導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫(xiě)好一篇電子文件與電子檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關(guān)鍵詞：電子文件電子檔案管理

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)用，電子文件與電子檔案已逐漸運(yùn)用到各個(gè)單位的檔案管理中。電子文件及電子檔案的管理運(yùn)用，不僅提高了檔案管理的工作效率，同時(shí)也為管理人員節(jié)省了更多的管理時(shí)間，使其能夠充分的投入到其他管理中，從而有效的節(jié)約了管理成本。此外，電子文件及電子檔案的管理運(yùn)用，還在一定程度上創(chuàng)新了管理模式，提高了管理質(zhì)量。

一、電子文件與電子檔案的特點(diǎn)

電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。與紙質(zhì)文件相比較，電子文件的特點(diǎn)在于：首先，電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；其次，電子文件可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；再次，電子文件的利用不再受時(shí)間和距離的影響；最后，電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

歸檔后的電子文件稱為電子檔案。電子檔案與傳統(tǒng)檔案在信息記錄方式上有著根本的區(qū)別，它是以數(shù)字代碼方式記錄信息的。電子檔案具有兩個(gè)最主要的特性：一是信息的非人工識(shí)讀性。經(jīng)過(guò)以數(shù)字代碼形式存在的電子檔案必須由計(jì)算機(jī)特定的程序解碼，人才能識(shí)讀它。計(jì)算機(jī)成為人和信息之間的翻譯。二是系統(tǒng)的依賴性。電子檔案需要依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，包括軟、硬件系統(tǒng)的應(yīng)用才具有生命力及發(fā)揮作用。電子檔案從生成、處理到歸檔后的一切管理活動(dòng)都依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)。

二、電子文件與電子檔案的管理

綜上所述，電子文件與電子檔案管理，不僅提高了管理效率，同時(shí)還提高了管理質(zhì)量。然而，由于多方面因素的影響，以至于電子文件與電子檔案管理得不到有效的實(shí)施。因而，在完善電子文件與電子檔案管理的過(guò)程中，本文提出以下幾種途徑：

1.建立電子文件管理制度

建立完善的電子文件管理制度，是完善電子文件與電子檔案管理的基本前提。其主要理由有：首先，完善的電子文件管理制度，不僅對(duì)電子文件的形成、收集、鑒定及管理等實(shí)施了全過(guò)程的監(jiān)控，同時(shí)還確保管理工作能有條不紊的進(jìn)行。其次，在管理制度建立的過(guò)程中，通過(guò)相關(guān)條款的約束，明確文件的歸檔時(shí)間及相關(guān)數(shù)據(jù)信息，同時(shí)還能對(duì)計(jì)算機(jī)的相關(guān)軟件及格式等進(jìn)行管理，從而在一定程度上保障了電子文件的質(zhì)量。

2.明確電子文件歸檔范圍及方式

首先，電子文件歸檔范圍是電子文件歸檔以至今后電子檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。由此可見(jiàn)，電子文件的產(chǎn)生，離不開(kāi)電子文件歸檔范圍的支持。其次，在電子文件歸檔的過(guò)程中，主要有兩種方式，即：介質(zhì)移交和網(wǎng)絡(luò)移交。通過(guò)這兩種方式，來(lái)確保電子文件歸檔后的質(zhì)量。最后，在電子文件歸檔的過(guò)程中，還應(yīng)對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的病毒檢測(cè)，以此來(lái)確保其安全性。同時(shí)也為其他電文文件的安全提供了相應(yīng)的保障。

3.做好歸檔電子文件的技術(shù)處理

在歸檔電子文件技術(shù)處理的過(guò)程中，就需要檔案管理人員能夠深入了解電子文件的具體來(lái)源及其管理過(guò)程，從而能夠?qū)ζ溥M(jìn)行詳細(xì)的了解及掌握，以便為今后的管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。其次，在處理的過(guò)程中，還應(yīng)結(jié)合著文件選擇相應(yīng)的識(shí)別結(jié)構(gòu)，使其能夠在使用的過(guò)程中，順利的對(duì)其進(jìn)行查閱。最后，在接受電子文件的同時(shí)，還應(yīng)對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格的病毒檢測(cè)，從而確保所接收的文件具有安全、可靠的性能。

4.完善電子檔案的保存

在電子檔案保存的過(guò)程中，主要有以下幾種方式：首先，在電子檔案保存時(shí)，要確保其周圍的環(huán)境及溫度，使其符合檔案保存的要求。其次，存放檔案載體的庫(kù)房必須按照相應(yīng)規(guī)定進(jìn)行管理，使其各方面達(dá)到所規(guī)定的要求。再次，在存放的過(guò)程中，必須遠(yuǎn)離磁場(chǎng)，同時(shí)還應(yīng)遠(yuǎn)離有毒物質(zhì)。最后，在管理的過(guò)程中，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)每一個(gè)檔案數(shù)據(jù)，并及時(shí)對(duì)其進(jìn)行更改、調(diào)整。

5.電子檔案的利用和更改

在電子檔案的利用和更改中，主要包括以下兩點(diǎn)：首先，為保證檔案的安全利用，管理人員可以針對(duì)部分檔案復(fù)制出相應(yīng)的備份，使其在閱讀的過(guò)程中，使用所復(fù)制的備份資料。其次，在檔案更改的過(guò)程中，應(yīng)由設(shè)計(jì)師填寫(xiě)“更改通知單”，并經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案人員根據(jù)“更改通知單”的要求，復(fù)制出修改用盤(pán)交設(shè)計(jì)師以改寫(xiě)的方式進(jìn)行修改，經(jīng)評(píng)審后以修訂版本重新歸檔，其相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件也應(yīng)同時(shí)更改。

6.積極培養(yǎng)復(fù)合型人才，提高檔案管理水平

在電子文件與電子檔案管理的過(guò)程中，其最終操作者還是人，因而就需要在管理的過(guò)程中，能夠?qū)n案管理人員進(jìn)行相應(yīng)的計(jì)算機(jī)操作培訓(xùn)。使其能夠在管理的過(guò)程中，使用正確的操作方法對(duì)其進(jìn)行操作，同時(shí)，還應(yīng)加強(qiáng)管理人員對(duì)網(wǎng)絡(luò)的維護(hù)及管理意識(shí)，使其能夠正確的認(rèn)識(shí)到網(wǎng)絡(luò)管理的重要性。此外，管理人員也應(yīng)在原有的基礎(chǔ)上，不斷更新自己的管理理念與管理模式，只有這樣，才能為電子檔案的安全管理奠定結(jié)實(shí)的基礎(chǔ)。

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Abstract:The thesis illustrates the definition and characteristics of the electronic document, and then describes the influence of electronic document on records management. The strategies that we should adopt are proposed to point out the significance of the records management.

關(guān)鍵詞:電子文件;檔案管理;影響;對(duì)策

Key words:electronic document;record management;strategies;significance

中圖分類號(hào):G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):1006-4311(2010)04-0102-01

1 電子文件定義及其特點(diǎn)綜述

(1)電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件,它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用;(2)電子文件可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞;(3)電子文件的利用是可共享的,也不再受時(shí)間和距離的影響;(4)電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同,它對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高,而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

2 電子文件對(duì)檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響

2.1 傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象,而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后,電子文件取代了以往的文字材料,它是由擬稿者直接寫(xiě)在磁盤(pán)上,并在磁盤(pán)上進(jìn)行修改,一經(jīng)形成后,馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中,由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐,已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則,如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn),也是文書(shū)工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn),文件形成后,由文書(shū)部門(mén)收集立卷后,交檔案部門(mén)管理,一般一年歸檔一次。而電子文件隨時(shí)產(chǎn)生,隨時(shí)更改,存貯在計(jì)算機(jī)磁盤(pán)或光盤(pán)中。因此,它對(duì)計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。如果歸檔,必須以磁盤(pán)或光盤(pán)的形式移交,歸檔范圍也不能只是“辦理完畢,具有保存價(jià)值”的文件,還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

2.2 由于電子文件的保存價(jià)值同時(shí)取決于其自身價(jià)值和可讀性,其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化,原有的檔案價(jià)值理論分析范圍也將擴(kuò)大,要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價(jià)值鑒定理論,文件應(yīng)根據(jù)其憑證價(jià)值和參考價(jià)值確定保管期限,而電子文件一方面由于制作方便,將產(chǎn)生比以往更多的文件,另一方面由于用戶的需要,信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補(bǔ)充,因此很難劃定固定的保管期限,況且目前電子文件的憑證價(jià)值尚無(wú)法律保證。

3 電子文件對(duì)檔案學(xué)理論的影響

原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上,另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上,如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等,都表現(xiàn)出真實(shí)的原始性。也正是檔案的原始記錄性,才使得檔案區(qū)別于圖書(shū)、情報(bào)、資料等其它信息,而具有法律憑證的作用。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中,電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行,它便于修改、便于復(fù)制的特性,使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。電子文件是計(jì)算機(jī)文字處理系統(tǒng)中的最后一個(gè)文本,沒(méi)有草稿與印稿的區(qū)別,也沒(méi)有正本與副本的差異,甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機(jī)器上隨時(shí)方便地復(fù)制電子文件,這樣文件是檔案的前身,檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來(lái)這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定電子文件能否作為檔案是否具有法律憑證作用等等,便成為檔案界的一系列新課題。

