導語：如何才能寫好一篇電子檔案制度，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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作為廣播電視行業(yè)發(fā)展全過程真實寫照的廣播電視節(jié)目檔案資料管理，在當前的新形勢下面臨更多的問題亟待解決，闡述了廣電節(jié)目檔案資料管理制度建設的內容，論述了加強此項檔案資料管理的重要性，提出了新形勢下廣電節(jié)目檔案資料管理制度建設的路徑。

關鍵詞

廣電事業(yè)；檔案資料；管理；制度

隨著我國改革開放進程的不斷推進和我國經濟社會的迅猛發(fā)展，我國廣播電視事業(yè)取得了長足發(fā)展?？梢赃@樣說，人們的生產生活過程中幾乎無時無刻不受到廣播電視的影響，廣播電視和網絡一樣，是人們須臾不可缺少的信息資訊來源渠道，在提供新聞信息服務和開展輿論監(jiān)督、促進社會公平正義方面發(fā)揮了越來越重要的作用。作為廣播電視行業(yè)發(fā)展全過程真實寫照的廣播電視節(jié)目檔案資料管理，在當前的新形勢下面臨更多的問題亟待解決，只有我們敢于積極面對新形勢對廣播電視節(jié)目檔案資料管理帶來的挑戰(zhàn)，尋求政府及其相關部門的支持配合，探索管理制度建設的方法，結合當前廣播電視事業(yè)發(fā)展的實際做好廣播電視節(jié)目的檔案資料管理工作，才能更好且更充分地挖掘廣播電視節(jié)目檔案資料在促進經濟、社會、政治發(fā)展中的巨大潛能價值，實現(xiàn)新形勢下廣播電視節(jié)目檔案資料管理的效益最大化。

一、廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設的內容

新形勢下的廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設，其制度建設的范圍應包括廣播電視節(jié)目檔案資料管理工作的流程規(guī)范、管理技術的提高兩個方面，通過規(guī)范管理流程、提高管理技術，實現(xiàn)廣播電視節(jié)目檔案資料管理的標準化、科學化，提升檔案資料的利用效益，從而更好地滿足廣播電視采編人員的需求，最終達到促進廣播電視事業(yè)更好更快地發(fā)展的目的。因此，廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設的內容可概括為如下兩個方面。

1.規(guī)范檔案管理的流程。

規(guī)范檔案管理的流程，是進行廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設的重要內容。廣播電視節(jié)目檔案是一種專門檔案，與一般的文書檔案、藝術檔案有著巨大的區(qū)別，具有自身獨特的特點。比如，廣播電視節(jié)目具有靈活、廣泛、新穎、快捷等特點，而廣播電視節(jié)目檔案資料具有多樣性的顯著特征，主要是其內容牽涉經濟、社會、政治、科教文衛(wèi)體等眾多領域，而如何通過規(guī)范其管理的流程更好地管理此類檔案，也就成為當前檔案管理工作中亟待加以研究解決的重大問題。實際上，廣播電視節(jié)目檔案資料雖然具有自身的顯著特征，但是其管理的過程中依然必須遵循一般的檔案管理規(guī)律。正因如此，按照廣播電視節(jié)目檔案資料現(xiàn)代化管理的流程，切實強化相關制度建設，強化對廣播電視節(jié)目檔案資料的前端控制、過程控制、后續(xù)開發(fā)方面的制度建設，對廣播電視節(jié)目檔案資料效能的發(fā)揮大有裨益，其流程管理方面的制度建設也就成為一項十分重要的事項[1]70。

2.促進管理技術提升的制度構建。

除了切實規(guī)范檔案管理流程之外，促進管理技術提升的制度構建，同樣是新形勢下推進廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設的重要內容。當前，信息技術等現(xiàn)代技術不斷推進和發(fā)展，這極大地方便了廣播電視節(jié)目檔案管理技術的提升。網絡技術、信息技術等現(xiàn)代技術發(fā)展十分迅速，可謂“一日千里”，在這樣的情況下，如何及時通過運用現(xiàn)代信息技術、網絡技術以提升廣播電視節(jié)目檔案資料管理效能，也就成為管理過程中必須引起高度重視的問題。管理人員由于意識、能力等各方面的限制，廣播電視節(jié)目檔案資料管理人員的管理技術無法跟上現(xiàn)代信息技術的情形較為普遍，這就導致管理效能無法提升。因此，通過健全完善制度體系，及時提升管理人員的現(xiàn)代信息技術能力，通過運用現(xiàn)代信息技術強化廣播電視節(jié)目檔案資料管理，成為每一名廣播電視行業(yè)管理者尤其是節(jié)目檔案資料管理者及其主管領導應該具備的重要意識，以此更好地實現(xiàn)節(jié)目檔案資料管理部門和采編部門之間的良性互動，讓各種資料得到高效處理和運用[2]27。

二、新形勢下廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設的重要性

目前，廣播電視節(jié)目日益豐富。與之相適應的是，廣播電視節(jié)目檔案資料的種類也越來越豐富而多樣化，且數量呈現(xiàn)幾何級的增長，人們對此類資料的利用頻率、利用價值均在不斷增長。在此新的形勢下，人們已經充分認識到了切實強化廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設的緊迫性、重要性。然而，當前我國在此方面的實際情況是，廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設在新的形勢下已經逐步凸顯出更多的問題，比如內容較為滯后、缺乏體系性、執(zhí)行力明顯不足等，部分廣播電視管理機構所制定的制度已經遠遠落后于時代的發(fā)展，無法滿足現(xiàn)代化管理的需求，其可操作性、指導性、依據性嚴重欠缺的情形較為常見，這些問題如若不加以解決，必將嚴重影響我國廣播電視事業(yè)的健康、長遠發(fā)展。信息技術、網絡技術的迅猛發(fā)展，促使人們將這些新技術運用到廣播電視節(jié)目檔案資料管理的過程中，我國許多廣播電視專業(yè)機構對此問題作出了積極的探索實踐。在實踐中目前已經被廣為運用的媒體資產管理系統(tǒng)，融合了數字技術，有力地促進了我國廣播電視節(jié)目檔案資料管理的現(xiàn)代化、數字化進程，極大地提升了節(jié)目檔案資料的使用效益，促進了廣播事業(yè)的發(fā)展。但是，目前我國的媒體資產管理系統(tǒng)還不夠健全完善，其處于積極的探索過程之中，在功能模塊上還顯得“碎片化”、“孤立化”，不利于分享和交流，極大地浪費了人力、物力和財力，對于今后我國廣電媒體資產管理統(tǒng)一平臺的建立、廣電事業(yè)的長足發(fā)展帶來了極大的困擾，這些問題亟待通過制度完善予以解決。因此，切實加強新形勢下廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度的建設，系不斷促進我國廣電事業(yè)發(fā)展、滿足廣大人民群眾廣電文化需求的現(xiàn)實需要[3]45。

