信息（包括零組件信息、產品結構、設計文件、權限信息等）和與產品相關的所有過程信息（包括過程定義和管理）的技術。企業(yè)PDM系統(tǒng)采用的是西門子公司的Teamcenter 8平臺，隨著系統(tǒng)應用推進，與產品設計、工藝相關的全部電子數據均已納入PDM系統(tǒng)進行了管理，如外購件、自制件、設計圖紙、電路板原理圖、工藝規(guī)程等數據。 

1.2 檔案管理系統(tǒng) 

檔案管理系統(tǒng)是應用信息技術，通過建立統(tǒng)一的標準，實現對檔案和檔案材料的收集、整理、歸檔、存儲、統(tǒng)計、查閱利用和等檔案管理部門日常工作自動化處理的信息系統(tǒng)。企業(yè)目前的檔案管理系統(tǒng)使用的是金航數碼公司開發(fā)的蘭檔案管理軟件，歷經多年系統(tǒng)建設和完善，不斷滿足企業(yè)檔案管理工作發(fā)展的需要。 

1.3 電子數據管理現狀 

在實施PDM系統(tǒng)后，產品研制過程中產生了大量電子數據。以往紙質文件/檔案的屬性信息往往只包含對文件自身的描述，而電子數據的屬性信息還包括了大量的記錄該數據和其他實體間的關聯(lián)信息（如各數據之間的裝配關系、替代關系等）和過程信息（如數據從產生到歸檔的整個過程中的信息）。這些信息使得檔案管理的內容發(fā)生了巨大變化，對電子數據實施全過程管理就顯得越發(fā)重要。 

目前，企業(yè)電子數據歸檔管理過程中還存在如下問題。 

PDM系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)軟件來自不同的供應商，所使用的系統(tǒng)架構和開發(fā)技術不同，使得兩個系統(tǒng)之間相對獨立，缺少統(tǒng)一的信息表達和交換格式，缺乏信息資源的共享和數據互通。 

檔案管理系統(tǒng)中的數據雖然來自PDM系統(tǒng)，但由于系統(tǒng)間沒有集成，檔案人員需要將電子數據轉換成紙質文件后在檔案管理系統(tǒng)進行手工著錄，存在數據歸檔滯后于PDM系統(tǒng)，同時需要文件信息的二次錄入，尤其是檔案人員在著錄產品圖樣數據時需要人為判斷條目之間的關聯(lián)關系，為保證數據的唯一性和規(guī)范性需要花費大量時間和精力，影響了檔案人員的工作效率。 

由于產品研發(fā)已實現100%數字化，部分產品圖樣數據由于無法轉換成紙質文件，尚未在檔案管理系統(tǒng)中實現著錄和管理。同時，電子數據形成過程中的元數據也只留存在PDM系統(tǒng)中。 

綜上所述，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不適用于數字化產品數據的歸檔管理，通過建立PDM系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的集成實現產品電子數據在線自動歸檔已迫在眉睫。 

2 系統(tǒng)集成方案 

PDM系統(tǒng)和蘭臺檔案管理系統(tǒng)的集成是在不改變兩系統(tǒng)原有平臺技術架構的基礎上進行的，是一個單向的數據流動過程，即只需要將PDM系統(tǒng)上的產生并通過審批流程歸檔的產品數據及其相關信息傳遞到蘭臺檔案管理系統(tǒng)中。PDM系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)集成采用中間庫方式傳輸歸檔數據，具體過程如下。 

2.1 PDM系統(tǒng)內部處理過程 

PDM系統(tǒng)根據集成需求，開發(fā)待歸檔數據處理程序，用于在數據歸檔前、歸檔過程中以及歸檔后所進行一系列操作和業(yè)務處理，比如：設定并選擇歸檔時機、根據待歸檔數據獲取對應的流程審簽信息、提取電子文件、形成歸檔數據模板、進行數據推送等。 

2.2 接口中間表的維護、和運行 

接口中間表主要是在數據歸檔過程（即數據從PDM系統(tǒng)到檔案管理系統(tǒng)的過程）中發(fā)揮作用。該中間表主要在檔案管理系統(tǒng)方數據庫中建立、和維護。檔案管理系統(tǒng)在數據庫中創(chuàng)建供PDM系統(tǒng)訪問中間表的用戶（如pdmuser），PDM系統(tǒng)中使用該用戶進行中間表的操作，檔案管理系統(tǒng)只對該用戶分配對檔案數據庫中中間表的SELECT、INSERT權限。PDM系統(tǒng)只能讀寫約定的中間表數據，不能訪問檔案系統(tǒng)中其他數據表。 

2.3 檔案管理系統(tǒng)內部處理過程 

檔案管理系統(tǒng)根據集成需求，開發(fā)數據歸檔處理模塊，用于數據推送到中間表后在檔案系統(tǒng)中進行歸檔以及歸檔后所進行一系列操作和業(yè)務處理，如設定字段對應、PDM已歸檔數據的歸檔處理、執(zhí)行分發(fā)流程等。 

3 系統(tǒng)集成實現 

根據本文所提出的PDM系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)集成方案，PDM系統(tǒng)中的電子數據的歸檔流程設計如圖1所示。 

對Teamcenter的服務器端進行開發(fā)，在PDM系統(tǒng)中數據審批流程的檔案節(jié)點增加集成接口的handle，實現PDM系統(tǒng)歸檔數據傳遞處理。通過對ITK函數的調用，獲取待歸檔數據的審簽信息和電子文件形成中間文件后，PDM系統(tǒng)調用中間表中的“全文服務器配置信息表”，獲取到檔案服務器FTP的連接參數，將電子文件放到檔案服務器的臨時目錄中，該臨時目錄中只存放PDM歸檔的電子文件。 

PDM系統(tǒng)采用SOA JAVA開發(fā)技術調用Teamcenter函數將待歸檔的數據條目信息寫入到中間表的技術資料主表（pdm_main），關聯(lián)關系表（pdm_relation），分發(fā)路線表（pdm_route），全文信息表（pdm_document）中。 

檔案主管在檔案管理系統(tǒng)中查看中間表中的數據，將數據遷移到檔案系統(tǒng)中的產品型號的各個節(jié)點下，并將條目對應的電子文件從臨時目錄移動到正式的目錄中，整個事務執(zhí)行成功后，更新中間表中的接收時間，設置接收標記accepttag為“已接收”。 

4 結 語 

在對PDM系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)中產品電子數據管理現狀分析的基礎上，本文針對企業(yè)產品電子數據歸檔過程，提出PDM系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的集成方案，確保電子數據歸檔的及時性、準確性和完整性，優(yōu)化產品檔案工作流程，提高檔案工作效率，促進企業(yè)信息化的發(fā)展。 

主要參考文獻 

[1]龐士宗，肖平陽，唐加福.產品數據管理（PDM）[M].北京：機械工業(yè)出版社，2001. 

