導(dǎo)語：如何才能寫好一篇電子檔案制度，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

作為廣播電視行業(yè)發(fā)展全過程真實(shí)寫照的廣播電視節(jié)目檔案資料管理，在當(dāng)前的新形勢下面臨更多的問題亟待解決，闡述了廣電節(jié)目檔案資料管理制度建設(shè)的內(nèi)容，論述了加強(qiáng)此項(xiàng)檔案資料管理的重要性，提出了新形勢下廣電節(jié)目檔案資料管理制度建設(shè)的路徑。

關(guān)鍵詞

廣電事業(yè)；檔案資料；管理；制度

隨著我國改革開放進(jìn)程的不斷推進(jìn)和我國經(jīng)濟(jì)社會的迅猛發(fā)展，我國廣播電視事業(yè)取得了長足發(fā)展?？梢赃@樣說，人們的生產(chǎn)生活過程中幾乎無時(shí)無刻不受到廣播電視的影響，廣播電視和網(wǎng)絡(luò)一樣，是人們須臾不可缺少的信息資訊來源渠道，在提供新聞信息服務(wù)和開展輿論監(jiān)督、促進(jìn)社會公平正義方面發(fā)揮了越來越重要的作用。作為廣播電視行業(yè)發(fā)展全過程真實(shí)寫照的廣播電視節(jié)目檔案資料管理，在當(dāng)前的新形勢下面臨更多的問題亟待解決，只有我們敢于積極面對新形勢對廣播電視節(jié)目檔案資料管理帶來的挑戰(zhàn)，尋求政府及其相關(guān)部門的支持配合，探索管理制度建設(shè)的方法，結(jié)合當(dāng)前廣播電視事業(yè)發(fā)展的實(shí)際做好廣播電視節(jié)目的檔案資料管理工作，才能更好且更充分地挖掘廣播電視節(jié)目檔案資料在促進(jìn)經(jīng)濟(jì)、社會、政治發(fā)展中的巨大潛能價(jià)值，實(shí)現(xiàn)新形勢下廣播電視節(jié)目檔案資料管理的效益最大化。

一、廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設(shè)的內(nèi)容

新形勢下的廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設(shè)，其制度建設(shè)的范圍應(yīng)包括廣播電視節(jié)目檔案資料管理工作的流程規(guī)范、管理技術(shù)的提高兩個(gè)方面，通過規(guī)范管理流程、提高管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)廣播電視節(jié)目檔案資料管理的標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化，提升檔案資料的利用效益，從而更好地滿足廣播電視采編人員的需求，最終達(dá)到促進(jìn)廣播電視事業(yè)更好更快地發(fā)展的目的。因此，廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設(shè)的內(nèi)容可概括為如下兩個(gè)方面。

1.規(guī)范檔案管理的流程。

規(guī)范檔案管理的流程，是進(jìn)行廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設(shè)的重要內(nèi)容。廣播電視節(jié)目檔案是一種專門檔案，與一般的文書檔案、藝術(shù)檔案有著巨大的區(qū)別，具有自身獨(dú)特的特點(diǎn)。比如，廣播電視節(jié)目具有靈活、廣泛、新穎、快捷等特點(diǎn)，而廣播電視節(jié)目檔案資料具有多樣性的顯著特征，主要是其內(nèi)容牽涉經(jīng)濟(jì)、社會、政治、科教文衛(wèi)體等眾多領(lǐng)域，而如何通過規(guī)范其管理的流程更好地管理此類檔案，也就成為當(dāng)前檔案管理工作中亟待加以研究解決的重大問題。實(shí)際上，廣播電視節(jié)目檔案資料雖然具有自身的顯著特征，但是其管理的過程中依然必須遵循一般的檔案管理規(guī)律。正因如此，按照廣播電視節(jié)目檔案資料現(xiàn)代化管理的流程，切實(shí)強(qiáng)化相關(guān)制度建設(shè)，強(qiáng)化對廣播電視節(jié)目檔案資料的前端控制、過程控制、后續(xù)開發(fā)方面的制度建設(shè)，對廣播電視節(jié)目檔案資料效能的發(fā)揮大有裨益，其流程管理方面的制度建設(shè)也就成為一項(xiàng)十分重要的事項(xiàng)[1]70。

2.促進(jìn)管理技術(shù)提升的制度構(gòu)建。

除了切實(shí)規(guī)范檔案管理流程之外，促進(jìn)管理技術(shù)提升的制度構(gòu)建，同樣是新形勢下推進(jìn)廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設(shè)的重要內(nèi)容。當(dāng)前，信息技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)不斷推進(jìn)和發(fā)展，這極大地方便了廣播電視節(jié)目檔案管理技術(shù)的提升。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)發(fā)展十分迅速，可謂“一日千里”，在這樣的情況下，如何及時(shí)通過運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以提升廣播電視節(jié)目檔案資料管理效能，也就成為管理過程中必須引起高度重視的問題。管理人員由于意識、能力等各方面的限制，廣播電視節(jié)目檔案資料管理人員的管理技術(shù)無法跟上現(xiàn)代信息技術(shù)的情形較為普遍，這就導(dǎo)致管理效能無法提升。因此，通過健全完善制度體系，及時(shí)提升管理人員的現(xiàn)代信息技術(shù)能力，通過運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)強(qiáng)化廣播電視節(jié)目檔案資料管理，成為每一名廣播電視行業(yè)管理者尤其是節(jié)目檔案資料管理者及其主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該具備的重要意識，以此更好地實(shí)現(xiàn)節(jié)目檔案資料管理部門和采編部門之間的良性互動，讓各種資料得到高效處理和運(yùn)用[2]27。

二、新形勢下廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設(shè)的重要性

目前，廣播電視節(jié)目日益豐富。與之相適應(yīng)的是，廣播電視節(jié)目檔案資料的種類也越來越豐富而多樣化，且數(shù)量呈現(xiàn)幾何級的增長，人們對此類資料的利用頻率、利用價(jià)值均在不斷增長。在此新的形勢下，人們已經(jīng)充分認(rèn)識到了切實(shí)強(qiáng)化廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設(shè)的緊迫性、重要性。然而，當(dāng)前我國在此方面的實(shí)際情況是，廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設(shè)在新的形勢下已經(jīng)逐步凸顯出更多的問題，比如內(nèi)容較為滯后、缺乏體系性、執(zhí)行力明顯不足等，部分廣播電視管理機(jī)構(gòu)所制定的制度已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于時(shí)代的發(fā)展，無法滿足現(xiàn)代化管理的需求，其可操作性、指導(dǎo)性、依據(jù)性嚴(yán)重欠缺的情形較為常見，這些問題如若不加以解決，必將嚴(yán)重影響我國廣播電視事業(yè)的健康、長遠(yuǎn)發(fā)展。信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，促使人們將這些新技術(shù)運(yùn)用到廣播電視節(jié)目檔案資料管理的過程中，我國許多廣播電視專業(yè)機(jī)構(gòu)對此問題作出了積極的探索實(shí)踐。在實(shí)踐中目前已經(jīng)被廣為運(yùn)用的媒體資產(chǎn)管理系統(tǒng)，融合了數(shù)字技術(shù)，有力地促進(jìn)了我國廣播電視節(jié)目檔案資料管理的現(xiàn)代化、數(shù)字化進(jìn)程，極大地提升了節(jié)目檔案資料的使用效益，促進(jìn)了廣播事業(yè)的發(fā)展。但是，目前我國的媒體資產(chǎn)管理系統(tǒng)還不夠健全完善，其處于積極的探索過程之中，在功能模塊上還顯得“碎片化”、“孤立化”，不利于分享和交流，極大地浪費(fèi)了人力、物力和財(cái)力，對于今后我國廣電媒體資產(chǎn)管理統(tǒng)一平臺的建立、廣電事業(yè)的長足發(fā)展帶來了極大的困擾，這些問題亟待通過制度完善予以解決。因此，切實(shí)加強(qiáng)新形勢下廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度的建設(shè)，系不斷促進(jìn)我國廣電事業(yè)發(fā)展、滿足廣大人民群眾廣電文化需求的現(xiàn)實(shí)需要[3]45。