三、新形勢下加強廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設的路徑

加強新形勢下廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設，能夠更加及時全面地總結廣電節(jié)目檔案資料管理工作中的經驗，通過制度保障更進一步地完善和規(guī)范廣電節(jié)目檔案資料管理工作的開展，更好地發(fā)揮廣電節(jié)目在提供信息資訊、服務社會大眾、滿足人民群眾精神文化生活需求方面的作用。

1.切實提升廣電節(jié)目檔案資料管理重要性認識。

當前我國切實加強了廣電管理制度，對廣電節(jié)目的播出實施嚴格的審查制度，少數廣電節(jié)目還因未弘揚主旋律、主題思想存在偏差等因素而被管理機構禁播，廣電節(jié)目管理制度體系逐步規(guī)范化。但是，當前廣電節(jié)目的檔案資料管理制度建設還無法適應新形勢下廣電事業(yè)健康長遠發(fā)展的需要，檔案資料管理制度的欠缺和滯后對廣電事業(yè)發(fā)展、滿足群眾廣電文化需要帶來嚴重障礙，其根源在于對廣電檔案資料管理重要性的認識不足。據此，當前應不斷更新觀念、提升意識，充分認識到廣電節(jié)目檔案資料管理對廣電事業(yè)發(fā)展的極端重要性，將其作為事關廣電事業(yè)發(fā)展前途命運的關鍵性工作狠抓落實，為更加深入推進新形勢下廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設提供思想認識上的保障，讓廣電節(jié)目檔案資料管理成為廣電經營模式、發(fā)展趨勢、改革創(chuàng)新的權威憑證，同時通過這些節(jié)目檔案資料真實客觀記錄時展的軌跡[4]26。

2.切實提升廣電節(jié)目檔案資料管理規(guī)范化程度。

目前，檔案管理的現(xiàn)代化手段不斷豐富，比如通過光盤、U盤、電子文件、網絡存儲等現(xiàn)代化手段進行檔案管理，這極大地方便了管理人員、提高了檔案資料管理的工作效率。但由于電子檔案存儲方式存在穩(wěn)定性差、容易喪失磁性而丟失數據等問題，電子檔案如果保存的磁場、溫度、濕度等不符合要求，再加上管理方法的不科學規(guī)范，便容易導致數據資料的丟失，造成無法挽回的損失。為此，在現(xiàn)代化管理手段不斷豐富的情形下，必須對廣電節(jié)目檔案資料的管理予以高度重視，嚴格要求、從嚴管理，以規(guī)范和嚴格的條款對此項管理工作進行有效約束，切實提升廣電節(jié)目檔案資料管理規(guī)范化程度，包括歸檔、保管等方面的具體規(guī)定必須予以進一步健全完善，同時切實加大監(jiān)督檢查力度，及時發(fā)現(xiàn)、糾正管理中的不規(guī)范行為，避免由于管理不規(guī)范而造成不必要、無法挽回的損失[5]36。

3.切實提升廣電節(jié)目檔案資料管理科學化程度。

目前，我國廣電節(jié)目檔案資料管理制度存在科學化程度較低的問題，管理的不科學導致查找資料較為困難，嚴重制約了廣電節(jié)目檔案資料的利用效益。同時，因為管理的不科學容易導致紙質檔案資料的霉變、數字化檔案資料的喪失和改變。因此，必須改變當前我國廣電節(jié)目檔案資料管理科學化程度較低、系統(tǒng)性較差的弊病，對檔案資料的管理從整理到歸檔、從基本的查詢到有效的開發(fā)利用，均應形成科學、系統(tǒng)管理體系結構，切實提升廣電節(jié)目檔案資料管理的科學化程度，以科學化的管理提升檔案資料利用質效。作為廣電事業(yè)的管理者，必須改變當前依然存在的對檔案資料管理投入人、財、物較少的現(xiàn)狀，加大對廣電節(jié)目檔案資料管理的支持力度，加大在此方面的投資力度，改善管理硬件、軟件兩個方面的工作環(huán)境，向科學管理要效益、要回報。

4.切實提升廣電節(jié)目檔案資料管理一體化程度。

廣電節(jié)目檔案資料是廣電人辛勤工作換來的寶貴資料，能夠真實、客觀記錄時代進程，這些資料隨著時間的推移而越發(fā)彌足珍貴，如若由于管理不善而導致毀損、喪失，就會造成無法彌補的損失。相反地，通過采取切實有效措施加以妥善管理，這些廣電節(jié)目檔案資料就會在今后的適當時間被加以利用，成為廣電部門乃至全社會的巨大精神財富。除此之外，部分廣電節(jié)目資料在今后能夠從其他不同的視角進行再開發(fā)，對之前的舊有素材從新的角度進行闡述，實現(xiàn)廣電節(jié)目資料的“循環(huán)利用”。然而，從目前的情形而言，在此方面的重視程度還遠遠不夠，導致廣電節(jié)目資源的極大浪費。為此，必須通過加快廣電節(jié)目檔案資料管理一體化進程的方法，以網絡信息技術的應用建立不同部門之間溝通協(xié)作和資源共享的平臺，各部門在自有數據庫的基礎上融入跨部門的數據總庫，以管理的一體化實現(xiàn)廣電節(jié)目檔案資料的多重備份、循環(huán)利用，避免資料的損毀、喪失，同時提升資料利用效益。

5.切實提升廣電節(jié)目檔案資料管理專業(yè)化程度。

廣電節(jié)目檔案資料管理工作的極端重要性決定了必須由高素質、專業(yè)化的人員進行管理，但由于認識上的不到位等諸多綜合因素，導致管理人員專業(yè)化程度明顯欠缺，許多非檔案專業(yè)的人員從事此項工作，甚至部分廣電檔案機構沒有專門人員進行管理，而是由兼職人員從事節(jié)目檔案資料的管理，嚴重影響了管理質效?；谶@樣的現(xiàn)實狀況，必須切實提升廣電節(jié)目檔案資料管理的專業(yè)化程度，打造過硬隊伍建設，培養(yǎng)更多的業(yè)務管理人才，切實提升新形勢下廣電節(jié)目檔案資料管理的質效，更加充分發(fā)揮其各種效用。要認真把好管理人員的“入口”關，讓更多的專業(yè)人員從事此項管理工作。切實強化對管理人員的在職教育培訓，實現(xiàn)管理人員觀念的及時更新、專業(yè)知識技能的及時充實提高。加強職業(yè)認同感、責任感教育，讓管理人員能夠主動適應新形勢下廣電節(jié)目檔案資料管理的新要求。

作者：楊秀紅 單位：山西省臨汾市廣播電視臺

參考文獻

[1]楊紅.淺談廣播電視行業(yè)的檔案管理與發(fā)展[J].蘭臺世界，2015（S4）.

[2]王妍.淺談廣播電視宣傳檔案的管理[J].蘭臺世界，2006（10）.

