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關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案管理；意義；問(wèn)題；對(duì)策

檔案是全部活動(dòng)的真實(shí)記錄，它體現(xiàn)各機(jī)關(guān)單位成長(zhǎng)與發(fā)展歷程，是寶貴的經(jīng)驗(yàn)財(cái)富和重要的信息資源。因此，檔案管理是機(jī)關(guān)管理工作的重要環(huán)節(jié)，對(duì)機(jī)關(guān)效益產(chǎn)生重要影響，是機(jī)關(guān)提高績(jī)效，增加效益，科學(xué)管理的重要保證。

一、檔案管理科學(xué)化的必要性及緊迫性(一)檔案管理是機(jī)關(guān)單位管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)檔案材料無(wú)序零散保存，勢(shì)必為某些重要檔案信息資源持有者提供可趁之機(jī)，造成管理上的被動(dòng)，引起機(jī)關(guān)內(nèi)部管理混亂。由于人員流動(dòng)，把檔案保存在個(gè)別人手中或由各職能部門(mén)自行保管，缺乏有效監(jiān)督管理機(jī)制，一旦出現(xiàn)關(guān)鍵人員離職或跳槽，輕則使管理層面斷裂，工作無(wú)法延續(xù)；重則導(dǎo)致機(jī)關(guān)機(jī)密、獨(dú)有知識(shí)產(chǎn)權(quán)和信息流失，造成無(wú)法挽回的損失。檔案有其獨(dú)有的原始記錄，記錄著未公開(kāi)的、未申請(qǐng)專利的技術(shù)或機(jī)密。占有這些資料就是占有機(jī)關(guān)的技術(shù)或機(jī)密。因此，機(jī)關(guān)單位做好檔案管理工作，可以有效避免因技術(shù)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)的流失而影響機(jī)關(guān)單位的生存與發(fā)展。

(二)檔案是機(jī)關(guān)單位信用管理的重要保證檔案是公認(rèn)的構(gòu)成信用信息的核心資源。首先，完善的檔案管理可作為展現(xiàn)單位自身誠(chéng)信的一個(gè)窗口，反映各單位的科技成果、管理水平、財(cái)務(wù)狀況等重要內(nèi)容。其次，在社會(huì)信用體系建設(shè)中，信用檔案建設(shè)已成為社會(huì)各界關(guān)注的焦點(diǎn)。國(guó)家已經(jīng)提出要加快建立企業(yè)、中介機(jī)構(gòu)和個(gè)人的信用檔案，使有不良記錄者付出代價(jià)，名譽(yù)掃地，直至繩之以法?？梢?jiàn)檔案納入社會(huì)信用系統(tǒng)是必不可少的因素。

(三)檔案是機(jī)關(guān)文化建設(shè)的活力源泉機(jī)關(guān)文化是從機(jī)關(guān)的歷史積淀中提煉出來(lái)，反映在完整系統(tǒng)的機(jī)關(guān)檔案之中。檔案是文化事業(yè)的象征，是文化發(fā)展的真實(shí)記錄，是文化存儲(chǔ)的主要形式。機(jī)關(guān)單位文化建設(shè)應(yīng)立足于本機(jī)關(guān)單位的歷史和現(xiàn)狀，有自身特色，不能脫離本歷史，搞一種毫無(wú)本特色的“泛文化”。綜觀機(jī)關(guān)檔案，可以深刻理解本單位特點(diǎn)及歷史發(fā)展規(guī)律。

二、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作存在的問(wèn)題(一)檔案管理重視程度低各單位往往重視財(cái)務(wù)重視人事重視組織等方面的管理，卻很少重視檔案管理，殊不知檔案管理也是機(jī)關(guān)單位管理的重要一環(huán)。許多機(jī)關(guān)單位忽視檔案管理工作，忽視檔案材料是單位的重要信息資源庫(kù)。檔案部門(mén)更是作為“冷部門(mén)”，極易成為精簡(jiǎn)或兼并對(duì)象，甚至撤銷(xiāo)專門(mén)檔案機(jī)構(gòu)，只設(shè)置兼職檔案人員。這些人員崗位不固定，檔案業(yè)務(wù)知識(shí)偏低，待遇較低，再加之檔案機(jī)構(gòu)在單位組織體系中地位低，直接影響檔案工作的發(fā)展。

(二)檔案管理模式落后

目前的機(jī)關(guān)檔案管理雖有一定規(guī)模但內(nèi)部管理與機(jī)關(guān)單位發(fā)展脫節(jié)，檔案分散保管在各職能部門(mén)，如財(cái)務(wù)檔案保存在財(cái)務(wù)部、技術(shù)檔案保存在技術(shù)部、文書(shū)檔案保存在辦公室，雖各部門(mén)都保存檔案，但他們之間互相封閉，整體上處于零散無(wú)序狀態(tài)。大部分檔案管理者又未經(jīng)過(guò)正規(guī)培訓(xùn)，不懂檔案整理，很多檔案實(shí)行簡(jiǎn)單“信袋式”管理，影響檔案的查閱利用。

(三)檔案管理科學(xué)化水平低

隨著信息化的發(fā)展，辦公自動(dòng)化、電子文件、文檔一體化等新生事物相繼出現(xiàn)，使檔案形成方式發(fā)生很大變化。這些檔案的管理和利用方式與紙質(zhì)檔案截然不同，當(dāng)前檔案?jìng)鹘y(tǒng)的工作模式和技術(shù)水平已不能適應(yīng)。因?yàn)槲募钠鸩?、修改到印發(fā)都通過(guò)計(jì)算機(jī)運(yùn)行，它具有便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞。因此要運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段來(lái)解決電子文件中原始信息的長(zhǎng)期保存問(wèn)題任重而道遠(yuǎn)。

三、檔案管理科學(xué)化的若干對(duì)策

檔案管理科學(xué)化要求檔案管理要與時(shí)俱進(jìn)，構(gòu)建科學(xué)檔案管理機(jī)制，夯實(shí)完善檔案管理，以檔案管理科學(xué)化促進(jìn)機(jī)關(guān)管理高效化。檔案管理科學(xué)化工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，主要包括兩方面：(一)國(guó)家政府政策層面1.積極完善和宣傳檔案法律法規(guī)檔案行政管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)檔案執(zhí)法隊(duì)伍建設(shè)，依法監(jiān)督和指導(dǎo)檔案工作。各地政府應(yīng)利用檔案行政執(zhí)法檢查及設(shè)立《檔案法》宣傳月，通過(guò)電視臺(tái)、報(bào)紙等媒體，并通過(guò)張貼標(biāo)語(yǔ)、召開(kāi)檔案工作座談會(huì)等形式，大力宣傳檔案法律法規(guī)，堅(jiān)持“多宣傳、多聯(lián)絡(luò)、多接觸、多服務(wù)”的工作方法，促進(jìn)檔案工作規(guī)范化建設(shè)。并與相關(guān)部門(mén)加強(qiáng)溝通與協(xié)調(diào)，共同督促，積極營(yíng)造建檔氛圍，使更多單位認(rèn)識(shí)到建立健全檔案的重要意義，增強(qiáng)機(jī)關(guān)單位做好檔案工作的自覺(jué)性。

2.積極塑造典型，發(fā)揮以點(diǎn)帶面功效精心選擇一些規(guī)模大、作風(fēng)好、有一定檔案管理基礎(chǔ)的單位作為試點(diǎn)，進(jìn)行重點(diǎn)指導(dǎo)、培養(yǎng)，樹(shù)立典型，以點(diǎn)帶面，全面提升檔案管理水平。采取先學(xué)會(huì)管理的單位帶動(dòng)后建檔的單位，以老手帶動(dòng)新手，先推出部分示范單位，使其成為“領(lǐng)頭羊”，讓后來(lái)者有榜樣可學(xué)習(xí)，有先例可借鑒。

3.積極開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)

檔案行政管理部門(mén)要采取切實(shí)措施：一是舉辦培訓(xùn)班，講授檔案工作的基本業(yè)務(wù)知識(shí)，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，使其更快更好地獨(dú)立開(kāi)展檔案工作。二是深入機(jī)關(guān)單位，現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)和培訓(xùn)。要利用執(zhí)法檢查等時(shí)機(jī)，深入到各機(jī)關(guān)單位現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)。政府部門(mén)有必要主動(dòng)服務(wù)，幫助制定合適檔案工作制度、檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)和檔案分類(lèi)方案，給專兼職檔案人員上培訓(xùn)課，使機(jī)關(guān)單位檔案工作走上標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化軌道。

4.積極提供檔案中介服務(wù)

通過(guò)檔案社會(huì)化服務(wù)的形式對(duì)檔案進(jìn)行代保管、托管、等，檔案中介服務(wù)能滿足這一需求。以檔案中介為依托，開(kāi)展檔案整理、寄存、代管業(yè)務(wù)。遵循市場(chǎng)需求，各地檔案部門(mén)可以設(shè)立“咨詢服務(wù)中心”，為那些人手不足、保管條件較差的機(jī)關(guān)單位提供檔案整理、代管、寄存等服務(wù)，為其提供規(guī)范的科學(xué)化的檔案管理，既節(jié)約管理成本，又能促進(jìn)檔案管理科學(xué)化。

(二)機(jī)關(guān)單位自身層面

1.強(qiáng)化檔案意識(shí)，牢固效用觀念在檔案工作建設(shè)中，首先要提高檔案意識(shí)，確立檔案實(shí)用效益觀念后，才會(huì)用心去收集、整理、保管、利用好這些檔案資料，做好檔案管理工作。各機(jī)關(guān)單位應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》、《〈檔案法〉實(shí)施辦法》及所屬地檔案條例，提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，自覺(jué)接受檔案部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督，主動(dòng)抓好檔案工作。

2.構(gòu)建科學(xué)化檔案管理機(jī)制

只要符合國(guó)家檔案法規(guī)，實(shí)行集中統(tǒng)一管理原則，有利于檔案工作開(kāi)展，就可以一切從實(shí)際出發(fā)。建立檔案管理機(jī)制，關(guān)鍵要保證檔案的及時(shí)、完整收集、保管和提供有效利用上，體現(xiàn)在是否滿足時(shí)展、社會(huì)發(fā)展的需要，是否有利于檔案管理可持續(xù)發(fā)展，沒(méi)必要追求設(shè)施大而全。如果檔案沒(méi)有保存齊全完整，不能提供各項(xiàng)活動(dòng)服務(wù)，檔案室再豪華，設(shè)施再完備也是毫無(wú)用處，缺少價(jià)值。

3.科學(xué)利用信息化手段

在機(jī)關(guān)單位信息化建設(shè)中，檔案部門(mén)要充分利用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)量大，檢索速度快等優(yōu)勢(shì)，大力開(kāi)發(fā)適用于計(jì)算機(jī)完成的檔案檢索方法和存儲(chǔ)模式。檔案部門(mén)要建立嚴(yán)格的管理制度，從技術(shù)與管理兩方面，確保檔案實(shí)體與載體的安全，確保網(wǎng)絡(luò)傳輸及檔案數(shù)據(jù)的安全，將歸檔紙質(zhì)文件與歸檔電子文件采用“雙軌制”整理方法，兩者編為一致的檔號(hào)和著錄信息，利于查閱和管理，并做好數(shù)據(jù)備份工作。有條件的單位，逐步推進(jìn)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)，把分散于不同載體，不同地理位置的信息以數(shù)字化形式存儲(chǔ)，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理核心，向各類(lèi)工作提供大規(guī)模、大信息量的分布式數(shù)字信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。

總之，檔案是國(guó)家和社會(huì)的寶貴歷史資源。因此加強(qiáng)檔案的科學(xué)管理工作，是檔案部門(mén)面臨的共同新課題。各有關(guān)部門(mén)尤其是檔案管理部門(mén)，應(yīng)從戰(zhàn)略高度來(lái)重視和加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位檔案管理工作，以檔案管理科學(xué)化促進(jìn)機(jī)關(guān)管理的高效化。

參考文獻(xiàn)：

[1]張雪艷.檔案管理科學(xué)化探究[J].蘭臺(tái)世界,2007(6):24.