檔案學(xué)理論研究的內(nèi)容是由研究對(duì)象所決定的。以往的檔案學(xué)理論研究是以紙質(zhì)檔案為主要對(duì)象,電子文件出現(xiàn)以后,檔案工作的對(duì)象發(fā)生了變化,其理論研究的對(duì)象自然也就發(fā)生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視,原有的管理思想、管理原則將得到更新和補(bǔ)充,原有的檔案學(xué)科體系也將得到充實(shí)和完善。

4 檔案界所應(yīng)采取的對(duì)策

4.1 做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作,實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢(shì)在必行,這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域,對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo),保護(hù)電子文件的原始信息,了解文件信息重新組合的來(lái)龍去脈。也就是說(shuō),通過(guò)采取技術(shù)處理,將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件,即只能讀不能寫(xiě)的不可更改的文件,從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu),保證電子文件的可靠性,使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。

4.2 解決好電子文件的保存問(wèn)題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件,從理論上講能夠長(zhǎng)期保存,因?yàn)樗男畔⒆x出是無(wú)接觸式的,不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi),不怕外界磁場(chǎng)的影響,不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是,由于電子文件形成的時(shí)間短,缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證,所以,電子文件中原始信息的長(zhǎng)期保存問(wèn)題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前,對(duì)于長(zhǎng)久保存的電子文件,需要定期進(jìn)行復(fù)制,以防止信息損失。

4.3 使檔案管理向立體化方向發(fā)展。以前的檔案管理是呈直線狀態(tài)的,隨著人們對(duì)利用服務(wù)工作的重視,使利用工作和其它基礎(chǔ)工作構(gòu)成一個(gè)平面。這種平面結(jié)構(gòu)只反映紙質(zhì)檔案的情況,隨著電子文件的介入,檔案種類在增加,其基礎(chǔ)工作和利用工作也都具有各自的個(gè)性。因此,在原有平面結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上,又增加了一項(xiàng)檔案信息載體內(nèi)容,就構(gòu)成三維空間,形成了立體化的管理結(jié)構(gòu)。

4.4 檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革迫在眉睫。檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化,首先要有現(xiàn)代化的人,管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平,不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看,許多檔案部門(mén)缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才,其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺,大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低,甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備,仍不能充分發(fā)揮作用,就談不上檔案信息電子化了?？梢钥隙?加快檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革,多途徑、多層次培養(yǎng)人才,是檔案工作迎接信息技術(shù)革命最根本的對(duì)策。

篇3

關(guān)鍵詞：電子檔案文件；安全管理；風(fēng)險(xiǎn)防范

中圖分類號(hào)：G275．7文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1671-7864(2015)06-0195-02

作者簡(jiǎn)介：夏忠球(1964－)，男，江蘇太倉(cāng)人，蘇州健雄職業(yè)技術(shù)學(xué)院工程師，研究方向?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)安全、軟件技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)及應(yīng)用。

隨著電子政務(wù)的迅速發(fā)展，電子文檔成為政府部門(mén)和企事業(yè)單位體現(xiàn)數(shù)據(jù)流的主要表現(xiàn)形式，其流程中的瀏覽、復(fù)制、修改、打印過(guò)程中，存在著極大安全隱患。目前國(guó)內(nèi)對(duì)于電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理研究正在深入，經(jīng)過(guò)，對(duì)于電子文件的風(fēng)險(xiǎn)類型和風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別的研究，最早是在《電子文件物理歸檔完整性風(fēng)險(xiǎn)檢測(cè)研究》一文中提出。目前，國(guó)內(nèi)對(duì)于信息化平臺(tái)中電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理研究停留在比較初級(jí)階段，在《識(shí)別電子政務(wù)系統(tǒng)中的文件風(fēng)險(xiǎn)》一文中，分析了電子文件管理平臺(tái)的特點(diǎn)及各階段存在的基本風(fēng)險(xiǎn)。根據(jù)安全調(diào)查機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)顯示，有超過(guò)85%的信息泄密來(lái)自于企業(yè)內(nèi)部，追溯源頭發(fā)現(xiàn)，電子信息的明文存儲(chǔ)和無(wú)控流轉(zhuǎn)是泄密事件頻發(fā)的根本。檔案管理人員的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)薄弱，對(duì)電子文件的完整性、可讀性、可鑒別性等概念認(rèn)識(shí)不足。電子文檔安全管理中具體的保護(hù)實(shí)施，是廣大檔案管理工作者亟待研究的課題。。

一、電子檔案文件保護(hù)的特點(diǎn)

電子文檔的使用頻率已經(jīng)超過(guò)了紙質(zhì)文檔，給日常辦公帶來(lái)了極大方便。電子文檔是由文件內(nèi)容信息和保存描述信息的元數(shù)據(jù)二者共同構(gòu)成，以計(jì)算機(jī)硬盤(pán)、光盤(pán)、U盤(pán)等物理存儲(chǔ)介質(zhì)為載體的文字、圖片、音視頻材料。電子文檔資料可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸，通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取。電子文檔主要包括電子文書(shū)、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙、紙質(zhì)文本文檔的電子掃描版、記錄活動(dòng)的影音文件等。但與紙質(zhì)印刷品文檔相比較，電子文檔具有更易復(fù)制、更易修改、更易刪除和損壞的特點(diǎn)。電子檔案文件具備三個(gè)特征：(1)電子文檔真實(shí)一致性，是指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息與電子文件形成時(shí)的原始狀況一致，沒(méi)有被非法篡改；(2)電子文檔完整性，是指文件的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容、數(shù)據(jù)等無(wú)缺損，可以正常打開(kāi)閱讀使用；(3)電子文檔有效性，是指電子文件具備法律法規(guī)的保障，應(yīng)用電子簽名與數(shù)字證書(shū)，嵌入國(guó)家認(rèn)證的數(shù)字證書(shū)中心頒發(fā)的證書(shū)，實(shí)現(xiàn)文件和載體的完好。根據(jù)電子檔案的特征，應(yīng)從三個(gè)方面加強(qiáng)對(duì)應(yīng)的文件保護(hù)措施：(1)從電子文件產(chǎn)生、運(yùn)行、消亡的整個(gè)生命周期，加強(qiáng)電子文件運(yùn)行環(huán)境的保護(hù)；(2)從電子文件的載體角度，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)硬盤(pán)、網(wǎng)盤(pán)等電子文件的存儲(chǔ)介質(zhì)的保護(hù)；(3)從電子文件信息內(nèi)容的保護(hù)出發(fā)，加強(qiáng)電子文件信息數(shù)據(jù)內(nèi)容的可獲得和可讀取性保護(hù)。

二、電子檔案文件管理中的安全風(fēng)險(xiǎn)

當(dāng)前，電子檔案文件在數(shù)據(jù)的訪問(wèn)控制和存儲(chǔ)管理等方面存在諸多問(wèn)題，其安全風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題越來(lái)越受到重視。

(一)電子檔案在網(wǎng)絡(luò)傳輸中的安全風(fēng)險(xiǎn)

電子檔案的在線利用是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)開(kāi)展，在提供便捷利用的同時(shí)，也存在各種安全風(fēng)險(xiǎn)。目前網(wǎng)絡(luò)上用戶管理權(quán)限漏洞導(dǎo)致存在許多不可預(yù)測(cè)的安全風(fēng)險(xiǎn)，網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)被盜取等諸多安全事件越來(lái)越多。

(二)電子檔案文件在訪問(wèn)控制中的安全風(fēng)險(xiǎn)

在電子檔案利用權(quán)限方面，給用戶授予的權(quán)限過(guò)大，導(dǎo)致權(quán)限劃分不清、越權(quán)行為的發(fā)生。失去對(duì)電子檔案的監(jiān)護(hù)控制行為，產(chǎn)生諸如電子檔案文件的二次傳播問(wèn)題、非法刪除和篡改問(wèn)題，嚴(yán)重的會(huì)導(dǎo)致電子檔案的丟失。

(三)電子檔案文件在信息存儲(chǔ)中的安全風(fēng)險(xiǎn)

電子檔案在檔案管理信息系統(tǒng)中的存儲(chǔ)格式一般以常見(jiàn)的Office辦公文檔格式(如doc、xls、pdf、wps)存在，此類可編輯格式的電子檔案如果未經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的加密防范措施，在信息存儲(chǔ)和利用過(guò)程中就可能存在被篡改的風(fēng)險(xiǎn)。

三、電子檔案文件的安全存儲(chǔ)管理

(一)電子檔案文件的歸檔要求

實(shí)施電子文件登記檢驗(yàn)制度，把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中，制成歸檔數(shù)據(jù)集。電子文件拷貝至耐久性的介質(zhì)載體上，最好一式3份，一份封存保管，一份異地保存，一份供查閱使用。