篇7

關鍵詞：檔案管理；電力檔案

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）12-0-02

一、企業(yè)檔案管理基本情況

無錫供電公司企業(yè)檔案管理工作歸屬辦公室，由公司總經理總負責，由辦公室副主任具體分管負責。辦公室檔案中心負責公司檔案工作的組織、規(guī)劃、協(xié)調；負責管理全公司科檔、文檔、會計、照片聲像及實物榮譽等各類載體檔案；負責對直屬單位檔案工作的業(yè)務檢查和指導。

公司檔案最早形成于1947年。多年來，公司重視檔案工作，按照“早介入、早發(fā)現、早整改”的工作思路，建立統(tǒng)一的管理模式，較好地履行了檔案工作的協(xié)調管理職責，切實加強過程控制和管理，通過運用國網信息系統(tǒng)平臺進行系統(tǒng)整理，檔案分類科學、組卷合理、編目準確、裝訂美觀，案卷質量符合規(guī)范標準的要求。

公司檔案于1989年通過省級驗收；1990年晉升國家二級；1999年高分通過企業(yè)檔案國家一級認定；2006年首批通過江蘇省企事業(yè)檔案“特一級”企業(yè)評定；2011年通過省檔案星級評定復查，并連續(xù)多年獲得無錫市檔案先進榮譽稱號。

二、文書檔案管理的現狀

文書檔案，是指企業(yè)在領導和行政管理等活動中形成的具有保存?zhèn)洳閮r值的文件，又稱管理性檔案。

1.文書檔案管理的重點在于收集、保存資料，記載“歷史”，管理手段主要是用載體（紙質或實質）記錄下來，并分門別類地存放于辦公室檔案中心。這個階段管理的重點就在“收集”、“管理”、“編目造冊”、“保存”、“借閱”等工作，保證它的及時性、完整性和準確性。檔案管理起到最大的作用就是記載歷史，使得后人可以引用和借鑒歷史資料，這樣檔案才產生作用。

2.與公司文書檔案直接產生聯(lián)系的主要是文書工作。文書工作包括文件的收集、登記、運轉、催辦、承辦及文件的收集、整理。文書工作的全過程也是檔案的形成過程。而檔案管理工作是在文書工作的基礎上對檔案進行再整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、編研和提供利用。文書工作是檔案管理工作的前提條件和基礎；檔案主要來自于文書。文書人員把企業(yè)活動中形成的、具有保存價值的文件材料經過整理立卷，定期向檔案中心歸檔，文書工作的質量對檔案管理有重大的影響。

3.賬外文件也是文書檔案的重要來源。即指本企業(yè)未經文書處理部門編號、登記的，在收發(fā)文登記簿上無“賬”可查的，由各單位（部門）　在其職能活動中形成、使用或上報，　自行保留的具有保存、利用價值的各類載體文件。相關職能單位是賬外文件的主要來源，負責賬外文件的收集、整理、預立卷和移交，并接受檔案中心的業(yè)務指導、培訓、督促、檢查和考核。

三、文書檔案管理存在的問題

文書檔案管理，是檔案管理工作的重要組成部分，企業(yè)文書檔案管理水平的高低直接關系和影響到企業(yè)文書檔案的質量與完整性，只有樹立企業(yè)文書檔案管理工作的科學化、規(guī)范化、標準化，才能切實發(fā)揮文書檔案的作用，真正實現其應有的價值。目前，文書檔案管理工作中，或多或少存在著一些問題，影響著文書檔案立卷的質量與標準。

1.企業(yè)文書工作與文書檔案管理工作銜接方面存在問題。文書工作與檔案工作既有聯(lián)系又有區(qū)別，既有統(tǒng)一又有分工。在現實工作中，文書工作和檔案工作應相互配合，形成一個分體式的管理體系。實際工作中，文書與檔案實行的是分塊管理制，這是一種有效、比較科學的管理制度。但是，這種體制在某種程度上卻拉大了文書工作和檔案工作的距離。同時，辦公信息系統(tǒng)通道擁堵等原因造成系統(tǒng)不夠穩(wěn)定，這就不可避免地造成了文書工作與檔案工作銜接存在脫節(jié)，即公文的格式和處理辦法方面存在諸多不規(guī)范現象，如附件不齊全、編號不規(guī)范，有漏號、重號等情況，影響了文書檔案質量的高低，也直接影響了文書檔案人員收集工作的質量、進度和檔案利用，對文件鑒定價值和文件之間的有機聯(lián)系等也都存在一定的影響。

2.“賬外”文件收集力度不足。一是“賬外”文件是企業(yè)各內部職能機構形成的內部文件材料，大都未經收發(fā)文登記的文件，文件材料涉及面廣，隨時隨地在每項工作和活動過程中產生。而文書檔案人員的職責和身份決定了他們不可能直接參與到各職能部門的工作和活動之中，無法清楚有哪些文件材料正在形成或已經形成。這些文件材料的形成過程難以控制，事后收集困難重重。二是辦公自動化帶來了“賬外”文件材料的收集困難。由于部分向上請示、向下通知和答復的事項，都可以通過電話直接聯(lián)系，因此，只有口頭答復，沒有做到及時的電話記錄而成了無法考查的歷史，這些無疑使文件材料的原始記錄性大打折扣。