[3]路梅.淺談廣播電視音像資料管理的數字化發(fā)展方向[J].檔案與建設，2006（9）.

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1 建立健全電子檔案安全法規(guī)制度，完善安全法規(guī)建設。當前，我國電子檔案安全法規(guī)還沒有形成完整的體系，相關部門應在我國現(xiàn)有電子檔案安全法規(guī)制度的基礎上，借鑒國外先進經驗，結合本單位、本地區(qū)實際情況，按照突出重點、填補空白、逐步完善的原則，制定出具有較強針對性和可操作性的電子檔案法規(guī)體系，健全安全管理機制。健全各項管理機制，使安全管理工作具有可操作性，包括：①人員安全管理機制：人才培養(yǎng)制度、崗位責任制、安全審查制度、離崗人員用戶身份撤銷制度等；②系統(tǒng)安全運行機制：機房管理制度、定期維護和定期檢測制度、運行管理制度、網絡管理制度、管理日志制度等；③災害管理機制：災害預警制度、突發(fā)事件應急制度、常規(guī)備份和容災備份制度、災害搶救制度等；④風險管理機制：風險評估制度、安全等級管理制度等。

強化安全管理規(guī)范。強化落實各項安全管理規(guī)范，使安全管理工作程序化、制度化。包括：電子檔案安全存儲管理規(guī)范、應用系統(tǒng)操作規(guī)范、服務器管理規(guī)范、技術變遷管理規(guī)范、加密儲存規(guī)范、環(huán)境控制規(guī)范、用戶權限設置規(guī)范等。

2 選用適宜的電子檔案安全技術。電子檔案安全技術的實現(xiàn)，應依據檔案信息系統(tǒng)的構成、電子檔案所處的安全級別，進行安全風險評估，得出安全需求，從而確定適宜應用的安全技術。

基于載體的安全技術。①辦公自動化技術；②新材料技術；③磁帶、磁盤、光盤、軟盤等特殊檔案載體的管理與保護技術；④防電磁輻射技術；⑤電子檔案恢復與還原技術；⑥檔案損壞的測試與評估技術；⑦定期檢測和拷貝技術等。基于環(huán)境的安全技術。主要有：①庫房建筑標準與圍護結構功能的設計、施工和實施；②檔案保管的設備、設施和有效裝具；③檔案庫房和利用環(huán)境的監(jiān)測技術；④溫濕度調節(jié)與控制技術；⑤有害因素的控制和防護技術等?；谛畔⒌陌踩夹g。主要有：①內容的原始性技術：簽署技術、數字水印技術、加密技術、防寫技術、信息隱藏技術、防消息泄密技術、防拷貝技術等；②操作系統(tǒng)安全技術：身份標識驗證技術、訪問控制技術、審計跟蹤技術等；③數據安全技術：數據加密技術、應急響應技術、數據備份與容災技術、數據庫安全技術等；④網絡安全技術：防火墻技術、防水墻技術、防病毒技術、漏洞掃描技術、入侵檢測技術、物理隔離技術、服務技術、網絡監(jiān)控技術和虛擬網技術等；⑤用戶安全技術：身份認證技術、信息完整性校驗技術、數字簽名技術和訪問控制技術等；⑥安全測評認證技術。

基于長期可存取的保護技術：①軟件仿真技術；②過時格式數據遷移技術；③載體轉換技術；④版本跟蹤技術；⑤背景信息打包保存技術等?；跒暮Φ谋Ｗo技術。主要有：①災害的預警與防范技術；②容災備份技術（本地容錯模式和異地容災模式）；③安全事件的應急處置技術；④災后受損檔案的搶救與數據烣復技術等。

3 引進先進的管理理念。前端控制：具體到電子檔案安全管理中，是指檔案管理工作提前介入電子文件的形成、運行和歸檔管理，建立起統(tǒng)一標準，互為保證、密切相關、相對獨立的運行模式，從而組成一個完整、嚴密的電子檔案原始性、真實性保障體系。

全程管理：是指將電子檔案的整個生命周期納入一個系統(tǒng)工程內，全程實行安全管理。

安全等級保護：是指根據電子檔案的重要程度遭到破壞后，對國家安全、社會秩序、公共利益以及公民、法人和其他組織的合法權益的危害程度等，由低到高劃分電子檔案安全管理系統(tǒng)等級，實施相應的保護措施。它可以使電子檔案安全工作更有效，資源配置更科學合理。

風險管理：是基于系統(tǒng)、科學、全面、動態(tài)的安全風險評估，體現(xiàn)預防控制為主的思想，強調遵守國家有關電子檔案安全原則的前提下，選擇合適的控制方式來保護電子檔案，使電子檔案安全風險的發(fā)生概率和損失降低到可接受的水平。

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關鍵詞：醫(yī)院；電子信息檔案；建設

DOI：10.16640/ki.37-1222/t.2017.06.109

t院的電子信息檔案是通過數字形態(tài)記錄下來的一種檔案文件形式，涉及到醫(yī)院行政管理、醫(yī)療診斷、研究以及設備配置等內容。當前信息技術快速發(fā)展，人類已經進入到信息化時代，醫(yī)院作為綜合性的單位，強化電子信息檔案建設管理是極為必要和重要的，是醫(yī)院檔案管理需要處理的重要問題。

1 醫(yī)院電子信息檔案建設的必要性分析

首先，對醫(yī)院進行電子信息檔案建設是與當前社會發(fā)展的需要相適應的。當前社會的信息化建設水平逐漸提高，醫(yī)院臨床以及研究中開始廣泛的使用計算機網絡技術。醫(yī)院要實現(xiàn)自身發(fā)展需要盡快的學習和查閱相關資料知識，了解更多發(fā)達國家的醫(yī)學研究以及醫(yī)療信息，使得自身的醫(yī)療水平得到大幅度的提升。而且醫(yī)院的日常診療中，國內外的醫(yī)學交流、網絡會診、交流以及手術等逐漸成為重要的內容，[1]因此必須要醫(yī)院有完善的電子信息檔案系統(tǒng)，能夠為醫(yī)院醫(yī)療以及醫(yī)學工作的開展提供有力的保障。

其次，醫(yī)院的電子信息檔案建設也有助于實現(xiàn)醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展進步，醫(yī)院是一個比較特殊的社會單位，醫(yī)院中的各個診療部門都開始積極使用電子數字信息技術，建設新的電子信息檔案管理以及查詢系統(tǒng)，對于醫(yī)院的醫(yī)療技術發(fā)展，保護患者隱私等都有積極的促進作用。醫(yī)院中集合了諸多專業(yè)化的技術性人才，涉及很多人才檔案信息，要需要建立電子信息檔案管理系統(tǒng)，進而與國家的人才庫相匹配。醫(yī)院需要滿足時展需要，積極學習電子信息檔案管理的方法，完善相關的管理體系，更好地實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息管理。

