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[關(guān)鍵詞]單位；檔案管理；現(xiàn)代化；電子化 

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.10.113 

[中圖分類號(hào)]G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2016）10-0-02 

在信息技術(shù)迅速發(fā)展的情況下，檔案管理工作也需要逐漸實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展路徑。我國(guó)單位檔案管理工作均面臨重要的改革問題，對(duì)于單位檔案管理人員來講，必須結(jié)合當(dāng)前時(shí)展需求，創(chuàng)新檔案管理方式，最大化地實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化及電子化發(fā)展。 

1 檔案管理現(xiàn)代化和電子化發(fā)展的必要性 

檔案中詳細(xì)記錄著單位的日常工作，對(duì)于單位工作效率及工作總結(jié)具有重要作用，因此，檔案管理也是一項(xiàng)重要管理任務(wù)。所以如果能夠顯著提高檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化及電子化發(fā)展，則能夠顯著提高檔案管理質(zhì)量及管理工作效率。對(duì)于檔案管理來說，也將逐漸脫離傳統(tǒng)紙質(zhì)媒介。電子檔案更有助于收集及存儲(chǔ)信息，顯著降低信息存儲(chǔ)占據(jù)的物理空間。在檔案處理及選擇過程中，電子檔案能夠顯著提高檔案處理的便捷性。隨時(shí)可以從電子設(shè)備上將電子檔案抽調(diào)出來，并能及時(shí)依照實(shí)際工作需求，選擇相應(yīng)功能鍵從而選擇信息，有效實(shí)現(xiàn)大批量數(shù)據(jù)的有效處理。電子檔案的應(yīng)用能夠顯著提高信息選擇及存儲(chǔ)的準(zhǔn)確性。最后還能隨時(shí)進(jìn)行電子檔案信息處理及數(shù)據(jù)修改，和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比具有一定便捷性。 

2 我國(guó)單位檔案管理中的弊端 

我國(guó)當(dāng)前的檔案管理普遍采用的是傳統(tǒng)管理方案方法，檔案管理現(xiàn)代化及電子化發(fā)展存在較多弊端。首先，檔案管理不夠規(guī)范，例如，工作人員在處理電子檔案過程中，由于電子檔案體積小、攜帶方便，導(dǎo)致工作人員忽視檔案信息安全性，檔案管理工作存在較大隨意性，加大了檔案信息遺失及泄漏風(fēng)險(xiǎn)。還有些工作人員只會(huì)上傳檔案，不能有效掌握檔案信息管理及重要數(shù)據(jù)備份管理技能，一旦電子設(shè)備發(fā)生故障將直接導(dǎo)致檔案信息丟失，給單位帶來嚴(yán)重?fù)p失。從這一點(diǎn)上來看，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)具有重要意義，要不斷強(qiáng)化工作人員業(yè)務(wù)培養(yǎng)，提高工作人員檔案信息管理意識(shí)，加大對(duì)檔案丟失及信息泄露防范的重視度。 

以上重點(diǎn)分析的是電子檔案安全問題，其原因主要是檔案管理工作人員工作疏忽所致，另外還有一個(gè)原因則是技術(shù)問題。一些單位不能與時(shí)俱進(jìn)，電子存儲(chǔ)設(shè)備更新速度慢，因此容易出現(xiàn)電子檔案存儲(chǔ)破壞問題及各種故障。有些單位電腦本身的配置比較低，信息處理速度較慢，影響電子檔案信息處理的工作效率。另外，如果在計(jì)算機(jī)應(yīng)用中，沒有及時(shí)更新軟件，也會(huì)導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)各種各樣的錯(cuò)誤，影響檔案管理質(zhì)量。針對(duì)電子檔案管理中存在的各種問題，一方面需要提高管理人員的安全意識(shí)，另一方面需要加強(qiáng)電子檔案的設(shè)備管理，及時(shí)更新相應(yīng)設(shè)備，提高電子檔案信息處理的速度及管理質(zhì)量。 

3 單位檔案管理現(xiàn)代化和電子化發(fā)展策略 

信息技術(shù)已經(jīng)成為現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要工具之一，基于當(dāng)前經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求必須改善傳統(tǒng)的檔案管理方式，提高檔案管理質(zhì)量及效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化及電子化發(fā)展路徑，促進(jìn)單位檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。 

3.1 建立健全檔案管理制度，提升工作人員專業(yè)素養(yǎng) 

檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)及學(xué)習(xí)能力具有差異，在培訓(xùn)及教育工作中需要因材施教，可以針對(duì)檔案管理工作人員實(shí)際情況開展多層次、多渠道的培訓(xùn)工作，嚴(yán)格遵循學(xué)以致用的基本原則。對(duì)于單位來講，首先需要給管理工作人員提供學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，提高工作人員的專業(yè)技能及綜合素質(zhì)。同時(shí)在工作人員技能培訓(xùn)中，要最大化地學(xué)習(xí)新理論及新技術(shù)，并積極改善工作人員的傳統(tǒng)理念，引導(dǎo)工作人員接受最新技術(shù)及管理理念。對(duì)于單位來講，則需要實(shí)現(xiàn)自身管理水平及手段的改革，首先要構(gòu)建完善的檔案管理制度，明確檔案管理工作人員的具體工作，并落實(shí)相關(guān)責(zé)任，確保工作人員能夠高質(zhì)量完成檔案管理工作。另外，要加大培訓(xùn)力度，定期考核工作人員的綜合素質(zhì)及專業(yè)技能，確保檔案管理人員能夠明確認(rèn)識(shí)到電子檔案的重要性，掌握相應(yīng)管理技能，促進(jìn)電子檔案管理的發(fā)展。 

檔案管理工作不僅涉及管理的專業(yè)知識(shí)，還涉及很多其他學(xué)科知識(shí)，如哲學(xué)、歷史學(xué)以及心理學(xué)等知識(shí)，因此，在培訓(xùn)過程中不僅要重視對(duì)工作人員的管理專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，還要注重對(duì)其他學(xué)科知識(shí)的攝取，促進(jìn)其知識(shí)面的更新。另外，新形勢(shì)下培訓(xùn)的重點(diǎn)應(yīng)該是加強(qiáng)工作人員科技知識(shí)學(xué)習(xí)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中，對(duì)工作人員的技術(shù)水平有了很高的要求，很多人甚至連電腦都不能熟練運(yùn)用，難以滿足新形勢(shì)下檔案管理工作的要求，因此，必須加強(qiáng)培訓(xùn)，為檔案管理工作提供保障。 

3.2 通過計(jì)算機(jī)管理檔案資料庫房 

在檔案資料管理中，可以加大計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化及電子化。不斷完善基層單位檔案管理制度，加大計(jì)算機(jī)技術(shù)在庫房資料管理中的應(yīng)用，以提高檔案保存管理工作效率，提高資料庫房管理的安全性。 

3.3 實(shí)現(xiàn)檔案保存和查詢的電子化和現(xiàn)代化 

在信息化及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展進(jìn)程中，檔案管理工作既面臨巨大挑戰(zhàn)，同時(shí)也增加了發(fā)展機(jī)遇。傳統(tǒng)的手寫檔案已無法滿足時(shí)代需求，在日益增長(zhǎng)的檔案信息管理中，必須加大現(xiàn)代技術(shù)應(yīng)用，加快檔案管理現(xiàn)代化及電子化發(fā)展。檔案管理工作本身專業(yè)性較強(qiáng)，對(duì)于工作人員來講需要具備相應(yīng)的現(xiàn)代化管理技能，再加上相應(yīng)的綜合素質(zhì)，才能提高檔案管理質(zhì)量。檔案管理十分繁雜，勞動(dòng)強(qiáng)度大，加之檔案數(shù)量越來越多，工作人員面臨著很大壓力，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)手段則能有效提高檔案工作效率，節(jié)省人力、物力資源，節(jié)約時(shí)間。其信息化和智能化的特點(diǎn)，能有效減少工作人員的手工操作，充分發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢(shì)，使整個(gè)檔案管理工作變得更加系統(tǒng)化和條理化，促進(jìn)資源的合理利用，提高檔案管理工作效率，并使檔案管理工作更加安全。計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使手工錄入和查詢均實(shí)現(xiàn)了電子化發(fā)展。在檔案錄入過程中，首先管理人員要整理檔案內(nèi)容，確定無誤后即可錄入，并對(duì)其實(shí)施統(tǒng)一保存。傳統(tǒng)的檔案文檔在錄入過程中被轉(zhuǎn)化為電子形式，便于保存，同時(shí)還能提高檔案資料的查詢速度。 

3.4 構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng) 

在檔案管理工作中，想要有效實(shí)現(xiàn)其工作的現(xiàn)代化及電子化轉(zhuǎn)變，必須構(gòu)建專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。這不但能提高檔案管理工作效率，同時(shí)還能實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的信息化發(fā)展。在現(xiàn)代科技發(fā)展進(jìn)程中，管理技術(shù)的動(dòng)態(tài)化發(fā)展，進(jìn)一步促進(jìn)了檔案管理工作的不斷創(chuàng)新。 

4 結(jié) 語 

單位需要對(duì)自身的檔案管理方式進(jìn)行不斷優(yōu)化，以滿足時(shí)展需求，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和電子化，有效開展基層單位檔案管理工作，為單位的其他工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。本文在闡述單位檔案管理現(xiàn)代化和電子化的內(nèi)涵及要求的基礎(chǔ)上，分析當(dāng)前單位檔案管理存在的弊端，并提出相應(yīng)的解決辦法，以供參考。 

主要參考文獻(xiàn) 

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[5]沈彥.企業(yè)檔案電子化管理存在的問題和解決方法[J].企業(yè)導(dǎo)報(bào)，2010（3）. 

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【關(guān)鍵詞】電子檔案管理；科技進(jìn)步；電子文件；應(yīng)用1電子檔案管理的現(xiàn)狀

1.1檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)展緩慢，制約電子文件的整理與歸檔。 檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化是對(duì)全系統(tǒng)實(shí)施計(jì)算機(jī)管理的前提與基礎(chǔ)。許多單位因?qū)嵤┈F(xiàn)行分類法有一定難度，僅僅從微觀上考慮本單位的現(xiàn)狀，實(shí)施本單位制定的分類方法，沒有從全局利益考慮檔案工作的規(guī)范化對(duì)未來檔案電子化的影響，出現(xiàn)了各自為政，各行其事的局面，使檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化難以實(shí)現(xiàn)。

1.2計(jì)算機(jī)技術(shù)尚未大規(guī)模應(yīng)用于檔案管理。 由于檔案管理部門的人力、物力有限，有些檔案部門至今仍沒有配備計(jì)算機(jī)，或者即使有了計(jì)算機(jī)，對(duì)一些重要的電子檔案也在傳遞、承辦之后，又輔以紙質(zhì)檔案加以保存，形成兩種類型文件共存共用的局面。因電子檔案的推廠仍處于初級(jí)階段，很多管理人員沒有受過關(guān)于使用和保存電子檔案的系統(tǒng)教育，檔案人員尚不能嫻熟使用電子檔案軟件，或者在選購軟件時(shí)帶有一定的盲目性，從而不能充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在檔案管理中的作用。

2電子檔案管理中出現(xiàn)的問題

2.1電子檔案管理過程中出現(xiàn)的漏洞

2.1.1對(duì)電子文件原稿保存的忽視。 目前，在計(jì)算機(jī)上起草和制作文件，已是辦公常事。往往一旦文件定稿打印后，作為草稿性的電子文件的保存就經(jīng)常被忽視。許多單位對(duì)電子文件沒有采取很好的保護(hù)措施。隨意對(duì)其進(jìn)行刪改，不是被清除就是被新文件覆蓋。使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。

