導語：如何才能寫好一篇單位檔案管理基本情況，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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一、事業(yè)單位專業(yè)技術人員檔案管理內(nèi)容

（一）事業(yè)單位專業(yè)技術人員檔案歸檔內(nèi)容

事業(yè)單位專業(yè)技術人員檔案歸檔內(nèi)容包括員工的基本情況：1.基本情況，包括個人履歷、勞動合同、入離職信息、工作變動等；2.學歷及繼續(xù)教育情況，包括學歷、學位證書、繼續(xù)教育、專業(yè)培訓證書等；3.專業(yè)技術材料，包括技能鑒定及考核材料、等級證書等；4.科研成果、著作材料，包括發(fā)表的論文、課題、專利、獲獎情況等；5.工資情況；6.健康資料，包括體檢表、以往的工傷處理等信息。

（二）事業(yè)單位專業(yè)技術人員檔案特點

事業(yè)單位專業(yè)技術人員檔案有著以下特點，一是真實性，檔案要能真實體現(xiàn)技術人員的思想、能力、技能、經(jīng)歷等資料，為人力資源的配置和優(yōu)化提供參考。二是完整性，檔案要涵蓋技術人員的全部內(nèi)容，客觀全面的體現(xiàn)檔案管理人員的各種信息。三是動態(tài)性，檔案要隨著人員情況的變化，進行實時更新，保證檔案材料的時效性。四是機密性，檔案是技術人員個人自身情況和人生軌跡的真實記載，不能隨意泄露。

二、事業(yè)單位專業(yè)技術人員檔案管理現(xiàn)況

（一）專業(yè)技術人員檔案管理意識較弱

目前事業(yè)單位在專業(yè)技術人員檔案管理方面，意識薄弱，重視度不足。領導沒有意識到專業(yè)技術人員檔案管理對單位人力資源配備的重要性，沒有明確的制度對專業(yè)技術人員檔案管理進行規(guī)范。檔案管理人員也沒有重視對檔案的管理，造成專業(yè)技術人員的檔案斷節(jié)、缺項、內(nèi)容凌亂、查閱不便等。對單位的日常人員管理造成了很大的不便。

（二）專業(yè)技術人員檔案收集范圍不全

部分事業(yè)單位雖然對專業(yè)技術人員建立了個人檔案，但是檔案收集內(nèi)容不夠全面。大部分只是收集了個人履歷、家庭及個人基本信息、學歷信息、工作變動資料等，而沒有把專業(yè)技術人員的獲獎情況、科研項目情況、、專利申請等內(nèi)容進行歸檔。這部分資料對判斷專業(yè)技術人員的個人能力和職業(yè)資格有著非常重要的作用。

（三）專業(yè)技術人員檔案歸類不規(guī)范

在對專業(yè)就似乎人員的檔案歸類中，一些事業(yè)單位歸類方式不規(guī)范，沒有按照技術人員的個人進行檔案歸類，而是將他們的檔案存放在多個地方，甚至多個部門里面。例如將基本情況、個人履歷等作為人事檔案歸檔在人事部；將獲獎情況、培訓進修情況等未歸檔或歸檔在辦公室或者本部門，將科研和技術材料、專利獲得情況等歸檔在檔案室或者技術部門等等。一旦需要的時候，查找和整理非常不便，而且有可能導致檔案資料內(nèi)容的遺失。

三、事業(yè)單位專業(yè)技術人員檔案管理改善措施

（一）提高事業(yè)單位對專業(yè)技術人員檔案的管理意識

要把事業(yè)單位專業(yè)技術人員的檔案管理列入單位日常工作的重要議程，強化對專業(yè)技術人員檔案管理的創(chuàng)新和建設工作。落實檔案管理的人員和機構，安排具備專業(yè)知識和技能的檔案管理人員，明確他們的責任和義務。建立健全專業(yè)技術人員檔案管理的各項規(guī)章制度，讓檔案管理工作規(guī)范化、科學化。同時要讓專業(yè)技術人員認識到檔案的重要性，主動配合參與開展自身檔案歸檔工作，將個人專業(yè)論文、獲獎材料、科研項目等內(nèi)容進行上交。

（二）對專業(yè)技術人員檔案進行動態(tài)管理，及時更新

要時刻關注單位專業(yè)技術人員變動情況，及時進行檔案資料的更新工作。每年度進行檔案管理人員的檔案資料審核，按照制度將他們的各類信息，包括考核、評比、培訓、繼續(xù)教育等方面的資料進行歸檔處理。也要與技術部門或者專業(yè)技術人員所在部門聯(lián)系，積極收集專業(yè)技術人員的各類檔案資料。還要利用職稱報考、年度考核的時機，收集他們的各類基本資料和技術資料。在年終進行一次定期整理，審核個人人各種檔案的歸類情況，將其中不完整的部分進行補充歸檔。

（三）提高事業(yè)單位專業(yè)技術人員檔案管理的信息化水平

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清原滿族自治縣念好“三字訣”，貫徹落實從嚴管理干部要求，創(chuàng)新檔案管理方式，規(guī)范操作程序，建立共享體系，有效提升了干部人事檔案管理水平。

念好一個“建”字，不斷夯實工作基礎。建立健全《干部檔案工作制度》《干部檔案安全保密制度》《干部檔案管理人員職責》等制度；規(guī)范了《干部檔案借閱登記簿》《干部檔案查閱登記簿》《干部檔案材料收集登記簿》等8類簿冊，使干部檔案管理記載清晰、查閱方便。按照《干部檔案轉遞工作制度》，在干部提拔、調動時，采取“三看”的方式對檔案進行嚴格審查。一看材料是否齊全；二看內(nèi)容是否真實；三看有無涂改現(xiàn)象。同時，在接轉過程中堅持“三不轉遞”原則，即個人帶檔不轉、沒有調函不轉、接收單位不明不轉，確保檔案轉遞無差錯。