三、新形勢下加強(qiáng)廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設(shè)的路徑

加強(qiáng)新形勢下廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設(shè)，能夠更加及時(shí)全面地總結(jié)廣電節(jié)目檔案資料管理工作中的經(jīng)驗(yàn)，通過制度保障更進(jìn)一步地完善和規(guī)范廣電節(jié)目檔案資料管理工作的開展，更好地發(fā)揮廣電節(jié)目在提供信息資訊、服務(wù)社會大眾、滿足人民群眾精神文化生活需求方面的作用。

1.切實(shí)提升廣電節(jié)目檔案資料管理重要性認(rèn)識。

當(dāng)前我國切實(shí)加強(qiáng)了廣電管理制度，對廣電節(jié)目的播出實(shí)施嚴(yán)格的審查制度，少數(shù)廣電節(jié)目還因未弘揚(yáng)主旋律、主題思想存在偏差等因素而被管理機(jī)構(gòu)禁播，廣電節(jié)目管理制度體系逐步規(guī)范化。但是，當(dāng)前廣電節(jié)目的檔案資料管理制度建設(shè)還無法適應(yīng)新形勢下廣電事業(yè)健康長遠(yuǎn)發(fā)展的需要，檔案資料管理制度的欠缺和滯后對廣電事業(yè)發(fā)展、滿足群眾廣電文化需要帶來嚴(yán)重障礙，其根源在于對廣電檔案資料管理重要性的認(rèn)識不足。據(jù)此，當(dāng)前應(yīng)不斷更新觀念、提升意識，充分認(rèn)識到廣電節(jié)目檔案資料管理對廣電事業(yè)發(fā)展的極端重要性，將其作為事關(guān)廣電事業(yè)發(fā)展前途命運(yùn)的關(guān)鍵性工作狠抓落實(shí)，為更加深入推進(jìn)新形勢下廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設(shè)提供思想認(rèn)識上的保障，讓廣電節(jié)目檔案資料管理成為廣電經(jīng)營模式、發(fā)展趨勢、改革創(chuàng)新的權(quán)威憑證，同時(shí)通過這些節(jié)目檔案資料真實(shí)客觀記錄時(shí)展的軌跡[4]26。

2.切實(shí)提升廣電節(jié)目檔案資料管理規(guī)范化程度。

目前，檔案管理的現(xiàn)代化手段不斷豐富，比如通過光盤、U盤、電子文件、網(wǎng)絡(luò)存儲等現(xiàn)代化手段進(jìn)行檔案管理，這極大地方便了管理人員、提高了檔案資料管理的工作效率。但由于電子檔案存儲方式存在穩(wěn)定性差、容易喪失磁性而丟失數(shù)據(jù)等問題，電子檔案如果保存的磁場、溫度、濕度等不符合要求，再加上管理方法的不科學(xué)規(guī)范，便容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)資料的丟失，造成無法挽回的損失。為此，在現(xiàn)代化管理手段不斷豐富的情形下，必須對廣電節(jié)目檔案資料的管理予以高度重視，嚴(yán)格要求、從嚴(yán)管理，以規(guī)范和嚴(yán)格的條款對此項(xiàng)管理工作進(jìn)行有效約束，切實(shí)提升廣電節(jié)目檔案資料管理規(guī)范化程度，包括歸檔、保管等方面的具體規(guī)定必須予以進(jìn)一步健全完善，同時(shí)切實(shí)加大監(jiān)督檢查力度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)、糾正管理中的不規(guī)范行為，避免由于管理不規(guī)范而造成不必要、無法挽回的損失[5]36。

3.切實(shí)提升廣電節(jié)目檔案資料管理科學(xué)化程度。

目前，我國廣電節(jié)目檔案資料管理制度存在科學(xué)化程度較低的問題，管理的不科學(xué)導(dǎo)致查找資料較為困難，嚴(yán)重制約了廣電節(jié)目檔案資料的利用效益。同時(shí)，因?yàn)楣芾淼牟豢茖W(xué)容易導(dǎo)致紙質(zhì)檔案資料的霉變、數(shù)字化檔案資料的喪失和改變。因此，必須改變當(dāng)前我國廣電節(jié)目檔案資料管理科學(xué)化程度較低、系統(tǒng)性較差的弊病，對檔案資料的管理從整理到歸檔、從基本的查詢到有效的開發(fā)利用，均應(yīng)形成科學(xué)、系統(tǒng)管理體系結(jié)構(gòu)，切實(shí)提升廣電節(jié)目檔案資料管理的科學(xué)化程度，以科學(xué)化的管理提升檔案資料利用質(zhì)效。作為廣電事業(yè)的管理者，必須改變當(dāng)前依然存在的對檔案資料管理投入人、財(cái)、物較少的現(xiàn)狀，加大對廣電節(jié)目檔案資料管理的支持力度，加大在此方面的投資力度，改善管理硬件、軟件兩個(gè)方面的工作環(huán)境，向科學(xué)管理要效益、要回報(bào)。

4.切實(shí)提升廣電節(jié)目檔案資料管理一體化程度。

廣電節(jié)目檔案資料是廣電人辛勤工作換來的寶貴資料，能夠真實(shí)、客觀記錄時(shí)代進(jìn)程，這些資料隨著時(shí)間的推移而越發(fā)彌足珍貴，如若由于管理不善而導(dǎo)致毀損、喪失，就會造成無法彌補(bǔ)的損失。相反地，通過采取切實(shí)有效措施加以妥善管理，這些廣電節(jié)目檔案資料就會在今后的適當(dāng)時(shí)間被加以利用，成為廣電部門乃至全社會的巨大精神財(cái)富。除此之外，部分廣電節(jié)目資料在今后能夠從其他不同的視角進(jìn)行再開發(fā)，對之前的舊有素材從新的角度進(jìn)行闡述，實(shí)現(xiàn)廣電節(jié)目資料的“循環(huán)利用”。然而，從目前的情形而言，在此方面的重視程度還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，導(dǎo)致廣電節(jié)目資源的極大浪費(fèi)。為此，必須通過加快廣電節(jié)目檔案資料管理一體化進(jìn)程的方法，以網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用建立不同部門之間溝通協(xié)作和資源共享的平臺，各部門在自有數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上融入跨部門的數(shù)據(jù)總庫，以管理的一體化實(shí)現(xiàn)廣電節(jié)目檔案資料的多重備份、循環(huán)利用，避免資料的損毀、喪失，同時(shí)提升資料利用效益。

5.切實(shí)提升廣電節(jié)目檔案資料管理專業(yè)化程度。

廣電節(jié)目檔案資料管理工作的極端重要性決定了必須由高素質(zhì)、專業(yè)化的人員進(jìn)行管理，但由于認(rèn)識上的不到位等諸多綜合因素，導(dǎo)致管理人員專業(yè)化程度明顯欠缺，許多非檔案專業(yè)的人員從事此項(xiàng)工作，甚至部分廣電檔案機(jī)構(gòu)沒有專門人員進(jìn)行管理，而是由兼職人員從事節(jié)目檔案資料的管理，嚴(yán)重影響了管理質(zhì)效?；谶@樣的現(xiàn)實(shí)狀況，必須切實(shí)提升廣電節(jié)目檔案資料管理的專業(yè)化程度，打造過硬隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)更多的業(yè)務(wù)管理人才，切實(shí)提升新形勢下廣電節(jié)目檔案資料管理的質(zhì)效，更加充分發(fā)揮其各種效用。要認(rèn)真把好管理人員的“入口”關(guān)，讓更多的專業(yè)人員從事此項(xiàng)管理工作。切實(shí)強(qiáng)化對管理人員的在職教育培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)管理人員觀念的及時(shí)更新、專業(yè)知識技能的及時(shí)充實(shí)提高。加強(qiáng)職業(yè)認(rèn)同感、責(zé)任感教育，讓管理人員能夠主動適應(yīng)新形勢下廣電節(jié)目檔案資料管理的新要求。

作者：楊秀紅 單位：山西省臨汾市廣播電視臺

參考文獻(xiàn)

[1]楊紅.淺談廣播電視行業(yè)的檔案管理與發(fā)展[J].蘭臺世界，2015（S4）.

[2]王妍.淺談廣播電視宣傳檔案的管理[J].蘭臺世界，2006（10）.

[3]路梅.淺談廣播電視音像資料管理的數(shù)字化發(fā)展方向[J].檔案與建設(shè)，2006（9）.