3.各部門對檔案管理工作的配合不夠，制約了檔案管理水平的提高。由于一些部門人員對文件材料應由誰保管概念不清，只考慮方便利用、文件保密等問題，從而模糊了這部分文件材料的保管權限，有些人甚至不愿意送交檔案管理部門供大家查閱參考，　最終造成一些有價值的文件材料因得不到及時歸檔而散失，或流散于個人手中增加了事后征集的難度。

四、提高文書檔案管理水平的對策與措施

1.加強宣傳教育培訓，提高隊伍素質

檔案隊伍建設是做好檔案工作的根本和保證，因此，創(chuàng)新學習交流機制，才能不斷增強檔案專職的業(yè)務能力。一是通過堅持一年兩次的專題網絡活動，組織研討工作中的經驗與不足；二是通過定期或不定期組織專兼職檔案人員參加省市級檔案部門的理論業(yè)務知識培訓、專題講座、千人知識競賽及其它繼續(xù)教育途徑，堅持把文書檔案基礎業(yè)務、信息化知識和應用技能作為檔案專職苦練基本功的重要內容，經常有針對性地開展業(yè)務技能培訓，使文書檔案專職成為適應崗位、熟悉業(yè)務、勝任職責的行家里手，成為懂專業(yè)、懂技術、會指導、會編研的全能人才；三是以文書檔案管理為載體，以同業(yè)對標為抓手，與兄弟單位進行業(yè)務交流，開展調研，討論熱點、重點、難點問題，提出對策措施，有效指導業(yè)務實踐。

2.建立檔案工作機制，保證有效執(zhí)行

加強文書檔案管理制度建設，從制度和機制入手，結合電力企業(yè)發(fā)展對文書檔案的要求，明確原則和管理方式，界定文件形成、積累與歸檔職責，規(guī)定檔案收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計等要求。規(guī)定文書檔案資料的收集、編制的范圍，保證文書檔案歸檔率、完整率和準確率。

3.實現文檔一體化管理，提升檔案質量

文書工作與文書檔案管理工作是密不可分的，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。做好文書工作是做好檔案管理工作的先決條件，文書工作的好壞直接關系到文書檔案管理的水平。因此，文書人員樹立較強的檔案意識，在實際工作中認真執(zhí)行立卷歸檔制度，確保文件收集完整、及時和準確，通過科學分類、組合，使文件材料形成有機的聯(lián)系。文書檔案專職嚴格執(zhí)行檔案歸檔管理制度，密切關注年度文件資料的收集、整理工作，按時接收檔案，對新接收的文書檔案資料嚴格按照規(guī)定認真核對，嚴格把好文書檔案質量關，嚴格按照檔案保管期限表對檔案的價值進行鑒定，同時，認真履行檔案查、借閱審批手續(xù)，對未按時歸還的檔案及時催還，對歸還的檔案及時歸位，并認真做好檔案的保護和統(tǒng)計工作。

4.優(yōu)化檔案業(yè)務流程，推進實體化運作

規(guī)范、合理的流程是應用系統(tǒng)的基礎條件，也是提高辦公效率的必然選擇。尤其是信息化、網絡化得辦公環(huán)境下，重新調整組卷流程，進行文書檔案業(yè)務流程改造，是提高檔案工作效率的有效手段。即由各部門根據相關依據性文件及立卷模板進行預立卷，文書檔案專職按照“以我為主”的原則，對預立卷內容進行檢查，然后由預立卷單位修改、調整、著錄、掛接電子文件，并組卷裝訂，再由文書檔案專職鑒別、審核、把關，最后由文書檔案專職進行檢查，確保高質量完成立卷工作。

具體操作流程參見下圖所示：

5.注重賬外文件材料收集，強化基礎業(yè)務

按照省公司、市檔案局的要求和部署，檔案管理要從制度和機制入手，通過年初制訂工作計劃，將檔案工作納入單位工作目標管理，切實保障檔案工作的規(guī)范性和有序性。通過定期或不定期組織檔案人員開展資料的收集、整理、歸檔工作，突破傳統(tǒng)檔案接收范圍的局限性。針對文書檔案文件材料收集的重點、難點，　根據國家《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》的有關規(guī)定，在制訂《公司歸檔文件整理實施細則》的基礎上，重新起草賬外文件的《補充規(guī)定》，明確職責分工、工作流程、修訂歸檔范圍、考核措施等，并進行現場討論，聽取意見，加大了對重要活動、重大事件等資料的收集力度，力爭把與企業(yè)、社會、群眾利益息息相關的檔案信息資源收集齊全，努力建設面向企業(yè)的多元化館藏體系，構建完整反映歷史、內容豐富、結構合理的館藏體系，在館藏檔案內容和結構上實現新突破。

6.創(chuàng)新主動參與機制，加強協(xié)作溝通

由于企業(yè)文書檔案中的檔案往往來源于重要的業(yè)務部門，因此，建立文書檔案管理的互動協(xié)調機制，加強文書檔案管理工作與部門業(yè)務之間的鏈接，才能形成良好的發(fā)展互動。例如：文書檔案管理可采取“年度―組織機構―保管期限”分類模式，由部門立卷，從過去繁瑣的分類、鑒定、整理、裝訂、裝盒、上架、排架等立卷環(huán)節(jié)簡化為按“一事一件”立件整理、不銹鋼夾簡單裝訂、計算機直接錄入文件級目錄等環(huán)節(jié)，達到了簡化整理、方便檢索、快捷服務、簡化部門歸檔工作程序等預期目的。通過部門業(yè)務發(fā)展帶動文書檔案管理工作的發(fā)展，促進文書檔案管理工作服務職能和指導功能的發(fā)揮。