最后，要儲存電子信息檔案是需要一定載體的，當前的主要載體涉及磁盤、光盤、硬盤等，要保存電子信息檔案，就需要有相應的載體，使用現(xiàn)代化的檔案管理技術，壓縮檔案信息，節(jié)省儲存的空間，保證檔案信息查詢更加便利，縮短查詢的時間，使得醫(yī)院的工作效率得到提升。此外還可以設置保密措施，使得醫(yī)院電子信息檔案的保密性得到提升。

2 醫(yī)院電子信息檔案建設的有效策略

2.1 提高對電子信息檔案建設的重視

作為醫(yī)院的領導需要密切關注醫(yī)院的醫(yī)療情況以及器械水平，同時不能忽視醫(yī)院電子信息檔案的建設與管理，使得醫(yī)院的醫(yī)護人員以及患者之間的信息管理問題得到有效的解決，更好地促進醫(yī)院的持續(xù)化發(fā)展。醫(yī)院管理者及各部門需要樹立現(xiàn)代化的管理意識，強化電子信息檔案管理的投入力度。由于電子信息檔案涉及到檔案管理以及計算機技術等方面的知識，并且包含的范圍比較廣，因此必須要認識到電子信息檔案建設管理的重要性，各個部門相互配合，處理好電子信息檔案的建設，將其落實到實處，更好地提高醫(yī)院電子信息檔案建設的水平。

2.2 完善電子信息檔案管理制度建設

醫(yī)院電子信息檔案建設中，要實現(xiàn)良好的建設管理效果就必須有完善的制度作保障，所以需要醫(yī)院積極建立科學、規(guī)范的電子信息檔案管理制度，保證醫(yī)院電子信息檔案實現(xiàn)現(xiàn)代化的建設與管理。嚴格按照相關的法律法規(guī)完善檔案查閱以及管理制度的建立，同時建立健全檔案信息的采集制度、傳送制度、保存歸檔制度、清理制度等，依據相關的管理制度明確管理人員的職責，對于電子信息檔案管理中可能出現(xiàn)的問題進行詳細的解釋與完善，一旦出現(xiàn)問題能夠有科學的依據進行處理。相關管理制度指定后還需要認真遵守，指定相應的獎懲策略，使得醫(yī)院工作人員的積極性得到提升，能夠為醫(yī)院電子信息檔案建設提供有力的保障。

2.3 積極強化醫(yī)院硬件以及軟件建設

在醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展建設中，需要積極強化醫(yī)院的硬件以及軟件設備建設，為電子信息檔案建設奠定堅實的基礎與保障。醫(yī)院的電子信息檔案需要有先進的硬軟件作為基礎，保證電子信息檔案管理工作更加高效，同時應用信息管理系統(tǒng)也能夠使醫(yī)院的信息檔案管理水平以及效率得到提升。積極與時展相適應，與世界聯(lián)系溝通，了解世界上先進電子信息技術的發(fā)展情況，對醫(yī)院的相關設備軟件等進行更新完善，能夠與世界接軌，促進醫(yī)院信息化水平得到全面的提升。將醫(yī)院電子信息檔案建設放在重要的位置上，更好的為醫(yī)院發(fā)展服務。

2.4 全面提升醫(yī)院人員的整體素質水平

由于電子信息檔案建設管理工作有很強的專業(yè)性，因此對人才的要求也比較高，以便更好地提高醫(yī)院電子信息檔案管理的水平。醫(yī)院每個科室的工作人員都需要進行計算機知識以及技能培訓，全面提升醫(yī)院的電子信息檔案管理水平，使得醫(yī)院的診療效率和技術能力也得到全面的提升。作為醫(yī)院的檔案管理人員需要了解當前世界上的電子信息檔案管理知識以及發(fā)展，學習先進的規(guī)范形式，熟練掌握計算機的操作知識，同時編寫電子信息檔案程序以及檢索程序，能夠熟練的操作電子信息檔案軟件。積極學習管理知識，強化自身的業(yè)務水平，能夠在電子信息檔案的儲存和處理中獨立完成，并提高檔案管理的水平。此外還需要注意科學高效的利用電子信息檔案，使其服務功能得到充分的發(fā)揮。[4]醫(yī)院不同科室的電子信息檔案管理工作有很強的基礎性和專業(yè)性，要求所有的醫(yī)護人員都參與到電子信息檔案管理過程中，并安排專業(yè)的計算機人才到醫(yī)院各科室中對工作人員進行電子信息檔案管理的教育指導，使得醫(yī)護人員的計算機信息系統(tǒng)操作水平得到提升，醫(yī)院各部門之間相互協(xié)調，形成統(tǒng)一的規(guī)范標準，能夠在盡可能短的時間內建設電子信息檔案，使得醫(yī)院的管理水平得到提升，為醫(yī)院的持續(xù)化發(fā)展奠定堅實的基礎。

3 結束語

醫(yī)院的電子信息檔案建設標志著醫(yī)院的管理模式逐漸實現(xiàn)現(xiàn)代化的發(fā)展。建設醫(yī)院的電子信息檔案能夠準確地定位，并且管理起來也比較簡單，在醫(yī)院的檔案管理中具有極為明顯的優(yōu)勢，也是醫(yī)院管理工作中十分重要的組成部分。因此必須要提高對電子信息檔案建設管理的重視，積極推進醫(yī)院電子信息檔案建設，為醫(yī)院今后的信息化發(fā)展起到積極的促進作用。

參考文獻：

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由于電子檔案的形成設備硬件、軟件、文件格式及分辨率等差異，形成的電子信息種類繁多，不利于整理、編排和數據庫的建立，并且對檔案的調用、查閱帶來諸多不便，甚至造信息損壞和丟失。因此，應該對電子檔案的范圍、種類、格式、運行平臺程序等在一定時期內做出明確的規(guī)范，形成對內、對外均可兼容運行的約定，建立檔案生成、審核、錄入、編碼、歸庫、保存、調用等相關的工作制度，從而建立運行規(guī)范、順暢的電子檔案工作機制。

電子檔案的管理制度是維護檔案安全、真實可靠的保證由于網絡的開放性和易受攻擊性的特點，如何保障電子檔案的安全性、可靠性就顯得尤為重要。因此，必須不斷建立電子檔案專人、專機、加密、拷貝、備份、調用審批、傳輸、操作痕跡記錄等技防和人防管理制度，確保電子檔案的安全。

電子檔案運行軟硬件配置是搭建電子檔案管理應用平臺的基礎

電子檔案的建立和使用都離不開計算機系統(tǒng)，要不斷根據電子信息技術的發(fā)展為檔案管理軟硬件進行必要的配置和更新。硬件部分主要是以計算機系統(tǒng)為標志的配置，主要考慮處理速度、儲存空間、網絡接口等要件，做到相對先進；軟件部分主要是加強管理應用軟件的開發(fā)、使用、更新，做到安全穩(wěn)定、系統(tǒng)兼容性高、操作便捷等特性。