篇2

1 建立健全電子檔案安全法規(guī)制度，完善安全法規(guī)建設(shè)。當(dāng)前，我國電子檔案安全法規(guī)還沒有形成完整的體系，相關(guān)部門應(yīng)在我國現(xiàn)有電子檔案安全法規(guī)制度的基礎(chǔ)上，借鑒國外先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合本單位、本地區(qū)實(shí)際情況，按照突出重點(diǎn)、填補(bǔ)空白、逐步完善的原則，制定出具有較強(qiáng)針對性和可操作性的電子檔案法規(guī)體系，健全安全管理機(jī)制。健全各項(xiàng)管理機(jī)制，使安全管理工作具有可操作性，包括：①人員安全管理機(jī)制：人才培養(yǎng)制度、崗位責(zé)任制、安全審查制度、離崗人員用戶身份撤銷制度等；②系統(tǒng)安全運(yùn)行機(jī)制：機(jī)房管理制度、定期維護(hù)和定期檢測制度、運(yùn)行管理制度、網(wǎng)絡(luò)管理制度、管理日志制度等；③災(zāi)害管理機(jī)制：災(zāi)害預(yù)警制度、突發(fā)事件應(yīng)急制度、常規(guī)備份和容災(zāi)備份制度、災(zāi)害搶救制度等；④風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制：風(fēng)險(xiǎn)評估制度、安全等級管理制度等。

強(qiáng)化安全管理規(guī)范。強(qiáng)化落實(shí)各項(xiàng)安全管理規(guī)范，使安全管理工作程序化、制度化。包括：電子檔案安全存儲管理規(guī)范、應(yīng)用系統(tǒng)操作規(guī)范、服務(wù)器管理規(guī)范、技術(shù)變遷管理規(guī)范、加密儲存規(guī)范、環(huán)境控制規(guī)范、用戶權(quán)限設(shè)置規(guī)范等。

2 選用適宜的電子檔案安全技術(shù)。電子檔案安全技術(shù)的實(shí)現(xiàn)，應(yīng)依據(jù)檔案信息系統(tǒng)的構(gòu)成、電子檔案所處的安全級別，進(jìn)行安全風(fēng)險(xiǎn)評估，得出安全需求，從而確定適宜應(yīng)用的安全技術(shù)。

基于載體的安全技術(shù)。①辦公自動化技術(shù)；②新材料技術(shù)；③磁帶、磁盤、光盤、軟盤等特殊檔案載體的管理與保護(hù)技術(shù)；④防電磁輻射技術(shù)；⑤電子檔案恢復(fù)與還原技術(shù)；⑥檔案損壞的測試與評估技術(shù)；⑦定期檢測和拷貝技術(shù)等。基于環(huán)境的安全技術(shù)。主要有：①庫房建筑標(biāo)準(zhǔn)與圍護(hù)結(jié)構(gòu)功能的設(shè)計(jì)、施工和實(shí)施；②檔案保管的設(shè)備、設(shè)施和有效裝具；③檔案庫房和利用環(huán)境的監(jiān)測技術(shù)；④溫濕度調(diào)節(jié)與控制技術(shù)；⑤有害因素的控制和防護(hù)技術(shù)等?；谛畔⒌陌踩夹g(shù)。主要有：①內(nèi)容的原始性技術(shù)：簽署技術(shù)、數(shù)字水印技術(shù)、加密技術(shù)、防寫技術(shù)、信息隱藏技術(shù)、防消息泄密技術(shù)、防拷貝技術(shù)等；②操作系統(tǒng)安全技術(shù)：身份標(biāo)識驗(yàn)證技術(shù)、訪問控制技術(shù)、審計(jì)跟蹤技術(shù)等；③數(shù)據(jù)安全技術(shù)：數(shù)據(jù)加密技術(shù)、應(yīng)急響應(yīng)技術(shù)、數(shù)據(jù)備份與容災(zāi)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫安全技術(shù)等；④網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)：防火墻技術(shù)、防水墻技術(shù)、防病毒技術(shù)、漏洞掃描技術(shù)、入侵檢測技術(shù)、物理隔離技術(shù)、服務(wù)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控技術(shù)和虛擬網(wǎng)技術(shù)等；⑤用戶安全技術(shù)：身份認(rèn)證技術(shù)、信息完整性校驗(yàn)技術(shù)、數(shù)字簽名技術(shù)和訪問控制技術(shù)等；⑥安全測評認(rèn)證技術(shù)。

基于長期可存取的保護(hù)技術(shù)：①軟件仿真技術(shù)；②過時(shí)格式數(shù)據(jù)遷移技術(shù)；③載體轉(zhuǎn)換技術(shù)；④版本跟蹤技術(shù)；⑤背景信息打包保存技術(shù)等?；跒?zāi)害的保護(hù)技術(shù)。主要有：①災(zāi)害的預(yù)警與防范技術(shù)；②容災(zāi)備份技術(shù)（本地容錯(cuò)模式和異地容災(zāi)模式）；③安全事件的應(yīng)急處置技術(shù)；④災(zāi)后受損檔案的搶救與數(shù)據(jù)烣復(fù)技術(shù)等。

3 引進(jìn)先進(jìn)的管理理念。前端控制：具體到電子檔案安全管理中，是指檔案管理工作提前介入電子文件的形成、運(yùn)行和歸檔管理，建立起統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，互為保證、密切相關(guān)、相對獨(dú)立的運(yùn)行模式，從而組成一個(gè)完整、嚴(yán)密的電子檔案原始性、真實(shí)性保障體系。

全程管理：是指將電子檔案的整個(gè)生命周期納入一個(gè)系統(tǒng)工程內(nèi)，全程實(shí)行安全管理。

安全等級保護(hù)：是指根據(jù)電子檔案的重要程度遭到破壞后，對國家安全、社會秩序、公共利益以及公民、法人和其他組織的合法權(quán)益的危害程度等，由低到高劃分電子檔案安全管理系統(tǒng)等級，實(shí)施相應(yīng)的保護(hù)措施。它可以使電子檔案安全工作更有效，資源配置更科學(xué)合理。

風(fēng)險(xiǎn)管理：是基于系統(tǒng)、科學(xué)、全面、動態(tài)的安全風(fēng)險(xiǎn)評估，體現(xiàn)預(yù)防控制為主的思想，強(qiáng)調(diào)遵守國家有關(guān)電子檔案安全原則的前提下，選擇合適的控制方式來保護(hù)電子檔案，使電子檔案安全風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生概率和損失降低到可接受的水平。

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關(guān)鍵詞：醫(yī)院；電子信息檔案；建設(shè)

DOI：10.16640/ki.37-1222/t.2017.06.109

t院的電子信息檔案是通過數(shù)字形態(tài)記錄下來的一種檔案文件形式，涉及到醫(yī)院行政管理、醫(yī)療診斷、研究以及設(shè)備配置等內(nèi)容。當(dāng)前信息技術(shù)快速發(fā)展，人類已經(jīng)進(jìn)入到信息化時(shí)代，醫(yī)院作為綜合性的單位，強(qiáng)化電子信息檔案建設(shè)管理是極為必要和重要的，是醫(yī)院檔案管理需要處理的重要問題。

1 醫(yī)院電子信息檔案建設(shè)的必要性分析

首先，對醫(yī)院進(jìn)行電子信息檔案建設(shè)是與當(dāng)前社會發(fā)展的需要相適應(yīng)的。當(dāng)前社會的信息化建設(shè)水平逐漸提高，醫(yī)院臨床以及研究中開始廣泛的使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。醫(yī)院要實(shí)現(xiàn)自身發(fā)展需要盡快的學(xué)習(xí)和查閱相關(guān)資料知識，了解更多發(fā)達(dá)國家的醫(yī)學(xué)研究以及醫(yī)療信息，使得自身的醫(yī)療水平得到大幅度的提升。而且醫(yī)院的日常診療中，國內(nèi)外的醫(yī)學(xué)交流、網(wǎng)絡(luò)會診、交流以及手術(shù)等逐漸成為重要的內(nèi)容，[1]因此必須要醫(yī)院有完善的電子信息檔案系統(tǒng)，能夠?yàn)獒t(yī)院醫(yī)療以及醫(yī)學(xué)工作的開展提供有力的保障。