7.深化文檔專題管理，實現實時服務

專題檔案是指企業(yè)及個人在某項專題工作、某項重大活動（事件）中直接形成的各種載體檔案，是文書檔案不可缺的部分，是企業(yè)作出科學決策時的重要借鑒材料。目前，企業(yè)開展的種類專題活動越多，形成的材料也越多，由于專題檔案形成領域的廣泛性、形成時間的偶然性、文件材料載體的多樣性及分散性等，專題檔案的收集管理方法不同于企業(yè)一般形成的檔案。根據專題檔案的管理原則和特點，應采取不同的整理方法。各項重大活動中形成的種類專題檔案可獨立構成全宗，一個專項活動構成一個獨立的全宗，劃分全宗后由檔案管理部門按照檔案整理規(guī)則進行專題活動檔案的編目、鑒定等工作；全宗內重大活動檔案的組卷，應根據重大活動文件材料的形成規(guī)律和成套性原則，按問題特征進行分類。同時，根據利用者的需要，有針對性地對專題檔案進行編研，合理開發(fā)利用，通過各種媒介，例如設計企業(yè)網頁歸檔功能，對專題進行實時歸檔，向企業(yè)公布開放的專題檔案，最大限度地為企業(yè)文書檔案信息的開發(fā)利用服務，使專題檔案發(fā)揮出應有的價值，提升檔案文化品牌。

8.推進信息化管理，實現網絡化平臺

篇8

企業(yè)檔案管理工作與該單位的組織機構、管理體制等有著密切的聯(lián)系。對于現代企業(yè)法人治理結構下的中國商飛公司開創(chuàng)性地進行復雜的大型客機項目研制工作，其檔案管理工作必然有其特點和要求。中國商飛公司旗下的支線飛機ARJ21-700已于2008年11月28日實現成功首飛，筆者借鑒ARJ21-700飛機項目檔案管理的實踐，就大型客機項目檔案工作進行一些研究。

一、大型客機項目檔案管理的主要特點

1　大型客機項目檔案共享程度高

大型客機項目是復雜的系統(tǒng)綜合工程，在中國商飛公司領導下三大中心協(xié)同合作進行研制，作為大型客機項目的主制造商。同時涉及國內參與設計的供應商、參與制造的供應商等。國外有材料供應商、系統(tǒng)供應商等。大型客機項目中這些參研單位在工作中形成的相關檔案資料，應該是高度共享，一個參研單位的檔案會是另外參研單位工作的輸入條件，各個參研單位檔案既是本企業(yè)大型客機項目工作的最終環(huán)節(jié)，同時又是整個大型客機項目研制過程中的中間環(huán)節(jié)。檔案數據即形成即利用，必然相互間共享程度高。

2　大型客機項目檔案信息化程度高

從新支線飛機項目管理和檔案管理的實踐來看，新支線飛機項目建立了基于Wind chill的系統(tǒng)平臺。該平臺的實施范圍涵蓋了ARJ21參研的四廠(上飛、西飛、成飛、沈飛)、一院(原第一飛機設計研究院)、三所(630所、637所、623所)以及近20家的國外供應商，成為了ARJ21飛機研制過程中各個參研單位的協(xié)同工作和數據交換、共享及管理的統(tǒng)一平臺。同時該平臺與各參研單位內部的自身的系統(tǒng)管理平臺、設計平臺實現數據接口，數據從形成、歸檔、分發(fā)、發(fā)放完全實現信息管理。然而對參與國內、國外供應商尚輔助以郵件、移動介質以及紙質等手段進行數據傳遞及交換，尚未納入到信息系統(tǒng)平臺管理，檔案管理并未實現完全的信息化管理，數據在傳遞中存在著一些滯后現象。

借鑒新支線項目管理的經驗，大型客機項目信息管理程度必將更高，檔案管理作為大型客機項目管理的重要組成部分，檔案信息化的程度也必將更高。不僅在中國商飛和三大中心內部會實現統(tǒng)一平臺，數據交換無縫鏈接，充分地按需索取。同時實現對國內外供應商的數據管理有序的、規(guī)范的信息管理。因而檔案管理實現數據傳遞過程中的完全數字化，傳遞速度、準確性、效率等有根本的改善。

3　數據多頭傳遞，檔案部門負責數據的完整性、一致性、有效性和可追溯性

傳統(tǒng)意義上對企業(yè)檔案工作的理解可以主要概括為三個字收、管、用。企業(yè)檔案部門往往是企業(yè)研制資料的最后管理部門。檔案部門在收集到這些資料后進行索引、分類管理，為檔案檢索利用提供便利。因為檔案資料在歸檔后可能很長時間利用一次甚至可能不用，檔案部門的工作往往被企業(yè)管理者忽視。檔案工作者在對檔案編研，深層次加工，為企業(yè)產品研制提供參考等工作上花較大的工夫。

在大型客機項目檔案管理工作中，各企業(yè)檔案部門除了行使好檔案的收、管、用的職能外，還承擔了數據傳遞的重要責任。從新支線飛機項目檔案管理的現狀來看，設計所檔案部門在形成工程數據檔案的同時，通過系統(tǒng)平臺將數據發(fā)給生產廠檔案部門。生產廠的檔案部門將數據作為生產依據在企業(yè)內部各生產車間進行數據傳遞。由此可以看到檔案部門直接參與型號項目管理工作，進行數據的有效傳遞。從新支線項目檔案管理趨勢以及大型客機檔案管理的特點來看，各企業(yè)間工作實質性的、最終的接觸將以檔案部門交換的數據為依據；適航審查、檢查設計、生產符合性將以檔案部門保存數據為準；企業(yè)人員工作利用也將以檔案部門發(fā)出的數據為準。檔案部門在數據傳遞中將越來越多地承擔數據的完整性、一致性、有效性和可追溯性的工作職能。為此檔案工作組織結構以及功能行使也在型號項目研制中有所拓展。檔案部門將在大型客機型號項目中發(fā)揮更為重要的作用。

4　新增民機特點的檔案門類

民用飛機項目具有其區(qū)別于軍用飛機項目的特點。最為典型的民機必須接受適航審查，取得TC證和PC證。民機必須顧客至上，注重售后服務，民機必須加強客戶服務工作。中國商飛公司開創(chuàng)性地籌建了上海飛機客戶服務有限公司。