檔案管理人員素質是電子檔案管理平臺高效、規(guī)范運行的核心

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[關鍵詞]電子信息；檔案；管理

中圖分類號：TU855 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）17-0175-01

一、 電子信息檔案數字化標準

符合規(guī)范性指的是在利用信息時，要遵循電子信息使用規(guī)則了解信息的來源、閱讀和使用信息時不應超出管理規(guī)范。嚴格遵守電子檔案信息資源使用規(guī)范的相關規(guī)則目的在于提升整個電子檔案信息管理系統(tǒng)的便利性，方便對檔案信息進行采集、整合、存儲、傳送以及利用并進行統(tǒng)一系統(tǒng)化管理便于反饋和查找。在整個管理系統(tǒng)中精準性、真實性和實時性是需要把握的關鍵，精準性和真實性保證了檔案信息的真實、可靠，實時性保證了檔案信息的價值，在管理這些信息時，按照檔案價值進行合理利用，充分遵循科學發(fā)展規(guī)律，符合規(guī)范性是管理電子信息檔案的首要標準。

符合一致性和完整性指的是檔案在經過數字化處理之后要與實際的檔案信息內容完全相同并能完整呈現(xiàn)。一致性就是要保證用戶在使用電子檔案時與真實使用檔案有同樣的感受，照片和圖鑒都要清晰、真實呈現(xiàn)。完整性是要保證電子檔案在數字化之后具有完善的結構和內容，保障可以查詢到互聯(lián)網上記載的相關文件，能夠清晰明朗檔案包含的信息并便于日后查閱。

符合共享性和安全性指的是在提升檔案利用率實現(xiàn)共享的同時保障數字檔案信息的安全。共享性旨在為檔案信息提供一個可以被充分利用的平臺，方便信息間的傳遞和高效運用，而安全性則保障了這一便利的正常使用，安全性的保障不僅要從已經錄入的檔案信息著手，保證信息不外漏，也要注意在儲存和掃描檔案文件時做好檢測和約束工作。

二、 電子信息檔案的風險管理

（一） 電子信息檔案管理保密工作

隨著網絡技術的不斷發(fā)展與信息化的全面推進，給電子信息保密工作也帶來了一定的難度。首先，我國的《保密法》在對于保護電子信息檔案方面還不夠健全，規(guī)章制度不夠明確；其次，檔案管理工作人員保密觀念淡薄，保密意識有待進一步提高；再次，我國網絡信息保密技術相對落后，不能給信息檔案帶來全方位的保障。

針對以上種種問題，制定一個較為完備的措施來做好信息檔案的保密工作是當前急需解決的問題。首先，從制度上說，要完善電子信息檔案保密管理制度，有了良好的制度，才能按照制度執(zhí)行操作和監(jiān)督。在制度上要注重對信息檔案資料的登記、查閱紀錄、復制和銷毀制度的管理，不同權限的管理員只能按照制度在自己的職權范圍內對信息檔案進行修改，不能越權執(zhí)行。為了確保機要信息不被泄漏，做好各層級的保密工作是對信息保密的重要保障，而嚴格遵循信息檔案保密制度才能將這項管理工作落實到位。其次，從管理信息本身來說，加強對電子信息的保管和整理是必要措施。管理檔案信息不僅需要對紙質檔案信息進行管理整合，對于電子信息還要對磁盤和光盤類文件加密防改寫，儲存的時候要注意避開有損關盤、磁盤的環(huán)境。另外，在檔案管理如有必要則需要單獨設立一個檔案庫與辦公室和閱覽室分開，并對檔案庫設立門禁系統(tǒng)隔離有損檔案文件安全的外界環(huán)境。最后，做好保密工作還需要工作人員認真履行電子信息檔案查詢使用系統(tǒng)相關使用制度，并對電子檔案管理系統(tǒng)知識做到及時的更新。遵循電子信息檔案使用制度，如借閱檔案信息必須授權批準，秘密登記較高的電子檔案信息要避免對其進行拷貝，因此要做好防復寫加密處理，如工作需要借閱電子檔案信息必須加強保密工作，對人員的權限進行嚴格控制，不得將秘密信息非法外傳，借閱時要將整個借閱過程紀錄下來。及時更新電子信息化知識，主要針對日益發(fā)展的電子信息系統(tǒng)，提高管理人員的專業(yè)素質?？梢詫ΡＣ芄ぷ鞴芾砣藛T進行定期知識上的更新培訓，還可以從多渠道、多方式上對保密人員進行教育和知識的傳導。例如，加強密碼加密技術、數據保護技術、鑒別技術等等。只有擁有了高素質的保密工作人員，才能從根本上保障電子檔案信息的安全性。

（二） 電子信息檔案管理風險控制

風險控制與保密工作是相輔相成的，除了上述對保密工作的闡述外，風險控制也有相應的避免措施。如果說保密工作是事先的、全面的保密工作，那么風險控制則顯得更加緊急、更加具有針對性。積極引進最新的信息技術以及制定一系列的規(guī)章制度是及時消除風險、預防風險、保護電子信息基礎。對風險的控制可以從緩解風險、分散風險以及評估風險三個方面著手。

緩解風險簡單來說就是將風險降到最小，將外界問信息的干擾最小化。目前最常見的緩解風險的措施是轉移風險，即制定應變計劃或者重新布置等手段來恢復受干擾的電子信息減少損失。一定要記住的是，不論什么時候、什么情況下在第一時間對風險情況進行及時處理才是最重要的。分散風險則是利用更改配置設置、外包給分支機構處理、購買保險等等方式分散風險，還可以與供應商協(xié)調優(yōu)化原有的電子檔案信息管理系統(tǒng)簡化風險問題。當然，外包的同時也會存在一定的風險，對這部分的風險需要嚴格審核外包人員的資質，因此分散風險的關鍵是要遵守相應的標準。評估風險有助于防范可能發(fā)生的風險，對風險進行評估其目的是為了更加科學合理地探究引起風險的因素，并了解風險發(fā)生的概率和可能帶來的危險性，從而制定出合理的防范方案。電子信息風險是客觀存在的難以預測的，其危害性大，只有制定一套完善的風險防范系統(tǒng)才能有效達到控制風險的目的。

三、結語

綜上所述，建立一個完善的電子信息檔案管理系統(tǒng)不僅要從系統(tǒng)標準上著手進行基礎性建構，更重要的是注意電子信息檔案管理系統(tǒng)在運用過程中的保密工作和風險防范工作。保密工作需要不僅需要對文件進行加密保護，更重要的是對人員的專業(yè)素養(yǎng)及時更新和教育，而在風險控制中，除了及時處理風險問題分散風險和緩解風險外，還應當對風險進行評估，防范于未然。