(二)電子檔案文件的安全存儲(chǔ)

在電子文件的媒介存儲(chǔ)方面，應(yīng)采用帶有備份功能的文件存儲(chǔ)服務(wù)器、磁帶、光盤(pán)等。存儲(chǔ)電子文件的存儲(chǔ)介質(zhì)及包裝盒上要貼上包含編號(hào)、保密級(jí)別、名稱、軟硬件環(huán)境、保管期限等描述性標(biāo)簽，以方便日常的安全管理。電子檔案文件的存儲(chǔ)安全管理具體要求。

四、電子檔案文件安全管理防范措施

(一)使用檔案信息管理系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行安全歸檔

嚴(yán)格按照我國(guó)指定的《信息系統(tǒng)安全等級(jí)保護(hù)基本要求》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》(國(guó)家檔案局令第6號(hào))、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(國(guó)標(biāo)GB/ti18894－2002)等法規(guī)，規(guī)范用戶角色分配、介質(zhì)存儲(chǔ)管理和文件訪問(wèn)控制等手段對(duì)電子文件進(jìn)行過(guò)程控制。在政府機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位的檔案信息管理系統(tǒng)中，設(shè)計(jì)系統(tǒng)管理員、安全管理員、安全審計(jì)員三種角色，符合三員權(quán)限及職責(zé)的有效分離，實(shí)現(xiàn)三方管理的相互制約機(jī)制及監(jiān)督機(jī)制。其歸檔流程，按照以下步驟：使用用戶名登錄檔案管理系統(tǒng)—在線錄入文件歸檔表—按照目錄進(jìn)行歸檔分類提交保存—檔案部門(mén)在線審核辦理檔案移交手續(xù)完成歸檔。

(二)電子檔案文件的加密及跟蹤保護(hù)

對(duì)電子文檔提供數(shù)字標(biāo)密，并生成電子標(biāo)簽功能。電子文檔擁有者可在電子文檔生成時(shí)，進(jìn)行實(shí)施審批手續(xù)制定秘密等級(jí)。標(biāo)密后的電子文檔可識(shí)別電子文件的創(chuàng)建者、創(chuàng)建時(shí)間、秘密等級(jí)等信息，能夠記錄文件的復(fù)制、打印和刪除等行為，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)跟蹤保護(hù)。在設(shè)置文件的授權(quán)訪問(wèn)控制方面，可以按照用戶和文件兩個(gè)維度，建立二維矩陣式的內(nèi)部權(quán)限控制體系，提供文件的標(biāo)準(zhǔn)授權(quán)、文件的定向授權(quán)和文件的向上授權(quán)這三種授權(quán)方式，給予用戶相應(yīng)的權(quán)限。

(三)電子檔案文件的安全傳遞及文件恢復(fù)管理

在電子文檔的兩個(gè)關(guān)鍵階段：文件定密階段和文件外發(fā)階段，引入流程審批管理手續(xù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文檔使用過(guò)程行為的全程追蹤管理。電子檔案?jìng)鬟f過(guò)程中，引入數(shù)字指紋技術(shù)和數(shù)字水印技術(shù)實(shí)現(xiàn)的安全傳遞管理。在數(shù)字指紋和水印中通過(guò)嵌入的是信息擁有者的信息和傳遞流向的相關(guān)信息，實(shí)現(xiàn)跟蹤監(jiān)控，能夠防范解密后的電子文檔被不明身份的用戶非法篡改。另外，不同城市之間的異地存儲(chǔ)技術(shù)目前正應(yīng)用于電子文檔的保護(hù)中，當(dāng)發(fā)生檔案數(shù)據(jù)丟失時(shí)，可以使用備份文件完成數(shù)據(jù)恢復(fù)，保障檔案文件的安全。

五、結(jié)束語(yǔ)

總之，電子文檔的安全環(huán)境是信息安全范疇的薄弱環(huán)節(jié)，是防范的重點(diǎn)。在電子檔案文件的形成、積累、鑒定、歸檔及保管方面，需要從管理人員的安全意識(shí)、數(shù)字指紋物理技術(shù)等有效的物理安全防范措施，確保電子檔案文件的真實(shí)性、完整性、有效性。

參考文獻(xiàn)：

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［4］金凡。淺談電子文件之風(fēng)險(xiǎn)管理［J］．科教導(dǎo)刊，2013(8)：22－24．

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關(guān)鍵詞：檔案 電子文件 紙質(zhì)檔案 差異

隨著我國(guó)檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案的保存方式也發(fā)生了翻天覆地的變化?，F(xiàn)代辦公的自動(dòng)化，又產(chǎn)生了一類新型文檔文件：電子文件。認(rèn)真分析比較電子文件與紙質(zhì)檔案的差異，取長(zhǎng)補(bǔ)短、互為補(bǔ)充，是一個(gè)需要研究的問(wèn)題。

1.載體壽命的差異

紙張的壽命取決于纖維素的性質(zhì)，盡管纖維素在一定的條件如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等作用下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，使字跡發(fā)生擴(kuò)散。但只要在檔案保護(hù)過(guò)程中，注意排除發(fā)生兩大化學(xué)反應(yīng)所需要的條件，就可以使紙質(zhì)檔案的壽命達(dá)到上百年甚至上千年。

電子文件的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤(pán)。磁盤(pán)和磁帶的支持體——聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、易與磁粉脫離、伸長(zhǎng)后不易恢復(fù)等缺點(diǎn)。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、脫落、粘連、磨損、生霉等缺點(diǎn)，直接影響信息再現(xiàn)。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應(yīng)強(qiáng)度極易受外磁場(chǎng)影響而導(dǎo)致退磁、消磁等。光盤(pán)是利用激光進(jìn)行信息存取的，它呈圓盤(pán)狀，是由盤(pán)基、記錄介質(zhì)和保護(hù)層等部分組成。但是目前構(gòu)成光盤(pán)的碲、硒、碳鋁等化合物不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)，在激光熱效應(yīng)下易物化變形。由于電子文件載體材料的這些特性使電子文件的壽命比紙質(zhì)檔案的壽命要短得多，一般僅為5—15年。

2.環(huán)境條件影響的差異

2.1溫度和濕度影響的差異

不適宜的溫度和濕度對(duì)紙張、磁性載體和光盤(pán)均有影響。對(duì)紙張而言，高溫高濕，可促進(jìn)紙張發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，導(dǎo)致紙張強(qiáng)度的降低，使字跡材料發(fā)生擴(kuò)散、洇化現(xiàn)象，從而縮短紙質(zhì)檔案的保存壽命。而電子文件載體受溫度和濕度的影響方式截然不同。首先在溫度過(guò)高或濕度過(guò)高的環(huán)境下，聚酯底基易膨脹或收縮變形，且光盤(pán)載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會(huì)很容易彎曲變形，這些都會(huì)影響到激光束的精確定位和數(shù)據(jù)的讀寫(xiě)。其次連接底基和磁粉的粘和劑，在溫度過(guò)大的條件下會(huì)長(zhǎng)霉水解，使磁性載體材料變質(zhì)，直接影響信息再現(xiàn)。但是如果環(huán)境濕度過(guò)低，在信息輸入時(shí)片基容易產(chǎn)生靜電，吸附空氣中的塵埃而損壞磁性載體。

2.2灰塵影響的差異

對(duì)紙張而言，即使灰塵已經(jīng)對(duì)其產(chǎn)生了實(shí)質(zhì)性的損害，如磨損紙張、形成“檔案磚”、 產(chǎn)生色斑和霉斑等也可通過(guò)修復(fù)手段在很大程度上恢復(fù)其所記錄信息，使紙質(zhì)檔案的壽命得以延長(zhǎng)。而灰塵對(duì)電子文件載體的損壞則很難恢復(fù)，因?yàn)槊咕置诘拿负陀袡C(jī)酸會(huì)使磁性載體和光盤(pán)數(shù)據(jù)丟失，使計(jì)算機(jī)無(wú)法讀出原始信息；磁盤(pán)、光盤(pán)表面如果被劃傷，記錄信息就會(huì)被破壞和損毀； 灰塵中所含的化學(xué)成分也會(huì)不同程度地引起磁盤(pán)、光盤(pán)的腐蝕、降解，造成記錄信息丟失，導(dǎo)致信息不完整。一旦灰塵對(duì)電子文件載體造成了損壞，載體上所記錄的信息可能會(huì)局部丟失，影響了信息的完整性，使原始信息在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上無(wú)法被讀出，導(dǎo)致電子文件失去了保存價(jià)值。因此，防止灰塵對(duì)電子文件載體的危害有特別重要的意義。