針對民機特有的工作，檔案管理工作應該摸索出適航檔案管理和客戶服務檔案管理特點，制定新增門類檔案管理辦法及規(guī)定，將該部分檔案進行有效的管理和提供利用。

在民機研制中還將產生其他民機特有的工作，檔案工作應該與時俱進，充分適應型號研制的需要，建立、健全民機檔案管理體系。

二、大型客機項目檔案管理的設想

針對大型客機項目檔案管理的特點，筆者認為建立統(tǒng)一的檔案管理制度體系和工作原則，可以為大型客機項目的檔案管理的各項工作順利開展奠定良好的基礎。

1　大型客機項目檔案制度體系建設

沒有規(guī)矩，不成方圓。在大型客機項目這個復雜的系統(tǒng)工程中，為了使各項工作協(xié)調一致，制度保障就顯得尤為重要。中國商飛公司檔案管理部門將建立大型客機項目檔案制度體系，以指導中國商飛內部、三大中心，甚至供應商的檔案管理工作。

大型客機項目制度體系的建設從型號檔案門類上應包括設計類文件的檔案管理辦法、制造類文件的檔案管理辦法、客戶服務類文件的檔案管理辦法、試驗類文件的檔案管理辦法、試飛類文件的檔案管理辦法、適航類文件的檔案管理辦法等。從檔案業(yè)務要求上應包括檔案文件的管理規(guī)定、檔案工作程序、檔案控制程序、檔案發(fā)放和接收程序、檔案歸檔著錄通用要求、檔案系統(tǒng)平臺管理要求等。

2　大型客機項目檔案管理的原則

變前端控制為源頭控制。前端控制是現代文件和檔案管理的重要理念。前端控制以文件生命周期理論為基礎，把文件從形成到永久銷毀的不同階段看成一個完整過程。在這個過程中，文件的形成是前端，處理、鑒定、整理、編目等具體活動是中端，保存、利用或銷毀

是末端。前端控制是對整個管理過程的目標、要求和規(guī)則進行系統(tǒng)分析、科學規(guī)劃，把需要和可能在文件形成階段實現或部分實現的功能盡可能在這一階段實現。檔案工作者總是試圖在前端對文件進行控制，就檔案工作實踐來看，往往是事倍功半，收效甚微。

對大型客機項目檔案的管理應走出前端控制的誤區(qū)。努力將大型客機項目檔案的歸檔要求貫徹到標準化管理的要求中，進一步規(guī)范文件的源頭控制。源頭控制強調在文檔頂層設計框架中對整個業(yè)務范圍和流程進行分析、描述和設計，建立信息化的總體架構以實現理論上一致、功能上協(xié)調、結構上統(tǒng)一、資源上共享的目標。主要體現在從全程著眼，規(guī)范電子文件從生成、流轉到保存的技術、方法和規(guī)則，以確保電子文件長久真實、完整、可讀、可用。檔案部門人員必須在項目前期與標準化管理部門人員充分溝通，將檔案管理要求貫徹到標準化管理的頂層要求，在審簽流程中規(guī)范文件的形成過程。進而保證歸檔文件的標準化、規(guī)范化，以利于查詢和利用。

將檔案管理緊密結合大型客機項目的研制。以往的很多情況是檔案工作者往往不知道該型號、該任務會產生哪些資料，會有多少資料需要歸檔。尤其是對于那些不需要檔案部門參與發(fā)放等工作的數據、資料。大型客機項目檔案管理工作可與項目的研制緊密結合，將檔案歸檔建立在大型客機項目管理計劃、考核、任務評審等的基礎上，把大型客機項目管理計劃作為檔案的歸檔計劃，做到對型號檔案歸檔的資料有據可查。將歸檔情況上報型號管理部門，作為型號管理考核的依據以督促型號資料的歸檔。參加大型客機型號的各項任務的評審會，既對各類資料有效地歸檔，又充分了解型號研制的進展，為檔案編研、檔案的深加工奠定了基礎。通過多項措施將檔案管理緊密結合大型客機項目的研制，充分為項目研制工作服務，同時全面地收集型號檔案資料，便于今后的利用。

對大型客機型號檔案的合理組卷。因為飛機設計是一項極為復雜的系統(tǒng)工程，各設計系統(tǒng)之間相互之間有著千絲萬縷的聯(lián)系，技術文件之間相互引用，多頭引用，循環(huán)引用等，型號檔案的組卷存在一定的困難。

筆者認為可以從飛機的研制階段、具體型號任務等方面對型號檔案進行組卷。飛機研制可以分立項論證階――可行性論證階段――預發(fā)展階段――工程發(fā)展階段――批生產和產業(yè)化階段五個階段。如果需要查找一份設計文件，可能在不同階段的文件描述也是不同的，這樣僅能從文件名稱上作些區(qū)分。如果檔案人員能夠在型號研制的不同階段對檔案進行邏輯上的組卷，筆者認為能夠為用戶查詢利用提供便利。同時也整理出型號檔案的脈絡，為民用飛機研制積累有益的經驗。然而，僅靠檔案人員從文件的題目、內容等判斷該文件屬于某個階段，很難判斷準確。從以往的實踐來看，每次飛機的轉階段都將召開評審會，進行系統(tǒng)、全面的評審。可以以評審時間來劃分，做個粗略的判斷，作為型號項目檔案分階段劃分的有效依據。在劃分每份檔案的所屬階段后，應可以再按主題進行組卷。主題可以分類別對待，如外協(xié)項目以合同為脈絡，試驗及試驗件以試驗管理流程為脈絡，特殊任務如物理樣機、展示樣機、電子樣機等可以以具體任務的執(zhí)行流程為脈絡……總之，合理的組卷，能夠為檔案利用者提供更清晰檔案的查找線索。

三、基于大型客機項目的檔案系統(tǒng)建設

1　建立數字檔案館

數字化時代，飛機的研制將全部實現數字化定義、數字化設計、數字化制造，這就對檔案部門提出了更高的技術要求，如何通過信息系統(tǒng)平臺實現異地數據的接收與發(fā)放；檔案部門與設計、工藝、質量等部門的信息系統(tǒng)如何進行數據的在線歸檔；檔案部門對原有紙質檔案等傳統(tǒng)載體檔案進行數字化處理的管理利用等問題要達到知識管理目標，都需要通過建設數字檔案館來實現。