念好一個“嚴”字，不斷規(guī)范日常管理。嚴把“材料收集關”，在檔案材料收集過程中，嚴格審核干部提供的表彰獎勵、學歷學位和入黨資料等，并對干部違紀、違規(guī)、違法處理材料及時裝檔。對材料不完整、模糊不清、殘破難辨的不予接收。各類材料均實行登記后入檔，確保檔案材料的真實性、完整性和有效性。嚴把“政策規(guī)定關”，干部檔案轉入后，首先對干部的年齡、黨齡、工齡和學歷學位進行嚴格審核認定，通過認真查閱原始資料，依據(jù)認定原則，進行客觀認定，確?！叭g兩歷一身份”準確無誤。嚴把“整理歸檔關”，凡屬應歸檔的材料，均按照《干部檔案整理工作細則》整理立卷。將收集的每份檔案材料進行分類、排序、編目、技術加工和裝訂成卷，做到分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。

念好一個“享”字，實行干部信息動態(tài)管理。利用計算機、掃描儀等設備，將干部基本情況、職級、學歷等干部檔案信息整理錄入系統(tǒng)。全面反映干部的基本情況等固定信息，記錄職務變動、工作履歷等動態(tài)信息，做到隨時錄入、隨時更新，保證檔案信息的時效性、真實性和準確性，使干部檔案管理工作達到數(shù)據(jù)化、信息化的要求。同時建立了干部檔案信息網(wǎng)絡化管理體系，按照干部管理權限，在領導和相關組室間，建立了干部人事檔案信息管理局域網(wǎng)，使信息得到共享。在使用權上，根據(jù)不同用戶，通過密碼和身份確認后，及時提供所需信息。改變過去從紙面上靜態(tài)了解干部人事情況的傳統(tǒng)方式，實現(xiàn)從形式上變被動服務為主動服務，內(nèi)容上由單一狹窄變?yōu)樨S富全面，確保了干部人事檔案管理的高效性。（作者單位：清原滿族自治縣委組織部）

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人力資源檔案是單位管理的重要組成部分，在分析事業(yè)單位人力資源檔案管理現(xiàn)狀的基礎上，如何加強檔案管理展開討論、提出時策，通過不斷加強人力資源檔案管理，確保在單位人才戰(zhàn)略中充分發(fā)揮重要作用。

【關鍵詞】

事業(yè)單位；人力資源檔案；管理

事業(yè)單位人力資源檔案管理工作是事業(yè)單位管理工作的重要組成部分。它為事業(yè)單位選人用人提供重要的信息和依據(jù)。充分認識事業(yè)單位人力資源檔案管理的重要作用，分析其現(xiàn)狀，探討持續(xù)改進的措施，將會極大的推動事業(yè)單位管理改革，從而對事業(yè)單位管理的創(chuàng)新和發(fā)展將會發(fā)揮重要作用。

一、事業(yè)單位人力資源檔案管理的特點

(一)檔案材料內(nèi)容單一，形式缺乏特性。

事業(yè)單位是知識分子聚焦地，所有技術人才的專業(yè)性和學術性，決定了事業(yè)單位職工大都是受過專業(yè)教育的人員，都具有突出的專業(yè)才能和個性，目前人力資源檔案的采集與記載不能突出這種獨立的個性特征。職工的科研成果、學習進程等資料收集整理極為分散，缺乏有效持續(xù)的歸納，職工的才能和特長并不能真切地從檔案中一目了然。

(二)檔案利用服務低下，創(chuàng)新意識淡薄。

事業(yè)單位人力資源檔案管理長期被認為就是單純保管、查檔工作。檔案管理者將大部分時間精力用于檔案的基礎性手工勞作和裝訂成卷等，卻忽略了檔案的開發(fā)利用。由于沒有對人力資源檔案材料做到透徹、詳盡的分析，造成事業(yè)單位人才數(shù)據(jù)庫的不完善，更談不上為事業(yè)單位領導決策層準確地提供后備人才支持。

(三)管理手段方法陳舊，設備設施落后。

現(xiàn)階段一些基層事業(yè)單位，人力資源檔案仍然采取傳統(tǒng)的手工化操作，方法繁瑣，操作困難，缺乏現(xiàn)代化的管理方式及手段，導致檔案資料收集不完整，涂改、抽取檔案材料的現(xiàn)象時有發(fā)生。有些事業(yè)單位運用檔案軟件，只是簡單錄入職工個人基本情況、檔案目錄等基礎材料，職工的科研成果、著作、再教育等資料都沒有收集，導致人力資源檔案實用性不強。

(四)管理人員專業(yè)性不強，業(yè)務水平不高。

人力資源檔案管理專業(yè)性較強，對檔案資料收集鑒別及整合要求較高，但事業(yè)單位檔案管理者并非來自檔案專業(yè)，大多是從其它崗位上因年齡偏大轉崗而來，部分還是兼職檔案工作，檔案管理人員更換頻繁，對于數(shù)字化背景下的電子檔案歸檔等新技術不能熟練掌握，現(xiàn)學現(xiàn)賣的狀況特別普遍。

二、提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平的必要性

（一）有利于促進事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

事業(yè)單位人力資源檔案管理，對事業(yè)單位的發(fā)展有著較大的影響，其可以幫助管理者充分掌握公司職員的基本情況，可以為管理者制定發(fā)展策略以及規(guī)劃提供必要參考。只有最大限度地利用人力資源，才能提高企業(yè)的競爭力，才能做到才盡其用。充分利用人力資源檔案，可以了解員工的特長，可以將其安排到適合的崗位中，充分發(fā)揮員工的聰明才干。

（二）有利于挖掘出員工身上更大的潛力。

事業(yè)單位在發(fā)展的過程中，管理者為了提高企業(yè)的經(jīng)濟效益，必須對人力資源進行最大化利用，在調動工作時，一定要考慮員工的業(yè)務能力以及性格特點。人力資源檔案管理對員工的工作情況有著真實的記錄，在員工的職業(yè)生涯中，人力資源檔案有著重要的地位，加強人力資源檔案管理，是管理者重要的工作，人力資源檔案中還記錄著員工職稱的評定情況以及工資調整情況，對于特殊職稱的人員，需要對其工齡材料進行合理確認。