其次，醫(yī)院的電子信息檔案建設(shè)也有助于實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)步，醫(yī)院是一個(gè)比較特殊的社會單位，醫(yī)院中的各個(gè)診療部門都開始積極使用電子數(shù)字信息技術(shù)，建設(shè)新的電子信息檔案管理以及查詢系統(tǒng)，對于醫(yī)院的醫(yī)療技術(shù)發(fā)展，保護(hù)患者隱私等都有積極的促進(jìn)作用。醫(yī)院中集合了諸多專業(yè)化的技術(shù)性人才，涉及很多人才檔案信息，要需要建立電子信息檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)而與國家的人才庫相匹配。醫(yī)院需要滿足時(shí)展需要，積極學(xué)習(xí)電子信息檔案管理的方法，完善相關(guān)的管理體系，更好地實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息管理。

最后，要儲存電子信息檔案是需要一定載體的，當(dāng)前的主要載體涉及磁盤、光盤、硬盤等，要保存電子信息檔案，就需要有相應(yīng)的載體，使用現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)，壓縮檔案信息，節(jié)省儲存的空間，保證檔案信息查詢更加便利，縮短查詢的時(shí)間，使得醫(yī)院的工作效率得到提升。此外還可以設(shè)置保密措施，使得醫(yī)院電子信息檔案的保密性得到提升。

2 醫(yī)院電子信息檔案建設(shè)的有效策略

2.1 提高對電子信息檔案建設(shè)的重視

作為醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)需要密切關(guān)注醫(yī)院的醫(yī)療情況以及器械水平，同時(shí)不能忽視醫(yī)院電子信息檔案的建設(shè)與管理，使得醫(yī)院的醫(yī)護(hù)人員以及患者之間的信息管理問題得到有效的解決，更好地促進(jìn)醫(yī)院的持續(xù)化發(fā)展。醫(yī)院管理者及各部門需要樹立現(xiàn)代化的管理意識，強(qiáng)化電子信息檔案管理的投入力度。由于電子信息檔案涉及到檔案管理以及計(jì)算機(jī)技術(shù)等方面的知識，并且包含的范圍比較廣，因此必須要認(rèn)識到電子信息檔案建設(shè)管理的重要性，各個(gè)部門相互配合，處理好電子信息檔案的建設(shè)，將其落實(shí)到實(shí)處，更好地提高醫(yī)院電子信息檔案建設(shè)的水平。

2.2 完善電子信息檔案管理制度建設(shè)

醫(yī)院電子信息檔案建設(shè)中，要實(shí)現(xiàn)良好的建設(shè)管理效果就必須有完善的制度作保障，所以需要醫(yī)院積極建立科學(xué)、規(guī)范的電子信息檔案管理制度，保證醫(yī)院電子信息檔案實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的建設(shè)與管理。嚴(yán)格按照相關(guān)的法律法規(guī)完善檔案查閱以及管理制度的建立，同時(shí)建立健全檔案信息的采集制度、傳送制度、保存歸檔制度、清理制度等，依據(jù)相關(guān)的管理制度明確管理人員的職責(zé)，對于電子信息檔案管理中可能出現(xiàn)的問題進(jìn)行詳細(xì)的解釋與完善，一旦出現(xiàn)問題能夠有科學(xué)的依據(jù)進(jìn)行處理。相關(guān)管理制度指定后還需要認(rèn)真遵守，指定相應(yīng)的獎懲策略，使得醫(yī)院工作人員的積極性得到提升，能夠?yàn)獒t(yī)院電子信息檔案建設(shè)提供有力的保障。

2.3 積極強(qiáng)化醫(yī)院硬件以及軟件建設(shè)

在醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展建設(shè)中，需要積極強(qiáng)化醫(yī)院的硬件以及軟件設(shè)備建設(shè)，為電子信息檔案建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)與保障。醫(yī)院的電子信息檔案需要有先進(jìn)的硬軟件作為基礎(chǔ)，保證電子信息檔案管理工作更加高效，同時(shí)應(yīng)用信息管理系統(tǒng)也能夠使醫(yī)院的信息檔案管理水平以及效率得到提升。積極與時(shí)展相適應(yīng)，與世界聯(lián)系溝通，了解世界上先進(jìn)電子信息技術(shù)的發(fā)展情況，對醫(yī)院的相關(guān)設(shè)備軟件等進(jìn)行更新完善，能夠與世界接軌，促進(jìn)醫(yī)院信息化水平得到全面的提升。將醫(yī)院電子信息檔案建設(shè)放在重要的位置上，更好的為醫(yī)院發(fā)展服務(wù)。

2.4 全面提升醫(yī)院人員的整體素質(zhì)水平

由于電子信息檔案建設(shè)管理工作有很強(qiáng)的專業(yè)性，因此對人才的要求也比較高，以便更好地提高醫(yī)院電子信息檔案管理的水平。醫(yī)院每個(gè)科室的工作人員都需要進(jìn)行計(jì)算機(jī)知識以及技能培訓(xùn)，全面提升醫(yī)院的電子信息檔案管理水平，使得醫(yī)院的診療效率和技術(shù)能力也得到全面的提升。作為醫(yī)院的檔案管理人員需要了解當(dāng)前世界上的電子信息檔案管理知識以及發(fā)展，學(xué)習(xí)先進(jìn)的規(guī)范形式，熟練掌握計(jì)算機(jī)的操作知識，同時(shí)編寫電子信息檔案程序以及檢索程序，能夠熟練的操作電子信息檔案軟件。積極學(xué)習(xí)管理知識，強(qiáng)化自身的業(yè)務(wù)水平，能夠在電子信息檔案的儲存和處理中獨(dú)立完成，并提高檔案管理的水平。此外還需要注意科學(xué)高效的利用電子信息檔案，使其服務(wù)功能得到充分的發(fā)揮。[4]醫(yī)院不同科室的電子信息檔案管理工作有很強(qiáng)的基礎(chǔ)性和專業(yè)性，要求所有的醫(yī)護(hù)人員都參與到電子信息檔案管理過程中，并安排專業(yè)的計(jì)算機(jī)人才到醫(yī)院各科室中對工作人員進(jìn)行電子信息檔案管理的教育指導(dǎo)，使得醫(yī)護(hù)人員的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)操作水平得到提升，醫(yī)院各部門之間相互協(xié)調(diào)，形成統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，能夠在盡可能短的時(shí)間內(nèi)建設(shè)電子信息檔案，使得醫(yī)院的管理水平得到提升，為醫(yī)院的持續(xù)化發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3 結(jié)束語

醫(yī)院的電子信息檔案建設(shè)標(biāo)志著醫(yī)院的管理模式逐漸實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的發(fā)展。建設(shè)醫(yī)院的電子信息檔案能夠準(zhǔn)確地定位，并且管理起來也比較簡單，在醫(yī)院的檔案管理中具有極為明顯的優(yōu)勢，也是醫(yī)院管理工作中十分重要的組成部分。因此必須要提高對電子信息檔案建設(shè)管理的重視，積極推進(jìn)醫(yī)院電子信息檔案建設(shè)，為醫(yī)院今后的信息化發(fā)展起到積極的促進(jìn)作用。

參考文獻(xiàn)：

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由于電子檔案的形成設(shè)備硬件、軟件、文件格式及分辨率等差異，形成的電子信息種類繁多，不利于整理、編排和數(shù)據(jù)庫的建立，并且對檔案的調(diào)用、查閱帶來諸多不便，甚至造信息損壞和丟失。因此，應(yīng)該對電子檔案的范圍、種類、格式、運(yùn)行平臺程序等在一定時(shí)期內(nèi)做出明確的規(guī)范，形成對內(nèi)、對外均可兼容運(yùn)行的約定，建立檔案生成、審核、錄入、編碼、歸庫、保存、調(diào)用等相關(guān)的工作制度，從而建立運(yùn)行規(guī)范、順暢的電子檔案工作機(jī)制。

電子檔案的管理制度是維護(hù)檔案安全、真實(shí)可靠的保證由于網(wǎng)絡(luò)的開放性和易受攻擊性的特點(diǎn)，如何保障電子檔案的安全性、可靠性就顯得尤為重要。因此，必須不斷建立電子檔案專人、專機(jī)、加密、拷貝、備份、調(diào)用審批、傳輸、操作痕跡記錄等技防和人防管理制度，確保電子檔案的安全。

電子檔案運(yùn)行軟硬件配置是搭建電子檔案管理應(yīng)用平臺的基礎(chǔ)