大型客機項目是國家投資，型號項目檔案理應歸國家所有，中國商飛公司代表國家對大型客機項目檔案進行管理。中國商飛公司下屬三大中心在大型客機項目中目標一致、職能各異、避免了企業(yè)因為知識產權、商業(yè)秘密等原因，檔案、資料的交換壁壘，為建立公司統(tǒng)一的數字檔案館奠定了基礎。

中國商飛公司可建立統(tǒng)一的系統(tǒng)平臺，統(tǒng)一的檔案管理制度、統(tǒng)一的數據源，形成共享模式的大型客機項目數字檔案。三大中心的大型客機型號檔案是中國商飛公司大型客機項目檔案的重要組成部分。在中國商飛檔案部門的指導下，搭建大型客機項目數字檔案館的共享功能框架。

在大型客機數字檔案共享功能框架中，其所存儲資源的長期可存儲性是重要前提，因為共享是一個系統(tǒng)，沒有資源的攝入，存儲、利用無疑會成為無源之水和無本之木，所以大型客機項目數字檔案共享框架必須以三大中心數字檔案館的大型客機項目檔案資料長期可存儲性為基石，通過標準接口實現資源共享與服務整合。其中重點要解決的是集成現有各種異構的設計、制造系統(tǒng)，兼容大客研制過程中應用到的CAD、CAE、CAM、EDA及其他軟件設計等工具設計數據，確保這些數據的一致性、有效性、完整性、可追溯性和安全性，并作為大客研制過程中的統(tǒng)一信息中樞和型號的統(tǒng)一數據中心。

2　建立獨立的檔案系統(tǒng)平臺

以上海飛機設計研究所在研制ARJ21飛機項目來看，目前上海飛機設計研究所檔案管理涉及的系統(tǒng)平臺主要有CPC、ECMS、VPM、OA和金航百科檔案管理等系統(tǒng)。

篇9

使用SAP系統(tǒng)平臺，唐車公司打破了職能型組織的結構類型，實現了對管理流程的再造。由此可見企業(yè)的信息化和業(yè)務流程管理是一對不可分割的孿生兄弟，信息技術的出現形成和促進了業(yè)務流程管理，業(yè)務流程管理離不開信息化的支持．業(yè)務流程管理是企業(yè)適應環(huán)境變化，提高企業(yè)競爭力，促進企業(yè)發(fā)展壯大的途徑，企業(yè)信息化可以說是企業(yè)業(yè)務流程管理中的一個不可缺少的工具和手段。二者的結合是成功實施企業(yè)信息化和根據環(huán)境變化對企業(yè)業(yè)務流程進行管理的關鍵，也是當前企業(yè)生存發(fā)展的必經之路。SAP在業(yè)務部門的實施SAP與公司財務管理SAP財務管理系統(tǒng)（FICO）是ERP企業(yè)管理的核心組件之一，業(yè)務上完全與其他子系統(tǒng)（如采購、庫存、生產、銷售管理到很多問題，而這些問題基本上都可以在上級檔案部門下發(fā)的文件或標準中找到相應的解決辦法。

實踐證明，這些辦法都是非?？茖W的、規(guī)范的、有效的，其中包含著前人極其豐富的建庫經驗，能夠幫助單位建立科學、規(guī)范、實用的檔案內容數據庫?；鶎铀軉挝灰訌娕c上級檔案部門的聯(lián)系，尋求主管部門的幫助和指導。要注重檔案數據庫運行安全工作。建立安全運行規(guī)章制度，提高網絡安全技術手段，定期備份和異地備份檔案資源數據信息，實行檔案身份認證和密級雙重控制機制，合理控制用戶權限等，確保檔案信息網絡傳輸和利用安全。

開發(fā)利用是檔案信息化管理的目的檔案信息化管理的出發(fā)點和歸宿是滿足利用者的需要，提高利用率。基層水管單位檔案信息化管理必須轉變服務觀念，將工作重點由傳統(tǒng)的整理轉向檔案信息的重組和創(chuàng)新。在服務機制上，檔案管理人員要告別“坐等上門”、“看攤守庫”的舊觀念和舊習慣，樹立“以用戶需求為中心”的服務理念，變被動服務為主動服務、跟蹤服務，充分發(fā)揮檔案資源利用潛能。在服務方式上，可以配置檔案管理服務器，建立檔案服務局域網站，通過權限管理為本單位和上級部門提供雙向檔案在線服務。一方面本單位人員和上級部門能即時與檔案管理人員溝通、交流檔案信息，在線查詢和調用數據庫檔案資料。另一方面本單位人員利用網站將電子文件全文自動上傳到檔案服務器歸檔，從而大大提高檔案工作效率和管理水平。檔案利用工作還必須兼顧安全保密性原則?；鶎铀軉挝粰n案部門除了要應用先進的信息技術手段解決網絡安全問題外，還應該加強對電子檔案的開放鑒定工作，處理好利用與保密的關系，在《檔案法》允許范圍內實現資源共享，實現安全合理利用。

加強檔案信息化管理人才隊伍建設檔案信息化管理成敗的關鍵是人才。由于檔案信息數字化，文檔處理一體化，開發(fā)利用形式多樣化，使得電子檔案管理與紙質檔案管理有著截然不同的方法，需要既懂檔案業(yè)務又懂信息技術的復合性人才?；鶎铀軉挝淮蟛糠謾n案人員計算機信息技術水平偏低，甚至有些單位檔案隊伍不穩(wěn)，人才流失嚴重。

篇10

Abstract： With the industrial restructuring of coal enterprises， circular economy developed rapidly. The structure of main coal production and the coexistence of a variety of industrial structures formed. Large group enterprises of coal appeared. Each sub-branch， sharing and holding companies work under the unified leadership of large group enterprises， which proposes new thinking topics for archives of coal enterprises about what a records management network need to be built and how to adapt to the development of coal enterprises as soon as possible.