[2]劉亞利.現(xiàn)代檔案管理工作的思考[J].攀枝花學(xué)院學(xué)報(bào),2007(4):35-37.

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關(guān)鍵詞：高校；電子檔案；管理；問(wèn)題；舉措

中圖分類(lèi)號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2016）031-000-01

隨著高等學(xué)校事業(yè)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理越來(lái)越不適應(yīng)時(shí)展要求，也在一定程度上影響了高校各項(xiàng)工作的開(kāi)展。信息技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，催生了電子檔案管理的產(chǎn)生。在高校中推行電子檔案管理，將會(huì)大大促進(jìn)高校檔案管理工作的發(fā)展，同時(shí)也會(huì)給高校其他管理工作帶來(lái)極大的便利。

一、高校電子檔案

高校電子檔案是指高校在開(kāi)展教學(xué)、科研、學(xué)生管理、后勤管理等各類(lèi)工作中產(chǎn)生的形式多樣、具有一定保存價(jià)值和再利用價(jià)值的電子文件及相關(guān)的電子軟件，如電子公文、電子報(bào)刊、電子音像等等。

與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子檔案具備以下幾個(gè)特性：一是與載體的可分離性，電子檔案可在保持內(nèi)容不變的情況下被復(fù)制、修改或刪除。二是對(duì)設(shè)備的高度依從性，電子檔案依附于計(jì)算機(jī)等設(shè)備存在。三是保存條件的特殊性，電子文檔易受磁場(chǎng)、濕度、溫度等物理?xiàng)l件影響。

二、高校電子檔案管理的意義

電子檔案是順應(yīng)時(shí)展而產(chǎn)生的新型檔案種類(lèi)，高等學(xué)校啟動(dòng)并逐步推行電子檔案管理工作，勢(shì)在必行。

1.有利于提高檔案管理效率。隨著高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，各項(xiàng)事業(yè)不斷發(fā)展，學(xué)校各級(jí)各類(lèi)檔案數(shù)量逐步增加，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作耗費(fèi)越來(lái)越多的勞動(dòng)量，檔案的歸檔和查詢利用等各環(huán)節(jié)都不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。電子檔案的出現(xiàn)，能夠有效破解檔案管理遇到的發(fā)展瓶頸，大大提高工作效率，更好為學(xué)校發(fā)展保駕護(hù)航。

2.有利于實(shí)現(xiàn)檔案快捷利用。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案依附于紙質(zhì)載體，存儲(chǔ)需要實(shí)地空間，對(duì)其分類(lèi)歸檔不能達(dá)到理想化狀態(tài)，查詢利用也過(guò)多依靠人工。電子檔案通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案更加精密化的分類(lèi)，查詢利用環(huán)節(jié)也更快更高效，使得檔案的利用更為方便快捷。

3.有利于提高檔案管理的穩(wěn)定性。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理相比，電子檔案主要利用基于計(jì)算機(jī)的硬盤(pán)、u盤(pán)、內(nèi)存卡等設(shè)備儲(chǔ)存和傳遞信息，外界對(duì)其干擾性較小，使得電子檔案存儲(chǔ)的穩(wěn)定性大為增強(qiáng)。

三、高校電子檔案管理存在的問(wèn)題

1.缺乏管理意識(shí)

高校電子檔案作為新生事物，對(duì)管理模式、管理伍及技術(shù)條件都有一定程度的要求，很多高校特別是一些落后地區(qū)的高校在短時(shí)間內(nèi)還不能接受，對(duì)其重要性的認(rèn)識(shí)還欠缺，重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。

2.服務(wù)對(duì)象受限

很多高校雖開(kāi)始推行電子檔案管理工作，但多局限于個(gè)別部門(mén)，如黨委辦公室、校長(zhǎng)辦公室等核心行政部門(mén)，而對(duì)業(yè)務(wù)量大的師生業(yè)務(wù)口卻難以啟動(dòng)。一是這部分電子檔案的歸檔工作龐雜，在短期內(nèi)難以上線，二是對(duì)師生的宣傳力度也不夠，沒(méi)有形成迫切需求。

3.技術(shù)水平落后

由于高校對(duì)電子檔案的重視程度不夠，絕大部分高校檔案管理人員對(duì)電子檔案管理缺乏清晰的認(rèn)識(shí)，也沒(méi)有接受過(guò)系統(tǒng)的相關(guān)技能培訓(xùn)。而有的高校還未引進(jìn)設(shè)備和軟件用以支撐電子檔案管理，或引進(jìn)的設(shè)備不夠先進(jìn)，不能滿足實(shí)際需求。

4.歸檔工作不科學(xué)

大部分高校雖已開(kāi)始著手進(jìn)行電子檔案管理，但是歸檔工作頗為毛糙，缺乏科學(xué)性。往往把歸檔文件一鍋端式的存儲(chǔ)到既有設(shè)備中，期間不進(jìn)行有效整理與鑒別。如此操作，容易將沒(méi)有價(jià)值的檔案予以歸檔，造成資源浪費(fèi)，也會(huì)給查詢利用帶來(lái)諸多不便。

5.安全性有待提高

由于載體的特殊性，電子檔案存在被復(fù)制、篡改甚至盜竊的潛在隱患，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，其安全性有待提高。如電子檔案使用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，信息被攔截、竊取的可能性會(huì)更高?？梢?jiàn)，電子檔案的安全性急需引起高度重視，在管理環(huán)節(jié)應(yīng)采取必要措施予以防范。

四、加強(qiáng)高校電子檔案管理的舉措

1.提高管理意識(shí)

工作推行，意識(shí)先行。高校的領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理部門(mén)應(yīng)大加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理的重視程度，出臺(tái)電子檔案管理相關(guān)制度及配套實(shí)施辦法，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案管理的制度化、常態(tài)化。同時(shí)要配齊電子檔案管理相關(guān)設(shè)施設(shè)備，成立專門(mén)的管理隊(duì)伍進(jìn)行運(yùn)作，從人力、物力、財(cái)力諸方面有力保障電子檔案管理。

2.提高服務(wù)效能

服務(wù)效能是檢驗(yàn)服務(wù)工作的重要標(biāo)尺。提高電子檔案管理服務(wù)效能，一是從服務(wù)主體入手，檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)創(chuàng)新服務(wù)理念，提高服務(wù)意識(shí)，真正讓電子檔案管理工作入腦、上手。二是從服務(wù)內(nèi)容著手，管理人員要對(duì)服務(wù)對(duì)象的需求進(jìn)行全面的調(diào)查了解，并不斷創(chuàng)新服務(wù)類(lèi)型，通過(guò)多樣化的服務(wù)滿足多樣化的需求，著力提升電子檔案管理服務(wù)的實(shí)效性。

3.提高隊(duì)伍專業(yè)素質(zhì)

加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)是加強(qiáng)電子檔案管理的關(guān)鍵。管理人員不僅要對(duì)電子檔案管理的重要性有充分的認(rèn)識(shí)，同時(shí)還要具備良好的業(yè)務(wù)能力，包括計(jì)算機(jī)知識(shí)、檔案業(yè)務(wù)知識(shí)及創(chuàng)新能力。一是管理人員要主動(dòng)學(xué)習(xí)相關(guān)的專業(yè)知識(shí)和技能，不斷拓展知識(shí)領(lǐng)域，提高綜合素質(zhì)。二是高校也應(yīng)對(duì)管理人員進(jìn)行必要的業(yè)務(wù)培訓(xùn)或提供進(jìn)修機(jī)會(huì)。

4.提高歸檔科學(xué)性

歸檔工作是電子檔案管理工作的先鋒和關(guān)口，把好這一關(guān)，可以大大提高電子檔案管理的科學(xué)性和實(shí)用性。在歸檔過(guò)程中，應(yīng)避免“眉毛胡子一把抓”，要對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行有效鑒定和甄別，真正提取有價(jià)值的檔案，再對(duì)備選文檔根據(jù)其使用價(jià)值進(jìn)行分類(lèi)，以利于更好地查詢利用。

5.提高管理安全性

安全性是檔案工作的生命線。提高電子檔案管理安全性的首要任務(wù)就是保證存儲(chǔ)設(shè)備的安全，為此，一是存檔計(jì)算機(jī)要做到專機(jī)專用，切勿摻和其他工作，并定期更新系統(tǒng)，確保其始終處于安全狀態(tài)；二是要對(duì)檔案進(jìn)行備份，以備丟失后替代。三是要對(duì)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行高級(jí)加密，防止檔案在傳輸過(guò)程中丟失或被竊取。四是采取有效措施對(duì)電子檔案的管理系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)。

電子檔案的出現(xiàn)是高校檔案管理工作中的一次大變革，也是高校檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)。電子檔案管理，是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。只有高校自上而下逐步推行，并從人力、物力、財(cái)力等方面予以充分保障，才能促使電子檔案管理工作更加高效的開(kāi)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]丁海斌.電子文件與電子檔案管理[M].遼寧大學(xué)出版社，2000.

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【關(guān)鍵詞】信息時(shí)代；高校人事檔案；檔案管理

一、信息時(shí)代的特征

信息化的不斷發(fā)展，得益于科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，以及世界上各個(gè)國(guó)家之間的聯(lián)系的不斷密切。信息化進(jìn)程的加深與時(shí)代的發(fā)展是一個(gè)相互促進(jìn)的關(guān)系，雙方是彼此前進(jìn)的有力支持。各個(gè)地區(qū)之間的聯(lián)系在不斷地加強(qiáng)。信息的傳遞速度也隨之在不斷地提高，在無(wú)形中提升了信息的價(jià)值。信息化正以其獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)得到越來(lái)越多的人的歡迎，信息化工程的建設(shè)正在如火如荼地進(jìn)行著。信息化正在被醫(yī)院、學(xué)校等各個(gè)領(lǐng)域應(yīng)用到自身的建設(shè)中。信息化程度的不斷加深，促進(jìn)了信息在不同地域之間的傳遞，方便了人們對(duì)信息的了解。在速度競(jìng)爭(zhēng)不斷激烈的時(shí)代中，信息化的發(fā)展在無(wú)形中提高了信息本身的價(jià)值。各個(gè)企業(yè)之間隨著信息化程度的不斷加深，交流與合作也變得更加的順暢和高效。

二、目前高校在人事檔案管理方面的工作現(xiàn)狀

在現(xiàn)階段我國(guó)的高校在建設(shè)的過(guò)程中，較為重視對(duì)教學(xué)、環(huán)境等方面的工作，但是人事檔案這個(gè)較小的部分，往往不能夠引起高校領(lǐng)導(dǎo)者的重視。對(duì)于高校的人事檔案管理工作來(lái)說(shuō)就缺乏了有效系統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)和管理。

（一）缺乏管理意識(shí)，管理方式單一

在很多高校中，沒(méi)有對(duì)人事檔案管理的工作有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，還停留在較為落后的階段，沒(méi)有注意到這項(xiàng)工作的重要性。在很多學(xué)校，因?yàn)槭艿焦ぷ魅藬?shù)等條件的限制，缺少專業(yè)的管理人員對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，往往只是由相關(guān)人員進(jìn)行兼職管理。很多管理者認(rèn)為人事檔案只要在需要的時(shí)候能夠查找得到就是完成了這份工作。就是這種較為落后的管理意識(shí)，導(dǎo)致目前我國(guó)有些高校的人事檔案管理工作沒(méi)有真正的做到位，很多有用的信息都不能都得到有效的整理和運(yùn)用。在現(xiàn)在很多的高校對(duì)人事檔案的管理一般還是采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)實(shí)物形式，并沒(méi)有采用擁有跟多先進(jìn)優(yōu)勢(shì)的大數(shù)據(jù)方式。這樣的管理方式在信息化不斷發(fā)展的時(shí)代顯得較難適應(yīng)時(shí)展的要求，有的時(shí)候會(huì)給一些需要進(jìn)行檔案查閱的工作帶來(lái)一些不必要的麻煩。