三、事業(yè)單位人力資源檔案管理的措施探討

(一)健全管理制度，改善硬件設施。

健全的、規(guī)范化的人力資源檔案制度是檔案管理者工作的依據(jù)。人力資源檔案管理工作繁復雜，要求有一套完整的規(guī)章制度來規(guī)范檔案的接收、保管、查閱等具體細節(jié)，確保人力資源檔案工作逐漸程序化、規(guī)范化和標準化。同時，積極創(chuàng)造條件應用計算機管理軟件提高檔案管理效率。通過人力資源檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，增加存儲和檢索功能，建立人力資源檔案的動態(tài)管理機制，便于檔案的更新、查閱、歸檔和統(tǒng)計，保證檔案的時效性、真實性和準確性。加大資金投入，改善檔案管理的硬件設施，建設專用檔案庫房，分開設立檔案查閱室、檔案庫房和檔案人員辦公室，為人力資源檔案管理者營造一個良好的工作環(huán)境。

(二)豐富檔案內(nèi)容，提高利用價值。

根據(jù)事業(yè)單位聘用崗位的多重性，及時更新調整人力資源檔案收集類目，著重收集反映醫(yī)務人員臨床教學科研能力的原始記錄和影像資料，對不同醫(yī)療技術人員以專業(yè)技能、知識水平、項目成果以及病患的滿意評價率等為內(nèi)容，分別有針對性地收集和管理，形成系統(tǒng)的人力資源檔案管理體系，盡量發(fā)揮人才配置的最大作用，確保事業(yè)單位人力資源檔案更具全面的實用價值。

(三)優(yōu)化管理隊伍，轉變服務觀念。

加強人力資源檔案管理者思想教育，促使檔案管理者不斷更新專業(yè)知識，提高專業(yè)技能。積極吸納檔案管理專業(yè)人員，優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理隊伍，為事業(yè)單位人力資源檔案管理注入新鮮活力。并相應提高人力資源檔案管理人員的福利待遇，不斷為事業(yè)單位其他各項工作的開展夯實基礎。同時，事業(yè)單位人力資源檔案管理者要逐漸改變長期以來的“保管員”身份和地位，要充分發(fā)揮主觀能動性，努力直接參與到檔案開發(fā)利用中去，積極為事業(yè)單位選人用人、政績評審等工作發(fā)揮強大作用。

總之，做好事業(yè)單位人力資源檔案管理工作，是優(yōu)化事業(yè)單位人力資源的重要保障，是配合事業(yè)單位人事制度改革的關鍵。在事業(yè)單位管理不斷加快的前提下，充分發(fā)揮人力資源檔案管理的優(yōu)勢和潛在價值，將會對促進事業(yè)單位體制改革發(fā)揮重要而深遠影響。

作者：陳娜 單位：鐵力市鐵力鎮(zhèn)益康社區(qū)衛(wèi)生服務中心

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隨著電子計算機技術在石化管道應用范圍的不斷擴大，加快數(shù)字化檔案建設，通過數(shù)字化，逐步提高開發(fā)利用檔案信息的能力，最大限度地發(fā)揮檔案自身的使用價值，更好地為企業(yè)的各項工作服務，促進檔案信息資源的共享以及提高檔案資源的利用率己日益緊迫。只有實現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置，科學管理。

一、目前大部分檔案館館藏檔案載體仍然是以紙質為主，傳統(tǒng)的檔案管理模式占用存放空間大，保管成本高，易磨損，并且檢索利用效率低，難以滿足人們?nèi)諠u增大的對信息資源的渴求。數(shù)字化檔案管理的內(nèi)涵隨著信息技術快速發(fā)展，依托計算機技術、存儲技術、掃描技術發(fā)展產(chǎn)生了數(shù)字化檔案信息交互管理形式，我們將這種以數(shù)字化為載體的檔案信息存儲提取模式稱為數(shù)字化檔案管理。

二、提高辦公效率。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)能夠存儲大量各種形式的信息，用戶可以方便地通過網(wǎng)絡進行訪問，以獲得包括多媒體在內(nèi)的各種信息，并且其信息存儲和用戶訊問不受地域限制，輕輕一點鼠標，就能夠通過網(wǎng)絡迅速查詢，方便快捷。以人事檔案管理為例，由于石化管道點多線長，企業(yè)管理對象繁多，且具有大的流動性，如員工人員、退休、調動等，要準確統(tǒng)計，及時了解工情況，按傳統(tǒng)管理方法，必須“歸檔”才能查知，而通過計算機管理的數(shù)字化檔案卻能準確反映當前的情況。同時，數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓管理人員足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時空觀流動，數(shù)字化檔案事實上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件的保管基地變成了提供方便的信息控制中心。

三、數(shù)字化檔案建設存在的問題。紙制檔案數(shù)字化是指采用掃描儀或數(shù)碼相機等數(shù)碼設備對紙質進行數(shù)字化加工，將其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的過程。這是一個龐大的工程，以管道儲運公司新鄉(xiāng)處為例，新鄉(xiāng)處1985年成立至今，檔案積累數(shù)量龐大，且文書檔案的形式多樣，要是將所有的紙制檔案轉化為數(shù)字檔案，工作量異常繁重。不但需要大量的經(jīng)過培訓的錄入人員，還需采用先進的高速掃描儀、儲存設備等，硬件投入較大。

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目前，縣級醫(yī)院人事檔案管理仍基本上沿用十幾年前的管理模式，醫(yī)院人事檔案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人員等方面尚存在許多問題。

1.1 人事檔案管理制度不健全。近幾年，我院自主引進數(shù)位高級專業(yè)技術人才，在整理人事檔案時，發(fā)現(xiàn)因缺少原始檔案材料，無法辦理正常調動、派遣手續(xù)。之后通過人才服務中心辦理人事，但同樣因缺少原始的人事資料，無法核定工資標準。還有的因原單位不同意放人，致使他們的原始檔案至今沒有轉到我院，造成人事檔案材料的不完整，“有檔無人”、“有人無檔”的現(xiàn)象比比皆是，給新錄用單位在人員管理、人事審核、審批工作中帶來不便。