電子檔案的建立和使用都離不開計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，要不斷根據(jù)電子信息技術(shù)的發(fā)展為檔案管理軟硬件進(jìn)行必要的配置和更新。硬件部分主要是以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)為標(biāo)志的配置，主要考慮處理速度、儲存空間、網(wǎng)絡(luò)接口等要件，做到相對先進(jìn)；軟件部分主要是加強(qiáng)管理應(yīng)用軟件的開發(fā)、使用、更新，做到安全穩(wěn)定、系統(tǒng)兼容性高、操作便捷等特性。

檔案管理人員素質(zhì)是電子檔案管理平臺高效、規(guī)范運(yùn)行的核心

篇5

[關(guān)鍵詞]電子信息；檔案；管理

中圖分類號：TU855 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）17-0175-01

一、 電子信息檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)

符合規(guī)范性指的是在利用信息時(shí)，要遵循電子信息使用規(guī)則了解信息的來源、閱讀和使用信息時(shí)不應(yīng)超出管理規(guī)范。嚴(yán)格遵守電子檔案信息資源使用規(guī)范的相關(guān)規(guī)則目的在于提升整個(gè)電子檔案信息管理系統(tǒng)的便利性，方便對檔案信息進(jìn)行采集、整合、存儲、傳送以及利用并進(jìn)行統(tǒng)一系統(tǒng)化管理便于反饋和查找。在整個(gè)管理系統(tǒng)中精準(zhǔn)性、真實(shí)性和實(shí)時(shí)性是需要把握的關(guān)鍵，精準(zhǔn)性和真實(shí)性保證了檔案信息的真實(shí)、可靠，實(shí)時(shí)性保證了檔案信息的價(jià)值，在管理這些信息時(shí)，按照檔案價(jià)值進(jìn)行合理利用，充分遵循科學(xué)發(fā)展規(guī)律，符合規(guī)范性是管理電子信息檔案的首要標(biāo)準(zhǔn)。

符合一致性和完整性指的是檔案在經(jīng)過數(shù)字化處理之后要與實(shí)際的檔案信息內(nèi)容完全相同并能完整呈現(xiàn)。一致性就是要保證用戶在使用電子檔案時(shí)與真實(shí)使用檔案有同樣的感受，照片和圖鑒都要清晰、真實(shí)呈現(xiàn)。完整性是要保證電子檔案在數(shù)字化之后具有完善的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容，保障可以查詢到互聯(lián)網(wǎng)上記載的相關(guān)文件，能夠清晰明朗檔案包含的信息并便于日后查閱。

符合共享性和安全性指的是在提升檔案利用率實(shí)現(xiàn)共享的同時(shí)保障數(shù)字檔案信息的安全。共享性旨在為檔案信息提供一個(gè)可以被充分利用的平臺，方便信息間的傳遞和高效運(yùn)用，而安全性則保障了這一便利的正常使用，安全性的保障不僅要從已經(jīng)錄入的檔案信息著手，保證信息不外漏，也要注意在儲存和掃描檔案文件時(shí)做好檢測和約束工作。

二、 電子信息檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理

（一） 電子信息檔案管理保密工作

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展與信息化的全面推進(jìn)，給電子信息保密工作也帶來了一定的難度。首先，我國的《保密法》在對于保護(hù)電子信息檔案方面還不夠健全，規(guī)章制度不夠明確；其次，檔案管理工作人員保密觀念淡薄，保密意識有待進(jìn)一步提高；再次，我國網(wǎng)絡(luò)信息保密技術(shù)相對落后，不能給信息檔案帶來全方位的保障。

針對以上種種問題，制定一個(gè)較為完備的措施來做好信息檔案的保密工作是當(dāng)前急需解決的問題。首先，從制度上說，要完善電子信息檔案保密管理制度，有了良好的制度，才能按照制度執(zhí)行操作和監(jiān)督。在制度上要注重對信息檔案資料的登記、查閱紀(jì)錄、復(fù)制和銷毀制度的管理，不同權(quán)限的管理員只能按照制度在自己的職權(quán)范圍內(nèi)對信息檔案進(jìn)行修改，不能越權(quán)執(zhí)行。為了確保機(jī)要信息不被泄漏，做好各層級的保密工作是對信息保密的重要保障，而嚴(yán)格遵循信息檔案保密制度才能將這項(xiàng)管理工作落實(shí)到位。其次，從管理信息本身來說，加強(qiáng)對電子信息的保管和整理是必要措施。管理檔案信息不僅需要對紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行管理整合，對于電子信息還要對磁盤和光盤類文件加密防改寫，儲存的時(shí)候要注意避開有損關(guān)盤、磁盤的環(huán)境。另外，在檔案管理如有必要則需要單獨(dú)設(shè)立一個(gè)檔案庫與辦公室和閱覽室分開，并對檔案庫設(shè)立門禁系統(tǒng)隔離有損檔案文件安全的外界環(huán)境。最后，做好保密工作還需要工作人員認(rèn)真履行電子信息檔案查詢使用系統(tǒng)相關(guān)使用制度，并對電子檔案管理系統(tǒng)知識做到及時(shí)的更新。遵循電子信息檔案使用制度，如借閱檔案信息必須授權(quán)批準(zhǔn)，秘密登記較高的電子檔案信息要避免對其進(jìn)行拷貝，因此要做好防復(fù)寫加密處理，如工作需要借閱電子檔案信息必須加強(qiáng)保密工作，對人員的權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，不得將秘密信息非法外傳，借閱時(shí)要將整個(gè)借閱過程紀(jì)錄下來。及時(shí)更新電子信息化知識，主要針對日益發(fā)展的電子信息系統(tǒng)，提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)。可以對保密工作管理人員進(jìn)行定期知識上的更新培訓(xùn)，還可以從多渠道、多方式上對保密人員進(jìn)行教育和知識的傳導(dǎo)。例如，加強(qiáng)密碼加密技術(shù)、數(shù)據(jù)保護(hù)技術(shù)、鑒別技術(shù)等等。只有擁有了高素質(zhì)的保密工作人員，才能從根本上保障電子檔案信息的安全性。

（二） 電子信息檔案管理風(fēng)險(xiǎn)控制

風(fēng)險(xiǎn)控制與保密工作是相輔相成的，除了上述對保密工作的闡述外，風(fēng)險(xiǎn)控制也有相應(yīng)的避免措施。如果說保密工作是事先的、全面的保密工作，那么風(fēng)險(xiǎn)控制則顯得更加緊急、更加具有針對性。積極引進(jìn)最新的信息技術(shù)以及制定一系列的規(guī)章制度是及時(shí)消除風(fēng)險(xiǎn)、預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)、保護(hù)電子信息基礎(chǔ)。對風(fēng)險(xiǎn)的控制可以從緩解風(fēng)險(xiǎn)、分散風(fēng)險(xiǎn)以及評估風(fēng)險(xiǎn)三個(gè)方面著手。

緩解風(fēng)險(xiǎn)簡單來說就是將風(fēng)險(xiǎn)降到最小，將外界問信息的干擾最小化。目前最常見的緩解風(fēng)險(xiǎn)的措施是轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)，即制定應(yīng)變計(jì)劃或者重新布置等手段來恢復(fù)受干擾的電子信息減少損失。一定要記住的是，不論什么時(shí)候、什么情況下在第一時(shí)間對風(fēng)險(xiǎn)情況進(jìn)行及時(shí)處理才是最重要的。分散風(fēng)險(xiǎn)則是利用更改配置設(shè)置、外包給分支機(jī)構(gòu)處理、購買保險(xiǎn)等等方式分散風(fēng)險(xiǎn)，還可以與供應(yīng)商協(xié)調(diào)優(yōu)化原有的電子檔案信息管理系統(tǒng)簡化風(fēng)險(xiǎn)問題。當(dāng)然，外包的同時(shí)也會存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，對這部分的風(fēng)險(xiǎn)需要嚴(yán)格審核外包人員的資質(zhì)，因此分散風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)鍵是要遵守相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)。評估風(fēng)險(xiǎn)有助于防范可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)，對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估其目的是為了更加科學(xué)合理地探究引起風(fēng)險(xiǎn)的因素，并了解風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率和可能帶來的危險(xiǎn)性，從而制定出合理的防范方案。電子信息風(fēng)險(xiǎn)是客觀存在的難以預(yù)測的，其危害性大，只有制定一套完善的風(fēng)險(xiǎn)防范系統(tǒng)才能有效達(dá)到控制風(fēng)險(xiǎn)的目的。