（二）缺少專業(yè)人才，管理系統(tǒng)不完善

專業(yè)化的技術(shù)型人才對(duì)于不斷發(fā)展的信息化高校人事檔案管理顯得尤為重要，但是目前我國(guó)在這方面的專業(yè)人才比較緊缺，這可能與檔案管理工作的枯燥性有一定的關(guān)系。此外，對(duì)檔案管理工作的重視程度較低，導(dǎo)致目前我國(guó)具有較高能力的專業(yè)人才較少，目前只能尋找一些有一定工作能力的人員來(lái)進(jìn)行相關(guān)的管理。另一方面。由于資金、地域等的限制，我國(guó)高校目前的人事檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)有很大的不足，存在著系統(tǒng)建設(shè)不完善、管理不到位、技術(shù)應(yīng)用不過(guò)關(guān)等一些問(wèn)題。只有不斷的建設(shè)和完善我國(guó)的高校人事檔案管理系統(tǒng)，才能促進(jìn)我國(guó)高校人事檔案管理逐漸地走向正規(guī)化和合理化。

三、針對(duì)目前我國(guó)高校人事檔案管理中存在問(wèn)題的解決辦法探究

信息化已經(jīng)成為這個(gè)時(shí)代的重要標(biāo)志，各個(gè)領(lǐng)域都要在不斷地將信息化應(yīng)用到實(shí)際的工作中，這樣才能跟緊時(shí)代前進(jìn)的步伐，不斷地前進(jìn)。雖然目前在我國(guó)高校人事檔案管理工作中仍存在著一些問(wèn)題，但是我們要結(jié)合時(shí)展特色，來(lái)進(jìn)行有效的解決。

（一）重視檔案信息管理，提高檔案管理意識(shí)

在現(xiàn)階段我國(guó)的檔案管理工作還沒(méi)有得到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，我們要通過(guò)有效的宣傳手段，進(jìn)行關(guān)于高校人事檔案管理工作重要性的宣傳，提高人們對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。加強(qiáng)檔案管理工作的意識(shí)?；谛畔⒒牟粩喟l(fā)展，在進(jìn)行人事檔案管理的過(guò)程中，要不斷地更新工作方式，適應(yīng)時(shí)展的要求。

（二）注重管理人才培養(yǎng)，完善檔案管理系統(tǒng)

在現(xiàn)如今人才競(jìng)爭(zhēng)如此激烈的環(huán)境中，人才成為了一種重要的資源。在進(jìn)行高校人事檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，也需要很多的專業(yè)人才的支持。為了能夠更好地培養(yǎng)人才和留住人才，高校要制定相關(guān)的制度，促進(jìn)內(nèi)部人才的培養(yǎng)。在管理的過(guò)程中要強(qiáng)調(diào)科學(xué)的工作方法以及合理的工作制度。并且要利用有效的資源不斷地加強(qiáng)和完善人事檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，這樣可以方便檔案信息的管理和運(yùn)用。

四、結(jié)語(yǔ)

在歷史的長(zhǎng)河中，人們通過(guò)每個(gè)時(shí)代特有的方式記錄下來(lái)重要的事件的發(fā)生。在先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的作用下，在新時(shí)代人們有了新的記錄信息的方式。我們要將這種先進(jìn)的方式應(yīng)用到實(shí)際的工作中，在進(jìn)行高校人事檔案管理工作中，就可以應(yīng)用新的大數(shù)據(jù)的思想，建立起能夠更好地保護(hù)信息、促進(jìn)交流的信息管理系統(tǒng)。讓先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)真正的為人民服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]高小麗.信息化背景下高校人事檔案管理創(chuàng)新研究[J].中小企業(yè)管理與科技,2013(28).

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關(guān)鍵詞:高校人事檔案管理 檔案管理意識(shí) 規(guī)范性管理

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：

加強(qiáng)高校人事檔案管理的必要性

高校人事檔案管理是高校組織、人事管理工作的重要內(nèi)容,是干部、教師隊(duì)伍建設(shè)的基礎(chǔ)，也是衡量一所高校工作質(zhì)量的標(biāo)志之一。高校人事檔案管理為高校改革、發(fā)展、穩(wěn)定提供服務(wù)，是落實(shí)干部政策、選拔干部、調(diào)整工資、解決待遇、通過(guò)國(guó)家教學(xué)水平評(píng)估等工作的重要依據(jù)，影響組織、人事工作的宏觀決策,直接關(guān)系到教職工本人的切身利益。高校人事檔案管理將關(guān)系到高校人才隊(duì)伍建設(shè), 是高?！爸恕⒂萌恕钡闹匾罁?jù)。

高校人事檔案管理的現(xiàn)狀

1、檔案管理人員人事檔案意識(shí)薄弱 ，對(duì)高校人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠。 長(zhǎng)期以來(lái)，相當(dāng)一部分人員對(duì)高校人事檔案管理認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為人事檔案就是裁剪、裝訂、保管等事務(wù)工作，與教學(xué)和科研沒(méi)有直接聯(lián)系，不能為高校創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要不丟失、不泄密，能應(yīng)付干部調(diào)動(dòng)或提拔時(shí)的查檔工作就行。 因此，使得人事檔案管理工作變得默默無(wú)聞，很少有人過(guò)問(wèn)，在一定程度上缺乏應(yīng)有的理解與重視，人事檔案管理工作處于“說(shuō)起來(lái)重要，做起來(lái)次要，忙起來(lái)不要”的尷尬境地。

2、目前高校人事檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后,檔案室面積狹小、設(shè)備簡(jiǎn)陋、管理人員數(shù)量不夠,許多高校達(dá)不到國(guó)家規(guī)定的編制。許多檔案管理人員專業(yè)化不夠、培訓(xùn)不足,影響了高校人事檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化。一方面,高校人事檔案管理涉及的事務(wù)繁雜,并要做到高度保密、隨叫隨到,另一方面,不少高校的人事檔管理人員職務(wù)、職稱晉升困難，待遇偏低,許多專業(yè)人員不愿到檔案室工作。同時(shí),由于高校教師等專業(yè)人員的流動(dòng)非常頻繁,高校對(duì)檔案的利用,以至于依賴程度在增強(qiáng)。高校幾乎所有與教職工相關(guān)的工作都需要人事檔案提供相關(guān)信息。

3、檔案管理人員存在年齡較高,學(xué)歷層次較低，專業(yè)化知識(shí)不足。高校的檔案管理人員中只有少部分檔案專業(yè)畢業(yè),其它專業(yè)畢業(yè)的管理人員其學(xué)歷也大多是中專畢業(yè)。年齡較高,學(xué)歷層次較低是這些高校檔案管理人員的明顯特點(diǎn)。非檔案專業(yè)的畢業(yè)生缺乏專業(yè)知識(shí)與技能。檔案員所學(xué)專業(yè)不對(duì)口,有的只取得檔案管理專業(yè)方面的單科合格證。實(shí)踐也充分證明,這些非檔案專業(yè)畢業(yè)的檔案管理者面對(duì)新的管理方法與模式無(wú)所適從,其在檔案管理中很難勝任此項(xiàng)工作。

4、高校人事檔案材料準(zhǔn)確性、規(guī)范性、及時(shí)性有待加強(qiáng)。教職員工人事檔案材料的真實(shí)性、完整性難以保證。在許多人事檔案材料中，我們看到部分內(nèi)容是經(jīng)過(guò)干部本人或者是相關(guān)管理人員人工填寫(xiě)上去的，例如出生年月、工作日期、入黨日期等情況。但是在實(shí)際工作中，我們經(jīng)常發(fā)現(xiàn)很多人事檔案的部分內(nèi)容出現(xiàn)前后不一致的情況，并且存在較多錯(cuò)誤。例如：一個(gè)人不同檔案中的出生年月能夠相差好幾年，出現(xiàn)了許多次前后不一致的情況，這為職工管理工作造成了許多阻礙；另外，高校干部經(jīng)歷、干部任職時(shí)間、工資調(diào)整與數(shù)額等方面也經(jīng)常出現(xiàn)誤差。我國(guó)組織部出臺(tái)的《干部檔案管理?xiàng)l例》中明確規(guī)定了，“收集歸檔的材料應(yīng)真實(shí)、完整齊全、文字清楚、對(duì)象明確、手續(xù)完備。需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的, 蓋章簽字后方能歸入干部檔案”。然而，現(xiàn)實(shí)的高校人事檔案材料中，普遍存在著缺少加蓋的公章、簽字，字跡并不符合國(guó)家規(guī)定的檔案材料，尤其是院校新調(diào)進(jìn)來(lái)的教職員工，人事檔案材料內(nèi)容可謂是五花八門(mén)。例如有些履歷表并沒(méi)有填表年月日期以及本人簽字，也沒(méi)有上層組織審查意見(jiàn)與公章，部分考核表也存在著諸多類(lèi)似的問(wèn)題。部分人事檔案材料中字跡有圓珠筆寫(xiě)的，有藍(lán)色水筆寫(xiě)的，甚至有鉛筆寫(xiě)的，這些諸多不合格的人事檔案材料不但增強(qiáng)了人事檔案材料管理的難度，也使得人事檔案材料不完整。

加強(qiáng)高校人事檔案管理的對(duì)策

1、提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，重視發(fā)展，加大投資。高校應(yīng)成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)組，提高黨委對(duì)人事檔案管理工作的重視，專題研究人事檔案工作，必須做到認(rèn)識(shí)到位、組織到位、措施到位，將檔案工作與學(xué)校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃、教師職工隊(duì)伍建設(shè)、干部隊(duì)伍建設(shè)、退休人員管理、年度計(jì)劃及相關(guān)部門(mén)的職責(zé)考評(píng)相結(jié)合， 同步發(fā)展，定期召開(kāi)專題會(huì)議，學(xué)習(xí)有關(guān)文件精神，總結(jié)檔案工作中遇到的問(wèn)題， 不斷探討和研究工作中出現(xiàn)的新情況、新問(wèn)題并提出可行性方案并付之實(shí)施。 同時(shí)，還需加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的宣傳力度，將人事檔案管理工作放在高校發(fā)展建設(shè)中的重要地位并充分發(fā)揮其作用，切實(shí)提高教職工的思想認(rèn)識(shí)，認(rèn)真對(duì)待檔案材料，將自己的實(shí)際情況收錄于檔案之中，自覺(jué)禁止弄虛作假。 加大投入，加強(qiáng)和完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，改善基本條件，建立人事檔案專用庫(kù)房，實(shí)行檔案室、閱檔室、辦公室的分開(kāi)，同時(shí)建立健全檔案管理工作考核機(jī)制，對(duì)檔案工作實(shí)行考核管理，建立“ 定性、定量、定質(zhì)” 的標(biāo)準(zhǔn)化管理，配合人事管理制度改革的進(jìn)度，為促進(jìn)高校人才合理流動(dòng)做出貢獻(xiàn)。

2、實(shí)現(xiàn)高校人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。人事檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化就是要對(duì)人事檔案實(shí)行統(tǒng)一、簡(jiǎn)化、協(xié)調(diào)等有序化管理控制,以獲得最佳檔案管理效益,既要建立和完善人事檔案的術(shù)語(yǔ)、代碼、分類(lèi)、計(jì)量、統(tǒng)計(jì)等基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn),也要建立和完善檔案的收集、整理、編目、檢索、鑒定等技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。高校人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化,就是按照國(guó)際通行的做法管理和處理檔案,使檔案材料的歸類(lèi)、借閱和保護(hù)制度符合國(guó)家和國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)化也意味著規(guī)范、科學(xué)、人性化,是檔案建設(shè)和管理的時(shí)代要求。