1.2 人事檔案管理不集中、模式單一?？h級醫(yī)院檔案管理模式采用“封閉式管理”，過于強調保密性原則。人事檔案調遣、查詢“門檻”太高，一般需領導審批和專門介紹信，甚至是多個或多級領導同意。人事檔案利用范圍小，只用于政審、調資、年終考核、辦理退休。人事檔案管理通常分四個部門，歷年由人社局統(tǒng)一招聘分配的，有編制的正規(guī)高校畢業(yè)生，檔案由人社局檔案室保管；我院自主聘用的高層次專業(yè)技術人才、正規(guī)高校畢業(yè)生轉正定級前、部分合同制員工，檔案由人才交流中心保管；其他在編員工，但非人社局招考分配的，檔案由主管部門衛(wèi)生局保管；另部分合同制員工，檔案由我院人力資源科保管。

1.3 人事檔案管理手段滯后。第一，資料收集不及時。如醫(yī)護人員的外出進修、科研論文、職稱晉升、各級表彰等檔案多保管在醫(yī)院的醫(yī)務科、護理部，遇到歸檔或查詢時，檔案員要經(jīng)常往返于各科室之間進行搜集、整理、復印。第二，檔案信息資源利用率不高。因為存儲量大，檔案管理部門不能對已經(jīng)歸檔的檔案材料進行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費。第三，歸檔困難。由于資料的變動（增加或更新），如年度考核、工資調整、醫(yī)德醫(yī)風考核、學歷變更等以及多卷相關檔案同時查詢的情況時有發(fā)生，不可避免地發(fā)生歸檔錯誤。第四，工作量大。現(xiàn)人事檔案是以紙質、照片等載體作為檔案管理的實體，以手工操作為主，缺乏對檔案出、入庫記錄和檔案變更的管理。遇到檔案的查找、編輯、分析等工作時，工作量巨大，步驟也繁瑣。

1.4 人事檔案管理人員業(yè)務不精。在我院從事檔案管理的大多是一些即將退休的老護士長。由于年齡大，從事臨床護理工作吃力，便照顧到行政后勤管理檔案。專業(yè)知識不足、檔案業(yè)務不熟、變動頻繁，勢必影響檔案管理工作的質量和利用。

2 人事檔案管理工作措施

2.1 重視醫(yī)院檔案管理人員的培養(yǎng)?？赏ㄟ^擇優(yōu)錄用，競聘上崗，把真正優(yōu)秀的檔案專業(yè)人員選拔到檔案管理崗位上來，并且保持檔案管理人員的相對穩(wěn)定。同時，醫(yī)院要將檔案人員的培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃。不但要進行檔案管理現(xiàn)代化的知識培養(yǎng)，而且要提高法制觀念，自覺參與檔案的管理與利用。

2.2 建立統(tǒng)一的開放式檔案管理模式。由于我院員工原始人事檔案分四個部門管理，導致醫(yī)院為員工建立的臨時性檔案材料不全，使醫(yī)院在員工職稱晉升、學習培養(yǎng)、干部選拔方面獲取信息量不足。補充完善人事檔案材料，建立統(tǒng)一的開放式檔案管理模式勢在必行。第一，完善基本檔案材料。包括個人基本情況；學歷、學位證明；繼續(xù)教育及學習進修證明、證書；年度考核表。第二，收集衛(wèi)生專業(yè)技術人員開展工作檔案資料。包括開展的新技術新項目；參加援川、強基工程、義診等活動；專業(yè)技術職務資格證書、聘任證書和聘任合同；發(fā)表著作、論文、科研成果鑒定書；典型病歷、搶救成功的病案、手術分析；“三基”、“三嚴”考核及醫(yī)德醫(yī)風評價材料；參加專業(yè)學術會議證書等。第三，開放式檔案管理模式。人事檔案管理必須走向開放性，才能適應經(jīng)濟發(fā)展和人革新形勢。把人事檔案作為記錄員工綜合素質的信息儲存和保管，促進人才合理流動和人才市場主體到位。

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一、體制人員方面

為確保檔案管理各項措施落實到位，鎮(zhèn)黨委政府把檔案管理工作列入了重要議事日程，納入我鎮(zhèn)目標管理考核之中，不斷強化管理，結合本單位的檔案管理工作實際情況，成立了由第一副書記任組長的檔案工作領導小組，統(tǒng)籌我鎮(zhèn)的檔案管理工作。配備了業(yè)務素質高，管理水平強的專職檔案管理員，并在各鎮(zhèn)直部門中落實了兼職檔案管理員，在村級組織中，由村文書任檔案管理員，形成一個嚴密的檔案管理網(wǎng)絡;建立健全了各項檔案管理制度，使檔案管理制度裝裱上墻，把檔案工作列入單位公文處理、財務管理、資產(chǎn)管理和具體業(yè)務工作程序，把檔案工作與相關人員的年度考核、獎懲掛鉤，同時鎮(zhèn)領導從強化檔案管理著手，組織檔案管理人員參加縣里舉辦的培訓班，為檔案規(guī)范化管理奠定了良好的基礎。

二、制度設施方面

檔案室內(nèi)建立了文件材料歸檔制度，檔案保管、保密、統(tǒng)計鑒定銷毀、查閱利用、檔案設備維護使用、重大活動檔案登記等到內(nèi)容完整、操作性強的制度，同時作硬件設施建設，我鎮(zhèn)立足本鎮(zhèn)實際，高標準、嚴要求，整修了檔案專用庫房，面積達到40平方米;同時在檔案室內(nèi)落實了防水、防火、防盜、防蟲、防高溫、防潮、防強光、防塵、防鼠等“九防”措施。檔案櫥架、盒、夾、卷皮等檔案裝具規(guī)范、標準、數(shù)量充足;計算機、掃描儀、光盤刻錄機、復印機同黨政辦合用，同時有檔案管理軟件。