2.1.2信息安全與保密問題。 電子檔案存放位置的不固定性、載體的可轉(zhuǎn)換性、信息接受對(duì)象的開放性以及文件內(nèi)容的可分解性，造成電子檔案與載體的可分離，使電子檔案信息隨時(shí)有被修改、竊取、銷毀的危險(xiǎn)?；ヂ?lián)網(wǎng)的開放性。使電腦病毒和蓄意破壞的電腦“黑客”對(duì)檔案存放載體形成威脅，載體一旦被電腦病毒感染或被“黑客”闖入，就可能造成信息數(shù)據(jù)無法讀取或載體內(nèi)所存信息的丟失，甚至造成整個(gè)信息系統(tǒng)癱瘓。

2.2電子檔案自身的缺陷

2.2.1電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性問題。 對(duì)于紙質(zhì)文件來說，肉容的原始性附著在形式的原始性上，其字體、字跡、圖像、印章等清晰可見，內(nèi)容真?zhèn)我子谂袆e。但電子檔案的內(nèi)容與形式是相對(duì)獨(dú)立的，不僅內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門在對(duì)電子檔案進(jìn)行檢驗(yàn)時(shí)，很難對(duì)電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性進(jìn)行認(rèn)定。

2.2.2電子檔案的長(zhǎng)期可讀性問題。 當(dāng)人們使用技術(shù)和設(shè)備將信息內(nèi)容記錄在磁性材料和光盤載體上后，電子檔案就永遠(yuǎn)離不開這種技術(shù)和設(shè)備，人們只有采用這種記錄檔案信息內(nèi)容的技術(shù)和設(shè)備，才能識(shí)別它的信息內(nèi)容。因此，電子檔案在閱讀上的間接性和對(duì)生成環(huán)境的依賴性，決定了要處理、閱讀電子檔案必須借助于電子計(jì)算機(jī)將信息與載體結(jié)合在一起。

3解決電子檔案管理中問題的對(duì)策

3．1電子檔案管理的原則

3.1.1規(guī)范性原則。 規(guī)范性是開展檔案信息電子化最重要的原則，也是確保電子化檔案信息可用性的基本條件。它要求所有檔案信息的電子化必須按照規(guī)定的技術(shù)模式、文本格式和工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，并盡可能采用國(guó)際通用標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息電子化的主要目的是利用網(wǎng)絡(luò)這種新的信息傳遞方式提供檔案信息服務(wù)。因此，對(duì)上網(wǎng)檔案信息的組織與傳遞必須采取各方統(tǒng)一認(rèn)可的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)。這樣不僅能夠減低因存儲(chǔ)格式和軟件平臺(tái)的不同而進(jìn)行轉(zhuǎn)換所造成的資源浪費(fèi)，提高信息存儲(chǔ)傳輸?shù)男?，而且有助于選擇檔案信息電子化的最佳技術(shù)方案。

3.1.2可靠性原則。 人們對(duì)電子文件的證據(jù)性、可靠性問題尚存在很多疑慮。這個(gè)問題的解決需要多方面的努力。除了采取各種技術(shù)措施、國(guó)家制訂必要的認(rèn)定規(guī)范外，文件、檔案工作中相應(yīng)的制度保障也是十分重要。在電子檔案管理的全過程中，要嚴(yán)格制度、堵塞漏洞，不僅要確保歸檔文件和進(jìn)館檔案的真實(shí)有效，還要注意在整理、鑒定、復(fù)制、調(diào)閱等各個(gè)環(huán)節(jié)遵守操作規(guī)程，建立必要的備份等，以防止信息的丟失和失真，維護(hù)電子檔案的可靠性。

3.1.3高效率原則。 檔案信息的電子化工作量大、耗時(shí)耗財(cái)，必須十分講究工作的效率與效益。應(yīng)在充分分析研究的基礎(chǔ)上選擇最優(yōu)化的檔案信息電予化方案和最高效、經(jīng)濟(jì)的電子化加工系統(tǒng)設(shè)施。合理的技術(shù)方案的確定，是整個(gè)電子化工程成敗和效率高低的關(guān)鍵，而優(yōu)良的電子化加工系統(tǒng)，是檔案信息電子化工程的助推器。

3.2解決電子檔案管理過程中問題的對(duì)策

3.2.1采取切實(shí)可行的信息保護(hù)措施。 信息安全技術(shù)對(duì)于維護(hù)電子檔案數(shù)據(jù)的原始性和真實(shí)性至關(guān)重要。電子檔案上網(wǎng)后必須從入口、傳輸、使用三個(gè)方面采取安全保護(hù)措施。目前，為防止檔案信息被竊取、刪除和修改，防止網(wǎng)絡(luò)“黑客”的進(jìn)入，常用的技術(shù)方法有簽署技術(shù)、加密技術(shù)、身份驗(yàn)證、防寫、檔案?jìng)浞?、專‘機(jī)專用、設(shè)置防火墻、安裝殺毒軟件等。這些技術(shù)措施對(duì)于證實(shí)電子檔案內(nèi)容的真實(shí)、可靠，確保電子文件在存儲(chǔ)、傳輸過程中的安全、保密，防范對(duì)電子文件的非法訪問和隨意刪改，都具有很好的效果。應(yīng)當(dāng)不斷改進(jìn)現(xiàn)代化管理手段，努力提升館藏檔案的安全保護(hù)水平。

3.2.2重視和加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)。 在電子文件日益發(fā)展的今天，培養(yǎng)和造就一批通電子技術(shù)、懂檔案管理的人員是當(dāng)務(wù)之急。檔案部門和各級(jí)政府要重視和加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)，一方面，要多渠道引進(jìn)專業(yè)技術(shù)和管理人員，使用素質(zhì)高、思想好、責(zé)任心強(qiáng)的人員做文書、檔案工作。另一方面，要對(duì)現(xiàn)有的檔窠人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，特別是加大對(duì)現(xiàn)代科技知識(shí)和電子技術(shù)的培訓(xùn)。

3.2.3加強(qiáng)對(duì)電子文件所依賴的計(jì)算機(jī)軟、硬件設(shè)施管理。 軟件管理上，要積極開辟電子檔案存儲(chǔ)的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計(jì)算機(jī)刻錄設(shè)備，對(duì)應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲(chǔ)。要及時(shí)修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞，對(duì)防火墻和防病毒軟件實(shí)現(xiàn)全天候自動(dòng)升級(jí)，搞好檔案上傳、下載的安全等級(jí)和訪問權(quán)限。在硬件管理上，要進(jìn)一步完善電子文件和計(jì)算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，強(qiáng)化防磁設(shè)施的完善和維護(hù)。參考文獻(xiàn)

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【關(guān)鍵詞】電子檔案；管理；信息安全；對(duì)策；設(shè)施管理

前言

隨著科技進(jìn)步，日常辦公與管理離不開電子文件與電子檔案的應(yīng)用。電子檔案具有許多有點(diǎn)，但是檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)其也有一定的缺陷。

1.電子檔案管理的現(xiàn)狀

1.1電子檔案認(rèn)識(shí)的局限性

以前對(duì)檔案管理都是把檔案袋貼上封條，放在檔案室里，這種做法不利于檔案信息公布于社會(huì)、服務(wù)于社會(huì)，需要使用檔案的時(shí)候極其不便，嚴(yán)重阻礙了檔案管理的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人們的價(jià)值觀念也隨之改變，已經(jīng)意識(shí)到檔案在經(jīng)濟(jì)中的重要作用，知曉檔案信息資源能夠帶來巨大的經(jīng)濟(jì)效益。然而，在實(shí)際的檔案管理工作過程中，出現(xiàn)了一些問題，少數(shù)人認(rèn)為單位檔案是單位的私有財(cái)產(chǎn)，檔案信息就必須處于封閉狀態(tài)，不愿意將檔案放在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行開放。

1.2電子文件的整理與歸檔受檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程制約

全系統(tǒng)實(shí)施計(jì)算機(jī)管理的前提與基礎(chǔ)是檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。國(guó)家檔案局頒發(fā)的《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》為機(jī)關(guān)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定基礎(chǔ)，然而，這項(xiàng)政策在各級(jí)機(jī)關(guān)中實(shí)施，并非易事。多數(shù)單位因?yàn)閷?shí)施現(xiàn)行分類法有一定難度，僅考慮本單位的現(xiàn)狀，實(shí)施本單位制定的分類方法，沒有意識(shí)到檔案工作的規(guī)范化對(duì)未來檔案電子化的影響。

1.3計(jì)算機(jī)技術(shù)尚未大規(guī)模應(yīng)用于檔案管理

檔案部門的人力、財(cái)力比較有限，某些檔案部門沒有配備計(jì)算機(jī)，或者即使有了計(jì)算機(jī)，對(duì)一些重要的電子檔案也在傳遞、承辦之后，用紙質(zhì)檔案進(jìn)行再次保存，形成兩種類型文件共存共用的局面。電子檔案的使用和推廣正處于初級(jí)階段，多數(shù)檔案管理人員并沒有接受過檔案管理方面的教育，致使檔案人員難以熟練的使用電子檔案的軟件，或者再軟件的選擇上比較盲目，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)在檔案管理中的作用沒有充分地發(fā)揮出來。

2.電子檔案管理中解決問題的對(duì)策

2.1 電子檔案管理的原則

2.1.1檔案管理規(guī)范性原則

檔案管理的規(guī)范性要求所有檔案信息的電子化盡量用國(guó)際通用標(biāo)準(zhǔn)，按照規(guī)定的技術(shù)模式、文本格式和工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。檔案信息電子化的主要目的是利用網(wǎng)絡(luò)信息傳遞方式進(jìn)行檔案信息服務(wù)。因此，對(duì)上網(wǎng)檔案信息的組織與傳遞應(yīng)選用統(tǒng)一認(rèn)可的標(biāo)準(zhǔn)。

2.1.2檔案管理可靠性原則

采取各種檔案管理的技術(shù)措施嚴(yán)格按照國(guó)家制定的規(guī)范執(zhí)行，同時(shí)檔案工作的制度保障也是不可或缺的。在電子檔案管理的全過程中，要確保歸檔文件和進(jìn)館檔案的真實(shí)有效，還要注意電子檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)遵守操作規(guī)程，建立必要的備份，以防止信息的丟失和失真。

2.1.3高效率原則

檔案信息的電子化講究工作的效率與效益。選擇最優(yōu)化的檔案信息電子化方案和最高效、經(jīng)濟(jì)的電子化加工系統(tǒng)設(shè)施。整個(gè)電子化工程成敗和效率高低的關(guān)鍵靠合理的技術(shù)；而優(yōu)良的電子化加工系統(tǒng)成為檔案信息電子化工程的助推器。

3.解決電子檔案管理過程中問題的對(duì)策

3.1加強(qiáng)電子文件全過程管理

電子文件的收集、積累的方法和要求受電子文件的特性限制。出于保留文件重要修改過程的目的，對(duì)原稿進(jìn)行收集和積累。起輔助作用或正式作用的文件及時(shí)收集和整理，并與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件之間建立標(biāo)識(shí)關(guān)系。必要時(shí)應(yīng)在收集積累過程中制作成紙質(zhì)拷貝件或者制成微縮品，以免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時(shí)電子文件信息丟失。

3.2注重檔案管理人員的培養(yǎng)

檔案人員的培養(yǎng)，需要檔案部門和各級(jí)政府的高度重視、積極配合，一方面，要多渠道引進(jìn)專業(yè)技術(shù)強(qiáng)的管理人員，選擇文書、檔案工作的人員要素質(zhì)高、思想好、責(zé)任心強(qiáng)。另一方面，要對(duì)現(xiàn)有檔案人員進(jìn)行現(xiàn)代科技知識(shí)和電子技術(shù)的培訓(xùn)。

3.3選用可行性強(qiáng)的信息保護(hù)措施

電子檔案放在網(wǎng)絡(luò)并不是百分之百安全，存在著一定的風(fēng)險(xiǎn)性。這就需要電子檔案上網(wǎng)后采取安全保護(hù)措施。常用的技術(shù)方法有加密技術(shù)、身份驗(yàn)證、防寫、檔案?jìng)浞荨C(jī)專用、設(shè)置防火墻、安裝殺毒軟件等，有效地防止檔案信息被竊取、刪除和修改。不斷改進(jìn)檔案管理的手段，努力提升電子檔案的安全保護(hù)水平。