3、實(shí)現(xiàn)高校人事檔案管理的規(guī)范化。高校人事檔案的規(guī)范化,就是根據(jù)檔案管理的相關(guān)制度和要求建設(shè)和管理檔案,嚴(yán)格按照制度和國(guó)際通行的做法進(jìn)行檔案材料的收集、歸檔、整理、轉(zhuǎn)移、查閱和保護(hù)。由于檔案的類(lèi)型、功能、時(shí)效性等存在 差異,因此,應(yīng)該制定不同的規(guī)范和制度,促進(jìn)檔案與檔案管理工作不斷走向科學(xué)化、現(xiàn)代化?！陡刹繖n案工作條例實(shí)施細(xì)則》對(duì)工作體制、人員配備和職責(zé),內(nèi)容及分類(lèi),管理范圍,材料收集、鑒別和歸檔,檔案的整理、保管與保護(hù),提供、利用和遞轉(zhuǎn)等,都有嚴(yán)格的要求和規(guī)定。這些規(guī)定是人事檔案管理走向規(guī)范化的重要保證。高校人事檔案應(yīng)該嚴(yán)格按照這些規(guī)范進(jìn)行管理。

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（一）缺少完善的管理體系

如今，很多高校的管理體系還不完善，從檔案管理體系這一層面來(lái)看，高校現(xiàn)在還未跟上網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代的腳步，還未創(chuàng)建一個(gè)有效完整的電子信息管理的體系。雖然高?，F(xiàn)在逐步建立了檔案管理體系，同時(shí)也對(duì)檔案進(jìn)行了分層管理，但依然還存在著不足，特別是對(duì)電子檔案這個(gè)新事物來(lái)說(shuō)，某些高校還沒(méi)有做好充分的準(zhǔn)備。

（二）?w檔存有分散性

高校的電子檔案有的存在檔案管理部門(mén)，有的存在某一個(gè)系或者某一個(gè)院里，散落在各個(gè)部門(mén)中，這體現(xiàn)出歸檔的分散性。也大大體現(xiàn)了學(xué)校對(duì)電子文檔的歸檔太過(guò)隨意了。同時(shí)，由于設(shè)備不齊全導(dǎo)致各個(gè)部門(mén)不能更好保存好電子文檔的完整性。

（三）電子文檔丟失現(xiàn)象

信息化時(shí)代，也很容易出現(xiàn)電子文檔丟失。由于在高校中，有的電子文檔是由各個(gè)部門(mén)匯總而成的。但是，恰恰因?yàn)楦鱾€(gè)部門(mén)都各行其是，才致使電子文件丟失或重復(fù)存儲(chǔ)，雖然很多高校不斷提高了辦公信息化，加強(qiáng)了辦公軟件在教學(xué)和工作中的應(yīng)用，但是也有很多高校的管理體系還不完善，電子設(shè)備不健全，所以導(dǎo)致了很多文檔的丟失，以及不能及時(shí)歸檔。

二、加強(qiáng)高校檔案中電子檔案的應(yīng)用

（一）提高電子檔案管理人員的素質(zhì)

隨著電子檔案在高校檔案管理中的應(yīng)用逐漸加強(qiáng)，同時(shí)也就對(duì)相關(guān)的電子檔案管理人員提出了相應(yīng)的要求。尤其是作為高校檔案管理的主要負(fù)責(zé)人，為了確保電子檔案管理工作的順利開(kāi)展，他們必須在日常的工作中注重提高自身的素質(zhì)和能力。主要體現(xiàn)在以下兩大方面：一是要具備專業(yè)的電子檔案相關(guān)管理知識(shí)。這也就意味著他們不僅要深入鉆研專業(yè)知識(shí)，還要在工作實(shí)踐中掌握各種管理技能和技巧，尤其要牢牢掌握相關(guān)理論知識(shí)，進(jìn)而才能有效提高自己的工作的能力。 二是要具備較高的政治素養(yǎng)。由于高校電子檔案中錄入的都是一些重要的內(nèi)部資源，如果電子檔案管理人員沒(méi)有堅(jiān)定的意志和較高的政治素養(yǎng)，就可能導(dǎo)致信息的外漏，并做出一些損害學(xué)校利益的事情。因此高校在招聘相關(guān)現(xiàn)職檔案管理人員的時(shí)候，除了對(duì)他們的基本能力進(jìn)行考察以外，還要考察他們的政治素養(yǎng)。也只有這樣，才能確保高校以及師生的利益不會(huì)因此受到不同程度的損害。

（二）強(qiáng)化規(guī)范操作流程，完善管理機(jī)構(gòu)

首先應(yīng)注意采用適合本校的電子檔案管理系統(tǒng)，并規(guī)范操作流程，減少操作失誤與風(fēng)險(xiǎn)。運(yùn)用手工方式已不能滿足現(xiàn)代高校的發(fā)展，加強(qiáng)電子信息管理，充分利用網(wǎng)絡(luò)資源，提高工作效率。其次建立健全電子檔案管理機(jī)構(gòu)，從電子歸檔到電子檔案保管過(guò)程都應(yīng)嚴(yán)格按照制度規(guī)定進(jìn)行操作，以提高電子檔案的質(zhì)量。

（三）優(yōu)化服務(wù)方式，拓寬電子檔案管理功能

檔案管理人員應(yīng)該盡力挖掘檔案館藏資源，重視處理、加工等過(guò)程，充分運(yùn)用信息技術(shù)、多媒體技術(shù)、光盤(pán)技術(shù)，堅(jiān)持檔案管理便捷、快速、個(gè)性化，真正實(shí)現(xiàn)電子檔案資源安全性共享。其次，合理妥善保存電子檔案信息，可以儲(chǔ)存在光盤(pán)里，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)技術(shù)具體操作，檔案管理人員堅(jiān)持“以人為本”的服務(wù)準(zhǔn)則。構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)在線高效服務(wù)體系，提供在線咨詢服務(wù)，更好地服務(wù)于電子檔案管理。

（四）為電子檔案創(chuàng)建安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境

高校在進(jìn)行電子檔案管理的過(guò)程中，必須嚴(yán)格控制網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，保證網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性。高校應(yīng)該安排專業(yè)人員進(jìn)行管理，定期對(duì)硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，保證信息安全。相關(guān)工作人員還應(yīng)該定期對(duì)檔案信息進(jìn)行整合和備份，防止在今后的工作中由于文件丟失給工作帶來(lái)?yè)p失。高校在進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)的工作中，可以通過(guò)建立身份驗(yàn)證、網(wǎng)絡(luò)防火墻、病毒預(yù)防和數(shù)字簽名等，對(duì)查詢和復(fù)制檔案信息的人員進(jìn)行身份驗(yàn)證，嚴(yán)格防止有人惡意拷貝文件。

（五）加大對(duì)電子檔案應(yīng)用資金的投入力度

隨著電子檔案在高校檔案管理中應(yīng)用的發(fā)展趨勢(shì)，在信息技術(shù)時(shí)代，加大科技經(jīng)費(fèi)投入顯得尤為必要。只有這樣，高校檔案管理才能有序地進(jìn)行。如何通過(guò)資金投入促進(jìn)電子檔案管理的發(fā)展？我們主要可以采取以下辦法：作為一所大學(xué)，我們必須加大對(duì)現(xiàn)代設(shè)備的投資。例如，使用計(jì)算機(jī)檢索更方便，檔案數(shù)據(jù)可以通過(guò)縮微膠片、掃描技術(shù)等有效地加以保護(hù)。只有運(yùn)用現(xiàn)代高科技手段，才能有效地提高電子檔案在高校檔案管理中的應(yīng)用效率，從而有效地克服過(guò)去檔案工作的落后。因此，增加現(xiàn)代化設(shè)備是十分必要的，同時(shí)也能使整個(gè)高校檔案管理工作朝著更加現(xiàn)代化的管理模式轉(zhuǎn)變。

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關(guān)鍵詞：電子檔案 優(yōu)缺點(diǎn) 具體應(yīng)用

一、電子檔案的主要特點(diǎn)

第一，電子檔案是數(shù)字化形式，信息與載體可以分離。電子文件信息以數(shù)字信號(hào)方式存在，而非之前的固定實(shí)體狀態(tài)，可以在不同載體之間存在與轉(zhuǎn)換。第二，電子檔案對(duì)計(jì)算機(jī)有依賴性。電子文件運(yùn)用數(shù)字代碼，需要通過(guò)計(jì)算機(jī)機(jī)讀與識(shí)別，并依靠計(jì)算機(jī)保證電子文件的可讀性與保管性。第三，電子檔案信息存儲(chǔ)具有快捷、高密度與共享性。電子檔案可以利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)快速、有效、多方位的組合，通過(guò)壓縮技術(shù)增大信息存儲(chǔ)容量，并可以根據(jù)不同需求進(jìn)行分類(lèi)。并且，一份電子檔案可以同時(shí)被不同地方的不同人使用，增加了其使用價(jià)值。第四，電子檔案保管條件要求相對(duì)較低。電子檔案信息的內(nèi)容與形式相對(duì)獨(dú)立，方便數(shù)據(jù)更新與修改，可操作性強(qiáng)，對(duì)環(huán)境的溫度與濕度等要求比較低，但紙質(zhì)轉(zhuǎn)化為電子檔案時(shí)容易失真。

二、高校電子檔案管理的優(yōu)缺點(diǎn)分析

1.電子檔案在高校檔案管理中的優(yōu)勢(shì)

（1）電子檔案利用計(jì)算機(jī)高效的處理能力，可以提高工作效率。通過(guò)采用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)資料進(jìn)行收集、存儲(chǔ)、分類(lèi)、統(tǒng)計(jì)與查閱等處理，相較于傳統(tǒng)的人工檔案管理工作，不僅可以節(jié)約大量的人力物力，而且可以減少疏漏錯(cuò)誤，提高信息的準(zhǔn)確性與可靠性。

（2）電子檔案可以通過(guò)電子文檔方式存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)信息的交流與共享。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案調(diào)檔麻煩、繁瑣，文件查找困難，信息的共享、調(diào)度與更新效率很低。通過(guò)電子檔案管理，不僅可以利用辦公自動(dòng)化軟件實(shí)現(xiàn)高效的體系管理、索引靈活方便、查找快速簡(jiǎn)便，而且可以根據(jù)不同的需求進(jìn)行分類(lèi)、排序與查找等，從而使文檔管理與調(diào)度更加簡(jiǎn)便。

（3）電子檔案文件的傳輸速度與安全性高。電子檔案讀寫(xiě)速度很快，遠(yuǎn)遠(yuǎn)超越傳統(tǒng)書(shū)寫(xiě)方法，且存儲(chǔ)信息的空間大。電子檔案可以實(shí)現(xiàn)信息資源共享與傳遞，可以提高文件的安全性與時(shí)效性。而且，電子檔案保存形式較之紙質(zhì)文檔要求低，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。

2.電子檔案在高校檔案管理中存在的問(wèn)題

（1）電子檔案存儲(chǔ)的安全性存有隱患。由于電子檔案存儲(chǔ)量大，且讀寫(xiě)速度快，如果丟失或者被盜，受損失程度遠(yuǎn)超過(guò)傳統(tǒng)的方式。如果一些學(xué)校對(duì)電子檔案管理不善，存有刪改的風(fēng)險(xiǎn)，也可能因?yàn)橛?jì)算機(jī)的問(wèn)題導(dǎo)致電子信息丟失、被修改或被盜等。鑒于高校保管的檔案大多是教職工與學(xué)生的重要信息，安全問(wèn)題必須重視。而且，電子文檔采用統(tǒng)一字體與標(biāo)識(shí)，不利于分辨真假。