三、結(jié)語

綜上所述，建立一個(gè)完善的電子信息檔案管理系統(tǒng)不僅要從系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)上著手進(jìn)行基礎(chǔ)性建構(gòu)，更重要的是注意電子信息檔案管理系統(tǒng)在運(yùn)用過程中的保密工作和風(fēng)險(xiǎn)防范工作。保密工作需要不僅需要對文件進(jìn)行加密保護(hù)，更重要的是對人員的專業(yè)素養(yǎng)及時(shí)更新和教育，而在風(fēng)險(xiǎn)控制中，除了及時(shí)處理風(fēng)險(xiǎn)問題分散風(fēng)險(xiǎn)和緩解風(fēng)險(xiǎn)外，還應(yīng)當(dāng)對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，防范于未然。

參考文獻(xiàn)

[1]張貴芬.《淺談信息時(shí)代檔案管理中的保密工作》[J]. 管理科學(xué). 2013（6）：49-51

篇6

機(jī)構(gòu)自行分散管理模式機(jī)構(gòu)自行分散管理模式是指由檔案的形成機(jī)構(gòu)自行保管具有保存價(jià)值的電子檔案，電子檔案的長久保存不一定像傳統(tǒng)檔案一樣將其上交給檔案館，而可以由形成機(jī)關(guān)自行保存。這種管理模式的目的是要摒棄集中模式將文件管理和檔案管理相互分離的致命弱點(diǎn)，將文件到檔案整個(gè)過程的幾個(gè)階段融合在一起，即把文件管理與檔案管理合并到一個(gè)連續(xù)的過程中。機(jī)構(gòu)自行分散管理模式是建立在文件連續(xù)體思想之上的管理模式，主張對電子檔案的管理從現(xiàn)行工作領(lǐng)域入手，在電子檔案的形成階段通過建立登記制度、職能分類制度來建立對電子檔案的處置控制措施，從而識別和保護(hù)電子檔案的原始結(jié)構(gòu)，以信息技術(shù)比較發(fā)達(dá)的日本為例，多數(shù)機(jī)構(gòu)選擇了機(jī)構(gòu)自行分散管理模式，電子檔案都放在形成部門[4]。

我國電子檔案管理模式

我國目前電子檔案管理模式從應(yīng)用類別上劃分為機(jī)構(gòu)分散管理模式和檔案館集中管理模式，但是從應(yīng)用范圍上劃分，仍然以機(jī)構(gòu)分散管理模式為主，機(jī)構(gòu)管理模式主要在廣大企業(yè)中應(yīng)用，機(jī)構(gòu)分散管理對硬件、軟件要求不高，檔案信息量相對較小，檔案館集中管理主要在國家機(jī)關(guān)和事業(yè)單位中應(yīng)用，這類檔案大多是地方史志、重要法律法規(guī)，這些檔案館里的檔案具有很大的歷史價(jià)值和文化價(jià)值，保存的安全性要求非常高[5]。在我國實(shí)際電子檔案管理應(yīng)用中，在檔案信息載體方面，實(shí)行雙套制管理模式，所謂雙套制主要針對電子檔案信息載體，即紙質(zhì)載體和數(shù)字載體，紙質(zhì)載體主要指原始紙質(zhì)檔案文檔，數(shù)字載體主要指計(jì)算機(jī)硬盤、U盤、光盤等信息載體。國家檔案館在檔案管理要求中明確指出，檔案館的檔案入庫，必須保障紙質(zhì)載體和數(shù)字載體配套，以此確保原始檔案的追溯性。我國機(jī)構(gòu)分散式管理模式中，主要以紙質(zhì)載體檔案為主，電子檔案為輔；檔案館集中管理模式中，主要以電子檔案為主，紙質(zhì)檔案為輔[6]。

結(jié)論

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關(guān)鍵詞：電子文檔；問題；對策；

計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)是信息社會的主要標(biāo)志，也是促成當(dāng)代社會巨大變化的主要推動力。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，辦公無紙化已經(jīng)成為各個(gè)部門辦公現(xiàn)代化的主要特征，并在不斷的發(fā)展和普及。面對信息化快速推進(jìn)和安全環(huán)境日趨嚴(yán)峻的新形勢，如何在確保工作快速、順暢運(yùn)作的情況下，提高對電子文檔的保護(hù)能力，仍是一個(gè)亟待解決和完善的問題。本文以電子文檔的管理為研究對象，在分析電子文檔的特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，從電子文檔安全管理的認(rèn)識層面探討電子文檔的安全管理措施。

一、電子文件的特點(diǎn)

1.現(xiàn)在的電子文件已經(jīng)得到了迅猛的發(fā)展，已經(jīng)不再是以前的紙質(zhì)文件形式了，那么其閱讀方式就與以往有所不同，是需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備來進(jìn)行閱讀的；現(xiàn)代辦公設(shè)備可以直接快遞的去處理；電子文件目前不受時(shí)間和距離的控制，完全是可以共享的，其處理方式也和以往有很大的不同，不像紙質(zhì)文件那樣，處理起來很麻煩。

2.目前電子文件、辦公自動化的廣泛應(yīng)用就出現(xiàn)了無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，人們可以根據(jù)需要隨時(shí)對文件信息進(jìn)行復(fù)制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來順序。

3.電子文件對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。而電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，使電子文件必須不斷地適應(yīng)新的“生存環(huán)境”，這種適應(yīng)往往需要以自身結(jié)構(gòu)、格式的改變?yōu)榇鷥r(jià)。

二、電子文件管理的現(xiàn)狀

電子文檔形式多樣、容量大、體積小， 不僅有便于信息共享和易于復(fù)制的優(yōu)點(diǎn)， 而且可以通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)距離傳 輸。與紙質(zhì)文件相比，電子文檔有著許多 新的特點(diǎn)，主要包括信息的非人工識讀 性、對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性、信息與特定 載體的可分離性、信息存儲的高密度洼、 信息的易變性、多種信息媒體的集成性以 及信息的可操作性等。

近年來，電子文檔呈幾何倍數(shù)增長， 各種信息資源數(shù)量劇增。由于檔案信息化 建設(shè)步伐滯后，加之電子文檔存在內(nèi)容的 易修改性、對外部環(huán)境和硬件條件的高度 依賴性等自身局限，以及對電子文檔管理 缺乏規(guī)范性，主要是沒有明確的歸檔方 式、歸檔范圍、歸檔制度和歸檔時(shí)間等，致使當(dāng)前電子文檔管理面臨的問題日益突 出。其管理比較混亂，給電子文檔的保存 和查找?guī)硪欢ɡщy，也增加了電子文檔 規(guī)范化管理的緊迫性和復(fù)雜性。妥善解決 電子文檔保存的真實(shí)性問題、電子文檔管 理的規(guī)范性問題、電子文檔管理的安全性 問題和電子文檔利用的開放性問題是電 子文檔管理的當(dāng)務(wù)之急。

三、電子文檔的保護(hù)方法

（一）電子文件的安全保o刻不容緩控制電子文件操作者的權(quán)限

防止不相關(guān)人員對電子文件系統(tǒng)的非法訪問。保管電子文件的計(jì) 算機(jī)由專管人員負(fù)責(zé)雙重密碼，設(shè)置開機(jī)和系統(tǒng)兩級密碼。非網(wǎng)絡(luò)傳 播病毒一般是通過軟盤和光盤傳播的，所以我們應(yīng)安裝病毒卡及防 火墻。及時(shí)升級、定期檢查。不預(yù)覽郵件，遇到可疑郵件馬上刪除。

（二）建立健全制度

加強(qiáng)人員培訓(xùn)加強(qiáng)制度建設(shè)是保證電子文件真實(shí)性、完整性的 有效手段。單位領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識到電子文件歸檔已到了勢在必行、迫 在眉睫的關(guān)鍵時(shí)刻。要建立健全機(jī)構(gòu)，根據(jù)本單位實(shí)際情況。制定崗 位職責(zé)制和電子文件歸檔的各類規(guī)章制度，層層抓落實(shí)。使電子文件 的起草、審改、定稿、簽發(fā)、接收、承辦、歸檔都有章可循。一份電子 文件有時(shí)往往跨越多個(gè)部門。要加強(qiáng)各級各類檔案人員、各部門文件 保管人員的繼續(xù)教育，提高技術(shù)素質(zhì)和職業(yè)道德教育，電子文件管理 部門要適應(yīng)角色轉(zhuǎn)變，除了熟悉掌握檔案從收集到利用的整套工作 序。還要能熟練掌握計(jì)算機(jī)操作技能，保證歸檔文件質(zhì)量。