三、管理利用方面

為做好檔案資料的確良收案整理工作臺，保全檔案的完整，明確歸檔范圍，把反映本鎮(zhèn)工作活動、具有查考利用價值的文件資料和各種載體的檔案管理資料均敖歸檔范圍。我鎮(zhèn)2009年檔案資料的整理歸檔工作從今年4月份開始，根據(jù)整理歸檔的新標準進行了集中分類。對收集整理照片、磁盤、光盤、實物等載體檔案，編寫文字說明、內(nèi)容包括時間、地點、人物、制作者，力求做到圖文并茂，對擬修訂和簽批的公文，按保管要求逐一審查，對書寫不符合規(guī)定的文件及時改正，對破損文件進行修補，對字跡模糊或退色文件進行復制，檔案合格率達到80%以上，檔案內(nèi)容涵蓋文書、會計、基建、設備、科研、照片、錄音、電子、實物等12個方面的內(nèi)容。但由于綜合檔案室面積受限，所以這些檔案都由各站所保存。注重在檔案住處開發(fā)和效果利用上下功夫，建立健全了案卷目錄，全引目錄、字號索引、專題目錄等多種檢索項，便于隨時查閱，為領導決策、經(jīng)營管理、資產(chǎn)保全等方面發(fā)揮了重要作用。

四、監(jiān)督指導方面

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一、基本情況

我們公司是中鐵大橋局集團公司下屬的一個二級子公司，成立于年月，現(xiàn)有干部職工名，其中，具有高級技術職稱的人員名、中級技術職稱的人員名、中級技術職稱的人員名。機關管理辦公人員名一線工作人員名。下設廠部和室。公司近年來，堅持科學發(fā)展觀，開拓進取，追求卓越，在市場經(jīng)濟大潮中勇立潮頭，實現(xiàn)了社會效益和經(jīng)濟效益的雙豐收。

二、工作做法

（一）加強組織領導，統(tǒng)一大家思想認識

首先，公司黨政領導高度重視人事檔案管理工作，成立了專門組織機構，有專門分管領導負責此項工作的指導與協(xié)調，定期或者不定期親自督促檢查，并一次次對人事檔案管理工作提出提出明確任務和具體要求，并定期聽取匯報，對工作中出現(xiàn)的問題及時分析和處理。同時，通過組織召開有關人員參加的會議，統(tǒng)一和提高大家的思想認識，經(jīng)過學習討論，使大家深刻認識到：檔案信息資源是中鐵大橋局集團信息資源的重要組成部分，在企業(yè)經(jīng)濟建設中發(fā)揮著越來越重要的作用。我們從企業(yè)人事檔案最薄弱處下手，全面健全人事檔案體系，就是想通過人事檔案管理，進一步提高整個企業(yè)管理水平。為了保證人事檔案標準化、規(guī)范化整理如期完成任務，公司領導統(tǒng)籌兼顧，從基層單位抽調力量解決人手不夠的問題、及時解決檔案庫房裝具等問題，由于領導的重視，保證了人事檔案管理工作順利開展。

（二）加強制度建設，實現(xiàn)管理規(guī)范有序

沒有規(guī)矩，不成方圓。根據(jù)我公司實際，對公司所屬各單位的人事檔案管理部門提出了干部檔案管理工作的具體要求，并先后制定了《干部人事檔案管理辦法》、《干部檔案材料收集制度》、《干部檔案鑒別歸檔制度》、《干部檔案查（借）閱制度》、《干部檔案轉遞制度》、《干部檔案保管保密制度》等多項制度，確保了檔案收集、歸檔、鑒別、轉遞、查借閱等各個環(huán)節(jié)的規(guī)范性。同時，制作《查（借）閱人事檔案登記簿》、《檔案材料收集歸檔登記簿》、《檔案轉遞登記簿》等記錄簿，使機關人員堅持照章辦事、按程序辦事。制度的建立健全，使得我們?nèi)耸聶n案管理工作步入了規(guī)范化、制度化的軌道。

（三）加強人員培訓，提高業(yè)務工作素質

人事檔案管理的好與壞，培訓強化是關鍵。我們組織了業(yè)務專題培訓，采取派員去總公司培訓和自己本公司自己組織培訓兩種形式。通過培訓，使公司機關和來自公司下屬單位的人員學習了干部檔案管理的基本知識以及基本操作技能。在培訓中，學員們認真學習了人事檔案管理辦法及檔案實務操作規(guī)范制度，進行了工作研討和實務操作，討論在工作中出現(xiàn)的一些問題。大家通過學習，進一步明確了方向，熟悉了管理人事檔案工作的規(guī)范要求和工作標準，為下一步檔案管理工作的開展打下了堅實的基礎。同時，公司人事檔案管理部門還及時了解檔案管理工作中出現(xiàn)的新情況、新問題，積極探求解決的方案和辦法，根據(jù)各下屬單位提出來的一些具體問題，經(jīng)過認真研究，再以電話、通知、以會代訓等不同方式指導下面開展工作，并且鼓勵大家業(yè)余堅持自學業(yè)務，使大家明確了解決問題的對策，有效提高了心理素質和業(yè)務素質。

（四）加強大硬件投入，夯實基礎設施建設

為了加強人事檔案管理基礎設施建設，不斷改善管理環(huán)境安全條件，我們公司解放思想，內(nèi)部挖潛，千方百計從別的地方擠出經(jīng)費，對檔案管理的硬件加大資金投入力度，先后為公司人力資源部檔案室添置了計算機臺，彩色打印機部、裁紙打孔一體機部、專用打孔機部、裁紙刀和先進的檔案裝具-密集架，具備中央空調、消防監(jiān)控等各種先進硬件設設備，不斷改善人事檔案管理條件，經(jīng)過努力，已經(jīng)基本達到總公司提出的“三室”分開的要求，保證了“六防”措施的有效落實，同時，要求我們公司所屬的各基層單位對檔案管理的硬件加大投入，經(jīng)過各個單位的努力，檔案庫房建設基本上達到了總公司的要求