2.3外來(lái)磁場(chǎng)和機(jī)械震動(dòng)影響的差異

磁場(chǎng)和機(jī)械震動(dòng)對(duì)紙質(zhì)檔案無(wú)任何影響，但它能使電子文件的磁性涂層發(fā)生消磁或磁化，從而破壞記錄信號(hào)。因?yàn)殡娮游募妮d體材料是磁性物質(zhì)和光盤(pán)，磁性物質(zhì)中的剩磁感應(yīng)強(qiáng)度是記錄和再現(xiàn)信息的決定因素，但它極易受外界磁場(chǎng)的影響。當(dāng)外來(lái)磁場(chǎng)作用于磁性載體時(shí)，它能使磁性涂層的剩磁發(fā)生消磁或磁化，造成信號(hào)失落或信噪比降低，破壞記錄信息，從而影響讀出效果。此外，強(qiáng)烈的機(jī)械震動(dòng)也會(huì)影響磁分子的排列次序，造成剩磁衰減，從而破壞記錄信號(hào)。

2.4光線和有害氣體影響的差異

光線和有害氣體對(duì)紙張的危害主要是促進(jìn)紙張發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，導(dǎo)致紙張強(qiáng)度的降低，從而縮短紙質(zhì)檔案的保存壽命。而有害氣體和光線，特別是紫外線，對(duì)電子文件的破壞力更大。二氧化硫、硫化氫、二氧化氮和氯氣等具有酸性和氧化性的有害氣體，在一定條件下，會(huì)腐蝕、破壞磁性載體和光盤(pán)，致使盤(pán)基帶基老化、變質(zhì)和磁粉脫落，使電子文件信息丟失。光線能使電子文件載體材料發(fā)生光氧化反應(yīng)，使盤(pán)基帶基老化，強(qiáng)度下降。同時(shí)，紫外線的能量足以破壞磁性載體的剩磁的穩(wěn)定性，導(dǎo)致信號(hào)衰減，影響磁性記錄信息的讀寫(xiě)效果。

3.技術(shù)壽命的差異

紙質(zhì)檔案信息記錄到載體后，就可以脫離其技術(shù)手段、書(shū)寫(xiě)方法而獨(dú)立存在，它的壽命受新技術(shù)發(fā)展的影響程度較小，主要與介質(zhì)因素和環(huán)境條件有關(guān)。只要注意溫濕度等環(huán)境條件，不使其發(fā)生化學(xué)反應(yīng)，沒(méi)有天災(zāi)人禍，就可以使其長(zhǎng)期保存。

而電子文件整個(gè)生命周期都離不開(kāi)產(chǎn)生它的設(shè)備技術(shù)環(huán)境。由于電子文件對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性，使IT 技術(shù)的發(fā)展對(duì)檔案資料的存儲(chǔ)期限也產(chǎn)生了重要影響。一旦技術(shù)過(guò)時(shí)，載體上的信息就必須轉(zhuǎn)移或者無(wú)法讀出，容易造成檔案信息的丟失。一般說(shuō)來(lái)，大多數(shù)電子文件載體的預(yù)期壽命都超過(guò)了識(shí)讀它的硬件和軟件的技術(shù)期限，也就是說(shuō)，在技術(shù)不斷創(chuàng)新的今天，對(duì)電子文件中數(shù)字化信息的長(zhǎng)期存取而言，技術(shù)過(guò)時(shí)比載體損壞是更為嚴(yán)重的危害。

4.信息保護(hù)的差異

紙質(zhì)檔案保護(hù)工作的目標(biāo)是使檔案的載體——紙張“延年益壽”，因?yàn)檩d體和記錄的信息是結(jié)為一體的，保住了紙質(zhì)文件的形體，以文字記錄的信息就得以保存。對(duì)電子文件而言，由于電子文件的信息與載體的可分離性，信息的易變性、可操作性和非永久性使文件信息隨時(shí)面臨著被修改、盜竊，甚至被銷毀的危險(xiǎn)。此外，電腦病毒也構(gòu)成了危及電子文件信息保護(hù)的一個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題。電腦病毒是一種程序，它通過(guò)修改其它程序，并把自身的拷貝嵌入而實(shí)現(xiàn)對(duì)其它程序的傳染，導(dǎo)致電子檔案被破壞的面目全非，從而影響了信息的真實(shí)性和完整性。

目前，保護(hù)電子文件信息不被修改、盜竊、刪除的技術(shù)途徑主要有防火墻技術(shù)、存取權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密法、數(shù)字水印法、數(shù)字時(shí)間印章法等。這些保證了電子文件信息的唯一屬性和確保電子文件信息的真實(shí)性和原始性不受損害。然而，保護(hù)電子文件信息的技術(shù)只能是相對(duì)的，因?yàn)殡娮游募募用芎徒饷芗夹g(shù)都在不斷地發(fā)展。

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應(yīng)抓好電子文件的歸檔工作

歸檔是確定電子文件檔案身份的過(guò)程，電子文件歸檔關(guān)系到具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的電子文件能否納入檔案管理體系。電子文件歸檔，是將應(yīng)當(dāng)歸檔的電子文件經(jīng)整理確定檔案屬性后，從計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)器或其網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)器上，拷貝或刻錄到可脫機(jī)的存儲(chǔ)載體上，以便長(zhǎng)期保存的工作過(guò)程。電子文件歸檔應(yīng)明確時(shí)間、范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、檢測(cè)數(shù)據(jù)等要求，保證歸檔電子文件的質(zhì)量。電子文件的歸檔堅(jiān)持按時(shí)歸檔的原則，可由本單位的檔案管理部門(mén)集中歸檔，也可由文件形成部門(mén)在形成過(guò)程中即時(shí)歸檔，待工程結(jié)束后集中歸檔。電子文件形成部門(mén)應(yīng)定期將歸檔的電子文件向檔案管理部門(mén)移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲(chǔ)到符合保管期限要求的脫機(jī)載體上。電子文件正式文本應(yīng)保存雙份，具有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的文本或圖像、圖形形式的電子文件，必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等，同步歸檔保存。這樣既可以解決歸檔文件的憑證、依據(jù)作用，又可以解決歸檔文件的提供利用和資源共享問(wèn)題，達(dá)到互補(bǔ)的目的。由于電子文件來(lái)源廣泛，形成者不僅有生產(chǎn)部門(mén)、業(yè)務(wù)管理部門(mén)，還有通過(guò)數(shù)據(jù)錄入人員、信息管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)人員等，頭緒繁多，與紙質(zhì)文件相比，受制約因素多，歸檔涉及的問(wèn)題更加廣泛。檔案管理部門(mén)可采取電子文件形成、檔案管理體系等相結(jié)合的方法，按照檔案歸檔的有關(guān)要求，開(kāi)展業(yè)務(wù)指導(dǎo)和協(xié)調(diào)制定有關(guān)的制度，保證電子文件的歸檔質(zhì)量。檔案管理部門(mén)既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計(jì)和維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門(mén)，應(yīng)發(fā)揮制定電子文件歸檔制度和標(biāo)準(zhǔn)的職能，發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，在電子文件歸檔中緊密聯(lián)系，共同形成高質(zhì)量的電子文件檔案。

由于電子文件隨時(shí)產(chǎn)生，可以隨時(shí)更改，存貯在計(jì)算機(jī)磁盤(pán)或光盤(pán)中，對(duì)計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性，因此必須選擇適當(dāng)?shù)臍w檔方式。而不同環(huán)境條件產(chǎn)生的電子文件，其歸檔的方法是不同的，就目前而言，電子文件歸檔應(yīng)符合下列要求，首先從歸檔時(shí)間上看，應(yīng)以一個(gè)年度為限，將電子文件的最終版本刻錄到光盤(pán)等存儲(chǔ)載體上，以利于今后的反復(fù)查閱和利用。對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下生成的大量的業(yè)務(wù)電子文件，可在網(wǎng)上進(jìn)行備份，但不宜將備份文件和原電子文件存放在同一臺(tái)服務(wù)器上。其次，從歸檔電子文件的數(shù)量看，以雙備份為宜，一套由檔案管理部門(mén)統(tǒng)一保管，另一套由文件形成部門(mén)異地保管。歸檔電子文件的格式應(yīng)為通用標(biāo)準(zhǔn)，在對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔的同時(shí)，還要注意對(duì)電子文件的運(yùn)行環(huán)境、使用的操作平臺(tái)、設(shè)備要求等進(jìn)行說(shuō)明，必要時(shí)運(yùn)行電子文件的原程序也要一并歸檔保管。

目前使用單位的OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)及各種業(yè)務(wù)軟件普遍采用刻錄到光盤(pán)或服務(wù)器定期備份的歸檔方法，不但工作量大，而且一旦遇到系統(tǒng)故障或其他天災(zāi)人禍，極易造成數(shù)據(jù)的丟失。應(yīng)積極開(kāi)辟電子文件檔案存儲(chǔ)的新途徑，建立一套既簡(jiǎn)捷方便、又安全保險(xiǎn)的電子文件歸檔方法?？梢越⒕W(wǎng)上檔案室，進(jìn)行電子文件的邏輯歸檔，開(kāi)展電子文件的收集、整理、鑒定、編目，這需要在軟件系統(tǒng)中嚴(yán)格限定不同人員產(chǎn)生、處理、利用文件的權(quán)限。在具體操作中，可以由檔案管理部門(mén)在各生產(chǎn)部門(mén)與相關(guān)管理部門(mén)之間建立電子文件歸檔專用系統(tǒng)，將具有保存價(jià)值的電子文件按統(tǒng)一格式傳輸給檔案管理部門(mén)。或者由信息管理部門(mén)接收各生產(chǎn)部門(mén)的數(shù)據(jù)后，經(jīng)過(guò)集中處理、匯總后輸送給各部門(mén)共享；數(shù)據(jù)由信息管理部門(mén)按檔案管理的統(tǒng)一要求進(jìn)行鑒定、編目整理，傳輸給檔案管理部門(mén)保存，或直接存入光盤(pán)，定期歸檔。也可以以郵件的形式傳遞到檔案管理部門(mén)，或者用硬拷貝的形式送交到檔案室，由檔案管理人員設(shè)置一個(gè)個(gè)的文件夾，對(duì)各個(gè)部門(mén)形成的電子文件進(jìn)行分類管理。