（2）管理方式相對(duì)落后，管理機(jī)構(gòu)不夠健全?，F(xiàn)階段我國(guó)高校電子檔案管理沒(méi)有實(shí)現(xiàn)真正的電子信息化，仍然存在采用手工操作的部分，管理方式落后，難以滿足社會(huì)需求，影響工作效率，不利于教育事業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展。且不少高校管理機(jī)構(gòu)不夠完善，缺乏必要的電子檔案管理機(jī)構(gòu)，導(dǎo)致電子歸檔與保管不能符合檔案管理的要求，欠缺規(guī)范化，容易影響檔案管理的質(zhì)量。

（3）管理人員素質(zhì)亟待提高。目前不少高校對(duì)檔案管理工作人員重視程度不夠，不注重對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，存在電子檔案管理人員素質(zhì)不夠高、專業(yè)知識(shí)欠缺現(xiàn)象。且存在不少高齡檔案管理人員，對(duì)電腦知識(shí)不熟悉，只起到保管作用，不利于電子檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。

三、電子檔案管理在高校檔案管理中的應(yīng)用

1.加強(qiáng)電子檔案存儲(chǔ)及計(jì)算機(jī)的安全

首先應(yīng)加強(qiáng)電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備的安全，采用有密級(jí)要求的歸檔電子文件，注重對(duì)軟件、硬件進(jìn)行升級(jí)更新與維護(hù)，檢查其存在狀態(tài)是否良好，并注意對(duì)電子檔案進(jìn)行備份。平時(shí)工作過(guò)程注意防磁、防劃傷等，保證電子信息的完整與安全。其次是加大電子檔案防火墻的保護(hù)，利用身份驗(yàn)證、數(shù)字簽名、病毒防護(hù)等保證電子檔案的完整與安全，注重改進(jìn)現(xiàn)代化存儲(chǔ)手段，加強(qiáng)電子文檔在存儲(chǔ)、傳輸與保管等方面的保密與安全，努力提高安全水平。

2.強(qiáng)化規(guī)范操作流程，完善管理機(jī)構(gòu)

首先應(yīng)注意采用適合本校的電子檔案管理系統(tǒng)，并規(guī)范操作流程，減少操作失誤與風(fēng)險(xiǎn)。運(yùn)用手工方式已不能滿足現(xiàn)代高校的發(fā)展，加強(qiáng)電子信息管理，充分利用網(wǎng)絡(luò)資源，提高工作效率。其次建立健全電子檔案管理機(jī)構(gòu)，從電子歸檔到電子檔案保管過(guò)程都應(yīng)嚴(yán)格按照制度規(guī)定進(jìn)行操作，以提高電子檔案的質(zhì)量。

3.加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高其專業(yè)知識(shí)與業(yè)務(wù)水平，使其掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理觀念。重視檔案管理作用，努力提高管理人員的文化水平，規(guī)范工作標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)行集中管理，提高管理人員的隊(duì)伍素質(zhì)，以利于實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的作用。

參考文獻(xiàn)：

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關(guān)鍵詞：高校檔案管理 檔案管理科學(xué)化

高校檔案管理師對(duì)高校日常工作中產(chǎn)生的各種文件資料的整理、保存和應(yīng)用工作，檔案管理是高校管理層進(jìn)行決策以及高校師生開(kāi)展日常教學(xué)工作的基礎(chǔ)，檔案管理工作的發(fā)展影響著高校其他工作的效率，值得我們進(jìn)行深入的思考和探索。

一、高校檔案管理概述

（一）檔案管理工作的基本情況

當(dāng)下我國(guó)高校檔案管理從傳統(tǒng)管理進(jìn)入到了信息化管理模式下，立足于網(wǎng)絡(luò)的信息化管理模式能夠有效提高管理效能，但是傳統(tǒng)檔案管理的工作結(jié)構(gòu)仍然影響著該項(xiàng)工作的整體發(fā)展，各高校檔案管理部門(mén)都在尋求更科學(xué)的管理模式。

（二）檔案管理工作科學(xué)化的必要性

檔案管理工作科學(xué)化即以符合高校實(shí)際情況、符合國(guó)家檔案管理相關(guān)法律以及檔案管理工作發(fā)展需求為目標(biāo)，進(jìn)行管理工作改進(jìn)。檔案管理科學(xué)化的目的是為了提高高校檔案的使用效能，進(jìn)而助力高校發(fā)展，這既是檔案管理工作信息化的結(jié)果，又是檔案管理工作發(fā)展的必然。

二、科學(xué)化檔案管理的思路

（一）以職業(yè)能力提升作為科學(xué)化管理的基礎(chǔ)

檔案管理工作發(fā)展的基礎(chǔ)是參與該項(xiàng)工作的管理者，從事管理工作的職員怎樣理解檔案管理工作、怎樣尋求工作的改進(jìn)，怎樣進(jìn)行工作中的創(chuàng)新，是檔案管理工作科學(xué)化發(fā)展的前提。因此，進(jìn)行科學(xué)化檔案管理，首先要提高管理者的職業(yè)能力，只有檔案管理工作者的職業(yè)能力提高了，信息化管理以及檔案服務(wù)等科學(xué)化管理事務(wù)才有可能順利進(jìn)行。從高校檔案管理發(fā)展來(lái)看，管理者所需要提升的職業(yè)能力包括基本的檔案管理能力、信息化操作能力，還包括對(duì)待檔案工作的創(chuàng)造能力、與檔案應(yīng)用相關(guān)的研究能力以及進(jìn)行檔案服務(wù)工作的態(tài)度和決心等。

（二）以管理制度的改進(jìn)作為科學(xué)化管理的保障

高校檔案管理工作科學(xué)化發(fā)展，即意味著檔案管理工作的精細(xì)化和制度化，管理制度改進(jìn)是科學(xué)化管理的保障。管理制度的改進(jìn)包括對(duì)原有的檔案管理制度的評(píng)價(jià)，以及對(duì)制度能夠反映的檔案管理工作問(wèn)題的研究。發(fā)現(xiàn)其中不科學(xué)的部分并加以改革，以高校自身的特征以及檔案管理工作在不同的校務(wù)工作中的輔助作用發(fā)揮為重點(diǎn)，編制新的檔案管理規(guī)范等。

（三）以信息化管理的推進(jìn)作為科學(xué)化管理的實(shí)踐途徑

高校檔案管理工作已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，但是，科學(xué)化管理的實(shí)現(xiàn)，仍舊應(yīng)該以信息化管理的推進(jìn)為主線。信息化管理不僅僅是應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案收集或者應(yīng)用，也不僅僅是改紙質(zhì)檔案為電子檔案，用電腦進(jìn)行檔案存儲(chǔ)等。信息化管理與其說(shuō)是管理方法，不如說(shuō)是一種管理思路，將檔案管理工作放置于高校校務(wù)工作的大環(huán)境中，以網(wǎng)絡(luò)化的思維去思考檔案管理工作的改進(jìn)方向和改進(jìn)方法。將已經(jīng)開(kāi)展的信息化管理工作進(jìn)一步深化，不斷推行更高效的管理策略，都是信息化管理推進(jìn)的表現(xiàn)，也是踐行科學(xué)化管理的方法。

三、實(shí)現(xiàn)高校檔案科學(xué)化管理的建議

（一）重視檔案管理人才培養(yǎng)

檔案管理人員要從自身工作能力方面入手，通過(guò)自主學(xué)習(xí)或者是單位組織繼續(xù)教育等方式豐富管理人員的計(jì)算機(jī)理論知識(shí)，同時(shí)強(qiáng)化工作人員的計(jì)算機(jī)操作能力，能夠?qū)鹘y(tǒng)的手工檔案管理工作轉(zhuǎn)變?yōu)槿嬗?jì)算機(jī)操作，減輕自身工作壓力的同時(shí)提高檔案管理工作效率。在此基礎(chǔ)上，檔案管理人員還要培養(yǎng)自身的個(gè)人素養(yǎng)，要愛(ài)崗敬業(yè)，重視檔案管理質(zhì)量，能夠?qū)崿F(xiàn)工作崗位的自我約束，為我國(guó)檔案管理事業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)一份力量。

（二）進(jìn)行檔案管理業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理工作制度的改進(jìn)以業(yè)務(wù)基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)化建立為前提，只有業(yè)務(wù)基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)現(xiàn)了，才能夠進(jìn)行精細(xì)化的崗位說(shuō)明，才能夠進(jìn)行管理制度調(diào)整。要實(shí)現(xiàn)高校檔案管理科學(xué)化，關(guān)鍵在于按技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行檔案資料整理和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化工作；要按標(biāo)準(zhǔn)化要求對(duì)檔案資料進(jìn)行技術(shù)處理，使得檔案資料始終處于科學(xué)化管理狀態(tài)之下；嚴(yán)格按照高校檔案實(shí)體分類(lèi)辦法和規(guī)范要求進(jìn)行操作，才有可能為實(shí)現(xiàn)高校檔案管理科學(xué)化奠定良好基礎(chǔ)。

（三）加強(qiáng)檔案管理信息化的資金技術(shù)投入

高校檔案管理信息化的進(jìn)一步建設(shè)既包括了檔案管理的硬件建設(shè)，也包括了軟件建設(shè)。在硬件建設(shè)方面，檔案管理的場(chǎng)地以及信息化需要的電腦、網(wǎng)絡(luò)接入和特殊治療的存儲(chǔ)空間等都有待提升；在軟件建設(shè)方面，檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)以及檔案資料服務(wù)相關(guān)的應(yīng)用程序等還有待升級(jí)。我國(guó)高校檔案管理工作的歷史和現(xiàn)狀，決定了為實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理就必須投入相當(dāng)數(shù)額的資金。這種情況，還必然會(huì)持續(xù)很長(zhǎng)一段時(shí)間。因此，高校領(lǐng)導(dǎo)在制訂預(yù)算時(shí)，應(yīng)當(dāng)為學(xué)校檔案管理硬件設(shè)施建設(shè)的資金投入留有一席之地。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)保障對(duì)檔案管理的資金投入真正做到?？顚Ｓ?。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，高校檔案管理的科學(xué)化是該項(xiàng)工作發(fā)展的必然結(jié)果，進(jìn)行科學(xué)化管理，應(yīng)該思路清晰、邏輯簡(jiǎn)明，從檔案管理發(fā)展的基礎(chǔ)入手，理清檔案管理工作中的主次輕重，以科學(xué)的思維方式開(kāi)展管理工作，只有這樣，高校檔案管理才能夠進(jìn)一步完善和加強(qiáng)。

參考文獻(xiàn)：

[1]張文艷.提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑分析[J].才智，2016，（05）.