關鍵詞： 煤炭企業(yè)；檔案管理網絡；思考

Key words： coal enterprises；records management network；thinking

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2014）03-0178-02

0 引言

隨著煤炭企業(yè)改革開放的不斷深入發(fā)展，循環(huán)經濟得到較快發(fā)展，特別是立足煤、延伸煤、超越煤，拉長產業(yè)鏈條，形成了以煤炭生產為主多種產業(yè)結構并存的格局，煤炭企業(yè)紛紛成立了各大集團公司，這就使檔案館的工作必然擔負起集團公司下屬的各子、分公司、參股、控股公司的全部檔案管理工作的任務，建立怎樣檔案管理網絡？形成怎樣的工作體制、運行機制，是擺在我們面前的緊迫課題，需要深入思考，進行一一探討。

1 面臨的問題

1.1 檔案工作運行機制與煤炭企業(yè)發(fā)展脫軌 目前，不少煤炭企業(yè)總是以追求利益最大化為目標，認為檔案工作不會給企業(yè)帶來直接、明顯的經濟利益，看重的是與生產經營直接相關的部門或機構的工作，而忽略了檔案館與檔案室及相關部門的作用，不能有序形成以煤炭企業(yè)檔案館為中心，以二級單位檔案科（室）為重點，部門檔案資料網點補充的三級檔案管理網絡。致使檔案管理混亂，機構變更、兼并重組、整合過程中出現檔案歸屬無著落，文件資料、技術資料流失的現象嚴重。很多企業(yè)決策者和管理者還未意識到煤炭企業(yè)檔案工作在企業(yè)的長遠利益中所起的重要作用，企業(yè)檔案工作被忽視。

1.2 檔案工作管理模式不適應煤炭企業(yè)發(fā)展需要 隨著煤炭企業(yè)改革、改組、改制的不斷深入，集團化大公司不僅規(guī)模大，而且子公司眾多，性質各異、區(qū)域分散，比如：潞安集團公司是以煤炭為主業(yè)，同時始終把循環(huán)經濟作為資源型企業(yè)，發(fā)展煤、電、油、化、硅五大產業(yè)為一體的現代化大型企業(yè)集團?，F有企業(yè)檔案管理模式已不適應性企業(yè)內部管理體制，企業(yè)集團和股份制公司企業(yè)之間不再是母子公司之間的上下級隸屬關系，已經逐步轉變?yōu)橐再Y產為紐帶的兩個獨立法人單位的新型關系，企業(yè)集團原有的內部行政管理關系迅速削弱。企業(yè)的生產關系、基本職能、組織機構、管理體制、經營方式、分配方式等都發(fā)生了深刻的變化，企業(yè)檔案的形成大大超越了原來的范圍，其形成規(guī)律也發(fā)生了相應變化。再采用過去“大一統(tǒng)”式的以行政隸屬關系而確定的檔案管理體制，必然無法滿足企業(yè)個性化的要求，不利于現代企業(yè)檔案管理工作的開展。

1.3 檔案管理人員的業(yè)務素質與企業(yè)的發(fā)展需要不相適應 檔案工作是一項十分專業(yè)的系統(tǒng)工程，不是人們想象的檔案工作隨便安排個人就能干，沒有技術含量，抱著資料裝裝訂訂，存起來看門守攤就行。檔案工作對檔案人員要求非常高，檔案人員不僅要掌握檔案管理理論，還必須全面了解本企業(yè)各個職能部門工作性能，生產經營特點及相關的土建、安裝、礦建等等工程技術方面的知識，有了較廣博的知識面，才能對多方位的工作應對自如。而現行不少企業(yè)的檔案人員兼職的居多，客觀上導致對檔案知識的學習、掌握不夠，其素質不能適應煤炭企業(yè)檔案工作的需要。

2 煤炭企業(yè)檔案管理存在問題的成因

2.1 沒有形成一套強有力的管理網絡核心 形式多樣、性質各異的子、分公司存在，造成煤炭企業(yè)檔案館、室、部門各司其職，各自為天，特立獨行，沒有統(tǒng)一的檔案管理網絡核心，不能準確把握上級指示精神和要求。在具體工作規(guī)范、檔案管理制度和運行程序銜接不上，職責不明確。

2.2 沒有形成一套系統(tǒng)完備的檔案管理網絡制度 不少煤炭企業(yè)檔案管理制度不健全，沒有制定一套符合本企業(yè)特色的檔案管理網絡制度。這就給煤炭企業(yè)檔案工作在辦事流程及日常工作中自主性較大，易造成檔案管理政策性失控。如：由于檔案管理網絡監(jiān)管不到位，某些企業(yè)工程項目檔案的審批立項與開工不能夠同步，往往先開工后審批，導致重要文件、審批手續(xù)不齊全、不完整，造成檔案資料缺失；沒有形成檔案管理網絡制度或檔案管理網絡監(jiān)管不到位，致使同一煤炭企業(yè)下的各立檔單位檔案分類管理沒有統(tǒng)一標準，分類混亂。不能確保檔案資料完整、準確、系統(tǒng)、有機聯(lián)系在一起。再如：沒有形成檔案管理網絡制度或檔案管理網絡監(jiān)管不到位，大型設備不經檔案人員參與驗收簽字，隨意開箱運行，造成檔案資料丟失。

2.3 企業(yè)檔案管理人員兼職過多，且大多不具備檔案方面的專業(yè)知識 不少單位往往不設立專門的檔案管理崗位，而采取兼職的辦法，極易造成檔案分散保存。同時，檔案管理人員的頻繁更迭、檔案交接手續(xù)不完備，必然導致檔案缺失。

2.4 在企業(yè)產權變動中，企業(yè)和主管部門對檔案處置不力造成檔案流失 如一些公司在關停過程中檔案隨意堆放；在破產清算過程中會計檔案頻繁借出，未辦理借出、收回手續(xù)；企業(yè)的設備檔案、基建檔案已被原企業(yè)辭職員工帶走；職工調出帶走的人事檔案沒有辦理移交手續(xù)等，都會給國家、企業(yè)造成不可挽回的損失。