做好電子文件的管理工作

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【關(guān)鍵詞】電子檔案；重要性；整理；歸檔

隨著辦公自動(dòng)化應(yīng)用進(jìn)程的加快，電子文件應(yīng)運(yùn)而生，檔案部門(mén)管理電子文件成為必然。正確認(rèn)識(shí)電子文件的特點(diǎn)和性能，采取各種措施確保電子文件的完整、真實(shí)、準(zhǔn)確與安全應(yīng)成為檔案工作者不懈的追求。如何在借鑒傳統(tǒng)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)和形式的基礎(chǔ)上，結(jié)合電子文件自身的特征，采用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，做好電子文件的歸檔管理工作是擺在我們面前亟待解決的重要問(wèn)題。

目前紙質(zhì)文件的檔案管理的目標(biāo)和要求是相對(duì)完善、明確的，但電子文件檔案管理缺乏嚴(yán)格有效系統(tǒng)的管理辦法，加強(qiáng)電子文件檔案有效有序管理迫在眉睫。筆者認(rèn)為，電子文件同樣涉及到保密、安全、管理、歸檔、利用等問(wèn)題，應(yīng)認(rèn)真把握電子文件的特點(diǎn)，分析其檔案管理規(guī)律，結(jié)合辦公自動(dòng)化的要求，完善各項(xiàng)制度和技術(shù)規(guī)范，不斷推動(dòng)電子文件的檔案管理和有效利用。

1 電子文件的重要性

首先，做好電子文件的檔案管理工作有利于國(guó)家信息化建設(shè)的健康發(fā)展。近二十年來(lái)，電子信息技術(shù)取得飛速發(fā)展。辦公自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化日趨完善，文件從產(chǎn)生至處理結(jié)案幾乎可以不使用紙和筆。因此，電子文件的檔案管理工作已經(jīng)成為國(guó)家檔案工作、國(guó)家電子政務(wù)建設(shè)的重要組成部分。

其次，電子文件的檔案管理工作做得如何將直接影響電子檔案的真實(shí)、完整、長(zhǎng)期可讀。電子文件同紙質(zhì)文件一樣具有形成階段、管理階段、處置階段。而電子文件的處置階段即是文件歸檔，應(yīng)由檔案部門(mén)進(jìn)行集中統(tǒng)一管理歸檔，這是《中華人民共和國(guó)檔案法》規(guī)定的有關(guān)要求，也是電子文件形成的必然選擇，有利于國(guó)家記憶的長(zhǎng)久傳承。

最后，做好電子文件的檔案管理工作，可以更加準(zhǔn)確、快捷、安全、完整地向用戶提供各種方式的服務(wù)，滿足用戶需求，也可及時(shí)發(fā)現(xiàn)利用系統(tǒng)中的弱點(diǎn)與不足，調(diào)整和改進(jìn)工作方法或技術(shù)措施，使電子文件檔案信息最大程度的被利用起來(lái)，為電子文件的檔案管理工作提供更高的使用價(jià)值和基本條件。

2 電子文件的整理

電子文件整理時(shí)應(yīng)根據(jù)文件整理目標(biāo)和規(guī)律，借鑒已相當(dāng)成熟的紙質(zhì)文件整理程序方法和原則，將收集積累的電子文件分門(mén)別類進(jìn)行清理，為歸檔做好準(zhǔn)備工作。

2.1 電子文件的組織

在電子文件形成后要及時(shí)進(jìn)行收集、整理、積累、歸檔工作，防止文件丟失情況的發(fā)生，也就是將零散的、雜亂的電子文件通過(guò)分類、標(biāo)引、組合，使電子文件存儲(chǔ)格式處于一種有序狀態(tài)。文件名稱、文件號(hào)、分類和隸屬編號(hào)、密級(jí)等電子文件的著錄標(biāo)引應(yīng)由檔案部門(mén)的歸檔人員來(lái)完成。

2.2 建立數(shù)據(jù)庫(kù)

電子文件在數(shù)據(jù)庫(kù)中是以虛擬方式存在的，應(yīng)建立“虛擬文件庫(kù)”。經(jīng)過(guò)分類、劃分和排序后，依次將電子文件登記在“虛擬文件庫(kù)”中，并在電子文件名和電子文件內(nèi)容之間建立關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字?jǐn)?shù)字保存、數(shù)字檢索和數(shù)字顯示。最好再建立一個(gè)電子文件索引數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣更利于以后進(jìn)行查找。

2.3 電子文件的存取

電子文件的整理是一個(gè)完整的生命周期，涉及多個(gè)部門(mén)。堅(jiān)持紙質(zhì)文件與電子文件并存，即保存二套檔案。利用計(jì)算機(jī)輔助管理系統(tǒng)對(duì)電子文件的形成處理、收集處理、整理歸檔、保管利用過(guò)程中，進(jìn)行自動(dòng)跟蹤管理，專人專機(jī)負(fù)責(zé)，再進(jìn)行拷貝或刻錄到可以移動(dòng)的磁盤(pán)、光盤(pán)介質(zhì)上，以便長(zhǎng)期保存其原始性和完整性。

3 電子文件的歸檔

電子文件的歸檔與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件的歸檔有所不同，不論在形式或載體上都存在很大的差別。電子文件是將接收到的文件按要求進(jìn)行分類、編制文號(hào)后轉(zhuǎn)到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)或記有歸檔的標(biāo)識(shí)。然后由檔案部門(mén)統(tǒng)一管理歸檔。

3.1 確定范圍

確定歸檔范圍是歸檔的首要任務(wù)，也是保證電子檔案管理的關(guān)鍵。凡是依據(jù)國(guó)家規(guī)定、能夠反映實(shí)際情況、具有查考利用價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍。將屬于同一種類、同一格式，具有歷史聯(lián)系的文件相對(duì)集中到一起，便于操作者查詢讀取文件，也便于計(jì)算機(jī)尋找文件。

3.2 明確時(shí)間

按規(guī)定每年度的電子文件應(yīng)在次年的6月底前進(jìn)行歸檔，因涉及到電子文件的技術(shù)環(huán)境條件，存貯介質(zhì)的質(zhì)量、壽命、功能等問(wèn)題，一般以不超過(guò)2～3個(gè)月為宜。

3.3 制定規(guī)范

及時(shí)收集、積累電子文件，確保不丟失，保證其完整性、準(zhǔn)確性、原始性。對(duì)于草稿文件，考慮到以后紙質(zhì)文件逐步數(shù)字化，建議對(duì)其進(jìn)行積累、鑒定、歸檔；對(duì)于起輔助作用或正式使用的電子文件，應(yīng)及時(shí)收集、整理、歸檔；對(duì)于電子文件生成的軟硬件環(huán)境和原數(shù)據(jù)，也應(yīng)加強(qiáng)管理，一并進(jìn)行歸檔管理；對(duì)于歸檔電子文件格式盡可能的通用、標(biāo)準(zhǔn)；這樣可以大大提高檔案的真實(shí)性和可靠性。

篇7

企業(yè)電子文件的組織結(jié)構(gòu)

1.電子文件的管理已成為衡量各企業(yè)信息管理水平的標(biāo)志，而在檔案部門(mén)現(xiàn)代化建設(shè)中存在的異質(zhì)平臺(tái)、異質(zhì)環(huán)境、異質(zhì)數(shù)據(jù)庫(kù)的統(tǒng)一訪問(wèn)、統(tǒng)一存取等問(wèn)題是急需研究和解決的問(wèn)題。應(yīng)該看到，信息技術(shù)為企業(yè)構(gòu)筑了技術(shù)創(chuàng)新的神經(jīng)系統(tǒng)，數(shù)字檔案和電子文件新載體材質(zhì)的變化，已引發(fā)了現(xiàn)代檔案和傳統(tǒng)檔案管理的深刻變革。信息技術(shù)下的電子文件管理，無(wú)論是本質(zhì)上還是形式上都要發(fā)生程度不同的改變?，F(xiàn)代企業(yè)的組織變化已朝著以信息為基礎(chǔ)，結(jié)構(gòu)扁平化，管理層次少的模式轉(zhuǎn)變。所以，企業(yè)電子文件的組織管理相應(yīng)可分為歸檔管理和保管利用兩層。