篇8

然而，在高校圖書(shū)館檔案管理發(fā)展過(guò)程中，還存在著諸多問(wèn)題亟待解決，有些來(lái)自外部環(huán)境或自身管理等因素而引發(fā)的各種問(wèn)題，常使其成為危機(jī)萌生地，如何加強(qiáng)高校圖書(shū)館的危機(jī)管理，減少危機(jī)事件的發(fā)生及利益相關(guān)者的損失，提高高校的聲譽(yù)口碑，成為了高校圖書(shū)館發(fā)展所面臨的重要問(wèn)題。

一、高校圖書(shū)館檔案管理現(xiàn)狀

（一）忽視檔案管理的重要性

圖書(shū)館的檔案是圖書(shū)館發(fā)展歷程的歷史見(jiàn)證，是圖書(shū)館管理的重要依據(jù)，具有重要的參考價(jià)值。但在高校中，圖書(shū)館檔案管理工作并沒(méi)有受到應(yīng)有的重視，某些圖書(shū)館甚至認(rèn)為檔案對(duì)評(píng)估沒(méi)有多少存在價(jià)值，因此在檔案的管理上七零八落，沒(méi)有專人管理，也沒(méi)有相應(yīng)的管理制度做約束，對(duì)檔案缺乏保護(hù)措施，檔案管理無(wú)法做到集中統(tǒng)一，從而造成檔案的嚴(yán)重缺失。

（二）缺乏系統(tǒng)的管理模式

目前很多高校的圖書(shū)館都沒(méi)有建立一套適合自己發(fā)展的管理制度，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與管理模式，由于管理上的混亂以及許多工作人員的疏忽，導(dǎo)致圖書(shū)館檔案無(wú)法完整的保存，更沒(méi)有正規(guī)的對(duì)檔案卷宗進(jìn)行及時(shí)的分類(lèi)編目，標(biāo)注及登記造冊(cè)等，使缺失的檔案無(wú)法保持其完整性，特別是某些檔案在提交裝訂過(guò)程中，采用不用規(guī)格不同材質(zhì)的紙張，有些檔案文件則采用不同的墨水進(jìn)行手寫(xiě)，不僅裝訂起來(lái)不夠美觀，同時(shí)不利于保存，從而給查找利用帶來(lái)不必要的困難。

（三）危機(jī)意識(shí)淡薄

高校圖書(shū)館的危機(jī)通常可分為潛在性危機(jī)與突發(fā)性危機(jī)，若按環(huán)境因素來(lái)劃分則分為外部危機(jī)與內(nèi)部危機(jī)，外部危機(jī)通常為：臺(tái)風(fēng)、地震、火災(zāi)、水災(zāi)等自然災(zāi)害引起的造成圖書(shū)館斷電、倒塌、水管破裂、文獻(xiàn)受損等情況；內(nèi)部危機(jī)通常產(chǎn)生于管理體質(zhì)不完善，工作人員專業(yè)素養(yǎng)不高，服務(wù)質(zhì)量地下所導(dǎo)致的圖書(shū)館聲譽(yù)受損等情況，目前許多高校圖書(shū)館都把沒(méi)有把危機(jī)管理放到重要位置上來(lái)，缺乏危機(jī)處理能力，無(wú)法及時(shí)發(fā)現(xiàn)危機(jī)隱患，將危機(jī)消滅在萌芽中。

（四）人力資源管理水平落后

人才作為圖書(shū)館文獻(xiàn)資源之外的另一寶貴資源，已不再是傳統(tǒng)意義上的毫無(wú)價(jià)值的圖書(shū)管理員，而是真正能夠負(fù)擔(dān)起信息專家，信息導(dǎo)向與信息管理等方面技能的專業(yè)人才。但目前許多高校都沒(méi)有把圖書(shū)館員真正作為一種資源，傳統(tǒng)的人事管理無(wú)法滿足現(xiàn)代人才發(fā)展的需求，人力資源管理水平的落后，加之許多管理制度的不健全，不能起到正面的約束作用，致使圖書(shū)館員無(wú)法擺正自身位置，工作積極性不高，人浮于事，服務(wù)意識(shí)淡薄。

二、高校圖書(shū)館檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）檔案藏量無(wú)法滿足查閱者需求

由于高校的重視力度不夠，加之資金投入不足，人力、物力、財(cái)力在供給上的缺失，導(dǎo)致圖書(shū)館檔案藏量嚴(yán)重不足；在圖書(shū)館檔案管理過(guò)程中，由于管理模式存在方方面面的問(wèn)題，導(dǎo)致部分檔案利用率不高，檔案資料形同虛設(shè)，且有些工作人員缺乏檔案保管意識(shí)，致使部分檔案在經(jīng)年累月中存在缺失現(xiàn)象，無(wú)法從根本上滿足查閱者對(duì)文獻(xiàn)資料的需求，從而導(dǎo)致查閱者對(duì)圖書(shū)館抱持懷疑及不信任的態(tài)度，不能做出正面評(píng)價(jià)，圖書(shū)館領(lǐng)導(dǎo)有時(shí)也疏于過(guò)問(wèn)檔案的管理情況，這也是成為制約圖書(shū)館檔案管理發(fā)展的重要因素之一。

（二）人員配置不適應(yīng)現(xiàn)有發(fā)展

目前許多高校圖書(shū)館都沒(méi)有配備專門(mén)的檔案管理人員，大多數(shù)還屬于兼職工作， 只負(fù)責(zé)登記、收藏、保管等一般性工作，沒(méi)有經(jīng)過(guò)業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，也沒(méi)有進(jìn)行必要的思想教育，所以在工作中不能產(chǎn)生正確的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為這是一個(gè)無(wú)足輕重的工作。

另一方面，由于檔案管理人員對(duì)于檔案管理工作投入的精力不夠，加之經(jīng)費(fèi)不足及領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此項(xiàng)工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)和重視，導(dǎo)致檔案管理人員不斷的更換，使得許多檔案不是缺失就是斷檔，甚至許多資料該登記的沒(méi)有登記，該存檔的沒(méi)有存檔，導(dǎo)致檔案工作在管理過(guò)程中出現(xiàn)嚴(yán)重的紕漏，甚至危及圖書(shū)館學(xué)高校聲譽(yù)。

檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平及工作態(tài)度已無(wú)法滿足現(xiàn)階段檔案管理發(fā)展需求，因此，提高圖書(shū)館檔案管理人員綜合素質(zhì)及檔案管理能力，成為了當(dāng)前圖書(shū)館良性發(fā)展的主要任務(wù)。

（三）檔案數(shù)字化進(jìn)程緩慢

在信息化網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，許多高校圖書(shū)館的檔案管理還處于手工存取階段，從檔案載體來(lái)看，紙質(zhì)檔案比重較大，電子檔案、影像資料文獻(xiàn)檔案的種類(lèi)和數(shù)量相對(duì)較小，檔案管理還是沿襲傳統(tǒng)的管理模式，沒(méi)有與圖書(shū)文獻(xiàn)信息資源的現(xiàn)代化建設(shè)同步發(fā)展，導(dǎo)致檔案數(shù)字化進(jìn)程緩慢。在文獻(xiàn)信息交流自動(dòng)化的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，這種館藏檔案的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容已無(wú)法滿足人們多渠道獲得檔案文獻(xiàn)資料的需求，特別是在已實(shí)現(xiàn)館藏文獻(xiàn)資源服務(wù)自動(dòng)化的圖書(shū)館，其自身的檔案文獻(xiàn)管理和利用手段沒(méi)有與圖書(shū)文獻(xiàn)信息資源的現(xiàn)代化開(kāi)發(fā)同步。

（四）危機(jī)處理能力薄弱

高校圖書(shū)館作為一個(gè)開(kāi)放的有機(jī)體，諸多內(nèi)外因素都可能對(duì)其發(fā)展和生存構(gòu)成威脅，形成危機(jī)。然而，目前許多高校圖書(shū)館對(duì)危機(jī)管理的重視程度與危機(jī)處理能力還很薄弱，人員配備不夠，資源匱乏，服務(wù)措施不利，這些都是當(dāng)前普遍存在的問(wèn)題。

目前我國(guó)學(xué)術(shù)界對(duì)圖書(shū)館的危機(jī)管理主要還是以學(xué)術(shù)研究為主，能立足于高校圖書(shū)館面臨的具體危機(jī)做調(diào)查研究的尚屬少數(shù)，缺乏強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)和案例支持，因而其針對(duì)性和可操作性不強(qiáng)。從現(xiàn)存的圖書(shū)館危機(jī)的文章中來(lái)看，對(duì)于高校圖書(shū)館危機(jī)問(wèn)題的研究也多是流于形式的那些困難，對(duì)于某些存在危機(jī)的問(wèn)題還沒(méi)有形成足夠的危機(jī)意識(shí)，如對(duì)外國(guó)留學(xué)生的信息服務(wù)和對(duì)殘疾人的信息服務(wù)等，探討的很少。即便有，也沒(méi)有深入的探討危機(jī)產(chǎn)生的原因，提出的解決策略也多為空泛之談。

（五）無(wú)有效的評(píng)估制度做指導(dǎo)

目前很多高校圖書(shū)館都施行了績(jī)效評(píng)估制度，但大部分都做的不夠深入，不是使評(píng)估制度流于形式就是違背了績(jī)效評(píng)估的初衷，評(píng)估效果之所以難以達(dá)到預(yù)期，歸納起來(lái)有如下原因：

首先，考核目的不夠明確?？?jī)效考核的首要目的是對(duì)管理過(guò)程的一種控制，通過(guò)評(píng)估發(fā)現(xiàn)員工工作的不足，明確改進(jìn)方向，提高員工績(jī)效，從而更好的實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)。但在實(shí)施過(guò)程中，被考核者往往錯(cuò)以為考核只是走走形式，沒(méi)有對(duì)考核進(jìn)行正確的認(rèn)識(shí)，可以說(shuō)完全背離了考評(píng)的初衷。

其次，評(píng)價(jià)指標(biāo)定位不明。目前許多圖書(shū)館在實(shí)施績(jī)效考核中都出現(xiàn)考核標(biāo)準(zhǔn)的界定過(guò)于籠統(tǒng)、寬泛，指標(biāo)設(shè)計(jì)缺乏可量化行的問(wèn)題，讓被考核者對(duì)指標(biāo)的理解存在歧義，使考核失去公平公正的原則。

再次，缺乏反饋機(jī)制。在考核工作中，有效的溝通是整個(gè)績(jī)效管理系統(tǒng)不可缺少的一環(huán)，也是實(shí)現(xiàn)考核效果的重要保證。然而，目前許多圖書(shū)館在反饋問(wèn)題上都是類(lèi)似于年終小結(jié)的形式，無(wú)法做到雙向的反饋溝通，這種為考核而考核，不重視考核結(jié)果的做法直接影響到館員對(duì)考核結(jié)果的正確認(rèn)識(shí)，從而影響到館內(nèi)團(tuán)結(jié)，導(dǎo)致館員工作質(zhì)量下降，使考核失去了原本的目的。

最后，是缺乏獎(jiǎng)懲機(jī)制。目前許多高校圖書(shū)館在考評(píng)過(guò)程中，往往只重視考評(píng)過(guò)程，輕視獎(jiǎng)懲環(huán)節(jié)，不能從根本上實(shí)現(xiàn)考評(píng)與獎(jiǎng)懲相掛鉤，考評(píng)結(jié)果的好壞對(duì)館員無(wú)實(shí)質(zhì)性的影響，這種沒(méi)有獎(jiǎng)懲機(jī)制的做法，使考評(píng)流于了形式。

三、改善建議及具體措施

（一）實(shí)現(xiàn)資源共享，滿足查閱者日益增長(zhǎng)的需求

在現(xiàn)階段發(fā)展過(guò)程中，由于科學(xué)技術(shù)的不斷更新和進(jìn)步，圖書(shū)文獻(xiàn)資料的價(jià)格不斷增長(zhǎng)，居高不下，沒(méi)有一個(gè)圖書(shū)館能在有限的館舍條件、經(jīng)費(fèi)和人力的情況下，把所有的文獻(xiàn)資料搜集齊全，加工整理，有效傳遞。而要想解決這個(gè)問(wèn)題的根本途徑，就是要做到資源共享。 圖書(shū)館的資源包括各類(lèi)館藏、目錄及人員設(shè)備等，若有兩個(gè)以上的圖書(shū)館共同使用這些資源時(shí)，就做到了資源共享。 現(xiàn)在許多高校的圖書(shū)館都已經(jīng)采取了各種措施，在采購(gòu)、編目、存儲(chǔ)、館際之間互相借閱等領(lǐng)域開(kāi)展多種形式的館際工作，使資源得到充分利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。這不僅節(jié)約了人力成本和經(jīng)費(fèi)，而且還為開(kāi)拓新領(lǐng)域，擴(kuò)大服務(wù)范圍，提高服務(wù)質(zhì)量等方面，帶來(lái)了新的資訊與發(fā)展契機(jī)。資源共享作為高校圖書(shū)館的一個(gè)發(fā)展目標(biāo)，終究會(huì)得以實(shí)現(xiàn)。