3.4強(qiáng)化計(jì)算機(jī)軟、硬件設(shè)施管理

軟件管理上，要積極開辟電子檔案存儲(chǔ)的新途徑，檔案管理部門需要配備必要的電腦刻錄設(shè)備，對(duì)應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料使用通用格式的光盤進(jìn)行存儲(chǔ)。及時(shí)修補(bǔ)管理軟件的中出現(xiàn)的安全漏洞。在硬件管理上，改善電子文件和計(jì)算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，注重防磁設(shè)施的完善和維護(hù)，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中安全、穩(wěn)定。

結(jié)語：總之，在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的時(shí)代，在檔案管理的日常工作中，不斷地積累電子檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，應(yīng)用先進(jìn)的電子檔案管理技術(shù)手段，把電子檔案管理工作做得越來越好。

參考文獻(xiàn)

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【關(guān)鍵詞】檔案；電子化管理；利用；學(xué)校

檔案的保管和利用是檔案的兩大基本職能。隨著以計(jì)算機(jī)技術(shù)為代表的現(xiàn)代科技技術(shù)的普及與發(fā)展，學(xué)校利用計(jì)算機(jī)技術(shù)輔助管理各類信息資料成為必然。因此，檔案管理也被納入到學(xué)校電子網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。電子網(wǎng)絡(luò)管理產(chǎn)生了各式各樣的電子文件，面對(duì)繁多的電子文件，如何更好地進(jìn)行整理、歸檔、保護(hù)并加以利用，是眾多檔案管理工作者面臨的新課題。

一、正視困難，客觀分析學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀

當(dāng)前學(xué)校檔案管理領(lǐng)域，信息技術(shù)僅僅應(yīng)用在收集和整理等淺層次的方面，不利于信息的及時(shí)共享，制約了檔案資料進(jìn)一步拓展、應(yīng)用空間和深度，有效利用率不高。

1.學(xué)校檔案電子化管理存在的問題

（1）檔案電子化管理適用范圍較淺。按照檔案管理要求，我們把學(xué)校教育教學(xué)所涉及的資料歸集存檔，一般以年度為時(shí)間單位，按保存期限的長(zhǎng)短分長(zhǎng)期檔案、短期檔案、臨時(shí)檔案進(jìn)行分類保存。計(jì)算機(jī)主要被用來將檔案資料的電子版歸類放入相應(yīng)的文件夾，以及編制目錄、打印卷脊等，也就是說主要應(yīng)用于收集整理，并不能在檔案的共享、利用上發(fā)揮作用。

（2）檔案電子化管理收集歸檔繁瑣雜亂。學(xué)校的教育教學(xué)資料繁多，而且不同工作歸屬不同部門分管，相關(guān)資料由所屬部門分類保存。

（3）檔案電子化管理查找不方便，利用率低。在實(shí)際工作中，文書檔案不對(duì)外，進(jìn)館查閱的人很有限。除了少數(shù)教師在晉職、評(píng)優(yōu)時(shí)用到，學(xué)校檔案的主要用途就是應(yīng)對(duì)上級(jí)檢查、考核。真正使用時(shí)，由于檔案歸類不是按照事務(wù)而是按時(shí)間和時(shí)限，所以檢索和查找并不方便，更不方便利用。

2.學(xué)校檔案電子化管理存在問題的原因

（1）思想認(rèn)識(shí)沒有達(dá)到應(yīng)有的高度。一直以來，檔案管理者沒有認(rèn)識(shí)到檔案的價(jià)值所在，將自己的工作定位于整理和保管檔案上。雖然在從紙質(zhì)檔案到電子檔案改進(jìn)的過程中轉(zhuǎn)變了一些觀念，但也是認(rèn)為只要把檔案收集整理好，用時(shí)能拿出來，檢查時(shí)能通過，就是做好了檔案管理工作。

（2）電子化管理沒有達(dá)到應(yīng)有的深度。一是學(xué)校硬件和軟件支持不到位，電子設(shè)備落后。二是檔案管理者還是沿用以前的工作習(xí)慣，實(shí)行管理人員建檔，電子保存保管，紙質(zhì)信息流轉(zhuǎn)。三是對(duì)檔案管理沒有進(jìn)行完整的探索研究，導(dǎo)致信息化在檔案管理上應(yīng)用不廣不深。

二、科學(xué)創(chuàng)新，積極探索學(xué)校檔案電子化管理的新方法

學(xué)校教育教學(xué)方式的變革，也影響到學(xué)校檔案管理的變革。學(xué)校改革和發(fā)展留下了大量的圖片、視頻等資料，僅憑紙張和磁盤不足以保存，所以檔案管理電子化勢(shì)在必行。而且，只有在管理創(chuàng)新上下功夫，才能在發(fā)展中求得生機(jī)與活力，建立一種全新的檔案電子化管理模式。

1.科學(xué)思考，探索學(xué)校檔案電子化管理的思路

（1）加強(qiáng)對(duì)檔案電子化管理的研究。檔案管理者要將檔案電子化管理當(dāng)成工作中的一個(gè)重要課題來研究，要深入學(xué)習(xí)關(guān)于檔案管理的專業(yè)知識(shí)，全面認(rèn)識(shí)檔案管理的范圍、幅度、深度和信息的傳遞方式、安全性，區(qū)分信息的有效性。對(duì)檔案的管理不能僅停留在一個(gè)收集、整理的階段，而要通過研究思考，對(duì)工作進(jìn)行梳理細(xì)化，總結(jié)出對(duì)學(xué)校真正有用的檔案類別，拓展檔案的應(yīng)用深度。

（2）加強(qiáng)檔案電子化管理的規(guī)范建設(shè)。做好學(xué)校檔案電子化管理，首先應(yīng)該確立一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，厘清分類方法，明確各部門責(zé)任，統(tǒng)一檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的管理和技術(shù)操作，簡(jiǎn)化檔案工作步驟。檔案管理工作與日常工作結(jié)合起來，無論是圖片還是文字材料，都可以以電子文檔的形式整理歸類后通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)移交學(xué)校檔案室，縮短交接時(shí)間，簡(jiǎn)化交接方式，提高工作效率。

2.勇于實(shí)踐，創(chuàng)新學(xué)校檔案電子化管理方法

遵循“強(qiáng)化收集、簡(jiǎn)化整理、細(xì)化檢索、深化利用”的檔案工作原則，建立起符合學(xué)校特點(diǎn)的電子檔案管理運(yùn)作機(jī)制，實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案的電子化管理。

（1）確立歸檔標(biāo)準(zhǔn)。大的方面沿用長(zhǎng)期以來的學(xué)校檔案管理中約定俗成的時(shí)間期限要求，以時(shí)間為單位分類；每年度的長(zhǎng)期、短期和臨時(shí)檔案中，再按部門分類，分成文書、財(cái)務(wù)、德育、教學(xué)等類別；在每個(gè)小類別下，再按事件進(jìn)行分類，將學(xué)校內(nèi)的各類教育教學(xué)事件條理清晰地歸類存檔。

（2）設(shè)定范圍密級(jí)。 檔案的收集范圍是按上級(jí)統(tǒng)一規(guī)定進(jìn)行的，一般包括反映學(xué)校各項(xiàng)工作的文件通知、計(jì)劃方案、過程記錄、成果展示等；表現(xiàn)形式為文字、聲像、圖片、合同文件、行政收發(fā)文等。檔案密級(jí)的確定由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，確定后通知檔案管理人員照章管理。的檔案在局域網(wǎng)上不能查閱，除密級(jí)檔案外，其它檔案對(duì)學(xué)校內(nèi)教職員工開放。

（3）確定歸檔方式。以各部門為單位，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，按照規(guī)范檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，將學(xué)校相關(guān)的檔案材料歸檔上交至學(xué)校檔案室。因?yàn)闄n案管理人員不可能完全了解各部門的工作具體包含哪些內(nèi)容，只有部門具體負(fù)責(zé)人才有可能做的更完善。

（4）拓展收集方法。通過采用數(shù)據(jù)遷移技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了檔案管理系統(tǒng)與學(xué)校網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的鏈接，檔案管理員可以直接從校園網(wǎng)、校園FTP等平臺(tái)中調(diào)取資料并形成電子檔案。對(duì)沒有電子文件的重要的紙質(zhì)檔案，則掃描成圖片形式存檔。

（5）深層次利用檔案。各部門負(fù)責(zé)人和工作人員按不同權(quán)限，可在網(wǎng)絡(luò)上直接查閱檔案，實(shí)現(xiàn)了各部門信息共享，滿足了不同層次領(lǐng)導(dǎo)和教師的需求。

三、有效利用，努力提升學(xué)校檔案的利用率

學(xué)校檔案電子化管理，不但提高了工作效率，克服了原有檔案管理完全依靠手工管理、檢索定位困難、收集歸檔繁瑣、利用不高的弊端，為實(shí)現(xiàn)信息增值利用提供了便利。而要提高學(xué)校檔案的利用，還需要檔案工作者做好以下幾個(gè)方面。

1.強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)

檔案管理員要提高思想認(rèn)識(shí)，熟記檔案管理的規(guī)范制度，熟知檔案的歸檔時(shí)間和類別，熟悉電子檔案的操作流程，為檔案利用者提供熱情、周到的星級(jí)服務(wù)，千方百計(jì)地滿足利用者的需求，為其找到理想、滿意的檔案。

2.加強(qiáng)宣傳力度

檔案管理員要通過自身的努力，提高人們的檔案意識(shí)，引導(dǎo)人們利用檔案，擴(kuò)大檔案信息的利用范圍。

3.提升自身素質(zhì)

加強(qiáng)政治學(xué)習(xí)與理念學(xué)習(xí)，掌握相關(guān)檔案管理知識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的必要性與重要性，樹立正確的事業(yè)觀，做到思想到位、職責(zé)到位、措施到位。在工作中磨練技藝，提高收集、整理、歸類、檢索檔案的能力，堅(jiān)持原則，愛崗敬業(yè)，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。針對(duì)工作中出現(xiàn)的新問題，結(jié)合工作實(shí)際，積極探索，主動(dòng)思考，盡職盡責(zé)做好工作。

隨著電子網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，學(xué)校檔案電子化管理必將產(chǎn)生新的問題，尋求新的思路。因此，作為檔案管理者，要不斷加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，與時(shí)俱進(jìn)，在應(yīng)用中發(fā)現(xiàn)問題，在思考中解決問題，將學(xué)校檔案電子化管理推向新的高度。

參考文獻(xiàn)：

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篇5

1 醫(yī)院檔案管理工作的重要性以及面臨的主要問題

1.1 醫(yī)院檔案的作用

醫(yī)院的檔案具有很多的作用，首先醫(yī)院的檔案可分為醫(yī)院人員檔案和病患的檔案，這兩種檔案對(duì)醫(yī)療工作都具有重要的作用。

病患檔案可以相當(dāng)于病歷，記載了了病人之前所患病癥，相應(yīng)的處理方式，以及有無家族病史、過敏史等重要醫(yī)療資料。這些資料對(duì)于病患的醫(yī)療工作有著極大的幫助，一方面可以免去醫(yī)生詢問病情的一些步驟，同時(shí)對(duì)醫(yī)生判斷病人疾病的發(fā)展有著很大的幫助，醫(yī)生可以參考之前的用藥方式，然后在根據(jù)現(xiàn)在病人的狀況，提出適合病人醫(yī)療的一個(gè)方案，醫(yī)療方案具有針對(duì)性，醫(yī)療效果更好。同時(shí)醫(yī)院可以根據(jù)一個(gè)時(shí)期的病歷進(jìn)行分析，研究相應(yīng)的流行病的趨勢(shì)，對(duì)工作重心進(jìn)行合理的調(diào)配，起到預(yù)防流行病作用。醫(yī)院人員檔案是醫(yī)院對(duì)于人員管理的檔案，記錄了醫(yī)院工作人員的工作能力，以及相應(yīng)的病患評(píng)價(jià)，然后根據(jù)相應(yīng)的情況對(duì)有關(guān)人員的工作進(jìn)行鼓舞、獎(jiǎng)勵(lì)、或勉勵(lì)等。這種方式能提高醫(yī)院人力資源的優(yōu)化。