歸檔管理層實(shí)現(xiàn)的基本要求和主要標(biāo)志是：建立了確保電子文件隨時(shí)歸檔的運(yùn)行機(jī)制及技術(shù)措施；建立了嚴(yán)密的歸檔電子文件原始性、完整性檢驗(yàn)技術(shù)；建立了電子文件歸檔組織實(shí)施環(huán)境、處理技術(shù)；創(chuàng)建入庫(kù)檔案的原始性、完整性檢驗(yàn)文檔及下載固化保存技術(shù)。

保管利用層實(shí)現(xiàn)的基本要求和主要標(biāo)志是：建立了一套電子檔案數(shù)據(jù)原始性、完整性檢驗(yàn)報(bào)告，即《電子文件生命周期表》；建立了接收檔案原始性、完整性的驗(yàn)收技術(shù)；建立了嚴(yán)密的檔案數(shù)據(jù)遷移、入庫(kù)控制技術(shù)；建立新接收檔案原始性、完整性檢驗(yàn)文檔及下載固化保存技術(shù)。

2.在目前實(shí)踐中，電子文件歸檔有兩種傾向方案：一是由企業(yè)計(jì)算機(jī)管理部門(mén)來(lái)管，二是由檔案部門(mén)來(lái)管。兩者都有優(yōu)勢(shì)也都存在缺陷；一般計(jì)算機(jī)管理部門(mén)是控制著單位的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器或多終端系統(tǒng)的主機(jī)及單位數(shù)字設(shè)備的管理，有利于對(duì)歸檔電子文件進(jìn)行登錄、轉(zhuǎn)儲(chǔ)、共享等技術(shù)處理。同時(shí)計(jì)算機(jī)管理部門(mén)都配有專業(yè)的計(jì)算機(jī)人員，有利于解決計(jì)算機(jī)應(yīng)用中復(fù)雜的技術(shù)問(wèn)題，有更多的機(jī)會(huì)接觸、跟蹤、應(yīng)用計(jì)算機(jī)的最新技術(shù)。當(dāng)然，歸檔電子文件管理有著復(fù)雜的技術(shù)問(wèn)題，但同時(shí)也存在著方法問(wèn)題和檔案的集中統(tǒng)一管理原則，這正是計(jì)算機(jī)管理部門(mén)缺少的專業(yè)知識(shí)。所以一種互補(bǔ)型的管理模式成為最佳方案――信息中心下的兩個(gè)部門(mén)。

3.電子文件的組織是以信息的流向?yàn)榛A(chǔ)的，要實(shí)現(xiàn)電子文件流向過(guò)程的控制與管理，貫穿其整個(gè)生命周期，包括形成、使用、歸檔、利用各個(gè)階段。因其涉及的部門(mén)、崗位、人員及種類多，控制會(huì)有一定的難度。所以，在一單位和企業(yè)必須編制一個(gè)規(guī)定，來(lái)正確全面地進(jìn)行劃定電子文件格式和內(nèi)容，也是當(dāng)前確保本單位歸檔電子文件完整齊全的關(guān)鍵。電子文件的收集工作體系，要求采用文檔一體化管理方式，只有這樣才可以保證電子文件的內(nèi)容。檔案部門(mén)應(yīng)根據(jù)電子文件的生命周期的不同而采取必要的技術(shù)、規(guī)范標(biāo)程及保護(hù)措施。現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展已實(shí)現(xiàn)了對(duì)掃描、光盤(pán)刻錄、模擬數(shù)字合成、模擬影像與數(shù)字影像的雙向轉(zhuǎn)換技術(shù)。

4.電子文件與紙質(zhì)文件的雙軌制管理。企業(yè)電子文件的雙軌制管理，使IT技術(shù)的發(fā)展沒(méi)有形成相對(duì)穩(wěn)定的過(guò)渡時(shí)期。電子文件至少在以下三個(gè)方面是未知的：一是電子文件載體的保管壽命；二是電子文件格式的通用性還沒(méi)有定論；三是對(duì)軟硬件環(huán)境的依賴性。

電子文件的管理方式及技術(shù)支撐

雖然電子文件從根本上改變了企業(yè)內(nèi)、企業(yè)間及企業(yè)與市場(chǎng)之間的溝通方式，但電子文件管理的基本原理、職能任務(wù)與責(zé)任并沒(méi)有改變。

電子文件的管理應(yīng)與企業(yè)信息化發(fā)展同步。整個(gè)企業(yè)信息化的進(jìn)程中，很少有檔案部門(mén)參與企業(yè)信息化工作，至于電子文件管理工作被動(dòng)，這就要求檔案部門(mén)要利用自身在企業(yè)信息化建設(shè)中的重要作用，充分認(rèn)識(shí)自己的優(yōu)勢(shì)和實(shí)力，去爭(zhēng)取自己應(yīng)有的地位，發(fā)揮行業(yè)專家優(yōu)勢(shì)，積極為企業(yè)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制定及相關(guān)軟、硬件的配備選擇出謀劃策。在企業(yè)信息化總體建設(shè)中，應(yīng)推廣在檔案部門(mén)設(shè)立現(xiàn)代化技術(shù)室，參與企業(yè)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和大型的數(shù)據(jù)庫(kù)選購(gòu)，做好咨詢服務(wù)和促進(jìn)工作。

研究分析本單位計(jì)算機(jī)應(yīng)用的現(xiàn)狀，由檔案部門(mén)會(huì)同計(jì)算機(jī)中心和各業(yè)務(wù)部門(mén)，按照本單位計(jì)算機(jī)應(yīng)用的范圍，具體確定各部門(mén)電子文件的歸檔類目，凡目前尚未應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理的信息，暫不列入歸檔類目。隨著本單位計(jì)算機(jī)應(yīng)用的不斷擴(kuò)展，對(duì)該歸檔類目逐步修訂和補(bǔ)充，直至較為完善。

建立電子文件的“無(wú)卷”歸檔組織實(shí)施環(huán)境、處理技術(shù)。制定一個(gè)科學(xué)合理及符合我國(guó)企業(yè)實(shí)際情況的統(tǒng)一的電子文件管理及電子文件歸檔的管理標(biāo)準(zhǔn)，是目前企業(yè)全面實(shí)施電子文件管理及電子文件歸檔的首要問(wèn)題。例如，檔案管理位于辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)中的一個(gè)支系統(tǒng)，和本單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)處于相同的工作平臺(tái)及軟件環(huán)境時(shí)，如何符合文檔一體化要求。

加強(qiáng)對(duì)電子文件的前端控制。對(duì)電子文件的形成流轉(zhuǎn)、處置加強(qiáng)監(jiān)控，確保電子文件信息的完整性、真實(shí)性，為發(fā)揮數(shù)字檔案庫(kù)作為企業(yè)信息數(shù)據(jù)資源庫(kù)的作用打下基礎(chǔ)，檔案部門(mén)必須由過(guò)去被動(dòng)接收、保管各部門(mén)的各類電子文件，為實(shí)施參與、控制、監(jiān)督電子文件的誕生、流轉(zhuǎn)和移交。

檔案管理軟件要適應(yīng)企業(yè)的辦公自動(dòng)化建設(shè)。目前，各用戶單位辦公自動(dòng)化的水平不同，對(duì)檔案管理軟件的要求則不一樣。過(guò)去，有的系統(tǒng)只是把檔案管理作為一個(gè)單一的模塊“嵌入”辦公系統(tǒng)中，僅適用于檔案室的工作，沒(méi)有真正融入到辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)文檔一體化的管理；有的系統(tǒng)在編制檔案管理的模塊時(shí)，沒(méi)有充分考慮到檔案管理在無(wú)紙辦公的環(huán)境下如何開(kāi)展，因此使用的是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的方法。檔案管理軟件如何與不同的辦公系統(tǒng)連接，這是一個(gè)復(fù)雜的問(wèn)題，也是檔案管理軟件所必須面對(duì)的問(wèn)題。隨著電子文件的大量形成，檔案管理軟件如何管理電子檔案將是迫在眉睫的問(wèn)題，也是檔案管理軟件如何使檔案工作貫穿于整個(gè)辦公系統(tǒng)中的問(wèn)題，這也使傳統(tǒng)的檔案工作理念發(fā)生變化。

篇8

【關(guān)鍵詞】 電子文件管理;利用;保存;電子檔案管理人員的培養(yǎng)

一、電子文件的特性

電子文件是人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成,以計(jì)算機(jī)盤(pán)片、磁盤(pán)和光盤(pán)等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料,主要包括電子文書(shū)、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐,已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則。電子文件隨時(shí)產(chǎn)生,隨時(shí)更改,存貯在計(jì)算機(jī)磁盤(pán)或光盤(pán)中,它對(duì)計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中,文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化,電子文件可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序,不再需要對(duì)它進(jìn)行像紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要,利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行快速、便捷的自由組合分類。