（二）提高員工素質(zhì)，健全管理制度

檔案管理是高校圖書(shū)館管理工作的首要任務(wù)，因此，提高員工素質(zhì)，完善各項(xiàng)管理制度，建立標(biāo)準(zhǔn)化的管理體系就顯得十分必要。在用人方面，可選用責(zé)任心強(qiáng)、并具有較高學(xué)歷及文化素養(yǎng)的人才，主要承擔(dān)圖書(shū)館檔案管理的全部職責(zé)， 檔案人員一經(jīng)落實(shí)，需保持相對(duì)穩(wěn)定，不要隨意變動(dòng)。另外還需從實(shí)際出發(fā)，開(kāi)展檔案人員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，多讓他們參加專業(yè)培訓(xùn)班和實(shí)際操作學(xué)習(xí)， 逐漸積累檔案管理的專業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)檔案管理人員還需更新觀念，掌握先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和數(shù)字化的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)，打造一支具有廣博的知識(shí)、敏銳的信息意識(shí)和較高的信息處理能力的復(fù)合型專家隊(duì)伍，以適應(yīng)檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展的新趨勢(shì)。

要搞好圖書(shū)館檔案工作，必須建立一系列科學(xué)、系統(tǒng)、并且適合本館發(fā)展的規(guī)章制度。要結(jié)合圖書(shū)館工作的特點(diǎn)和具體情況，以制度的形式確定內(nèi)部管理溝通的執(zhí)行方式、途徑渠道，以及評(píng)估方法，使內(nèi)部管理溝通有依據(jù)可循，不以某個(gè)領(lǐng)導(dǎo)意志的改變而改變，這是圖書(shū)館內(nèi)部管理溝通能夠長(zhǎng)期存在并付諸實(shí)踐的必然條件。

檔案管理服務(wù)于管理又作用于管理，圖書(shū)館完善的管理制度和規(guī)范化的管理工作程序，能有力促進(jìn)圖書(shū)館檔案現(xiàn)代化建設(shè)的進(jìn)程。

（三）加快圖書(shū)館檔案數(shù)字化建設(shè)步伐

加快圖書(shū)館檔案數(shù)字化建設(shè)是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)，隨著時(shí)代的發(fā)展， 人們對(duì)檔案信息的需求及檔案開(kāi)發(fā)的要求越來(lái)越高，讀者通?？梢酝ㄟ^(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檢索，其速度和準(zhǔn)確性都會(huì)大大提高，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)終端，用戶可以立刻直接查詢到計(jì)算機(jī)中所需的數(shù)字化的文件內(nèi)容，極大地方便了用戶，這不僅最大限度地延長(zhǎng)了檔案的壽命， 更快捷地為讀者提供了檔案信息。

國(guó)內(nèi)某高校甚至研發(fā)了一個(gè)文件檔案管理系統(tǒng)，數(shù)據(jù)信息可包含文本、圖像、視頻、音頻及其他類(lèi)型的信息數(shù)據(jù)，系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)文件審核、高級(jí)檢索等功能，使檔案管理可實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理并存。

這種檔案管理模式，逐步實(shí)現(xiàn)了圖書(shū)館檔案的數(shù)字化，為檔案管理開(kāi)辟了廣闊前景，同時(shí)也給檔案工作帶來(lái)變革。因此，檔案工作必須采用計(jì)算機(jī)為主的數(shù)字化發(fā)展技術(shù)，結(jié)合高校圖書(shū)館的特點(diǎn)，最大限度地開(kāi)發(fā)高校圖書(shū)館檔案信息資源，為圖書(shū)館管理工作提供積極有效的服務(wù)。

（四）建立有效的危機(jī)管理體系

高校圖書(shū)館在管理過(guò)程中可能會(huì)遇到各種類(lèi)型的危機(jī)，如果對(duì)危機(jī)管理過(guò)于忽視或是危機(jī)意識(shí)不足，極有可能給圖書(shū)館造成無(wú)可挽回的重大損失，因此當(dāng)務(wù)之急，就是要建立有效的危機(jī)管理體系，將危機(jī)消滅在萌芽。

首先要建立危機(jī)管理機(jī)構(gòu)，并成立危機(jī)管理小組，加強(qiáng)與外部危機(jī)處理機(jī)構(gòu)的合作，建立危機(jī)預(yù)警機(jī)制，制定危機(jī)應(yīng)急方案以及應(yīng)對(duì)措施。其次，需加強(qiáng)圖書(shū)館網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，加大監(jiān)控力度，建立高效的數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)系統(tǒng)，定期檢測(cè)硬件的安全性，做好維護(hù)工作。再次，完善評(píng)估制度，將危機(jī)管理工作的指標(biāo)納入考核指標(biāo)體系，同時(shí)還要培養(yǎng)員工的危機(jī)意識(shí)，進(jìn)行必要的教育培訓(xùn)，提升員工危機(jī)處理的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。

最后要在館內(nèi)建立和諧的文化氛圍，培養(yǎng)員工的愛(ài)館意識(shí)，增強(qiáng)員工的歸屬感，認(rèn)同感，提升館內(nèi)凝聚力及向心力。只有這樣，才能激發(fā)員工的工作熱情，降低摩擦，減少不必要的損失，使圖書(shū)館具備較強(qiáng)的危機(jī)處理能力，從而達(dá)到預(yù)防、弱化和消除危機(jī)的目的，保證圖書(shū)館健康和諧的發(fā)展。

（五）管理模式向企業(yè)化發(fā)展轉(zhuǎn)變

圖書(shū)館向企業(yè)化發(fā)展是指圖書(shū)館參考企業(yè)的管理模式與方法，以讀者為導(dǎo)向提供服務(wù)，運(yùn)用現(xiàn)代企業(yè)科學(xué)的管理方法改革圖書(shū)館管理模式，提高圖書(shū)館的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。由此可見(jiàn)，圖書(shū)館實(shí)行企業(yè)化管理并不是要把圖書(shū)館當(dāng)作企業(yè)來(lái)經(jīng)營(yíng)，而是要把企業(yè)先進(jìn)的管理方法運(yùn)用到圖書(shū)館的管理中。

首先，需建立符合本館發(fā)展的管理體制和制度，明確職位發(fā)展定位，制定具有積極性的激勵(lì)機(jī)制與約束機(jī)制，培養(yǎng)圖書(shū)館自主經(jīng)營(yíng)意識(shí)，精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)，提高效率，使組織趨于扁平化結(jié)構(gòu)管理。

其次，是實(shí)行崗位責(zé)任制，引進(jìn)現(xiàn)進(jìn)的人事管理體制，改變過(guò)去權(quán)責(zé)不清，分工不明，效率不高的工作狀態(tài)，注重激發(fā)圖書(shū)館工作人員內(nèi)在潛能，提高工作積極性和創(chuàng)造性，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)個(gè)人價(jià)值。

篇9

【關(guān)鍵詞】檔案管理人員；職業(yè)素養(yǎng)；培養(yǎng)方式

一、新時(shí)期高校檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)的內(nèi)容

（一）道德素養(yǎng)。檔案管理人員要嚴(yán)格遵循檔案管理工作的規(guī)章制度，在檔案管理過(guò)程中，要遵守檔案道德規(guī)范準(zhǔn)則。始終保持積極的工作態(tài)度，做到愛(ài)崗敬業(yè)，要有較高的責(zé)任心和敬業(yè)精神，積極主動(dòng)、一絲不茍地做好檔案管理工作，嚴(yán)格遵照檔案法的相關(guān)規(guī)定辦事，不能遺漏和錯(cuò)錄檔案，要確保檔案信息的真實(shí)和全面。（二）業(yè)務(wù)素養(yǎng)。檔案管理工作具有很強(qiáng)的專業(yè)性，需要檔案管理工作人員熟練地掌握有關(guān)檔案方面的政策法規(guī)和專業(yè)知識(shí)，并結(jié)合信息技術(shù)建立電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案建設(shè)信息化。因此，作為一名檔案管理工作人員，需要密切關(guān)注國(guó)家政策的動(dòng)態(tài)與方向，不斷創(chuàng)新自身的思維，從宏觀和微觀角度不斷地滿足檔案管理工作的需求。將政策法規(guī)與檔案方面的工作要求結(jié)合起來(lái)，全面掌握檔案工作的規(guī)律，選取具有針對(duì)性的檔案政策，促進(jìn)自身業(yè)務(wù)素質(zhì)的提升。（三）能力素養(yǎng)。就能力素養(yǎng)而言，主要是組織協(xié)調(diào)和檔案收集以及決策制定等方面的能力，最終促進(jìn)檔案管理管理工作高效實(shí)施的同時(shí)，為各項(xiàng)決策的制定提供意見(jiàn)建議。（四）文化素養(yǎng)。文化素養(yǎng)在于注重自身文化素質(zhì)水平的提升，在檔案管理中做到以人為本，注重自身在檔案管理中的作用發(fā)揮，提升自身對(duì)檔案文化的認(rèn)識(shí)，促進(jìn)檔案文化的傳播，加強(qiáng)檔案文化的學(xué)習(xí)，提高文化素養(yǎng)的同時(shí)，促進(jìn)自身專業(yè)素養(yǎng)的提升。所以文化素養(yǎng)也是高校檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)之一。

二、職業(yè)素養(yǎng)的培訓(xùn)方式

（一）加大重視，落實(shí)職責(zé)。在高校檔案管理工作中，為促進(jìn)檔案管理水平的提升，我們必須要確保檔案管理工作責(zé)任的落實(shí)。因此，作為高校檔案管理人員，應(yīng)切實(shí)意識(shí)到強(qiáng)化檔案管理工作的重要性，并及時(shí)地掌握有關(guān)政策法規(guī)，不斷提高自身的檔案意識(shí)，盡可能地為檔案管理工作的開(kāi)展致力于良好環(huán)境的創(chuàng)設(shè)。所以必須在檔案管理之前，就需要對(duì)檔案管理職責(zé)進(jìn)行明確，確保檔案管理規(guī)范并不斷完善，切實(shí)注重檔案管理的投入，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的監(jiān)督，不斷強(qiáng)化其責(zé)任意識(shí)，切實(shí)注重檔案鑒定與審核工作的開(kāi)展，為檔案管理工作的開(kāi)展提供強(qiáng)大的支持。（二）完善制度，規(guī)范科學(xué)。在檔案管理中，需要對(duì)各項(xiàng)管理制度不斷完善，致力于思想觀念轉(zhuǎn)變，確保各項(xiàng)檔案管理工作得到高效的開(kāi)展。在制度完善過(guò)程中，需要科學(xué)規(guī)劃?rùn)n案管理的流程。嚴(yán)格按照有關(guān)法律法規(guī)和高校檔案管理的實(shí)際，及時(shí)地制定有關(guān)檔案管理細(xì)節(jié)，對(duì)各項(xiàng)管理職能進(jìn)行科學(xué)的劃分，并結(jié)合自身的實(shí)際，對(duì)工作目標(biāo)進(jìn)行制定，并對(duì)檔案的查詢和保存以及歸檔等制度進(jìn)行明確，確保整個(gè)檔案管理工作更加科學(xué)規(guī)范。（三）強(qiáng)化信息化建設(shè)力度。在做好上述工作的基礎(chǔ)上，還應(yīng)加大檔案信息化建設(shè)力度，切實(shí)借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)科技信息技術(shù)，盡可能地提高檔案的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化水平。既要注重自身在檔案管理中作用的發(fā)揮，還要加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，提高檔案的信息化建設(shè)進(jìn)程，加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理軟硬件的建設(shè)，將財(cái)務(wù)管理工作與自身的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合，確保檔案歸檔的及時(shí)性和有效性。此外，還應(yīng)切實(shí)注重財(cái)務(wù)信息的采集與整理，及時(shí)做好數(shù)據(jù)的升級(jí)和完善，才能更好地便于檔案的利用，更好地促進(jìn)檔案管理作用的發(fā)揮。這就需要對(duì)檔案管理系統(tǒng)功能進(jìn)行完善，加強(qiáng)對(duì)有關(guān)檔案人員的教育和培訓(xùn)，及時(shí)提高其專業(yè)知識(shí)水平，才能更好地加強(qiáng)對(duì)其的應(yīng)用，將檔案的價(jià)值發(fā)揮出來(lái)，提高信息化的建設(shè)成效。（四）開(kāi)展高校檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)教育。職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)，在做好上述工作的同時(shí)，還要在日常工作中加強(qiáng)對(duì)其的職業(yè)素養(yǎng)教育，引導(dǎo)其意識(shí)到自身在檔案管理中的作用，堅(jiān)持職業(yè)道德，強(qiáng)化職業(yè)道德素養(yǎng)教育與培訓(xùn)，不斷強(qiáng)化其自身的責(zé)任意識(shí)和管理意識(shí)，主動(dòng)積極地參與到高校檔案管理工作之中，并加強(qiáng)對(duì)其的改進(jìn)和優(yōu)化，通過(guò)強(qiáng)化對(duì)其的職業(yè)素養(yǎng)教育，進(jìn)一步促進(jìn)其職業(yè)素養(yǎng)的培育。此外，還要加大對(duì)其的培訓(xùn)力度，切實(shí)提升其專業(yè)技術(shù)水平，才能適應(yīng)未來(lái)發(fā)展的需要。