（三）保證電子文件的真實(shí)性

電子文件形成后因載體和格式的轉(zhuǎn)換而不斷改變自身的存在形 式，如果沒有相關(guān)信息可以證明文件內(nèi)容沒有發(fā)生變化，它的真實(shí)性 就無從確認(rèn)。因?yàn)楦櫽涗浘哂性夹?。可以為電子文件的真?shí)性 提供可靠的依據(jù)。所以必須從電子文件生成過程中每個(gè)環(huán)節(jié)開始嚴(yán) 密監(jiān)管。對各項(xiàng)操作全過程進(jìn)行跟蹤記錄。對每份文件的修改、存儲、傳送各項(xiàng)操作進(jìn)行實(shí)時(shí)登記。以密碼的形式存儲并設(shè)立防刪改措施。

電子文件與紙質(zhì)文件或硬拷貝同步歸檔。生成電子文件的專用軟 件也應(yīng)一并歸檔。形成內(nèi)容完全一致的兩套檔案。公文性電子文件定 稿后。就不得隨意修改，如確有需要。需做好修改審批手續(xù)。歸檔時(shí)， 使用不同的編目方法和存貯裝具。同時(shí)，在電子文件歸檔目錄”備注” 項(xiàng)中注明相應(yīng)紙質(zhì)文件的檔號及存址。解決了歸檔文件的提供利用和資源共享，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。

（四）加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，為檔案管理現(xiàn)代化提供人才保證

現(xiàn)在的檔案管理已逐步由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)向紙質(zhì)檔案與電子檔案共 存，那么這就要求檔案人員既要有檔案管理知識，又要掌握計(jì)算機(jī)知 識，包括：計(jì)算機(jī)技術(shù)、計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)、通訊網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和設(shè)備維護(hù)知識等。一方面檔案人員為適應(yīng)信息化要求而主動地學(xué)習(xí)；另一方面 通過有計(jì)劃的培訓(xùn)，使檔案人員成為既懂得檔案理論知識，又懂得信息技術(shù)管理的復(fù)合型人才。

（五） 制定規(guī)范制度

各職能部門的領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案信息化工作，將電子文件歸檔工 作納入部門兼職檔案人員的年度考核范圍內(nèi)，實(shí)行獎優(yōu)罰劣。只有制定了制度，才能保證高校電子檔案管理有章可循，有規(guī)可依，只有執(zhí) 行制度，才能確保高校電子檔案管理朝著標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和制度化的 方向發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1] 徐蘊(yùn)芳，周麗梅，孫建華等.臨床實(shí)習(xí)教學(xué)電子檔案在護(hù)理教學(xué)質(zhì)量控制中的應(yīng)用[J].東南國防醫(yī)藥，2016，18（4）：378-381.DOI：10.3969/j.issn.1672-271X.2016.04.012.

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一、檔案安全物質(zhì)保障體系

物質(zhì)保障是檔案安全保障體系中最為基礎(chǔ)、最為核心的內(nèi)容，物質(zhì)保障系統(tǒng)包括檔案制成材料子系統(tǒng)；檔案館內(nèi)外部環(huán)境子系統(tǒng)以及資金和人力資源子系統(tǒng)，它們構(gòu)成一個(gè)有機(jī)聯(lián)系的統(tǒng)一整體。具體包括：檔案制成材料安全保障，我們要做好檔案制成材料的安全保障工作，就必須從檔案制成材料的選擇和檔案保管的外界環(huán)境兩方面著手，既要選擇耐久性好的檔案制成材料，又要創(chuàng)造適宜檔案保存的外界環(huán)境條件。應(yīng)區(qū)別紙質(zhì)檔案、聲像、光盤等類型等不同類別采取不同的保護(hù)方式；檔案館內(nèi)外部環(huán)境系統(tǒng)建設(shè)；檔案安全資金及人力資源保障；檔案安全資金保障；檔案安全人力資源保障，如大力加強(qiáng)檔案安全的管理隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案人員的思想政治覺悟，改善檔案部門管理模式，設(shè)置專門的安全管理機(jī)構(gòu)，探索新的檔案安全管理體制，切實(shí)加大檔案安全檢查的幅度，加深檔案安全的監(jiān)督檢查力度等。

二、檔案安全技術(shù)保障體系

檔案安全的技術(shù)保障體系可分為傳統(tǒng)載體檔案安全的技術(shù)保障子系統(tǒng)和現(xiàn)代電子檔案安全的技術(shù)保障子系統(tǒng)。前者著重在借鑒我國檔案發(fā)展史上有效的檔案安全保管技術(shù)與方法基礎(chǔ)上，構(gòu)建適于目前條件下傳統(tǒng)載體檔案安全的技術(shù)保障系統(tǒng)；后者主要針對電子文件的新變化、新特征，基于現(xiàn)代信息技術(shù)環(huán)境，構(gòu)建電子檔案的安全技術(shù)保障系統(tǒng)。如對紙質(zhì)檔案的安全保管與修復(fù)和2電子檔案信息安全保障。制定國家層面的電子檔案安全規(guī)劃。檔案部門應(yīng)加強(qiáng)普遍的教育宣傳，全社會都應(yīng)加強(qiáng)電子檔案的安全保護(hù)意識。同時(shí)，檔案部門可以考慮采用通過數(shù)據(jù)倉庫的建設(shè)方案、基礎(chǔ)檔案數(shù)據(jù)與對外服務(wù)檔案數(shù)據(jù)的邊界劃分機(jī)制，內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)的分段策略等技術(shù)手段來實(shí)現(xiàn)電子檔案的利用保護(hù)。）通過技術(shù)升級，保障電子檔案信息安全做好檔案信息安全管理；實(shí)行電子檔案等級保護(hù)，建立健全檔案信息安全工作制度；加快構(gòu)建檔案利用信息安全網(wǎng)，推行基于訪問控制的電子文件加密體；進(jìn)一步完善檔案信息安全責(zé)任制。我們要做好電子文件的安全管理工作，向歐美國家學(xué)習(xí)先進(jìn)的電子文件安全保障技術(shù)。

三、檔案安全法規(guī)制度保障體系

檔案管理工作是一項(xiàng)行政行為，任何行政行為都必須有政策法規(guī)的指導(dǎo)，檔案安全管理也必須有檔案安全方面的政策法規(guī)作為行動指南，這些政策法規(guī)就是檔案安全保障工作的基石。統(tǒng)領(lǐng)全局、普遍適用的檔案安全政策法規(guī)像是一根無形的指揮棒，指導(dǎo)各地檔案安全保障工作，否則將會各行其是，一盤散沙。因此，應(yīng)該修改完善檔案法，充實(shí)關(guān)于檔案安全的內(nèi)容；完善檔案行政法規(guī)，統(tǒng)一全國檔案安全保障工作的內(nèi)容和程序；完善檔案安全管理制度，如完善、配套檔案安全管理制度，加強(qiáng)檔案信息安全保密制度建設(shè)，加強(qiáng)檔案應(yīng)急管理制度建設(shè)，進(jìn)一步拓展完善檔案備份制度，加強(qiáng)檔案安全管理制度的執(zhí)行力度，確保檔案安全管理制度在實(shí)際工作中能夠被認(rèn)真貫徹落實(shí)。并切實(shí)把安全至上的理念物化到檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)中去。

四、檔案安全應(yīng)急機(jī)制保障體系

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1 機(jī)關(guān)檔案工作管理方法的革新

隨著辦公自動化系統(tǒng)無紙化辦公，產(chǎn)生大量的電子公文須及時(shí)歸檔，原有對文件與檔案管理的原則和方法也因此發(fā)生了改變。表現(xiàn)在改變了傳統(tǒng)的文件與檔案管理工作流程，依據(jù)電子文件和檔案管理工作的業(yè)務(wù)流程的變化、管理信息系統(tǒng)的特點(diǎn)，對傳統(tǒng)的檔案管理業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重組，某些工作環(huán)節(jié)需要提前監(jiān)控，某些重復(fù)性的工作環(huán)節(jié)需要撤銷合并等。例如，著錄需要在電子文件生成之時(shí)就開展起來，貫穿于文件和檔案管理的各個(gè)階段，并且，前期著錄成果能夠?yàn)楹笃跈n案管理所利用等。