1.2 醫(yī)院檔案管理中的主要問題

在醫(yī)院現(xiàn)在的檔案管理中，有些知名醫(yī)院以及開始了網(wǎng)上掛號(hào)，網(wǎng)上病歷的模式。但是還未普及到鄉(xiāng)鎮(zhèn)上的醫(yī)院。大部分的醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)都是存在很大的提升空間的。隨著環(huán)境污染和食品安全問題的加重，以及養(yǎng)生健康話題在自媒體上的大量傳播，人們對(duì)健康越來越重視，醫(yī)院的患者也不斷的增加，這給醫(yī)院的醫(yī)療能力提出了較大的挑戰(zhàn)，醫(yī)院面臨人手不足的狀況，在這種形勢(shì)下，檔案管理工作人員被壓縮，因此造成了檔案管理工作的推擠。有關(guān)人員為了相應(yīng)的工作進(jìn)度，簡(jiǎn)化了病歷建設(shè)工作，只對(duì)病人的基本信息進(jìn)行記錄，對(duì)病人的病情和用藥等信息記錄減少，同時(shí)因?yàn)槿蝿?wù)重所以容易出現(xiàn)錯(cuò)誤和偏差，因此在醫(yī)生的利用病歷時(shí)得不到有效的信息或者信息錯(cuò)誤，導(dǎo)致醫(yī)療判斷失誤，造成治療效果的下降。同時(shí)在檔案的查找中存在一定的問題，經(jīng)常出現(xiàn)查找失敗的結(jié)果。對(duì)于檔案的日常維護(hù)和安全也是醫(yī)院檔案管理面臨的重要問題。利用局域網(wǎng)建立的網(wǎng)絡(luò)安全性較低，沒有相應(yīng)的防火墻措施，所以對(duì)非法入侵的地域能力較差，一般泄露就會(huì)對(duì)病人的大量個(gè)人信息造成侵犯。另一個(gè)方面，醫(yī)院人員的電腦操作能力一般不高，長(zhǎng)時(shí)間使用不進(jìn)行一定的系統(tǒng)維護(hù)，有著很大的系統(tǒng)崩潰的危險(xiǎn)。所以檔案信息化的系統(tǒng)維護(hù)管理是影響檔案管理工作的一個(gè)重要因素。

2 醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新工作

2.1 檔案管理方式的轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的檔案管理方式過于單一，造成管理難度大的問題。在過去的檔案管理中，計(jì)算機(jī)并不是十分流行，因此主要采用紙質(zhì)檔案的管理方式，紙質(zhì)檔案在管理中存在較多的安全隱患，一旦發(fā)生火災(zāi)等險(xiǎn)情，這些檔案就會(huì)不復(fù)存在。并且長(zhǎng)時(shí)間的保管中，還會(huì)出現(xiàn)紙質(zhì)變黃的情況，造成信息的缺失。在這種情況下，隨著新時(shí)代的來臨，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用也更加普遍。將檔案管理朝著電子化的方向發(fā)展具有重要的實(shí)踐意義。電子檔案管理方式能夠有效的避免上述問題的出現(xiàn)，并且還能夠?yàn)獒t(yī)院節(jié)省出大量的空間，無論病人多少，只要將信息資料輸入進(jìn)電腦之中，就能實(shí)現(xiàn)管理的目的。這樣一來，醫(yī)院的檔案就能得到更加有效的保護(hù)。在現(xiàn)代化的發(fā)展過程中，信息技術(shù)確實(shí)為檔案管理起到了重要的作用。例如在病人取藥的過程中，醫(yī)生會(huì)將藥方輸入進(jìn)電腦中，患者只要前往藥房取藥即可，實(shí)現(xiàn)了信息一體化的進(jìn)程，同時(shí)也大大提升了工作效率。

2.2 檔案電子化管理中的安全措施

第一，設(shè)置訪問權(quán)限。很多大型醫(yī)院的因?yàn)槿肆髁看?，工作人員多，所以無限制的訪問權(quán)利只會(huì)讓檔案丟失，因而要限定檔案管理的訪問權(quán)利。一般而言，只有主治醫(yī)生及醫(yī)院管理階層的人有訪問權(quán)限。這樣訪問的范圍就控制在了較小的范圍內(nèi)，保證了檔案的安全性。

第二，專業(yè)管理人員。雖然減去了紙質(zhì)檔案的很多麻煩問題，但是電子檔案管理依然需要專業(yè)人員的及時(shí)管理和維護(hù)。一般而言，除了每天及時(shí)入檔以外，管理人員還要及時(shí)清理已經(jīng)超過保管日期的檔案，對(duì)電腦進(jìn)行及時(shí)的保養(yǎng)維護(hù)，防止因?yàn)橄到y(tǒng)崩盤而使檔案丟失的情況發(fā)生。

第三，技術(shù)維護(hù)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，越來越多的地方開始普及計(jì)算機(jī)，實(shí)行電子管理。但是同時(shí)隨之而來的是黑客技術(shù)的不斷進(jìn)步。很多著名的醫(yī)院，他們經(jīng)常會(huì)接待一些重要的人物，這些人在社會(huì)上有重要的地位，同時(shí)他們也更加看重這些信息的安全性。黑客入侵醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，竊取他們的私人信息，為了防止類似情況的發(fā)生，醫(yī)院要聘請(qǐng)專業(yè)的技術(shù)人員，定期對(duì)電腦進(jìn)行清理和檢查，防止黑客入侵導(dǎo)致信息外泄。

2.3 檔案電子管理中的問題和要求

雖然計(jì)算機(jī)的不斷發(fā)展極大的方便了醫(yī)院檔案的管理，但是在管理技術(shù)上依舊不是很完善，還存在有很多漏洞，不斷提高計(jì)算機(jī)技術(shù)水平，加強(qiáng)安全性能管理是現(xiàn)代電子化管理的一大要求。醫(yī)院在這一方面的發(fā)展也是不容忽視的。只有重視計(jì)算機(jī)發(fā)展問題，不斷從中提高管理水平，才能做好新時(shí)期的檔案管理工作，確保患者的隱私安全。4、檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的未來。

檔案的創(chuàng)新管理是計(jì)算機(jī)的應(yīng)用管理，是電子化、網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化、智能化的管理。同時(shí)也是不斷面臨挑戰(zhàn)的管理。檔案管理也要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，保證管理技術(shù)的及時(shí)更新發(fā)展，最新技術(shù)的及時(shí)接收學(xué)習(xí)，這樣發(fā)展的檔案管理的未來才是更加優(yōu)越的管理技術(shù)和管理方式。新時(shí)期的檔案管理的發(fā)展未來是值得期待的，也是難以預(yù)測(cè)的。

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關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案信息化

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-7712 （2013） 14-0000-01

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期全面而又具體的工作，是運(yùn)用多學(xué)科知識(shí)和專業(yè)配合，多個(gè)部門之間相互協(xié)調(diào)以及多個(gè)環(huán)節(jié)相配套的復(fù)雜系統(tǒng)。檔案信息化建設(shè)由布局走向整體，通過與電子政務(wù)建設(shè)的緊密結(jié)合，成為國(guó)家信息化戰(zhàn)略的重要組成部分。因此，要加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程，促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展，從各方面加強(qiáng)檔案事業(yè)的信息化建設(shè)。

一、檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

（一）社會(huì)的現(xiàn)代化發(fā)展管理軟件缺乏統(tǒng)一性。檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不統(tǒng)一，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息化的進(jìn)程。

（二）檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化仍需改進(jìn)。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差，檔案自動(dòng)化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某一個(gè)系統(tǒng)，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。

（三）檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔文件資料是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類辦法及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

（四）檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門缺乏高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，但不能充分發(fā)揮作用，更談不上檔案信息電子化了。

二、檔案信息化建設(shè)的意義

（一）加強(qiáng)電子檔案管理，有利于節(jié)省人力物力。在傳統(tǒng)檔案管理中，由于檔案工作的特殊性，特別是一些易破碎的檔案資料，一般需要大量的人財(cái)物力才能夠更好地保管，而且還不可避免地存在損壞的風(fēng)險(xiǎn)。然而，計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，有利于節(jié)省大量的人力物力。檔案管理工作實(shí)現(xiàn)電子化以后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔，大大提高了檔案管理的工作效率。

（二）加強(qiáng)電子檔案管理，有利于提高服務(wù)質(zhì)量。檔案管理的目的是為使用者提高便捷高效的服務(wù)，加強(qiáng)電子檔案管理，資源信息實(shí)現(xiàn)電子化，有利于提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。電子檔案的特點(diǎn)是實(shí)物資料的信息化，大量的原始檔案可以集中在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)介質(zhì)中，通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳播，這可以使得用戶在查閱時(shí)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)海量信息的快速篩選。加強(qiáng)電子檔案的管理，為讀者提高高質(zhì)量的服務(wù)，要求我們必須拓寬知識(shí)面，努力學(xué)習(xí)新技術(shù)，增長(zhǎng)技能，提高駕馭現(xiàn)代化技術(shù)的能力，使檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

（三）加強(qiáng)電子檔案管理，有利于滿足多樣化需求。隨著社會(huì)的進(jìn)步，越來越多的使用者對(duì)檔案的多樣性提出了要求，他們不但要看原始的文字資料，更要看原始的圖像、視頻等資料，而傳統(tǒng)的檔案模式已經(jīng)無法滿足這一需求。電子檔案因?yàn)閷?duì)信息保存的多樣性，逐漸成為了滿足使用者多樣化需求的主要解決方案。檔案利用需求的多樣性，與社會(huì)發(fā)展水平和人們生活的文明程度有著密切的聯(lián)系，隨著社會(huì)發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案工作的服務(wù)對(duì)象和檔案利用需求都會(huì)發(fā)生變化，表現(xiàn)出一定的動(dòng)態(tài)性，加強(qiáng)電子檔案的管理，有利于滿足這一多樣化需求。

三、檔案信息化建設(shè)措施

（一）建立檔案利用制度，整合各類檔案資源。要建立檔案利用審批制度，相關(guān)人員需要查閱和利用檔案時(shí)，必須獲得檔案主管領(lǐng)導(dǎo)的審批，還要建立檔案利用管理制度，檔案收藏部門可利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行檔案收集管理活動(dòng)，使檔案收集更為及時(shí)，保證電子檔案的及時(shí)更新，更好的滿足電子檔案利用者的需求，并做到電子檔案利用和紙質(zhì)檔案利用互補(bǔ)，整合檔案資源來創(chuàng)新檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)電子檔案需求利用質(zhì)的飛躍。

（二）規(guī)范檔案利用方式，避免不可挽回?fù)p失。電子檔案的利用不能夠無原則，應(yīng)該根據(jù)利用者的情況而定，并且依據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級(jí)層次進(jìn)行有效管理。一般情況下，對(duì)內(nèi)容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供使用，對(duì)這類文件瀏覽的過程必須在有效的監(jiān)控下進(jìn)行。采用網(wǎng)絡(luò)方式提供利用時(shí)，有密級(jí)的信息內(nèi)容應(yīng)進(jìn)行加密處理，并對(duì)所使用的“密鑰”進(jìn)行定期或不定期的更改，避免由于誤操作所帶來的不可挽回的損失。