三、結(jié)語(yǔ)

篇10

關(guān)鍵詞：信息化；高校檔案；現(xiàn)狀分析；管理措施

現(xiàn)階段，全世界的高等教育早已經(jīng)進(jìn)入了一個(gè)信息化的時(shí)代，高新信息技術(shù)在高等教育管理中扮演著重要的角色。在信息化的背景下，高校檔案管理與新技術(shù)的相互融合，使得檔案管理效率大為提升，進(jìn)一步也使得高校的管理工作邁進(jìn)了一個(gè)嶄新的階段。

高校檔案管理現(xiàn)狀分析

1.相關(guān)人員思想觀念滯后

在高校的各項(xiàng)管理工作中，檔案管理一直是重要的組成部分；而在信息時(shí)代，高校檔案工作更是作為校園信息資源實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的重要基礎(chǔ)。高校檔案管理工作伴隨著技術(shù)的發(fā)展，其工作形式與內(nèi)容也在不斷變化。面對(duì)不斷發(fā)展的檔案工作，相關(guān)管理人員對(duì)其的重視程度不高，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到工作的必要性及其對(duì)整個(gè)學(xué)校發(fā)展中扮演的重要角色，單純地將檔案工作視為一個(gè)附帶性質(zhì)的工作，認(rèn)為此類(lèi)工作對(duì)學(xué)校的管理工作無(wú)關(guān)緊要。因此，在實(shí)際的工作中，思想意識(shí)上忽視檔案管理的作用，實(shí)際行動(dòng)上對(duì)檔案管理的支持不夠，檔案事業(yè)發(fā)展缺乏規(guī)劃與總結(jié)。此外，在固有思想及不合理體制的約束下，高校檔案管理部分通常只重視檔案的基礎(chǔ)性管理工作比如整理、編目及查閱等，對(duì)于檔案社會(huì)服務(wù)功能等方面的工作建設(shè)卻無(wú)實(shí)質(zhì)性的操作措施。高校檔案管理中，還存在相關(guān)管理人員專業(yè)素質(zhì)不高，以至于無(wú)法勝任檔案管理的現(xiàn)象，管理人員缺乏培訓(xùn)。

2.檔案管理工作效率低，缺乏相關(guān)基礎(chǔ)性設(shè)施

高校檔案管理工作一項(xiàng)較為復(fù)雜的工程，目前高校中大多數(shù)檔案為紙質(zhì)檔案，在進(jìn)行檔案分類(lèi)、校訂中通常需要大量人員協(xié)同合作才能完成，而且工作的質(zhì)量無(wú)法得到可靠保障，嚴(yán)重耗費(fèi)人力資源，工作效率低下。高校檔案管理中，因?yàn)橄嚓P(guān)投入資金的缺失，導(dǎo)致檔案管理部門(mén)無(wú)法配齊信息化設(shè)備，基礎(chǔ)設(shè)施的滯后造成了我國(guó)現(xiàn)階段大多數(shù)高校的檔案管理仍處于一個(gè)高度依賴人力操作的階段，這種現(xiàn)象使得高校檔案管理的發(fā)展陷入停滯。此外盡管一些高校在硬件建設(shè)上配備了大量的計(jì)算機(jī)，但實(shí)際的管理工作還依靠人工，大量的信息設(shè)備成了擺設(shè)。另外由于相關(guān)檔案管理計(jì)算機(jī)軟件在編制過(guò)程中，計(jì)算機(jī)編程人員對(duì)檔案管理工作缺乏認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致開(kāi)放出的管理軟件實(shí)用性不強(qiáng)，無(wú)法勝任高校檔案管理工作。

3.資源共享存在弊端，高校合并帶來(lái)新問(wèn)題

目前高校的檔案管理分工較細(xì)，人事檔案管理及學(xué)生檔案管理隸屬不同管理部門(mén)，導(dǎo)致在對(duì)信息收集與統(tǒng)計(jì)過(guò)程中存在信息重復(fù)收集，資源無(wú)法實(shí)現(xiàn)共享，浪費(fèi)人力物力。此外今年來(lái)隨著高等教育體制的改革，許多高校是由一些學(xué)校經(jīng)過(guò)合并重組而成，這就使得檔案管理工作面臨了很大挑戰(zhàn)，一些新問(wèn)題也隨之出現(xiàn)。比如學(xué)校檔案流失、檔案整理歸類(lèi)困難及檔案交接困難等。

提高高校檔案管理水平的若干措施

1.優(yōu)化高校檔案管理模式

納入管理模式、非納入管理模式是高校檔案管理主要的兩種模式。納入模式指的是高校本校檔案館管理高校各個(gè)部門(mén)所用的檔案，實(shí)行檔案業(yè)務(wù)管理；非納入管理模式是相對(duì)于納入管理模式而言的，其表現(xiàn)形式多變，不同部門(mén)的檔案管理模式不一致。舉個(gè)例子，一些高校中人事部門(mén)專門(mén)管理人事檔案，而學(xué)生檔案則由學(xué)校教務(wù)處等部門(mén)進(jìn)行綜合管理，更細(xì)化的分，非納入模式也可以分為按歸口部門(mén)分散管理模式即相對(duì)集中的管理模式。針對(duì)納入與非納入兩種管理模式，非納入管理模式能夠充分發(fā)揮現(xiàn)有設(shè)施功能，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的可靠共享，需要投入的人力也較少；而納入管理模式更利于對(duì)資料收集過(guò)程中存在的問(wèn)題，通過(guò)大類(lèi)檔案查找的方式加以補(bǔ)充，較為方便。

2.高校檔案信息的數(shù)字化

高校檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，依賴信息的數(shù)字化。針對(duì)高校檔案的具體特點(diǎn)，管理人員要通過(guò)轉(zhuǎn)變思路，運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，推動(dòng)檔案信息數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)，最終為高校發(fā)展提供更好的服務(wù)。高校檔案的數(shù)字化建設(shè)需要大量人力、物力及財(cái)力的支持，需要多方的高效合作，在具體的數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中考慮到學(xué)校檔案資料量的巨大，也沒(méi)有必要對(duì)所用的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，只需要針對(duì)其中價(jià)值較高的檔案進(jìn)行處理，此類(lèi)檔案資料能夠在社會(huì)生產(chǎn)中產(chǎn)生較大的經(jīng)濟(jì)效益及社會(huì)效益；而其他類(lèi)別的檔案資料則暫時(shí)不考慮實(shí)施數(shù)字化處理，使得檔案信息資源的數(shù)字化效率大為提升。在整個(gè)檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程中，要做好檔案資料的調(diào)研工作，依據(jù)前期的調(diào)研結(jié)果制定高效的數(shù)字化方案，嚴(yán)格把握檔案資料數(shù)字化處理的具體程度，嚴(yán)格控制處理的成本，提高資源的利用率，減少浪費(fèi)，降低后續(xù)的檔案管理成本?？偠灾?，高校檔案的數(shù)字化建設(shè)，要重視成本控制，講究效益。

3.依照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行高校檔案信息化管理建設(shè)

在高校檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，要按照相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行電子資源歸檔、標(biāo)識(shí)、描述、查詢及傳輸管理等。檔案信息化建設(shè)中的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范好比公路的交通規(guī)則，各種信息資源的管理要嚴(yán)格遵守規(guī)則，以保障檔案管理信息內(nèi)容及運(yùn)行的暢通無(wú)阻。檔案管理中統(tǒng)一輸入格式、代碼符號(hào)及轉(zhuǎn)換規(guī)則的制定，是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的前提，各類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。高校檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化管理主要包括三個(gè)方面的內(nèi)容：（1）管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范；（2）業(yè)務(wù)性管理規(guī)范；（3）技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。檔案管理計(jì)算機(jī)使用的相關(guān)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)、信息資源合法性判斷規(guī)則是管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的主要構(gòu)成部分；業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范包括了檔案處理規(guī)范、檔案術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)、信息資源標(biāo)識(shí)標(biāo)準(zhǔn)及數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)等；而數(shù)據(jù)加密、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)壓縮格式規(guī)范及水印技術(shù)規(guī)范等則組成了技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

4.提升檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)

信息化背景下的高校檔案管理建設(shè)歸根結(jié)底還得依靠人來(lái)完成，提高高校檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)素質(zhì)有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。高校檔案管理信息化管理要求管理人員具備較強(qiáng)的檔案專業(yè)素質(zhì)，要具備一定的信息技術(shù)知識(shí)。具體而言，高效檔案管理隊(duì)伍應(yīng)該具備以下素質(zhì)：（1）較好的政策解讀能力，較高的思想政治素質(zhì)；（2）信息化的管理理念，團(tuán)隊(duì)合作的精神；（3）掌握現(xiàn)代化的管理手段與方法。較高的政策水平及思想政治素質(zhì)是管理人員做好檔案管理工作的重要前提，檔案管理是一項(xiàng)較為繁瑣的工作，需要管理人員具備足夠強(qiáng)的責(zé)任心，良好的職業(yè)素養(yǎng)及思想政治素質(zhì)有利于管理人員提升事業(yè)的榮譽(yù)感，在工作中實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值；信息化管理理念及團(tuán)隊(duì)合作的精神是實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化的關(guān)鍵所在，通過(guò)樹(shù)立信息服務(wù)理念，加強(qiáng)管理隊(duì)伍間的相互協(xié)作，為檔案管理工作的順利完成提供重要保障；而通過(guò)運(yùn)用先進(jìn)的管理手段，能夠有效地提升高校檔案管理工作的水平，適應(yīng)信息化檔案的管理建設(shè)，提高檔案管理的工作效率，以有效的資源投入獲取較大的成效。

21世紀(jì)是一個(gè)信息化的時(shí)代，高校檔案管理向信息化轉(zhuǎn)變是必然的趨勢(shì)。通過(guò)合理運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)資源，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，有助于高校提升管理水平，為社會(huì)提供高質(zhì)量的服務(wù)。檔案作為一個(gè)極為重要的信息源，其管理工作的重要性不言而喻，伴隨著檔案管理信息化水平的逐步提升，其管理將邁上一個(gè)嶄新的臺(tái)階。高效的檔案管理系統(tǒng)就為社會(huì)生活提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，也在為高校檔案社會(huì)化的實(shí)現(xiàn)奠定了扎實(shí)的基礎(chǔ)，使得高校檔案管理更加適應(yīng)于社會(huì)發(fā)展的需要。

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