參考文獻

[1]張貴芬.《淺談信息時代檔案管理中的保密工作》[J]. 管理科學. 2013（6）：49-51

篇6

機構自行分散管理模式機構自行分散管理模式是指由檔案的形成機構自行保管具有保存價值的電子檔案，電子檔案的長久保存不一定像傳統(tǒng)檔案一樣將其上交給檔案館，而可以由形成機關自行保存。這種管理模式的目的是要摒棄集中模式將文件管理和檔案管理相互分離的致命弱點，將文件到檔案整個過程的幾個階段融合在一起，即把文件管理與檔案管理合并到一個連續(xù)的過程中。機構自行分散管理模式是建立在文件連續(xù)體思想之上的管理模式，主張對電子檔案的管理從現(xiàn)行工作領域入手，在電子檔案的形成階段通過建立登記制度、職能分類制度來建立對電子檔案的處置控制措施，從而識別和保護電子檔案的原始結構，以信息技術比較發(fā)達的日本為例，多數機構選擇了機構自行分散管理模式，電子檔案都放在形成部門[4]。

我國電子檔案管理模式

我國目前電子檔案管理模式從應用類別上劃分為機構分散管理模式和檔案館集中管理模式，但是從應用范圍上劃分，仍然以機構分散管理模式為主，機構管理模式主要在廣大企業(yè)中應用，機構分散管理對硬件、軟件要求不高，檔案信息量相對較小，檔案館集中管理主要在國家機關和事業(yè)單位中應用，這類檔案大多是地方史志、重要法律法規(guī)，這些檔案館里的檔案具有很大的歷史價值和文化價值，保存的安全性要求非常高[5]。在我國實際電子檔案管理應用中，在檔案信息載體方面，實行雙套制管理模式，所謂雙套制主要針對電子檔案信息載體，即紙質載體和數字載體，紙質載體主要指原始紙質檔案文檔，數字載體主要指計算機硬盤、U盤、光盤等信息載體。國家檔案館在檔案管理要求中明確指出，檔案館的檔案入庫，必須保障紙質載體和數字載體配套，以此確保原始檔案的追溯性。我國機構分散式管理模式中，主要以紙質載體檔案為主，電子檔案為輔；檔案館集中管理模式中，主要以電子檔案為主，紙質檔案為輔[6]。

結論

篇7

關鍵詞：電子文檔；問題；對策；

計算機和互聯(lián)網是信息社會的主要標志，也是促成當代社會巨大變化的主要推動力。隨著計算機網絡技術的飛速發(fā)展，辦公無紙化已經成為各個部門辦公現(xiàn)代化的主要特征，并在不斷的發(fā)展和普及。面對信息化快速推進和安全環(huán)境日趨嚴峻的新形勢，如何在確保工作快速、順暢運作的情況下，提高對電子文檔的保護能力，仍是一個亟待解決和完善的問題。本文以電子文檔的管理為研究對象，在分析電子文檔的特點的基礎上，從電子文檔安全管理的認識層面探討電子文檔的安全管理措施。

一、電子文件的特點

1.現(xiàn)在的電子文件已經得到了迅猛的發(fā)展，已經不再是以前的紙質文件形式了，那么其閱讀方式就與以往有所不同，是需要借助現(xiàn)代辦公設備來進行閱讀的；現(xiàn)代辦公設備可以直接快遞的去處理；電子文件目前不受時間和距離的控制，完全是可以共享的，其處理方式也和以往有很大的不同，不像紙質文件那樣，處理起來很麻煩。

2.目前電子文件、辦公自動化的廣泛應用就出現(xiàn)了無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，人們可以根據需要隨時對文件信息進行復制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來順序。

3.電子文件對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。而電子計算機軟硬件技術的不斷更新?lián)Q代，使電子文件必須不斷地適應新的“生存環(huán)境”，這種適應往往需要以自身結構、格式的改變?yōu)榇鷥r。

二、電子文件管理的現(xiàn)狀

電子文檔形式多樣、容量大、體積小， 不僅有便于信息共享和易于復制的優(yōu)點， 而且可以通過計算機網絡進行遠距離傳 輸。與紙質文件相比，電子文檔有著許多 新的特點，主要包括信息的非人工識讀 性、對計算機系統(tǒng)的依賴性、信息與特定 載體的可分離性、信息存儲的高密度洼、 信息的易變性、多種信息媒體的集成性以 及信息的可操作性等。

近年來，電子文檔呈幾何倍數增長， 各種信息資源數量劇增。由于檔案信息化 建設步伐滯后，加之電子文檔存在內容的 易修改性、對外部環(huán)境和硬件條件的高度 依賴性等自身局限，以及對電子文檔管理 缺乏規(guī)范性，主要是沒有明確的歸檔方 式、歸檔范圍、歸檔制度和歸檔時間等，致使當前電子文檔管理面臨的問題日益突 出。其管理比較混亂，給電子文檔的保存 和查找?guī)硪欢ɡщy，也增加了電子文檔 規(guī)范化管理的緊迫性和復雜性。妥善解決 電子文檔保存的真實性問題、電子文檔管 理的規(guī)范性問題、電子文檔管理的安全性 問題和電子文檔利用的開放性問題是電 子文檔管理的當務之急。

三、電子文檔的保護方法

（一）電子文件的安全保o刻不容緩控制電子文件操作者的權限

防止不相關人員對電子文件系統(tǒng)的非法訪問。保管電子文件的計 算機由專管人員負責雙重密碼，設置開機和系統(tǒng)兩級密碼。非網絡傳 播病毒一般是通過軟盤和光盤傳播的，所以我們應安裝病毒卡及防 火墻。及時升級、定期檢查。不預覽郵件，遇到可疑郵件馬上刪除。

（二）建立健全制度

加強人員培訓加強制度建設是保證電子文件真實性、完整性的 有效手段。單位領導要充分認識到電子文件歸檔已到了勢在必行、迫 在眉睫的關鍵時刻。要建立健全機構，根據本單位實際情況。制定崗 位職責制和電子文件歸檔的各類規(guī)章制度，層層抓落實。使電子文件 的起草、審改、定稿、簽發(fā)、接收、承辦、歸檔都有章可循。一份電子 文件有時往往跨越多個部門。要加強各級各類檔案人員、各部門文件 保管人員的繼續(xù)教育，提高技術素質和職業(yè)道德教育，電子文件管理 部門要適應角色轉變，除了熟悉掌握檔案從收集到利用的整套工作 序。還要能熟練掌握計算機操作技能，保證歸檔文件質量。

（三）保證電子文件的真實性

電子文件形成后因載體和格式的轉換而不斷改變自身的存在形 式，如果沒有相關信息可以證明文件內容沒有發(fā)生變化，它的真實性 就無從確認。因為跟蹤記錄具有原始性?？梢詾殡娮游募恼鎸嵭?提供可靠的依據。所以必須從電子文件生成過程中每個環(huán)節(jié)開始嚴 密監(jiān)管。對各項操作全過程進行跟蹤記錄。對每份文件的修改、存儲、傳送各項操作進行實時登記。以密碼的形式存儲并設立防刪改措施。