（五）加強機制完善，達到管理優(yōu)質長效

建立和完善了人事檔案管理的長效機制，確保管理運行的工作效率和工作質量。1、實行關口前移，調查摸底先行：在健全人事檔案之前，首先對全公司人事情況作了充分的調查，對不同員工的情況做好記錄，保證了人事存檔的準確性和真實性。2、實行安全防范，依靠組織保障。首先，各級人事檔案管理部門領導高度重視防范工作，積極實施了有關檔案系統(tǒng)安全方面的各項措施；其次，讓管理人員對檔案安全性作深入地了解，使他們積極地自覺地遵守各項安全制度和措施，防患于未然，降低了人事檔案信息系統(tǒng)的安全風險。3、實行規(guī)范操作，依靠制度保障。通過制定相應的政策與規(guī)范，并采取必要的措施強化落實，做到制度規(guī)范人事檔案管理行為，保障人事檔案信息執(zhí)行到位。4、實行優(yōu)質服務，提供信息依據(jù)。

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關鍵詞：檔案管理；問題；建議

一、檔案管理工作中存在的問題

1.檔案管理意識還較為淡薄

一是思想認識模糊。部分單位沒有把檔案管理工作放到夯實基層基礎的戰(zhàn)略高度加以認識。二是領導重視不夠。三是缺乏主觀能動性。

2.檔案管理力量還較為薄弱

一是管理質量還較低。比如：首先有的檔案員僅懂歸檔立卷的基本常識，對檔案的保管期限、案卷號、類別號、目錄號、全宗號識別不清，會發(fā)生蓋錯章、編錯號的情況。其次檔案的目錄索引不全，年代久遠的檔案無法找到索引表，導致在用時用不上，無法很好地為單位工作服務。二是隊伍不穩(wěn)定。在基層單位，檔案管理人員通常由辦公室勤雜人員兼任，并且更換較快，專業(yè)化程度較低，面臨不會不學、不懂不問的情況，造成檔案管理、整理的混亂。

3.檔案管理觀念還較為落后

一是資金保障不到位?；鶎訂挝晦k公經(jīng)費短缺，用于檔案保管、收集和整理的資金投入較少，在一些程度上影響了檔案管理工作的有效開展。二是管理方式落后。目前檔案管理工作以計算機與手工管理為主，檔案的整理、收集、檢索、編目和查閱大部分使用此兩種模式，其它現(xiàn)代化管理手段的運用較少，導致檔案查找速度慢，使用效率低，管理質量較差。

4.管理與服務還面臨脫節(jié)情況

一是重保管輕使用。個別基層單位在工作中，缺乏對檔案資料作用的重視，不習慣或不愿通過檔案資料為單位管理、為單位戰(zhàn)略發(fā)展提供服務，以此來增加工作效率，減少工作成本，此想法導致大量信息資源空閑。二是檔案資源有流失的情況。因為保管不善的或歷史等原因，有的檔案面臨斷代情況；個別管理人員認為自己保管檔案資料可以方便工作，不愿集中上交管理，造成個別重要的檔案資料丟失、損壞。三是檔案種類還不齊全。有的單位僅關注戶籍、文書檔案的收集，可忽略實物、聲像檔案以及與單位業(yè)務相關的資料的收集，影響了單位檔案的完整性和系統(tǒng)性。

二、加強檔案管理工作的建議

1.各級領導應支持重視檔案工作

檔案工作是單位各項管理工作的基礎，各級領導必須應支持重視檔案工作，應以對職工高度負責、對歷史高度負責的態(tài)度.切實提升對檔案工作的領導，做到對檔案工作投入到位、重視到位，對檔案工作人員關心到位。檔案工作匯報應定期進行，檔案工作中的重大問題應第一時間研究解決.為檔案工作的順利開展打造優(yōu)良的環(huán)境；提升對檔案工作經(jīng)費的保障力度，為檔案工作的進行給予必備的物質條件，在政治上關愛、工作上關注、生活上關心檔案人員，重視檔案干部隊伍建設，提高檔案干部隊伍的活力和生機，全心全意幫助檔案工作人員解決實際問題和困難，讓檔案工作者感到有奔頭、有希望、有溫暖。使創(chuàng)業(yè)做事的主動性、創(chuàng)造性、積極性得到最佳發(fā)揮。

2.收集收齊歸檔文件材料

“巧婦難為無米之炊”，保證檔案完整、準確、系統(tǒng)、齊全的基礎工作是做好歸檔文件材料的收集。必須做好收集工作，檔案人員一定應掌握和熟悉收集工作的各種方法和渠道，處理好檔案形成過程中各個部門、各個環(huán)節(jié)的關系，對檔案形成的全過程進行動態(tài)檢查與監(jiān)督，此外，還應持續(xù)增加全員檔案意識，落實全方位的嚴格管理，運用各項適用方法，做好單位檔案資料的收集工作。檔案的查準率、查全率、準確率、完整率、歸檔率方能夠達到高標準。

3.檔案集中統(tǒng)一管理

檔案工作的基本原則是集中統(tǒng)一管理本單位形成的全部檔案.是檔案法規(guī)法律對單位檔案管理的基本要求，也是我們做好檔案工作的重要基礎和前提。

4.搞好檔案工作信息化、標準化建設

檔案工作信息化，是推動單位信息資源全面開發(fā)、整合、收集的主要基礎，經(jīng)過檔案信息化建設，可以落實對單位信息資源的集中管理，成千上萬倍地增加使用效率，全面地支持各級信息服務和單位決策，潛在的社會和經(jīng)濟效益無法估算。而檔案工作的標準化是檔案信息化的基礎，沒通過標準化整理的檔案無法落實信息化，所以，單位檔案部門應認真學習相關檔案工作標準，鉆研檔案工作業(yè)務要求，增加檔案管理的標準化水平，為檔案工作信息化落實基礎。

5.強化檔案保管條件及方法

提高檔案保護，包含對電子檔案、紙質檔案的保護：一是對電子檔案，一方面應提高對電子檔案的信息保護，另一方面應運用一定的方法，提高對電子檔案的載體保護，二是對紙質檔案，應提升庫房“八防”設施的配備，讓檔案庫房達到防塵、防有害氣體、防蟲、防光、防濕、防高溫、防盜、防火的安全防控規(guī)定，禁止出現(xiàn)檔案蟲蛀、污損、褪色、霉變、鼠咬現(xiàn)象及各類事故。