（三）提高現(xiàn)代化管理手段，管理方式從傳統(tǒng)的管理轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化管理。檔案工作要圍繞部門的工作重點(diǎn)、關(guān)注的熱點(diǎn)來組織信息，提供信息。隨著當(dāng)前信息技術(shù)高速發(fā)展，已形成了網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)化的時(shí)代。檔案系統(tǒng)如何認(rèn)識(shí)網(wǎng)絡(luò)化管理和數(shù)據(jù)化管理，實(shí)現(xiàn)信息共享共建的目的。對(duì)此，開展現(xiàn)代化管理工作，必須做到檔案管理軟件的選擇，推廣要慎重，選擇的軟件具備規(guī)范化通用化，并有很強(qiáng)的包容性。

（4）加強(qiáng)工作人員管理，提高檔案保護(hù)意識(shí)。電子檔案由于提供利用方式的多樣化與所依賴技術(shù)的多重化，導(dǎo)致了利用工作的復(fù)雜化。因此，必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的管理，從思想上認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，從技術(shù)上確保檔案管理工作的安全性，達(dá)到既能使電子檔案信息最大限度的被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護(hù)?？傊仨毺岣唠娮游募闹谱髡吆凸芾砣藛T的責(zé)任心，使他們養(yǎng)成忠于職守、認(rèn)真負(fù)責(zé)、精益求精的工作態(tài)度，這是保證電子文件原始性、真實(shí)性的根本措施。

檔案信息化管理是檔案工作適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然趨勢(shì)，是全面提升檔案工作為社會(huì)服務(wù)能力的不可缺少的手段。但是檔案信息化是一個(gè)艱苦的、長(zhǎng)期的過程，對(duì)檔案信息化建設(shè)應(yīng)有理性的思考。檔案部門應(yīng)以檔案信息化為契機(jī)，進(jìn)一步加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，改革檔案工作管理體制與運(yùn)行機(jī)制，切實(shí)把檔案信息化建設(shè)落在實(shí)處。

參考文獻(xiàn)：

[1]彼得?萊曼.把萬維網(wǎng)檔案化[J].信息化參考，2004（13）.

篇7

0 引言

如今，隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來，無形中改變了人們的生活和工作方式，信息通過計(jì)算機(jī)技術(shù)的整理，越來越便捷化、電子化，而電子文件的檔案化也應(yīng)運(yùn)而生，越來越受到人們的青睞。當(dāng)然，在科學(xué)技術(shù)不斷創(chuàng)新發(fā)展的當(dāng)下，在信息時(shí)代日新月異的今天，電子文件趨于檔案化管理是新型管理模式的產(chǎn)物，實(shí)現(xiàn)了我國(guó)檔案管理工作的規(guī)范化、便捷化。

1 電子文件的檔案化管理

文件檔案管理的電子化發(fā)展有效彌補(bǔ)了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的缺點(diǎn)，一種新型的管理模式廣泛應(yīng)用推廣，在計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)有機(jī)結(jié)合的作用下，檔案管理實(shí)現(xiàn)了統(tǒng)一管理、規(guī)范管理，更加清晰化。這種管理應(yīng)用模式在電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行存儲(chǔ)，有序分類整理，方便快捷性能大大提高，其長(zhǎng)期高效的管理讓檔案管理服務(wù)工作為城市管理的安全穩(wěn)定發(fā)揮了巨大作用。

2 電子文件檔案化管理的優(yōu)勢(shì)

2.1 檔案資源實(shí)現(xiàn)了共享

傳統(tǒng)的檔案記錄由于是紙質(zhì)記錄，在檔案使用時(shí)帶來了時(shí)間及空間的諸多限制，而電子化的文件檔案管理形式，則彌補(bǔ)了傳統(tǒng)記錄的缺陷，完全不受時(shí)間和空間的影響，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的系統(tǒng)管理實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的共建共享，解決了紙質(zhì)檔案存在的問題，而且電子檔案可以在電腦終端進(jìn)行互相傳遞，大大提高了服務(wù)效率，使得檔案資源跨越了地域限制，可以在任何地方查閱，充分發(fā)揮了檔案利用的價(jià)值。

2.2 存儲(chǔ)占用的空間小

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案隨著信息內(nèi)容的不斷增多，在保存和管理工作中相應(yīng)需要占用的人員、空間就相應(yīng)增加，極大的浪費(fèi)了人力物力。而對(duì)于檔案管理的電子化過程中，工作人員將檔案文件內(nèi)容存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)的硬盤中，并加以分類保存，硬盤的存儲(chǔ)量是非常大的，上萬張紙記錄的信息通過電子化處理后占用的內(nèi)存都能進(jìn)行保存，這正是檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)所在。

2.3 電子文件檔案化管理操作簡(jiǎn)單

通過相關(guān)檔案人員利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，將文件內(nèi)容輸入到計(jì)算機(jī)中，檔案文件管理電子化實(shí)現(xiàn)了建立，在增加或刪除相應(yīng)檔案時(shí)都可以通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不同，避免了修改痕跡的工作，讓更改檔案變得容易許多，規(guī)范了檔案管理，在日常查詢中節(jié)省了大量時(shí)間和精力。

3 電子文件檔案化管理新思維

3.1 工作流程介紹

對(duì)于新型的工作模式，要熟悉其工作流程，相關(guān)部門在進(jìn)行電子文件檔案化管理過程中，一是對(duì)需要記錄的檔案文件進(jìn)行搜集分類整理，同時(shí)借助掃描儀先將內(nèi)容掃描到計(jì)算機(jī)中，通過互聯(lián)網(wǎng)傳輸顯現(xiàn)到工作人員的視野中；二是把需要的內(nèi)容文件集中匯總到計(jì)算機(jī)中進(jìn)行保存；三是將分類保存整理好的電子檔案信息分享發(fā)送到各個(gè)檔案管理部門，通過這種信息共享的方式，各個(gè)檔案部門對(duì)電子檔案信息結(jié)合本部門職能進(jìn)行篩選，根據(jù)不同的內(nèi)容在計(jì)算集中進(jìn)行保存儲(chǔ)備，并根據(jù)實(shí)際進(jìn)行修改完善。當(dāng)然，為了提高檔案信息的安全性，防止計(jì)算機(jī)被黑客或病毒破壞，對(duì)于重要的檔案信息要進(jìn)行備份，或者采用更加安全的措施進(jìn)行保管。

3.2 電子化文件應(yīng)遵循順序整理

檔案文件管理通常會(huì)通過日期進(jìn)行屬性區(qū)別，由于文件在更改或者備份時(shí)，文件中的日期標(biāo)識(shí)是不會(huì)發(fā)生變化的，所以電子化檔案文件管理時(shí)，應(yīng)重視管理的順序排列，無論在查找、更改或是共享時(shí)，都會(huì)提高服務(wù)的使用效率，避免排序不當(dāng)造成的混亂，或查找的不方便，只有這樣才能保證檔案管理的規(guī)范有效使用。

3.3 電子文件檔案化管理的注意事項(xiàng)

電子文件檔案化管理的安全保障也不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式，對(duì)于加密和重要的文件資料，在保管過程中往往要加強(qiáng)安全保障，我國(guó)計(jì)算機(jī)安全網(wǎng)絡(luò)并不能保證檔案文件的絕對(duì)安全，所以通常在保存時(shí)對(duì)于重要文件應(yīng)采取加密隱藏的方式，并使用防止病毒或惡意程序侵蝕的安全軟件進(jìn)行防護(hù)，避免重要文件的竊取、丟失等情況發(fā)生，所以相關(guān)管理人員在日常的電子化檔案信息管理時(shí)，應(yīng)對(duì)重要文件提前備份，確保檔案信息的安全性。

3.4 電子文件檔案化管理的檢測(cè)與維護(hù)

電子文件檔案化管理工作內(nèi)容是不斷增加的，由于其存儲(chǔ)載體通常是硬盤、U盤或者是網(wǎng)上云盤等，這些存儲(chǔ)介質(zhì)的特殊性往往會(huì)受到外界因素的干擾，所以在存儲(chǔ)歸檔的同時(shí)，應(yīng)對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行日常維護(hù)修復(fù)，專業(yè)檔案管理人員需要對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行定期檢測(cè)，數(shù)據(jù)采集修復(fù)也是不可避免的，只有細(xì)心維護(hù)，才能保證文件檔案電子化的安全管理?？傊M(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)存儲(chǔ)載體的檢測(cè)和維護(hù)工作對(duì)于保障檔案管理工作的安全性意義重大，及時(shí)檢測(cè)、及時(shí)處理出現(xiàn)的問題才能保證存儲(chǔ)設(shè)備的使用效能，針對(duì)檢測(cè)出的問題進(jìn)行標(biāo)記研究分析，制定檔案信息化管理技術(shù)方案，是優(yōu)化電子文件檔案化管理的重要途徑。

4 電子文件檔案化管理的應(yīng)用前景

4.1 信息化將進(jìn)一步推動(dòng)傳統(tǒng)檔案管理的變革

隨著檔案信息化的深入推進(jìn)，使得傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化邁進(jìn)，檔案管理漸漸適應(yīng)了從紙質(zhì)環(huán)境向數(shù)字環(huán)境的轉(zhuǎn)變和遷移，檔案信息化使得檔案工作的管理從方法、理念、流程等多方面產(chǎn)生了明顯的差異。信息化、數(shù)字化的到來，讓以手工操作為主的傳統(tǒng)檔案管理方式淡出了人們的視野，通過運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)將歸檔、館藏建設(shè)、目錄、統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)業(yè)務(wù)順利快速開展，數(shù)字化給電子文件檔案化管理的各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)了無縫銜接，大幅度提高檔案管理的效率和質(zhì)量是毫無疑問的。新的技術(shù)、新的模式不斷促進(jìn)檔案管理的自動(dòng)化、現(xiàn)代化發(fā)展，并激發(fā)檔案保護(hù)的新思路，徹底改變了檔案目錄檢索方式，檔案資源數(shù)據(jù)庫的探索建設(shè)，檔案網(wǎng)站的創(chuàng)新開發(fā)，都使得傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)工作插上了新的翅膀，不斷向更加規(guī)范高效的模式邁進(jìn)。

4.2 促進(jìn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系的完善

文件檔案的電子化發(fā)展有利于電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系的建立與完善，我國(guó)傳統(tǒng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范在長(zhǎng)期發(fā)展過程中逐漸健全，但為了適應(yīng)新技術(shù)、新環(huán)境，尚需將部分標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行修訂，建立新的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

4.3 提供更多的有效資源與服務(wù)

電子文件檔案化管理滿足了當(dāng)代社會(huì)的日益增長(zhǎng)的檔案信息需求，不斷推進(jìn)了檔案信息資源的深度開發(fā)利用，信息化的最大優(yōu)勢(shì)就是以先進(jìn)的技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)了最大范圍的信息資源共享，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的真正價(jià)值。正是基于種種新模式帶來的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，有計(jì)劃、分步驟推進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理的數(shù)字化發(fā)展，是今后檔案信息化建設(shè)的重要方向。

4.4 推進(jìn)信息技術(shù)應(yīng)用的縱深發(fā)展

電子文件檔案化管理的信息化、數(shù)字化發(fā)展體現(xiàn)了信息技術(shù)應(yīng)用的縱深發(fā)展，以數(shù)字檔案館的應(yīng)用為例，其中就應(yīng)用到信息掃描技術(shù)、識(shí)別技術(shù)、圖像處理技術(shù)、光盤庫技術(shù)等諸多數(shù)字化關(guān)鍵技術(shù)，而數(shù)字檔案館的建設(shè)也是現(xiàn)代信息技術(shù)與傳統(tǒng)檔案管理深度融合發(fā)展的成功結(jié)晶。

篇8

1.疾病預(yù)防控制檔案的規(guī)范化管理與利用的必要性

疾病預(yù)防控制檔案所包含的內(nèi)容較多，既有各種規(guī)章制度，也有統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、研究報(bào)告，還包括衛(wèi)生監(jiān)督相關(guān)資料，其管理的規(guī)范及利用具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，特別是隨著社會(huì)公眾對(duì)政府服務(wù)信息公開期望的增強(qiáng)，這種規(guī)范化管理將為信息的公開和利用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1.1疾病預(yù)防控制檔案規(guī)范化管理有利于推動(dòng)各種法規(guī)制度的執(zhí)行