電子文件與紙質文件或硬拷貝同步歸檔。生成電子文件的專用軟 件也應一并歸檔。形成內容完全一致的兩套檔案。公文性電子文件定 稿后。就不得隨意修改，如確有需要。需做好修改審批手續(xù)。歸檔時， 使用不同的編目方法和存貯裝具。同時，在電子文件歸檔目錄”備注” 項中注明相應紙質文件的檔號及存址。解決了歸檔文件的提供利用和資源共享，確保數據準確。

（四）加強檔案隊伍建設，為檔案管理現(xiàn)代化提供人才保證

現(xiàn)在的檔案管理已逐步由紙質檔案轉向紙質檔案與電子檔案共 存，那么這就要求檔案人員既要有檔案管理知識，又要掌握計算機知 識，包括：計算機技術、計算機軟件技術、通訊網絡技術和設備維護知識等。一方面檔案人員為適應信息化要求而主動地學習；另一方面 通過有計劃的培訓，使檔案人員成為既懂得檔案理論知識，又懂得信息技術管理的復合型人才。

（五） 制定規(guī)范制度

各職能部門的領導要重視檔案信息化工作，將電子文件歸檔工 作納入部門兼職檔案人員的年度考核范圍內，實行獎優(yōu)罰劣。只有制定了制度，才能保證高校電子檔案管理有章可循，有規(guī)可依，只有執(zhí) 行制度，才能確保高校電子檔案管理朝著標準化、規(guī)范化和制度化的 方向發(fā)展。

參考文獻：

[1] 徐蘊芳，周麗梅，孫建華等.臨床實習教學電子檔案在護理教學質量控制中的應用[J].東南國防醫(yī)藥，2016，18（4）：378-381.DOI：10.3969/j.issn.1672-271X.2016.04.012.

[2] 胡細玲，楊海燕，鄧珊珊等.初始基礎胰島素治療患者實施電子檔案式隨訪的效果[J].護理學雜志，2014，29（21）：92-93，后插1.DOI：10.3870/hlxzz.2014.21.092.

篇8

一、檔案安全物質保障體系

物質保障是檔案安全保障體系中最為基礎、最為核心的內容，物質保障系統(tǒng)包括檔案制成材料子系統(tǒng)；檔案館內外部環(huán)境子系統(tǒng)以及資金和人力資源子系統(tǒng)，它們構成一個有機聯(lián)系的統(tǒng)一整體。具體包括：檔案制成材料安全保障，我們要做好檔案制成材料的安全保障工作，就必須從檔案制成材料的選擇和檔案保管的外界環(huán)境兩方面著手，既要選擇耐久性好的檔案制成材料，又要創(chuàng)造適宜檔案保存的外界環(huán)境條件。應區(qū)別紙質檔案、聲像、光盤等類型等不同類別采取不同的保護方式；檔案館內外部環(huán)境系統(tǒng)建設；檔案安全資金及人力資源保障；檔案安全資金保障；檔案安全人力資源保障，如大力加強檔案安全的管理隊伍建設，提高檔案人員的思想政治覺悟，改善檔案部門管理模式，設置專門的安全管理機構，探索新的檔案安全管理體制，切實加大檔案安全檢查的幅度，加深檔案安全的監(jiān)督檢查力度等。

二、檔案安全技術保障體系

檔案安全的技術保障體系可分為傳統(tǒng)載體檔案安全的技術保障子系統(tǒng)和現(xiàn)代電子檔案安全的技術保障子系統(tǒng)。前者著重在借鑒我國檔案發(fā)展史上有效的檔案安全保管技術與方法基礎上，構建適于目前條件下傳統(tǒng)載體檔案安全的技術保障系統(tǒng)；后者主要針對電子文件的新變化、新特征，基于現(xiàn)代信息技術環(huán)境，構建電子檔案的安全技術保障系統(tǒng)。如對紙質檔案的安全保管與修復和2電子檔案信息安全保障。制定國家層面的電子檔案安全規(guī)劃。檔案部門應加強普遍的教育宣傳，全社會都應加強電子檔案的安全保護意識。同時，檔案部門可以考慮采用通過數據倉庫的建設方案、基礎檔案數據與對外服務檔案數據的邊界劃分機制，內網與外網的分段策略等技術手段來實現(xiàn)電子檔案的利用保護。）通過技術升級，保障電子檔案信息安全做好檔案信息安全管理；實行電子檔案等級保護，建立健全檔案信息安全工作制度；加快構建檔案利用信息安全網，推行基于訪問控制的電子文件加密體；進一步完善檔案信息安全責任制。我們要做好電子文件的安全管理工作，向歐美國家學習先進的電子文件安全保障技術。

三、檔案安全法規(guī)制度保障體系

檔案管理工作是一項行政行為，任何行政行為都必須有政策法規(guī)的指導，檔案安全管理也必須有檔案安全方面的政策法規(guī)作為行動指南，這些政策法規(guī)就是檔案安全保障工作的基石。統(tǒng)領全局、普遍適用的檔案安全政策法規(guī)像是一根無形的指揮棒，指導各地檔案安全保障工作，否則將會各行其是，一盤散沙。因此，應該修改完善檔案法，充實關于檔案安全的內容；完善檔案行政法規(guī)，統(tǒng)一全國檔案安全保障工作的內容和程序；完善檔案安全管理制度，如完善、配套檔案安全管理制度，加強檔案信息安全保密制度建設，加強檔案應急管理制度建設，進一步拓展完善檔案備份制度，加強檔案安全管理制度的執(zhí)行力度，確保檔案安全管理制度在實際工作中能夠被認真貫徹落實。并切實把安全至上的理念物化到檔案管理各個環(huán)節(jié)中去。

四、檔案安全應急機制保障體系

篇9

1 機關檔案工作管理方法的革新

隨著辦公自動化系統(tǒng)無紙化辦公，產生大量的電子公文須及時歸檔，原有對文件與檔案管理的原則和方法也因此發(fā)生了改變。表現(xiàn)在改變了傳統(tǒng)的文件與檔案管理工作流程，依據電子文件和檔案管理工作的業(yè)務流程的變化、管理信息系統(tǒng)的特點，對傳統(tǒng)的檔案管理業(yè)務流程進行重組，某些工作環(huán)節(jié)需要提前監(jiān)控，某些重復性的工作環(huán)節(jié)需要撤銷合并等。例如，著錄需要在電子文件生成之時就開展起來，貫穿于文件和檔案管理的各個階段，并且，前期著錄成果能夠為后期檔案管理所利用等。