2 機(jī)關(guān)檔案工作實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理的策略

2.1 “前端控制”策略?！扒岸丝刂啤敝笝n案工作者不能再像過去那樣坐等“守?cái)偂?，而是需要在電子文件形成之時(shí)甚至生成之前，即在電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)就積極介入其中，把電子文件（包括電子文件歸檔）的管理要求融入系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)中。例如：鑒于電子文件數(shù)量較大等特點(diǎn)，要求在電子文件管理系統(tǒng)中預(yù)先設(shè)置歸檔范圍、保管期限等功能要求，在文件生成或收到之時(shí)即進(jìn)行實(shí)時(shí)歸檔和前端鑒定。

2.2 檔案管理工作的提前介入。提前介入實(shí)際上是要求檔案工作者從文件的形成階段就開始介入電子文件的管理工作過程，要求檔案工作者不僅能夠通過網(wǎng)絡(luò)使用電子文件管理系統(tǒng)，實(shí)施文件處理過程前端監(jiān)控，而且，應(yīng)在電子文件管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和研制階段就參與需求調(diào)研和系統(tǒng)分析，將檔案管理的思想和方法融入系統(tǒng)的設(shè)計(jì)過程。這種從文件形成階段就開始考慮檔案的歸檔和保存要求，目的是能夠準(zhǔn)確定位歸檔范圍、確保歸檔文件的質(zhì)量，保障電子文件歸檔后形成檔案的憑證性、價(jià)值性和完整有效性。

只有通過對電子文件形成過程加強(qiáng)控制，檔案工作者才能夠收集到完整、準(zhǔn)確的電子文件元數(shù)據(jù)及背景信息等，了解和認(rèn)識電子文件的管理特性，做好歸檔鑒定、歸檔移交、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換與數(shù)據(jù)遷移等工作，最終對歸檔后的電子文件實(shí)施有效管理。

2.3 “全程管理”策略?！叭坦芾怼敝笇﹄娮游募漠a(chǎn)生到最終銷毀或永久保存進(jìn)行全過程的監(jiān)控和管理。電子文件從產(chǎn)生到最終銷毀或永久保存是一個(gè)完整的運(yùn)動過程，而且，各個(gè)運(yùn)動階段之間的界限不再像紙質(zhì)文件那樣明顯、容易區(qū)分，這就更加需要對電子文件從生成、運(yùn)轉(zhuǎn)到保管、利用和銷毀的整個(gè)生命過程實(shí)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，以確保電子文件的完整性、真實(shí)性、可靠性、安全性和可讀性。

2.4 建立完善相關(guān)管理制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范?？茖W(xué)化的管理不僅體現(xiàn)于有現(xiàn)代化的工作手段，還需要有完善的制度體系。如何做好電子公文的有序管理，關(guān)鍵是要認(rèn)真研究、建立各項(xiàng)管理規(guī)章制度。如電子公文歸檔制度、電子檔案鑒定制度、網(wǎng)上用戶身份確認(rèn)制度，制定電子檔案規(guī)范格式和數(shù)據(jù)著錄標(biāo)準(zhǔn)等。通過規(guī)范文檔一體化管理流程，統(tǒng)一公文登記內(nèi)容和檔案著錄項(xiàng)目，使著錄目錄涵蓋公文標(biāo)題、密級、發(fā)文字號、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、收發(fā)文日期等，這就為檔案部門今后管理不再重復(fù)進(jìn)行著錄奠定了基礎(chǔ)。

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一、醫(yī)院電子檔案管理現(xiàn)狀以及存在的問題

（一）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)水平不高。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理時(shí)代，要求醫(yī)院檔案管理人員在掌握基礎(chǔ)的科學(xué)文化知識和檔案專業(yè)知識的同時(shí)，還要對醫(yī)院科學(xué)研究和醫(yī)學(xué)相關(guān)知識有所了解，在如今的電子檔案時(shí)代，計(jì)算機(jī)操作技術(shù)和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是檔案管理者必備的工作技能。而大部分醫(yī)院檔案管理中缺乏高水平的專業(yè)人才，大部分由行政、醫(yī)技部門站崗者擔(dān)當(dāng)，檔案管理人員普遍存在專業(yè)知識老化、管理水平滯后的問題，不符合現(xiàn)代化檔案管理工作的實(shí)際需要。

（二）檔案管理缺乏必要的資金投入。電子檔案的管理需要長期的資金投入，而醫(yī)院對檔案管理方面的工作缺乏足夠的重視，對醫(yī)療設(shè)備和儀器的投入力度較大而忽略了檔案管理所需硬件環(huán)境等的資金投入，專業(yè)檔案軟件配置老化想象嚴(yán)重，掃描儀、刻錄機(jī)等硬件設(shè)備的購置方面資金投入不足，檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)建設(shè)水平不高。

（三）電子文件的特性帶來的問題。與普通紙質(zhì)文件不同，電子文件具有較強(qiáng)的依賴性，保存環(huán)境特殊，并具有信息易共享，難識別的特征，這一系列的特征為檔案管理工作提供了諸多便利，但是在方便的同時(shí)也帶來了新的問題，文件資料對操作軟件極強(qiáng)的依賴性給重要文件的安全管理帶了隱患；而且電子文件很容易被修改和復(fù)制，這樣就難以保存檔案的原始記錄，檔案將面臨盜竊、修改、丟失甚至銷毀的危險(xiǎn)；此外，電子文件沒有正本與副本的差異，在檔案的收集和管理工作中難以對其進(jìn)行正確決斷；最后，存儲電子文件的光盤和其他儲存介質(zhì)的保存問題也是一個(gè)問題。

（四）醫(yī)院電子檔案管理系統(tǒng)制度不完善。目前醫(yī)院電子檔案的管理缺乏一套完善的管理制度來規(guī)范檔案的管理，醫(yī)院對電子文件的特性沒有充分的了解，所以不能準(zhǔn)確預(yù)測電子文件管理中可能出現(xiàn)的問題，檔案管理制度存在許多不完善的地方。大部分醫(yī)院沒有制定完備的電子檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、銷毀等一些列配套的管理制度，檔案管理過程隨性強(qiáng)，醫(yī)院信息管理水平有待提高。

二、加強(qiáng)醫(yī)院電子檔案質(zhì)量的幾點(diǎn)思考

（一）提高電子檔案管理人員的綜合素質(zhì)。醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)對電子檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，更新檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，在具備檔案專業(yè)的理論知識外，使其掌握必要的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和電子文件知識，通曉知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)和基礎(chǔ)的網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)知識，提高工作人員的計(jì)算機(jī)運(yùn)用和操作能力，對電子文件的管理發(fā)揮必要的監(jiān)督作用。

（二）加大對電子檔案管理的資金投入，實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)提高對電子檔案管理的重視程度，對檔案管理加大資金投入，引進(jìn)現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備，購買高性能的計(jì)算機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、文件管理軟件等，還要配置必要的網(wǎng)絡(luò)安全軟件，提高文件管理的安全性；為電子文件建立安全有效的儲存空間，加強(qiáng)對光盤等儲存載體的保存管理，檔案庫房配置好除濕、空調(diào)、滅火設(shè)備。

（三）嚴(yán)格把關(guān)電子信息的歸檔，做好電子信息的動態(tài)管理。首先，對電子信息進(jìn)行嚴(yán)格的檢查、鑒定和驗(yàn)收，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，確保電子信息的專業(yè)性和安全性。其次，加強(qiáng)對電子信息的動態(tài)管理，及時(shí)對其進(jìn)行更新和補(bǔ)充，實(shí)行動態(tài)管理。

（四）不斷建立健全電子檔案管理制。醫(yī)院應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況制定相應(yīng)的電子檔案管理制度，并明確檔案管理中責(zé)任的歸屬，做到有章可循。電子檔案從收集到利用整個(gè)過程的工作納入到科室文件處理和檔案管理程序中，并將其納入到相關(guān)人員崗位職責(zé)中，規(guī)范檔案管理行為。

三、結(jié)束語