二、電子文件的管理

首先,重視電子文件的歸檔工作。強(qiáng)化人們對(duì)電子文件歸檔管理的意識(shí),各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)把電子文件的歸檔提上議事日程,重視、強(qiáng)化電子文件的歸檔管理,要形成以組織機(jī)構(gòu)為保障、辦公室綜合檔案室為軸心、各部門(mén)為節(jié)點(diǎn)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系,真正做到職責(zé)明確、上下聯(lián)動(dòng)、保障有力。電子文件與紙質(zhì)文件一樣,同樣涉及保密、安全、管理、歸檔、利用等問(wèn)題,與紙質(zhì)文件具有同等作用。不僅要加強(qiáng)對(duì)這方面專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí),應(yīng)積極與相關(guān)技術(shù)人員和形成電子文件的部門(mén)加強(qiáng)聯(lián)系,提前介入,并按照歸檔的要求,開(kāi)展業(yè)務(wù)指導(dǎo)和協(xié)調(diào),協(xié)助制定有關(guān)制度,保證電子文件的歸檔質(zhì)量。完善電子文件歸檔制度、做好電子文件的歸檔工作,電子文件來(lái)源廣泛,形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門(mén)的承辦人,還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)人員等。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度,并列入信息管理工作程序,在布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作的同時(shí),還要布置、檢查、總結(jié)、考核電子文件歸檔工作。

其次,加強(qiáng)收集整理工作。電子文件的收集是做好電子檔案管理工作的基礎(chǔ),電子文件的特性決定了其收集、整理的范圍、方法和要求不同于紙質(zhì)檔案。當(dāng)正式的紙質(zhì)文件有進(jìn)行全文信息自動(dòng)檢索要求或從保留文件重要修改過(guò)程的信息來(lái)考慮時(shí),則應(yīng)對(duì)起輔助作用或正式作用的草稿文件進(jìn)行收集和整理,并與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件之間建立標(biāo)識(shí)關(guān)系,尤其是對(duì)無(wú)紙化系統(tǒng)生成的電子文件應(yīng)該制定嚴(yán)格的措施,必要時(shí)應(yīng)在收集整理過(guò)程中制作成紙質(zhì)拷貝件或制成縮微品,避免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時(shí)電子文件信息丟失。我公司從制度著手,制定了《電子文件歸檔與暫行規(guī)定》,從資料收集開(kāi)始就落實(shí)到責(zé)任人,確保了電子文檔的真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性。

三、電子文件的利用

在檔案網(wǎng)絡(luò)化條件下,查詢檔案信息、利用檔案內(nèi)容的手段發(fā)生了根本變化。檔案工作人員要運(yùn)用信息技術(shù)手段和新的管理辦法來(lái)實(shí)現(xiàn)有效的服務(wù),按照檔案管理現(xiàn)代化的要求,實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、照片檔案、聲像檔案的電子檢索,降低人為因素在文件歸檔工作中的影響,發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì),提高工作效率。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè),為方便快捷服務(wù)創(chuàng)造條件。按照國(guó)家檔案局制定的《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》統(tǒng)一管理,建立電子檔案管理制度,實(shí)現(xiàn)電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化,以便使各類文件管理系統(tǒng)都能和檔案管理系統(tǒng)通過(guò)接口緊密連接起來(lái),以便將來(lái)電子目錄進(jìn)入檔案部門(mén)后實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享,逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化,達(dá)到資源共享。檔案信息化是國(guó)家信息化建設(shè)的重要內(nèi)容,檔案信息化可為各行業(yè)、單位提供日常工作所需的共享數(shù)據(jù),逐步形成決策咨詢系統(tǒng),對(duì)實(shí)現(xiàn)管理的科學(xué)化、規(guī)范化、高效化將起到重要的推動(dòng)作用。

四、電子文件的保存問(wèn)題

電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi),不怕外界磁場(chǎng)的影響,不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。由于電子文件形成的時(shí)間短,缺乏實(shí)際保存的驗(yàn)證,電子文件中原始信息的長(zhǎng)期保存問(wèn)題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前,對(duì)于長(zhǎng)久保存的電子文件,需要定期進(jìn)行復(fù)制,以防止信息損失。建議磁盤(pán)每2年、光盤(pán)每5年復(fù)制一次并按原來(lái)編號(hào)保存。

五、電子檔案管理人員的培養(yǎng)

首先,重視吸納專業(yè)型的人才充實(shí)到檔案管理隊(duì)伍中來(lái)。其次,加大現(xiàn)有培訓(xùn)力度,采取走出去和引進(jìn)來(lái)的雙向方式,開(kāi)展電子計(jì)算機(jī)知識(shí)、數(shù)字信息技術(shù)的強(qiáng)化培訓(xùn),盡快解決電子檔案管理人才緊缺的現(xiàn)狀。最后,適時(shí)組織人員到兄弟單位參觀學(xué)習(xí),取長(zhǎng)補(bǔ)短,切實(shí)提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平。

參考文獻(xiàn)

篇9

目前，國(guó)家對(duì)電子檔案先后頒布了《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》和《CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》。雖然這兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)基層檔案工作人員來(lái)說(shuō)確實(shí)能解決不少問(wèn)題，有了一個(gè)基本的操作依據(jù)，但是針對(duì)基層工作來(lái)說(shuō)，文件的具體內(nèi)容還不夠詳細(xì)，在實(shí)際過(guò)程中，電子檔案的移交接收依然沒(méi)有形成體系，沒(méi)有相對(duì)行之有效的操作規(guī)范，同時(shí)，由于缺乏統(tǒng)一規(guī)劃，新建成的OA系統(tǒng)及其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)檔案移交接口，大多只能導(dǎo)出數(shù)據(jù)重新進(jìn)行歸檔，這完全違背了電子檔案保真、保密和保存的要求。此外，電子檔案收集與移交本身也存在思想意識(shí)不夠、知識(shí)積累薄弱的問(wèn)題。這包含有兩個(gè)方面：一是檔案工作管理人員意識(shí)不夠、技術(shù)儲(chǔ)備不足的問(wèn)題。電子檔案階段要求檔案人員對(duì)電子檔案的發(fā)展趨勢(shì)要有一個(gè)比較清醒的認(rèn)識(shí)，同時(shí)由于電子檔案的載體規(guī)格不同、形狀不同、材料不同，檔案工作人員必須不斷掌握信息技術(shù)，積累電子文件與電子檔案方面的知識(shí)，才能更好地做好電子檔案管理工作。另一個(gè)是電子文件撰寫(xiě)者檔案意識(shí)不夠問(wèn)題。要求檔案人員要采取各種方法和手段大力宣傳電子檔案的積累與歸檔、電子檔案管理和利用，提高和增強(qiáng)他們的電子檔案意識(shí)。

基于電子檔案歸檔與接收存在的種種問(wèn)題，研究如何最大限度地收集電子檔案，并保證其完整性、安全性，圍繞電子檔案歸檔管理現(xiàn)狀、電子檔案接收所面臨的問(wèn)題、電子檔案的接收范圍、種類和數(shù)據(jù)格式以及電子檔案的移交接收方法和手段等問(wèn)題進(jìn)行研究成為電子檔案管理非常重要的事情。

廣東金融學(xué)院從全方位對(duì)電子檔案管理進(jìn)行分析并做好技術(shù)研究，并重新梳理電子檔案歸檔流程，建立和完善電子檔案歸檔體系，設(shè)計(jì)一個(gè)操作性較強(qiáng)的電子檔案收集與移交規(guī)范，把電子檔案移交與接收納入到電子檔案管理的全局當(dāng)中，并在研究過(guò)程中，充分考慮各方面因素，尤其考慮到電子檔案管理所涉及的各種技術(shù)問(wèn)題，把提高檔案工作人員的知識(shí)積累放在了重要位置，以圖做到科學(xué)收集、管理、利用、檢測(cè)和保護(hù)檔案，也為檔案人員提前介入電子文件的形成階段，做到有效監(jiān)控各部門(mén)電子文件形成、電子檔案歸檔工作做好技術(shù)儲(chǔ)備。

一、建立完善的電子檔案移交和接收體系

廣東金融學(xué)院在充分分析電子檔案產(chǎn)生及管理的各種影響因素，重新梳理電子檔案歸檔流程，建立了完善的電子檔案移交和接收體系。電子文件的有效管理不能依靠一項(xiàng)或幾項(xiàng)規(guī)范而需要一個(gè)科學(xué)、完備的規(guī)范體系，而規(guī)范體系也不是單個(gè)規(guī)范的簡(jiǎn)單相加。這就從客觀上要求制定規(guī)范既不能“想當(dāng)然”，也不能僅滿足于對(duì)當(dāng)前實(shí)踐需要的“應(yīng)付”。簡(jiǎn)單地按照“需要一個(gè)，制定一個(gè)”的思路往往會(huì)導(dǎo)致規(guī)范制定的滯后、規(guī)范作用削弱、規(guī)范之間協(xié)調(diào)、配套性差等諸多問(wèn)題。

二、建立了部門(mén)采集檔案的功能模塊

廣東金融學(xué)院檔案館在設(shè)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的時(shí)候，增加了向部門(mén)采集檔案的功能，按照要求，學(xué)院各部門(mén)需在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)向檔案館移交檔案，圖1為系統(tǒng)采集截圖：