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進入到二十一世紀以來，各地社區(qū)檔案部門根據(jù)國家檔案局關于社區(qū)檔案管理工作的總體要求與部署，根據(jù)實際情況采取措施，并通過整合社區(qū)檔案資料及對社區(qū)建檔等各種方式，主動積極的進行社區(qū)檔案管理工作，取得了較大的成績。但是因為受到許多相關體制、實際條件以及傳統(tǒng)觀念的約束，社區(qū)檔案管理工作或多或少的存在著一些問題及相對薄弱的地方。首先是思想上認知不夠，對社區(qū)檔案管理的重視程度不足。許多社區(qū)根本沒有將社區(qū)檔案管理工作納入日常議事日程，在實際工作的安排上，過于偏重處理繁雜事情及完成上級布置的任務，往往忽略了收集整理檔案資料的相關實物及圖像以及積累檔案管理的資源；其次基礎設施落后，檔案散失嚴重。由于社區(qū)辦公經(jīng)費緊張，基礎條件不到位，缺乏專人統(tǒng)一管理，檔案資料分散保存問題突出，造成檔案材料散失甚至損壞；最后是檔案業(yè)務不熟，管理缺失。由于社區(qū)整體工作起步遲，工作人員由街鄉(xiāng)基層單位選派，多為新手，業(yè)務能力參差不齊，特別是對檔案基礎知識和基本要求了解不夠，對檔案資料的收集、整理、分類、歸檔不甚規(guī)范，許多有價值的文件材料不能及時歸檔，檔案收交、查閱、利用等管理制度不健全，缺乏約束力。

二、社區(qū)檔案管理規(guī)范化措施

（一）強化宣傳，加強檔案意識

社區(qū)檔案管理工作關系到社區(qū)居民委員會的種種工作的開展，僅僅依靠檔案部門來工作是不夠的，必須應用多種多樣的方式，積極組織社區(qū)居民委員會工作人員學習與宣傳《中華人民共和國檔案法》，加強社區(qū)居民委員會工作人員的檔案觀念，將社區(qū)檔案管理工作與領導責任掛鉤，以此來保證社區(qū)檔案的完整。

（二）健全檔案管理，建設合理的社區(qū)檔案管理制度

根據(jù)社區(qū)檔案管理工作的需求，制定并健全社區(qū)檔案管理的相關制度，促進社區(qū)檔案管理工作納入法制軌道。加強對檔案管理辦公用品的投資，完善社區(qū)檔案管理條例，要將制約社區(qū)檔案管理工作發(fā)展的因素一一解決。

（三）加大對檔案人員的業(yè)務培訓與指導工作

積極組織各個社區(qū)檔案部門的工作人員參與關于檔案的培訓，讓其了解檔案整理與立卷等規(guī)范的工作形式，同時還需要對社區(qū)工作相關知識有一定的了解。社區(qū)檔案管理工作人員只有熟練掌握社區(qū)檔案工作的詳細步驟以及了解社區(qū)工作的相關職能與性質，才可以在日常工作中做好社區(qū)檔案管理工作。

（四）加大檔案管理的信息化建設

社區(qū)檔案管理工作要提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，就必須加大檔案管理信息化建設的步伐。當今世界計算機和網(wǎng)絡信息技術的迅猛發(fā)展，國內(nèi)計算機檔案管理的網(wǎng)絡程度也在持續(xù)強化。而檔案人員必須要通過現(xiàn)代化的先進技術以及先進的管理觀念來強化社區(qū)檔案管理工作，并改善檔案管理中存在的那些不合理的手段和方式。要落實好電子企業(yè)檔案的網(wǎng)絡安全工作，針對一些十分重要的檔案文件，需要應用非常嚴格的保密方式，實施重點保護。另外，要盡量保障一些關系到商業(yè)機密及知識產(chǎn)權的檔案文件的完整。與此同時，社區(qū)檔案部門的工作人員要積極學習，拓寬知識面，掌握工作所相關的知識以及行業(yè)的現(xiàn)狀與未來，提升自己的綜合素質，應用現(xiàn)代化的科學裝備與技術，應用先進的管理方法進行指導及改善檔案工作，這樣才能做好社區(qū)檔案的管理工作。

（五）明確社區(qū)檔案管理工作的職責，加大監(jiān)督力度

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（一）人事檔案管理信息化的存在意義

人事檔案管理信息化，顧名思義，是在檔案管理中應用現(xiàn)代化計算機網(wǎng)絡技術，對資源進行管理、處置，為人事檔案的使用帶來便捷和快速，方便查閱。人事檔案的信息化管理把靜態(tài)存放變?yōu)閯討B(tài)管理，這不只提高了辦公的水平，也將管理理念徹底轉變，將紙變?yōu)殡娮?，全面步入?shù)字化操作模式。

（二）全面的信息化建設的必要性

人事檔案管理的信息化，使檔案的生成、采集、分檔、儲存等都節(jié)省了很多時間，而且區(qū)別以往的工作流程，不需要進行瑣碎的資料整理工作，通過專業(yè)化的平臺快速的將數(shù)據(jù)入庫分類，提高了人事檔案部門的工作效率。人事檔案的管理實現(xiàn)了檔案管理的系統(tǒng)化、網(wǎng)絡化、全面化。有機統(tǒng)一了薪酬管理、業(yè)績考核、人事信息、檔案檢索等各個模塊。減少了對原始檔案的接觸和破壞，有利于對檔案紙質主體的保護，而且為資源的查閱和共享提供了便利。通過人事檔案的信息化管理，對企業(yè)員工和各級干部的“德、能、勤、績、廉”能夠快速全面的了解，為晉升和獎罰提供參考依據(jù)。所以，人事檔案管理信息化建設是迫在眉睫的。