疾病預(yù)防控制法規(guī)制度是檔案管理的重要內(nèi)容，而規(guī)范其管理，既可以便于政府決策者、相關(guān)監(jiān)督機(jī)構(gòu)以及社會(huì)公眾查閱，而且這種系統(tǒng)性的存檔可以為執(zhí)法過程中執(zhí)法人員提供參考，從而便于制度法規(guī)得到執(zhí)行。

1.2可以為決策者提供參考

疾病預(yù)防控制檔案中包含大量的調(diào)查報(bào)告、統(tǒng)計(jì)資料以及疾病材料，這些調(diào)查報(bào)告與材料既包含對(duì)以往數(shù)據(jù)的一種統(tǒng)計(jì)，可以發(fā)現(xiàn)各種疾病預(yù)防事件的發(fā)展規(guī)律，從而便于人們從規(guī)律中得到啟示，做出有針對(duì)性的安排，盡可能的推動(dòng)疾病預(yù)防與控制，也包含當(dāng)時(shí)針對(duì)疾病預(yù)防控制采取的舉措，取得的成效，可以為類似疾病出現(xiàn)后采取有針對(duì)性的措施提供參考。

1.3有利于強(qiáng)化衛(wèi)生監(jiān)督與管理

疾病預(yù)防控制檔案還包含對(duì)學(xué)校、對(duì)國(guó)境口岸的衛(wèi)生監(jiān)督資料，截止2012年，全國(guó)被監(jiān)督學(xué)校達(dá)到22.4萬所，78.2%的學(xué)校已建立學(xué)生健康檔案，這些檔案的管理對(duì)于預(yù)防疾病控制，推動(dòng)衛(wèi)生監(jiān)督與管理具有重要的價(jià)值。

2.疾病預(yù)防控制檔案的規(guī)范化管理與利用的基本途徑

要對(duì)疾病預(yù)防控制檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，并推動(dòng)其應(yīng)用開發(fā)，必須把握好其基本途徑，只有這樣才能提高規(guī)范化管理與利用水平。但從實(shí)踐來看，目前這種開發(fā)應(yīng)用還處于較為粗放的階段，檔案管理信息化程度不高、管理制度不夠健全，檔案服務(wù)決策、服務(wù)社會(huì)的作用尚未得到全面的發(fā)揮，這為未來進(jìn)一步加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理與應(yīng)用提供了方向。

2.1疾病預(yù)防控制檔案規(guī)范化管理的基本途徑

疾病預(yù)防控制檔案包括檔案的建立、檔案的保存、檔案的查閱以及外借管理、檔案的銷毀等內(nèi)容，其規(guī)范化管理的基本途徑主要包括三條。首先，管理制度的規(guī)范化，即要針對(duì)疾病預(yù)防控制的實(shí)際情況，制定細(xì)化的、針對(duì)性的管理制度，真正做到檔案管理的任意一個(gè)環(huán)節(jié)都有制度可依，有制度可執(zhí)行。其次，管理流程的規(guī)范化，在實(shí)踐當(dāng)中，涉及檔案管理的各個(gè)流程要規(guī)范，如檔案的存檔要有責(zé)任人簽字審核后依照一定的規(guī)則分類存檔，在檔案的借閱中要有負(fù)責(zé)人的簽字才能查閱，如果要外借必須履行完善的手續(xù)。通過流程的規(guī)范化推動(dòng)管理的規(guī)范化。再次，管理服務(wù)的信息化，即要充分利用信息技術(shù)帶來的便利，利用電子檔案等方式將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，做到紙質(zhì)檔案與電子檔案并存，以更好的保障檔案的完整性。同時(shí)這種電子化管理還可以為檔案查詢等提供便利。

2.2疾病預(yù)防控制檔案規(guī)范化利用的基本途徑

疾病預(yù)防控制檔案規(guī)范化利用包括供衛(wèi)生、疾控部門利用，還包括供研究者、統(tǒng)計(jì)單位利用，其規(guī)范化的利用途徑也包括三個(gè)方面。首先，對(duì)檔案數(shù)據(jù)的開發(fā)利用，通過統(tǒng)計(jì)軟件或者統(tǒng)計(jì)手段，挖掘數(shù)據(jù)中隱藏的信息，通過數(shù)據(jù)挖掘找出疾病預(yù)防控制的內(nèi)部規(guī)律、發(fā)展態(tài)勢(shì)，從而為相關(guān)個(gè)體提供參考。其次，對(duì)疾病預(yù)防控制經(jīng)驗(yàn)的對(duì)比總結(jié)，通過對(duì)同類疾病不同預(yù)防控制方案的比較，對(duì)不同疾病應(yīng)對(duì)方案的比較，可以發(fā)現(xiàn)各方案的優(yōu)劣，從而便于形成一套完善的應(yīng)對(duì)方案，以提高疾病預(yù)防控制能力。再次，對(duì)疾病預(yù)防控制問題的查擺，通過對(duì)檔案的查詢，可以發(fā)現(xiàn)疾病預(yù)防控制中存在的突出問題，這就為問題的解決提供了方向。

3.促進(jìn)疾病預(yù)防控制檔案規(guī)范化管理與利用的思考

疾病預(yù)防控制不僅事關(guān)政府部門各項(xiàng)工作，而且與群眾生活密切相關(guān)，因而規(guī)范其檔案管理是一項(xiàng)影響深遠(yuǎn)的工作。實(shí)踐當(dāng)中，要以基礎(chǔ)設(shè)施的完善為前提，以檔案管理的創(chuàng)新和檔案利用的創(chuàng)新為導(dǎo)向，積極推動(dòng)檔案管理的規(guī)范化。

3.1完善基礎(chǔ)設(shè)施為檔案規(guī)范化管理與利用奠定基礎(chǔ)

檔案規(guī)范化管理與利用的前提是有完善的基礎(chǔ)設(shè)施做為保障，首先，要積極構(gòu)建檔案管理場(chǎng)所，特別是基層疾病預(yù)防控制單位，要積極利用現(xiàn)有的辦公場(chǎng)地開設(shè)專門的檔案室，并購買檔案架、檔案袋等配套設(shè)施，通過設(shè)施的完備推動(dòng)檔案管理的規(guī)范化，為檔案管理和利用提供便利。其次，要積極開發(fā)各種軟件設(shè)施，疾病預(yù)防控制部門要通過與檔案管理軟件供應(yīng)商合作，開發(fā)出符合疾病預(yù)防控制部門實(shí)際的管理軟件，通過軟件實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的查詢與管理。特別是，這一過程中要積極推動(dòng)檔案的電子化管理，通過將紙質(zhì)檔案進(jìn)行編碼，并與電子檔案相對(duì)應(yīng)，做到紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的管理模式。

3.2創(chuàng)新渠道推動(dòng)疾病預(yù)防控制檔案管理規(guī)范化水平的提升

首先，要?jiǎng)?chuàng)新性的完善檔案管理制度，在貫徹執(zhí)行《檔案法》等國(guó)家法律法規(guī)的前提下，要根據(jù)檔案管理信息化等要求，制定出臺(tái)適應(yīng)時(shí)代要求的檔案管理制度，如信息化條件下的檔案信息歸檔制度等，以此提高檔案管理水平。其次，要?jiǎng)?chuàng)新性的完善檔案管理模式，在當(dāng)前疾病預(yù)防控制檔案分級(jí)管理體系下，要通過規(guī)范化的制度明確歸檔信息的收集、整理、存檔工作，避免由于工作銜接失誤導(dǎo)致信息失真。再次，要?jiǎng)?chuàng)新性引入檔案管理新理念，將服務(wù)等理念貫穿到檔案管理工作當(dāng)中，提高檔案管理水平。

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關(guān)鍵詞：檔案；管理；問題；對(duì)策

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-8937（2013）35-0128-02

檔案管理，亦稱檔案工作，是檔案館（室）直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國(guó)家檔案事業(yè)最基本的組成部分。檔案管理工作的內(nèi)容主要由檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究（見檔案文獻(xiàn)編纂）、檔案提供利用。在當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的情況下，檔案管理工作迎來了全新的發(fā)展和挑戰(zhàn)。社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展越來越離不開檔案信息資料的運(yùn)用，尤其是在經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，知識(shí)經(jīng)濟(jì)突飛猛進(jìn)的時(shí)代，對(duì)科技檔案的需求不斷增長(zhǎng)。檔案管理工作迎來飛速發(fā)展的同時(shí)，也存在著問題，主要表現(xiàn)在檔案管理意識(shí)上、管理技術(shù)上和管理制度上。本文以此三問題為闡述核心，并提出相關(guān)對(duì)策分析，以期對(duì)檔案工作有所幫助。

1 當(dāng)前檔案管理面臨的問題

1.1 案管理意識(shí)上：管理與服務(wù)

檔案管理就其基本性質(zhì)和主要作用來說，是一項(xiàng)管理性的工作，服務(wù)性的工作，政治性的工作。檔案管理工作不生產(chǎn)物質(zhì)財(cái)富，檔案主要也不由檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案工作人員產(chǎn)生和利用，它是專門負(fù)責(zé)管理各部門形成的歷史文件的一種專業(yè)，所以是管理性的工作。并且檔案工作的管理屬性，一直以來為檔案工作部門所推崇。

管理屬性也是與檔案工作的內(nèi)容性質(zhì)有密切的聯(lián)系，由于檔案的內(nèi)容關(guān)系到國(guó)家的政治利益和經(jīng)濟(jì)利益，所以中外任何國(guó)家對(duì)檔案管理都有一定的保密要求，一部分檔案不對(duì)外開放，而多數(shù)檔案則要在規(guī)定期滿后才開放?；诒Ｃ艿男枰鞴軝n案的部門往往以行政的角度來看待檔案工作，將檔案工作作為一個(gè)管理工作。同時(shí)，就檔案管理工作的客體來看，檔案是歷史的見證，都反映一定的歷史事實(shí)，不允許任意篡改或修正，需要嚴(yán)格的保存。這些都使得檔案工作的管理屬性具有正當(dāng)性。但是，檔案部門雖然也研究檔案、進(jìn)行編著等活動(dòng)，但其目的還是為了更好地適應(yīng)社會(huì)的利用需要，仍具有服務(wù)性。在社會(huì)歷史的各個(gè)階段，檔案管理工作都必然為一定的經(jīng)濟(jì)、政治、文化服務(wù)，否則就不會(huì)存在，也難以發(fā)展。從這里可以看出，檔案管理工作不僅僅具有管理的屬性，更具有服務(wù)的屬性。

雖然檔案管理工作具有管理和服務(wù)的屬性，但是目前來看我們檔案管理工作仍然偏重余管理，這點(diǎn)可以從“檔案管理”這樣一個(gè)概念名稱可見一斑。然而，時(shí)至今日，社會(huì)形態(tài)和經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)發(fā)生了翻天覆地的變化，社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建立，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代來臨，互聯(lián)網(wǎng)改變了生活。人們生活在一個(gè)信息爆炸的年代，社會(huì)生活的各方面對(duì)信息的需要極為迫切，尤其是以知識(shí)產(chǎn)權(quán)為代表的知識(shí)經(jīng)濟(jì)，對(duì)各種科技檔案的需求尤為急切。社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求。這種要求在檔案管理工作的意識(shí)上表現(xiàn)為，檔案工作以服務(wù)為主。而目前檔案管理工作仍然突出管理的屬性。這點(diǎn)與社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要相矛盾。這個(gè)也是當(dāng)前檔案管理工作所面臨的一個(gè)問題。