這里采集的是各部門(mén)以其他形式產(chǎn)生的電子檔案，OA系統(tǒng)產(chǎn)生的電子檔案直接由系統(tǒng)抓取，圖2是系統(tǒng)向OA抓取電子文件：

三、建立功能強(qiáng)大的采集審核模塊

對(duì)于不符合要求的檔案材料退回重新整理后再提交歸檔：圖3是審核功能截圖：

四、建立電子檔案檢查、隔離中心

在這個(gè)中心首先要確認(rèn)所有需要移交的電子文件和對(duì)應(yīng)的文字材料是否移交齊全，避免遺漏。其次，對(duì)照同時(shí)移交的原始文字材料檢查這些電子文件的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性。然后對(duì)這些電子文件材料進(jìn)行病毒或其他問(wèn)題的檢查，這是一項(xiàng)非常艱巨的工作，它需要借助一套專業(yè)設(shè)備來(lái)完成，這套設(shè)備完全處于獨(dú)立狀態(tài)，即不與任何其他檔案信息網(wǎng)絡(luò)相聯(lián)結(jié)，這種獨(dú)立運(yùn)行的環(huán)境可以使那些電子文件所攜帶的病毒或問(wèn)題被檢查并解決時(shí)，不會(huì)影響和破壞檔案館保存的其他電子文件。最后，每一條檢查完的電子文件都要被同時(shí)轉(zhuǎn)換成兩種文件格式，一種保持其原始狀態(tài)，稱作“原始記錄版”，另一種是歸檔用的，被稱作“規(guī)范化格式版”，即經(jīng)過(guò)規(guī)范化處理后被檔案館（室）長(zhǎng)期保存的新的數(shù)據(jù)格式。目前以美國(guó)信息交換標(biāo)準(zhǔn)碼（ASC11碼）作為文本文件的標(biāo)準(zhǔn)代碼，用這種代碼存儲(chǔ)的文件成為“純文本文件”。這類標(biāo)準(zhǔn)形式可以被不同系統(tǒng)所識(shí)別，不管什么電子文件用什么軟件產(chǎn)生的都可以識(shí)別。

五、強(qiáng)化檔案信息管理員的整體素質(zhì)

實(shí)現(xiàn)電子歸檔和做好檔案管理，首先要有掌握現(xiàn)代辦公技術(shù)的人員，檔案管理部門(mén)必須通過(guò)各種途徑積極地學(xué)習(xí)新知識(shí)，掌握電子檔案歸檔與管理所需要的各種技術(shù)，提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，做好電子檔案的管理工作。

篇10

[關(guān)鍵詞] 電子文件； 歸檔； 檔案； 管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 15. 059

[中圖分類號(hào)] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2013）15- 0091- 01

電子文件作為一種新型的信息載體，以其自身獨(dú)特的記錄形式使工作質(zhì)量和效率大大提高。隨著大量電子文件的不斷涌現(xiàn)，及時(shí)、有效收集電子文件，做好電子文件的歸檔工作成為檔案管理亟待解決的重要課題。

1 電子文件歸檔存在的問(wèn)題

從目前來(lái)看，電子文件在歸檔方面存在很多問(wèn)題。

（1） 草稿性電子文件易被忽視。目前，多數(shù)單位只用電子計(jì)算機(jī)起草文件，而一旦打印出紙質(zhì)正式文件，作為草稿性的電子文件就會(huì)被忽視，甚至隨意對(duì)其進(jìn)行增、刪、改等操作，使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。

（2） 電子文件歸檔程序不夠完善。一方面電子文件歸檔后沒(méi)有把這些電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上；另一方面沒(méi)有把電子文件與紙質(zhì)文件共同歸檔管理，對(duì)電子文件管理存在潛在的隱患，這樣，一旦信息系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題，電子文件就會(huì)被破壞，甚至全部丟失。

（3） 電子文件存儲(chǔ)載體不安全。目前，很多單位的電子文件直接保存在硬盤(pán)存儲(chǔ)器上，如果系統(tǒng)出現(xiàn)故障，電子文件就會(huì)遭到破壞，甚至全部丟失。有些單位以軟磁盤(pán)、光盤(pán)作為電子文件存儲(chǔ)的載體，由于軟磁盤(pán)、光盤(pán)極易遭到損壞，其保存期限、可靠程度、兼容性也存在較大問(wèn)題，也極不安全。

（4） 電子文件歸檔鑒定不科學(xué)?，F(xiàn)在有些單位對(duì)歸檔電子文件的完整性、有效性、有無(wú)病毒、存儲(chǔ)介質(zhì)等不加辨別，只是將計(jì)算機(jī)上所有的文件都存到光盤(pán)上，就算歸檔了。這樣歸檔，一方面是達(dá)不到存真去偽、存精去雜的目的，另一方面給歸檔的管理帶來(lái)了諸多不便。

2 電子文件歸檔的原則

為確保電子文件歸檔具有較強(qiáng)的可操作性，使電子檔案的管理工作有章可循，筆者認(rèn)為，在電子文件的歸檔上需明確以下原則。

（1） 按時(shí)歸檔的原則。要求已經(jīng)形成的正式的電子文件，以郵件或硬拷貝的形式，及時(shí)向電子檔案室進(jìn)行移交。然后，由檔案管理人員設(shè)置一個(gè)個(gè)文件夾，對(duì)各個(gè)部門(mén)形成的電子文件進(jìn)行分類管理。

（2） 核對(duì)、鑒定原則。有關(guān)專業(yè)人員定期對(duì)各部門(mén)已形成的電子文件進(jìn)行可讀性、真實(shí)性、完整性和有效性鑒定，同時(shí)劃分出不同的保管期限。然后用殺毒軟件對(duì)這些電子文件進(jìn)行檢測(cè)，確保無(wú)病毒感染后，再將這些電子文件分別轉(zhuǎn)錄到與應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)相隔離的存儲(chǔ)器中。在一定時(shí)間后，將這些電子文件轉(zhuǎn)錄至一次寫(xiě)入的光盤(pán)中做脫機(jī)保存，同時(shí)編制文件索引，使查閱更加方便。

（3） 復(fù)制備份原則。一般情況下，電子文件從微機(jī)轉(zhuǎn)錄到光盤(pán)上時(shí)應(yīng)該拷貝3份，兩份歸檔，一份對(duì)外提供利用。應(yīng)定期檢查已歸檔光盤(pán)的保存情況，尤其是溫度、濕度和防塵情況。

3 做好電子文件歸檔工作的幾點(diǎn)建議

做好電子文件歸檔工作應(yīng)從本單位辦公自動(dòng)化與信息管理工作的大局出發(fā)，摸清文件產(chǎn)生的源頭，并對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的收集、鑒定、存儲(chǔ)工作逐步進(jìn)行完善。

（1） 建立嚴(yán)密的電子文件歸檔制度。電子文件的形成涉及的環(huán)節(jié)眾多，哪一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)失誤都影響到電子文件的原始性、真實(shí)性和完整性。因此，電子文件收集歸檔，必須依靠制度約束。建立電子文件歸檔管理制度，明確各方面的職責(zé)，顯得尤為重要。

（2） 做好電子文件的收集、積累工作。收集工作是做好歸檔管理工作的基礎(chǔ)，重視對(duì)電子文件的及時(shí)收集，防止存有信息內(nèi)容的載體發(fā)生丟失、損壞。收集要實(shí)行“雙套制”：紙質(zhì)一套，電子版一套，特別要保證兩種載體的檔案內(nèi)容信息的一致性。目前，很多單位各類公文的傳遞、批辦、催辦、均在網(wǎng)上操作，因此，電子文件的收集也要在網(wǎng)上進(jìn)行，同時(shí)可以利用記錄系統(tǒng)的自動(dòng)記錄功能，收集電子文件的形成、修改、責(zé)任人等信息。

（3） 做好電子文件的鑒定工作。電子文件的易逝性、軟硬件的依賴性、信息相關(guān)性等影響電子文件的鑒定工作，因此，電子文件的鑒定工作需要電子文件形成部門(mén)、檔案部門(mén)、計(jì)算機(jī)部門(mén)等多方參與，鑒定的內(nèi)容包括電子文件的真?zhèn)?、價(jià)值、開(kāi)放度等。

（4） 嚴(yán)格電子文件的歸檔工作。就目前而言，電子文件歸檔應(yīng)符合下列要求：首先從歸檔時(shí)間上看，文書(shū)檔案一般應(yīng)以一個(gè)年度為限，將電子文件的最終版本刻錄到光盤(pán)等存儲(chǔ)載體上。其次，從歸檔電子文件的數(shù)量看，一般以保存3套同版本的電子文件為宜，一套由檔案管理部門(mén)統(tǒng)一保管，一套由相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)異地保管，另一套供查閱使用。再次，從歸檔電子文件的格式上看，宜采用通用標(biāo)準(zhǔn)，文檔文件宜采用TXT格式或DOC格式，圖像文件宜采用JPG格式，數(shù)據(jù)文件宜采用DBF文件等。