3 決解問題的辦法

3.1 建立健全檔案管理網絡體系，統(tǒng)一領導，分級管理 規(guī)范全宗管理，統(tǒng)一全宗號。充分發(fā)揮檔案核心管理體系，統(tǒng)一領導，分級管理，便于了解掌控各級檔案管理部門工作動向，及時進行監(jiān)督、指導，有效防止檔案分散管理所造成的檔案管理上的空白和失散。以潞安集團公司為例：1988年潞安集團公司檔案館成立，為確保企業(yè)發(fā)展到哪里檔案工作就服務到哪里，集團公司檔案館改進工作思路，及時對公司所屬各單位進行調查摸底，對符合構成全宗三要素的單位，給予全宗號。并對有全宗號的單位進行嚴格管理、規(guī)范，并下發(fā)“關于潞安集團公司調整、變更檔案管理全宗號的通知”。構建了檔案管理網絡體系，形成檔案管理網絡有機整體，便于統(tǒng)一領導，分級管理，有效地保護和利用檔案。

3.2 健全檔案網絡工作體制，堅持依法辦事 建立健全煤炭企業(yè)單位檔案網絡工作體制，形成開展工作的有效運行機制，提供堅強組織保證，是做好檔案工作的根本前提。潞安集團公司具體做法：以公司檔案館為龍頭，對公司所屬各立檔單位檔案工作做到“三有”，有目標、有考核、有監(jiān)督。有目標：開局之年就制訂詳盡的工作計劃和方案，并以文件形式下到所屬各立檔單位執(zhí)行，從而推動檔案工作開展；有考核：根據每年的工作目標，相應制定考核辦法，進一步推進和完善了公司檔案工作以考核方式引導各立檔單位加強文件材料的歸檔工作，確保檔案安全保管，提高檔案工作者的業(yè)務技能，增強為集團的服務意識。

3.3 創(chuàng)新管理模式 建立檔案協(xié)助方陣 為建立起“管理科學、服務高效、運轉協(xié)調，門類齊全、結構合理”的煤炭企業(yè)檔案資源管理利用新模式，實現檔案管理網絡化、檔案資源集約化、人員素質現代化、業(yè)務建設標準化、管理工作規(guī)范化、服務社會優(yōu)質化。潞安集團是山西五大煤炭企業(yè)集團之一，目前，已形成潞安本部、武夏、忻州、臨汾、晉中、潞安新疆六大礦區(qū)，規(guī)模增大，機構層級增多，辦公地點分散，這就使得檔案管理工作范圍擴大。潞安集團公司檔案館根據各立檔單位的性質、職能、及地理位置，積極創(chuàng)新檔案管理模式。實施了檔案工作協(xié)作方陣管理。將90個立檔單位根據地域，交通情況，劃分十二個方陣，每一方陣設有協(xié)作負責單位。這些單位是經公司檔案館深入摸底、調研、經過反復考慮，權衡管理水平、人員素質之后，才被列入負責單位。采用這種管理模式，一方面可以加強各立檔單位之間檔案工作的交流學習和聯(lián)系；另一方面又解決路途遙遠，不必要的人力、物力、財力浪費，可以更高效、更快捷地幫助開展工作。這種管理模式，能夠高效、快捷整體推進公司檔案工作協(xié)調發(fā)展，提高檔案信息資源開發(fā)利用，推進公司檔案工作制度化、規(guī)范化、科學化、現代化建設，更好地為集團公司服務。

3.4 全面夯實檔案管理網絡基礎，確保檔案工作走向規(guī)范化、標準化軌道 由于煤炭企業(yè)檔案工作發(fā)展不平衡，各種性質的子、分公司檔案管理水平參差不齊，存在太多漏洞，不少單位檔案工作得不到重視；檔案硬件設施跟不上，檔案沒有固定存放處；保管條件惡劣；檔案庫房亂堆亂放雜物等等，嚴重危及檔案安全。所以全面夯實檔案管理網絡基礎，確保檔案作走向規(guī)范化、標準化軌道非常必要的。以潞安集團公司為例：該公司檔案館為全面推動集團公司所屬各立檔單位檔案工作上水平上臺階，積極與所在省、市檔案局聯(lián)合，制定各項管理措施、下發(fā)各種針對性業(yè)務指導文件、建立檔案執(zhí)法檢查制度，開展評比、達標活動。經過不懈努力，不少立檔單位紛紛建立了檔案室、檔案庫，并嚴格按照檔案管理“八防”要求執(zhí)行、同時配備了相應的專職檔案管理員，制定了相應的檔案管理制度，建立了符合本單位實際情況的檔案分類標準，大大夯實了檔案工作基礎，為集團公司全面推動檔案工作日趨走向規(guī)范化、標準化、科學化打下良好基礎。

3.5 用檔案管理網路控制單位、控制人員，防止企業(yè)檔案流失 煤炭企業(yè)檔案主管部門要及時對自己所轄的各立檔制單位制定《煤炭企業(yè)資產與產權變動檔案處置暫行辦法》，根據自己所管轄各立檔單位，有針對性地下發(fā)年報統(tǒng)計文件，及時了解掌控全公司各立檔單位檔案工作動向，從而及時掌握破產企業(yè)狀況，并精心組織、安排對關閉破產單位開展檔案指導工作，督促這些單位夯實責任，加強檔案妥善保管，確保檔案萬無一失；就人員控制：各立檔單位形成與人事、勞資攜手，檔案不移交，不簽字，不允許調動制度。

3.6 培訓檔案管理網絡圈內檔案人員，需建立靈活多樣培訓機制，提高人員素質 要有一批以煤炭企業(yè)檔案館為核心的管理網絡圈內的能勝任煤炭企業(yè)檔案工作的管理人員。培訓管理網絡圈內檔案管理人員，可根據本單位實際情況而定。一種方法：選送檔案人員參加檔案專業(yè)知識培訓，提高檔案人員業(yè)務素質，穩(wěn)定檔案專業(yè)隊伍。另一種方法：直接邀請上級檔案主管部門選派專業(yè)骨干人員深入基層，改變以往站在講臺理論教學模式，采用和學員互動教學或直接親自手把手教學，以干代訓，讓從事檔案工作人員盡快掌握檔案工作基本原則、工作流程、分類方法，同時熟悉了解本單位生產、經營、管理、安全、基建等等方面工作內容，提高檔案人員的綜合素質和服務本領。

參考文獻：

[1]徐建民.檔案管理中心[Z].中遠集裝箱運輸有限公司年鑒，2002.