1.2 檔案管理技術(shù)上：互聯(lián)網(wǎng)化

檔案管理工作是一個(gè)系統(tǒng)性的工程，為了能夠安全、快捷和長(zhǎng)久保存檔案的需要，檔案管理工作在技術(shù)上會(huì)采取一些特定的技術(shù)手段。傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)上采用的仍然是以紙質(zhì)文檔資料為主的技術(shù)手段，有些地方的檔案管理工作仍然采用卡片文字檢索目錄，效率低下。同時(shí)，基于以紙質(zhì)文檔為主的檔案管理技術(shù)，使得檔案的傳播效率低下。有些檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)一些珍貴的檔案資料，以保存為由長(zhǎng)期庫存，與世隔絕。雖然這樣做能夠較為安全的保護(hù)檔案，但是極大的阻礙的檔案信息的傳播。互聯(lián)網(wǎng)極大地改變了當(dāng)今社會(huì)的形態(tài)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展。對(duì)檔案管理工作而言，以互聯(lián)網(wǎng)為代表的電子信息化技術(shù)極大的方便了檔案管理工作和檔案信息的傳播。以電子信息化技術(shù)為代表的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，使得檔案的載體發(fā)生了變化、檔案的分類、檔案的接受保管發(fā)生了巨大的變化。

在檔案的載體上，原來由紙質(zhì)為主轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在的電子化文檔。通過計(jì)算機(jī)和各種掃描設(shè)備，將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)換成電子文檔形式。而電子文檔的保存和傳輸遠(yuǎn)比紙質(zhì)文檔較紙質(zhì)文檔更為快捷方便。在檔案的分類上舊有的關(guān)于文書檔案、科技檔案、產(chǎn)品檔案、基建檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等傳統(tǒng)分類方案將被打破，取而代之以信息集成系統(tǒng)中各個(gè)管理模塊、流程的設(shè)置。一份完整的檔案信息分散在幾個(gè)管理系統(tǒng)中，計(jì)算機(jī)依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標(biāo)隨時(shí)設(shè)立和調(diào)整類目。電子文檔的出現(xiàn)使得檔案管理工作者必須在產(chǎn)生電子文件的源頭進(jìn)行檔案的監(jiān)督指導(dǎo)職能。面對(duì)互聯(lián)網(wǎng)化的影響，檔案工作者必須掌握各種信息化技術(shù)手段，學(xué)會(huì)對(duì)電子文檔真?zhèn)蔚谋鎰e技術(shù)，同時(shí)必須面對(duì)電子檔案容易泄密的和防止黑客損毀電子檔案的危險(xiǎn)。

1.3 檔案管理制度上：法制化和標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理工作最基本的要遵循集中統(tǒng)一管理國(guó)家檔案的原則。集中統(tǒng)一指國(guó)家全部檔案要由國(guó)家設(shè)立的各級(jí)各類檔案保管機(jī)構(gòu)分別集中保存，并制定統(tǒng)一的法規(guī)進(jìn)行管理。檔案管理工作的內(nèi)在要求決定了，檔案管理工作必須實(shí)行法制化，尤其是在當(dāng)今信息化的檔案管理環(huán)境中更是如此。雖然檔案管理工作在制度層面上已經(jīng)有了《中華人民共和國(guó)檔案法》和《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》為代表的立法和部門規(guī)章，但是目前的檔案管理工作中法制建設(shè)仍然落后于當(dāng)前的社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要。我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，人口大量遷移，檔案工作遇到了各種新的問題，而在全國(guó)層面上缺乏全國(guó)適用的相關(guān)法律、法規(guī)，在遇到具體問題上，各地采取各自為政的方式制定檔案管理的制度。顯然，此種方法能夠解決某地當(dāng)前所遇到的檔案管理工作中的實(shí)際問題，但是在全國(guó)一盤棋的局面下，此種做法實(shí)為各自為政、畫地為牢。而檔案工作必須遵守統(tǒng)一性的要求。這個(gè)是檔案管理制度上遇到的再一個(gè)問題。

在檔案管理互聯(lián)網(wǎng)化的背景下出現(xiàn)了檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化問題。在檔案管理的信息化過程中，大量使用計(jì)算機(jī)輔助實(shí)現(xiàn)檔案的電子化，而計(jì)算機(jī)軟件研制大大落后于硬件的發(fā)展，遠(yuǎn)不適應(yīng)各方面存儲(chǔ)的需要，具體的表現(xiàn)就是檔案管理部門采用的軟件不同，紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子檔案后所形成的最后格式，各不相同。并且即使是采用了相同的軟件轉(zhuǎn)換格式，在檔案系統(tǒng)方面仍然是標(biāo)準(zhǔn)化各異。各個(gè)地方采取檔案系統(tǒng)各地區(qū)之間、單位之間不使用統(tǒng)一的軟件，勢(shì)必會(huì)影響到互相之間的利用以及全國(guó)的聯(lián)網(wǎng)。標(biāo)準(zhǔn)的不同，必定影響到檔案的利用。

2 解決當(dāng)前檔案管理問題的對(duì)策

2.1 樹立檔案管理工作的服務(wù)意識(shí)

2.1.1 樹立從業(yè)人員的服務(wù)意識(shí)

樹立檔案管理的服務(wù)意識(shí)，首要的是要讓檔案管理從業(yè)人員梳理服務(wù)意識(shí)。服務(wù)意識(shí)的樹立不是一朝一夕能夠自我完成的，需要加大對(duì)從業(yè)人員的培訓(xùn)。通過長(zhǎng)期的培訓(xùn)，不斷的強(qiáng)化從業(yè)人員的服務(wù)意識(shí)。服務(wù)人員的服務(wù)意識(shí)樹立起來了，檔案管理工作中重管理輕服務(wù)的問題便迎刃而解。

2.1.2 對(duì)檔案進(jìn)行篩選擴(kuò)大公眾開放檔案范圍

檔案管理中無法有效的開展服務(wù)，很重要的原因就是目前館藏的檔案相當(dāng)大一部分是不對(duì)外開放的，仍然處于保密狀態(tài)。這些處于保密狀態(tài)的檔案往往本身已經(jīng)不具有保密的價(jià)值了，但是仍然按照計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的思維慣性，使得這些對(duì)社會(huì)大眾具有極大價(jià)值的檔案無法公開。因此，非常有必要對(duì)目前的庫存檔案進(jìn)行梳理篩選，擴(kuò)大對(duì)公眾開放的檔案的范圍，最大限度的滿足社會(huì)公眾的需要。

2.1.3 完善檔案機(jī)構(gòu)的服務(wù)硬件設(shè)施

目前檔案管理工作的硬件設(shè)施偏重于保存，在檔案館的建設(shè)上更多的考慮的是如何長(zhǎng)久保存，而忽視了向社會(huì)公開，在硬件建設(shè)上直接的體現(xiàn)就是對(duì)公眾服務(wù)的場(chǎng)地和設(shè)施嚴(yán)重不足。應(yīng)當(dāng)晚上檔案機(jī)構(gòu)的硬件設(shè)施，方便廣大社會(huì)公眾查閱檔案。

2.2 積極面對(duì)檔案電子化的發(fā)展趨勢(shì)

2.2.1 加大對(duì)從業(yè)人員的電子化技術(shù)培訓(xùn)提高其科技素質(zhì)

檔案管理工作的根本在于從業(yè)人員，面對(duì)電子信息化的趨勢(shì)，檔案工作解決電子信息化的問題必須提高從業(yè)人員的電子信息化的素質(zhì)。只有從業(yè)人員具有較高的電子信息化技術(shù)水平，才能解決在檔案互聯(lián)網(wǎng)電子信息過程中遇到的各種問題，如前文所述的保密、保存等問題。

2.2.2 加大預(yù)算運(yùn)用成熟的信息化技術(shù)

目前檔案管理中的電子信息化程度不斷提高，從檔案的收集、整理、歸檔、保存到檔案的、研究等，都離不開先進(jìn)的信息化技術(shù)。尤其是在互聯(lián)網(wǎng)背景下，檔案管理系統(tǒng)離不開先進(jìn)成熟的信息化技術(shù)。因此應(yīng)當(dāng)加大預(yù)算，運(yùn)用成熟先進(jìn)的信息化技術(shù)，防止檔案的泄密，使得電子檔案能夠長(zhǎng)久保存。

2.3 加強(qiáng)檔案管理工作的法制化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

2.3.1 加強(qiáng)法制化建設(shè)制定相關(guān)法律法規(guī)

檔案是社會(huì)大眾的共有財(cái)富，目前社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，檔案管理工作的重要性日益得到社會(huì)的認(rèn)可，社會(huì)各界對(duì)檔案管理工作也提出了更高的要求。更好的為社會(huì)公眾提供檔案服務(wù)是檔案工作者的重大任務(wù)，面對(duì)汗牛充棟的檔案文獻(xiàn)，如何管理，如何運(yùn)用，都需要有詳細(xì)的制度建設(shè)。目前我國(guó)的檔案管理法制建設(shè)雖然取得了一定的成績(jī)，但是在新的情況下，如何界定檔案的法律地位，如何更好的保護(hù)檔案所有人、知識(shí)產(chǎn)權(quán)人的利益，仍然需要從制度層面上予以規(guī)定。因此應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理工作的法制化建設(shè)，不斷完善《中華人民共和國(guó)檔案法》，做好與其他法律規(guī)范的銜接工作，使得檔案管理工作在法治的范疇內(nèi)進(jìn)行。

2.3.2 建立全國(guó)統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

由于電子信息技術(shù)在檔案管理中普及，電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)問題成為檔案管理工作中的不可忽視的內(nèi)容。鑒于各地檔案管理中雜亂的電子檔案標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)當(dāng)由國(guó)家檔案局從全國(guó)層面上制定電子檔案的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，消除地區(qū)、行業(yè)之間的電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)差異，方便檔案的保存、公開和利用。

參考文獻(xiàn)：

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【關(guān)鍵詞】高職院校;信息化;檔案管理;管理創(chuàng)新

目前，隨著檔案信息化建設(shè)步伐的加快，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)被廣泛應(yīng)用于人事檔案管理工作。但針對(duì)高校的人事檔案信息管理工作來說，則存在著檔案管理人員認(rèn)識(shí)不夠、管理方式傳統(tǒng)落后、缺乏適應(yīng)性較強(qiáng)的人事檔案管理系統(tǒng)等不足。這些因素嚴(yán)重制約了高校信息檔案管理工作向著更長(zhǎng)遠(yuǎn)的方向發(fā)展，影響檔案管理效果?；诖?，加強(qiáng)高職院校檔案管理信息化建設(shè)顯得尤為重要。

一、當(dāng)前高職院校信息化檔案管理的要點(diǎn)探析

(一)紙質(zhì)文件與電子文件歸檔仍需同步重視。電子檔案管理模式下，歸檔載體變得更為多樣，同一份檔案會(huì)有紙質(zhì)與電子兩種形式。因此，電子檔案在安全性上能得到較高的保障。及時(shí)電子文件損壞，也有原版紙質(zhì)原件文件。這也就是為什么在電子化檔案管理模式下，仍需重視對(duì)紙質(zhì)檔案歸檔的原因［1］。在當(dāng)今高校，檔案管理電子化推進(jìn)進(jìn)程進(jìn)展不一，甚至存在著辦公電子化尚未完全普及的現(xiàn)象。這其中難以推進(jìn)的原因較為多樣，最常見的原因即為資金不足，更深層次的原因在于國(guó)家針對(duì)電子檔案的法律管理部分立法尚未完善，雖然其在查閱借取方面較為便捷，但同樣一份文件，紙質(zhì)版檔案一定比電子版檔案有法律效力。針對(duì)這一現(xiàn)狀，高校檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸檔檔案所涉及的類別，法律意義，實(shí)際效力進(jìn)行更深一步探討。不論何時(shí)，都不應(yīng)當(dāng)放松對(duì)紙質(zhì)文件的管理，檔案歸檔時(shí)必須保持同步，同時(shí)立卷?？刂苾烧呦嗷w檔時(shí)紙質(zhì)文件與電子文件能夠相互對(duì)應(yīng)，在數(shù)據(jù)庫中能找到每一頁的詳細(xì)內(nèi)容。