2 機關檔案工作實現(xiàn)文檔一體化管理的策略

2.1 “前端控制”策略。“前端控制”指檔案工作者不能再像過去那樣坐等“守攤”，而是需要在電子文件形成之時甚至生成之前，即在電子文件管理系統(tǒng)設計時就積極介入其中，把電子文件（包括電子文件歸檔）的管理要求融入系統(tǒng)功能設計中。例如：鑒于電子文件數量較大等特點，要求在電子文件管理系統(tǒng)中預先設置歸檔范圍、保管期限等功能要求，在文件生成或收到之時即進行實時歸檔和前端鑒定。

2.2 檔案管理工作的提前介入。提前介入實際上是要求檔案工作者從文件的形成階段就開始介入電子文件的管理工作過程，要求檔案工作者不僅能夠通過網絡使用電子文件管理系統(tǒng)，實施文件處理過程前端監(jiān)控，而且，應在電子文件管理信息系統(tǒng)的設計和研制階段就參與需求調研和系統(tǒng)分析，將檔案管理的思想和方法融入系統(tǒng)的設計過程。這種從文件形成階段就開始考慮檔案的歸檔和保存要求，目的是能夠準確定位歸檔范圍、確保歸檔文件的質量，保障電子文件歸檔后形成檔案的憑證性、價值性和完整有效性。

只有通過對電子文件形成過程加強控制，檔案工作者才能夠收集到完整、準確的電子文件元數據及背景信息等，了解和認識電子文件的管理特性，做好歸檔鑒定、歸檔移交、數據轉換與數據遷移等工作，最終對歸檔后的電子文件實施有效管理。

2.3 “全程管理”策略?！叭坦芾怼敝笇﹄娮游募漠a生到最終銷毀或永久保存進行全過程的監(jiān)控和管理。電子文件從產生到最終銷毀或永久保存是一個完整的運動過程，而且，各個運動階段之間的界限不再像紙質文件那樣明顯、容易區(qū)分，這就更加需要對電子文件從生成、運轉到保管、利用和銷毀的整個生命過程實行實時監(jiān)控，以確保電子文件的完整性、真實性、可靠性、安全性和可讀性。

2.4 建立完善相關管理制度和標準規(guī)范?？茖W化的管理不僅體現(xiàn)于有現(xiàn)代化的工作手段，還需要有完善的制度體系。如何做好電子公文的有序管理，關鍵是要認真研究、建立各項管理規(guī)章制度。如電子公文歸檔制度、電子檔案鑒定制度、網上用戶身份確認制度，制定電子檔案規(guī)范格式和數據著錄標準等。通過規(guī)范文檔一體化管理流程，統(tǒng)一公文登記內容和檔案著錄項目，使著錄目錄涵蓋公文標題、密級、發(fā)文字號、發(fā)文機關、成文日期、收發(fā)文日期等，這就為檔案部門今后管理不再重復進行著錄奠定了基礎。

篇10

一、醫(yī)院電子檔案管理現(xiàn)狀以及存在的問題

（一）檔案管理人員專業(yè)素質水平不高。傳統(tǒng)的紙質檔案管理時代，要求醫(yī)院檔案管理人員在掌握基礎的科學文化知識和檔案專業(yè)知識的同時，還要對醫(yī)院科學研究和醫(yī)學相關知識有所了解，在如今的電子檔案時代，計算機操作技術和信息網絡技術是檔案管理者必備的工作技能。而大部分醫(yī)院檔案管理中缺乏高水平的專業(yè)人才，大部分由行政、醫(yī)技部門站崗者擔當，檔案管理人員普遍存在專業(yè)知識老化、管理水平滯后的問題，不符合現(xiàn)代化檔案管理工作的實際需要。

（二）檔案管理缺乏必要的資金投入。電子檔案的管理需要長期的資金投入，而醫(yī)院對檔案管理方面的工作缺乏足夠的重視，對醫(yī)療設備和儀器的投入力度較大而忽略了檔案管理所需硬件環(huán)境等的資金投入，專業(yè)檔案軟件配置老化想象嚴重，掃描儀、刻錄機等硬件設備的購置方面資金投入不足，檔案管理工作網絡建設水平不高。

（三）電子文件的特性帶來的問題。與普通紙質文件不同，電子文件具有較強的依賴性，保存環(huán)境特殊，并具有信息易共享，難識別的特征，這一系列的特征為檔案管理工作提供了諸多便利，但是在方便的同時也帶來了新的問題，文件資料對操作軟件極強的依賴性給重要文件的安全管理帶了隱患；而且電子文件很容易被修改和復制，這樣就難以保存檔案的原始記錄，檔案將面臨盜竊、修改、丟失甚至銷毀的危險；此外，電子文件沒有正本與副本的差異，在檔案的收集和管理工作中難以對其進行正確決斷；最后，存儲電子文件的光盤和其他儲存介質的保存問題也是一個問題。

（四）醫(yī)院電子檔案管理系統(tǒng)制度不完善。目前醫(yī)院電子檔案的管理缺乏一套完善的管理制度來規(guī)范檔案的管理，醫(yī)院對電子文件的特性沒有充分的了解，所以不能準確預測電子文件管理中可能出現(xiàn)的問題，檔案管理制度存在許多不完善的地方。大部分醫(yī)院沒有制定完備的電子檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、銷毀等一些列配套的管理制度，檔案管理過程隨性強，醫(yī)院信息管理水平有待提高。

二、加強醫(yī)院電子檔案質量的幾點思考

（一）提高電子檔案管理人員的綜合素質。醫(yī)院應加強對電子檔案管理人員的技術培訓和指導，更新檔案管理人員的知識結構，在具備檔案專業(yè)的理論知識外，使其掌握必要的計算機網絡技術和電子文件知識，通曉知識產權保護和基礎的網絡安全維護知識，提高工作人員的計算機運用和操作能力，對電子文件的管理發(fā)揮必要的監(jiān)督作用。

（二）加大對電子檔案管理的資金投入，實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。醫(yī)院領導應提高對電子檔案管理的重視程度，對檔案管理加大資金投入，引進現(xiàn)代化的技術和設備，購買高性能的計算機、掃描儀、刻錄機、文件管理軟件等，還要配置必要的網絡安全軟件，提高文件管理的安全性；為電子文件建立安全有效的儲存空間，加強對光盤等儲存載體的保存管理，檔案庫房配置好除濕、空調、滅火設備。

（三）嚴格把關電子信息的歸檔，做好電子信息的動態(tài)管理。首先，對電子信息進行嚴格的檢查、鑒定和驗收，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，確保電子信息的專業(yè)性和安全性。其次，加強對電子信息的動態(tài)管理，及時對其進行更新和補充，實行動態(tài)管理。

（四）不斷建立健全電子檔案管理制。醫(yī)院應根據實際情況制定相應的電子檔案管理制度，并明確檔案管理中責任的歸屬，做到有章可循。電子檔案從收集到利用整個過程的工作納入到科室文件處理和檔案管理程序中，并將其納入到相關人員崗位職責中，規(guī)范檔案管理行為。

三、結束語