二、人事檔案信息化管理存在的問題

（一）重視程度不夠

目前、我國事業(yè)單位和各企業(yè)對人事檔案信息化建設工作缺乏重視，大多數(shù)人認為，人事檔案管理只是后勤部門，是企事業(yè)單位的輔助部門，所以，人員擴充和資金投入都是極少的，認為人事檔案部門只需要保存好資料，掌握基本工作內(nèi)容就可以了，阻礙了人事檔案管理信息化建設的進程。

（二）傳統(tǒng)管理方式效率低下

很多企事業(yè)單位的人事檔案管理工作仍在用傳統(tǒng)的工作方式，依靠人力勞動，機械化的重復工作內(nèi)容，工作效率低，為查閱上也帶來不便，人事檔案的數(shù)量較多，即使進行分類整理，也很難快速的找到指定目標。目前我國，人事檔案的保存與利用，還在以原始實體為主，重復性的查閱也會導致主體文件遭到破壞。

（三）人事檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)不完善，忽視信息安全建設。

目前，我國人事檔案信息化管理尚未形成統(tǒng)一的規(guī)劃和標準，數(shù)據(jù)庫建設缺乏整體性和系統(tǒng)性，數(shù)據(jù)采集不全面，部分信息不準確，信息更新不及時，導致人事信息相對紊亂。而且只是在人員基本信息、檔案目錄編輯、檔案傳遞等方面實現(xiàn)了計算機管理，信息化程度不高，難以實現(xiàn)資源共享。

（四）對計算機信息技術掌握程度不達標

目前人事檔案管理工作的從業(yè)者，平均年齡較大，工作內(nèi)容的枯燥乏味，導致年輕的專業(yè)人才不愿意長時間從事這個行業(yè)。大部分從業(yè)人員只掌握簡單的計算機使用知識，對專業(yè)程序的操作很陌生，計算機知識的匱乏，使工作受到了局限性。

（五）缺乏高素質的復合型人才

傳統(tǒng)的人事檔案管理工作是依靠手工操作來完成的，裝訂、分類、查閱全部由部門的管理員手動工作，相對工作很簡單。但伴隨著人事檔案信息化改革的發(fā)展腳步，我們需要高素質的綜合性人才來為行業(yè)注入新鮮力量，將人事檔案管理工作完成的更加優(yōu)秀。

三、加快人事檔案管理信息化建設的若干對策

（一）轉變觀念、健全制度、加大投入、穩(wěn)定隊伍

人事檔案管理信息化建設應該從轉變觀念開始，在根本處認識到人事檔案管理的重要性，增強對數(shù)字化管理的重視程度。多渠道籌集資金，保證信息化建設和系統(tǒng)運行所需經(jīng)費，加強軟硬件基礎設備建設及人事檔案信息網(wǎng)絡化的研究和開發(fā)工作。同時建立健全系統(tǒng)安全保密體系、信息化工作自檢自查制度，為人事檔案管理信息化建設奠定基礎。另外，重視隊伍建設，建立高效培訓機制，培養(yǎng)一批既具備人事檔案管理知識和技能，又熟練掌握計算機技術知識、信息化系統(tǒng)操作知識等的復合型人才隊伍。

（二）加強人事檔案信息數(shù)據(jù)庫建設

企事業(yè)單位在進行人事檔案管理信息化建設之前，應結合單位的實際情況，對全體的職工進行檔案信息的甄別核實，以保證錄入系統(tǒng)的資料是準確的，通過電子檔案和數(shù)字化的管理，建設完備的基本情況庫、干部職歷庫、工資情況庫、專業(yè)技術人員科研成果庫、表現(xiàn)情況庫（德能勤績廉等）干部照片庫、人事任免工作庫等。同時還要不斷的豐富人事檔案信息，將職工的工作變動，取得的成績等錄入信息庫，以保證每一份人事檔案的全面性、真實性。將信息庫進行模塊分類，需要查閱檔案資料時，分類檢索，結果快速準確，有效的促進檔案信息系統(tǒng)科學有序的運轉。

（三）加強人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的網(wǎng)絡化建設

以事業(yè)單位網(wǎng)絡服務器為數(shù)據(jù)平臺，重視網(wǎng)絡建設和人事檔案管理信息化的輔助軟件建設，提供安全、可靠的信息網(wǎng)絡服務，擴大人事檔案信息化涵蓋的范圍。同時以單位各職能部門的管理權限為準劃分模塊，融合相關部門的數(shù)據(jù)資源，實現(xiàn)多方面的計算機網(wǎng)絡化管理，建立完整、多層次、智能型、安全保密的人事檔案管理信息網(wǎng)絡系統(tǒng)，為人事決策提供參考依據(jù)。

（四）對人事檔案部門人員進行計算機技術培訓

想要促進人事檔案管理信息化的轉變，基礎條件就是對計算機的掌握。當前，我們必須對人事檔案工作者進行計算機網(wǎng)絡技術的培訓。對軟件的使用，還有對系統(tǒng)的維護管理，都要依靠熟練的計算機技術來完成。由此，建議各企事業(yè)單位集中相關工作人員進行能力培養(yǎng)課程，掌握先進的電子技術，熟練使用辦公軟件，以提高工作水平。企事業(yè)可以定期的對相關人員進行考核，以督促人事檔案工作者不斷學習進步，實現(xiàn)崗位價值。

（五）加強人事檔案管理信息化網(wǎng)絡安全防護

加強人事檔案管理信息化網(wǎng)絡完全防護，應注意，第一，重視網(wǎng)絡安全檢測工作，將入侵檢測系統(tǒng)配備到共享網(wǎng)絡設備上，及時統(tǒng)計分析進出網(wǎng)絡數(shù)據(jù)流。第二，要指定有效的應對措施，設立安全的訪問密碼，防止出現(xiàn)信息平臺被惡意破壞和攻擊的情況出現(xiàn)。信息庫的數(shù)據(jù)要及時做好備份，一旦遭受到攻擊，通過已備份的資料進行還原。避免影響企業(yè)內(nèi)部的運轉。第三，配備訪問控制軟件系統(tǒng)或通過防火墻技術加強訪問控制。通過以上措施的實施，以加強信息庫管理與維護。