(二)電子檔案的安全管理需得到加強(qiáng)。檔案安全管理，一方面需要充足的技術(shù)支持;另一方面需要檔案管理人員自身具備足夠的安全意識(shí)。從數(shù)據(jù)庫安全方面，軟硬件能否穩(wěn)定運(yùn)行，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是否安全，是否存在數(shù)據(jù)庫漏洞等內(nèi)容均是影響因素。故在實(shí)際工作中，要做好電子檔案的安全管理，需緊抓如下工作:思想認(rèn)知維度，要認(rèn)識(shí)到檔案泄露后對(duì)于高校對(duì)于社會(huì)的影響，能夠從工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中層層把關(guān)、層層負(fù)責(zé)，強(qiáng)化流程管理［2］。安全技術(shù)維度，定期開展對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行更新，更新其內(nèi)部病毒防范機(jī)制，用戶準(zhǔn)入機(jī)制等。做到未經(jīng)授權(quán)的用戶無訪問檔案權(quán)利，獲得部分訪問權(quán)限的用戶僅可開放一定權(quán)限;同時(shí)在數(shù)據(jù)傳輸途中，能夠做到數(shù)據(jù)不被攔截，數(shù)據(jù)加密等安防性干預(yù)。在檔案的閱讀與更改方面，也是影響檔案安全度的重要因素之一，在此將引出安全管理能力的第二點(diǎn)，檔案內(nèi)容原始性的保證。電子檔案作為數(shù)據(jù)的集中性表現(xiàn)，其在內(nèi)容與形式上很容易被改動(dòng)，不論是出于有意或是無意。故在系統(tǒng)安全性防范文件原始性保存方面，應(yīng)對(duì)具備檔案修改權(quán)限的用戶層層限制，最大程度的做到無權(quán)限的用戶難以進(jìn)入，看不見，改不了。通過措施干預(yù)保證電子檔案的真實(shí)性與完整性。當(dāng)有關(guān)檔案管理細(xì)則發(fā)生更改時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)文件核心精神，對(duì)電子檔案操作模式重新規(guī)劃。針對(duì)重要程度較高的，且需長(zhǎng)時(shí)間持續(xù)保存的文件，人事任命文件等，辦理權(quán)限需交由專人，并單獨(dú)設(shè)置一監(jiān)督人員，嚴(yán)禁越權(quán)辦理，嚴(yán)格按照規(guī)定操作程序開展工作。從設(shè)備配備的安全角度來看，應(yīng)單獨(dú)設(shè)置一處理電子檔案的電腦，且接入的網(wǎng)絡(luò)屬單獨(dú)支線的校園內(nèi)部網(wǎng)，最大限度地提升專用網(wǎng)絡(luò)安全程度。同時(shí)，在電子檔案準(zhǔn)入制度方面，則應(yīng)用用戶口令予以約束，定期更換統(tǒng)一的用戶口令，也減少了信息泄露的幾率，即使對(duì)于存在檔案管理人員人動(dòng)的情況，也不會(huì)發(fā)生檔案信息泄露;從信息存儲(chǔ)安全的角度看，部分高校存在多個(gè)校區(qū)，但高校整體間的人事檔案信息是共用的，則此時(shí)，檔案管理人員需根據(jù)學(xué)校自身情況及部門設(shè)置，選擇是否需要異地存儲(chǔ)，多套備份等［3］。

(三)采取多元化管理措施，保證電子檔案能長(zhǎng)期有效保存。電子檔案的儲(chǔ)存完整性受到多方面因素限制，詳細(xì)為檔案讀取系統(tǒng)的解碼方式、儲(chǔ)存介質(zhì)理化性質(zhì)是否穩(wěn)定、電子檔案磁盤放置方式能否保證磁盤與磁盤之間不受影響等。具體到實(shí)際人事檔案管理工作來說，則需注意以下事項(xiàng):首先，能否開展對(duì)電子檔案的有效維護(hù)與檢測(cè)?？紤]到電子檔案載體較為多樣，各類載體的理化性質(zhì)有著些許差異，不能按照統(tǒng)一的保管模式管理，同時(shí)加之以儲(chǔ)存環(huán)境難以受到人為因素調(diào)控，則無形中增加了信息儲(chǔ)存的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。另外，除對(duì)電子檔案本身進(jìn)行很好的保存外，還必須對(duì)其所依賴的技術(shù)及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和相關(guān)定義參數(shù)等加以保存，或采用其它方法和技術(shù)加以轉(zhuǎn)換。因此，應(yīng)對(duì)電子文件至少每半年開展一次信息安全性檢測(cè)與備份。并將每次驗(yàn)收與檢測(cè)的結(jié)果記錄到檔案管理登記表中。這類電子介質(zhì)存儲(chǔ)的硬盤等載體，均專人、專地儲(chǔ)存，且不得外借。同時(shí)建立相關(guān)信息管理維護(hù)日志，為日后復(fù)核工作的開展提供便利。

二、高職院校信息檔案創(chuàng)新化建設(shè)的對(duì)策與管理干預(yù)

(一)人事檔案管理信息化，網(wǎng)絡(luò)化。將通過審批的人事檔案全部電子化處理，并錄入數(shù)字化檔案信息管理數(shù)據(jù)庫中。根據(jù)檔案類別的不同，予以同類型分類，并建立多種匯總檢索方式，使電子檔案的查找方式能更加多元化。對(duì)于特殊類型檔案來說，如保密級(jí)別較高的、僅具有一份檔案，對(duì)安全保存要求較高的檔案，應(yīng)在常規(guī)保管基礎(chǔ)上，根據(jù)檔案密級(jí)，設(shè)置相關(guān)的查閱權(quán)限，保證僅有特定人群可對(duì)檔案內(nèi)容予以查看。針對(duì)部門間的檔案，其他與之無關(guān)的人或部門調(diào)取需通過審批，并對(duì)調(diào)取檔案的目的進(jìn)行說明，只有被授予使用權(quán)限的用戶才能擁有部分查閱權(quán)限。這樣嚴(yán)密的權(quán)限劃分，有助于檔案信息在內(nèi)部信息共享范圍內(nèi)，安全的查閱。對(duì)于使用者而言，安全性與工作效率均能得到同步提升，而對(duì)于管理者而言，通過在檔案信息庫中應(yīng)用SQL語句編碼方式，可使得檔案的查詢、管理、系統(tǒng)運(yùn)行數(shù)據(jù)信息收集變得更為方便，極大地減少了檔案管理日常的工作量。

(二)上級(jí)管理部門應(yīng)強(qiáng)化對(duì)檔案管理信息化的重視，增加資金設(shè)備與人才投入。人事檔案信息化建設(shè)初期需要投入大量的人力、物力、財(cái)力，一是在設(shè)備上的投入如掃描儀、專用的檔案管理系統(tǒng)、打印機(jī)、編碼系統(tǒng)等均需要投入大量的資金。當(dāng)上述條件均具備后，為滿足檔案管理的要求，需要對(duì)系統(tǒng)，設(shè)備實(shí)時(shí)更新。有條件的高校，應(yīng)結(jié)合設(shè)備使用主客觀情況，制定相關(guān)預(yù)算，用足夠的資金保障來更快的推進(jìn)信息化建設(shè)的進(jìn)程［3］。二是在人才上的投入。檔案管理信息化，一方面需要從業(yè)人員具備扎實(shí)的檔案管理基礎(chǔ);另一方面需要從業(yè)人員具備能夠滿足工作需要的計(jì)算機(jī)操作技能。在信息化建設(shè)的初期，高校應(yīng)聯(lián)合檔案管理人員，與本校的信息技術(shù)教師，共同探討出適宜學(xué)校實(shí)際情況的信息化管理方式。對(duì)于部分軟硬件條件配備不充足的環(huán)節(jié)，高校應(yīng)適當(dāng)借助外部力量，外部軟件研發(fā)團(tuán)隊(duì)，共同做好信息化人事檔案的建設(shè)。

(三)應(yīng)用更為簡(jiǎn)潔底層編碼語言，充實(shí)人事檔案數(shù)據(jù)庫中的內(nèi)容。人事檔案是學(xué)校長(zhǎng)時(shí)間的人才資源積累的成果，如若對(duì)檔案內(nèi)容加以合理利用，則能將檔案管理所起到的成效進(jìn)一步延伸，從而強(qiáng)化其人才信息資源庫的作用［4］。根據(jù)學(xué)校人事檔案調(diào)取的實(shí)際需要，研發(fā)更多的，滿足實(shí)際需要的功能，從而為各類人才提供信息化的服務(wù)。在錄入檔案初期，應(yīng)在檔案內(nèi)容中將體現(xiàn)人才工作水平的項(xiàng)目著重體現(xiàn)，在擴(kuò)大檔案信息資源庫的同時(shí)，錄入更多高質(zhì)量的人才信息。

(四)創(chuàng)建新型檔案管理人才考核模式。信息化時(shí)代，對(duì)檔案管理人才提出了更高的要求。高校必須對(duì)檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)予以全面更新，詳細(xì)為:信息資源開發(fā)素質(zhì)、計(jì)算機(jī)能力素質(zhì)、信息化檔案管理知識(shí)素質(zhì)。將傳統(tǒng)上的紙質(zhì)檔案管理工作，轉(zhuǎn)換為電子化檔案管理形式，例如檔案的歸檔、立卷、整理等，傳統(tǒng)方式下人工錄入不僅錯(cuò)誤率高，且耗費(fèi)的時(shí)間較長(zhǎng)，對(duì)于檔案錄入字體的清晰度，筆墨選用等方面要求較多，這是傳統(tǒng)檔案管理模式下的弊端。而應(yīng)用電子化檔案管理模式，則能一站式的將上述工作通過電腦錄入，準(zhǔn)確且便捷完成，不必?fù)?dān)心字體錄入不清，選用的筆墨不符合規(guī)定等繁雜的要求。故只有將檔案管理與計(jì)算機(jī)操作技術(shù)緊密融合，充分挖掘檔案的價(jià)值，才能更好地開展檔案管理工作。當(dāng)今優(yōu)秀的檔案管理人員，不僅需要具備細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾硇膽B(tài)，開展實(shí)際工作，還應(yīng)對(duì)檔案中所蘊(yùn)含的價(jià)值予以充分挖掘，總結(jié)規(guī)律，開展專題研究，著成。在提升自身工作能力的同時(shí)，頭腦中的知識(shí)也可以不斷更新，這類人才是新時(shí)代高校檔案管理所迫切需要的人才，所有檔案管理人員都應(yīng)向著這一方向發(fā)展。故而，在檔案管理人員的考核方面，可按照以下模塊展開考核:檔案管理實(shí)踐能力、計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)操作能力、信息化檔案管理能力、與素質(zhì)拓展模塊的考核［5］。根據(jù)考核成績(jī)分布，也使得檔案管理人員能夠?qū)ψ陨砉ぷ髦械谋∪觞c(diǎn)予以識(shí)別，展開針對(duì)性地工作訓(xùn)練。

三、結(jié)語

綜上，無紙化辦公是文職工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，更是檔案界發(fā)展的主流方向。高校在進(jìn)行人事檔案管理是越依賴計(jì)算機(jī)，無紙化進(jìn)程推進(jìn)速率也就越快。伴隨著高校每年應(yīng)儲(chǔ)存、管理的人事檔案越來越多，傳統(tǒng)的純手工工作方式將會(huì)帶來巨大的工作量。因此，高職院校應(yīng)緊跟社會(huì)發(fā)展信息化的腳步，結(jié)合發(fā)展實(shí)際，革新理念，整合資源，充分挖掘人事檔案所蘊(yùn)含之價(jià)值，為更好地推進(jìn)人事檔案之于學(xué)校發(fā)展不斷奮斗，為部門領(lǐng)導(dǎo)和工作人員提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

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